Qu’est-ce qu’une extension téléphonique VoIP et comment fonctionne-t-elle ?

À mesure que votre entreprise se développe, vous commencez à employer davantage de personnes. En général, c’est une bonne chose. Mais lorsque vous commencez à avoir des problèmes de communication parce que vous ne disposez pas d’un moyen efficace de contacter quelqu’un, cela devient rapidement un problème.

Une communication efficace est d’autant plus difficile aujourd’hui qu’il est fort probable qu’au moins certains de vos employés travaillent à distance. Et si l’on considère que 84 % des télétravailleurs disent préférer travailler à domicile, trouver un moyen de maintenir une communication fluide quelle que soit la distance est une priorité.

Heureusement, il existe une fonction pratique qui peut vous aider à connecter tous vos employés, où qu’ils se trouvent : les extensions téléphoniques. Pour savoir comment elles fonctionnent et comment vous pouvez les utiliser pour rationaliser votre activité, poursuivez votre lecture.

Qu’est-ce qu’une extension de téléphone VoIP ?

Si vous avez l’habitude de gérer ou de travailler dans un bureau, vous connaissez peut-être déjà le concept d’extension téléphonique. Il s’agit d’un numéro abrégé, généralement à quatre chiffres, que vous pouvez attribuer à un employé, une salle ou un service. Cela signifie que toute personne composant ce numéro peut contacter la personne souhaitée.

Les extensions téléphoniques fonctionnent comme des lignes téléphoniques ordinaires, puisqu’elles sont liées à vos numéros d’entreprise standard. Mais leur principal avantage est qu’une extension peut couvrir autant de départements ou de personnes que nécessaire sans devoir ajouter de lignes supplémentaires. De plus, elles sont tout simplement pratiques.

Si un membre de l’équipe souhaite contacter une personne en particulier, il lui suffit de composer un numéro abrégé pour être immédiatement mis en relation avec la bonne personne. Il en va de même pour les appels de personnes extérieures à votre entreprise à l’un de vos employés.

De cette façon, les membres de votre équipe peuvent transférer des appels à leurs collègues en appuyant simplement sur un numéro interne abrégé plutôt que de composer tous les chiffres. Cela signifie moins de temps passé à appeler les collègues, moins d’erreurs commises et une communication interne beaucoup plus fluide.

Les différences entre un numéro de téléphone, une ligne et une extension.

Vous savez probablement ce qu’est un numéro de téléphone : une séquence de chiffres qui vous permet de contacter une personne ou une entreprise. Cependant, un numéro de téléphone ne peut pas fonctionner sans une ligne téléphonique.

Au sens traditionnel, le terme « ligne téléphonique » fait référence aux fils du réseau téléphonique public commuté (RTPC) que l’on peut voir dans la rue. Lorsque vous composez un numéro, votre appel voyage sous forme d’impulsions électriques dans les fils jusqu’au destinataire. En général, un numéro de téléphone est associé à une seule ligne téléphonique.

Mais si le système à ligne unique fonctionne plutôt bien pour les utilisateurs individuels, il posait autrefois un problème majeur aux entreprises. Chaque employé devait disposer d’une ligne distincte reliée à son téléphone de bureau pour passer et recevoir des appels, ce qui était à la fois compliqué et coûteux.

Les extensions d’appel provenant d’un autocommutateur privé (PBX) pourraient faire gagner beaucoup de temps et de frustration aux entreprises. Au lieu de devoir configurer plusieurs lignes téléphoniques, ils peuvent utiliser une seule ligne téléphonique avec différentes extensions. Cependant, historiquement, ils ne fonctionnaient que dans le bureau central où ils étaient toujours connectés à la ligne téléphonique principale. Ainsi, dès qu’un employé n’est plus à son bureau, il devient difficile de le joindre.

Néanmoins, la VoIP résout ce problème. Au lieu de faire fonctionner les extensions uniquement dans votre bureau principal, vous pouvez les configurer pour qu’elles fonctionnent dans plusieurs endroits, indépendamment de leur emplacement physique. Quels que soient le nombre et l’emplacement de vos bureaux, votre personnel peut toujours joindre n’importe quel utilisateur en composant le numéro de poste approprié.

Cela en fait une solution idéale non seulement pour la communication au bureau, mais aussi à distance. Tant que l’utilisateur dispose d’une connexion Internet stable pour passer et recevoir des appels, les extensions d’appel se comporteront comme prévu.

Comment fonctionnent les extensions de téléphone ?

En général, les extensions VoIP sont des numéros à quatre chiffres, mais de nombreux fournisseurs proposent également des numéros plus courts.

Grâce aux extensions VoIP, l’endroit où se trouvent les employés – au bureau, à la maison ou en déplacement – n’a plus d’importance. Tant qu’ils disposent d’une connexion internet stable sur leur appareil, ils peuvent passer et recevoir des appels normalement. De plus, même si la personne qu’ils contactent se trouve à l’étranger, il n’y a pas de surcoût : les appels VoIP ont le même coût au niveau local et international.

Est-il facile d’ajouter des extensions ?

Si vous avez déjà dû ajouter une nouvelle ligne téléphonique à votre bureau parce que vous avez embauché une nouvelle personne, vous savez combien de temps, d’efforts et d’argent cela demande. Heureusement, l’ajout de nouvelles extensions VoIP est beaucoup plus facile, plus rapide et moins cher. En particulier avec CloudTalk.

Voici comment vous pouvez ajouter une extension dans l’application :

Accédez à l’onglet « Agent » dans le tableau de bord et cliquez sur « Ajouter un agent » dans le coin supérieur droit.
Ensuite, ajoutez le prénom, le nom et l’adresse électronique de l’agent. Leurs noms seront utilisés pour identifier l’agent dans l’historique des appels et la liste des contacts internes, etc. Les adresses électroniques, quant à elles, seront utilisées pour l’inscription, les notifications par courrier électronique et la réception des messages vocaux.
Maintenant, vous pouvez configurer l’extension pour le nouvel employé. Cliquez sur « Voulez-vous créer une extension ?« , et un nouveau champ apparaîtra. Vous pouvez y ajouter toute extension à quatre chiffres que vous souhaitez utiliser pour les appels internes. Si vous laissez le champ vide, CloudTalk le remplira automatiquement.
Enfin, il vous suffit de créer un mot de passe pour le compte (que vos agents pourront modifier ultérieurement) et définir des autorisations pour ces derniers. C’est tout, vos agents peuvent commencer à utiliser le compte et les extensions immédiatement.

De plus, vous pouvez ajouter autant d’extensions que vous le souhaitez dans CloudTalk. Cela signifie que vous pouvez continuer à ajouter de nouvelles extensions à mesure que votre entreprise se développe.

Il est tout aussi facile de supprimer une extension. Il suffit de se rendre dans la section de gestion des utilisateurs, de sélectionner l’utilisateur dont vous souhaitez supprimer l’extension, puis de cliquer sur Supprimer. Le système vous demandera de confirmer si vous souhaitez supprimer cette extension de votre numéro professionnel. C’est tout.

Quels sont les avantages des extensions ?

Si vous ne disposez pas encore d’un grand nombre de personnes travaillant dans votre entreprise, une seule ligne téléphonique sans extension peut être suffisante. Toutefois, si le nombre d’employés de votre entreprise ne cesse d’augmenter, ou si vous avez besoin d’un moyen d’atteindre les employés à distance, les extensions de téléphone auront de nombreux avantages pour vous :

Elles permettent de gagner du temps

Gagner quelques secondes à la fois lors de la composition d’un numéro peut sembler peu de chose à première vue. Mais lorsque vous additionnez le temps gagné par l’ensemble de votre personnel, la différence devient rapidement significative.

Elles créent une meilleure expérience client

Lorsqu’un client vous appelle, il cherche généralement à résoudre rapidement le problème auquel il est confronté. Par conséquent, si vous pouvez les diriger vers quelqu’un qui peut les aider le plus rapidement possible, ils vous en seront d’autant plus reconnaissants.

Il facilite le travail de vos agents

Les appels cloud peuvent améliorer la vie professionnelle de vos employés, car ils peuvent connecter plusieurs appareils à la même ligne grâce aux extensions illimitées. Par exemple, si un agent utilise un téléphone mobile professionnel, un appareil personnel, un téléphone de bureau et une application de téléphone logiciel sur son ordinateur portable, il peut relier tous ces appareils à une ligne téléphonique et être joignable à tout moment.

De plus, avec les extensions VoIP, les employés n’ont plus à se soucier de gérer différents indicatifs régionaux lorsqu’ils s’appellent les uns les autres. Au lieu de cela, il suffit de composer une extension à quatre chiffres pour joindre un collègue, qu’il se trouve dans un autre service ou qu’il travaille dans une succursale dans un autre pays.

Conclusion

Lorsque vous cherchez un moyen d’améliorer la communication entre les membres de votre équipe et d’accroître leur productivité, vous pouvez envisager d’utiliser des extensions d’appel.

Au lieu de dépenser des sommes considérables pour ajouter des lignes téléphoniques supplémentaires, votre équipe pourra se contacter immédiatement. Lorsqu’il s’agit d’offrir une assistance clientèle exceptionnelle ou de résoudre des problèmes en un clin d’œil, ces secondes gagnées compteront certainement.

Et comme CloudTalk vous permet d’ajouter facilement un nombre illimité d’extensions, il suffit de quelques minutes pour modifier la façon dont votre équipe travaille ensemble.
Enregistrez-vous aujourd’hui pour commencer.