Cloudcommunicatie uitgelegd: uw complete gids

Volgens Forbes gebruikt momenteel zo’n 94% van alle bedrijven wereldwijd cloudsoftware.

Nu steeds meer teams op afstand werken en bedrijven digitaliseren, is het geen wonder dat organisaties kiezen voor cloudgebaseerde oplossingen voor zakelijke communicatie. Ze bieden voordelen zoals kostenbesparingen en de flexibiliteit om overal te werken — voordelen die we ons een paar jaar geleden nog nauwelijks konden voorstellen.

Bent u benieuwd wat cloudcommunicatie precies is, wat de voordelen zijn en hoe u de perfecte software kiest? Lees dan snel ons artikel!

Belangrijkste inzichten

• Met cloudcommunicatie kunnen bedrijven bellen, berichten versturen en videovergaderingen houden via internet, in plaats van te vertrouwen op fysieke telefoonlijnen en kantoorapparatuur. 
• Enkele voordelen van cloudcommunicatie zijn kostenbesparing, flexibiliteit, schaalbaarheid en geavanceerde functies.
• Om de juiste cloudsoftware voor uw bedrijf te kiezen, brengt u eerst uw behoeften in kaart en zoekt u een betrouwbare provider met goede beveiliging en uitstekende klantenservice.

Wat is een cloudcommunicatieplatform?

Cloudcommunicatie stelt bedrijven in staat om te bellen, berichten te versturen en videovergaderingen te houden vanaf elk apparaat — of het nu een computer of mobiel is — via een internetverbinding.

In plaats van telefoonkabels en fysieke apparatuur gebruikt cloudcommunicatie externe servers op internet (vaak „de cloud” genoemd). In tegenstelling tot traditionele, lokale telefooncentrales die dure hardware en fysieke koperdraden vereisen, brengt cloudcommunicatie uw telefonie, video en chat samen in één digitaal platform. Deze servers fungeren als het „brein” dat de communicatie regelt.

Wat is een cloudcommunicatieplatform?

Een cloudcommunicatieplatform is een systeem dat realtime samenwerking en communicatie voor teams mogelijk maakt, ongeacht hun locatie. Het werkt via software die wordt gehost in de cloud, zodat gebruikers verbinding kunnen maken en kunnen communiceren via verschillende kanalen, zoals bellen, videovergaderingen en chat.

Dit betekent dat teamleden naadloos kunnen samenwerken vanaf elke computer, smartphone of tablet met een internetverbinding. 

Het platform integreert verschillende communicatiemiddelen in één overzichtelijke interface. Hierdoor is het voor teams makkelijker om in contact te blijven, informatie te delen en soepel samen te werken, of ze nu op kantoor of op afstand werken. Voor snelle en efficiënte communicatie, vooral met klanten of leads, kan de integratie van een AI-sms-assistent de berichtgeving verder stroomlijnen en zorgen voor tijdige follow-ups op alle apparaten.

Voorbeelden van cloudcommunicatie

Bekende voorbeelden van cloudcommunicatie zijn VoIP-telefoonsystemen zoals CloudTalk, videovergaderingssoftware zoals Zoom en chat-apps voor teams zoals Slack. In plaats van op lokale servers te draaien, worden deze tools in de cloud gehost, zodat medewerkers er via desktop- of mobiele apps overal ter wereld toegang toe hebben.

Hoe werkt een cloudcommunicatieplatform?

Cloudcommunicatieplatforms maken gebruik van VoIP-technologie (Voice over Internet Protocol) om spraak, video en gegevens via internet te verzenden.

Dit is hoe het werkt:

1. De microfoon van uw apparaat vangt uw stem op in analoge vorm.
2. De software zet deze stem met behulp van codecs om in digitale signalen.
3. Deze signalen worden opgesplitst in kleine datapakketjes voor een snellere verzending.
4. De pakketjes reizen via internet naar het apparaat van de andere persoon.
5. Het apparaat van de ontvanger zet de pakketjes weer om in geluid.

4 sleutelelementen van moderne cloudcommunicatie

Cloudcommunicatie heeft vier elementen nodig om goed te werken:

• VoIP (Voice over Internet Protocol): Zoals we al zagen, stelt deze technologie u in staat om te bellen, te videovergaderen en berichten te versturen via internet.
• UCaaS (Unified Communications as a Service): Simpel gezegd is dit een virtuele centrale waarmee u kunt communiceren en werken vanaf één enkel platform. Veel bedrijven gebruiken ook multicloud-beheerplatforms om deze opzet te ondersteunen.
• Samenwerkingstools: Met deze tools kunt u samenwerken en communiceren met uw team, waar u ook bent. Met tools zoals Slack kunt u bijvoorbeeld met collega’s chatten op een professionele manier.
• Cloudtelefooncentrale (virtueel telefoonsysteem): Dit telefoonsysteem werkt via internet, waardoor bedrijven kunnen communiceren zonder fysieke hardware te installeren.

Hoewel VoIP specifiek verwijst naar de technologie die spraakoproepen via internet verzendt, is cloudcommunicatie een bredere term. Het omvat VoIP, maar omvat ook andere in de cloud gehoste kanalen zoals videovergaderingen, sms, AI-gestuurde gespreksanalyse en teamchat, allemaal geïntegreerd in één platform (UCaaS).

De voordelen van een cloudcommunicatieplatform

Cloudcommunicatie maakt een enorme groei door. De markt zal naar verwachting €15 miljard bereiken tegen 2032, met een jaarlijks groeipercentage (CAGR) van 15,7% van 2020 tot 2032. Deze opmerkelijke stijging onderstreept de transformatieve impact van deze technologie op de zakelijke communicatie.

Laten we de voordelen eens in detail bekijken.

 #1 Verlaag de kosten

Cloudcommunicatieplatforms helpen u op verschillende manieren geld te besparen:

• Apparatuur: U hoeft geen fysieke apparatuur zoals telefoons of servers meer te kopen of te onderhouden.
• Onderhoudspersoneel: U hoeft geen geld uit te geven aan gespecialiseerd personeel om het cloud-telefoonsysteem te beheren of te updaten.
• Flexibele licenties: Met cloudplatforms kunt u eenvoudig gebruikers toevoegen of verwijderen via flexibele abonnementen, wat veel voordeliger is dan het aanschaffen van extra fysieke apparatuur.
• Kantoorkosten: Doordat u overal kunt werken met een goede internetverbinding, dalen de kantoorkosten voor stroom, licht en telefoon. Eigenlijk heeft u niet eens een fysiek kantoor meer nodig.

#2 Eenvoudig opschalen

Cloudcommunicatieplatforms maken het heel eenvoudig om te groeien. Dit is hoe:

• Flexibiliteit: U kunt capaciteit eenvoudig aanpassen om meer gebruikers of data te beheren, zonder dat daar extra apparatuur voor nodig is.
• Wereldwijde toegang: Uw team kan overal vandaan werken, zodat u talent over de hele wereld kunt aannemen. Deze platforms bieden ook zeer gunstige tarieven voor internationaal bellen en lokale nummers, wat uw wereldwijde groei ondersteunt.
• Updates en onderhoud: De provider zorgt voor updates en onderhoud op de servers. Zo beschikt u altijd over de nieuwste functies en beveiligingsupdates, zonder dat het u moeite kost.

#3 Bespaar tijd

Met cloudcommunicatie bespaart u niet alleen geld, maar ook kostbare tijd. Dit is hoe:

• Automatisch bellen: Met functies zoals de Power Dialer kunt u tot wel 70 telefoontjes per uur plegen, zonder dat u handmatig nummers hoeft in te voeren.
• AI-ondersteuning: Kunstmatige intelligentie kan notities maken en samenvattingen schrijven, zodat uw medewerkers zich volledig kunnen richten op klantcontact en verkoop.
• Systeemintegratie: Door naadloos te integreren met CRM-systemen zoals HubSpot en Salesforce, maakt cloudcommunicatie handmatige gegevensinvoer overbodig. Uw verkoop- en supportteams hebben alle klantgegevens al bij de hand nog voordat ze de oproep beantwoorden.

#4 Profiteer van geavanceerde functies

Cloudcommunicatie biedt veel meer functies dan traditionele telefoonsystemen, zoals:

• Realtime analyses: U krijgt direct inzicht in het aantal oproepen, de gemiddelde gespreksduur, de verhouding tussen spreken en luisteren, en meer.
• Skill-based routing: Oproepen kunnen automatisch worden doorgeschakeld naar de medewerker met de juiste kennis en ervaring voor die specifieke vraag.
• Geavanceerde gespreksopname: Hiermee kunt u gesprekken eenvoudig opnemen en beluisteren voor kwaliteitscontrole, training en naleving van wet- en regelgeving. 

#5 Zorg voor beveiliging en betrouwbaarheid

Cloudcommunicatiediensten zijn zowel veilig als betrouwbaar. Dit is hoe:

• Gegevensbescherming: Ze gebruiken geavanceerde encryptie om uw gegevens te beschermen tijdens verzending en opslag.
• Servicegaranties: Ze bieden Service Level Agreements (SLA’s) die een minimale downtime garanderen, zodat u ook in noodgevallen op het systeem kunt vertrouwen.
• Redundante systemen: Providers hebben vaak back-upsystemen en datacenters. Als een deel uitvalt, neemt een ander deel het direct over. Deze mogelijkheden vormen de basis voor een robuuste cloudbeveiliging, wat essentieel is voor het beschermen van gevoelige communicatie en de continuïteit van uw bedrijf.

Hoe gebruiken bedrijven cloudcommunicatie?

Gezien al deze voordelen is het logisch dat steeds meer bedrijven overstappen op cloudcommunicatie — de voordelen zijn simpelweg te groot om te negeren. 

Laten we een paar van de meest voorkomende praktijkvoorbeelden bekijken.

#1 Werken op afstand

Cloudcommunicatieplatforms stellen medewerkers in staat om overal te werken waar een goede internetverbinding is. Met mobiele apps kunnen medewerkers bijvoorbeeld alle functies op hun smartphone of tablet gebruiken, zodat ze moeiteloos vanaf elke locatie kunnen werken.

#2 Klantenservice en callcenters

Cloudcommunicatie biedt medewerkers geavanceerde tools om de klantervaring te verbeteren. Zo kan een Interactive Voice Response (IVR) klanten automatisch doorverbinden met de juiste medewerker of afdeling. In callcenters kunnen medewerkers inkomende en uitgaande oproepen afhandelen, campagnes beheren en enquêtes uitvoeren zonder aan een fysiek kantoor gebonden te zijn.

#3 Technische ondersteuning op afstand

Technische supportteams kunnen VoIP gebruiken om klanten of medewerkers vanaf elke locatie te helpen. Dit helpt om problemen sneller en efficiënter op te lossen, zonder fysiek aanwezig te hoeven zijn.

#4 Telegeneeskunde en virtuele consulten

Zorgprofessionals kunnen VoIP-platforms gebruiken om virtuele consulten te houden, patiënten op te volgen en advies op afstand te geven. Dit vergroot de toegang tot zorg voor mensen in afgelegen gebieden of mensen die minder mobiel zijn, en zorgt voor een efficiëntere tijdsbesteding van zorgverleners.

#5 Financiële dienstverlening

Cloudcommunicatieplatforms helpen financiële dienstverleners om op een veilige en persoonlijke manier met klanten te communiceren. Dit is cruciaal in een sector waar vertrouwen en relaties centraal staan. Medewerkers kunnen bijvoorbeeld klantgegevens en de gespreksgeschiedenis inzien voordat ze het gesprek aangaan, wat tijd bespaart en een gerichtere service mogelijk maakt.

Hoe kiest u de juiste cloudcommunicatiesoftware voor uw bedrijf?

Het kiezen van de juiste cloudcommunicatietool voor uw bedrijf vereist een aantal stappen om te zorgen dat de software aansluit bij uw huidige en toekomstige behoeften. Hier is een eenvoudige gids om u op weg te helpen:

#1 Breng uw bedrijfsbehoeften in kaart

Begin met het identificeren van uw specifieke communicatie-eisen. 

Let hierbij op het volgende:

• Soorten communicatie: Bepaal of u behoefte heeft aan bellen, videovergaderingen, chat of volledige callcentertools.
• Aantal gebruikers: Schat in hoeveel medewerkers toegang moeten krijgen tot het systeem.
• Naleving en beveiliging: Controleer of uw branche specifieke eisen stelt of dat er aan bepaalde beveiligingsnormen moet worden voldaan.
• Apparaatcompatibiliteit: Bedenk welke apparaten uw team gaat gebruiken (computer, mobiel, tablet) en controleer of de software deze ondersteunt.

#2 Vergelijk cloudcommunicatieproviders

Zodra u uw behoeften helder heeft, is het tijd om een vergelijking van cloudproviders te maken om de verschillende opties op de markt te beoordelen. 

Let op deze belangrijke punten:

• Functies: Onderzoek verschillende aanbieders en leg hun aanbod naast uw wensenlijst.
• Prijsmodellen: Bekijk de kostenstructuur om te zien of deze binnen uw budget past.
• Betrouwbaarheid en beveiliging: Beoordeel de betrouwbaarheid, uptime-garanties en beveiligingsmaatregelen van de provider.
• Integratiemogelijkheden: Zorg ervoor dat de oplossing soepel kan worden geïntegreerd met de andere tools en applicaties die uw team al gebruikt.

#3 Houd rekening met toekomstige groei

Naast uw huidige behoeften is het ook verstandig om alvast vooruit te kijken. 

Omdat niemand in de toekomst kan kijken, is het slim te kiezen voor een cloudoplossing die flexibiliteit biedt en met uw bedrijf mee kan groeien. Kies voor een dienst met flexibele abonnementen, zodat u eenvoudig licenties en functies kunt toevoegen of verwijderen naarmate uw behoeften veranderen.

#4 Evalueer de gebruikerservaring

Wanneer het platform intuïtief en gebruiksvriendelijk is, kunnen uw medewerkers zich op hun hoofdtaken richten in plaats van te worstelen met de technologie. Dit verhoogt de productiviteit.

Let bij het kiezen van een gebruiksvriendelijk cloudcommunicatieplatform op de volgende belangrijke factoren:

• Gebruiksgemak: Het platform moet intuïtief en eenvoudig te navigeren zijn, ook voor minder technische gebruikers. Bekijk gebruikersbeoordelingen of start een gratis proefperiode om te zien of het platform gebruiksvriendelijk is.
• Training: Kies voor aanbieders die uitgebreide trainingsmogelijkheden bieden. CloudTalk biedt bijvoorbeeld wekelijkse trainingssessies en een onboardingportaal.
• Mobiele toegankelijkheid: Zorg ervoor dat het platform goed werkt op smartphones en tablets met speciale apps die dezelfde functionaliteit bieden als de desktopversie. Zo blijven medewerkers ook onderweg productief.
• Klantenservice: Kies een provider met betrouwbare 24/7 ondersteuning via telefoon, e-mail en live chat, inclusief een handig helpcentrum. Goede ondersteuning is essentieel voor een soepele gebruikerservaring.

#5 Analyseer en optimaliseer

Analyseer en optimaliseer het gebruik van uw cloudcommunicatieplatform om ervoor te zorgen dat alles soepel verloopt en aansluit bij uw bedrijfsbehoeften. 

Dat doet u zo:

• Prestaties en gebruik monitoren: Gebruik analysetools om belangrijke statistieken te bekijken, zoals uptime, functiegebruik en systeembelasting. Dit helpt u om knelpunten, prestatieproblemen van apps of verbeterpunten te identificeren.
• Feedback van gebruikers verzamelen en analyseren: Houd enquêtes en feedbacksessies met medewerkers om te begrijpen hoe zij het platform gebruiken en tegen welke uitdagingen ze aanlopen. Gebruik deze informatie om instellingen aan te passen, nuttige functies toe te voegen of processen te vereenvoudigen.

Breng uw internationale teams en teams op afstand naar een hoger niveau met CloudTalk

Door over te stappen op moderne cloudcommunicatie kunnen groeiende mkb-bedrijven gemiste oproepen voorkomen, routinetaken automatiseren met AI en hun sales- en supportactiviteiten wereldwijd opschalen zonder IT-gedoe.

Het is echter belangrijk om de juiste cloudcommunicatiesoftware te kiezen die past bij uw specifieke bedrijfsbehoeften.

Tussen alle verschillende opties is CloudTalk een effectieve cloudcommunicatie-oplossing die gebruiksgemak, kostenefficiëntie, geavanceerde functies en krachtige analyses combineert. Het is ontworpen voor moderne bedrijven, met name bedrijven met internationale teams of teams op afstand.

Ontdek hoe CloudTalk uw communicatiestrategie kan transformeren en bekijk het platform in actie.