Como obter um número VoIP – Guia Completo 2024

Um número de telefone VoIP não é mais um luxo para corporações estabelecidas. Nos últimos anos, ela se tornou uma ferramenta acessível e essencial para todos que desejam ter sucesso em um mercado competitivo.

Na verdade, é especialmente atraente para pequenas e médias empresas (PMEs). Até 2025, as PMEs deverão crescer mais de 15% no mercado VoIP.

Um relatório da Blueface mostra que 61% das empresas mudaram para sistemas baseados em VoIP depois que o contrato com as operadoras de telefonia fixa expirou.

Se você estiver pensando em obter um número VoIP, procurando uma solução funcional ou simplesmente desejando mudar seu provedor atual, continue lendo.

Este guia responde a todas as perguntas sobre números telefônicos virtuais que você pode ter.

Principais conclusões

• Um relatório da Blueface mostra que 61% das empresas mudaram para sistemas baseados em VoIP depois que o contrato com as operadoras de telefonia fixa expirou.
• Os números VoIP oferecem recursos úteis, comoIVR, que orienta os autores das chamadas por meio de opções de menu para chegar ao departamento certo, e Skill-based Routing, que direciona automaticamente as chamadas para o agente mais adequado com base em sua experiência. Esses recursos simplificam a comunicação, garantindo que os autores das chamadas sejam atendidos com eficiência e aumentando a satisfação geral do cliente.
• Os números de telefone comerciais gratuitos oferecem uma opção sem custo para uma linha virtual separada, mas vêm com recursos limitados, como correio de voz e encaminhamento de chamadas. Ideal para pequenas empresas ou startups, eles servem como uma solução temporária até que o crescimento exija o upgrade para planos pagos para obter recursos mais avançados e escalabilidade.
• A portabilidade de números VoIP permite que as empresas mantenham seus números de telefone essenciais ao mudar de provedor, evitando a inconveniência de atualizar materiais e informar os clientes. Esse processo é crucial em caso de custos altos ou qualidade de serviço inadequada com o provedor atual.

O que é um número VoIP: Essential ou opcional?

Primeiro, vamos dar uma breve definição do que é um número VoIP. Você também pode conhecê-lo como um número de voz sobre IP. É um número de telefone real atribuído a um usuário específico, mas não a uma linha telefônica específica.

É claro que há outras opções de como você pode lidar com as chamadas telefônicas. Os telefones com hardware antigo, embora sejam familiares para a maioria, têm mais desvantagens do que vantagens. Geralmente, eles são mais caros do que os números VoIP, exigem mais manutenção e restringem sua mobilidade.

Você também pode usar números VoIP gratuitos, mas, como exploraremos mais adiante, eles não são sustentáveis para empresas com mais de 5 a 10 funcionários.

Então, os números VoIP parecem uma boa ideia, certo? Não podemos decidir por você, mas, em geral, os números de telefone IP têm muito mais vantagens do que desvantagens.

Aqui está uma visão geral das vantagens do número VoIP por tamanho do negócio:

• Pequenas empresas: se você possui uma start-up “jovem”, é possível que ainda não tenha um escritório. Portanto, poder receber e fazer chamadas de qualquer lugar a um custo mínimo é uma grande vantagem.
• Empreendimentos: para grandes empresas que precisam de muitos telefones e números de telefone, o VoIP é uma grande ajuda. Você pode configurar e atribuir números de telefone virtuais a qualquer dispositivo a partir de um painel de controle central.
• Call Centers: esse tipo de negócio possui um enorme banco de dados de números de telefone. Com o VoIP, eles podem ser facilmente atribuídos a vários dispositivos ou até mesmo a diferentes usuários – incluindo atendentes.

Você também pode conferir nosso breve guia em vídeo sobre os fundamentos do VoIP:

Onde você pode obter um número VoIP

Para comprar um número virtual, você pode usar um dashboard online. Existem muitos provedores de serviços VoIP disponíveis, por isso é importante restringir seu foco. Determine exatamente o que você está procurando e tente escolher um provedor que atenda às necessidades da sua empresa.

Se você não quiser usar a abordagem de “tentativa e erro”, recomendamos que você explore todas as opções do mercado e escolha quais opções o mercado oferece com base nas suas necessidades.

Principais atributos que você deve colocar em sua checklist:

• Análises de clientes
• Nível de suporte ao cliente
• Planos disponíveis
• Gama de recursos
• Preço

Somente uma visão detalhada das opções permitirá que você obtenha a ferramenta que atende à maioria dos seus requisitos.

Escolha uma solução confiável

Com base nas necessidades da sua empresa, você pode selecionar as opções que parecem ser as mais adequadas para você.

Há um sistema, porém, que definitivamente atende a todos os requisitos: CloudTalk.

Oferecemos um dos melhores serviços de telefonia virtual. Também somos um dos provedores de SaaS mais bem avaliados. Junto com seu novo número VoIP, você terá mais de 40 integrações e quase 70 recursos avançados.

Atualmente, nosso software alimenta mais de 2.500 centrais de atendimento e sistemas telefônicos em todo o mundo. A confiança que conquistamos de nossos clientes fiéis serve como prova de que o CloudTalk é um software seguro e confiável para obter seu número VoIP.

Veja você mesmo em nossas avaliações de clientes:

Capterra: 4.4 / 5

G2:4.3 / 5

É claro que não gostaríamos que você escolhesse o CloudTalk sem experimentá-lo primeiro.

5 motivos para ter um número VoIP

Vamos começar vendo o que outras empresas consideram os motivos mais fortes para comprar um número de telefone IP.

Aqui estão os 5 principais fatores para a migração de VoIP, de acordo com o relatório da relatório da Blueface:

Confiabilidade: 69.5%

Preço: 19%

Recursos: 5%

Flexibilidade: 4%

Escalabilidade: 2.5%

Agora que você sabe o que outras empresas valorizam, vamos dar uma olhada nos 5 principais motivos pelos quais obter um número VoIP facilitará seu trabalho.

1 – Economiza dinheiro

Os números VoIP funcionam pela internet, o que elimina as dispendiosas contas telefônicas para chamadas de longa distância e internacionais. De acordo com a TechCofazer chamadas internacionais por meio de números de telefone virtuais pode fazer com que você economize até 90% das despesas e até 40% no caso de chamadas locais.

Aqui está outra vantagem: ao adquirir um número VoIP, você assina um plano de número virtual preciso com um provedor de serviços. Você, portanto, sabe exatamente quanto pagará a cada mês. Isso torna seus custos previsíveis e estáveis, a menos que você queira fazer upgrade.

A maioria dos provedores não exige um contrato no início do prazo. Ele permite que você encerre facilmente o serviço sem obstáculos.

2 – Oferece mobilidade e confiabilidade

Os melhores serviços de telefonia virtual oferecem uma experiência de chamada consistente.

Se você considerar que as chamadas internacionais básicas podem ser muito caras, os números de telefone IP com voz sobre IP oferecem uma maneira eficiente e econômica de se conectar com clientes em todo o mundo. Isso ajuda você a expandir e criar uma rede multinacional. Simplificando, se você deseja que seu negócio ultrapasse fronteiras, um número VoIP é uma ótima opção para você.

Ter um número VoIP também significa que você precisa de pouco mais do que um fone de ouvido para realizar negócios. Você não está mais preso a um único local. VoIP permite que você se comunique com clientes de onde você estiver, desde que o local tenha uma conexão de internet estável.

Você pode, portanto, contratar funcionários remotos ou permitir 100% de trabalho remoto, o que pode economizar muito dinheiro. Taxas de aluguel, contas de luz… são coisas do passado.

3 – É flexível

Ao usar uma rede interna, você tem uma quantidade limitada de telefones que pode adicionar ao sistema existente. Com as redes VoIP, a única limitação é a largura de banda (a quantidade máxima de dados transmitidos pela conexão com a internet em um horário específico). As soluções VoIP geralmente não usam muita largura de banda. Por exemplo, uma conexão de apenas 10 MB pode lidar com 100 chamadas de uma só vez.

Você também pode usar um número de telefone virtual em vários dispositivos. Como você pode atribuir um número VoIP a uma pessoa em vez de a um local, é possível acessá-lo de qualquer dispositivo – um laptop, tablet ou qualquer outro. Alguns provedores VoIP também oferecem aplicativos para smartphones. No CloudTalk, temos o aplicativo CloudTalk Go que funciona como uma central de atendimento de bolso pronta para uso remoto.

Com um número de telefone virtual, você também pode encaminhar chamadas para outros números de sua escolha.

Outro aspecto de flexibilidade dos números VoIP vem com o entroncamento SIP (Session Initiation Protocol). Ele permite que você armazene e gerencie todas as comunicações em uma única plataforma, fornecendo uma visão geral prática de todas as interações com os clientes.

4 – Aumenta a produtividade

Com os sistemas telefônicos VoIP, as empresas podem economizar cerca de 32 minutos em chamadas por dia, por equipe. O Portal FinancesOnline afirma que 77% das pequenas empresas relatam níveis de produtividade melhorados devido aos recursos VoIP.

Essas ferramentas facilitam muito a comunicação e o gerenciamento de chamadas, principalmente graças à maior disponibilidade dos atendentes, ao nível avançado de automação e à eliminação de tarefas repetitivas. Portanto, você pode fornecer um melhor atendimento ao cliente e obter pontuações mais altas de CSAT (satisfação do cliente).

5 – Melhor qualidade de voz

Supondo que você tenha uma conexão estável com a Internet e espaço suficiente de largura de banda, as chamadas por meio de um número de telefone IP oferecem melhor qualidade de voz do que os telefones analógicos. Isso ocorre porque o VoIP usa tecnologia de compressão avançada – codecs – que convertem digitalmente o som.

No entanto, é claro, nada é imaculado. Podem ocorrer problemas, portanto, certifique-se de que seu provedor pode ajudá-lo. Por exemplo, conosco, se a qualidade da chamada cair abaixo de um determinado nível, o CloudTalk altera automaticamente a rota da chamada em tempo real. Isso elimina a latência e o jitter.

10 recursos que você pode obter com o número VoIP

Os sistemas VoIP oferecem mais do que apenas uma forma eficiente de fazer chamadas. Juntamente com o seu número de telefone virtual, você obtém vários recursos automatizados que facilitam o seu trabalho diário.

Aqui estão 10 exemplos de ferramentas que você pode achar úteis:

• DAC (Distribuição Automática de Chamadas): a distribuição eficiente da fila de chamadas receptivas com base em todos os dados disponíveis garante que quem ligou seja sempre direcionado para o atendente ou grupo de atendentes mais qualificado.
• URA (Unidade de resposta audível): um menu que orienta quem ligou através de diferentes opções e garante que ele seja sempre direcionado ao departamento, atendente ou grupo de atendentes correto.
• Grupos de Toque: garante que as chamadas dos clientes toquem para vários ou todos os atendentes de uma só vez.
• Roteamento baseado em habilidades: as chamadas receptivas são roteadas automaticamente para um atendente específico com base em sua adequação e habilidades exigidas por quem ligou.
• Filas VIP: Sempre dê prioridade aos clientes que você escolher.
• Gravação de chamadas: grava automaticamente todas as chamadas telefônicas virtuais.
• Encaminhamento de chamadas: Encaminhe automaticamente as chamadas recebidas para números de telefone fixo ou mobile externos sempre que seus agentes estiverem ocupados ou indisponíveis durante o horário comercial.
• Chamada de três vias: Você pode adicionar facilmente uma terceira pessoa à linha quando as circunstâncias exigirem.
• Mensagem de voz: um armazenamento de todas as chamadas telefônicas não atendidas. Com CloudTalk, você pode ouvi-las diretamente do navegador de internet.
• Saudações personalizadas: Saudações que são reproduzidas para o autor da chamada com base em situações específicas (fora do horário comercial, em espera, etc.)

Como obter um número VoIP? Seu guia de referência

Basta seguir estas 6 etapas simples para obter seu número de telefone virtual facilmente:

Etapa 1: Identificar suas necessidades de serviço

Entenda as prioridades de sua empresa e selecione os recursos com base em critérios como preço, segurança, confiabilidade e qualidade do serviço. Certifique-se de procurar um suporte ao cliente confiável para ajudá-lo quando você mais precisar.

Etapa 2: Escolha o provedor e o plano certos

Selecione o melhor provedor para as necessidades de sua empresa; o CloudTalk oferece 4 planos – Starter, Essential, Expert e Custom. O plano personalizado permite que você personalize sua experiência e se ajuste a preferências e requisitos específicos, garantindo que você obtenha o que precisa.

Etapa 3: obtenha seu número VoIP

Depois de escolher um provedor, um CSM ajudará você a obter seu número VoIP.

Isso geralmente acontece logo após a assinatura do plano VoIP que você escolheu.

Você pode escolher um número local, gratuito ou internacional ao obter seu número VoIP, ou até mesmo transferir seu número de telefone existente. Depois que você escolher um provedor, um gerente de atendimento ao cliente (CSM) o ajudará a obter seu número VoIP.

Etapa 4: Configure seu sistema VoIP

Comece definindo seu número de telefone de voz sobre IP e configurando dispositivos VoIP para fazer e receber chamadas sem interrupções. Isso envolve tarefas como a criação de extensões de usuário e a configuração do correio de voz. Não se preocupe, é mais simples do que parece e, em geral, você pode realizar essas tarefas de forma conveniente no painel.

Etapa 5: implantar software ou hardware de VoIP

Depois de configurar seu sistema VoIP, a próxima etapa é implantar o software necessário em seus dispositivos ou configurar telefones habilitados para VoIP com base no uso que você pretende fazer. Alguns provedores também podem oferecer aplicativos mobile convenientes, permitindo que você integre perfeitamente seu serviço VoIP ao seu smartphone.

Etapa 6: Valide seu número VoIP

Realize testes completos do seu número VoIP para garantir sua funcionalidade. Faça algumas chamadas de teste para avaliar a qualidade do som e confirmar se todos os recursos configurados estão funcionando conforme o esperado. Essa etapa é fundamental para garantir uma experiência de comunicação tranquila e confiável para sua empresa

Obtenha complementos avançados de número VoIP com o CloudTalk

Nossa solução de telefonia oferece muitas adições úteis ao seu número VoIP padrão. Essas ferramentas dão à sua empresa uma vantagem competitiva sobre outras empresas, economizam dinheiro e ajudam você a conquistar novos clientes.

• Números internacionais: se a sua empresa opera em vários países, você pode ter um número de telefone para cada um deles. Essa é uma grande vantagem.
• Primeiro motivo: permite que os clientes do exterior liguem para você com tarifas locais padrão ou gratuitamente.
• Segundo motivo: com um número de telefone local, você parece mais confiável. As pessoas geralmente não atendem a números estrangeiros.

Dicas úteis

Confira nossa lista de códigos de área para chamadas internacionais gratuitas.

• Toll-free numbers: esse tipo de número de telefone virtual permite que seus clientes liguem para você gratuitamente ou divida o preço da ligação entre você e quem ligou. Com o CloudTalk, você pode obter um número gratuito verde (0800) ou um número azul (0850).
• Números curtos: Essa ferramenta permite que você tenha um número de telefone de cinco dígitos – 16 xxx, 17 xxx ou 18 xxx. Você pode usar números de telefone curtos para suporte ao cliente, serviços de informações especiais, serviços de transporte e muito mais.

Números de telefone gratuitos para empresas: o que são?

Números de telefone comerciais gratuitos são outra opção para obter um número virtual. Este tipo de serviço VoIP lhe dá um número adicional separado dos seus funcionários e totalmente gratuito.

Com certeza tem vantagens. Por exemplo, elimina o processo de assinatura de um plano VoIP pago. No entanto, o benefício do serviço gratuito tem seu preço. Os números de telefone virtuais gratuitos incluem um número limitado de recursos. Por exemplo, mensagens de texto por WiFi, correio de voz, bloqueio de chamadas, encaminhamento de chamadas ou identificação de chamadas.

Os números de telefone comerciais gratuitos são, portanto, um bom negócio para pequenas empresas, start-ups e equipes de 10 ou menos pessoas. Se você se encaixa na descrição, um número gratuito pode ser uma boa solução temporária até que seu negócio cresça.

Um número gratuito também pode ser uma alternativa às principais linhas da empresa.

Prós e contras de números telefônicos comerciais gratuitos

Agora, vamos rever os pontos positivos e negativos que vêm com os números comerciais gratuitos.

Prós:

Aqui está uma tabela das vantagens mais fortes dos números comerciais gratuitos.

Contras:

Agora, vamos dar uma olhada nas desvantagens mais significativas dos números de telefone comerciais gratuitos.

Portabilidade de número VoIP

Seu número de telefone comercial é crucial para que os clientes entrem em contato com você. Muitos dos seus clientes fiéis podem até saber o número de cor.

Aqui é onde a portabilidade numérica se mostra uma ferramenta útil. Ela permite que você transfira seu número de telefone já estabelecido de um provedor de serviços VoIP antigo para um novo. Sem a necessidade de alterá-lo. Portanto, você não precisa passar pelo processo malicioso de atualizar todos os materiais ou formulários de contato, informar todos os seus clientes, etc.

Existem muitos cenários em que você pode precisar alterar um provedor, portanto, também pode usar a portabilidade de números.

Por exemplo:

• Sua solução VoIP atual é muito cara
• Seu sistema VoIP atual carece de recursos vitais para o seu negócio
• Sua empresa está superando as atuais capacidades do serviço VoIP
• Sua solução VoIP atual é de qualidade insuficiente (por exemplo, falta de áudio)
• Há uma falta de suporte do atendimento ao cliente
• Você está recebendo um tratamento injusto por parte do seu provedor VoIP atual (por exemplo, taxas escondidas)

Como fazer a portabilidade do número antigo para um novo sistema VoIP?

Primeiro, entre em contato com seu novo provedor VoIP. Depois, novos e antigos provedores de serviços VoIP trabalham juntos para realizar a portabilidade do seu número de telefone, garantindo que todo o processo ocorra com sucesso.

Importante:

Sempre entre em contato com seu provedor atual com antecedência e informe-o de que você planeja realizar a portabilidade do seu número de telefone. Às vezes, os atendentes rejeitam uma solicitação de portabilidade antes que o processo seja concluído, o que pode causar atrasos ou uma interrupção temporária.

Além disso, aguarde uma transição bem-sucedida para um novo provedor antes de rescindir o contrato com o atual.

Confira como a portabilidade VoIP funciona no CloudTalk.

Guia passo a passo sobre como configurar o número VoIP com o CloudTalk

A configuração do seu número de telefone virtual leva apenas alguns minutos.

Aqui está como fazer:

Em primeiro lugar, entre em contato conosco e escolha seu plano de assinatura VoIP para você. Decida qual deles se adapta melhor às necessidades do seu negócio.

Em seguida, seguiremos os seguintes passos:

1- Criando uma conta CloudTalk

2 – Instalando o aplicativo CloudTalk

#3 Ativação 14-teste gratuito de um dia

4 – Configuração de tratamento de chamadas

5 – Números receptivos

6 – Verificação

7 – Escolhendo o número VoIP

Depois que essas etapas forem concluídas, você poderá começar a usar seu novo sistema VoIP no laptop, tablet ou smartphone imediatamente.

Se você acha que gostaria de conhecer o CloudTalk com mais profundidade, pode solicitar uma demo individual com um de nossos especialistas em sucesso do cliente.