24. Juni 2022 Blog

Was ist ein VoIP-Telefonanschluss und wie funktioniert er?

illustration VoIP-Telefonerweiterung

Wenn Ihr Unternehmen wächst, werden Sie immer mehr Mitarbeiter beschäftigen. Normalerweise ist das eine gute Sache. Wenn Sie jedoch Kommunikationsprobleme bekommen, weil Sie keine effiziente Möglichkeit haben, jemanden zu kontaktieren, wird das schnell zu einem Problem.

Eine effektive Kommunikation ist heutzutage sogar noch schwieriger, wenn zumindest einige Ihrer Mitarbeiter aus der Ferne arbeiten. Und wenn man bedenkt, dass84% der Außendienstmitarbeiter angeben, dass sie am liebsten von zu Hause aus arbeiten, ist es wichtig, eine Möglichkeit zu finden, die Kommunikation unabhängig von der Entfernung reibungslos zu gestalten.

Zum Glück gibt es eine praktische Funktion, die Ihnen helfen kann, alle Ihre Mitarbeiter unabhängig von ihrem Standort zu verbinden – Telefonerweiterungen. Lesen Sie weiter, um herauszufinden, wie sie funktionieren und wie Sie sie nutzen können, um Ihr Unternehmen zu rationalisieren.

Was ist eine VoIP-Telefonerweiterung?

Wenn Sie schon einmal ein Büro geleitet oder in einem Büro gearbeitet haben, kennen Sie vielleicht schon das Konzept einer Telefonerweiterung. Dabei handelt es sich um eine kurze, meist vierstellige Nummer, die Sie einem einzelnen Mitarbeiter, einem Raum oder einer Abteilung zuweisen können. Das bedeutet, dass jeder, der diese Nummer wählt, genau die gewünschte Person erreichen kann.

Telefonerweiterungen funktionieren wie normale Telefonleitungen, da sie mit Ihren Standardgeschäftsnummern verbunden sind. Ihr Hauptvorteil ist jedoch, dass eine Nebenstelle so viele Abteilungen oder Personen wie nötig abdecken kann, ohne dass zusätzliche Leitungen benötigt werden. Außerdem sind sie einfach praktisch.

Wenn ein Teammitglied eine bestimmte Person kontaktieren möchte, muss es nur eine kurze Nummer wählen, um sofort mit der richtigen Person verbunden zu werden. Das Gleiche gilt für Personen außerhalb Ihres Unternehmens, die einen Ihrer Mitarbeiter anrufen.

Auf diese Weise können Ihre Teammitglieder Anrufe an ihre Kollegen weiterleiten, indem sie einfach auf eine kurze interne Nummer tippen, anstatt alle Ziffern zu wählen. Das bedeutet weniger Zeitaufwand für Anrufe bei den Kollegen, weniger Fehler und eine viel reibungslosere interne Kommunikation.

Die Unterschiede zwischen einer Telefonnummer, einer Leitung und einer Nebenstelle

Sie wissen wahrscheinlich, was eine Telefonnummer ist– eine Ziffernfolge, über die Sie eine Person oder ein Unternehmen erreichen können. Eine Telefonnummer funktioniert jedoch nicht ohne eine Telefonleitung.

Im herkömmlichen Sinne bezieht sich der Begriff „Telefonleitung“ auf die Drähte des öffentlichen Telefonnetzes (Public Switched Telephone Network, PSTN), die wir auf der Straße sehen können. Wenn Sie eine Nummer wählen, wird Ihr Anruf in Form von elektrischen Impulsen durch die Drähte zum Empfänger übertragen. Normalerweise ist eine Telefonnummer mit einer einzigen Telefonleitung verbunden

Doch während das Ein-Leitungs-System für Einzelpersonen recht gut funktioniert, war es für Unternehmen ein großes Problem. Jeder Mitarbeiter brauchte eine eigene Leitung, um Anrufe zu tätigen und entgegenzunehmen, was sowohl kompliziert als auch kostspielig war.

Anruferweiterungen über eine Nebenstellenanlage (PBX) könnten Unternehmen viel Zeit und Frustration ersparen. Anstatt mehrere Telefonleitungen einrichten zu müssen, konnten sie eine einzige Telefonleitung mit verschiedenen Nebenstellen verwenden. In der Vergangenheit funktionierten diese jedoch nur in der Zentrale, wo sie weiterhin mit der Haupttelefonleitung verbunden waren. Sobald sich ein Mitarbeiter nicht mehr an seinem Arbeitsplatz befand, wurde es schwierig, ihn zu erreichen.

Mit VoIP wird dieses Problem jedoch gelöst. Anstatt die Durchwahlen nur in Ihrem Hauptbüro zu verwenden, können Sie sie so einrichten, dass sie unabhängig vom Standort an mehreren Orten funktionieren. Unabhängig davon, wie viele Büros Sie haben oder wo sie sich befinden, können Ihre Mitarbeiter jeden Benutzer erreichen, indem sie die entsprechende Durchwahl wählen.

Das macht sie zu einer idealen Lösung nicht nur für die Kommunikation im Büro, sondern auch aus der Ferne. Solange der Benutzer über eine stabile Internetverbindung verfügt, um Anrufe zu tätigen und entgegenzunehmen, verhalten sich die Nebenstellen wie vorgesehen.

Wie funktionieren Durchwahlen?

In der Regel handelt es sich bei VoIP-Durchwahlen um vierstellige Nummern, aber viele Anbieter unterstützen auch kürzere Nummern.

Dank der VoIP-Durchwahlen spielt es keine Rolle, wo sich die Mitarbeiter befinden – im Büro, zu Hause oder unterwegs. Solange sie eine stabile Internetverbindung auf ihrem Gerät haben, können sie ganz normal Anrufe tätigen und empfangen. Und selbst wenn sich der Gesprächspartner im Ausland befindet, fallen keine zusätzlichen Kosten an – VoIP-Anrufe kosten lokal und weltweit gleich viel.

Wie einfach ist es, Erweiterungen hinzuzufügen?

Wenn Sie schon einmal eine neue Telefonleitung in Ihrem Büro einrichten mussten, weil Sie eine neue Person eingestellt haben, wissen Sie, wie viel Zeit, Mühe und Geld das kostet. Glücklicherweise ist das Hinzufügen neuer VoIP-Nebenstellen viel einfacher, schneller und billiger. Besonders mit CloudTalk.

Hier sehen Sie, wie Sie eine Erweiterung innerhalb der App hinzufügen können:

  1. Suchen Sie die Registerkarte „Agent“ im Dashboard und klicken Sie oben rechts auf „Agent hinzufügen„.
  2. Fügen Sie als Nächstes den Vornamen, den Nachnamen und die E-Mail-Adresse des Agenten hinzu. Diese Namen werden zur Identifizierung des Agenten in der Anrufliste und der Liste der internen Kontakte usw. verwendet. Die E-Mail-Adressen werden für die Anmeldung, E-Mail-Benachrichtigungen und den Empfang von Sprachnachrichten verwendet.
  3. Nun können Sie die Durchwahl für den neuen Mitarbeiter einrichten. Klicken Sie auf „Möchten Sie eine Nebenstelle einrichten?„, woraufhin ein neues Feld erscheint. Hier können Sie eine beliebige vierstellige Durchwahl eintragen, die Sie für interne Anrufe verwenden möchten. Wenn Sie das Feld leer lassen, füllt CloudTalk das Feld selbst aus.
  4. Zum Schluss müssen Sie nur noch ein Kontopasswort erstellen (das Ihre Agenten später ändern können) und die Berechtigungen für sie festlegen. Das war’s, Ihre Agenten können das Konto und die Erweiterungen sofort nutzen.

Darüber hinaus können Sie in CloudTalk so viele Erweiterungen hinzufügen, wie Sie möchten. Das heißt, Sie können immer wieder neue Erweiterungen hinzufügen, wenn Ihr Unternehmen wächst.

Es ist ebenso einfach, eine Erweiterung zu löschen. Gehen Sie einfach zum Abschnitt für die Benutzerverwaltung, wählen Sie den Benutzer aus, dessen Erweiterung Sie entfernen möchten, und klicken Sie dann auf Löschen. Das System fordert Sie auf, zu bestätigen, dass Sie diese Nebenstelle von Ihrer Geschäftsnummer entfernen möchten. Das war’s.

Was sind die Vorteile von Nebenstellen?

Wenn in Ihrem Unternehmen noch nicht viele Mitarbeiter beschäftigt sind, reicht vielleicht ein einziger Telefonanschluss ohne Nebenstellen aus. Wenn jedoch die Zahl der Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen ständig wächst oder Sie eine Möglichkeit brauchen, um Mitarbeiter an anderen Standorten zu erreichen, dann sind Nebenstellen für Sie von großem Nutzen:

Es spart Zeit

Ein paar Sekunden Zeitersparnis beim Wählen einer Nummer mögen auf den ersten Blick nicht viel erscheinen. Aber wenn Sie die Zeit zusammenzählen, die Ihre gesamte Belegschaft einspart, wird der Unterschied schnell deutlich.

Es schafft ein besseres Kundenerlebnis

Wenn ein Kunde bei Ihnen anruft, sucht er in der Regel nach einer schnellen Lösung für sein Problem. Wenn Sie sie also an jemanden weiterleiten können, der ihnen so schnell wie möglich helfen kann, werden sie Ihnen dafür umso dankbarer sein.

Erleichterung der Arbeit Ihrer Mitarbeiter

Cloud Calling kann das Arbeitsleben Ihrer Mitarbeiter verbessern, da sie dank unbegrenzter Erweiterungen mehrere Geräte an dieselbe Leitung anschließen können. Wenn ein Mitarbeiter beispielsweise ein Geschäftshandy, ein privates Gerät, ein Tischtelefon im Büro und eine Softphone-App auf seinem Laptop verwendet, kann er all diese Geräte mit einer Telefonleitung verbinden und ist jederzeit erreichbar.

Und mit VoIP-Erweiterungen müssen sich die Mitarbeiter nicht mehr um die Verwaltung verschiedener Vorwahlen kümmern, wenn sie sich gegenseitig anrufen. Stattdessen genügt es, eine vierstellige Durchwahl zu wählen, um einen Kollegen zu erreichen, unabhängig davon, ob er in einer anderen Abteilung oder in einer Zweigstelle im Ausland arbeitet.

Fazit

Wenn Sie nach einer Möglichkeit suchen, die Kommunikation zwischen Ihren Teammitgliedern zu verbessern und ihre Produktivität zu steigern, sollten Sie den Einsatz von Nebenstellen in Betracht ziehen.

Anstatt viel Geld für zusätzliche Telefonleitungen auszugeben, kann Ihr Team sofort miteinander Kontakt aufnehmen. Wenn es darum geht, einen hervorragenden Kundensupport zu bieten oder Probleme blitzschnell zu lösen, werden diese gesparten Sekunden sicherlich zählen.

Und da Sie mit CloudTalk problemlos eine unbegrenzte Anzahl von Nebenstellen hinzufügen können, dauert es nur ein paar Minuten, um die Zusammenarbeit Ihres Teams zu ändern.
Melden Sie sich noch heute an, um loszulegen.