Configurer votre système VoIP : 7 étapes simples pour une réussite garantie

Passer à la VoIP réduit vos coûts téléphoniques moyens de près de 50 % par mois. Cependant, vous devez configurer correctement votre système VoIP pour bénéficier de ces économies impressionnantes.

Une configuration VoIP adéquate garantit des appels vocaux et vidéo fiables et de haute qualité. Planifier et installer votre système avec soin permet d'éviter des problèmes tels qu'une mauvaise qualité sonore ou des coupures de connexion.

Points clés :

• Les systèmes de téléphonie VoIP offrent plusieurs avantages comme des économies, une grande flexibilité et une communication multiplateforme, ce qui les rend idéaux pour le travail à distance et hybride.
• Avant de configurer un système VoIP, assurez-vous de répondre aux exigences essentielles, notamment une bande passante suffisante et un réseau à faible latence.
• Suivez quelques étapes clés pour réussir votre transition vers la VoIP en toute fluidité : évaluez vos besoins, choisissez un prestataire fiable et vérifiez la stabilité de votre réseau.

Pourquoi installer un système VoIP ?

La technologie VoIP permet de passer des appels vocaux via une connexion Internet plutôt que par les réseaux téléphoniques traditionnels. Elle vous permet de téléphoner depuis différents appareils comme des ordinateurs, des smartphones ou des téléphones VoIP dédiés. 

Un système VoIP offre de nombreux avantages :

• Économisez de l'argent : la VoIP est souvent bien plus abordable que la téléphonie traditionnelle, en particulier pour les appels interurbains ou internationaux. En réalité, elle permet de réduire les coûts de près de 50 % par mois.

• Faites évoluer votre activité : les systèmes VoIP sont très flexibles, car vous pouvez facilement ajouter ou supprimer des lignes téléphoniques selon vos besoins.

• Améliorez la communication multiplateforme : la VoIP peut s'intégrer à vos autres outils comme votre CRM ou vos campagnes SMS, améliorant ainsi votre efficacité.

Travaillez de n'importe où : les utilisateurs peuvent passer et recevoir des appels simplement avec une connexion Internet, en utilisant des applications logicielles sur ordinateur ou des applications mobiles sur smartphone. C'est la solution idéale pour les équipes hybrides et à distance.

Les prérequis essentiels pour installer la VoIP

Avant d'effectuer l'implémentation de votre système VoIP, assurez-vous de remplir ces conditions :

#1 Disposer d'une bande passante suffisante

La bande passante nécessaire dépend du nombre d'appels simultanés et de la qualité de votre connexion Internet. Sans une bande passante adéquate, vous ferez face à des problèmes comme des appels coupés ou un son de mauvaise qualité. Améliorer votre connexion Internet permet de résoudre ces désagréments.

Par exemple, CloudTalk utilise jusqu'à 100 kbps par appel. Il est recommandé que chaque utilisateur dispose d'une vitesse de téléchargement et d'envoi d'au moins 1 Mbps, idéalement 5 Mbps. Utilisez notre simulateur de bande passante VoIP pour calculer vos besoins totaux en fonction du nombre d'appels simultanés de votre équipe avant de commencer l'installation.

#2 Opter pour un réseau à faible latence

La latence correspond au décalage du son qui parvient à votre interlocuteur. Par conséquent, il vous entend un court instant après que vous ayez parlé. Un réseau à faible latence réduit ce décalage pour garantir des conversations fluides. 

Remarque : la latence doit être de 150 millisecondes ou moins pour éviter les blancs et les interruptions gênantes dans la conversation.

#3 Donner la priorité aux flux VoIP sur les autres données

La VoIP veille à ce que votre système attribue suffisamment de ressources réseau pour garantir des appels fluides, même lorsque d'autres applications utilisent de la bande passante. En configurant les paramètres de qualité de service (QoS), vous donnez la priorité aux paquets de données pour les appels audio ou vidéo, garantissant des communications sans interruption, même en période de fort trafic réseau.

#4 Appliquer des mesures de sécurité

La communication par VoIP fait face à des risques de sécurité comme le phishing ou les logiciels malveillants. Pour protéger vos données, choisissez un fournisseur VoIP de confiance qui place la sécurité au premier plan et met en œuvre des protocoles rigoureux comme le chiffrement des données.

7 étapes pour configurer un système VoIP

La configuration d'un système VoIP est généralement très simple grâce à des interfaces intuitives et des processus d'installation simplifiés. Néanmoins, nous vous avons préparé un guide en 7 étapes pour rendre cette transition encore plus fluide :

#1 Évaluer les besoins de votre entreprise 

Chaque entreprise est unique et possède ses propres exigences. Votre système VoIP doit s'adapter à vos besoins, et non l'inverse. Avant de choisir la solution à installer, prenez en compte ces différents aspects :

• Nombre d'utilisateurs : définissez combien de collaborateurs auront besoin d'un accès.

• Mode de travail : si votre équipe travaille à distance, en mode hybride ou sur plusieurs sites, vous devriez opter pour une solution basée sur le cloud.

• Volume d'appels : estimez le nombre d'appels simultanés pour calibrer la bande passante et la capacité nécessaires.

• Évolutivité : il est crucial que votre système VoIP puisse accompagner la croissance de votre entreprise. Choisir une solution VoIP évolutive vous permet d'intégrer de nouvelles fonctionnalités au fil du temps sans avoir à réaliser des mises à niveau matérielles coûteuses. 

#2 Choisir votre fournisseur de services VoIP 

Une fois vos besoins identifiés, il est temps de sélectionner le logiciel VoIP le plus adapté. Prenez en compte ces critères pour faire le bon choix :

• Fiabilité : recherchez des fournisseurs réputés pour leur taux de disponibilité (uptime) élevé et la satisfaction de leurs clients. Vous pouvez consulter des portails d'avis comme G2 ou Capterra.
• Fonctionnalités : évaluez les outils proposés, tels que le Power Dialer, le concepteur de flux d'appels, des outils d'analyses statistiques poussés ou un tableau de bord en temps réel. 
• Compatibilité : assurez-vous que les services du fournisseur s'intègrent facilement à vos outils existants, comme votre CRM ou vos équipements actuels.
• Assistance client :  privilégiez un support disponible 24h/24 et 7j/7 afin d'avoir l'assurance d'être accompagné à tout moment pour résoudre un problème technique ou vous aider lors de la configuration. 

#3 Vérifier le réseau et la connexion Internet

Avant d'installer un système VoIP, il est crucial de s'assurer que votre connexion Internet est rapide et stable afin de garantir des appels clairs et sans coupure. 

Suivez ces bonnes pratiques pour évaluer les performances de votre réseau :

• Effectuez des tests rapides pour analyser sa qualité.

• Surveillez la perte de paquets à l'aide d'outils comme SolarWinds VoIP & Network Quality Manager. Assurez-vous que la perte de paquets reste inférieure à 1 % pour maintenir une bonne qualité d'appel.
• Maintenez un niveau de gigue (jitter) de 30 ms ou moins pour garantir un son stable et régulier.

#4 Sélectionner le bon matériel VoIP

Les systèmes VoIP permettent d'économiser sur le matériel, mais investir dans de bons équipements reste important pour assurer des échanges clairs et une expérience client positive. Voici quelques conseils économiques :

• Choisissez le bon téléphone VoIP : pour un usage intensif au quotidien, optez pour des téléphones de haute qualité ou multilignes, vérifiez leur compatibilité avec votre service VoIP et privilégiez les modèles préconfigurés pour simplifier l'installation.
• Optimisez votre ordinateur pour la VoIP : un minimum de 4 Go de RAM est recommandé, mais 8 Go ou plus sont idéaux pour un fonctionnement fluide. Assurez-vous également que votre système d'exploitation est compatible avec le logiciel VoIP choisi (la plupart prennent en charge Windows, macOS et Linux).
• Investissez dans des casques de qualité : les casques avec réduction active du bruit (ANC) améliorent grandement le confort et éliminent les bruits de fond lors des appels VoIP. Les prix des casques antibruit de qualité varient de €80 à €500.
• Achetez un adaptateur VoIP : si vous souhaitez conserver vos anciens téléphones de bureau, vous pouvez utiliser un adaptateur téléphonique analogique (ATA) pour éviter d'avoir à racheter de nouveaux appareils.

#5 Obtenir un numéro de téléphone VoIP

Une fois votre fournisseur choisi, il est temps d'obtenir un numéro VoIP. Un numéro de téléphone VoIP est un véritable numéro de téléphone attribué à un utilisateur spécifique, et non à une ligne physique fixe comme les numéros traditionnels.

Mais comment faire ?

En général, un gestionnaire de compte (Customer Success Manager) vous accompagnera pas à pas pour l'obtention de vos numéros.

Vous pouvez choisir parmi différents types de numéros de téléphone VoIP :

• Numéros internationaux : si votre entreprise est présente dans plusieurs pays, vous pouvez disposer d'un numéro pour chacun d'eux. Utiliser des numéros locaux augmente la probabilité que vos clients ou prospects répondent à vos appels.

• Numéros verts (gratuits) : ce type de numéro virtuel permet à vos clients de vous appeler gratuitement, ou de partager les coûts de communication entre eux et vous.
• Numéros de téléphone locaux : ils disposent d'un indicatif lié à une zone géographique spécifique, vous permettant de cibler plus précisément des régions ou de grandes villes comme Paris ou Madrid. Par exemple, un numéro à Madrid commencera par +34 (91) 123 4567, tandis qu'à Paris, il commencera par +33 (01) 12 34 56 78.

#6 Installer votre système de téléphonie VoIP

Le processus d'installation dépend du fournisseur et du type de VoIP choisi. Il en existe trois principaux à connaître :

• Autocommutateur (PBX) physique : installé directement dans les locaux de votre entreprise, il nécessite un investissement matériel de départ et des compétences techniques internes pour sa maintenance.
• VoIP sur appareil : ce type de VoIP s'installe directement sous forme d'application sur des ordinateurs ou smartphones, ce qui est idéal pour les petites entreprises ou les télétravailleurs.
• Autocommutateur (PBX) dans le cloud : ces systèmes sont hébergés dans le cloud. Il vous suffit d'installer un logiciel sur votre appareil. Ils sont plus économiques, car ils ne requièrent aucun matériel supplémentaire et réduisent les coûts de maintenance ainsi que le besoin d'une équipe informatique dédiée.

Comme un système VoIP basé sur le cloud ne nécessite aucun matériel physique, sa configuration est un jeu d'enfant. Les utilisateurs peuvent tout gérer depuis une interface en ligne très simple.

Configurer votre système VoIP avec CloudTalk est extrêmement simple. Il vous suffit de suivre ces étapes :

• Créez un compte sur CloudTalk.
• Téléchargez l'application sur votre ordinateur ou votre smartphone.
• Activez votre essai gratuit de 14 jours.
• Configurez la gestion des appels selon vos préférences (ex. : transfert d'appels).
• Configurez vos numéros pour les appels entrants et sortants.
• Sélectionnez votre numéro VoIP.

#7 Former vos équipes à la téléphonie VoIP 

Si vos collaborateurs savent parfaitement utiliser leur nouveau système de téléphonie VoIP, ils en tireront le meilleur parti et gagneront en productivité. 

Suivez ces conseils pour mettre en place une formation efficace :

• Planifiez des sessions interactives : organisez des ateliers pratiques où vos collaborateurs peuvent tester le nouveau système tout en étant guidés. 
• Concentrez-vous sur les fonctionnalités clés : adaptez la formation aux fonctions essentielles utilisées au quotidien, comme la configuration de la messagerie vocale ou les transferts d'appels.
• Mettez l'accent sur la sécurité : expliquez l'importance de la sécurité et enseignez les bonnes pratiques, comme l'utilisation de mots de passe robustes. Sensibilisez également vos agents aux incidents courants et à la manière de les résoudre.
• Offrez un accompagnement continu : encouragez vos équipes à faire part de leurs retours d'expérience et utilisez ces informations pour mettre à jour et améliorer continuellement vos supports de formation.
• Proposez des formations par service : personnalisez les sessions pour répondre aux besoins spécifiques de chaque pôle, afin que chaque collaborateur reçoive des conseils directement utiles à ses missions quotidiennes.

La méthode la plus simple pour configurer votre système VoIP

En conclusion, la mise en place d'un système VoIP offre de nombreux avantages, notamment des réductions de coûts, une excellente évolutivité et une grande flexibilité pour le travail à distance.

En veillant à ce que votre nouvelle solution VoIP réponde aux exigences techniques requises et en suivant les étapes clés présentées, vous et vos équipes bénéficierez d'une transition en douceur et d'une efficacité maximale au quotidien.

Configurer la VoIP avec CloudTalk est d'une grande simplicité. Lancez-vous dès aujourd'hui et découvrez par vous-même ce gain de simplicité et d'efficacité.