Framtiden för kommunikation: VoIP-nummer och hur de fungerar

Enligt Telzios interna undersökningar kan ett genomsnittligt företag spara mellan 30 och 50 % av sina kostnader genom att byta till VoIP. Ett VoIP-nummer erbjuder en blandning av flexibilitet, kostnadseffektivitet och avancerade funktioner.

Till skillnad från traditionella telefonlinjer använder VoIP internet för att möjliggöra samtal från alla enheter med internetåtkomst – vilket förbättrar er uppkoppling utan att binda upp er.

Om ni/er vill se den här typen av siffror för ert företag, läs vidare!

Viktiga lärdomar:

• VoIP-nummer erbjuder flexibilitet och kostnadsbesparingar och gör det möjligt att ringa från var som helst med en internetanslutning. Det finns inga geografiska begränsningar eller extra kostnader.
• VoIP-nummer kan innehålla avgiftsfria nummer och fåfänga alternativ för branding ..
• Om ni/er är oroliga för VoIP-numrens säkerhet och vill följa lagar och förordningar bör ni välja en leverantör som använder kryptering, säkra inloggningsmetoder och regelbundet uppdaterar sin programvara.

Vad är ett VoIP-nummer?

Ett VoIP-nummer fungerar som ett vanligt telefonnummer men använder en internetanslutning för sin funktion. Till skillnad från traditionella nummer som är knutna till en fast plats är Voice over IP-nummer kopplade till användaren. Det innebär att ni/er kan använda ert nummer från vilken plats som helst via en VoIP-telefonapplikation som är kompatibel med både mobila enheter och datorer.

VoIP vs. fast telefoni

VoIP använder internetteknik för att ringa samtal, vilket ger lägre kostnader, avancerade funktioner som videosamtal och meddelanden, och flexibiliteten att ringa från olika enheter var som helst med en internetanslutning.

Traditionella fasta telefoner förlitar sig på infrastruktur med koppartråd. De är kända för sin tillförlitlighet och konsekventa kvalitet men tenderar att vara dyrare, särskilt för långdistanssamtal, och erbjuder färre avancerade funktioner.

Medan VoIP är utmärkt för att växa och arbeta med digitala verktyg, är fasta telefoner fortfarande ett bra alternativ för alla som vill ha enkla, tillförlitliga samtal utan att vara beroende av internet.

Läs mer om hur VoIP och fast telefoni kan jämföras.

Hur fungerar VoIP-numret?

VoIP-tekniken fungerar genom att datadrivna enheter som en dator eller en surfplatta förvandlas till telefoner som ni/er kan ringa från. Ett VoIP-nummer är alltså ett virtuellt nummer och ni/er behöver en stabil internetuppkoppling för att kunna använda det.

När konfigurationen är klar kan ni/er ringa utgående samtal och ta emot inkommande samtal via ert Internet- eller VoIP-nätverk, utan att behöva använda det konventionella PSTN-nätet (Public Switched Telephone Network) som fungerar via telefonlinjer.

Med VoIP telefonnumren får ni/er också flexibiliteten att initiera samtal över hela världen utan extra kostnader. Genom att utnyttja lösningar som CloudTalk, som tillhandahåller 160+ internationella nummer, kan ni/er effektivisera er affärskommunikation utan geografiska hinder.

Typer av VoIP-nummer

En betydande fördel med VoIP är möjligheten att använda olika typer av nummer. Varje typ erbjuder unika fördelar och passar olika affärsstrategier, operativa modeller och metoder för att nå ut till kunderna.

Här är en närmare titt på dessa typer:

1. Fasta (geografiska) VoIP-nummer

Dessa nummer är kopplade till en viss geografisk plats eller ett visst riktnummer, t.ex. +1 för USA eller +44 för Storbritannien. De är idealiska för företag eller privatpersoner som vill upprätthålla en lokal närvaro i en viss stad, region eller ett visst land.

Genom att få ert företag att se lokalt och lättillgängligt ut känner kunderna att de har att göra med någon från sitt närområde, vilket ökar deras förtroende för er/er.

Ett exempel är en fastighetsmäklare i Los Angeles som använder ett fast VoIP-nummer med riktnumret LA för att förstärka sin närvaro på den lokala marknaden, även om agenternas kontor ligger på olika platser.

2. Icke-fasta (icke-geografiska) VoIP-nummer

Dessa VoIP-nummer är inte knutna till en specifik geografisk plats. De erbjuder flexibilitet för företag och privatpersoner som är verksamma på nationell eller global nivå. Ni kan vara säkra på att ert kontaktnummer förblir detsamma oavsett vart ni/er eller ert företag flyttar. Lokala nummer sparar också pengar genom att ni/er slipper betala för långdistanssamtal.

En säljare som reser mycket kan till exempel använda ett icke-geografiskt nummer för att säkerställa att kunderna kan nå honom var som helst, utan att behöva ändra kontaktinformationen.

3. Avgiftsfria nummer

Avgiftsfria nummer gör det möjligt för uppringare att nå företag utan att debiteras för samtalet, oavsett var uppringaren befinner sig.

Dessa nummer börjar vanligtvis med prefix som 800, 888, 877 i USA eller 0800 eller 0808 i Storbritannien.

Ni kan använda sådana nummer om ni vill erbjuda kundtjänst eller tjänster till era kunder utan att ta betalt av den som ringer. Om du gör det minimerar du kundens ovilja att ringa.

Ett rikstäckande kundtjänstcenter använder ofta ett avgiftsfritt nummer för att uppmuntra kunder från hela landet att ringa med frågor eller problem utan att behöva oroa sig för avgifter för långdistanssamtal.

4. Vanity-nummer

Vanity-nummer stavar ut ett ord eller en fras på knappsatsen eller har en lätt ihågkommen sekvens av siffror. De används vanligtvis för varumärkes- eller marknadsföringsändamål.

När ni/er vill öka er målgrupps kännedom om ert varumärke är ett Vanity Number ett minnesvärt alternativ till slumpmässiga siffror, vilket gör det till ett kraftfullt marknadsföringsverktyg.

En blomsterförmedling använder till exempel 1-800-FLOWERS som sitt nummer, vilket gör det enkelt för kunderna att komma ihåg och kontakta företaget när de vill beställa blommor.

4 Fördelar med ett VOIP-nummer

Ett VoIP-nummer är särskilt tilltalande för små och medelstora företag (SMB). Fram till 2025 kommer små och medelstora företag sannolikt att växa med mer än 15% på VoIP-marknaden. En rapport från Blueface visar att 61% av företagen redan har gått över till ett VoIP-baserat system efter att deras avtal med fastnätsoperatörer löpt ut.

De viktigaste fördelarna med VoIP telefonnumren:

#1 Spara kostnader

Att utnyttja VoIP-tekniken innebär betydande kostnadsminskningar. När ni/er använder Internet för röstkommunikation kringgår ni den traditionella infrastrukturen för telekommunikation och sänker kostnaderna för långdistanssamtal och internationella samtal.

Ett nystartat företag kan till exempel använda de medel som sparas in genom minskade kommunikationskostnader till innovations- och tillväxtinitiativ.


Ni/er kanske lider som PlanRadar av begränsningarna med fasta telefonnumren, bristen på internationella telefonnumren för önskade länder och dålig samtalskvalitet. CloudTalk försåg PlanRadar med en skräddarsydd och flexibel VoIP-lösning som förändrade PlanRadars kommunikation och hjälpte dem att uppnå sina mål. De såg en 70-procentig ökning av effektiviteten i samtalshanteringen och en 20-procentig ökning av teamets produktivitet, vilket ledde till en häpnadsväckande 122-procentig ökning av samtalsvolymen.

#2 Anamma flexibilitet

Tack vare VoIP:s inneboende flexibilitet kan ni/er ringa och ta emot samtal från var som helst i världen med vilken internetansluten enhet som helst, till exempel smartphones, bärbara datorer eller VoIP-telefoner.

Säljteamen kan hålla kontakten med kunderna och kontoret oavsett om de arbetar hemifrån, är på resande fot eller på plats hos en kund, så att ingen möjlighet går förlorad.

Ett företag med en global arbetsstyrka som använder VoIP för att erbjuda flexibla arbetsformer kan locka till sig topptalanger från hela världen.

#3 Utnyttja avancerade funktioner

VoIP-tekniken har dessutom avancerade funktioner som vidarekoppling, röstbrevlåda till e-post och AI-driven samtalstranskribering, vilket kan förbättra produktiviteten och samarbetet. Ett multinationellt företag kan använda onlinekonferenser för att genomföra regelbundna möten över kontinenter, vilket förbättrar samarbetet samtidigt som det minskar resekostnaderna.

#4 Stöd tillväxt med skalbarhet

I takt med att ditt företag utvecklas, utvecklas också dina kommunikationsbehov. VoIP-tjänster kan enkelt anpassas till tillväxt, så att ni/er kan lägga till eller ta bort linjer och tjänster utan att behöva ändra infrastrukturen.

Ett snabbt växande e-handelsföretag kan till exempel utan problem lägga till nya kundtjänstlinjer under högsäsongerna.
En studie som genomfördes av McKinsey visade att avsaknaden av skalbara mjukvarulösningar kan kosta företag mellan 8 och 28% i intäktsförluster.

• Förbättra engagemanget hos kunderna

VoIP förbättrar interaktionen med kunderna genom sofistikerad samtalsdirigering, interaktiv röstrespons (knappvalsmeny) och anpassade meddelanden i telefonkön, vilket säkerställer att förfrågningar från kunder hanteras effektivt och professionellt.

Ett detaljhandelsföretag implementerar till exempel en knappvalsmeny för att dirigera samtalsrutt till rätt avdelning, vilket minskar väntetiderna och ökar kundnöjdheten.

• Utnyttja integrationsmöjligheter

Genom att VoIP kan integreras med en mängd olika affärsapplikationer och CRM-system kan affärsverksamheten effektiviseras, datahanteringen förbättras och kundkontakten förbättras.

En vårdgivare kan t.ex. integrera sitt VoIP-system med programvara för patienthantering för att effektivisera schemaläggning, påminnelser och uppföljningar.

Hur man får ett VOIP-nummer

Konfigurationen av VoIP-nummer är enkel och ofta billigare än traditionella telefonnummer. De flesta VoIP-system hanteras externt, vilket minskar eller eliminerar behovet av utrustning i dina lokaler.

Så här gör du i 6 detaljerade steg:

Steg 1: Precisera dina affärsbehov

Utvärdera vad ditt affärsbehov verkligen kräver av ett kommunikationssystem. Tänk på vikten av kostnadseffektivitet, robusta säkerhetsåtgärder, konsekvent tillförlitlighet och högkvalitativ service.

Kontrollera online-recensionerna om kvaliteten på kundtjänst från de olika leverantörerna. CloudTalk är till exempel känt för en svarstid på mindre än en minut.

Steg 2: Välj den perfekta leverantören och planen

Undersök och välj en leverantör som uppfyller dina specifika krav.

Till exempel erbjuder företag som CloudTalk olika planer för att passa olika affärsstorlekar och behov. En anpassad plan är särskilt användbar för företag med unika krav, eftersom den möjliggör en mer personlig installation.

Steg 3: Skaffa ditt VoIP-nummer

När ni/er har bestämt er för en leverantör kommer ni att arbeta med en Customer Success Manager (CSM) som guidar er genom processen för att få ert VoIP-nummer. Detta steg sker vanligtvis snabbt efter att du har åtagit dig en plan, vilket möjliggör en snabb övergång till VoIP-kommunikation. Ni/er kan skaffa ett nytt VoIP-nummer eller, om ni vill behålla ert nuvarande telefonnumret, välja en leverantör som erbjuder portering av nummer.

Steg 4: Konfigurera din VoIP-installation

Med ditt VoIP-nummer i handen är nästa steg att konfigurera ditt system. Konfigurera ditt nya VoIP-telefonnummer och se till att dina enheter är redo att ringa och ta emot samtal. Det här steget är viktigt för att du ska kunna använda alla VoIP-funktioner.

Steg 5: Distribuera den programvara eller maskinvara som krävs

Implementera VoIP-programvaran i alla dina enheter eller installera VoIP-aktiverade telefoner efter behov. Många leverantörer erbjuder också mobila applikationer, vilket gör det lättare att integrationer VoIP-funktionalitet i din dagliga mobilanvändning.

Steg 6: Testa och validera din installation

Slutligen ska du testa ditt nya VoIP-nummer och system noggrant. Ring flera testsamtal för att kontrollera att ljudet är tydligt och att alla funktioner som du har konfigurerat fungerar. Testfasen säkerställer att din företagskommunikation kommer att fungera smidigt och effektivt.

Säkerhet och efterlevnad för VoIP-nummer

Precis som all annan internetansluten teknik är VoIP känsligt för missbruk av cyberbrottslingar och bedragare som vill skada ditt företag.

Angripare som hackar ditt telefonisystem kan lyssna på konversationer, samla på sig stora telefonräkningar eller stjäla viktiga uppgifter om ditt företag och dina kunder. Deras skada slutar inte där; de kan använda den stulna informationen för att imitera ditt företag eller kräva en lösensumma genom att hota att läcka konfidentiella uppgifter.

Den goda nyheten är att det är möjligt att skydda dina samtal och data genom grundläggande cybersäkerhetsrutiner.

Här är några exempel på hur företag kan hantera dessa utmaningar:

#1 Kryptering och säkra anslutningar

Använd end-to-end-kryptering för alla VoIP-samtal för att skydda data från avlyssning. Det kommer att skydda din känsliga information från cyberintrång. Om din kommunikation skulle avlyssnas gör robust kryptering den oläslig för angripare.

#2 Starka autentiseringsmetoder

Implementera robusta autentiseringsprotokoll för åtkomst till VoIP-system. Se till att skapa starka och unika lösenord för varje enhet som är ansluten till VoIP-systemet. Multifaktorautentisering (MFA) lägger till ett extra lager av säkerhet och minskar risken för obehörig åtkomst avsevärt.

#3 Regelbundna programuppdateringar

Se till att ha de senaste uppdateringarna för all programvara och alla verktyg som används. VoIP-tjänsteleverantörer strävar efter att skydda den information som lagras och överförs på deras plattformar mot cyberhot. Olika säkerhetsfunktioner implementeras i systemet, som ständigt utvärderas för att upptäcka eventuella säkerhetsluckor. Regelbundet underhåll och uppdateringar hjälper till att skydda ditt system mot nya hot.

#4 Efterlevnad av regelverk

Håll dig informerad om regler för VoIP-användning, till exempel GDPR i Europa för dataskydd och TCPA i USA för telemarketingmetoder. Genom att säkerställa efterlevnad kan du undvika rättsliga påföljder och öka förtroendet hos kunderna.

#5 Säker infrastruktur för nätverk

Skydda ditt nätverk med brandväggar, antivirusprogram och system för upptäckt av intrång. Genomför frekventa säkerhetsbedömningar av nätverket för att identifiera och åtgärda sårbarheter.

#6 Utbildning och medvetenhet hos anställda

Utbilda ditt team om VoIP-bedrägerier, DDoS-attacker och Vishing-metoder som kan äventyra ditt VoIP-system. Kunniga medarbetare är mindre benägna att oavsiktligt utsätta ditt system för risker.

Slutsats

VoIP:s skalbarhet säkerställer att den kan växa med ditt företag och anpassa sig till förändrade behov utan behov av kostsamma uppgraderingar av hårdvaran. Med sin blandning av effektivitet, mångsidighet och kostnadseffektivitet är VoIP-teknik en strategisk investering för alla organisationer som vill optimera sin infrastruktur för kommunikation.