Vad är ett VoIP-nummer och hur fungerar det?

I den här guiden går vi igenom vad VoIP-nummer är, hur de fungerar, vilka typer du kan välja mellan och de verkliga affärsfördelarna de ger.

Att uppgradera till ett dedikerat VoIP-nummer för företag ger dina sälj- och supportteam möjlighet att hantera stora samtalsvolymer, automatisera ruttning och behålla en professionell närvaro var de än befinner sig i världen.

Vad är ett VoIP-nummer?

Ett VoIP-nummer är ett virtuellt telefonnummer som kopplar samtal över internet snarare än genom traditionella, fysiska kopparledningar.

Det erbjuder hög rörlighet, lägre kostnader och avancerade funktioner som röstbrevlåda till e-post och samtalskoppling. Dessa nummer används ofta för företag, distansarbete eller för att få lokala riktnummer. 

Viktiga egenskaper hos VoIP-nummer:

• Platsoberoende: Eftersom de inte är bundna till en fysisk plats eller hårdvara kan VoIP-nummer användas på smartphones, datorer och surfplattor från vilken plats som helst med en internetanslutning.
• Typer av nummer: VoIP-nummer kan vara lokala (med lokala riktnummer), kostnadsfria eller så kallade vanity-nummer (önskenummer).
• Fördelar: Dessa system erbjuder i allmänhet billigare, ofta kostnadsfria, fjärrsamtal och lägre priser för utlandssamtal.
• Vanliga leverantörer: Populära tjänster för att skaffa ett VoIP-nummer inkluderar Google Voice, CloudTalk och Nextiva.

Typer av VoIP-nummer

• Fast VoIP: Tilldelat en specifik fysisk adress; används ofta av traditionella företag.

• Icke-fast VoIP: Inte bundet till en fysisk adress; ger hög flexibilitet och används ofta av resenärer eller distansarbetare. 

VoIP jämfört med fast telefoni

VoIP använder internetteknik för att ringa samtal, vilket ger lägre kostnader, avancerade funktioner som videosamtal och meddelanden, samt flexibiliteten att ringa från olika enheter var som helst med en internetanslutning. 

Traditionell fast telefoni bygger på infrastruktur av koppartråd. De är kända för sin tillförlitlighet och jämna kvalitet men tenderar att vara dyrare, särskilt för fjärrsamtal, och erbjuder färre avancerade funktioner. 

Medan VoIP är utmärkt för tillväxt och arbete med digitala verktyg, förblir fast telefoni ett bra alternativ för alla som vill ha enkla, pålitliga samtal utan att vara beroende av internet. 

Läs mer om hur VoIP och fast telefoni står sig mot varandra.

VoIP jämfört med PBX

VoIP är en internetbaserad telefonteknik, vilket innebär att det inte behövs några fasta telefonlinjer; du behöver bara en stabil internetanslutning. Det ger billig, skalbar och distansvänlig kommunikation.

PBX (lokal telefonväxel) är ett traditionellt, fysiskt hårdvarusystem på plats för att hantera interna kontorslinjer. 

Hitta mer information om VoIP jämfört med PBX.

Hur fungerar ett VoIP-nummer?

En VoIP-leverantör kopplar ett nummer till ditt användarkonto, inte till en enskild enhet. Samtal skickas över internet och kan ringa på flera enheter samtidigt. 

Ett VoIP-nummer är därför ett virtuellt nummer och du behöver en stabil internetanslutning för att använda det.

När allt är inställt kan du ringa utgående samtal och ta emot inkommande över ditt internet- eller VoIP-nätverk. På så sätt slipper du det vanliga traditionella telenätet (PSTN) som går via fysiska telefonlinjer. 

Med VoIP-nummer får du också flexibiliteten att ringa över hela världen utan extra kostnader. Genom att använda lösningar som CloudTalk, som erbjuder över 160 internationella nummer, kan du effektivisera företagets kommunikation helt utan geografiska barriärer.

Typer av VoIP-nummer

VoIP-nummer är inte alla likadana – de kan anpassas för att passa olika affärsbehov.

Här är de vanligaste typerna:

1. Fasta (geografiska) VoIP-nummer ger ditt företag närvaro i en specifik stad eller region, även om ditt team arbetar någon annanstans. Till exempel kan en LA-baserad byrå använda ett lokalt 213-nummer för att bygga förtroende hos kunder i Los Angeles.
2. Icke-fasta (icke-geografiska) VoIP-nummer är inte bundna till en specifik plats. De är praktiska om ditt företag är verksamt i flera regioner eller om ni flyttar kontor. En resande säljare kan till exempel behålla samma nummer oavsett var han eller hon befinner sig.
3. Kostnadsfria VoIP-nummer tar bort samtalsavgiften för dina kunder, vilket gör det lättare för dem att nå dig. Ett nationellt supportcenter kan använda ett 800-nummer så att kunderna kan ringa gratis från hela landet.
4. Vanity VoIP-nummer använder siffer- eller bokstavskombinationer som är lätta att komma ihåg (som 1-800-FLOWERS) för att stärka ditt varumärke. Ett serviceföretag kan använda ett sådant för att sätta sina kontaktuppgifter i kundernas medvetande.

Genom att välja rätt mix av VoIP-nummer kan du balansera tillgänglighet, professionalism och varumärkeskännedom. Låt oss titta närmare på dem.

1. Fasta (geografiska) VoIP-nummer

Dessa nummer är kopplade till en specifik geografisk plats eller landskod som +1 för USA eller +44 för Storbritannien. De är idealiska för företag eller privatpersoner som vill behålla en lokal närvaro i en viss stad, region eller ett visst land. 

Genom att få ditt företag att se lokalt och lättillgängligt ut känner kunderna att de har att göra med någon från närområdet, vilket ökar deras förtroende för dig.

2. Icke-fasta (icke-geografiska) VoIP-nummer

Dessa VoIP-nummer är inte bundna till en specifik geografisk plats. De erbjuder flexibilitet för företag och personer som är verksamma på nationell eller global nivå. Du kan vara säker på att ditt kontaktnummer förblir detsamma, oavsett var du eller ditt företag flyttar. Lokala nummer sparar också pengar genom att minska kostnaderna för fjärrsamtal.

Till exempel kan en säljare som reser ofta använda ett icke-geografiskt nummer för att se till att kunderna kan nå honom överallt, utan att behöva ändra kontaktuppgifter.

3. Kostnadsfria nummer

Kostnadsfria nummer gör att inringare kan nå företag utan att debiteras för samtalet, oavsett varifrån de ringer. 

Dessa nummer börjar vanligtvis med prefix som 800, 888, 877 i USA eller 020 i Sverige. 

Du kan använda sådana nummer om du vill erbjuda support eller tjänster till dina kunder utan att debitera inringaren. Detta minskar tröskeln för kunden att ringa upp.

Ett rikstäckande kundsupportcenter använder ofta ett kostnadsfritt nummer för att uppmuntra kunder från hela landet att ringa med frågor eller problem utan att behöva oroa sig för samtalskostnader.

4. Vanity-nummer

Vanity-nummer (önskenummer) stavar ut ett ord eller en fras på knappsatsen eller har en siffersekvens som är lätt att komma ihåg. De används vanligtvis i marknadsföringssyfte.

När du vill öka din varumärkeskännedom hos din målgrupp är ett önskenummer ett minnesvärt alternativ till slumpmässiga siffror, vilket gör dem till ett kraftfullt marknadsföringsverktyg.

Till exempel använder en blombudstjänst 1-800-FLOWERS som sitt önskenummer, vilket gör det enkelt för kunderna att komma ihåg och kontakta företaget när de vill beställa blommor.

4 fördelar med ett VoIP-nummer

Ett VoIP-nummer är särskilt attraktivt för små och medelstora företag. Fram till 2025 förväntas små och medelstora företag växa med mer än 15 % på VoIP-marknaden. En rapport från Blueface visar att 61 % av företagen redan har bytt till ett VoIP-baserat system efter att deras kontrakt med fasta teleoperatörer löpt ut. 

De främsta fördelarna med VoIP-nummer:

1. Spara kostnader
   
   VoIP-nummer sänker telefonkostnaderna med 30–50 % samtidigt som de ger teamen flexibilitet att ringa från valfri enhet, var som helst i världen.
   
   Att använda VoIP-teknik innebär betydande kostnadsminskningar. När du använder internet för röstkommunikation kringgår du traditionell telekominfrastruktur och sänker kostnaden för fjärr- och utlandssamtal. 
   
   En startup kan till exempel lägga de sparade pengarna på innovation och tillväxt istället.
   
   Du kanske, precis som PlanRadar, lider av begränsningarna med fasta telefonnummer, brist på internationella telefonnummer för önskade länder och dålig samtalskvalitet. CloudTalk gav PlanRadar en skräddarsydd och flexibel VoIP-lösning som förändrade deras kommunikation och hjälpte dem att nå sina mål. De såg en 70 % ökning av effektiviteten i samtalshanteringen och en 20 % ökning av teamets produktivitet, vilket ledde till en enorm tillväxt i samtalsvolym på 122 %.
2. Omfamna flexibilitet
   
   VoIP:s inbyggda flexibilitet gör att du kan ringa och ta emot samtal från var som helst i världen på vilken internetansluten enhet som helst, t.ex. smartphones, bärbara datorer eller VoIP-telefoner. 
   
   Säljteam kan hålla kontakten med kunder och kontoret oavsett om de arbetar hemifrån, är på resande fot eller besöker en kund, vilket garanterar att inga möjligheter går förlorade.
   
   Ett företag med en global arbetsstyrka som använder VoIP för att erbjuda flexibla arbetsformer kan attrahera de bästa talangerna från hela världen.
3. Utnyttja avancerade funktioner
   
   Dessutom har VoIP-tekniken avancerade funktioner som vidarekoppling, röstbrevlåda till e-post och AI-driven samtalsavskrift, vilket kan förbättra produktiviteten och samarbetet. Ett multinationellt företag kan använda webbkonferenser för att hålla regelbundna möten över kontinenter, vilket förbättrar samarbetet och sänker resekostnaderna.

Kan ett VoIP-nummer ta emot SMS?

• Ja, de flesta moderna VoIP-nummer kan skicka och ta emot SMS och MMS. Denna funktion gör det möjligt för företag att kommunicera med kunder via deras föredragna kanaler, skicka automatiska påminnelser om möten, kampanjerbjudanden eller direkt support direkt från sin VoIP-panel eller mobilapp.

1. Stöd tillväxt med skalbarhet
   
   När ditt företag utvecklas förändras också dina kommunikationsbehov. VoIP-tjänster skalas enkelt för att möta tillväxt, så att du kan lägga till eller ta bort linjer och tjänster utan komplexa infrastrukturförändringar. Till exempel kan ett snabbt växande e-handelsföretag enkelt lägga till nya kundtjänstlinjer under högsäsonger. 
   En studie utförd av McKinsey visade att brist på skalbara mjukvarulösningar kan kosta företag mellan 8 % och 28 % i förlorade intäkter.
2. Integrera
   När ditt företag utvecklas förändras också dina kommunikationsbehov. VoIP-tjänster skalas enkelt för att möta tillväxt, så att du kan lägga till eller ta bort linjer och tjänster utan komplexa infrastrukturförändringar. Till exempel kan ett snabbt växande e-handelsföretag enkelt lägga till nya kundtjänstlinjer under högsäsonger. 

Hur du skaffar ett VoIP-nummer

Om du vill skaffa ett VoIP-nummer till ditt företag är installationsprocessen helt digital och kräver ingen installation av hårdvara på plats.

Att konfigurera VoIP-nummer är enkelt och ofta billigare än traditionella telefonnummer. De flesta VoIP-system hanteras externt, vilket minskar eller eliminerar behovet av utrustning i dina lokaler. 

Så här gör du i 6 detaljerade steg:

Steg 1: Ringa in ditt företags behov  

Utvärdera vad ditt företag verkligen behöver från sitt kommunikationssystem. Tänk på vikten av kostnadseffektivitet, robusta säkerhetsåtgärder, jämn tillförlitlighet och hög servicekvalitet. 

Kontrollera recensioner på nätet om kvaliteten på kundsupporten hos de olika leverantörerna. CloudTalk är till exempel känt för en svarstid på under en minut. 

Steg 2: Välj rätt leverantör och abonnemang  

Gör research och välj en leverantör som matchar dina specifika krav. 

Företag som CloudTalk erbjuder olika abonnemang som passar olika företagsstorlekar och behov. Ett skräddarsytt abonnemang är särskilt användbart för företag med unika krav, eftersom det möjliggör en mer personlig konfiguration.

Steg 3: Skaffa ditt VoIP-nummer  

När du har bestämt dig för en leverantör kommer du att arbeta med en Customer Success Manager (CSM) som guidar dig genom processen för att få ditt VoIP-nummer. Detta steg sker vanligtvis snabbt efter att du har bundit dig till ett abonnemang, vilket möjliggör en snabb övergång till VoIP-kommunikation. Du kan skaffa ett nytt VoIP-nummer, eller om du vill behålla ditt nuvarande telefonnummer, välja en leverantör som erbjuder nummerflytt (portering). 

Steg 4: Konfigurera din VoIP-lösning  

Med ditt VoIP-nummer på plats är nästa steg att konfigurera ditt system. Ställ in ditt nya VoIP-nummer och se till att dina enheter är redo att ringa och ta emot samtal. Det här steget är avgörande för att du ska kunna använda alla VoIP-funktioner.

Steg 5: Installera nödvändig mjukvara eller hårdvara  

Implementera VoIP-programvaran på dina enheter eller installera VoIP-kompatibla telefoner efter behov. Många leverantörer erbjuder även mobilapplikationer, vilket gör det enklare att integrera VoIP i din vardagliga mobilanvändning. 

Steg 6: Testa och validera installationen  

Slutligen bör du testa ditt nya VoIP-nummer och system ordentligt. Ring flera testsamtal för att kontrollera ljudkvaliteten och att de specialfunktioner du ställt in fungerar. Testfasen säkerställer att din företagskommunikation kommer att fungera smidigt och effektivt.

Säkerhet och efterlevnad för VoIP-nummer

Precis som all internetansluten teknik är VoIP sårbart för missbruk av cyberkriminella och bedragare som vill skada ditt företag. 

Angripare som hackar ditt telefonsystem kan avlyssna samtal, generera stora telefonräkningar eller stjäla viktig data om ditt företag och dina kunder. Skadan slutar inte där; de kan använda den stulna informationen för att imitera ditt företag eller kräva en lösensumma genom att hota att läcka konfidentiella uppgifter.

Den goda nyheten är att du kan säkra dina samtal och data genom grundläggande cybersäkerhetsrutiner.

Så här kan företag hantera dessa utmaningar:

#1 Kryptering och säkra anslutningar

Använd totalsträckskryptering (end-to-end) för alla VoIP-samtal för att skydda data från att snappas upp. Det skyddar din känsliga information från cyberintrång. Om din kommunikation skulle avlyssnas gör en robust kryptering den oläslig för angripare.

#2 Starka autentiseringsmetoder

Implementera robusta autentiseringsprotokoll för åtkomst till VoIP-systemen. Se till att skapa starka och unika lösenord för varje enhet som är ansluten till ditt VoIP-system. Starkt lösenordsskydd bör vara en prioritet för varje användarkonto för att förhindra attacker baserade på stulna inloggningsuppgifter. Flerfaktorsautentisering (MFA) lägger till ett extra säkerhetslager, vilket avsevärt minskar risken för obehörig åtkomst.

#3 Regelbundna programvaruuppdateringar

Håll alla program och verktyg uppdaterade till de senaste versionerna. Leverantörer av VoIP-tjänster arbetar hårt för att skydda informationen som lagras och överförs på deras plattformar mot cyberhot. Olika säkerhetsfunktioner är implementerade i systemet och dessa utvärderas ständigt för att upptäcka potentiella säkerhetsluckor. Regelbundet underhåll och uppdateringar hjälper till att skydda ditt system mot nya hot.

#4 Efterlevnad av regler och lagar

Håll dig informerad om regler för VoIP-användning, till exempel GDPR i Europa för dataskydd och TCPA i USA för telemarknadsföring. Att säkerställa efterlevnad hjälper dig att undvika rättsliga påföljder och ökar kundernas förtroende.

#5 Säker nätverksinfrastruktur

Skydda ditt nätverk med brandväggar, antivirusprogram för datorer och system för intrångsdetektering. Genomför regelbundna säkerhetsutvärderingar av ditt nätverk för att identifiera och åtgärda sårbarheter.

#6 Utbildning och medvetenhet hos anställda

Utbilda ditt team om VoIP-bedrägerier, DDoS-attacker och vishing-försök som kan äventyra ditt VoIP-system. Det är viktigt att dina anställda är medvetna om alla potentiella hot, och lyckligtvis ger ramverk som MITRE ATT&CK en bra grund för kunskap om cyberattacker samt försvarsstrategier. Välinformerade medarbetare löper mycket mindre risk att oavsiktligt utsätta ditt system för risker.

Kan man spåra ett VoIP-nummer?

Ja, det går att spåra ett VoIP-nummer, även om det är något mer komplicerat än att spåra en traditionell fast linje. Eftersom VoIP-nummer är kopplade till IP-adresser och användarkonton snarare än fysiska platser, använder brottsbekämpande myndigheter och tjänsteleverantörer IP-spårning och leverantörsloggar för att identifiera numrets registrerade ägare.

Sammanfattning

Skalbarheten i VoIP gör att det kan växa i takt med ditt företag och anpassas efter förändrade behov, helt utan kostsamma hårdvaruuppgraderingar. Med sin unika kombination av effektivitet, mångsidighet och kostnadseffektivitet är VoIP-tekniken en strategisk investering för alla organisationer som vill optimera sin kommunikationsinfrastruktur.

Källor:

1. Den ultimata listan över VoIP-statistik
2. Statistik för VoIP-programvara
3. Tillväxtstatistik