Cómo configurar tu sistema VoIP: 7 pasos sencillos para garantizar el éxito

Pasarte a la VoIP reduce tus costes telefónicos medios hasta un 50% al mes. Sin embargo, debes configurar correctamente el sistema VoIP para beneficiarte de este impresionante ahorro.

Una configuración VoIP adecuada garantiza llamadas de voz y vídeo fiables y de alta calidad, por lo que planificar e instalar el sistema con cuidado puede evitar problemas como la mala calidad del sonido y los fallos de conectividad.

Puntos clave:

• Los sistemas telefónicos VoIP ofrecen varias ventajas, como el ahorro de costes, la escalabilidad y la comunicación multiplataforma, lo que los hace ideales para el trabajo remoto e híbrido.
• Antes de configurar un sistema telefónico VoIP, asegúrate de cumplir los requisitos esenciales, como disponer de suficiente ancho de banda y una red de baja latencia.
• Sigue unos pasos fundamentales para que tu transición a la VoIP sea lo más fluida posible. Por ejemplo, evalúa las necesidades de tu empresa, elige un proveedor de confianza y comprueba la estabilidad de la red.

¿Por qué configurar un sistema VoIP?

La tecnología VoIP permite realizar llamadas de voz a través de una conexión a internet en lugar de las redes telefónicas tradicionales. Te permite hacer llamadas desde diferentes dispositivos, como ordenadores, smartphones o teléfonos VoIP dedicados. 

Un sistema VoIP ofrece varias ventajas:

• Ahorra dinero: la VoIP suele ser más asequible que los sistemas telefónicos tradicionales, especialmente para llamadas de larga distancia o internacionales. De hecho, puede reducir los costes hasta un 50% al mes.

• Escala tu negocio: los sistemas VoIP son muy adaptables, ya que normalmente puedes añadir o eliminar líneas telefónicas según lo necesites.

• Mejora la comunicación multiplataforma: la VoIP se puede integrar con otros sistemas como CRM y Mensajes de texto (SMS), mejorando la eficiencia.

Trabaja desde cualquier lugar: los usuarios pueden realizar y recibir llamadas con una conexión a internet, utilizando softphones en ordenadores o aplicaciones móviles en smartphones. Esto es ideal para equipos remotos e híbridos.

Requisitos esenciales para la configuración de VoIP

Antes de implementar el sistema VoIP, confirma que cumples con estas condiciones:

#1 Asegura suficiente ancho de banda

El ancho de banda necesario depende del número de llamadas simultáneas y de la calidad de tu conexión a internet. Sin suficiente ancho de banda, experimentarás problemas como llamadas caídas o sonido de baja calidad. Mejorar tu conexión a internet puede solucionar estos problemas.

Por ejemplo, CloudTalk consume hasta 100 kbps por llamada. Se recomienda que cada persona tenga al menos 1 Mbps de velocidad de subida y bajada, siendo lo ideal 5 Mbps. Utiliza nuestra herramienta de planificación de VoIP para calcular el requisito de ancho de banda total en función del número de llamadas simultáneas de tu equipo antes de configurar nada.

#2 Opta por una red de baja latencia

La latencia significa que el sonido que viaja al oyente se retrasa. Por lo tanto, te escuchan más tarde de lo que hablas. Una red de baja latencia minimiza este retraso, garantizando conversaciones fluidas. 

Nota: la latencia debe ser de 150 milisegundos o menos para evitar pausas e interrupciones incómodas.

#3 Prioriza el tráfico VoIP sobre otros datos

La VoIP garantiza que tu sistema proporcione suficientes recursos de internet para llamadas fluidas, incluso cuando otras aplicaciones usan ancho de banda. Al configurar los ajustes de Calidad de Servicio (QoS), priorizas los paquetes para llamadas de audio o vídeo, asegurando llamadas fluidas y sin interrupciones incluso durante las horas de mayor tráfico en la red.

#4 Aplica medidas de seguridad

La comunicación VoIP se enfrenta a riesgos de seguridad como el phishing y el malware. Para proteger tus datos, puedes elegir un proveedor de VoIP de confianza que priorice la seguridad e implemente medidas como el cifrado de datos.

7 pasos para configurar un sistema VoIP

Configurar un sistema VoIP suele ser sencillo gracias a sus interfaces intuitivas y procesos de instalación simplificados. Sin embargo, hemos preparado una guía de 7 pasos para que la transición sea aún más fluida:

#1 Evalúa las necesidades de tu empresa 

Cada empresa es única y tiene sus propios requisitos. Y tu sistema VoIP debe adaptarse a ellos, no al revés. Así que antes de elegir cuál quieres implementar, considera estos aspectos:

• Número de usuarios: define cuántos empleados necesitan acceso.

• Modelo de trabajo: si tu equipo tiene miembros remotos, híbridos o en múltiples ubicaciones, deberías optar por una solución basada en la nube.

• Volumen de llamadas: estima el número de llamadas simultáneas para entender el ancho de banda y la capacidad necesarios.

• Escalabilidad: es importante que el sistema VoIP pueda satisfacer las necesidades actuales y futuras de tu empresa. Optar por una solución de VoIP escalable permite una integración perfecta de nuevas funciones a medida que tu negocio crece, reduciendo la necesidad de costosas actualizaciones. 

#2 Elige tu proveedor de servicios de VoIP 

Una vez que sepas cuáles son tus necesidades, es hora de seleccionar el software de VoIP que mejor se adapte a ellas. Considera estos aspectos para tomar una decisión inteligente:

• Fiabilidad: busca proveedores con una sólida trayectoria de tiempo de actividad y una alta satisfacción del cliente. Puedes consultar portales de reseñas como G2 o Capterra.
• Funciones: evalúa la gama de funciones ofrecidas, como el Marcador automático, el Diseñador de flujo de llamadas, unos análisis potentes (Análisis) o un Panel de control en tiempo real. 
• Compatibilidad: asegúrate de que los servicios del proveedor sean compatibles con tu infraestructura existente, como sistemas CRM o dispositivos.
• Atención al cliente:  prioriza la atención al cliente 24/7 para garantizar que el proveedor esté ahí para ti sin interrupciones. Pueden solucionar problemas técnicos, responder preguntas o ayudarte con la configuración en cualquier momento. 

#3 Comprueba la red y la conexión a internet

Antes de configurar un sistema VoIP, es crucial asegurarse de que tu conexión a internet sea rápida y estable para realizar llamadas claras y de alta calidad. 

Sigue estas mejores prácticas para revisar cómo funciona tu red y tu conexión a internet:

• Realiza pruebas rápidas para examinar su calidad.

• Monitoriza tu pérdida de paquetes utilizando las herramientas SolarWinds VoIP y Network Quality Manager. Asegúrate de que tu pérdida de paquetes esté por debajo del 1% para mantener una buena calidad de llamada.
• Mantén los niveles de fluctuación de fase (jitter) en 30 ms o menos para garantizar una calidad de audio constante.

#4 Selecciona el hardware VoIP adecuado

Los sistemas VoIP ayudan a ahorrar dinero en hardware, pero es importante invertir en un buen equipo para lograr una comunicación clara y una experiencia positiva para el cliente. Aquí tienes algunos consejos rentables:

• Elige el teléfono VoIP adecuado: para un uso telefónico intensivo o durante todo el día, opta por teléfonos de alta calidad o de varias líneas, asegúrate de la compatibilidad con tu servicio de VoIP y considera opciones preconfiguradas para facilitar la instalación.
• Optimiza tu portátil para VoIP: se recomienda un mínimo de 4 GB de RAM, pero lo ideal son 8 GB o más para un rendimiento fluido. Además, asegúrate de que el sistema operativo sea compatible con el software VoIP que planeas utilizar. La mayoría del software de VoIP es compatible con Windows, macOS y Linux.
• Invierte en auriculares de alta calidad: los auriculares con cancelación activa de ruido (ANC) pueden mejorar la calidad del audio y reducir el ruido de fondo durante las llamadas VoIP. Los auriculares con cancelación de ruido oscilan entre €80 y €500.
• Compra un adaptador VoIP: si quieres utilizar tus antiguos teléfonos de escritorio, puedes hacerlo con un adaptador de teléfono analógico (ATA), por lo que no necesitarás comprar teléfonos nuevos.

#5 Consigue un número de teléfono VoIP

Una vez que hayas elegido un proveedor, es hora de conseguir un número de VoIP. Un número de teléfono VoIP es un número de teléfono real asignado a un usuario específico, no a una línea telefónica concreta como los números de teléfono tradicionales.

Pero ¿cómo conseguirlo?

Normalmente, un gestor de éxito del cliente (CSM) te ayudará a obtener tu número VoIP.

Puedes elegir entre diferentes tipos de números de teléfono VoIP:

• Números internacionales: si tu empresa opera en varios países, puedes tener un número de teléfono para cada uno de ellos. Disponer de números locales reduce la probabilidad de que tus clientes o clientes potenciales rechacen tus llamadas.

• Números gratuitos: este tipo de número de teléfono virtual permite a tus clientes llamarte de forma gratuita o dividir el precio entre ellos y tú.
• Números de teléfono locales: tienen una estructura de dígitos vinculada a una zona geográfica específica, lo que te permite acercarte aún más y dirigirte a regiones o ciudades importantes, como Londres y Madrid. Por ejemplo, el número de Madrid sería +34 (91) 123 4567, mientras que para Londres sería +44 (020) 123-4567.

#6 Instala tu sistema telefónico VoIP

El proceso de configuración de un sistema VoIP depende del proveedor y del tipo de VoIP elegido. Hay tres tipos principales que debes conocer:

• PBX local (On-premises PBX): se encuentran en las instalaciones de la empresa y requieren inversión en equipos y conocimientos técnicos.
• VoIP basado en dispositivos: este tipo de VoIP se instala en dispositivos como ordenadores y smartphones, lo que lo hace ideal para pequeñas empresas o trabajadores remotos.
• PBX en la nube: están alojados en la nube, por lo que solo necesitas instalar un software en tu dispositivo. Son más asequibles que la VoIP basada en dispositivos porque no necesitan hardware adicional y tienen menores costes de mantenimiento, lo que reduce la necesidad de personal de TI interno.

Dado que un sistema VoIP basado en la nube no requiere hardware, la configuración también es más sencilla. Los usuarios pueden gestionarlo todo a través de una interfaz online muy intuitiva.

Configurar tu sistema VoIP con CloudTalk es increíblemente sencillo. Solo tienes que seguir estos pasos:

• Crea una cuenta en CloudTalk.
• Descarga la aplicación en tu portátil o smartphone.
• Activa la prueba gratuita de 14 días.
• Configura la gestión de llamadas según tus preferencias (por ejemplo, el desvío de llamadas).
• Configura los números para llamadas entrantes y salientes.
• Selecciona tu número VoIP.

#7 Enseña a tu equipo a trabajar con VoIP 

Si tus empleados saben cómo utilizar el sistema telefónico VoIP, maximizarán sus ventajas y serán más productivos. 

Sigue estos consejos para aprender a formarlos correctamente:

• Programa sesiones interactivas: organiza sesiones de formación donde el personal pueda interactuar con el nuevo sistema mientras recibe orientación. 
• Concéntrate en las funciones clave: personaliza la formación para cubrir las funciones esenciales que tu equipo utilizará a diario, como la configuración del buzón de voz o la transferencia de llamadas.
• Enfatiza las mejores prácticas de seguridad: explica por qué la seguridad es esencial y enseña las mejores prácticas, como la creación de contraseñas seguras. Además, guía a tus agentes sobre los problemas comunes y cómo solucionarlos.
• Ofrece soporte continuo: anima a tu equipo a dar su opinión sobre sus experiencias y utiliza esta información para mejorar y actualizar continuamente tus materiales de formación.
• Implementa formación por departamentos: adapta las sesiones de formación para satisfacer las necesidades específicas de cada equipo, asegurando que los empleados reciban la orientación adecuada para sus funciones y responsabilidades.

La forma más sencilla de configurar un sistema VoIP

En conclusión, la configuración de un sistema VoIP ofrece muchas ventajas, como el ahorro de costes, la escalabilidad y la flexibilidad para el trabajo remoto.

Al asegurarte de que tu nueva VoIP cumple con los requisitos esenciales y seguir los pasos que hemos mencionado, tú y tu equipo podréis realizar una transición fluida y maximizar la eficiencia.

Configurar la VoIP con CloudTalk es muy sencillo. Empieza hoy mismo y experimenta la facilidad y la eficiencia por ti mismo.