Cum să obțineți un număr VoIP – Ghid complet 2024

Un număr de telefon VoIP nu mai este un lux pentru corporațiile consacrate. În ultimii ani, acesta a devenit un instrument accesibil și esențial pentru toți cei care doresc să aibă succes pe o piață competitivă.

De fapt, este deosebit de atrăgătoare pentru întreprinderile mici și mijlocii (IMM-uri). Până în 2025, IMM-urile vor crește probabil cu peste 15% pe piața VoIP.

Un raport al Blueface arată că 61% dintre companii au trecut la sisteme bazate pe VoIP după ce le-a expirat contractul cu operatorii de telefonie fixă.

Dacă vă gândiți să obțineți un număr VoIP, căutați o soluție funcțională sau pur și simplu doriți să vă schimbați furnizorul actual, continuați să citiți.

Acest ghid răspunde tuturor întrebărilor pe care le-ați putea avea cu privire la numerele de telefon virtuale .

Principalele concluzii

• Un raport al Blueface arată că 61% dintre companii au trecut la sisteme bazate pe VoIP după expirarea contractului cu operatorii de telefonie fixă.
• Numerele VoIP oferă funcții utile precumIVR, care ghidează apelanții prin opțiuni de meniu pentru a ajunge la departamentul potrivit, și Skill-based Routing, care direcționează automat apelurile către cel mai potrivit agent în funcție de experiența acestuia. Aceste funcții eficientizează comunicarea, asigurându-se că apelanții sunt asistați eficient și sporind satisfacția generală a clienților.
• Numerele gratuite de telefonie pentru afaceri oferă o opțiune fără costuri pentru o linie virtuală separată, dar vin cu funcții limitate, precum Mesagerie vocală și Redirecționarea apelurilor. Ideale pentru întreprinderile mici sau start-up-uri, acestea servesc ca soluție temporară până când creșterea necesită trecerea la planuri plătite pentru funcții mai avansate și scalabilitate.
• Portarea numerelor VoIP permite întreprinderilor să își păstreze numerele de telefon esențiale atunci când își schimbă furnizorii, evitând inconvenientele legate de actualizarea materialelor și informarea clienților. Acest proces este crucial în cazul costurilor ridicate sau al calității necorespunzătoare a serviciilor oferite de furnizorul actual.

Ce este un număr VoIP: Esențial sau opțional?

În primul rând, să oferim o scurtă definiție a ceea ce este un număr VoIP. Este posibil să îl cunoașteți și ca număr Voice over IP. Este un număr de telefon real atribuit unui anumit utilizator, dar nu unei anumite linii telefonice.

Desigur, există și alte opțiuni pentru gestionarea apelurilor telefonice. Telefoanele hardware de modă veche, deși familiare pentru majoritatea, au mai multe dezavantaje decât avantaje. Acestea sunt de obicei mai scumpe decât numerele VoIP, necesită mai multă întreținere și vă limitează mobilitatea.

De asemenea, puteți utiliza numere VoIP gratuite, dar, după cum vom analiza mai târziu, acestea nu sunt sustenabile pentru întreprinderile cu mai mult de 5-10 angajați.

Deci numerele VoIP par a fi o idee destul de bună, nu-i așa? Nu putem decide pentru dvs., dar, în general, numerele de telefon IP au mult mai multe beneficii decât dezavantaje.

Iată o prezentare generală a avantajelor numerelor VoIP în funcție de mărimea întreprinderii:

• Întreprinderi mici: Dacă dețineți un start-up „tânăr”, este posibil să nu aveți încă un birou. Prin urmare, posibilitatea de a prelua și de a efectua apeluri de oriunde, la un cost minim, reprezintă un avantaj imens.
• Întreprinderi: Pentru companiile mari care au nevoie de multe telefoane și numere de telefon, VoIP este un ajutor imens. Puteți configura și atribui numere de telefon virtuale oricărui dispozitiv de la un panou de control central.
• Call Centers: Acest tip de afacere are o bază de date imensă de numere de telefon. Cu VoIP, acestea pot fi atribuite cu ușurință diferitelor dispozitive sau chiar diferiților utilizatori – inclusiv agenților.

De asemenea, puteți consulta ghidul nostru video scurt despre elementele de bază ale VoIP:

Unde puteți obține un număr VoIP

Pentru a achiziționa un număr virtual, puteți utiliza un panou de control online. Există o mulțime de furnizori de servicii VoIP disponibili, astfel încât este important să vă restrângeți aria de interes. Determinați exact ceea ce căutați și încercați să alegeți un furnizor care să răspundă nevoilor afacerii dumneavoastră.

Dacă nu doriți să utilizați abordarea „încercare și eroare”, vă recomandăm să explorați toate opțiunile de pe piață și să stabiliți ce opțiuni oferă piața în funcție de cerințele dumneavoastră.

Principalele atribute pe care trebuie să le treceți pe lista de verificare:

• Recenzii ale clienților
• Nivelul de asistență pentru clienți
• Planuri disponibile
• Gama de caracteristici
• Prețuri

Numai o prezentare detaliată a opțiunilor vă va permite să obțineți instrumentul care îndeplinește majoritatea cerințelor dumneavoastră.

Alegeți o soluție de încredere

Pe baza nevoilor afacerii dvs., puteți selecta opțiunile care par a fi cele mai potrivite pentru dvs.

Cu toate acestea, există un sistem care ar trebui să facă parte din listă: CloudTalk.

Oferim unul dintre cele mai bune servicii de telefonie virtuală. De asemenea, suntem unul dintre cei mai bine cotați furnizori SaaS. Împreună cu noul dvs. număr VoIP, veți primi peste 40 de integrări și aproape 70 de funcții avansate.

Software-ul nostru alimentează în prezent mai mult de 2.500 de centre de apel și sisteme telefonice din întreaga lume. Încrederea pe care am câștigat-o de la clienții noștri fideli este o dovadă a faptului că CloudTalk este un software sigur și de încredere pentru obținerea numărului dumneavoastră VoIP.

Vedeți-o cu ochii voștri în recenziile clienților noștri:

Capterra: 4.4 / 5

G2: 4.3 / 5

Desigur, nu am vrea să alegeți CloudTalk fără să-l încercați mai întâi.

5 motive pentru a obține un număr VoIP

Să începem prin a vedea care sunt, în opinia altor companii, cele mai puternice motive pentru achiziționarea unui număr de telefon IP.

Iată 5 factori principali pentru migrarea VoIP, conform raportul Blueface:

Fiabilitate: 69,5%

Preț: 19%

Caracteristici: 5%

Flexibilitate: 4%

Scalabilitate: 2,5%

Acum că știți ce apreciază alte întreprinderi, să analizăm în detaliu primele 5 motive pentru care obținerea unui număr VoIP vă va ușura munca.

#1 Economisește bani

Numerele VoIP funcționează pe internet, ceea ce elimină facturile telefonice costisitoare pentru apelurile interurbane și internaționale. Potrivit TechCo, efectuarea de apeluri internaționale prin intermediul numerelor de telefon virtuale vă poate economisi până la 90% din cheltuieli și până la 40% în cazul apelurilor locale.

Iată un alt avantaj: prin achiziționarea unui număr VoIP, vă abonați la un plan precis de numere virtuale cu un furnizor de servicii. Prin urmare, știți exact cât veți plăti în fiecare lună. Acest lucru face ca costurile dvs. să fie previzibile și constante, cu excepția cazului în care doriți să faceți upgrade.

Majoritatea furnizorilor nu solicită un contract la începutul perioadei. Acest lucru vă permite să reziliați cu ușurință serviciul fără alte obstacole.

#2 Oferă mobilitate și fiabilitate

Cele mai bune servicii de telefonie virtuală oferă o experiență consistentă de apelare.

Dacă vă gândiți la cât de scumpe pot fi apelurile internaționale de bază, numerele de telefon voice-over IP oferă o modalitate eficientă și accesibilă de a vă conecta cu clienții din întreaga lume. Acest lucru vă ajută să vă extindeți și să creați o rețea multinațională. Mai simplu spus, dacă doriți ca afacerea dvs. să depășească granițele, un număr VoIP este o alegere excelentă pentru dvs.

Deținerea unui număr VoIP înseamnă, de asemenea, că nu aveți nevoie decât de o cască pentru a face afaceri. Nu mai sunteți legat de o singură locație. VoIP vă permite să comunicați cu clienții de oriunde v-ați afla, atâta timp cât acel loc are o conexiune stabilă la internet.

Prin urmare, puteți angaja angajați de la distanță sau puteți permite munca 100% de la distanță, ceea ce vă poate permite să economisiți o mulțime de bani. Taxele de închiriere, facturile la electricitate, toate sunt lucruri din trecut.

#3 Este flexibil

Atunci când utilizați o rețea internă, aveți un număr limitat de telefoane pe care le puteți adăuga la sistemul existent. În cazul rețelelor VoIP, singura limitare este lățimea de bandă (cantitatea maximă de date transmise prin conexiunea la internet într-un anumit timp). De obicei, soluțiile VoIP nu utilizează o lățime de bandă foarte mare. De exemplu, o conexiune de doar 10 MB poate gestiona 100 de apeluri simultan.

De asemenea, puteți utiliza un număr de telefon virtual pe mai multe dispozitive. Deoarece puteți atribui un număr VoIP unei persoane în loc de unei locații, îl puteți accesa de pe orice dispozitiv – un laptop, o tabletă sau orice altceva. Unii furnizori VoIP oferă și aplicații pentru smartphone-uri. În cazul CloudTalk, avem aplicația CloudTalk Go, care servește ca un call center de buzunar gata de funcționare de la distanță.

Cu un număr de telefon virtual, puteți, de asemenea, să redirecționați apelurile către alte numere la alegere.

Un alt aspect de flexibilitate al numerelor VoIP vine cu SIP (Session Initiation Protocol)trunking. Acesta vă permite să stocați și să gestionați toate comunicațiile de pe o singură platformă, oferindu-vă o imagine de ansamblu practică a tuturor interacțiunilor cu clienții.

#4 Crește productivitatea

Cu sistemele de telefonie VoIP, întreprinderile pot economisi aproximativ 32 de minute pe apeluri pe zi pentru fiecare echipă. Portalul FinancesOnline susține că 77% din companiile mici raportează niveluri îmbunătățite de productivitate datorită funcțiilor VoIP.

Aceste instrumente facilitează foarte mult comunicarea și gestionarea apelurilor, în special datorită disponibilității mai mari a agenților, a unui nivel avansat de automatizare și a eliminării sarcinilor repetitive. Prin urmare, puteți oferi servicii mai bune clienților și puteți obține scoruri CSAT (satisfacția clienților) mai mari.

#5 Calitate mai bună a vocii

Presupunând că dispuneți de o conexiune stabilă la internet și de spațiu suficient pentru lățimea de bandă, apelurile prin intermediul unui număr de telefon IP oferă o calitate a vocii mai bună decât cea a telefoanelor analogice. Acest lucru se datorează faptului că VoIP utilizează tehnologii avansate de compresie – codecuri – care convertesc digital sunetul.

Cu toate acestea, desigur, nimic nu este fără pată. Pot apărea probleme, așa că asigurați-vă că furnizorul dvs. vă acoperă. De exemplu, la noi, dacă calitatea unui apel scade sub un anumit nivel, CloudTalk schimbă automat ruta apelului în timp real. Acest lucru elimină latența și jitter-ul.

10 funcții pe care le puteți obține cu un număr VoIP

Sistemele VoIP oferă mai mult decât o modalitate eficientă de a efectua apeluri. Împreună cu numărul dvs. de telefon virtual, primiți o mulțime de funcții automatizate care vă ușurează munca de zi cu zi.

Iată 10 exemple de instrumente pe care le puteți găsi utile:

• ACD (distribuție automată a apelurilor): Distribuția eficientă în coada de așteptare a apelurilor primite pe baza tuturor datelor disponibile asigură că apelanții sunt întotdeauna direcționați către cel mai calificat agent sau grup de agenți.
• IVR (răspuns vocal interactiv): Un meniu care ghidează apelantul prin diferite opțiuni și se asigură că acesta este întotdeauna direcționat către departamentul, agentul sau grupul de agenți potrivit.
• Grupuri de apeluri: Asigurați-vă că apelurile clienților sună simultan la mai mulți agenți sau la toți agenții.
• Rutare bazată pe competențe: Apelurile primite sunt direcționate automat către un anumit agent în funcție de aptitudinile acestuia și de competențele solicitate de apelant.
• Cozi VIP: Acordați întotdeauna prioritate clienților aleși de dvs.
• Înregistrarea apelurilor: Înregistrează automat toate apelurile telefonice virtuale.
• Redirecționarea apelurilor: Redirecționarea automată a apelurilor primite către numere externe de telefon mobil sau fix de fiecare dată când agenții dvs. sunt ocupați sau indisponibili în timpul programului de lucru.
• Apelare în 3 direcții: Puteți adăuga cu ușurință o a treia persoană la linie atunci când circumstanțele o solicită.
• Mesagerievocală: O stocare a tuturor apelurilor telefonice fără răspuns. Cu CloudTalk, le puteți asculta direct din browserul de internet.
• Salutări personalizate: Salutări care sunt redate apelantului în funcție de situații specifice (în afara orelor de program, în așteptare etc.)

Cum să obțineți un număr VoIP? Ghidul dvs.

Urmați acești 6 pași simpli pentru a obține cu ușurință numărul dvs. de telefon virtual:

Pasul 1: Identificați-vă nevoile de servicii

Înțelegeți prioritățile afacerii dvs. și selectați caracteristici bazate pe criterii precum prețul, securitatea, fiabilitatea și calitatea serviciilor. Nu uitați să căutați un serviciu fiabil de asistență pentru clienți, care să vă ajute atunci când aveți cea mai mare nevoie de el.

Pasul 2: Alegeți furnizorul și planul potrivite

Selectați cel mai bun furnizor pentru nevoile dvs. de afaceri; CloudTalk oferă 4 planuri – Starter, Essential, Expert și Custom. Planul personalizat vă permite să vă personalizați experiența și să vă adaptați la preferințe și cerințe specifice, asigurându-vă că obțineți ceea ce aveți nevoie.

Pasul 3: Obțineți numărul VoIP

Odată ce ați ales un furnizor, un CSM vă va ajuta să obțineți numărul VoIP.

Acest lucru se întâmplă de obicei imediat după abonarea la planul VoIP ales.

Puteți alege un număr local, gratuit sau internațional atunci când vă obțineți numărul VoIP sau puteți chiar să vă transferați numărul de telefon existent. Odată ce ați ales un furnizor, un Customer Service Manager (CSM) vă va asista în obținerea numărului VoIP.

Pasul 4: Configurați sistemul VoIP

Începeți prin a vă configura numărul de telefon VoIP și a configura dispozitivele VoIP pentru efectuarea și primirea fără probleme a apelurilor. Aceasta implică sarcini precum crearea de extensii de utilizator și configurarea mesageriei vocale. Nu vă faceți griji, este mai simplu decât pare și, de obicei, vă puteți ocupa de aceste sarcini în mod convenabil din panoul de control.

Pasul 5: Implementarea software-ului sau hardware-ului VoIP

După configurarea sistemului VoIP, următorul pas este să implementați software-ul necesar pe dispozitivele dvs. sau să configurați telefoanele VoIP în funcție de utilizarea pe care o doriți. Unii furnizori pot oferi, de asemenea, aplicații mobile convenabile, permițându-vă să vă integrați perfect serviciul VoIP cu smartphone-ul dumneavoastră.

Pasul 6: Validarea numărului dvs. VoIP

Testați temeinic numărul dvs. VoIP pentru a-i asigura funcționalitatea. Efectuați câteva apeluri de test pentru a evalua calitatea sunetului și pentru a confirma că toate caracteristicile configurate funcționează conform așteptărilor. Acest pas este esențial pentru a garanta o experiență de comunicare fluentă și fiabilă pentru afacerea dvs.

Obțineți add-ons pentru numere VoIP avansate cu CloudTalk

Soluția noastră de telefonie oferă o mulțime de completări utile la numărul dvs. VoIP implicit. Aceste instrumente oferă companiei dvs. un avantaj competitiv față de alte întreprinderi, vă economisesc bani și vă ajută să dobândiți noi clienți.

• Numere internaționale: Dacă firma dvs. operează în mai multe țări, puteți avea un număr de telefon pentru fiecare dintre ele. Acesta este un avantaj uriaș.
• Primul motiv: permite clienților din străinătate să vă apeleze la tarife locale standard sau gratuit.
• Al doilea motiv: Cu un număr de telefon local, păreți mai de încredere. Deseori, oamenii nu răspund la numerele străine.

Sfat util

Consultați lista noastră de indicative de zonă pentru apeluri internaționale gratuite.

• Numere fără taxă: Acest tip de număr de telefon virtual permite clienților dvs. să vă apeleze gratuit sau să împartă prețul apelului între dvs. și apelant. Cu CloudTalk, puteți obține un număr verde gratuit (0800) sau un număr albastru (0850).
• Numere scurte: Acest instrument vă permite să aveți un număr de telefon din cinci cifre – 16 xxx, 17 xxx sau 18 xxx. Puteți utiliza numere de telefon scurte pentru asistență pentru clienți, servicii speciale de informare, servicii de transport și multe altele.

Numere de telefon gratuite pentru afaceri: Ce sunt acestea?

Numerele gratuite de telefonie pentru afaceri sunt o altă opțiune pentru a obține un număr virtual. Acest tip de serviciu VoIP vă oferă un număr suplimentar care este separat de cel personal și complet gratuit.

Cu siguranță are avantaje. De exemplu, elimină procesul de abonare la un plan VoIP plătit. Cu toate acestea, avantajul serviciului gratuit vine la pachet cu prețul său. Numerele de telefon virtuale gratuite includ un număr limitat de funcții. Cum ar fi mesageria text prin WiFi, Mesagerie vocală, Blocarea apelurilor, Redirecționarea apelurilor sau ID-ul apelantului.

Numerele gratuite de telefonie pentru afaceri sunt, prin urmare, o afacere bună pentru companiile mici, start-up-urile și echipele de cel mult 10 persoane. Dacă vă potriviți descrierii, un număr gratuit poate fi o soluție temporară bună până când afacerea dvs. crește.

Un număr gratuit poate fi, de asemenea, o alternativă la liniile principale ale companiei.

Avantaje și dezavantaje ale numerelor gratuite de telefonie pentru afaceri

Acum, să trecem în revistă aspectele pozitive și negative ale numerelor de afaceri gratuite.

Avantaje:

Iată un tabel al celor mai puternice avantaje ale numerelor gratuite de afaceri.

Cons:

Acum, să aruncăm o privire la cele mai semnificative dezavantaje ale numerelor de telefon gratuite pentru afaceri.

Portarea numerelor VoIP

Numărul de telefon al afacerii dvs. este esențial pentru ca clienții să vă contacteze. Mulți dintre clienții dvs. fideli îl pot cunoaște chiar și după minte.

Aici este momentul în care portabilitatea numerelor se dovedește a fi un instrument util. Acesta vă permite să vă transferați numărul de telefon deja stabilit de la un furnizor de servicii VoIP vechi la unul nou. Fără a fi nevoie să o modificați. Prin urmare, nu trebuie să treceți prin procesul malițios de actualizare a tuturor materialelor sau formularelor de contact, de informare a tuturor clienților dvs. etc.

Există multe scenarii în care este posibil să aveți nevoie să schimbați furnizorul și, prin urmare, este posibil să aveți nevoie de portarea numărului.

De exemplu:

• Soluția dvs. VoIP actuală este prea scumpă
• Sistemul dvs. VoIP actual nu dispune de caracteristici vitale pentru afacerea dvs.
• Afacerea dvs. depășește capacitățile actuale ale serviciului VoIP
• Soluția dvs. VoIP actuală este de o calitate insuficientă (de exemplu, lipsește audio)
• Există o lipsă de sprijin din partea serviciului pentru clienți
• Vă confruntați cu un tratament incorect din partea furnizorului dvs. VoIP actual (de exemplu, taxe ascunse)

Cum să portați un număr vechi într-un sistem VoIP nou?

În primul rând, contactați noul furnizor VoIP. Ulterior, furnizorii de servicii VoIP nou și vechi lucrează împreună pentru a transfera numărul dvs. de telefon, asigurându-se că întregul proces se desfășoară cu succes.

Important:

Contactați întotdeauna în prealabil furnizorul dvs. actual și anunțați-l că intenționați să vă portați numărul de telefon. Uneori, agenții resping o cerere de portare înainte ca procesul să fie finalizat, ceea ce poate cauza întârzieri sau o întrerupere temporară.

De asemenea, așteptați o tranziție reușită la un nou furnizor înainte de a rezilia contractul cu furnizorul actual.

Aflați cum Portabilitatea VoIP funcționează în cadrul CloudTalk.

Ghid pas cu pas pentru configurarea numărului VoIP cu CloudTalk

Configurarea numărului nostru de telefon virtual durează doar câteva minute.

Iată cum să faceți acest lucru:

Mai întâi de toate, contactați-ne și alegeți abonamentul VoIP planul de abonament. Decideți care se potrivește cel mai bine nevoilor dvs. de afaceri.

Apoi, vom parcurge următorii pași:

#1 Crearea unui cont Cloudtalk

#2 Instalarea Aplicația CloudTalk

#3 Activare 14-zi de încercare gratuită

#4 Configurarea gestionării apelurilor

#5 Numere Inbound

#6 Verificare

#7 Alegerea numărului VoIP

Odată parcurși acești pași, puteți începe imediat să utilizați noul dvs. sistem VoIP pe laptop, tabletă sau smartphone.

Dacă simțiți că ați dori să descoperiți CloudTalk mai în profunzime, puteți solicita o demonstrație 1 la 1 cu unul dintre specialiștii noștri în succesul clienților.