Was ist eine VoIP-Nummer und wie funktioniert sie?

In diesem Ratgeber erklären wir Ihnen genau, was VoIP-Nummern sind, wie sie funktionieren, welche Arten zur Auswahl stehen und welche echten geschäftlichen Vorteile sie bieten.

Das Upgrade auf eine dedizierte geschäftliche VoIP-Nummer ermöglicht es Ihren Vertriebs- und Support-Teams, hohe Anrufvolumen zu bewältigen, die Weiterleitung zu automatisieren und von jedem Ort weltweit eine professionelle Präsenz zu wahren.

Was ist eine VoIP-Nummer?

Eine VoIP-Nummer ist eine virtuelle Telefonnummer, die Anrufe über das Internet und nicht über herkömmliche, physische Kupferleitungen leitet.

Sie bietet hohe Mobilität, geringere Kosten und erweiterte Funktionen wie Voicemail-to-Mail und Anrufweiterleitung. Diese Nummern werden häufig für Unternehmen, Remote-Arbeit oder zur Erlangung lokaler Ortsvorwahlen genutzt. 

Hauptmerkmale von VoIP-Nummern:

• Standortunabhängigkeit: Da sie nicht an einen physischen Standort oder bestimmte Hardware gebunden sind, können VoIP-Nummern auf Smartphones, Computern und Tablets von überall mit einer Internetverbindung genutzt werden.
• Nummernarten: VoIP-Nummern können lokal (mit lokalen Ortsvorwahlen), gebührenfrei oder Vanity-Nummern (Rufnummern mit Wortbedeutung) sein.
• Vorteile: Diese Systeme bieten im Allgemeinen günstigere, oft kostenlose Ferngespräche und niedrigere Tarife für Auslandsgespräche.
• Gängige Anbieter: Beliebte Dienste für den Erhalt einer VoIP-Nummer sind Google Voice, CloudTalk und Nextiva.

Arten von VoIP-Nummern

• Festnetz-VoIP (Fixed): Einer bestimmten physischen Adresse zugeordnet; wird häufig von traditionellen Unternehmen genutzt.

• Ortsunabhängiges VoIP (Non-Fixed): Nicht an eine physische Adresse gebunden; bietet hohe Flexibilität, ideal für Reisende oder Remote-Mitarbeitende. 

VoIP im Vergleich zum Festnetz

VoIP nutzt Internet-Technologie für Telefonate und bietet geringere Kosten, erweiterte Funktionen wie Videotelefonie und Messaging sowie die Flexibilität, von verschiedenen Geräten überall mit Internetverbindung anzurufen. 

Herkömmliche Festnetzanschlüsse basieren auf einer Kupferkabel-Infrastruktur. Sie sind bekannt für ihre Zuverlässigkeit und konstante Qualität, sind jedoch meist teurer, insbesondere bei Ferngesprächen, und bieten weniger erweiterte Funktionen. 

Während VoIP ideal für Wachstum und die Arbeit mit digitalen Tools ist, bleibt das Festnetz eine gute Option für alle, die einfache, zuverlässige Telefonate wünschen, ohne vom Internet abhängig zu sein. 

Erfahren Sie mehr im direkten Vergleich: VoIP vs. Festnetz.

VoIP im Vergleich zu PBX

VoIP ist eine internetbasierte Telefontechnologie, was bedeutet, dass keine Festnetzleitungen erforderlich sind; Sie benötigen lediglich eine stabile Internetverbindung. Das ermöglicht eine kostengünstige, skalierbare und standortunabhängige Kommunikation.

PBX (Private Branch Exchange) ist eine traditionelle, physische Telefonanlage vor Ort zur Verwaltung interner Büroanschlüsse. 

Erfahren Sie mehr über die Unterschiede zwischen VoIP und PBX.

Wie funktioniert eine VoIP-Telefonnummer?

Ein VoIP-Anbieter weist Ihrem Benutzerkonto eine Nummer zu, nicht einem einzelnen Gerät. Anrufe werden über das Internet übertragen und können auf mehreren Geräten gleichzeitig klingeln. 

Eine VoIP-Nummer ist daher eine virtuelle Nummer, für deren Nutzung Sie eine stabile Internetverbindung benötigen.

Nach der Einrichtung können Sie ausgehende Anrufe tätigen und eingehende Anrufe über Ihr Internet- oder VoIP-Netzwerk empfangen. Dabei wird das herkömmliche Telefonnetz (PSTN), das über physische Telefonleitungen läuft, umgangen. 

Mit VoIP-Telefonnummern erhalten Sie außerdem die Flexibilität, weltweit ohne zusätzliche Kosten Anrufe zu tätigen. Durch die Nutzung von Lösungen wie CloudTalk, das über 160 internationale Rufnummern bereitstellt, können Sie Ihre geschäftliche Kommunikation ohne geografische Barrieren optimieren.

Arten von VoIP-Nummern

VoIP-Nummern sind nicht alle gleich – sie können an unterschiedliche geschäftliche Anforderungen angepasst werden.

Hier sind die Haupttypen, auf die Sie stoßen werden:

1. Ortsgebundene (geografische) VoIP-Nummern verleihen Ihrem Unternehmen eine Präsenz in einer bestimmten Stadt oder Region, selbst wenn Ihr Team von einem anderen Ort aus arbeitet. Beispielsweise kann eine Agentur mit Sitz in Los Angeles eine lokale 213-Vorwahl nutzen, um Vertrauen bei Kunden vor Ort aufzubauen.
2. Ortsunabhängige (nicht-geografische) VoIP-Nummern sind nicht an einen bestimmten Standort gebunden. Sie sind nützlich, wenn Ihr Unternehmen in mehreren Regionen tätig ist oder Sie die Büroräume wechseln. Ein Vertriebsmitarbeiter auf Reisen kann beispielsweise dieselbe Nummer behalten, egal wo er sich befindet.
3. Gebührenfreie VoIP-Nummern befreien Ihre Kunden von Anrufgebühren, was die Kontaktaufnahme erleichtert. Ein bundesweites Support-Center kann eine 0800er-Nummer nutzen, damit Kunden von überall anrufen können, ohne sich Gedanken über die Kosten machen zu müssen.
4. Vanity-VoIP-Nummern nutzen leicht zu merkende Wort- oder Zahlenkombinationen (wie 1-800-FLOWERS), um Ihre Marke zu stärken und den Wiedererkennungswert zu erhöhen. Ein Dienstleistungsunternehmen kann eine solche Nummer nutzen, damit die Kontaktdaten im Gedächtnis der Kunden bleiben.

Die Wahl der richtigen Mischung an VoIP-Nummern hilft Ihnen, Erreichbarkeit, Professionalität und Markenbekanntheit optimal in Einklang zu bringen. Sehen wir uns die Details nun genauer an.

1. Ortsgebundene (geografische) VoIP-Nummern

Diese Nummern sind mit einem bestimmten geografischen Standort oder einer Vorwahl verknüpft, wie +1 für die USA oder +49 für Deutschland. Sie sind ideal für Unternehmen oder Einzelpersonen, die eine lokale Präsenz in einer bestimmten Stadt, Region oder einem Land wahren möchten. 

Indem Sie Ihr Unternehmen lokal und leicht erreichbar erscheinen lassen, haben Kunden das Gefühl, mit jemandem aus ihrer Region zu tun zu haben, was das Vertrauen in Sie stärkt.

2. Ortsunabhängige (nicht-geografische) VoIP-Nummern

Diese VoIP-Nummern sind nicht an einen bestimmten geografischen Standort gebunden. Sie bieten Flexibilität für Unternehmen und Einzelpersonen, die national oder global agieren. Sie können sicher sein, dass Ihre Kontaktnummer gleich bleibt, unabhängig davon, wohin Sie oder Ihr Unternehmen umziehen. Lokale Nummern sparen Ihnen zudem Geld, da Ferngesprächsgebühren entfallen.

Beispielsweise kann ein Vertriebsmitarbeiter, der viel reist, eine nicht-geografische Nummer nutzen, um sicherzustellen, dass Kunden ihn überall erreichen können, ohne dass er seine Kontaktdaten ändern muss.

3. Gebührenfreie Nummern

Gebührenfreie Nummern ermöglichen es Anrufern, Unternehmen zu erreichen, ohne dass ihnen Kosten für das Gespräch entstehen, unabhängig vom Standort des Anrufers. 

Diese Nummern beginnen in der Regel mit Vorwahlen wie 800, 888, 877 in den USA oder 0800 in Deutschland. 

Sie können solche Nummern nutzen, wenn Sie Ihren Kunden Support oder Dienstleistungen anbieten möchten, ohne dass der Anrufer dafür bezahlen muss. Dies senkt die Hemmschwelle für Kunden, zum Hörer zu greifen.

Ein landesweites Kundensupport-Center nutzt häufig eine gebührenfreie Nummer, um Kunden aus dem ganzen Land zu ermutigen, bei Fragen oder Problemen anzurufen, ohne sich Gedanken über Ferngesprächsgebühren machen zu müssen.

4. Vanity-Nummern

Vanity-Nummern (auch Buchstabennummern genannt) bilden auf der Wähltastatur ein Wort oder eine Phrase ab oder zeichnen sich durch eine besonders leicht zu merkende Zahlenfolge aus. Sie werden meist für Branding- oder Marketingzwecke eingesetzt.

Wenn Sie den Wiedererkennungswert Ihrer Marke bei Ihrer Zielgruppe steigern möchten, ist eine Vanity-Nummer eine einprägsame Alternative zu zufälligen Ziffern und somit ein starkes Marketinginstrument.

Beispielsweise nutzt ein Blumenlieferservice die Nummer 1-800-FLOWERS als Vanity-Nummer, sodass Kunden sich die Nummer leicht merken und das Unternehmen kontaktieren können, wenn sie Blumen bestellen möchten.

4 Vorteile einer VoIP-Nummer

Eine VoIP-Nummer ist besonders für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) attraktiv. Bis 2025 werden KMU im VoIP-Markt voraussichtlich um mehr als 15 % wachsen. Ein Bericht von Blueface zeigt, dass 61 % der Unternehmen bereits auf ein VoIP-basiertes System umgestellt haben, nachdem ihr Vertrag mit dem klassischen Festnetzanbieter ausgelaufen ist. 

Die Hauptvorteile von VoIP-Telefonnummern:

1. Kosten sparen
   
   VoIP-Nummern senken die Telefonkosten um 30–50 % und bieten Teams gleichzeitig die Flexibilität, von jedem Gerät aus überall auf der Welt anzurufen.
   
   Die Nutzung der VoIP-Technologie führt zu erheblichen Kosteneinsparungen. Wenn Sie das Internet für die Sprachkommunikation nutzen, umgehen Sie herkömmliche Telekommunikationsinfrastrukturen und senken die Kosten für Fern- und Auslandsgespräche. 
   
   Ein Startup kann beispielsweise das durch geringere Kommunikationskosten eingesparte Budget für Innovations- und Wachstumsinitiativen verwenden.
   
   Vielleicht leiden Sie wie PlanRadar unter den Einschränkungen fester Telefonnummern, dem Mangel an internationalen Rufnummern für gewünschte Länder und einer schlechten Sprachqualität. CloudTalk bot PlanRadar eine maßgeschneiderte und flexible VoIP-Lösung, die die Kommunikation von PlanRadar transformierte und dem Unternehmen half, seine Ziele zu erreichen. Sie verzeichneten eine Steigerung der Effizienz bei der Anrufabwicklung um 70 % und eine Steigerung der Teamproduktivität um 20 %, was zu einem erstaunlichen Wachstum des Anrufvolumens um 122 % führte.
2. Flexibilität nutzen
   
   Die inhärente Flexibilität von VoIP ermöglicht es Ihnen, Anrufe von überall auf der Welt auf jedem internetfähigen Gerät wie Smartphones, Laptops oder VoIP-Telefonen zu tätigen und zu empfangen. 
   
   Vertriebsteams können mit Kunden und dem Büro in Verbindung bleiben, egal ob sie im Homeoffice arbeiten, unterwegs sind oder sich beim Kunden vor Ort befinden, sodass keine Gelegenheit verpasst wird.
   
   Ein Unternehmen mit globalen Arbeitskräften, das VoIP nutzt, um flexible Arbeitsregelungen anzubieten, kann Top-Talente aus der ganzen Welt anziehen.
3. Erweiterte Funktionen einsetzen
   
   Darüber hinaus bietet die VoIP-Technologie erweiterte Funktionen wie Anrufweiterleitung, Voicemail-to-Mail und KI-gestützte Anruftranskription, was die Produktivität und Zusammenarbeit verbessern kann. Ein multinationaler Konzern kann Online-Konferenzen nutzen, um regelmäßige Meetings über Kontinente hinweg durchzuführen, was die Zusammenarbeit verbessert und gleichzeitig die Reisekosten senkt.

Kann eine VoIP-Nummer SMS empfangen?

• Ja, die meisten modernen VoIP-Nummern können SMS und MMS senden und empfangen. Diese Funktion ermöglicht es Unternehmen, mit Kunden über deren bevorzugte Kanäle zu kommunizieren und automatisierte Terminerinnerungen, Werbeangebote oder direkten Support direkt über das VoIP-Dashboard oder die mobile App zu senden.

1. Wachstum durch Skalierbarkeit unterstützen
   
   Mit der Entwicklung Ihres Unternehmens verändern sich auch Ihre Kommunikationsanforderungen. VoIP-Dienste lassen sich problemlos skalieren, um dem Wachstum gerecht zu werden, sodass Sie Leitungen und Dienste ohne komplexe Infrastrukturänderungen hinzufügen oder entfernen können. Beispielsweise kann ein schnell expandierendes E-Commerce-Unternehmen während der Haupteinkaufszeiten mühelos neue Kundenservice-Leitungen hinzufügen. 
   Eine Studie von McKinsey zeigte, dass der Mangel an skalierbaren Softwarelösungen Unternehmen Umsatzeinbußen von 8 % bis 28 % bescheren kann.
2. Integrieren
   Mit der Entwicklung Ihres Unternehmens verändern sich auch Ihre Kommunikationsanforderungen. VoIP-Dienste lassen sich problemlos skalieren, um dem Wachstum gerecht zu werden, sodass Sie Leitungen und Dienste ohne komplexe Infrastrukturänderungen hinzufügen oder entfernen können. Beispielsweise kann ein schnell expandierendes E-Commerce-Unternehmen während der Haupteinkaufszeiten mühelos neue Kundenservice-Leitungen hinzufügen. 

So erhalten Sie eine VoIP-Nummer

Wenn Sie eine VoIP-Nummer für Ihr Unternehmen erhalten möchten, erfolgt die Einrichtung vollständig digital und erfordert keinerlei Hardware-Installation vor Ort.

Die Einrichtung von VoIP-Nummern ist unkompliziert und oft günstiger als bei herkömmlichen Telefonnummern. Die meisten VoIP-Systeme werden extern verwaltet, wodurch Geräte in Ihren Geschäftsräumen überflüssig werden oder sich der Bedarf daran verringert. 

Hier erfahren Sie in 6 detaillierten Schritten, wie es funktioniert:

Schritt 1: Bestimmen Sie Ihre geschäftlichen Anforderungen  

Analysieren Sie, was Ihr Unternehmen tatsächlich von seinem Kommunikationssystem benötigt. Berücksichtigen Sie Aspekte wie Wirtschaftlichkeit, robuste Sicherheitsmaßnahmen, dauerhafte Zuverlässigkeit und hohe Servicequalität. 

Prüfen Sie Online-Bewertungen zur Qualität des Kundensupports der verschiedenen Anbieter. CloudTalk ist beispielsweise für eine Antwortzeit von unter einer Minute bekannt. 

Schritt 2: Wählen Sie den idealen Anbieter und Tarif  

Recherchieren Sie und wählen Sie einen Anbieter, der Ihren spezifischen Anforderungen entspricht. 

Anbieter wie CloudTalk bieten beispielsweise verschiedene Tarife für unterschiedliche Unternehmensgrößen und Bedürfnisse an. Ein individueller Tarif ist besonders für Unternehmen mit einzigartigen Anforderungen nützlich, da er eine personalisierte Einrichtung ermöglicht.

Schritt 3: Erwerben Sie Ihre VoIP-Nummer  

Nachdem Sie sich für einen Anbieter entschieden haben, arbeiten Sie mit einem Customer Success Manager (CSM) zusammen, der Sie durch den Prozess zum Erwerb Ihrer VoIP-Nummer führt. Dieser Schritt erfolgt in der Regel zügig nach der Tarifentscheidung, was einen schnellen Übergang zur VoIP-Kommunikation ermöglicht. Sie können eine neue VoIP-Nummer erwerben oder, falls Sie Ihre aktuelle Telefonnummer behalten möchten, einen Anbieter wählen, der eine Rufnummernportierung anbietet. 

Schritt 4: Konfigurieren Sie Ihre VoIP-Einrichtung  

Sobald Sie Ihre VoIP-Nummer haben, konfigurieren Sie Ihr System. Richten Sie Ihre neue VoIP-Telefonnummer ein und stellen Sie sicher, dass Ihre Geräte für das Tätigen und Empfangen von Anrufen bereit sind. Dieser Schritt ist entscheidend, um den vollen Funktionsumfang von VoIP nutzen zu können.

Schritt 5: Installieren Sie die erforderliche Software oder Hardware  

Implementieren Sie die VoIP-Software auf Ihren Geräten oder installieren Sie bei Bedarf VoIP-fähige Telefone. Viele Anbieter bieten auch mobile Apps an, was die Integration der VoIP-Funktionalität in Ihren mobilen Alltag erleichtert. 

Schritt 6: Testen und validieren Sie Ihre Einrichtung  

Testen Sie abschließend Ihre neue VoIP-Nummer und Ihr System gründlich. Führen Sie mehrere Testanrufe durch, um die Sprachqualität und die Funktion aller konfigurierten Spezialfunktionen zu prüfen. Die Testphase stellt sicher, dass Ihre geschäftliche Kommunikation reibungslos und effizient läuft.

Sicherheit und Compliance bei VoIP-Nummern

Wie alle mit dem Internet verbundenen Technologien ist auch VoIP anfällig für Missbrauch durch Cyberkriminelle und Betrüger, die Ihrem Unternehmen schaden wollen. 

Angreifer, die Ihr Telefonsystem hacken, können Gespräche belauschen, hohe Telefonrechnungen anhäufen oder wichtige Daten über Ihr Unternehmen und Ihre Kunden stehlen. Der Schaden endet hier nicht; sie können die gestohlenen Informationen nutzen, um sich als Ihr Unternehmen auszugeben, oder Lösegeld fordern, indem sie mit der Veröffentlichung vertraulicher Details drohen.

Die gute Nachricht ist, dass die Sicherung Ihrer Anrufe und Daten durch grundlegende Cybersecurity-Praktiken möglich ist.

So können Unternehmen diese Herausforderungen bewältigen:

#1 Verschlüsselung und sichere Verbindungen 

Nutzen Sie eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung für alle VoIP-Anrufe, um Daten vor dem Abfangen zu schützen. Dies schützt Ihre sensiblen Daten vor Cyberangriffen. Falls Ihre Kommunikation abgefangen wird, macht eine robuste Verschlüsselung sie für Angreifer unlesbar.

#2 Starke Authentifizierungsmethoden

Implementieren Sie robuste Authentifizierungsprotokolle für den Zugriff auf VoIP-Systeme. Sorgen Sie für die Erstellung starker und einzigartiger Passwörter für jedes mit Ihrem VoIP-System verbundene Gerät. Ein starker Passwortschutz sollte für jedes Benutzerkonto Priorität haben, um Angriffe auf Zugangsdaten zu verhindern. Die Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) bietet eine zusätzliche Sicherheitsebene und reduziert das Risiko eines unbefugten Zugriffs erheblich.

#3 Regelmäßige Software-Updates 

Halten Sie alle genutzten Softwarelösungen und Tools auf dem neuesten Stand. VoIP-Dienstanbieter bemühen sich unermüdlich, die auf ihren Plattformen gespeicherten und übertragenen Informationen vor Cyberbedrohungen zu schützen. Im System sind verschiedene Sicherheitsfunktionen implementiert, die ständig evaluiert werden, um potenzielle Sicherheitslücken aufzudecken. Regelmäßige Wartung und Updates helfen, Ihr System vor neuen Bedrohungen zu schützen.

#4 Einhaltung von Vorschriften (Compliance)

Bleiben Sie über Vorschriften zur VoIP-Nutzung informiert, wie die DSGVO in Europa zum Datenschutz und den TCPA in den USA für Telemarketing-Praktiken. Die Einhaltung dieser Vorschriften hilft, rechtliche Strafen zu vermeiden, und stärkt das Vertrauen der Kunden.

#5 Sichere Netzwerkinfrastruktur

Schützen Sie Ihr Netzwerk mit Firewalls, Antivirenprogrammen zum Computerschutz und Intrusion-Detection-Systemen. Führen Sie regelmäßige Sicherheitsbewertungen Ihres Netzwerks durch, um Schwachstellen zu identifizieren und zu beheben.

#6 Mitarbeiterschulung und Sensibilisierung

Schulen Sie Ihr Team zu VoIP-Betrug, DDoS-Attacken und Vishing-Methoden, die Ihr VoIP-System gefährden könnten. Es ist wichtig, dass Ihre Mitarbeitenden über alle möglichen Bedrohungen informiert sind. Glücklicherweise bieten Frameworks wie das MITRE ATT&CK eine solide Wissensbasis über Taktiken und Techniken von Cyberangriffen sowie über Cyberabwehr-Strategien. Gut informierte Mitarbeitende tragen wesentlich dazu bei, Risiken für Ihr System zu minimieren.

Kann man eine VoIP-Nummer zurückverfolgen?

Ja, eine VoIP-Nummer kann zurückverfolgt werden, obwohl dies etwas komplexer ist als bei einem herkömmlichen Festnetzanschluss. Da VoIP-Nummern an IP-Adressen und Benutzerkonten statt an physische Standorte gebunden sind, nutzen Strafverfolgungsbehörden und Dienstanbieter IP-Tracking und Anbieterprotokolle, um den registrierten Eigentümer der Nummer zu identifizieren.

Fazit

Die Skalierbarkeit von VoIP stellt sicher, dass es mit Ihrem Unternehmen mitwachsen und sich an veränderte Anforderungen anpassen kann, ohne dass teure Hardware-Upgrades erforderlich sind. Mit ihrer Mischung aus Effizienz, Vielseitigkeit und Kosteneffizienz ist die VoIP-Technologie eine strategische Investition für jede Organisation, die ihre Kommunikationsinfrastruktur optimieren möchte.

Quellen:

1. Die ultimative Liste der VoIP-Statistiken
2. Statistiken zu VoIP-Software
3. Wachstumsstatistiken