Uw VoIP-systeem opzetten: 7 eenvoudige stappen voor gegarandeerd succes

Overschakelen naar VoIP verlaagt je gemiddelde telefoonkosten met wel 50% per maand. Je moet het VoIP-systeem echter correct instellen om te kunnen profiteren van deze indrukwekkende besparingen.

Een goede VoIP-installatie zorgt voor betrouwbare spraak- en videogesprekken van hoge kwaliteit, dus een zorgvuldige planning en installatie kan problemen zoals slechte geluidskwaliteit en connectiviteit voorkomen.

Belangrijkste opmerkingen:

• VoIP-telefoonsystemen bieden verschillende voordelen, zoals kostenbesparing, schaalbaarheid en platformonafhankelijke communicatie, waardoor ze ideaal zijn voor extern en hybride werk.
• Voordat je een VoIP-telefoonsysteem opzet, moet je ervoor zorgen dat je voldoet aan de essentiële vereisten, zoals voldoende bandbreedte en een netwerk met lage latentie.
• Volg een aantal essentiële stappen om de overgang naar VoIP zo naadloos mogelijk te laten verlopen. Beoordeel bijvoorbeeld je zakelijke behoeften, kies een betrouwbare provider en controleer de stabiliteit van het netwerk.

Waarom een VoIP-systeem opzetten?

VoIP-technologie maakt spraakoproepen mogelijk via een internetverbinding in plaats van via traditionele telefoonnetwerken. Hiermee kun je bellen vanaf verschillende apparaten zoals computers, smartphones of speciale VoIP-telefoons.

Een VoIP-systeem biedt verschillende voordelen:

• Geld besparen: VoIP is vaak voordeliger dan traditionele telefoonsystemen, vooral voor interlokale of internationale gesprekken. Het kan de kosten zelfs met 50% per maand verlagen.

• Schaal uw bedrijf: VoIP-systemen zijn in hoge mate aanpasbaar, omdat je meestal telefoonlijnen kunt toevoegen of verwijderen wanneer dat nodig is.

• Verbeter platformonafhankelijke communicatie: VoIP kan worden geïntegreerd met andere systemen zoals CRM en SMS, waardoor de efficiëntie verbetert.

Overal werken: Gebruikers kunnen bellen en gebeld worden met een internetverbinding, via softphones op computers of mobiele apps op smartphones. Dit is ideaal voor externe en hybride teams.

Essentiële vereisten voor VoIP-installatie

Voordat uhet VoIP-systeem implementeert, moet u controleren of u aan deze voorwaarden voldoet:

#1 Zorg voor voldoende bandbreedte

De benodigde bandbreedte hangt af van het aantal gesprekken tegelijk en de kwaliteit van je internet. Zonder voldoende bandbreedte krijg je problemen zoals wegvallende gesprekken of geluid van lage kwaliteit. Het verbeteren van je internetverbinding kan deze problemen oplossen.

CloudTalk gebruikt bijvoorbeeld tot 100 kbps per gesprek. Het wordt aanbevolen dat iedereen minstens 1 Mbps download- en uploadsnelheid heeft, idealiter 5 Mbps.

#2 Kies voor een netwerk met lage latentie

Latency betekent dat het geluid dat naar de luisteraar reist vertraagd is. Daarom horen ze je later dan je spreekt. Een netwerk met lage latentie minimaliseert deze vertraging en zorgt voor vlotte gesprekken.

Opmerking: De latentie moet 150 milliseconden of minder zijn om lastige pauzes en onderbrekingen te voorkomen.

#3 VoIP-verkeer voorrang geven boven andere gegevens

VoIP zorgt ervoor dat je systeem voldoende internetbronnen biedt voor probleemloze gesprekken, zelfs wanneer andere apps bandbreedte gebruiken. Door Quality of Service (QoS) instellingen te configureren geef je voorrang aan pakketten voor audio- of videogesprekken, zodat je zelfs tijdens piekmomenten in het netwerkverkeer probleemloos en ononderbroken gesprekken kunt voeren.

#4 Beveiligingsmaatregelen toepassen

VoIP-communicatie heeft te maken met beveiligingsrisico’s zoals phishing en malware. Om je gegevens te beschermen kun je kiezen voor een betrouwbare VoIP-provider die beveiliging voorop stelt en maatregelen neemt zoals gegevensversleuteling.

In 7 stappen een VoIP-systeem opzetten

Het opzetten van een VoIP-systeem is meestal eenvoudig dankzij de gebruiksvriendelijke interfaces en vereenvoudigde installatieprocessen. We hebben echter een gids met 7 stappen opgesteld om de overgang nog soepeler te laten verlopen:

#1 Behoeften van uw bedrijf beoordelen

Elk bedrijf is uniek, met specifieke vereisten. En je VoIP-systeem moet daaraan voldoen, niet andersom. Houd dus rekening met deze aspecten voordat je kiest welke je wilt implementeren:

• Aantal gebruikers: Definieer hoeveel werknemers toegang nodig hebben.

• Werkmodel: Als je team leden heeft die op afstand, hybride of op meerdere locaties werken, moet je streven naar een cloud-gebaseerde oplossing.

• Gespreksvolume: Schat het aantal gelijktijdige gesprekken om inzicht te krijgen in de benodigde bandbreedte en capaciteit.

• Schaalbaarheid: Het is belangrijk dat het VoIP-systeem kan voldoen aan de huidige en toekomstige behoeften van je bedrijf. Door te kiezen voor een schaalbare VoIP-oplossing kunt u naadloos nieuwe functies integreren naarmate uw bedrijf groeit, waardoor er minder dure upgrades nodig zijn.

#2 Kies uw VoIP-serviceprovider

Zodra je weet wat je nodig hebt, is het tijd om de meest geschikte VoIP software te kiezen. Overweeg deze aspecten om een slimme beslissing te nemen:

• Betrouwbaarheid: Zoek naar providers met een goede staat van dienst op het gebied van uptime en hoge Klantentevredenheid. Je kunt beoordelingsportalen raadplegen, zoals G2 of Capterra.
• Functies: Evalueer de reeks functies die worden aangeboden, zoals Power Dialer, Call Flow Designer, sterke analytics of een Real-Time Dashboard.
• Compatibiliteit: Zorg ervoor dat de diensten van de provider compatibel zijn met je bestaande infrastructuur, zoals CRM-systemen of apparaten.
• Klantenondersteuning: Geef voorrang aan 24/7 klantenondersteuning om te garanderen dat de provider non-stop voor je klaarstaat. Ze kunnen op elk moment technische problemen oplossen, vragen beantwoorden of helpen bij de installatie.

Wat heeft PlanRadar bereikt door over te stappen op het VoIP-systeem van CloudTalk?

• Wereldwijd bereik met +160 internationale nummers
• 70% meer efficiëntie bij het afhandelen van oproepen
• Superieure belkwaliteit

#3 Netwerk- en internetverbinding controleren

Voordat je een VoIP-systeem opzet, is het cruciaal om ervoor te zorgen dat je internetverbinding snel en stabiel is, zodat je heldere gesprekken van hoge kwaliteit kunt voeren.

Volg deze best practices om na te gaan hoe je netwerk en internetverbinding werken:

• Voer snelle tests uit om de kwaliteit te onderzoeken.

• Controleer uw pakketverlies met de tools van SolarWinds VoIP en Network Quality Manager. Zorg ervoor dat je pakketverlies minder dan 1% is om een goede gesprekskwaliteit te behouden.
• Handhaaf jitterniveaus van 30 ms of minder om een consistente audiokwaliteit te garanderen.

#4 De juiste VoIP-hardware kiezen

VoIP-systemen helpen geld besparen op hardware, maar investeren in goede apparatuur voor heldere communicatie en een positieve klantervaring is belangrijk. Hier zijn enkele kostenefficiënte tips:

• Kies de juiste VoIP-telefoon: Kies voor telefoons van hoge kwaliteit of met meerdere lijnen voor intensief of de hele dag telefoongebruik, zorg voor compatibiliteit met uw VoIP-service en overweeg voorgeconfigureerde opties voor eenvoudigere installatie.
• Optimaliseer je laptop voor VoIP: Een minimum van 4 GB RAM is aanbevolen, maar 8 GB of meer is ideaal voor vlotte prestaties. Zorg er bovendien voor dat het besturingssysteem compatibel is met de VoIP software die je van plan bent te gebruiken. De meeste VoIP software ondersteunt Windows, macOS en Linux.
• Investeer in een hoofdtelefoon van hoge kwaliteit: Een hoofdtelefoon met actieve ruisonderdrukking (ANC) kan de geluidskwaliteit verbeteren en achtergrondgeluid tijdens VoIP-gesprekken verminderen. Geluiddempende hoofdtelefoons variëren van $80 tot $500
• Koop een VoIP-adapter: Als je je oude bureautelefoons wilt gebruiken, kan dat met een Analoge Telefoon Adapter (ATA), zodat je geen nieuwe telefoons hoeft te kopen.

#5 Een VoIP-telefoonnummer krijgen

Zodra je een provider hebt gekozen, is het tijd om een VoIP-nummer te krijgen. Een VoIP-telefoonnummer is een echt telefoonnummer dat is toegewezen aan een specifieke gebruiker, niet aan een bepaalde telefoonlijn zoals bij traditionele telefoonnummers.

Maar hoe kom je eraan?

Meestal zal een Customer Success Manager (CSM) je helpen om je VoIP-nummer te krijgen.

Je kunt kiezen uit verschillende soorten VoIP-telefoonnummers:

• Internationale nummers : Als je bedrijf in meerdere landen actief is, kun je voor elk land een telefoonnummer hebben. Als je lokale nummers hebt, is de kans kleiner dat je klanten of leads je oproepen weigeren.

• Gratis nummers: Met dit type virtueel telefoonnummer kunnen uw klanten u gratis bellen of de prijs tussen hen en u delen.
• Lokale telefoonnummers: Ze hebben een cijferstructuur die gekoppeld is aan een specifiek geografisch gebied, waardoor je nog verder kunt inzoomen en je kunt richten op grote regio’s of steden, zoals Londen en Madrid. Het nummer voor Madrid zou bijvoorbeeld +34 (91) 123 4567 zijn, terwijl het voor Londen +44 (020) 123-4567 zou zijn.

#6 Uw VoIP-telefoonsysteem installeren

Het opzetten van een VoIP-systeem hangt af van de provider en het gekozen VoIP-type. Er zijn drie belangrijke dingen die je moet weten:

• On-premises PBX: Deze bevinden zich op de bedrijfslocatie en vereisen een investering in apparatuur en technische expertise.
• VoIP op apparaatbasis: Dit type VoIP wordt geïnstalleerd op apparaten zoals computers en smartphones, waardoor het ideaal is voor kleine bedrijven of werknemers op afstand.
• Cloud-gebaseerde PBX: Deze worden gehost in de cloud, dus je hoeft enkel software te installeren op je toestel. Ze zijn betaalbaarder dan VoIP via toestellen omdat ze geen extra hardware nodig hebben en lagere onderhoudskosten hebben, waardoor er minder intern IT-personeel nodig is.

Omdat een cloud-gebaseerd VoIP-systeem geen hardware vereist, is de installatie ook eenvoudiger. Gebruikers kunnen alles beheren via een eenvoudige online interface.

Het opzetten van je VoIP-systeem met CloudTalk is ongelooflijk eenvoudig. Je hoeft alleen maar deze stappen te volgen:

• Maak een account aan bij Cloudtalk.
• Download de applicatie op je laptop of smartphone.
• Activeer de gratis proefversie van14 dagen.
• Gespreksbeheer configureren volgens uw voorkeuren (bv. Gesprek doorschakelen).
• Nummers instellen voor inkomende en uitgaande gesprekken.
• Selecteer uw VoIP-nummer.

#7 Je team leren werken met VoIP

Als uw werknemers weten hoe ze het VoIP-telefoonsysteem moeten gebruiken, zullen ze de voordelen optimaal benutten en productiever zijn.

Volg deze tips om te leren hoe je ze goed traint:

• Plan interactieve sessies: Organiseer trainingssessies waar het personeel met het nieuwe systeem aan de slag kan en begeleiding krijgt.
• Focus op de belangrijkste functies: Pas de training aan op essentiële functies die je team dagelijks gebruikt, zoals voicemailinstellingen of doorverbinden.
• Benadruk de beste beveiligingspraktijken: Leg uit waarom beveiliging essentieel is en leer de beste manieren, zoals het maken van sterke wachtwoorden. Begeleid uw contactcenter medewerkers ook bij veelvoorkomende problemen en hoe ze deze kunnen oplossen.
• Bied voortdurende ondersteuning: Moedig je team aan om feedback te geven over hun ervaringen en gebruik deze informatie om je trainingsmateriaal voortdurend te verbeteren en bij te werken.
• Afdelingsgerichte training implementeren: Stem trainingssessies af op de specifieke behoeften van elk team en zorg ervoor dat werknemers begeleiding krijgen die relevant is voor hun taken en verantwoordelijkheden.

De moeiteloze manier om een VoIP-systeem op te zetten

Tot slot biedt het opzetten van een VoIP-systeem veel voordelen, zoals kostenbesparingen, schaalbaarheid en flexibiliteit voor werken op afstand.

Door ervoor te zorgen dat je nieuwe VoIP aan de essentiële eisen voldoet en de stappen te volgen die we hebben genoemd, kunnen jij en je team een naadloze overgang maken en de efficiëntie maximaliseren.

Het opzetten van VoIP met CloudTalk is heel eenvoudig. Begin vandaag nog en ervaar zelf het gemak en de efficiëntie.