19. abril 2022 Blog

Cómo conseguir un número VoIP – Guía completa [2022]

ilustración de cómo conseguir un número VoIP guía PRINCIPAL

Un número de teléfono VoIP no es ya ningún lujo y solo para corporaciones establecidas. En años recientes se ha convertido en una herramienta asequible, y una que es esencial para todos aquellos que quieran triunfar en un mercado competitivo. De hecho, es especialmente atractivo para las empresas de tamaño pequeño y mediano (SMB). En 2025, los SMB es probable que crezcan más de un 15% en el mercado VoIP.

Un informe de Blueface muestra que el 61% de las compañías cambiaron al sistema basado en la VoiP después de que su contrato con los proveedores de teléfono fijo finalizara.

Si estás pensando en conseguir un número VoIP, estás buscando una solución funcional o simplemente deseas cambiar tu proveedor actual, entonces, sigue leyendo.

Esta guía responde cualquier duda que te surja sobre los números de teléfono virtuales.

Descubrirás:

  • ¿Necesitas realmente un número VoIP?
  • Dónde puedes conseguir un número VoIP
  • 5 Razones para obtener un número VoIP
  • 10 funciones que puedes conseguir con un número VoIP
  • 4 Pasos rápidos que explican cómo conseguir un número VoIP
  • Qué son los números gratuitos para los negocios
  • Pros y contras de los números de teléfono gratuitos para negocios
  • Portabilidad de los números VoIP
  • ¿Cómo trasferir un número antiugo a un nuevo sistema VoIP?
  • Guía paso a paso para congurar un número VoIP con CloudTalk

¿Necesitas un número VoIP?

Primero, vamos a definir lo que es un número VoIP. Puede que también lo conozcas como número IP de voz. Es un número de teléfono real asignado a un usuario específico, no a una línea telefónica específica.

Por supuesto, existen otras opciones para gestionar las llamadas. Los teléfonos tradicionales con hardware, que aunque son los más conocidos por todos, tiene más desventajas que ventajas. Generalmente son más caros que los números VoIP, requieren más mantenimiento y restringen tu movilidad.

Además, puedes utilizar números VoIP gratuitos, pero a medida que vayamos profundizando más tarde, estos no son sostenibles para los negocios con más de 5 a 10 empleados.

Entonces, los números VoIP parecen ser una buena idea, ¿verdad? Nosotros no podemos decidir por ti, pero generalmente, los números de teléfono IP tienen muchos más beneficios que desventajas.

A continuación mostramos una visión general de las ventajas del número VoIP por tamaño de negocio:

  • Negocios pequeños: Si eres titular de una start-up joven, es posible que todavía no tengas una oficina. Poder hacer y recibir llamadas desde cualquier parte a un coste mínimo es, por lo tanto, una ventaja enorme.
  • Empresas: Para grandes compañías que necesitan muchos números de teléfonos, los VoIP son una gran ayuda. Puedes configurar y asignar números de teléfono virtuales a cualquier dispositivo desde un panel de control central.
  • Centros de llamadas: Este tipo de negocio posee una base de datos enorme de números de teléfono. Con los VoIP, pueden asignarse fácilmente a varios dispositivos o incluso usuarios diferentes – incluyendo agentes.

Dónde puedes conseguir un número VoIP

Para adquirir un número virtual, puedes utilizar un panel de control online. Existen muchos proveedores de servicios VoIP disponibles, por lo que es importante especificar tus necesidades. Determina exactamente qué estas buscando, e intenta elegir un proveedor que cumple con las necesidades de tu negocio.

Si no quieres utilizar el enfoque acierto/error, te recomendamos que explores todas las opciones del mercado y elijas las opciones que el mercado ofrece basadas en tus requisitos.

Principales atributos en tu lista de comprobación:

  • Reseñas de los clientes
  • Nivel de atención al cliente
  • Planes disponibles
  • Variedad de funciones
  • Tarifas

Solo una visión general detallada de las opciones te permitirá obtener las herramientas que cumplan con la mayoría de tus requisitos.

Elige una solución de confianza

Según las necesidades de tu negocio, puedes acortar las opciones que parecen ser las que mejor se ajustan a ti.

Pero hay un sistema que definitivamente debe estar en la lista: CloudTalk.

Ofrecemos uno de los mejores servicios de teléfonos virtuales. Somos además uno de los proveedores SaaS mejor calificados. Junto con tu nuevo número VoIP, conseguirás más de 40 integraciones y casi 70 funciones avanzadas.

Nuestro software está conectado actualmente a 2.500 centros de llamadas y sistemas telefónicos en todo el mundo. La confianza que nos hemos ganado de nuestros clientes más leales sirve como prueba de que CloudTalk es un software seguro y fiable para adquirir tu número VoIP.

Compruébalo tú mismo con las reseñas de nuestros clientes:

Capterra: 4.4 / 5

G2:4.3 / 5

Por supuesto, no queremos que elijas CloudTalk sin probarlo primero.

Comprueba cómo funciona nuestro software.

5 Razones para obtener un número VoIP

Comencemos por reseñar lo que otros negocios consideran las razones más sólidas para comprar un número de teléfono IP.

Estos son los 5 mayores factores para la migración a un número VoIP según el informe de Blueface:

Fiabilidad: 69.5%

Precio: 19%

Funciones: 5%

Flexibilidad: 4%

Escalabilidad: 2.5%

Ahora, que ya sabes lo que otras compañías valoran, vamos a analizar más en profundidad a las 5 razones por las que obtener un número VoIP hará tu trabajo más fácil.

Nº1 Ahorra dinero

Los números VoIP trabajan en internet, lo que elimina las costosas facturas telefónicas de larga distancia y las llamadas internacionales. Según TechCo, hacer llamadas internacionales a través de números de teléfono virtuales puede ahorrarte hasta un 90% de los gastos, y hasta un 40% en caso de las llamadas locales.

Esta es otra ventaja: al comprar un número VoIP, te suscribes a un plan de número virtual preciso con un proveedor de servicios. Por lo tanto, sabrás exactamente cuánto pagarás cada mes. Esto hará que tus costes sean predecibles y estables, a menos que quieras aumentar de categoría.

La mayoría de los proveedores no requieren un contrato al comienzo de la relación comercial. Lo que te permite finalizar el servicio sin ningún obstáculo.

Nº2 Proporciona movilidad y fiabilidad

Los mejores servicios de teléfono virtuales ofrecen una experiencia de llamadas consistente.

Si consideras lo caras que pueden llegar a ser las llamadas básicas internacionales, los números de teléfono IP de voz ofrecen un modo eficiente y asequibles de conectar con los clientes de todo el mundo. Esto te ayudara a expandir y crear una red multinacional. En pocas palabras, si deseas que tu negocio cruce fronteras, un número VoIP es la mejor elección para ti.

Poseer un número VoIP también significa que no necesitas más que unos auriculares para dirigir tu negocio. Ya no estarás atado a una sola ubicación. Las VoIP te permiten comunicarte con los clientes dondequiera que estés, siempre que en ese lugar exista una conexión a internet estable.

Por lo tanto, puedes contratar empleados a distancia o permitir el teletrabajo al 100% que puede ahorrarte una gran cantidad de dinero. Tarifas de alquiler, facturas eléctricas se quedarán en el pasado.

Nº3 Es flexible

Cuando utilizar una red interna, posees una cantidad limitada de teléfonos que añadir al sistema existente. Con las redes VoIP, la única limitación es el ancho de banda (La máxima cantidad de datos transmitidos en la conexión de internet en un momento específico). Las soluciones de VoIP generalmente no utilizan demasiada banda ancha. Por ejemplo, una mera conexión de 10 MB puede gestionar 100 llamadas de una vez.

Además, podrás utilizar un número de teléfono virtual o dispositivos múltiples.Y Como puedes asignar un número VoIP a una persona en lugar de a una ubicación, puedes acceder desde cualquier dispositivo – un portátil, tableta o cualquier otro. Algunos proveedores de VoIP además ofrecen aplicaciones para smartphone. En CloudTalk, tenemos la aplicación CloudTalk Go que sirve como un centro de llamadas a distancia del tamaño de un bolsillo.

Con un número de teléfono virtual, también puedes reenviar llamadas a otros números de tu elección.

Otra aspecto flexible de los números VoIP se proporciona con la canalización del SIP (Protocolo de Inicio de Sesión, por sus siglas en inglés). Te permite guardar y gestionar toda la comunicación desde una sola plataforma, proporcionándote una visión general práctica de todas las interacciones de los clientes.

Nº4 Incrementa la productividad

With VoIP phone systems, businesses can save around 32 minutes on calls per day, per team. Portal FinancesOnline claims that 77% of small companies report improved productivity levels due to VoIP features.

Estas herramientas hacen que la comunicación y la gestión de llamadas sea más fácil, principalmente gracias a una disponibilidad mayor de los agentes, un nivel avanzado de automatización y la eliminación de tareas repetitivas. Por lo tanto, puedes proporcionar un servicio mejor al cliente y lograr una puntuación CSAT más alta (satisfacción del cliente).

Nº5 Mejor calidad de voz

Si asumimos que posees una conexión a internet estable y suficiente banda ancha, llamar a través de un número IP proporciona una calidad de voz mejor que los teléfonos analógicos. Esto se debe a que las VoIP utilizan una tecnologia de compresión avanzada – codecs – que convierten el sonido digitalmente.

Pero, por supuesto, nada es impecable. Podrían ocurrir problemas, por lo que asegúrate de que tu proveedor te protege. Por ejemplo, con nosotros, si la calidad de una llamada cae a cierto nivel, CloudTalk automáticamente cambia la ruta de la llamada en tiempo real. Esto elimina la latencia y el nerviosismo.

10 funciones que puedes conseguir con un número VoIP

Los sistemas VoIP ofrecen mucho más que tan solo un modo eficiente de llamar. Junto a tu número de teléfono virtual, obtendrás una gran cantidad de funciones automatizadas para que tu día a día sea más fácil.

A continuación te mostramos 10 ejemplos de herramientas que podrías encontrar útiles:

  • ACD (Distribución automática de llamada, por sus siglas en inglés): Cola de distribución eficiente de llamadas entrantes basada en todos los datos disponibles para garantizar que dichas llamadas son dirigidas siempre al agente o grupo de agentes más cualificados.
  • IVR (Respuesta de voz interactiva, por sus siglas en inglés): Un menú que te guía a través de opciones diferente y para ser dirigidos siempre al departamento, grupo o agente correcto.
  • Grupos de llamada: Asegúrate que las llamadas de los clientes llaman de manera múltiple o a todos los agentes de una vez.
  • Direccionamiento basado en las habilidades:Las llamadas entrantes se redireccionan automáticamente a un agente específico según sus conocimientos y habilidades requeridas por el cliente.
  • Colas VIP: Dan siempre prioridad a los clientes de tu elección.
  • Grabación de llamadas:Graba automáticamente todas las llamadas virtuales.
  • Reenvío de llamadas:Reenvía automáticamente tus llamadas entrantes a móviles externos o númeors fijos cada vez que tus agentes están ocupados durante el horario hábil.
  • Llamadas a 3: Puedes añadir fácilmente a una tercera persona a la línea cuando sea necesario.
  • Buzón de voz:El registro de todas las llamadas no contestadas. Con CloudTalk, puedes escucharlas directamente desde el navegador de internet.
  • Saludos personalizados:Saludos que se reproducen al cliente según situaciones específicas (fuera de horario laboral, a la espera, etc.)

4 pasos rápidos sobre cómo conseguir un número VoIP

Hay 4 pasos simples que debes seguir con el fin de obtener un número de teléfono virtual.

Esta es tu lista de comprobación:

  • Paso Nº1: Primero, necesitas saber qué servicio vas a elegir. Selecciona las prioridades para tu negocio según los criterios que hemos mencionado antes – evalúa que funciones necesitas, considera el precio, nivel de seguridad, fiabilidad y calidad del servicio. Asegúrate de que haya siempre un soporte de atención al cliente para ti.
  • Paso Nº2: Ahora que ya has encontrado al mejor proveedor para las necesidades de tu negocio, es el momento de elegir un plan. CloudTalk, por ejemplo, ofrece 4 planes — Principiante, Esencial, Experto y Personalizado. En el plan personalizado, puedes crear tu sistema a medida de acuerdo con tus preferencias. Esto es realmente útil si tu compañía posee requisitos específicos. De esta manera, puedes garantizar que siempre obtendrás lo que necesitas.
  • Paso Nº3: Después de la fase de elección, el proveedor de servicios VoIP está aquí para ayudarte a conseguir tu número VoIP. Justo después de que te hayas registrado en el plan VoIP de tu elección.
  • Paso Nº4: Es el momento de configurar tu número de teléfono IP y configurar los dispositivos VoIP, para que puedas comenzar a recibir y hacer llamadas.

Consigue complementos avanzados para los números VoIP avanzados con CloudTalk

Nuestra solución de telefonía ofrecen una gran cantidad de complementos útiles a tu número VoIP por defecto. Estas herramientas proporcionan a tu compañía una ventaja competitiva sobre otros negocios, te ahorran dinero y te ayudan a adquirir nuevos clientes.

  • Números internacionales: Si tu compañía opera en varios países, puedes tener un número de teléfono para cada uno de ellos. Esta es una ventaja enorme.
  • Primera razón: permite a los clientes internacionales llamarte a precios nacionales estándar o sin cargo.
  • Segunda razón: Con un número de teléfono local, tu apariencia será más fiable. El público en general no responden llamadas internacionales.

Consejo útil

Revisa nuestra lista de códigos de área para las llamadas internacionales gratuitas.

  • Números gratuitos:Este tipo de números de teléfono virtuales permite a los clientes llamarte o compartir el precio de la llamada entre el cliente y tú. Con CloudTalk, puedes conseguir un número gratuito verde (0800) o azul (0850)en EE.UU.
  • Números cortos:Esta herramienta te permite poseer un número de teléfono de cinco dígitos – 16 xxx, 17 xxx or 18 xxx. Puedes utilizar números de teléfono cortos para los servicios de atención al cliente, servicios de información especiales, servicios de transporte y mucho más.

Números de teléfono gratuitos para los negocios: ¿Qué son?

Un número de teléfono gratuitos para los negocios es otra opción de obtener un número virtual. Este tipo de servicio VoIP te proporciona un número adicional que está separado del tuyo personal y es totalmente gratuito.

Tiene, con toda seguridad, muchas ventajas. Por ejemplo, elimina el proceso de tener que registrarse en un plan VoIP. No obstante, el beneficio del servicio gratuito tiene su coste. Los números de teléfono gratuito virtuales incluyen un número limitado de funciones. Tales como los mensajes de texto sobre WiFi, mensajes de voz, bloqueo de llamadas, reenvío de llamadas o identidad de la llamada.

Los teléfonos gratuitos son, por tanto un elemento positivo para compañías pequeñas, start-ups, y equipos de 10 personas o menos. Si te ajustas a la descripción, un número gratuito podría ser una buena solución temporal hasta que tu negocio empiece a crecer.

Un número gratuito puede ser también una alternativa a las líneas principales de la compañía.

Pros y contras de los números de teléfono gratuitos para negocios

Ahora, vamos a repasar los aspectos positivos y negativos que proporcionan los números gratuitos para empresas.

Pros:

A continuación presentamos una tabla de las mayores ventajas de los números gratuitos para compañías.

Precio
La mayor ventaja, indiscutiblemente, es el precio. Los números gratuitos VoIP para negocios no te cuestan nada.
Usabilidad del sistema
Como los sistemas de números de teléfono gratuitos generalmente no contienen muchas funciones, es muy fácil navegar en ellos.
Un activo para los negocios pequeños
Si acabas de comenzar una nueva start-up, un número de teléfono gratuito es un modo accesible de hacer que tu servicio parezca más profesional y consolidado.
Privacidad
Los números de teléfono gratuitos eliminan la necesidad de compartir tu número personal.

Contras:

Ahora, veamos cuales son las desventajas más significativas de los números de teléfono gratuitos para empresas.

Falta de servicios
Podría no poseer funciones vitales, proporcionar una QoS (Calidad de servicio, por sus siglas en inglés)pobre o poseer una atención al cliente no fiable.
Restricciones en el tamaño del negocio
Un número de teléfono gratuito es adecuado para equipos muy pequeños. Es beneficioso para negocios jóvenes, pero se vuelve totalmente inútil una vez que empiezan a evolucionar.
Selección limitada de complementos para los números
Los números gratuitos solo ofrecen números locales. Las herramientas como las llamadas gratuitas, números personalizados o cortos no son accesibles.
Experiencia del cliente
Existe el riesgo que los servicios de números de teléfono gratuitos generen demasiados mensajes no deseados en tu correo electrónico con una gran cantidad de ofertas de mejoras y funciones adicionales.
Compatibilidad
En absoluto, algunos sistemas de número de teléfonos gratuitos pueden tener problemas con ciertos dispositivos móviles, o podrían no ser compatibles en absoluto.

Portabilidad del número VoIP

El número de teléfono de tu compañía es crucial para que los clientes se pongan en contacto contigo. Muchos de tus clientes más fieles podrían sabérselo de memoria.

Aquí es donde la portabilidad del número demuestra ser una herramienta útil. Te permite cambiar tu número de teléfono ya consolidado de un proveedor de servicio VoIP antiguo a uno nuevo. Sin necesidad de cambiar el número. Por lo tanto, no tienes que pasar por el penoso proceso de tener que actualizar todo tu material, formularios de contacto, informar a tus clientes, etc.

Existen muchas situaciones donde tal vez necesites cambiar el proveedor, y, por lo tanto, tener que utilizar la portabilidad del número.

Por ejemplo:

  • Tu solución VoIP actual es muy cara
  • Tu sistema actual VoIP no posee funciones vitales para tu negocio
  • Tu negocio ha crecido demasiado para las capacidades del servicio actual VoIP
  • Tu solución VoIP actual no posee una calidad suficiente (p.e. falta de audio)
  • Hay falta de servicio de atención al cliente
  • Estás experimentando un trato injusto con tu proveedor actual VoIP (p.e. cuotas ocultas)

¿Cómo cambiar el número de teléfono antiguo a un nuevo sistema VoIP?

Primero, ponte en contacto con tu nuevo proveedor VoIP. Después, ambos proveedores de servicios VoIP trabajarán juntos para realizar la portabilidad del número de teléfono, asegurándose de que todo el proceso ocurra satisfactoriamente.

Importante:

Ponte siempre en contacto con antelación con tu proveedor actual e infórmales que estás planeando hacer una portabilidad de tu número de teléfono. En algunas ocasiones, los agentes rechazan una solicitud de portabilidad antes de que el proceso haya sido completado, lo que podría causar retrasos o un corte temporal.

Además, espera que la transición se haya realizado con éxito al nuevo proveedor antes de finalizar el contrato con el actual.

Consulta cómo funciona la portabilidad VoIP dentro de CloudTalk.

Guía paso a paso para configurar un número de teléfono VoIP con CloudTalk

Configurar nuestro número de teléfono virtual solo lleva unos minutos.

Así es cómo debe hacerse:

Primero, ponte en contacto con nosotros y elige tu plan de suscripción VoIP. Decide cuál se ajusta mejor a las necesidades de tu negocio.

Después, pasaremos a los pasos siguientes:

Nº1 Crear una cuenta CloudTalk

Nº2 Instalar la aplicación CloudTalk

Nº3 Activar la prueba gratuita de 14 días

Nº4 Configuración de la gestión de llamadas

Nº5 Números entrantes

Nº6 Verificación

Nº7 Elegir un número VoIP

Una vez que se hayan realizado estos pasos, puedes empezar a utilizar tu nuevo sistema VoIP en tu portátil o smartphone directamente.

Si crees que te gustaría descubrir CloudTalk con más profundidad, puedes solicitar una demo personalizada con unos de nuestros especialistas.

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