PBX vs. VoIP: care sunt diferențele și ce ar trebui să folosiți în 2026?

Care este diferența dintre PBX și VoIP?

PBX gestionează și direcționează apelurile. VoIP transmite apelurile prin internet. Majoritatea sistemelor PBX de afaceri de astăzi funcționează pe bază de VoIP.

Aceasta este esența, dar dacă doriți să analizați în detaliu, mai jos vom analiza comparativ PBX vs. VoIP, pentru a înțelege diferențele dintre cele două și de ce anume aveți nevoie pentru compania dumneavoastră.

Ce sunt PBX și VoIP?

Să începem prin a explica ce înseamnă de fapt PBX și VoIP. Multe persoane le confundă și unii chiar folosesc acești termeni ca și cum ar fi identici. Cu toate acestea, este vorba despre sisteme diferite și distincte.

PBX (Private Branch Exchange)

• Un tip de rețea telefonică privată utilizată în cadrul unei companii. În trecut era o rețea fixă prin cablu, iar astăzi funcționează de regulă prin VoIP.
• Sistemele PBX tradiționale sunt soluții instalate local (on-premises), care se bazează pe echipamente hardware și linii telefonice fixe la sediul companiei.
• Acest tip de rețea permite angajaților unei companii să comunice atât intern (cu alți angajați), cât și extern.
• Pe lângă faptul că permite utilizatorilor să efectueze și să primească apeluri, o rețea PBX oferă și câteva funcții utile care nu sunt disponibile pe telefoanele tradiționale, cum ar fi redirecționarea apelurilor sau un meniu IVR.
• Prin utilizarea unui sistem PBX, o companie poate avea instalate numeroase telefoane, toate conectate la o singură rețea.

VoIP (Voice over Internet Protocol)

• Funcționează pe un principiu complet diferit, și anume redirecționarea apelurilor prin intermediul internetului.
• Ori de câte ori efectuați un apel, vocea dumneavoastră este transformată și comprimată în date, fiind apoi trimisă către telefonul destinatarului.
• În urmă cu câțiva ani, calitatea apelurilor VoIP era destul de scăzută, motiv pentru care companiile alegeau PBX ca fiind o opțiune mai fiabilă.
• În prezent, calitatea apelurilor vocale nu diferă cu nimic de cea a unui apel PBX obișnuit.

Deși viteza și calitatea ambelor rețele pot fi acum similare, există în continuare o mulțime de diferențe între ele. Mai jos evidențiem cele mai importante diferențe dintre PBX și VoIP, pentru ca dumneavoastră să puteți alege cea mai bună opțiune pentru nevoile companiei dumneavoastră.

Care este diferența dintre VoIP și PBX: pe scurt

Înainte de a decide dacă să alegeți PBX sau VoIP, este esențial să înțelegeți cele două opțiuni și modul în care acestea diferă. 

Diferențele cheie dintre VoIP și PBX sunt:

PBX vs. VoIP: principalele diferențe în detaliu

Înțelegerea diferențelor dintre tehnologiile care stau la baza PBX și VoIP este importantă. Cu toate acestea, ceea ce vă interesează probabil mai mult sunt diferențele concrete dintre alegerea VoIP sau PBX pentru compania dumneavoastră: 

#1 Costurile inițiale de configurare

Cea mai mare diferență între PBX și VoIP, atunci când vine vorba de instalare și configurare, o reprezintă costul. 

Configurarea unui sistem telefonic PBX pentru compania dumneavoastră este destul de complicată și costisitoare, deoarece:

• Trebuie să plătiți în avans pentru o sursă de alimentare a sistemului, routere, aparate telefonice compatibile, căști și alte echipamente hardware.
• Costurile de instalare și configurare a întregii infrastructuri (cum ar fi instalarea liniilor fixe fizice) sunt, de asemenea, ridicate.

Adunând toate acestea, costul total poate ajunge rapid la mii de euro, astfel încât doar companiile mai mari, cu mulți angajați, își pot permite rețele PBX.

În schimb, adoptarea și implementarea unei soluții VoIP este mult mai ieftină. Dacă aveți deja o conexiune la internet existentă, nu este nevoie să configurați un sistem complet nou. Trebuie doar să investiți în:

• Un router care poate gestiona apeluri VoIP de înaltă calitate
• Telefoane compatibile cu tehnologia IP (deși telefoanele mobile, laptopurile sau calculatoarele și tabletele pot funcționa la fel de bine)
• Software

De asemenea, nu este nevoie să angajați un tehnician pentru a instala un sistem VoIP. În multe cazuri, este suficient să descărcați software-ul și aplicațiile pe dispozitivele alese. 

#2 Costurile lunare

Un alt aspect pe care trebuie să îl aveți în vedere atunci când alegeți între PBX și VoIP este reprezentat de costurile lunare de funcționare și întreținere a fiecărui sistem. 

În cazul PBX, acest lucru depinde de configurația dumneavoastră. În general, trebuie să adunați facturile de telefonie, întreținerea sistemului și orice alte costuri generate de problemele de întreținere (cum ar fi necesitatea de a înlocui sau de a actualiza echipamentele). De asemenea, va trebui să plătiți pentru licențele de software și telefonie.

Între timp, VoIP este, de obicei, un serviciu pe bază de abonament. Costul lunar va depinde de instrumentul de apelare și de planul pe care le utilizați. Costurile pentru un sistem de telefonie de afaceri VoIP tind să se situeze între €25 și €180 per utilizator, pe lună, furnizorii oferind adesea pachete structurate pe niveluri. De exemplu, la CloudTalk, avem patru modele de prețuri, de la un plan de pornire care costă doar €25 per utilizator, pe lună, până la un plan personalizat pentru companii mari.

#3 Calitatea apelurilor

În cazul PBX, calitatea apelului depinde în principal de echipamentul hardware, care include routerele și modelele de telefoane. Dacă sistemul este configurat corespunzător și modelele de telefoane sunt de înaltă calitate, atunci și apelurile vor fi la fel.

În cazul VoIP, situația este puțin mai complicată, deoarece pot exista mai multe cauze ale calității scăzute a sunetului. Una dintre cele mai comune cauze este o conexiune la internet lentă sau instabilă. De asemenea, dacă routerul nu este configurat corect, acest lucru poate cauza întârzieri și întreruperi ale apelurilor, până la punctul în care VoIP devine inutilizabil. Căștile angajaților dumneavoastră sau software-ul de apelare pot influența, de asemenea, calitatea apelurilor. 
Cu toate acestea, cu o infrastructură adecvată și un furnizor de VoIP potrivit, calitatea apelurilor poate fi la fel de bună sau chiar mai bună decât în cazul sistemelor PBX tradiționale. CloudTalk, de exemplu, asigură o calitate ridicată a apelurilor printr-o infrastructură de servere distribuite la nivel global. Acest lucru înseamnă o fluctuație medie (jitter) de doar 17.8 milisecunde și o latență medie de numai 23 ms.

#4 Scalabilitatea și ușurința de actualizare

Actualizarea sau scalarea unui sistem VoIP nu reprezintă absolut nicio problemă. Dacă aveți nevoie, puteți trece cu ușurință la un abonament VoIP superior, puteți comanda mai multe telefoane sau puteți adăuga utilizatori noi. 

Dacă aveți nevoie de un alt număr de telefon (chiar și unul internațional) în cadrul companiei, îl puteți adăuga în doar câteva minute și îl puteți folosi imediat. 

Dacă vă gândiți să înlocuiți routerul sau telefonul actual cu modele mai noi, nici aceasta nu este o problemă. Puteți folosi chiar și același abonament VoIP în birouri diferite! De asemenea, puteți la fel de ușor să eliminați numere de telefon sau să treceți la un abonament inferior. 

VoIP oferă, de asemenea, mai multe funcții care fie nu sunt disponibile pentru telefoanele PBX, fie sunt foarte costisitoare de adăugat. Puteți chiar să solicitați furnizorului dumneavoastră de VoIP să adauge funcții personalizate de care compania dumneavoastră are nevoie.

În schimb, scalarea unui sistem PBX poate fi anevoioasă, ca să nu mai vorbim de costuri. Dacă vă mutați într-un birou nou, trebuie să construiți infrastructura PBX de acolo de la zero. Chiar și un lucru aparent simplu, cum ar fi adăugarea de utilizatori noi în PBX, reprezintă o provocare. S-ar putea dovedi că veți avea nevoie mai întâi de linii noi care necesită un alt modul, iar modulul respectiv necesită o capacitate mult mai mare. 

Pentru toate aceste lucruri, veți avea nevoie de un tehnician cu experiență. Iar odată ce ați plătit deja pentru echipamente noi sau ați semnat un contract de licențiere pe termen lung, revenirea la setările anterioare este aproape imposibilă. La fel se întâmplă și cu adăugarea de noi funcții. Acest lucru poate fi costisitor și greu de realizat, deoarece veți avea nevoie de un tehnician IT specializat.

#5 Flexibilitatea

Lipsa de flexibilitate a telefoanelor PBX este un alt aspect care poate genera probleme. 

Telefoanele PBX sunt, de obicei, brevetate, ceea ce înseamnă că sunt legate de un anumit sistem sau furnizor. Doriți să treceți la un alt model de telefon sau la un alt furnizor? S-ar putea să fie nevoie să înlocuiți întregul set de echipamente, deoarece modelele actuale nu vor fi compatibile.

Iată o altă problemă vizibilă, mai ales acum când activitatea de la distanță și lucrul hibrid sunt tot mai populare. Telefoanele PBX pot fi utilizate doar în interiorul biroului dumneavoastră și numai cu modele de telefoane compatibile. Acest lucru înseamnă că apelarea de la distanță este exclusă. 

Când vine vorba de sisteme VoIP, aveți mult mai multe opțiuni:

• Puteți folosi orice telefon, atât timp cât furnizorul dumneavoastră oferă o aplicație mobilă
• Le puteți folosi oriunde există o conexiune stabilă la internet
• Este posibil ca agenții dumneavoastră să gestioneze apelurile direct dintr-o aplicație pe calculator

Astfel, indiferent dacă sunt blocați în trafic sau lucrează de acasă, agenții pot prelua apelurile în același mod ca și cum s-ar afla la birou.

#6 Fiabilitatea și securitatea

Dacă este instalat și întreținut corespunzător, un sistem PBX este fiabil și sigur. Deoarece se bazează pe o rețea tradițională PSTN (Public Switched Telephone Network) și nu pe o conexiune la internet, nu există riscul unor atacuri cibernetice. 

Cu toate acestea, rețelele PSTN pot suferi întreruperi din cauza condițiilor meteorologice extreme sau a altor evenimente care pot deteriora rețeaua generală. De exemplu, dacă un vehicul lovește un stâlp de telefonie și îl doboară, compania dumneavoastră poate pierde linia telefonică până când aceasta este reparată. 

Pe de altă parte, sistemele bazate pe VoIP sunt dependente de internet. Acest lucru înseamnă că, în cazul în care compania dumneavoastră își pierde complet conexiunea la internet, s-ar putea să își piardă și capacitatea de a efectua și de a primi apeluri.

Totuși, soluțiile de apelare bazate pe software funcționează pe o gamă largă de dispozitive. Astfel, chiar și în cel mai nefavorabil scenariu, personalul dumneavoastră ar putea accesa sistemul de pe telefoanele mobile sau dintr-un alt sediu.

Cu un furnizor potrivit, soluțiile VoIP sunt, de asemenea, extrem de sigure. CloudTalk, de exemplu, implementează standarde stricte de securitate pentru a asigura protecția completă a datelor dumneavoastră și ale clienților dumneavoastră.

Alegerea între PBX și VoIP: avantaje și dezavantaje

Sunteți pregătiți să alegeți sistemul de comunicații pentru compania dumneavoastră? Dacă aveți nevoie de puțin ajutor suplimentar, iată o sinteză a avantajelor și dezavantajelor sistemelor PBX și VoIP:

Avantajele și dezavantajele PBX tradițional

Avantaje:

• Dacă firma dumneavoastră are deja un sistem PBX tradițional, păstrarea acestuia înseamnă că nu irosiți investițiile făcute în echipamente și infrastructură.
• Uneori puteți avea un control mai mare asupra personalizării sau adaptării sistemului, deoarece acesta vă aparține în întregime. Cu toate acestea, realizarea acestui lucru necesită timp și resurse semnificative.
• Utilizarea unor echipamente familiare, cum ar fi telefoanele fixe, poate fi mai confortabilă pentru unii angajați.

Dezavantaje:

• PBX tradițional se bazează pe rețeaua PSTN, iar în multe țări aceasta este eliminată treptat. Acest lucru înseamnă că sistemul dumneavoastră de telefonie nu va fi pregătit pentru viitor.
• Costurile sunt, de obicei, mult mai mari. Trebuie să plătiți mai mult pentru instalare și sunteți apoi responsabil și pentru costurile de întreținere continuă.
• Funcțiile sunt, în general, mult mai limitate. De asemenea, este mult mai dificil — dacă nu chiar imposibil — să integrați un sistem PBX tradițional cu sistemele CRM și alte instrumente software de afaceri.

Avantajele și dezavantajele VoIP

Avantaje:

• Soluțiile bazate pe VoIP sunt, de obicei, rapid și ușor de instalat și de configurat. Odată ce echipele au descărcat software-ul, pot începe treaba adesea în doar câteva minute.
• Soluțiile sunt tarifate pe baza unui abonament lunar. Acest lucru înseamnă că plățile sunt constante, previzibile și adesea mai mici decât în cazul unei alternative bazate pe telefonie fixă.
• Gama de funcții disponibile este mult mai largă, cei mai buni furnizori oferind funcții avansate bazate pe inteligență artificială. De asemenea, este de cele mai multe ori simplu să integrați sistemul telefonic cu CRM-urile și alte instrumente utilizate.

Dezavantaje:

• Dacă aveți o conexiune la internet slabă sau instabilă, fluctuațiile (jitter) și latența pot afecta apelurile efectuate prin VoIP.
• Unii furnizori de VoIP includ taxe ascunse în tarifele lor sau oferă funcții utile doar în cadrul planurilor lor mai scumpe. Alegând furnizorul potrivit, însă, puteți evita acest lucru.
• Fiind o soluție bazată pe internet, VoIP poate fi vulnerabil la atacuri cibernetice. Cu toate acestea, cele mai bune soluții sunt protejate de măsuri de securitate stricte.

PBX vs. VoIP: Înțelegeți diferențele și alegeți cea mai bună opțiune

24% dintre companii folosesc încă servicii de telefonie tradiționale, în timp ce 36% dintre cumpărătorii de software preferă soluțiile Voice over Internet Protocol (VoIP). Prin urmare, disputa PBX vs. VoIP este una vitală pentru comunicarea de business.

Atât PBX, cât și VoIP au avantajele și dezavantajele lor. 

Sistemul PBX este familiar, sigur și poate oferi o calitate ridicată a apelurilor. Totuși, atât configurarea inițială, cât și întreținerea continuă a sistemului sunt costisitoare. În plus, rețeaua pe care se bazează sistemele PBX tradiționale — PSTN — este din ce în ce mai mult scoasă din uz la nivel mondial. 

Pe de altă parte, soluțiile VoIP sunt extrem de flexibile și scalabile, iar costurile de instalare și funcționare sunt mult mai mici decât cele ale liniilor tradiționale. Performanța VoIP depinde destul de mult de calitatea conexiunii la internet, însă majoritatea companiilor moderne dispun deja de o conexiune puternică.

Aveți deja un sistem PBX tradițional? CloudTalk vă poate ajuta să treceți de la configurația PBX învechită la VoIP, oferindu-vă toate beneficiile aferente.