Een VoIP-nummer krijgen – Complete gids 2024

Een VoIP-telefoonnummer is niet langer een luxe voor gevestigde bedrijven. De afgelopen jaren is het een betaalbaar hulpmiddel geworden dat essentieel is voor iedereen die succesvol wil zijn in een concurrerende markt.

Het is vooral aantrekkelijk voor kleine en middelgrote bedrijven (MKB). Tegen 2025 zullen kleine en middelgrote ondernemingen waarschijnlijk met meer dan 15% groeien op de VoIP-markt.

Uit een rapport van Blueface blijkt dat 61% van de bedrijven is overgestapt op VoIP-gebaseerde systemen nadat hun contract met vaste carriers afliep.

Als je erover denkt om een VoIP-nummer te nemen, op zoek bent naar een functionele oplossing of gewoon van provider wilt veranderen, lees dan verder.

Deze gids beantwoordt elke vraag over virtuele telefoonnummers die je kunt hebben.

Belangrijkste opmerkingen

• Uit een rapport van Blueface blijkt dat 61% van de bedrijven overstapte op VoIP-gebaseerde systemen nadat hun contract met vaste carriers afliep.
• VoIP-nummers bieden handige functies zoalsIVR, dat bellers door menuopties leidt om de juiste afdeling te bereiken, en Skill-based Routing, dat oproepen automatisch doorschakelt naar de meest geschikte contactcenter medewerkers op basis van hun expertise. Deze functies stroomlijnen de communicatie, zorgen ervoor dat bellers efficiënt worden geholpen en verhogen de algemene Klantentevredenheid.
• Gratis zakelijke telefoonnummers bieden een kostenloze optie voor een aparte virtuele lijn, maar hebben beperkte functies zoals Voicemail en Gesprek Doorschakelen. Ze zijn ideaal voor kleine bedrijven of starters en dienen als tijdelijke oplossing totdat groei vraagt om een upgrade naar betaalde plannen voor meer geavanceerde functies en schaalbaarheid.
• Met VoIP Nummerbehoud kunnen bedrijven hun essentiële telefoonnummers behouden wanneer ze van provider veranderen, waardoor ze het ongemak van het updaten van materiaal en het informeren van klanten vermijden. Dit proces is cruciaal bij hoge kosten of onvoldoende servicekwaliteit bij de huidige provider.

Wat is een VoIP-nummer: Essentieel of optioneel?

Laten we eerst een korte definitie geven van wat een VoIP-nummer is. Je kent het misschien ook als een Voice over IP-nummer. Het is een echt telefoonnummer dat is toegewezen aan een specifieke gebruiker, maar niet aan een specifieke telefoonlijn.

Natuurlijk zijn er nog andere opties voor hoe je telefoongesprekken kunt afhandelen. Ouderwetse hardwaretelefoons zijn voor de meesten wel bekend, maar hebben meer nadelen dan voordelen. Ze zijn meestal duurder dan VoIP-nummers, vereisen meer onderhoud en beperken je mobiliteit.

Je kunt ook gratis VoIP-nummers gebruiken, maar zoals we later zullen onderzoeken, zijn die niet duurzaam voor bedrijven met meer dan 5 tot 10 werknemers.

VoIP-nummers lijken dus een goed idee, toch? We kunnen niet voor je beslissen, maar over het algemeen hebben IP-telefoonnummers veel meer voordelen dan nadelen.

Hier volgt een overzicht van de voordelen van VoIP-nummers per bedrijfsgrootte:

• Kleine bedrijven: Als je een “jonge” start-up hebt, is het mogelijk dat je nog geen kantoor hebt. Overal gesprekken kunnen voeren tegen minimale kosten is dus een enorm voordeel.
• Ondernemingen: Voor grote bedrijven die veel telefoons en telefoonnummers nodig hebben, is VoIP een enorme hulp. Je kunt virtuele telefoonnummers configureren en toewijzen aan elk apparaat vanaf een centraal bedieningspaneel.
• Callcenters: Dit type bedrijf heeft een enorme database met telefoonnummers. Met VoIP kunnen ze gemakkelijk worden toegewezen aan verschillende apparaten of zelfs verschillende gebruikers – inclusief contactcenter medewerkers.

Je kunt ook onze korte videogids over de basisprincipes van VoIP bekijken:

Waar je een VoIP-nummer kunt krijgen

Om een virtueel nummer te kopen, kun je een online dashboard gebruiken. Er zijn tal van VoIP-serviceproviders beschikbaar, dus het is belangrijk om je focus te beperken. Bepaal wat je precies zoekt en probeer een provider te kiezen die voldoet aan de behoeften van je bedrijf.

Als je de “trial and error” benadering niet wilt gebruiken, raden we je aan om alle opties op de markt te verkennen en een keuze te maken uit de opties die de markt biedt op basis van jouw vereisten.

Belangrijkste kenmerken om op je checklist te zetten:

• Beoordelingen van klanten
• Niveau van klantenondersteuning
• Beschikbare plannen
• Functies
• Prijzen

Alleen met een gedetailleerd overzicht van de opties kun je de tool krijgen die aan de meeste van je eisen voldoet.

Kies een betrouwbare oplossing

Op basis van de behoeften van je bedrijf kun je een shortlist maken van opties die het beste bij je passen.

Er is echter één systeem dat het zeker moet halen: CloudTalk.

Wij bieden een van de beste virtuele telefoondiensten. We zijn ook een van de best beoordeelde SaaS-aanbieders. Samen met je nieuwe VoIP-nummer krijg je 40+ koppelingen en bijna 70 geavanceerde functies.

Onze software voedt momenteel meer dan 2.500 callcenters en telefoonsystemen over de hele wereld. Het vertrouwen dat we van onze trouwe klanten hebben gekregen is het bewijs dat CloudTalk een veilige, betrouwbare software is voor het verkrijgen van je VoIP-nummer.

Lees het zelf in onze klantbeoordelingen:

Capterra: 4.4 / 5

G2: 4.3 / 5

Natuurlijk willen we niet dat je CloudTalk kiest zonder het eerst te proberen.

5 redenen om een VoIP-nummer te nemen

Laten we beginnen met te kijken wat andere bedrijven als de belangrijkste redenen zien om een IP-telefoonnummer aan te schaffen.

Hier zijn 5 topfactoren voor VoIP-migratie volgens het Blueface rapport :

Betrouwbaarheid: 69,5%

Prijs: 19%

Kenmerken: 5%

Flexibiliteit: 4%

Schaalbaarheid: 2,5%

Nu je weet waar andere bedrijven waarde aan hechten, laten we eens kijken naar de top 5 redenen waarom het verkrijgen van een VoIP-nummer je werk gemakkelijker zal maken.

#1 Het bespaart geld

VoIP-nummers werken via het internet, waardoor dure telefoonrekeningen voor interlokale en internationale gesprekken wegvallen. Volgens TechCo kun je met internationale gesprekken via virtuele telefoonnummers tot 90% van de kosten besparen en tot 40% in het geval van lokale gesprekken.

Hier is nog een voordeel: door een VoIP-nummer te kopen, abonneer je je op een nauwkeurig virtueel nummerplan bij een serviceprovider. Je weet dus precies hoeveel je elke maand moet betalen. Dat maakt je kosten voorspelbaar en stabiel, tenzij je wilt upgraden.

De meeste providers vereisen geen contract aan het begin van de looptijd. Hiermee kun je de service eenvoudig beëindigen zonder verdere obstakels.

#2 Het biedt mobiliteit en betrouwbaarheid

De beste virtuele telefoonservices bieden een consistente belervaring.

Als je bedenkt hoe duur internationale basisgesprekken kunnen zijn, bieden voice-over IP-telefoonnummers een efficiënte en betaalbare manier om wereldwijd contact te leggen met klanten. Dat helpt je om uit te breiden en een multinationaal netwerk te creëren. Eenvoudig gezegd, als je wilt dat je bedrijf grenzen overschrijdt, is een VoIP-nummer een uitstekende keuze voor jou.

Met een VoIP-nummer heb je ook niet veel meer nodig dan een headset om zaken te doen. Je bent niet langer gebonden aan één locatie. Met VoIP kun je met klanten communiceren waar je ook bent, zolang die plek maar een stabiele internetverbinding heeft.

Je kunt dus werknemers op afstand aannemen of 100% op afstand laten werken, wat je veel geld kan besparen. Huurkosten, elektriciteitsrekeningen, allemaal dingen uit het verleden.

#3 Het is flexibel

Als je een intern netwerk gebruikt, heb je een beperkt aantal telefoons dat je aan het bestaande systeem kunt toevoegen. Bij VoIP-netwerken is de enige beperking bandbreedte (de maximale hoeveelheid gegevens die in een bepaalde tijd via de internetverbinding wordt verzonden). VoIP-oplossingen gebruiken meestal niet veel bandbreedte. Een verbinding van slechts 10 MB kan bijvoorbeeld 100 gesprekken tegelijk aan.

Je kunt ook één virtueel telefoonnummer op meerdere apparaten gebruiken. Omdat je een VoIP-nummer kunt toewijzen aan een persoon in plaats van aan een locatie, heb je toegang vanaf elk apparaat – een laptop, tablet of wat dan ook. Sommige VoIP-providers bieden ook smartphone-applicaties aan. In CloudTalk hebben we de CloudTalk Go-app die dient als een callcenter op zakformaat dat op afstand bereikbaar is.

Met een virtueel telefoonnummer kun je gesprekken ook doorschakelen naar andere nummers naar keuze.

Een ander flexibel aspect van VoIP-nummers komt met SIP (Session Initiation Protocol)-trunking. Hiermee kun je alle communicatie opslaan en beheren vanaf één platform, waardoor je een praktisch overzicht krijgt van alle interacties met klanten.

#4 Het verhoogt de productiviteit

Met VoIP-telefoonsystemen kunnen bedrijven ongeveer 32 minuten aan gesprekken per dag per team. Portaal FinanciënOnline beweert dat 77% van de kleine bedrijven een verbeterde productiviteit rapporteert dankzij VoIP-functies.

Deze tools maken communicatie en oproepbeheer veel gemakkelijker, vooral dankzij een hogere beschikbaarheid van contactcenter medewerkers, een geavanceerd automatiseringsniveau en het elimineren van repetitieve taken. Daarom kunt u een betere klantenservice bieden en hogere CSAT-scores (Klantentevredenheid) behalen.

#5 Betere spraakkwaliteit

Ervan uitgaande dat je een stabiele internetverbinding en voldoende bandbreedte hebt, biedt bellen via een IP-telefoonnummer een betere spraakkwaliteit dan analoge telefoons. Dat komt omdat VoIP gebruik maakt van geavanceerde compressietechnologie – codecs – die geluid digitaal omzetten.

Maar natuurlijk is niets vlekkeloos. Er kunnen zich problemen voordoen, dus zorg ervoor dat je provider je dekt. Bij ons bijvoorbeeld, als de gesprekskwaliteit onder een bepaald niveau zakt, verandert CloudTalk automatisch de gespreksroute in realtime. Dat elimineert latentie en jitter.

10 functies die je kunt krijgen met een VoIP-nummer

VoIP-systemen bieden meer dan alleen een efficiënte manier van bellen. Samen met je virtuele telefoonnummer krijg je tal van geautomatiseerde functies die je dagelijkse werk gemakkelijker maken.

Hier zijn 10 voorbeelden van hulpmiddelen die je nuttig kunt vinden:

• ACD (geautomatiseerde oproepverdeling): Efficiënte wachtrijdistributie van inkomende oproepen op basis van alle beschikbare gegevens zorgt ervoor dat bellers altijd naar de meest gekwalificeerde agent of agentgroep worden geleid.
• IVR (Interactive Voice Response): Een menu dat de beller door verschillende opties leidt en ervoor zorgt dat hij altijd naar de juiste afdeling, contactcenter medewerker of groep medewerkers wordt doorverwezen.
• Belgroepen: Zorgt ervoor dat oproepen van klanten meerdere of alle contactcenter medewerkers tegelijk bellen.
• Op vaardigheden gebaseerde routering: Inkomende oproepen worden automatisch gerouteerd naar een specifieke contactcenter medewerker op basis van de vaardigheden die de beller nodig heeft.
• VIP-wachtrijen: Geef klanten altijd voorrang.
• Gespreksopname: Neemt automatisch alle virtuele telefoongesprekken op.
• Oproepen doorschakelen: Schakel je inkomende gesprekken automatisch door naar externe mobiele of vaste telefoonnummers telkens als je contactcenter medewerkers in gesprek zijn of niet beschikbaar zijn tijdens kantooruren.
• 3-weg bellen: Je kunt gemakkelijk een derde persoon aan de lijn toevoegen als de omstandigheden daarom vragen.
• Voicemail: Een opslag van alle onbeantwoorde telefoongesprekken. Met CloudTalk kun je ze rechtstreeks vanuit de internetbrowser beluisteren.
• Persoonlijke begroetingen: Begroetingen die aan de beller worden afgespeeld op basis van specifieke situaties (buiten kantooruren, in de wacht, enz.)

Hoe krijg ik een VoIP-nummer? Uw gids

Volg gewoon deze 6 eenvoudige stappen om gemakkelijk je virtuele telefoonnummer te krijgen:

Stap 1: Uw servicebehoeften identificeren

Begrijp de prioriteiten van je bedrijf en selecteer functies op basis van criteria zoals prijs, beveiliging, betrouwbaarheid en servicekwaliteit. Zorg ervoor dat je op zoek gaat naar betrouwbare klantenservice om je te helpen wanneer je die het hardst nodig hebt.

Stap 2: Kies de juiste aanbieder en het juiste plan

Kies de beste provider voor uw zakelijke behoeften; CloudTalk biedt 4 plannen – Starter, Essential, Expert en Aangepast. Met het Plan op Maat kun je je ervaring op maat maken en je aanpassen aan specifieke voorkeuren en vereisten, zodat je krijgt wat je nodig hebt.

Stap 3: Vraag uw VoIP-nummer aan

Zodra je een provider hebt gekozen, helpt een CSM je bij het verkrijgen van je VoIP-nummer.

Dit gebeurt meestal direct nadat je je hebt aangemeld voor het door jou gekozen VoIP-abonnement.

Je kunt een lokaal, gratis of internationaal nummer kiezen wanneer je je VoIP-nummer krijgt, of zelfs je bestaande telefoonnummer overdragen. Zodra je een provider hebt gekozen, zal een Customer Service Manager (CSM) je helpen om je VoIP-nummer te krijgen.

Stap 4: Uw VoIP-systeem configureren

Ga aan de slag met het instellen van je voice-over IP-telefoonnummer en het configureren van VoIP-toestellen voor naadloos bellen en gebeld worden. Dit omvat taken zoals het aanmaken van gebruikersextensies en het instellen van voicemail. Maak je geen zorgen, het is eenvoudiger dan het klinkt en je kunt deze taken meestal gemakkelijk vanaf het dashboard uitvoeren.

Stap 5: VoIP-software of -hardware implementeren

Na het configureren van uw VoIP-systeem is de volgende stap het implementeren van de nodige software op uw toestellen of het instellen van VoIP-telefoons op basis van het beoogde gebruik. Sommige providers bieden ook handige mobiele apps aan, zodat je je VoIP-service naadloos kunt integreren met je smartphone.

Stap 6: Uw VoIP-nummer valideren

Test uw VoIP-nummer grondig om de functionaliteit te garanderen. Voer een paar testgesprekken om de geluidskwaliteit te beoordelen en te bevestigen dat alle geconfigureerde functies werken zoals verwacht. Deze stap is cruciaal om een soepele en betrouwbare communicatie-ervaring voor uw bedrijf te garanderen

Geavanceerde VoIP-nummeruitbreidingen met CloudTalk

Onze telefonieoplossing biedt tal van handige aanvullingen op je standaard VoIP-nummer. Deze tools geven je bedrijf een concurrentievoordeel ten opzichte van andere bedrijven, besparen je geld en helpen je nieuwe klanten te werven.

• Internationale nummers: Als je bedrijf in meerdere landen actief is, kun je voor elk land een telefoonnummer hebben. Dat is een enorm voordeel.
• Eerste reden: klanten uit het buitenland kunnen je bellen tegen standaard lokale tarieven of gratis.
• Tweede reden: Met een lokaal telefoonnummer kom je betrouwbaarder over. Mensen nemen buitenlandse nummers vaak niet op.

Nuttige tip

Bekijk onze lijst met netnummers voor gratis internationaal bellen.

• Gratis nummers: Met dit type virtueel telefoonnummer kunnen uw klanten u gratis bellen of de prijs van het gesprek delen tussen u en de beller. Met CloudTalk kun je een groen gratis nummer (0800) of een blauw nummer (0850) krijgen.
• Korte nummers: Met deze tool kun je een telefoonnummer van vijf cijfers hebben – 16 xxx, 17 xxx of 18 xxx. Je kunt korte telefoonnummers gebruiken voor klantenservice, speciale informatiediensten, transportdiensten en meer.

Gratis telefoonnummers voor bedrijven: Wat zijn ze?

Gratis zakelijke telefoonnummers Een andere optie om een virtueel nummer te krijgen. Dit type VoIP-service geeft je een extra nummer dat los staat van je persoonlijke nummer en volledig gratis is.

Het heeft zeker voordelen. Je hoeft je bijvoorbeeld niet meer aan te melden voor een betaald VoIP-abonnement. Maar het voordeel van gratis service heeft zijn prijs. Gratis virtuele telefoonnummers hebben een beperkt aantal functies. Zoals sms via WiFi, voicemail, oproepblokkering, oproepdoorschakeling of nummerweergave.

Gratis zakelijke telefoonnummers zijn daarom een goede deal voor kleine bedrijven, start-ups en teams van 10 of minder mensen. Als je aan deze beschrijving voldoet, kan een gratis nummer een goede tijdelijke oplossing zijn totdat je bedrijf groter wordt.

Een gratis nummer kan ook een alternatief zijn voor de hoofdlijnen van een bedrijf.

Voor- en nadelen van gratis zakelijke telefoonnummers

Laten we nu eens kijken naar de positieve en negatieve kanten van gratis zakelijke nummers.

Voordelen:

Hier is een tabel met de sterkste voordelen van gratis zakelijke nummers.

Minpunten:

Laten we nu eens kijken naar de belangrijkste nadelen van gratis zakelijke telefoonnummers.

VoIP-nummeroverdracht

Je zakelijke telefoonnummer is cruciaal voor klanten om contact met je op te nemen. Veel van je trouwe klanten kunnen het zelfs aan hun hoofd zien.

Hier bewijst nummerportabiliteit zichzelf als een nuttig hulpmiddel. Hiermee kun je je bestaande telefoonnummer overdragen van een oude VoIP-serviceprovider naar een nieuwe. Je hoeft het niet te veranderen. Daarom hoef je niet door het kwaadaardige proces van het bijwerken van alle materialen of contactformulieren, het informeren van al je klanten, enz. te gaan.

Er zijn veel scenario’s waarbij je van provider moet veranderen, dus nummerbehoud kan ook nuttig zijn.

Bijvoorbeeld:

• Je huidige VoIP-oplossing is te duur
• Uw huidige VoIP-systeem mist functies die van vitaal belang zijn voor uw bedrijf
• De mogelijkheden van de huidige VoIP-service worden te groot voor uw bedrijf
• Uw huidige VoIP-oplossing is van onvoldoende kwaliteit (bijv. geen geluid)
• Er is een gebrek aan ondersteuning door de klantenservice
• Je ervaart een oneerlijke behandeling van de kant van je huidige VoIP-provider (bijv. verborgen kosten)

Hoe een oud nummer overdragen naar een nieuw VoIP-systeem?

Neem eerst contact op met je nieuwe VoIP-provider. Daarna werken de nieuwe en oude VoIP-serviceproviders samen om je telefoonnummer over te dragen, zodat het hele proces succesvol verloopt.

Belangrijk:

Neem altijd van tevoren contact op met je huidige provider en laat weten dat je van plan bent om je telefoonnummer over te dragen. Soms wijzen contactcenter medewerkers een port-in verzoek af voordat het proces is voltooid, wat kan leiden tot vertragingen of een tijdelijke storing.

Wacht ook op een succesvolle overgang naar een nieuwe provider voordat je het contract met je huidige provider beëindigt.

Bekijk hoe VoIP overdraagbaarheid werkt binnen CloudTalk.

Stap voor stap handleiding voor het instellen van een VoIP-nummer met CloudTalk

Het instellen van ons virtuele telefoonnummer neemt slechts een paar minuten in beslag.

Zo doe je dat:

Neem eerst contact met ons op en kies uw VoIP abonnement . Beslis welke het beste past bij de behoeften van je bedrijf.

Daarna doorlopen we de volgende stappen:

#1 Een Cloudtalk-account aanmaken

#2 Installeren CloudTalk-applicatie

#3 Activeren 14-dag gratis proefabonnement

#4 Instelling oproepafhandeling

#5 Inkomende nummers

#6 Verificatie

#7 VoIP-nummer kiezen

Als je deze stappen hebt doorlopen, kun je je nieuwe VoIP-systeem meteen gebruiken op je laptop, tablet of smartphone.

Als je CloudTalk nader wilt leren kennen, kun je een 1-op-1 demo met een van onze customer success specialisten.