Cloud-basierte Kommunikation erklärt: Ihr umfassender Leitfaden
Laut Forbes nutzen derzeit rund 94 % aller Unternehmen weltweit Cloud-Software.
Da immer mehr Teams remote arbeiten und Unternehmen digital werden, ist es kein Wunder, dass sich Unternehmen für cloud-basierte Geschäftskommunikationslösungen entscheiden. Sie bieten Vorteile wie Kosteneinsparungen und die Flexibilität, von überall aus zu arbeiten – Vorteile, die vor wenigen Jahren noch kaum vorstellbar waren.
Sie möchten wissen, was cloud-basierte Kommunikation ist, welche Vorteile sie bietet und wie Sie die perfekte Software auswählen? Tauchen Sie in unseren Artikel ein, um mehr zu erfahren!
Wichtige Erkenntnisse
- Cloud-basierte Kommunikation ermöglicht es Unternehmen, Anrufe, Nachrichten und Videobesprechungen über das Internet abzuwickeln, anstatt sich auf physische Telefonleitungen und Büroausstattung zu verlassen.
- Zu den Vorteilen der Nutzung cloud-basierter Kommunikation gehören Kosteneinsparungen, Flexibilität, Skalierbarkeit und erweiterte Funktionen.
- Um die richtige cloud-basierte Kommunikationssoftware für Ihr Unternehmen auszuwählen, bewerten Sie Ihre Bedürfnisse und suchen Sie nach einem Anbieter mit hoher Sicherheit, Zuverlässigkeit und Kundensupport.
Was ist eine cloud-basierte Kommunikationsplattform?
Cloud-basierte Kommunikation ermöglicht es Unternehmen, Anrufe zu tätigen, Nachrichten zu senden und Videokonferenzen von jedem Gerät aus – ob Computer oder Mobilgerät – über eine Internetverbindung abzuhalten.
Anstatt Telefonkabel und physische Geräte zu verwenden, nutzt cloud-basierte Kommunikation Remote-Server (oft als „die Cloud“ bezeichnet) im Internet. Im Gegensatz zu traditionellen, lokalen PBX-Systemen, die teure Hardware und physische Kupferkabel erfordern, zentralisiert cloud-basierte Kommunikation Ihr Telefonsystem, Video und Messaging in einer einzigen digitalen Plattform. Diese Server fungieren als „Gehirn“, das die Kommunikation verwaltet.
Was ist eine Cloud-Kommunikationsplattform?
Eine Cloud-Kommunikationsplattform ist ein System, das Echtzeit-Zusammenarbeit und -Kommunikation für Teams ermöglicht, unabhängig von deren Standort. Sie funktioniert über Software, die in der Cloud gehostet wird, und ermöglicht es Benutzern, sich über verschiedene Methoden wie Sprachanrufe, Videokonferenzen und Instant Messaging zu verbinden und zu interagieren.
Das bedeutet, dass Teammitglieder von jedem Computer, Smartphone oder Tablet-Gerät aus nahtlos zusammenarbeiten können, indem sie eine Internetverbindung nutzen.
Die Plattform integriert viele Kommunikationstools in eine einzige, zugängliche Benutzeroberfläche. Auf diese Weise ist es für Teams einfacher, verbunden zu bleiben, Informationen auszutauschen und nahtlos zusammenzuarbeiten, egal ob im Büro oder remote. Für eine schnelle und effiziente Kommunikation, insbesondere mit Kunden oder Leads, kann die Integration eines KI-SMS-Assistenten die Nachrichtenübermittlung weiter optimieren und zeitnahe Nachfassaktionen über alle Geräte hinweg gewährleisten.
Beispiele für cloud-basierte Kommunikation
Häufige Beispiele für cloud-basierte Kommunikation sind Voice over IP (VoIP)-Telefonsysteme wie CloudTalk, Videokonferenzsoftware wie Zoom und Team-Messaging-Apps wie Slack. Anstatt auf lokalen Servern zu laufen, werden diese Tools in der Cloud gehostet, sodass Mitarbeiter von überall auf der Welt über Desktop- oder mobile Apps darauf zugreifen können.
Bezahlen Sie nicht für Hardware, die Sie nicht benötigen. Telefonieren Sie von überall aus.
Wie funktioniert eine cloud-basierte Kommunikationsplattform?
Cloud-basierte Kommunikationsplattformen nutzen VoIP (Voice over Internet Protocol)-Technologie, um Sprach-, Video- und Dateninformationen über das Internet zu senden.
So funktioniert es:
- Das Mikrofon Ihres Geräts erfasst Ihre Stimme in analoger Form.
- Die Software wandelt diese Stimme mithilfe von Codecs in digitale Signale um.
- Diese Signale werden zur einfacheren Übertragung in kleine Datenpakete aufgeteilt.
- Die Pakete gelangen über das Internet zum Gerät der anderen Person.
- Das Gerät des Empfängers wandelt die Pakete wieder in Ton um.
4 Schlüsselelemente gängiger cloud-basierter Kommunikationslösungen
Cloud-basierte Kommunikation benötigt vier Elemente, um richtig zu funktionieren:
- VoIP (Voice over Internet Protocol): Wie bereits erwähnt, ermöglicht diese Technologie Anrufe, Videokonferenzen und Nachrichtenversand über das Internet.
- UCaaS (Unified Communications as a Service): Einfach ausgedrückt ist es ein virtuelles Haus oder Büro, das es Ihnen ermöglicht, von einer einzigen Plattform aus zu kommunizieren und zu arbeiten. Viele Unternehmen nutzen auch Multi-Cloud-Management-Plattformen, um dieses Setup zu unterstützen.
- Kommunikationstools: Mit diesen Tools können Sie mit Ihrem Team zusammenarbeiten und kommunizieren, egal wo Sie sich befinden. Tools wie Slack ermöglichen es Ihnen beispielsweise, mit Ihren Kollegen zu chatten, als ob sie auf WhatsApp wären, jedoch auf professionelle Weise.
- Cloud-PBX (virtuelles Telefonsystem): Dieses Telefonsystem funktioniert über das Internet und ermöglicht Unternehmen die Kommunikation ohne Installation physischer Hardware.
Während VoIP (Voice over Internet Protocol) sich speziell auf die Technologie bezieht, die Sprachanrufe über das Internet überträgt, ist cloud-basierte Kommunikation ein umfassenderer Begriff. Sie umfasst VoIP, aber auch andere cloud-gehostete Kanäle wie Videokonferenzen, SMS, KI-gesteuerte Anrufanalyse und Team-Messaging, die auf einer Plattform (UCaaS) vereint sind.
Vorteile einer cloud-basierten Kommunikationsplattform
Cloud-Kommunikation erlebt ein explosives Wachstum, wobei der Markt voraussichtlich €15 Milliarden bis 2032 erreichen wird, mit einer durchschnittlichen jährlichen Wachstumsrate (CAGR) von 15,7 % von 2020 bis 2032. Dieser bemerkenswerte Anstieg unterstreicht den transformativen Einfluss dieser Technologie auf die Geschäfts- und Kommunikationswelt.
Lassen Sie uns die Vorteile im Detail untersuchen.
#1 Kosten senken
Cloud-basierte Kommunikationsplattformen helfen Ihnen auf verschiedene Weisen, Geld zu sparen:
- Ausrüstung: Sie müssen keine physischen Geräte wie Telefone oder Server mehr kaufen oder warten.
- Wartungspersonal: Sie müssen kein spezialisiertes Personal für die Verwaltung oder Aktualisierung des Cloud-Systems aufwenden.
- Sitzplatzanpassungen: Cloud-Plattformen ermöglichen es Ihnen in der Regel, Sitzplätze einfach mit flexiblen Tarifen hinzuzufügen oder zu entfernen, was kostengünstiger ist, als sich mit dem Hinzufügen oder Entfernen physischer Geräte auseinanderzusetzen.
- Bürokosten: Von überall mit einer guten Internetverbindung zu arbeiten, reduziert Bürokosten wie Strom, Beleuchtung und Telefonrechnungen. Tatsächlich müssen Sie nicht einmal ein Büro haben.
#2 Einfaches Wachstum
Cloud-basierte Kommunikationsplattformen erleichtern die Expansion. So geht’s:
- Flexibilität: Sie können Ressourcen leicht anpassen, um mehr Benutzer oder Daten zu verwalten, ohne zusätzliche Ausrüstung zu benötigen.
- Globaler Zugriff: Ihr Team kann remote arbeiten, wodurch Sie Talente von überall auf der Welt einstellen können. Diese Plattformen bieten auch hervorragende Tarife für internationale Anrufe und lokale Rufnummern, was Ihnen hilft, global zu expandieren.
- Updates und Wartung: Der Anbieter kümmert sich um Updates und Wartung auf seinen Servern, sodass Sie immer die neuesten Funktionen und Sicherheitsverbesserungen ohne zusätzlichen Aufwand nutzen können.
#3 Zeit sparen
Mit cloud-basierter Kommunikation sparen Sie sowohl Geld als auch Zeit. So geht’s:
- Automatische Anrufe: Funktionen wie der Power Dialer ermöglichen es Ihnen, bis zu 70 Anrufe pro Stunde zu tätigen, wodurch das manuelle Wählen entfällt.
- KI-Unterstützung: Künstliche Intelligenz kann Notizen und Zusammenfassungen übernehmen, sodass Agenten sich auf den Kundenservice und den Vertrieb konzentrieren können.
- Tool-Integration: Durch die nahtlose Integration mit CRMs wie HubSpot und Salesforce eliminiert cloud-basierte Kommunikation die manuelle Dateneingabe und stellt sicher, dass Ihre Vertriebs- und Supportteams den vollständigen Kundenkontext haben, bevor sie überhaupt Hallo sagen.
#4 Erweiterte Funktionen nutzen
Cloud-basierte Kommunikationslösungen bieten mehr Funktionen als herkömmliche Telefonsysteme, wie zum Beispiel:
- Echtzeit-Analysen: Sie erhalten sofortigen Zugriff auf die Anzahl der Anrufe, die durchschnittliche Anrufdauer, Sprech-/Hörverhältnisse und mehr.
- Fähigkeitenbasiertes Routing: Anrufe können automatisch an den Agenten mit den richtigen Fähigkeiten und Erfahrungen für die Aufgabe weitergeleitet werden.
- Erweiterte Anrufaufzeichnung: Dieses Tool ermöglicht es Ihnen, Anrufe einfach für Qualitätskontrollen, Schulungen und Compliance aufzuzeichnen und darauf zuzugreifen.
#5 Sicherheit und Zuverlässigkeit gewährleisten
Cloud-basierte Kommunikationsdienste sind sowohl sicher als auch zuverlässig. So geht’s:
- Datenschutz: Sie nutzen fortschrittliche Verschlüsselung, um Ihre Daten bei der Übertragung und Speicherung zu schützen.
- Servicegarantien: Sie bieten Service Level Agreements (SLAs), die minimale Ausfallzeiten gewährleisten, sodass Sie sich auch in Notfällen auf das System verlassen können.
- Redundante Systeme: Anbieter verfügen oft über Backup-Systeme und Rechenzentren, sodass, wenn ein Teil ausfällt, ein anderer übernehmen kann, um Ihren Dienst am Laufen zu halten. Diese Funktionen sind grundlegend für eine robuste Cloud-Sicherheit, die für den Schutz sensibler Kommunikationen und die Aufrechterhaltung der Geschäftskontinuität entscheidend ist.
Hören Sie auf, über Vorteile zu lesen, und beginnen Sie, sie zu erleben.
Wie nutzen Unternehmen cloud-basierte Kommunikationslösungen?
Angesichts all dieser Vorteile ist es kein Wunder, dass Unternehmen zunehmend auf Cloud-Kommunikationslösungen setzen – sie sind einfach zu wertvoll, um sie zu ignorieren.
Lassen Sie uns einige der relevantesten Anwendungsfälle untersuchen.
#1 Remote-Arbeit
Cloud-Kommunikationsplattformen ermöglichen es Remote-Mitarbeitern, von überall mit einer guten Internetverbindung zu arbeiten. Mobile Apps ermöglichen es Mitarbeitern beispielsweise, alle Funktionen ihrer Smartphones oder Tablets zu nutzen, was die Arbeit von jedem Standort aus erleichtert.
#2 Kundenservice und Callcenter
Cloud-Kommunikationsplattformen bieten Agenten erweiterte Tools zur Verbesserung des Kundenerlebnisses. Zum Beispiel kann Interactive Voice Response (IVR) Kunden automatisch mit dem richtigen Agenten oder der richtigen Abteilung verbinden. In Callcentern können Agenten eingehende und ausgehende Anrufe bearbeiten, Marketingkampagnen verwalten und Umfragen durchführen, ohne an ein physisches Büro gebunden zu sein.
#3 Technischer Remote-Support
Technische Support-Teams können VoIP nutzen, um Kunden oder Mitarbeitern von überall aus zu helfen. Dies hilft, Probleme schneller und effizienter zu lösen, ohne physisch anwesend sein zu müssen.
#4 Telemedizin und virtuelle Konsultationen
Gesundheitsdienstleister können VoIP-Plattformen nutzen, um virtuelle medizinische Konsultationen anzubieten, den Patientenfortschritt zu verfolgen und Remote-Beratung zu leisten. Dies verbessert den Zugang zur Gesundheitsversorgung für Menschen in abgelegenen Gebieten oder mit eingeschränkter Mobilität und nutzt die Zeit der medizinischen Fachkräfte besser.
#5 Finanzdienstleistungen
Cloud-basierte Kommunikationsplattformen helfen Finanzdienstleistern, sicher und personalisiert mit Kunden zu interagieren. Dies ist in einem Bereich wichtig, in dem Vertrauen und Beziehungen zählen. Agenten können beispielsweise auf Kundendaten und Anrufhistorien zugreifen, bevor sie mit einem Kunden sprechen, was Zeit spart und eine maßgeschneidertere Unterstützung ermöglicht.
Wie wählt man die richtige cloud-basierte Kommunikationssoftware für Ihr Unternehmen aus?
Die Wahl des richtigen Cloud-Kommunikationstools für Ihr Unternehmen umfasst einige wichtige Schritte, um sicherzustellen, dass es Ihren aktuellen und zukünftigen Anforderungen entspricht. Hier ist ein einfacher Leitfaden, der Ihnen bei der Entscheidung hilft:
#1 Berücksichtigen Sie Ihre Geschäftsanforderungen
Beginnen Sie damit, Ihre spezifischen Kommunikationsanforderungen zu identifizieren.
Berücksichtigen Sie Folgendes:
- Kommunikationsarten: Entscheiden Sie, ob Sie Sprachanrufe, Videokonferenzen, Messaging oder Contact-Center-Tools benötigen.
- Benutzeranzahl: Schätzen Sie ab, wie viele Benutzer Zugang zum System benötigen werden.
- Compliance und Sicherheit: Prüfen Sie, ob Ihre Branche spezifische Anforderungen oder Sicherheitsstandards hat, die die Software erfüllen muss.
- Gerätekompatibilität: Berücksichtigen Sie, welche Geräte Sie mit der Software verwenden werden (Computer, Mobilgerät, Tablet) und stellen Sie sicher, dass die Software diese unterstützt.
#2 Cloud-Kommunikationsanbieter bewerten
Sobald Sie Ihre Geschäftsanforderungen identifiziert haben, ist es Zeit, einen Cloud-Service-Anbieter-Vergleich durchzuführen, um die verschiedenen Anbieter auf dem Markt zu bewerten.
Überprüfen Sie diese Schlüsselpunkte:
- Funktionen: Recherchieren Sie verschiedene Anbieter und vergleichen Sie deren Angebote mit Ihrer Checkliste.
- Preismodelle: Prüfen Sie die Kostenstrukturen, um sicherzustellen, dass sie zu Ihrem Budget passen.
- Zuverlässigkeit und Sicherheit: Bewerten Sie die Zuverlässigkeit, Verfügbarkeitsgarantien und Sicherheitsmaßnahmen des Anbieters.
- Integrationsfähigkeiten: Stellen Sie sicher, dass die Lösung sich nahtlos in andere Tools und Anwendungen integrieren lässt, die Ihr Team verwendet.
#3 Denken Sie an zukünftiges Wachstum
Neben der Berücksichtigung Ihrer aktuellen Bedürfnisse sollten Sie auch Ihre zukünftigen Anforderungen antizipieren.
Da Sie keine Kristallkugel haben, wird empfohlen, eine cloud-basierte Lösung zu wählen, die Flexibilität bietet und mit Ihrem Unternehmen wachsen kann. Entscheiden Sie sich für einen Dienst mit flexiblen Preisplänen, mit denen Sie ganz einfach Benutzer und Funktionen hinzufügen oder entfernen können, wenn sich Ihre Bedürfnisse ändern.
#4 Benutzererfahrung bewerten
Wenn die Plattform intuitiv und einfach zu bedienen ist, können sich die Mitarbeiter auf ihre Hauptaufgaben konzentrieren, anstatt sich mit der Technologie abzumühen, was die Produktivität steigert.
Bei der Auswahl einer benutzerfreundlichen Cloud-Kommunikationsplattform sollten Sie sich auf diese Schlüsselfaktoren konzentrieren:
- Benutzerfreundlichkeit: Die Plattform sollte intuitiv und einfach zu bedienen sein, auch für technisch nicht versierte Benutzer. Prüfen Sie Nutzerbewertungen oder holen Sie sich eine kostenlose Testversion, um zu sehen, ob sie benutzerfreundlich ist.
- Schulung: Suchen Sie nach Anbietern, die umfangreiche Schulungsressourcen anbieten. CloudTalk bietet beispielsweise wöchentliche Schulungen und ein Onboarding-Portal.
- Mobile Zugänglichkeit: Stellen Sie sicher, dass die Plattform auf Smartphones und Tablets mit dedizierten Apps, die der Funktionalität der Desktop-Version entsprechen, gut funktioniert. Dies hilft den Mitarbeitern, unterwegs produktiv zu bleiben.
- Kundensupport: Wählen Sie einen Anbieter mit zuverlässigem 24/7-Support per Telefon, E-Mail und Live-Chat sowie einem nützlichen Hilfecenter. Guter Support ist entscheidend für eine reibungslose Benutzererfahrung.
#5 Analysieren und Optimieren
Analysieren und optimieren Sie die Nutzung einer Cloud-basierten Kommunikationsplattform, um sicherzustellen, dass sie reibungslos läuft und Ihren Geschäftsanforderungen entspricht.
So geht’s:
- Leistung und Nutzung überwachen: Setzen Sie Analysetools ein, um wichtige Metriken wie Betriebszeit, Funktionsnutzung und Systemauslastung zu überprüfen. Dies hilft Ihnen, Engpässe, App-Leistungsprobleme oder Verbesserungsbereiche zu identifizieren.
- Nutzerfeedback sammeln und analysieren: Führen Sie Umfragen und Feedback-Sitzungen mit Mitarbeitern durch, um zu verstehen, wie sie die Plattform nutzen und welchen Herausforderungen sie begegnen. Nutzen Sie diese Informationen, um Einstellungen anzupassen, nützliche Funktionen hinzuzufügen oder Prozesse zu optimieren.
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Es ist jedoch wichtig, die richtige Cloud-Kommunikationssoftware für Ihre Geschäftsanforderungen zu wählen.
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