How to Get a VoIP Number – Complete Guide 2025

A VoIP phone number is no longer a luxury for established corporations. In recent years it has become an affordable tool and one that is essential for everyone who wants to succeed in a competitive market.

In fact, it is especially appealing to small and mid-size businesses (SMBs). By 2025, SMBs are likely to grow by more than 15% in the VoIP market.

A report from Blueface shows that 61% of companies switched to VoIP-based systems after their contract with landline carriers expired. 

If you are thinking about getting a VoIP number, searching for a functional solution, or simply wishing to change your current provider, keep reading. 

Dieser Leitfaden beantwortet alle Fragen zu virtuellen Telefonnummern, die Sie vielleicht haben.

Key Takeaways

• A report from Blueface shows that 61% of companies switched to VoIP-based systems after their contract with landline carriers expired.
• VoIP numbers offer helpful features like IVR, which guides callers through menu options to reach the right department, and Skill-based Routing, which automatically directs calls to the most suitable agent based on their expertise. These features streamline communication, ensuring callers are efficiently assisted and enhancing overall customer satisfaction.
• Free business phone numbers provide a cost-free option for a separate virtual line, but come with limited features like Voicemail and Call Forwarding. Ideal for small businesses or startups, they serve as a temporary solution until growth demands upgrading to paid plans for more advanced features and scalability.
• VoIP Number Porting allows businesses to keep their essential phone numbers when changing providers, avoiding the inconvenience of updating materials and informing clients. This process is crucial in high costs or inadequate service quality with the current provider.

What’s a VoIP Number: Essential or Optional?

First, let’s give a brief definition of what a VoIP number is. You may also know it as a Voice over IP number. It is a real telephone number assigned to a specific user, yet not to a specific phone line.

Of course, there are other options for how you can handle phone calls. Old-fashioned hardware phones, while familiar to most, have more disadvantages than advantages. They’re usually more expensive than VoIP numbers, require more maintenance, and restrict your mobility. 

You can also use free VoIP numbers, but as we will explore later, those are not sustainable for businesses with more than 5 to 10 employees. 

So VoIP numbers seem like a pretty good idea, right? We can’t decide for you, but generally, IP phone numbers have much more benefits than drawbacks.

Hier finden Sie einen Überblick über die Vorteile von VoIP-Nummern nach Unternehmensgröße:

• Small Businesses: If you own a “young” start-up, it’s possible you don’t have an office yet. Being able to take and make calls from anywhere at a minimal cost is, therefore a huge advantage.
• Enterprises: For big companies that need many phones and phone numbers, VoIP is a huge help. You can configure and assign virtual phone numbers to any device from a central control panel. 
• Call Centers: This type of business has a huge database of phone numbers. With VoIP, they can be easily assigned to various devices or even different users – including agents. 

Sehen Sie sich auch unseren kurzen Video-Leitfaden zu den VoIP-Grundlagen an:

Wo Sie eine VoIP-Nummer erhalten können

Um eine virtuelle Nummer zu kaufen, können Sie ein Online-Dashboard verwenden. Es gibt eine Vielzahl von VoIP-Anbietern, daher ist es wichtig, dass Sie sich auf einen bestimmten Bereich konzentrieren. Bestimmen Sie genau, was Sie suchen, und versuchen Sie, einen Anbieter zu finden, der die Anforderungen Ihres Unternehmens erfüllt.

Wenn Sie nicht nach dem Prinzip „Versuch und Irrtum“ vorgehen wollen, empfehlen wir Ihnen, alle Optionen auf dem Markt zu erkunden und anhand Ihrer Anforderungen zu entscheiden,welche Möglichkeiten der Markt bietet.

Die wichtigsten Attribute, die Sie auf Ihre Checkliste setzen sollten:

• Customer reviews 
• Level of customer support
• Available plans
• Range of features
• Pricing 

Nur ein detaillierter Überblick über die Optionen ermöglicht es Ihnen, das Werkzeug zu finden, das die meisten Ihrer Anforderungen erfüllt.

Wählen Sie eine vertrauenswürdige Lösung

Auf der Grundlage der Anforderungen Ihres Unternehmens können Sie die Optionen in die engere Wahl nehmen, die für Sie am besten geeignet erscheinen.

Es gibt jedoch ein System, das Sie auf jeden Fall in die engere Wahl ziehen sollten:CloudTalk.

We offer one of the best virtual phone services. We’re also one of the best-rated SaaS providers. Together with your new VoIP number, you will get 40+ integrations and almost 70 advanced features. 

Our software is currently powering more than 2,500 call centers and phone systems around the world. The trust we’ve earned from our loyal clients serves as proof that CloudTalk is a safe, reliable software for obtaining your VoIP number. 

Überzeugen Sie sich selbst in unseren Kundenrezensionen:

Capterra: 4.4 / 5

G2:4.3 / 5

Natürlich würden wir nicht wollen, dass Sie sich für CloudTalk entscheiden, ohne es vorher auszuprobieren.

5 Gründe, eine VoIP-Nummer zu bekommen

Schauen wir uns zunächst an, was andere Unternehmen als die wichtigsten Gründe für den Kauf einer IP-Telefonnummer ansehen.

Hier sind die 5 wichtigsten Faktoren für die VoIP-Migration laut dem Blueface Bericht:

Verlässlichkeit: 69.5%

Preis: 19%

Funktionen: 5%

Flexibilität: 4%

Skalierbarkeit: 2.5%

Da Sie nun wissen, was andere Unternehmen schätzen, lassen Sie uns einen genaueren Blick auf die 5 wichtigsten Gründe werfen, warum eine VoIP-Nummer Ihre Arbeit erleichtern wird..

#1 Es spart Geld

VoIP numbers work over the internet, which eliminates costly phone bills for long-distance and international calls. According to TechCo, making international calls via virtual phone numbers can save you up to 90% of expenses and up to 40% in the case of local calls. 

Here’s another advantage: by purchasing a VoIP number, you subscribe to a precise virtual number plan with a service provider. You, therefore, know exactly how much you will pay each month. That makes your costs predictable and steady unless you want to upgrade. 

Bei den meisten Anbietern ist zu Beginn der Laufzeit kein Vertrag erforderlich. So können Sie den Service ganz einfach und ohne weitere Hindernisse kündigen.

#2 Bietet Mobilität und Verlässlichkeit

Die besten virtuellen Telefondienste bieten ein einheitliches Anruferlebnis.

If you consider how expensive basic international calls can be, voice-over IP phone numbers offer an efficient and affordable way to connect with customers worldwide. That helps you to expand and create a multinational network. Put simply, if you want your business to cross borders, a VoIP number is a great choice for you. 

Having a VoIP number also means you need little more than a headset to conduct business. You are no longer tied down to a single location. VoIP allows you to communicate with clients from wherever you are, as long as that place has a stable internet connection. 

Sie können also Mitarbeiter aus der Ferne einstellen oder 100%ige Fernarbeit zulassen, was Ihnen eine Menge Geld sparen kann. Mietkosten, Stromrechnungen, all das gehört der Vergangenheit an.

#3 Es ist flexibel

Wenn Sie ein internes Netzwerk verwenden, können Sie nur eine begrenzte Anzahl von Telefonen zu dem bestehenden System hinzufügen. Bei VoIP-Netzwerken ist die einzige Beschränkung die Bandbreite (die maximale Datenmenge, die in einer bestimmten Zeit über die Internetverbindung übertragen wird). VoIP-Lösungen verbrauchen normalerweise nicht viel Bandbreite. Eine Verbindung mit nur 10 MB kann zum Beispiel 100 Anrufe auf einmal verarbeiten.

You’re also able to use one virtual phone number on multiple devices. Since you can assign a VoIP number to a person instead of a location, you are able to access it from any device — a laptop, tablet or whatever else. Some VoIP providers also offer smartphone applications. In CloudTalk, we have the CloudTalk Go app that serves as a remote-ready pocket-sized call center. 

Mit einer virtuellen Rufnummer können Sie Anrufeauch an andere Nummern Ihrer Wahl weiterleiten.

Another flexibility aspect of VoIP numbers comes with SIP (Session Initiation Protocol)trunking. It allows you to store and manage all communication from a single platform, providing you with a practical overview of all customer interactions. 

#4 Es steigert die Produktivität

With VoIP phone systems, businesses can save around 32 minutes on calls per day per team. Portal FinancesOnline claims that 77% of small companies report improved productivity levels due to VoIP features.

Diese Tools erleichtern die Kommunikation und die Verwaltung von Anrufen, vor allem dank der höheren Verfügbarkeit der Agenten, eines fortgeschrittenen Automatisierungsgrads und der Beseitigung sich wiederholender Aufgaben. Daher können Sie einen besseren Kundenservice bieten und höhere CSAT-Werte (Kundenzufriedenheit) erzielen.

#5 Bessere Sprachqualität

Assuming you have a stable internet connection and enough bandwidth space, calling through an IP phone number provides better voice quality than analog phones. That is because VoIP uses advanced compression technology – codecs – that digitally convert sound.

Yet, of course, nothing is spotless. Issues may occur, so make sure your provider has you covered. For example, with us, if a call quality drops below a certain level, CloudTalk automatically changes the call route in real time. That eliminates latency and jitter.

10 Funktionen, die Sie mit einer VoIP-Nummer erhalten können

VoIP systems offer more than just an efficient way of calling. Together with your virtual phone number, you get plenty of automatized features that make your everyday work easier. 

Hier sind 10 Beispiele für Tools, die Sie vielleicht nützlich finden:

• ACD (Automated Call Distribution): Efficient queue distribution of inbound calls based on all available data makes sure that callers are always directed to the most qualified agent or agent group.
• IVR (Interactive Voice Response): A menu that guides the caller through different options and makes sure they are always directed to the right department, agent or group of agents. 
• Ring groups: Makes sure that customer calls ring multiple or all agents at once. 
• Skill-based routing: Inbound calls are automatically routed to a specific agent based on their fit and skills required by the caller. 
• VIP Queues: Always give priority to customers of your choice.  
• Call recording: Automatically records all virtual phone calls.
• Call forwarding: Automatically forward your incoming calls to external mobile or landline phone numbers each time your agents are busy or unavailable during business hours.
• 3-way calling: You can easily add a third person to the line when circumstances call for it. 
• Voicemail: A storage of all unanswered phone calls. With CloudTalk, you can listen to them directly from the internet browser.
• Personalized greetings: Greetings that are played to the caller based on specific situations (outside business hours, on hold, etc.)

How to Get a VoIP Number? Your Go-To Guide

Just follow these 6 simple steps to get your virtual phone number easily:

Step 1: Identify Your Service Needs

Understand your business priorities and select features based on criteria such as price, security, reliability, and quality of service. Make sure to look for reliable customer support to help you when you need it the most.

Step 2: Choose the Right Provider and Plan

Select the best provider for your business needs; CloudTalk offers 4 plans — Starter, Essential, Expert, and Custom. The Custom Plan allows you to tailor your experience and adjust for specific preferences and requirements, ensuring you get what you need.

Step 3: Get your VoIP number

Once you’ve chosen a provider, a CSM will help you obtain your VoIP number.

This usually happens right after signing up for your chosen VoIP plan.

You can choose a local, toll-free, or international number when getting your VoIP number, or even transfer your existing phone number. Once you pick a provider, a Customer Service Manager (CSM) will assist you in getting your VoIP number.

Step 4: Configure Your VoIP System

Get started by setting up your voice-over IP phone number and configuring VoIP devices for seamless call-making and receiving. This involves tasks such as creating user extensions and setting up voicemail. Don’t worry, it’s simpler than it sounds, and you can usually handle these tasks conveniently from the dashboard.

Step 5: Deploy VoIP Software or Hardware

After configuring your VoIP system, the next step is to deploy the necessary software on your devices or set up VoIP-enabled phones based on your intended usage. Some providers may also offer convenient mobile apps, allowing you to seamlessly integrate your VoIP service with your smartphone.

Step 6: Validate Your VoIP Number

Conduct thorough testing of your VoIP number to ensure its functionality. Place a few test calls to assess sound quality and confirm that all the configured features are operating as expected. This step is crucial to guarantee a smooth and reliable communication experience for your business

Holen Sie sich erweiterte VoIP-Nummern-Add-ons mit CloudTalk

Our telephony solution offers plenty of useful additions to your default VoIP number. These tools give your company a competitive advantage over other businesses, save you money and help you acquire new customers. 

• International numbers: If your company operates in several countries, you can have a phone number for each of them. That is a huge advantage. 
• First reason: it allows customers from abroad to call you at standard local rates or free of charge. 
• Second reason: With a local phone number, you appear more trustworthy. People often don’t pick up foreign numbers.  

Nützlicher Tipp

Prüfen Sie unsere Liste der Vorwahlen für kostenlose Auslandsgespräche.

• Toll-free numbers: This type of virtual phone number enables your customers to call you for free or split the price of the call between you and the caller. With CloudTalk, you can get a green toll-free number (0800) or a blue number (0850).
• Short numbers: This tool allows you to have a five-digit phone number – 16 xxx, 17 xxx, or 18 xxx. You can use short phone numbers for customer support, special information services, transport services, and more.

Kostenlose Telefonnummern für Unternehmen: Was sind sie?

Free business phone numbers are another option to get a virtual number. This type of VoIP service gives you an additional number that is separate from your personal one and completely free of charge.

It surely does have advantages. For example, it eliminates the process of signing up for a paid VoIP plan. Yet the benefit of free service comes with its price. Free virtual phone numbers include a limited number of features. Such as text messaging over WiFi, Voicemail, Call blocking, Call forwarding, or Caller ID.  

Free business phone numbers are, therefore a good deal for small companies, start-ups, and teams of 10 or fewer people. If you fit the description, a free number may be a good temporary solution until your business grows bigger. 

Eine kostenlose Nummer kann auch eine Alternative zum Hauptanschluss des Unternehmens sein.

Vor- und Nachteile von kostenlosen Telefonnummern für Unternehmen

Lassen Sie uns nun die positiven und negativen Aspekte von kostenlosen Geschäftsnummern betrachten.

Vorteile:

Hier finden Sie eine Tabelle mit den größten Vorteilen der kostenlosen Geschäftsnummern.

Nachteile:

Werfen wir nun einen Blick auf die wichtigsten Nachteile kostenloser Telefonnummern für Unternehmen.

VoIP-Nummernportierung

Die Telefonnummer Ihres Unternehmens ist für Kunden entscheidend, um mit Ihnen in Kontakt zu treten. Viele Ihrer treuen Kunden kennen sie vielleicht sogar auswendig.

Hier erweist sich die Nummernportierung als nützliches Instrument. Sie ermöglicht es Ihnen, Ihre bereits bestehende Telefonnummer von einem alten VoIP-Dienstanbieter zu einem neuen zu portieren. Ohne dass Sie sie ändern müssen. Sie müssen also nicht mühsam alle Materialien oder Kontaktformulare aktualisieren, alle Ihre Kunden informieren usw.

Es gibt viele Szenarien, in denen Sie den Anbieter wechseln müssen, so dass die Nummernportierung auch für Sie von Nutzen sein kann.

Zum Beispiel:

• Your current VoIP solution is too expensive
• Your current VoIP system lacks features vital for your business
• Your business is overgrowing the current VoIP service capabilities
• Your current VoIP solution is of an insufficient quality (e.g. lacking audio)
• There is a lack of support from customer service
• You are experiencing an unfair treatment from the side of your current VoIP provider (e.g. hidden fees)

Wie portiert man eine alte Nummer in ein neues VoIP-System?

Wenden Sie sich zunächst an Ihren neuen VoIP-Anbieter. Danach arbeiten der neue und der alte VoIP-Anbieter zusammen, um Ihre Telefonnummer zu portieren und sicherzustellen, dass der gesamte Prozess erfolgreich verläuft.

Wichtig:

Wenden Sie sich immer im Voraus an Ihren derzeitigen Anbieter und teilen Sie ihm mit, dass Sie eine Portierung Ihrer Telefonnummer planen. Manchmal lehnen Agenten einen Portierungsantrag ab, bevor der Vorgang abgeschlossen ist, was zu Verzögerungen oder einem vorübergehenden Ausfall führen kann.

Warten Sie außerdem den erfolgreichen Wechselzu einem neuen Anbieter ab, bevor Sie den Vertrag mit Ihrem derzeitigen Anbieter kündigen.

Check out how VoIP Portability works within CloudTalk.

Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Einrichten einer VoIP-Nummer

Die Einrichtung unserer virtuellen Rufnummerdauert nur wenige Minuten.

Im Folgenden wird beschrieben, wie Sie vorgehen:

First of all, contact us and choose your VoIP subscription plan. Decide which one fits your business needs the best. 

Dann werden wir die folgenden Schritte durchführen:

#1 Erstellen eines Cloudtalk-Kontos

#2 Installing CloudTalk application

#3 Activating 14-day free trial 

#4 Anrufbearbeitung einrichten

#5 Eingehende Nummern

#6Verifizierung

#7 Auswahl der VoIP-Nummer

Sobald diese Schritte abgeschlossen sind, können Sie Ihrneues VoIP-System auf Laptop, Tablet oder Smartphone sofort nutzen.

If you feel like you would like to discover CloudTalk in greater depth, you can request a 1-on-1 demo with one of our customer success specialists.