PBX vs. VoIP: Wat zijn de verschillen?

24% van de bedrijven gebruikt nog steeds traditionele telefoondiensten, terwijl 36% van de kopers van software de voorkeur geeft aan VoIP-oplossingen (Voice over Internet Protocol). PBX vs VoIP is daarom een essentieel debat over bedrijfscommunicatie.

Lees verder om alle belangrijke details te leren over PBX en VoIP, hoe de twee opties zich tot elkaar verhouden en welke de beste keuze voor jouw bedrijf kan zijn.

Belangrijkste opmerkingen

• Private Branch Exchange (PBX)-systemen zijn particuliere telefoonnetwerken op locatie waarmee een bedrijf telefoongesprekken kan aannemen, voeren en afhandelen.
• VoIP-telefoonsystemen (Voice over Internet Protocol) zijn op software gebaseerde oplossingen waarmee bedrijven online via het internet gesprekken kunnen aannemen, voeren en afhandelen.
• De belangrijkste verschillen tussen VoIP- en PBX-systemen liggen op het gebied van onderliggende technologie, kosten, gesprekskwaliteit, schaalbaarheid, flexibiliteit en beveiliging.

Wat zijn PBX en VoIP?

Laten we beginnen met uit te leggen wat PBX en VoIP eigenlijk zijn. Veel mensen raken in de war en sommigen gebruiken de termen zelfs door elkaar. Het zijn echter verschillende en gevarieerde systemen.

PBX (Private Branch Exchange)

• Type particulier telefoonnetwerk voor bedrijfsgebruik
• Traditionele PBX’en zijn on-premise oplossingen die afhankelijk zijn van hardware en vaste lijnen op je bedrijfsterrein.
• Met dit type netwerk kunnen bedrijfsmedewerkers zowel intern (met andere medewerkers) als extern communiceren
• Behalve dat gebruikers gesprekken kunnen voeren en ontvangen, heeft een PBX-netwerk ook een aantal handige functies die niet beschikbaar zijn op traditionele telefoons, zoals doorschakelen of een IVR-menu.
• Door een PBX te gebruiken, kan een bedrijf veel telefoons installeren die allemaal verbonden zijn met één netwerk.

VoIP (Voice over Internet Protocol)

• Werkt volgens een heel ander principe, namelijk dat gesprekken worden doorgeschakeld via internet
• Wanneer je belt, wordt je stem omgezet en gecomprimeerd in gegevens en vervolgens naar de doeltelefoon gestuurd.
• Enkele jaren geleden was de kwaliteit van VoIP-gesprekken vrij laag, dus kozen bedrijven voor een PBX als betrouwbaardere optie.
• Tegenwoordig verschilt de kwaliteit van telefoongesprekken niet meer van een gewoon PBX-gesprek

Maar hoewel de snelheid en kwaliteit van beide netwerken nu vergelijkbaar zijn, zijn er nog steeds veel verschillen tussen beide netwerken. Hieronder belichten we de belangrijkste verschillen tussen PBX en VoIP, zodat je de beste optie kunt kiezen voor jouw zakelijke behoeften.

Wat is het verschil tussen VoIP en PBX: een momentopname

Voordat je overweegt of je voor een PBX of VoIP kiest, is het belangrijk om de twee opties en hun verschillen te begrijpen.

De belangrijkste verschillen tussen VoIP en PBX zijn:

PBX vs. VoIP: Belangrijkste verschillen in detail

Het is belangrijk om de verschillen te begrijpen in de technologie die ten grondslag ligt aan PBX en VoIP. Waar je waarschijnlijk echter meer in geïnteresseerd bent, zijn de tastbare verschillen tussen het kiezen van VoIP of PBX voor je bedrijf:

#1 Initiële setupkosten

Het grootste verschil tussen PBX en VoIP wat betreft installatie en set-up zijn de kosten.

Het opzetten van een PBX-telefoonsysteem voor je bedrijf is behoorlijk ingewikkeld en duur, omdat:

• Je moet vooraf betalen voor een systeemvoeding, routers, compatibele telefoonsets, headsets en andere hardware.
• De kosten voor het installeren en opzetten van de hele infrastructuur (bijvoorbeeld het installeren van fysieke vaste lijnen) zijn ook hoog.

Als je alles bij elkaar optelt, kunnen de totale kosten al snel in de duizenden euro’s lopen, dus alleen grotere bedrijven met veel werknemers kunnen zich PBX-netwerken veroorloven.

Het implementeren van een VoIP-oplossing is daarentegen veel goedkoper. Als je al een bestaande internetverbinding hebt, hoef je geen heel nieuw systeem op te zetten. Je hoeft alleen maar te investeren in:

• Een router die VoIP-gesprekken van hoge kwaliteit aankan
• Telefoons die compatibel zijn met IP-technologie (hoewel mobiele telefoons, laptops of pc’s en tablets net zo goed kunnen werken)
• software

Je hoeft ook geen technicus in te huren om een VoIP-systeem te installeren. In veel gevallen is het zo eenvoudig als het downloaden van software en apps op je gekozen apparaten.

#2 Maandelijkse kosten

Een ander aspect waar je rekening mee moet houden bij het kiezen tussen PBX en VoIP zijn de maandelijkse kosten voor het gebruik en onderhoud van elk systeem.

Bij PBX hangt dit af van je opstelling. Over het algemeen moet je de telefoonrekeningen, het systeemonderhoud en eventuele verdere kosten voor onderhoud (zoals de noodzaak om apparatuur te vervangen of te upgraden) bij elkaar optellen. Je moet ook betalen voor software en telefoonlicenties.

VoIP is meestal een abonnementsdienst. Je maandelijkse kosten zijn afhankelijk van het belprogramma en het abonnement dat je gebruikt. De kosten van een VoIP zakelijk telefoonsysteem liggen meestal tussen $25 en $180 per gebruiker per maand, waarbij providers vaak pakketten met verschillende niveaus aanbieden. Bij CloudTalk hebben we bijvoorbeeld vier prijsmodellen, van een startersplan dat slechts 25 dollar per gebruiker per maand kost tot een op maat gemaakt plan voor ondernemingen.

#3 Gesprekskwaliteit

Bij PBX hangt de gesprekskwaliteit voornamelijk af van de hardware, waaronder de routers en telefoonmodellen. Als het systeem goed is ingesteld en de telefoonmodellen van hoge kwaliteit zijn, zullen de gesprekken dat ook zijn.

Bij VoIP is de situatie iets gecompliceerder, omdat er verschillende oorzaken kunnen zijn voor een lage geluidskwaliteit. Een van de meest voorkomende redenen is een trage of onstabiele internetverbinding. Als de router niet correct geconfigureerd is, kan dit ook vertragingen en haperingen veroorzaken, zodat VoIP onbruikbaar wordt. De headset van je werknemers of de belsoftware kan ook van invloed zijn op de gesprekskwaliteit.
Met de juiste infrastructuur en de juiste VoIP-provider kan de gesprekskwaliteit echter even goed of beter zijn dan die van traditionele PBX-systemen. CloudTalk zorgt bijvoorbeeld voor een hoge gesprekskwaliteit via een wereldwijd gedistribueerde serverinfrastructuur. Dat betekent een gemiddelde jitter van slechts 17,8 milliseconden en een gemiddelde latentie van slechts 23 ms.

#4 Schaalbaarheid en upgradegemak

Een VoIP-systeem upgraden of opschalen is geen enkel probleem. Als het nodig is, kun je eenvoudig overschakelen naar een VoIP-abonnement met een hogere waarde, meer telefoons bestellen of nieuwe gebruikers toevoegen.

Als je een ander telefoonnummer (zelfs een internationaal nummer) nodig hebt in je bedrijf, kun je er in een paar minuten een toevoegen en het meteen gebruiken.

Als je erover denkt om je huidige router of telefoon te vervangen door nieuwere modellen, is dat ook geen probleem. Je kunt zelfs hetzelfde VoIP-abonnement in verschillende kantoren gebruiken! Je kunt ook net zo makkelijk telefoonnummers verwijderen of overstappen naar een lager abonnement.

VoIP heeft ook verschillende functies die niet beschikbaar zijn voor PBX-telefoons of die erg duur zijn om toe te voegen. Je kunt je VoIP-provider zelfs vragen om aangepaste functies toe te voegen die je bedrijf nodig heeft.

Ondertussen kan het schalen van een PBX-systeem lastig zijn, om nog maar te zwijgen van de kosten. Als je naar een nieuw kantoor verhuist, moet je de PBX-infrastructuur daar vanaf nul opbouwen. Zelfs iets ogenschijnlijk eenvoudigs als meer gebruikers toevoegen aan een PBX is een uitdaging. Het kan blijken dat je eerst nieuwe lijnen nodig hebt die een andere module vereisen, en die module vereist veel meer capaciteit.

Voor al deze dingen heb je een ervaren technicus nodig. En als je eenmaal hebt betaald voor nieuwe hardware of een langdurig licentiecontract hebt getekend, is terugkeren naar eerdere instellingen vrijwel onmogelijk. Hetzelfde geldt voor het toevoegen van nieuwe functies. Dit kan duur en moeilijk zijn, omdat je een ervaren IT-technicus nodig hebt.

#5 Flexibiliteit

Het gebrek aan flexibiliteit van PBX-telefoons is iets anders dat problemen kan veroorzaken.

PBX-telefoons zijn meestal propriëtair, wat betekent dat ze gebonden zijn aan een bepaald systeem of een bepaalde leverancier. Wil je overstappen naar een ander telefoonmodel of een andere leverancier? Het kan gebeuren dat je je hele uitrusting moet vervangen, omdat je huidige modellen niet compatibel zijn.

Hier komt een ander merkbaar probleem om de hoek kijken, vooral nu werken op afstand en hybride werken steeds populairder worden. PBX-telefoons kunnen alleen binnen je kantoor gebruikt worden en alleen met compatibele telefoonmodellen. Dat betekent dat bellen op afstand niet mogelijk is.

Bij VoIP-systemen heb je veel meer opties:

• Je kunt elke telefoon gebruiken zolang je provider een mobiele app aanbiedt
• Je kunt ze ook overal gebruiken waar een stabiele internetverbinding is
• Uw contactcenter medewerkers kunnen oproepen rechtstreeks vanuit een computerapp afhandelen.

Het maakt dus niet uit of ze in de file staan of op hun thuiskantoor werken, contactcenter medewerkers kunnen oproepen op dezelfde manier beantwoorden als wanneer ze op kantoor zouden zijn.

#6 Betrouwbaarheid en veiligheid

Als een PBX-systeem goed geïnstalleerd en onderhouden wordt, is het betrouwbaar en veilig. Omdat ze vertrouwen op een traditioneel PSTN (Public Switched Telephone Network) in plaats van een internetverbinding, is er geen risico dat hackers aanvallen.

PSTN-netwerken kunnen echter uitvallen door extreme weersomstandigheden of andere gebeurtenissen die het bredere netwerk kunnen beschadigen. Als een voertuig bijvoorbeeld tegen een telefoonpaal botst en deze laat omvallen, kan je bedrijf je telefoonlijn kwijtraken totdat de paal gerepareerd is.

Op VoIP gebaseerde systemen zijn afhankelijk van het internet. Dat betekent dat als je bedrijf de internetverbinding volledig verliest, het ook de mogelijkheid kan verliezen om te bellen en gebeld te worden.

Op software gebaseerde beloplossingen werken echter op verschillende apparaten. Dus zelfs in het ergste geval kan je personeel nog steeds toegang krijgen tot het systeem via hun mobiele telefoon of vanaf een andere locatie.

Met de juiste provider zijn VoIP-oplossingen ook indrukwekkend veilig. CloudTalk implementeert bijvoorbeeld strenge beveiligingsstandaarden om uw gegevens en die van uw klanten end-to-end te beschermen.

Kiezen tussen PBX en VoIP: de voor- en nadelen

Klaar om uw bedrijfscommunicatiesysteem te kiezen? Als je wat meer hulp nodig hebt, vind je hier een overzicht van de voor- en nadelen van PBX en VoIP:

Traditionele telefooncentrale voor- en nadelen

Voordelen:

• Als je bedrijf al een traditioneel PBX-systeem heeft, betekent dit dat je de investeringen in hardware en infrastructuur niet verspilt.
• Soms heb je meer controle over het aanpassen van het systeem, omdat het helemaal van jou is. Het kost echter veel tijd en middelen om dit te doen.
• Het gebruik van vertrouwde hardware, zoals vaste telefoons, kan voor sommige werknemers comfortabeler zijn.

Minpunten:

• Traditionele PBX is afhankelijk van het PSTN en in veel landen wordt het PSTN geleidelijk afgeschaft. Dat betekent dat je telefoonsysteem niet toekomstbestendig is.
• De kosten zijn doorgaans veel hoger. Je moet meer betalen voor de installatie en bent dan ook aansprakelijk voor de lopende onderhoudskosten.
• De functies zijn meestal veel beperkter. Het is ook veel moeilijker, zo niet onmogelijk, om een traditioneel PBX-systeem te integreren met CRM’s en andere softwaregebaseerde bedrijfstools.

Voordelen en nadelen van VoIP

Voordelen:

• VoIP-oplossingen zijn meestal snel en eenvoudig te installeren en in te stellen. Zodra je teams de software hebben gedownload, kunnen ze vaak binnen enkele minuten aan de slag.
• Oplossingen worden in rekening gebracht op basis van een maandelijks abonnement. Dat betekent dat je consistent, voorspelbaar en vaak minder betaalt dan bij een vast alternatief.
• Het aantal beschikbare functies is veel groter, met geavanceerde AI-functies die worden aangeboden door de beste aanbieders. Het is vaak ook eenvoudig om je telefoonsysteem te integreren met je CRM’s en andere tools.

Minpunten:

• Als je een zwakke of onbetrouwbare internetverbinding hebt, kunnen jitter en latentie van invloed zijn op gesprekken via VoIP.
• Sommige VoIP-providers hebben verborgen kosten in hun prijzen of maken nuttige functies alleen onderdeel van hun duurdere plannen. Kies echter de juiste provider en je kunt dit voorkomen.
• Als internetgebaseerde oplossing kan VoIP kwetsbaar zijn voor cyberaanvallen. De beste oplossingen worden echter beschermd door strenge beveiligingsmaatregelen.

PBX vs VoIP: Begrijp beide en kies de beste voor jou

Zowel PBX als VoIP hebben hun voor- en nadelen.

Een PBX is vertrouwd, veilig en biedt een hoge gesprekskwaliteit. Zowel de eerste installatie als het lopende onderhoud van het systeem is echter duur. Bovendien wordt het netwerk waarop traditionele PBX-systemen zijn gebaseerd – het PSTN – wereldwijd steeds meer uitgefaseerd.

VoIP-oplossingen zijn zeer flexibel en schaalbaar en de installatie- en gebruikskosten zijn veel lager dan bij traditionele lijnen. De prestaties van VoIP hangen sterk af van de mogelijkheden van de internetverbinding, maar de meeste moderne bedrijven hebben een sterke verbinding.

Heb je al een traditionele PBX? Cloudtalk kan je helpen om over te stappen van een verouderde PBX-opstelling naar VoIP en je alle voordelen bieden.

Neem contact op.

Probeer gratis