O futuro da comunicação: Números VoIP e como eles funcionam

De acordo com as pesquisas internas da Telzio, uma empresa média pode economizar entre 30 e 50% dos custos ao mudar para o VoIP. Um número VoIP oferece uma combinação de flexibilidade, economia e funcionalidades avançadas.

Diferentemente das linhas telefônicas tradicionais, o VoIP usa a Internet para permitir chamadas de qualquer dispositivo com acesso à Internet, melhorando sua conectividade sem amarrar você.

Se você gosta de ver esses tipos de números para sua empresa, continue lendo!

Principais conclusões:

• Os números VoIP oferecem flexibilidade e economia de custos, permitindo que você faça chamadas de qualquer lugar com uma conexão à Internet. Não há limites geográficos ou custos adicionais.
• Os números de VoIP podem incluir opções de ligação gratuita e de vaidade para você marcar…
• Se você estiver preocupado com a segurança dos números VoIP e quiser cumprir as normas legais, escolha um provedor que use criptografia, métodos de login seguros e atualize regularmente o software.

O que é um Número VoIP?

Um número VoIP funciona como um número de telefone comum, mas usa uma conexão com a Internet para operar. Ao contrário dos números tradicionais, que estão vinculados a um local fixo, os números de voz sobre IP estão vinculados ao usuário. Isso significa que você pode usar seu número de qualquer lugar por meio de qualquer aplicativo de telefone VoIP compatível com dispositivos mobile e computadores.

VoIP vs. telefone fixo

O VoIP usa a tecnologia da Internet para fazer chamadas, oferecendo custos mais baixos, recursos avançados, como chamadas de vídeo e mensagens, e a flexibilidade de fazer chamadas de vários dispositivos em qualquer lugar com conexão à Internet.

Os telefones fixos tradicionais dependem da infraestrutura de fios de cobre. Eles são conhecidos por sua confiabilidade e qualidade consistente, mas tendem a ser mais caros, especialmente para chamadas de longa distância, e oferecem menos recursos avançados.

Embora o VoIP seja ótimo para o crescimento e o trabalho com ferramentas digitais, os telefones fixos continuam sendo uma boa opção para quem deseja fazer chamadas simples e confiáveis sem depender da Internet.

Saiba mais sobre a comparação entre VoIP e telefone fixo.

Como funciona o número VoIP?

A tecnologia VoIP funciona transformando dispositivos orientados por dados, como um computador ou um tablet, em telefones dos quais você pode fazer chamadas. Um número VoIP é, portanto, um número virtual e você precisa de acesso estável à Internet para usá-lo.

Uma vez configurado, você pode iniciar chamadas de saída e receber chamadas de entrada pela Internet ou pela rede VoIP, ignorando a rede telefônica pública comutada (PSTN) convencional que opera por meio de linhas telefônicas.

Com os números de telefone VoIP, você também ganha a flexibilidade de iniciar chamadas em todo o mundo sem custos adicionais. Ao aproveitar soluções como o CloudTalk, que fornece 160+ números internacionais, você pode otimizar a comunicação da sua empresa sem barreiras geográficas.

Tipos de números VoIP

Uma vantagem significativa do VoIP é a capacidade de usar diferentes tipos de números. Cada tipo oferece benefícios exclusivos, atendendo a diferentes estratégias de negócios, modelos operacionais e abordagens de envolvimento do cliente.

A seguir, você verá mais detalhadamente esses tipos:

1. Números VoIP fixos (geográficos)

Esses números estão associados a uma localização geográfica específica ou a um código de área, como +1 para os EUA ou +44 para o Reino Unido. Eles são ideais para empresas ou indivíduos que desejam manter uma presença local em uma determinada cidade, região ou país.

Ao fazer com que sua empresa pareça local e de fácil acesso, os clientes sentem que estão lidando com alguém de sua região, o que aumenta a confiança deles em você.

Um exemplo seria uma agência imobiliária em Los Angeles que usa um número VoIP fixo com um código de área de LA para reforçar sua presença no mercado local, mesmo que seus agentes operem em locais diferentes.

2. Números VoIP não fixos (não geográficos)

Esses números VoIP não estão vinculados a uma localização geográfica específica. Eles oferecem flexibilidade para empresas e indivíduos que operam em escala nacional ou global. Você pode ter certeza de que seu número de contato permanecerá consistente, independentemente de onde você ou sua empresa se mudarem. Os números locais também fazem com que você economize dinheiro ao reduzir as tarifas de longa distância.

Por exemplo, um representante de vendas que viaja com frequência pode usar um número não geográfico para garantir que os clientes possam entrar em contato com ele em qualquer lugar, sem a necessidade de alterar as informações de contato.

3. Números de ligação gratuita

Os números gratuitos permitem que os chamadores entrem em contato com as empresas sem serem cobrados pela chamada, independentemente da localização do chamador.

Em geral, esses números começam com prefixos como 800, 888, 877 nos EUA ou 0800 ou 0808 no Reino Unido.

Você pode usar esses números se quiser oferecer suporte ou serviços aos seus clientes sem cobrar nada de quem liga. Dessa forma, você minimiza a relutância do cliente em fazer uma chamada.

Um centro de suporte ao cliente de abrangência nacional geralmente usa um número gratuito para incentivar os clientes de qualquer lugar do país a ligar para fazer perguntas ou resolver problemas sem se preocupar com tarifas de longa distância.

4. Números de vaidade

Os Vanity numbers soletram uma palavra ou frase no teclado de discagem ou apresentam uma sequência de números fácil de lembrar. Geralmente são usados para fins de marca ou marketing.

Quando você deseja aumentar o reconhecimento e a lembrança da sua marca entre o público-alvo, um número personalizado é uma alternativa memorável aos dígitos aleatórios, o que o torna uma poderosa ferramenta de marketing.

Por exemplo, um serviço de entrega de flores utiliza o número 1-800-FLOWERS como seu número personalizado, o que facilita para os clientes lembrarem e entrarem em contato com a empresa quando quiserem encomendar flores.

4 Benefícios de um número VOIP

Um número VoIP é especialmente atraente para empresas de pequeno e médio porte (SMBs). Até 2025, as PMEs deverão crescer mais de 15% no mercado VoIP. Um relatório da Blueface mostra que 61% das empresas já mudaram para um sistema baseado em VoIP depois que o contrato com as operadoras de telefonia fixa expirou.

Os principais benefícios dos números de telefone VoIP:

#1 Economizar custos

O aproveitamento da tecnologia VoIP se traduz em reduções substanciais de custos. Ao usar a Internet para comunicação de voz, você ignora as infraestruturas de telecomunicações tradicionais e reduz o custo das chamadas internacionais e de longa distância.

Uma startup, por exemplo, pode então alocar os fundos economizados com a redução dos custos de comunicação para iniciativas de inovação e crescimento.


Você pode sofrer, como o PlanRadar, com as limitações dos números de telefone fixo, a falta de números de telefone internacionais para os países desejados e a baixa qualidade das chamadas. A CloudTalk forneceu à PlanRadar uma solução VoIP personalizada e flexível que transformou a comunicação da PlanRadar e a ajudou a atingir suas metas. Eles observaram um aumento de 70% na eficiência do atendimento de chamadas e um aumento de 20% na produtividade da equipe, o que levou a um crescimento impressionante de 122% no volume de chamadas.

#2 Abrace a flexibilidade

A flexibilidade inerente do VoIP permite que você faça e receba chamadas de qualquer lugar do mundo em qualquer dispositivo habilitado para a Internet, como smartphones, laptops ou aparelhos VoIP.

As equipes de vendas podem permanecer conectadas com os clientes e com o escritório, independentemente de estarem trabalhando em casa, em trânsito ou no local do cliente, garantindo que nenhuma oportunidade seja perdida.

Uma empresa com uma força de trabalho global que usa o VoIP para oferecer acordos de trabalho flexíveis pode atrair os melhores talentos de todo o mundo.

#3 Utilizar recursos avançados

Além disso, a tecnologia VoIP vem com recursos avançados, como encaminhamento de chamadas, correio de voz para e-mail e transcrição de chamadas com IA, o que pode melhorar a produtividade e a colaboração. Uma empresa multinacional pode utilizar a conferência on-line para realizar reuniões regulares em vários continentes, melhorando a colaboração e reduzindo os custos de viagem.

#4 Suporte ao crescimento com escalabilidade

À medida que sua empresa evolui, o mesmo acontece com suas necessidades de comunicação. Os serviços de VoIP são facilmente dimensionados para acomodar o crescimento, permitindo que você adicione ou remova linhas e serviços sem mudanças complexas na infraestrutura.

Por exemplo, uma empresa de comércio eletrônico em rápida expansão pode adicionar sem esforço novas linhas de atendimento ao cliente durante as épocas de pico de compras.
Um estudo realizado pela McKinsey constatou que a falta de soluções de software escalonáveis pode custar às empresas entre 8% e 28% em perdas de receita.

• Aumente o envolvimento do cliente

O VoIP aprimora as interações com os clientes por meio de roteamento sofisticado de chamadas, resposta interativa de voz (IVR) e mensagens personalizadas em espera, garantindo que as consultas dos clientes sejam tratadas com eficiência e profissionalismo.

Uma empresa de varejo, por exemplo, implementa um sistema IVR para encaminhar as chamadas dos clientes para o departamento apropriado, reduzindo o tempo de espera e aumentando a satisfação do cliente.

• Utilize os recursos de integração

A capacidade de integração com uma ampla gama de aplicativos de negócios e sistemas de CRM significa que o VoIP pode simplificar as operações de negócios, melhorar o gerenciamento de dados e aprimorar as interações com os clientes.

Um provedor de serviços de saúde, por exemplo, pode integrar seu sistema VoIP ao software de gerenciamento de pacientes para agilizar o agendamento de consultas, os lembretes e os acompanhamentos.

Como obter um número VOIP

A configuração de números VoIP é simples e, muitas vezes, mais barata do que os números de telefone tradicionais. A maioria dos sistemas VoIP é gerenciada fora do local, reduzindo ou eliminando a necessidade de equipamentos em suas instalações.

Veja como você pode fazer isso em 6 etapas detalhadas:

Etapa 1: Identifique as necessidades de sua empresa

Avalie o que sua empresa realmente precisa em seu sistema de comunicação. Considere a importância da relação custo-benefício, medidas de segurança robustas, confiabilidade consistente e serviço de alta qualidade.

Verifique as avaliações on-line sobre a qualidade do suporte ao cliente dos vários provedores. O CloudTalk, por exemplo, é conhecido por um tempo de resposta de menos de um minuto.

Etapa 2: Selecione o provedor e o plano ideais

Pesquise e escolha um provedor que se alinhe às suas necessidades específicas.

Por exemplo, empresas como a CloudTalk oferecem vários planos para atender a diferentes tamanhos e necessidades de negócios. Um plano personalizado é particularmente útil para empresas com demandas exclusivas, pois permite uma configuração mais personalizada.

Etapa 3: Adquira seu número VoIP

Depois de escolher um provedor, você trabalhará com um gerente de sucesso do cliente (CSM) que o orientará no processo de obtenção do seu número VoIP. Essa etapa geralmente acontece rapidamente depois que você se compromete com um plano, permitindo uma transição rápida para as comunicações VoIP. Você pode adquirir um novo número VoIP ou, se quiser manter seu número de telefone atual, escolher um provedor que ofereça portabilidade de número.

Etapa 4: Configure sua instalação de VoIP

Com o seu número VoIP em mãos, o próximo passo é configurar o sistema. Configure seu novo número de telefone VoIP e verifique se seus dispositivos estão prontos para fazer e receber chamadas. Essa etapa é fundamental para que você possa usar toda a gama de funções de VoIP.

Etapa 5: Implemente o software ou hardware necessário

Implemente o software VoIP em todos os seus dispositivos ou instale telefones habilitados para VoIP, conforme necessário. Muitos provedores também oferecem aplicativos mobile, facilitando a integração da funcionalidade de VoIP ao seu uso mobile diário.

Etapa 6: Teste e valide sua configuração

Por fim, teste exaustivamente seu novo número e sistema VoIP. Faça várias chamadas de teste para verificar a clareza do som e a funcionalidade de quaisquer recursos especiais que você tenha configurado. A fase de testes garante que as comunicações da sua empresa serão executadas de forma suave e eficiente.

Segurança e conformidade de números VoIP

Como todas as tecnologias conectadas à Internet, o VoIP é vulnerável ao uso indevido por criminosos cibernéticos e fraudadores que pretendem prejudicar sua empresa.

Os invasores que invadem seu sistema telefônico podem ouvir conversas, acumular grandes contas telefônicas ou roubar dados importantes sobre sua empresa e seus clientes. O dano não termina aí; eles podem usar as informações roubadas para imitar a sua empresa ou exigir um resgate ameaçando vazar detalhes confidenciais.

A boa notícia é que é possível proteger suas chamadas e dados por meio de práticas básicas de segurança cibernética.

Veja como as empresas podem enfrentar esses desafios:

#1 Criptografia e conexões seguras

Utilize criptografia de ponta a ponta em todas as chamadas VoIP para proteger os dados contra interceptação. Ele protegerá suas informações confidenciais contra invasões cibernéticas. Caso sua comunicação seja interceptada, a criptografia robusta a torna indecifrável para os invasores.

#2 Métodos de autenticação fortes

Implemente protocolos de autenticação robustos para acessar sistemas VoIP. Garanta a criação de senhas fortes e exclusivas para cada dispositivo conectado ao seu sistema VoIP. A autenticação multifatorial (MFA) adiciona uma camada extra de segurança, reduzindo significativamente o risco de acesso não autorizado.

#3 Atualizações regulares de software

Manter as atualizações mais recentes de todos os softwares e ferramentas utilizados. Os provedores de serviços de VoIP se esforçam diligentemente para proteger as informações armazenadas e transmitidas em suas plataformas contra ameaças cibernéticas. Várias funções de segurança são implementadas no sistema, que são constantemente avaliadas para descobrir possíveis falhas de segurança. A manutenção e as atualizações regulares ajudam a proteger seu sistema contra novas ameaças.

#4 Conformidade com os regulamentos

Mantenha-se informado sobre os regulamentos de uso de VoIP, como o GDPR na Europa para proteção de dados e o TCPA nos EUA para práticas de telemarketing. Garantir a conformidade ajuda a evitar penalidades legais e aumenta a confiança do cliente.

#5 Infraestrutura de rede segura

Proteja sua rede com firewalls, programas antivírus e sistemas de detecção de intrusão. Realize avaliações frequentes da segurança de sua rede para identificar e corrigir vulnerabilidades.

#6 Treinamento e conscientização dos funcionários

Eduque a sua equipe sobre fraudes de VoIP, ataques DDoS e esquemas de Vishing que podem comprometer o seu sistema de VoIP. Funcionários bem informados têm menos probabilidade de expor inadvertidamente seu sistema a riscos.

Conclusão

A escalabilidade do VoIP garante que ele possa crescer com a sua empresa, adaptando-se às necessidades em constante mudança sem a necessidade de atualizações caras de hardware. Com sua combinação de eficiência, versatilidade e custo-benefício, a tecnologia VoIP é um investimento estratégico para qualquer organização que queira otimizar sua infraestrutura de comunicação.