Ce este un număr VoIP și cum funcționează?

În acest ghid, vom explica pe larg ce sunt numerele VoIP, cum funcționează, ce tipuri aveți la dispoziție și care sunt avantajele reale pe care le aduc afacerii dumneavoastră.

Trecerea la un număr VoIP dedicat pentru afaceri le permite echipelor de vânzări și de asistență să gestioneze volume mari de apeluri, să automatizeze redirecționarea acestora și să își mențină o prezență profesională de oriunde din lume.

Ce este un număr VoIP?

Un număr VoIP este un număr de telefon virtual care direcționează apelurile prin internet, în loc să folosească rețelele fizice tradiționale din cupru.

Acesta oferă o mobilitate ridicată, costuri mai mici și funcții avansate, cum ar fi trimiterea mesageriei vocale pe e-mail și redirecționarea apelurilor. Aceste numere sunt utilizate frecvent pentru afaceri, lucru la distanță sau pentru a obține prefixe locale. 

Aspecte cheie ale numerelor VoIP:

• Independență geografică: Deoarece nu sunt legate de o locație fizică sau de un echipament anume, numerele VoIP pot fi folosite pe smartphone-uri, computere și tablete de oriunde există o conexiune la internet.
• Tipuri de numere: Numerele VoIP pot fi locale (cu prefixe locale), verzi (apelabile gratuit) sau personalizate (de tip „vanity”).
• Avantaje: Aceste sisteme oferă, în general, apeluri la distanță mai ieftine sau chiar gratuite și tarife mai mici pentru apelurile internaționale.
• Furnizori populari: Printre serviciile cunoscute de unde puteți obține un număr VoIP se numără Google Voice, CloudTalk și Nextiva.

Tipuri de numere VoIP

• VoIP fix: Asociat unei adrese fizice specifice; este utilizat adesea de companiile tradiționale.

• VoIP nefix: Nu este legat de o adresă fizică; oferă flexibilitate maximă și este folosit frecvent de cei care călătoresc sau lucrează la distanță. 

VoIP vs. linie telefonică fixă

Sistemele VoIP folosesc tehnologia internetului pentru a efectua apeluri, oferind costuri mai mici, funcții avansate precum apeluri video și mesagerie, dar și flexibilitatea de a suna de pe diverse dispozitive, de oriunde există o conexiune la internet. 

Liniile telefonice tradiționale se bazează pe infrastructura de cabluri din cupru. Sunt recunoscute pentru fiabilitatea și calitatea lor constantă, dar tind să fie mai scumpe, mai ales pentru apelurile la distanță, și oferă mai puține funcții avansate. 

Deși tehnologia VoIP este excelentă pentru dezvoltarea afacerilor și pentru integrarea cu instrumente digitale, telefonia fixă rămâne o opțiune bună pentru oricine își dorește apeluri simple și sigure, fără a depinde de internet. 

Aflați mai multe despre cum se compară tehnologia VoIP cu telefonia fixă.

VoIP vs. PBX

VoIP este o tehnologie de telefonie bazată pe internet, ceea ce înseamnă că nu aveți nevoie de linii fixe, ci doar de o conexiune stabilă la internet. Aceasta oferă o comunicare ieftină, scalabilă și adaptată muncii la distanță.

Sistemul PBX (Private Branch Exchange) este o centrală telefonică tradițională, cu echipamente hardware instalate la sediu, folosită pentru gestionarea liniilor interne de birou. 

Aflați mai multe detalii despre diferențele dintre VoIP și PBX.

Cum funcționează un număr de telefon VoIP?

Un furnizor de servicii VoIP alocă un număr direct contului de utilizator, nu unui singur dispozitiv fizic. Apelurile sunt transmise prin internet și pot suna simultan pe mai multe dispozitive. 

Prin urmare, un număr VoIP este un număr virtual, iar pentru a-l folosi aveți nevoie de o conexiune stabilă la internet.

După configurare, puteți iniția apeluri de ieșire și puteți primi apeluri de intrare prin conexiunea la internet sau prin rețeaua VoIP, ocolind rețeaua telefonică publică tradițională (PSTN), care funcționează prin linii telefonice clasice. 

Cu ajutorul numerelor de telefon VoIP, aveți și flexibilitatea de a suna oriunde în lume fără costuri suplimentare. Folosind soluții precum CloudTalk, care oferă peste 160 de numere internaționale, vă puteți eficientiza comunicarea de afaceri, eliminând barierele geografice.

Tipuri de numere VoIP

Numerele VoIP nu sunt toate la fel — acestea pot fi adaptate pentru a se potrivi diferitelor nevoi ale afacerii dumneavoastră.

Iată care sunt principalele tipuri pe care le veți întâlni:

1. Numerele VoIP fixe (geografice) oferă afacerii dumneavoastră o prezență locală într-un anumit oraș sau regiune, chiar dacă echipa își desfășoară activitatea în altă parte. De exemplu, o agenție cu sediul în LA poate folosi un număr local cu prefix de Los Angeles pentru a câștiga încrederea clienților din acea zonă.
2. Numerele VoIP nefixe (non-geografice) nu sunt legate de o anumită locație. Acestea sunt utile dacă afacerea dumneavoastră își desfășoară activitatea în mai multe regiuni sau dacă vă mutați sediul. De exemplu, un agent de vânzări care călătorește mult poate păstra același număr, indiferent de locul în care se află.
3. Numerele VoIP verzi (gratuite) elimină costurile de apel pentru clienți, făcând mult mai simplă contactarea echipei dumneavoastră. Un centru de asistență la nivel național poate folosi un număr de tip 0800, astfel încât clienții să poată suna de oriunde fără să își facă griji pentru costuri.
4. Numerele VoIP personalizate (de tip vanity) folosesc combinații de cuvinte sau numere ușor de reținut (cum ar fi 0800-FLORI) pentru a vă consolida brandul și a fi mai ușor de identificat. O companie de servicii poate folosi un astfel de număr pentru a rămâne în mintea clienților.

Alegerea combinației potrivite de numere VoIP vă ajută să găsiți echilibrul perfect între accesibilitate, profesionalism și recunoașterea brandului. Să le analizăm acum mai în detaliu.

1. Numere VoIP fixe (geografice)

Aceste numere sunt asociate unei locații geografice specifice sau unui prefix de țară, cum ar fi +1 pentru SUA sau +44 pentru Marea Britanie. Sunt ideale pentru companiile sau persoanele fizice care doresc să își mențină o prezență locală într-un anumit oraș, regiune sau țară. 

​​Oferind afacerii dumneavoastră o imagine locală și accesibilă, clienții vor simți că discută cu cineva din zona lor, ceea ce le sporește încrederea în serviciile oferite.

2. Numere VoIP nefixe (non-geografice)

Aceste numere VoIP nu sunt asociate unei locații geografice anume. Ele oferă o flexibilitate excelentă pentru companiile și persoanele care își desfășoară activitatea la nivel național sau global. Puteți fi sigur că numărul de contact rămâne neschimbat, indiferent unde vă mutați sediul sau activitatea. De asemenea, numerele locale vă ajută să economisiți bani prin reducerea costurilor pentru apelurile la distanță.

De exemplu, un reprezentant de vânzări care călătorește des poate folosi un număr non-geografic pentru a se asigura că clienții îl pot contacta oriunde, fără a fi nevoie să își schimbe datele de contact.

3. Numere verzi (gratuite)

Numerele verzi (gratuite) le permit clienților să contacteze companiile fără a fi taxați pentru apel, indiferent de locația din care sună. 

În mod obișnuit, aceste numere încep cu prefixe precum 800, 888, 877 în SUA sau 0800 sau 0808 în Marea Britanie. 

Puteți folosi aceste numere dacă doriți să le oferiți asistență sau servicii clienților dumneavoastră fără ca aceștia să plătească pentru apel. Acest lucru elimină reticența clienților de a vă contacta telefonic.

Un centru național de asistență pentru clienți folosește adesea un număr gratuit pentru a încuraja clienții din orice colț al țării să sune pentru întrebări sau sesizări, fără a se îngrijora de costurile apelurilor la distanță.

4. Numere personalizate (vanity)

Numerele personalizate folosesc litere pentru a forma un cuvânt sau o expresie pe tastatura telefonului sau includ o secvență de cifre foarte ușor de reținut. Acestea sunt utilizate de obicei în scopuri de branding sau marketing.

Dacă doriți să creșteți vizibilitatea brandului dumneavoastră în rândul publicului țintă, un număr personalizat este o alternativă memorabilă la cifrele generate aleatoriu, devenind un instrument de marketing excelent.

De exemplu, un serviciu de livrare de flori poate folosi numărul personalizat 1-800-FLOWERS, fiind extrem de simplu de reținut și de apelat de către clienții care vor să comande flori.

4 avantaje ale unui număr VoIP

Un număr VoIP este extrem de atractiv pentru întreprinderile mici și mijlocii (IMM-uri). Până în 2025, se preconizează că numărul IMM-urilor de pe piața VoIP va crește cu peste 15%. Un raport realizat de Blueface arată că 61% dintre companii au trecut deja la un sistem bazat pe tehnologia VoIP după expirarea contractului cu operatorii tradiționali de telefonie fixă. 

Principalele avantaje ale numerelor de telefon VoIP:

1. Reducerea costurilor
   
   Numerele VoIP reduc costurile de telefonie cu 30–50%, oferind în același timp echipelor flexibilitatea de a suna de pe orice dispozitiv, de oriunde din lume.
   
   Utilizarea tehnologiei VoIP se traduce prin reduceri semnificative de costuri. Când folosiți internetul pentru comunicarea vocală, ocoliți infrastructurile tradiționale de telecomunicații și reduceți semnificativ costurile apelurilor internaționale și la distanță. 
   
   De exemplu, un startup poate direcționa fondurile economisite din comunicare către proiecte de inovare și dezvoltare.
   
   La fel ca cei de la PlanRadar, este posibil să vă confruntați cu limitările numerelor de telefon fixe, lipsa numerelor internaționale pentru țările dorite și calitatea slabă a apelurilor. CloudTalk a oferit echipei PlanRadar o soluție VoIP personalizată și flexibilă, care le-a transformat complet comunicarea și i-a ajutat să își atingă obiectivele. Aceștia au înregistrat o creștere de 70% a eficienței în gestionarea apelurilor și o creștere de 20% a productivității echipei, ceea ce a dus la o creștere spectaculoasă de 122% a volumului de apeluri.
2. Flexibilitate deplină
   
   Flexibilitatea nativă a tehnologiei VoIP vă permite să efectuați și să primiți apeluri de oriunde din lume, de pe orice dispozitiv conectat la internet, cum ar fi smartphone-uri, laptopuri sau telefoane IP. 
   
   Echipele de vânzări pot rămâne în contact cu clienții și cu biroul chiar și atunci când lucrează de acasă, sunt pe drum sau la sediul unui client, asigurându-se că nu pierd nicio oportunitate.
   
   O companie cu angajați la nivel global care folosește VoIP pentru a oferi un program flexibil de lucru poate atrage talente de top din întreaga lume.
3. Funcții avansate
   
   În plus, tehnologia VoIP vine la pachet cu funcții avansate precum redirecționarea apelurilor, mesageria vocală trimisă pe e-mail și transcrierea apelurilor cu ajutorul inteligenței artificiale, care pot îmbunătăți productivitatea și colaborarea. O corporație multinațională poate folosi conferințele online pentru a organiza ședințe regulate pe mai multe continente, îmbunătățind colaborarea și reducând totodată cheltuielile de deplasare.

Poate un număr VoIP să primească mesaje text?

• Da, majoritatea numerelor VoIP moderne pot trimite și primi mesaje text SMS și MMS. Această funcție le permite companiilor să comunice cu clienții prin canalele lor preferate, trimițând memento-uri automate pentru programări, oferte promoționale sau mesaje de asistență direct din aplicația mobilă sau din panoul de control VoIP.

1. Scalabilitate pentru susținerea dezvoltării
   
   Pe măsură ce afacerea dumneavoastră se dezvoltă, se schimbă și nevoile de comunicare. Serviciile VoIP se adaptează ușor pentru a susține această creștere, permițându-vă să adăugați sau să eliminați linii și servicii fără modificări complexe de infrastructură. De exemplu, un magazin online în plină expansiune poate adăuga fără efort noi linii pentru asistența clienților în perioadele de vârf de cumpărături.
   Un studiu realizat de McKinsey a arătat că lipsa unor soluții software scalabile poate costa companiile între 8% și 28% din venituri.
2. Integrare facilă
   Pe măsură ce afacerea dumneavoastră se dezvoltă, se schimbă și nevoile de comunicare. Serviciile VoIP se adaptează ușor pentru a susține această creștere, permițându-vă să adăugați sau să eliminați linii și servicii fără modificări complexe de infrastructură. De exemplu, un magazin online în plină expansiune poate adăuga fără efort noi linii pentru asistența clienților în perioadele de vârf de cumpărături. 

Cum să obțineți un număr VoIP

Dacă doriți să obțineți un număr VoIP pentru afacerea dumneavoastră, procesul de configurare este complet digital și nu necesită instalarea de echipamente hardware la sediu.

Configurarea numerelor VoIP este simplă și adesea mai ieftină decât în cazul liniilor de telefonie tradiționale. Majoritatea sistemelor VoIP sunt gestionate de la distanță, reducând sau eliminând necesitatea unor echipamente fizice la sediul dumneavoastră. 

Iată cum puteți face acest lucru în 6 pași detaliați:

Pasul 1: Identificați nevoile afacerii dumneavoastră  

Evaluați ce are nevoie cu adevărat afacerea dumneavoastră de la sistemul de comunicare. Luați în considerare aspecte precum eficiența costurilor, măsurile solide de securitate, fiabilitatea constantă și calitatea ridicată a serviciilor. 

Verificați recenziile online referitoare la calitatea asistenței pentru clienți oferite de diferiți furnizori. De exemplu, CloudTalk este recunoscut pentru un timp de răspuns de sub un minut. 

Pasul 2: Selectați furnizorul și planul ideal  

Cercetați piața și alegeți un furnizor care se potrivește cu cerințele dumneavoastră specifice. 

De exemplu, companii precum CloudTalk oferă diverse planuri tarifare adaptate pentru diferite dimensiuni și nevoi de business. Un plan personalizat este util în special pentru companiile cu cerințe unice, permițând o configurare adaptată în detaliu.

Pasul 3: Obțineți numărul VoIP  

După ce v-ați decis asupra unui furnizor, veți colabora cu un manager de succes al clienților (CSM) care vă va ghida în procesul de obținere a numărului VoIP. Acest pas se realizează de obicei foarte rapid după ce ați ales un plan, permițând o tranziție rapidă la comunicațiile VoIP. Puteți obține un număr VoIP nou sau, dacă doriți să vă păstrați numărul de telefon actual, puteți alege un furnizor care oferă servicii de portabilitate a numerelor. 

Pasul 4: Configurați sistemul VoIP  

După ce ați obținut numărul VoIP, următorul pas este configurarea sistemului. Setați noul număr de telefon VoIP și asigurați-vă că dispozitivele dumneavoastră sunt pregătite pentru a efectua și primi apeluri. Acest pas este esențial pentru a putea folosi la maximum toate funcțiile VoIP.

Pasul 5: Instalați aplicația sau echipamentele necesare  

Instalați aplicația VoIP pe dispozitivele dumneavoastră sau configurați telefoanele IP, după caz. Mulți furnizori oferă și aplicații mobile, facilitând integrarea funcțiilor VoIP direct pe telefonul mobil pe care îl folosiți zilnic. 

Pasul 6: Testați și verificați configurarea  

La final, testați riguros noul număr și sistemul VoIP. Efectuați câteva apeluri de test pentru a verifica claritatea sunetului și funcționarea tuturor caracteristicilor speciale configurate. Această etapă de testare garantează că toate comunicațiile afacerii dumneavoastră se vor desfășura fără probleme și eficient.

Securitatea și conformitatea numerelor VoIP

La fel ca toate tehnologiile conectate la internet, sistemele VoIP sunt expuse riscurilor de utilizare abuzivă din partea hackerilor și a fraudatorilor care vor să vă afecteze afacerea. 

Atacatorii care vă accesează ilegal sistemul de telefonie pot intercepta conversațiile, pot genera costuri uriașe la factură sau pot fura date importante despre companie și clienți. Pericolul nu se oprește aici; aceștia pot folosi informațiile furate pentru a vă impersona afacerea sau pentru a vă șantaja cu divulgarea unor detalii confidențiale.

Vestea bună este că protejarea apelurilor și a datelor dumneavoastră este la îndemână prin aplicarea unor practici esențiale de securitate cibernetică.

Iată cum pot companiile să gestioneze aceste provocări:

#1 Criptarea și conexiunile securizate

Folosiți criptarea end-to-end pentru toate apelurile VoIP pentru a proteja datele împotriva interceptării. Acest lucru vă va proteja informațiile sensibile de atacurile cibernetice. Chiar dacă apelurile sunt interceptate, criptarea puternică le va face imposibil de descifrat de către atacatori.

#2 Metode de autentificare puternice

Implementați protocoale de autentificare riguroase pentru accesarea sistemelor VoIP. Asigurați-vă că folosiți parole puternice și unice pentru fiecare dispozitiv conectat la sistemul VoIP. O bună gestionare a parolelor ar trebui să fie o prioritate pentru fiecare cont de utilizator pentru a preveni atacurile bazate pe compromiterea credențialelor. Autentificarea cu mai mulți factori (MFA) adaugă un nivel suplimentar de securitate, reducând semnificativ riscul accesului neautorizat.

#3 Actualizări regulate de software 

Păstrați toate programele și instrumentele utilizate actualizate la zi. Furnizorii de servicii VoIP depun eforturi constante pentru a proteja datele stocate și transmise pe platformele lor împotriva amenințărilor cibernetice. În sistem sunt implementate diverse funcții de securitate, evaluate în permanență pentru a descoperi eventualele vulnerabilități. Întreținerea și actualizările constante vă protejează sistemul împotriva noilor tipuri de amenințări.

#4 Conformitatea cu reglementările în domeniu

Rămâneți la curent cu reglementările privind utilizarea VoIP, cum ar fi normele GDPR din Europa pentru protecția datelor și TCPA din SUA pentru practicile de telemarketing. Asigurarea conformității vă ajută să evitați sancțiunile legale și sporește încrederea clienților.

#5 Infrastructură de rețea securizată

Protejați-vă rețeaua cu sisteme de securitate (firewall), programe antivirus pentru computere și sisteme de detectare a intruziunilor. Realizați evaluări periodice de securitate ale rețelei dumneavoastră pentru a identifica și remedia din timp eventualele vulnerabilități.

#6 Instruirea și conștientizarea angajaților

Informați-vă echipa cu privire la fraudele VoIP, atacurile DDoS și schemele de tip Vishing care ar putea compromite sistemul VoIP. Este important ca angajații dumneavoastră să cunoască toate amenințările posibile și, din fericire, structuri precum MITRE ATT&CK oferă o bază solidă de cunoștințe despre tacticile și tehnicile de atac cibernetic, precum și strategii de apărare digitală. Angajații bine instruiți sunt mult mai puțin expuși riscului de a compromite accidental securitatea sistemului.

Poate fi localizat un număr de VoIP?

Da, un număr de VoIP poate fi localizat, deși procesul este puțin mai complex decât în cazul unei linii telefonice fixe tradiționale. Deoarece numerele VoIP sunt asociate cu adrese IP și conturi de utilizator, nu cu locații fizice, autoritățile și furnizorii de servicii folosesc urmărirea IP-urilor și jurnalele furnizorilor pentru a identifica proprietarul înregistrat al numărului.

Concluzie

Scalabilitatea VoIP asigură faptul că sistemul se poate dezvolta odată cu afacerea dumneavoastră, adaptându-se nevoilor în schimbare fără a necesita upgrade-uri hardware costisitoare. Prin îmbinarea eficienței, versatilității și rentabilității, tehnologia VoIP reprezintă o investiție strategică pentru orice organizație care dorește să își optimizeze infrastructura de comunicare.

Surse:

1. Ghidul complet al statisticilor VoIP
2. Statistici despre software-urile VoIP
3. Statistici de creștere