Cloud-basierte Kommunikation erklärt: Ihr ultimativer Ratgeber

Laut Forbes nutzen derzeit rund 94 % aller Unternehmen weltweit Cloud-Software.

Da immer mehr Teams remote arbeiten und Unternehmen die Digitalisierung vorantreiben, ist es kein Wunder, dass sich Firmen für cloud-basierte Kommunikationslösungen entscheiden. Sie bieten Vorteile wie Kosteneinsparungen und die Flexibilität, von überall aus zu arbeiten – Vorteile, die vor wenigen Jahren noch kaum vorstellbar waren.

Sie möchten wissen, was cloud-basierte Kommunikation eigentlich ist, welche Vorteile sie bietet und wie Sie die passende Software auswählen? Lesen Sie unseren Artikel, um mehr zu erfahren!

Wichtige Erkenntnisse

• Cloud-basierte Kommunikation ermöglicht es Unternehmen, Anrufe, Nachrichten und Videokonferenzen über das Internet abzuwickeln, anstatt auf physische Telefonleitungen und Bürogeräte angewiesen zu sein. 
• Zu den Vorteilen cloud-basierter Kommunikation gehören Kosteneinsparungen, Flexibilität, Skalierbarkeit und fortschrittliche Funktionen.
• Um die richtige Cloud-Kommunikationssoftware für Ihr Unternehmen zu finden, sollten Sie Ihren Bedarf analysieren und nach einem Anbieter mit hoher Sicherheit, Zuverlässigkeit und gutem Kundenservice suchen.

Was ist eine cloud-basierte Kommunikationsplattform?

Cloud-basierte Kommunikation ermöglicht es Unternehmen, über eine Internetverbindung von jedem beliebigen Gerät aus – ob Computer oder Mobiltelefon – Anrufe zu tätigen, Nachrichten zu senden und Videokonferenzen abzuhalten.

Anstelle von Telefonkabeln und physischer Hardware nutzt die cloud-basierte Kommunikation externe Server im Internet (oft als „die Cloud“ bezeichnet). Im Gegensatz zu herkömmlichen, lokalen Telefonanlagen (PBX), die teure Hardware und physische Kupferleitungen erfordern, bündelt die cloud-basierte Kommunikation Ihr Telefonsystem, Video und Messaging auf einer einzigen digitalen Plattform. Diese Server fungieren als das „Gehirn“, das die gesamte Kommunikation steuert.

Was ist eine Cloud-Kommunikationsplattform?

Eine Cloud-Kommunikationsplattform ist ein System, das Teams eine Zusammenarbeit und Kommunikation in Echtzeit ermöglicht, unabhängig von deren Standort. Sie läuft über Software, die in der Cloud gehostet wird, sodass sich die Nutzer über verschiedene Kanäle wie Sprachanrufe, Videokonferenzen und Instant Messaging vernetzen und austauschen können.

Das bedeutet, dass Teammitglieder über eine Internetverbindung von jedem Computer, Smartphone oder Tablet aus nahtlos zusammenarbeiten können. 

Die Plattform integriert zahlreiche Kommunikationstools in einer einzigen, leicht zugänglichen Benutzeroberfläche. So fällt es Teams leichter, in Verbindung zu bleiben, Informationen auszutauschen und nahtlos zusammenzuarbeiten – egal ob im Büro oder im Homeoffice. Für eine schnelle und effiziente Kommunikation, insbesondere mit Kunden oder Leads, kann die Integration eines KI-SMS-Assistenten den Nachrichtenversand weiter optimieren und zeitnahe Follow-ups auf allen Geräten sicherstellen.

Beispiele für cloud-basierte Kommunikation

Typische Beispiele für cloud-basierte Kommunikation sind Voice-over-IP-Telefonanlagen (VoIP) wie CloudTalk, Videokonferenz-Software wie Zoom und Team-Messaging-Apps wie Slack. Anstatt auf lokalen Servern betrieben zu werden, werden diese Tools in der Cloud gehostet, sodass Mitarbeiter von überall auf der Welt über Desktop- oder mobile Apps darauf zugreifen können.

Wie funktioniert eine cloud-basierte Kommunikationsplattform?

Cloud-basierte Kommunikationsplattformen nutzen die VoIP-Technologie (Voice over Internet Protocol), um Sprache, Video und Daten über das Internet zu übertragen.

Und so funktioniert es:

1. Das Mikrofon Ihres Geräts nimmt Ihre Stimme in analoger Form auf.
2. Die Software wandelt diese Stimme mithilfe von Codecs in digitale Signale um.
3. Diese Signale werden zur einfacheren Übertragung in kleine Datenpakete aufgeteilt.
4. Die Pakete reisen über das Internet zum Gerät des Gesprächspartners.
5. Das Gerät des Empfängers wandelt die Pakete wieder in Ton um.

4 Schlüsselelemente gängiger cloud-basierter Kommunikationslösungen

Damit cloud-basierte Kommunikation reibungslos funktioniert, sind vier Elemente erforderlich:

• VoIP (Voice over Internet Protocol): Wie bereits erwähnt, ermöglicht diese Technologie das Telefonieren, Durchführen von Videokonferenzen und Versenden von Nachrichten über das Internet.
• UCaaS (Unified Communications as a Service): Einfach ausgedrückt handelt es sich um eine virtuelle Zentrale, über die Sie von einer einzigen Plattform aus kommunizieren und arbeiten können. Viele Unternehmen nutzen zur Unterstützung dieses Setups auch Multi-Cloud-Management-Plattformen.
• Kollaborationstools: Mit diesen Tools können Sie von überall aus mit Ihrem Team zusammenarbeiten und kommunizieren. Tools wie Slack ermöglichen Ihnen beispielsweise den professionellen Chat mit Kollegen, ähnlich wie bei WhatsApp.
• Cloud-PBX (Virtuelle Telefonanlage): Dieses Telefonsystem läuft über das Internet, sodass Unternehmen ohne die Installation physischer Hardware kommunizieren können.

Während sich VoIP (Voice over Internet Protocol) speziell auf die Technologie bezieht, die Sprachanrufe über das Internet überträgt, ist cloud-basierte Kommunikation ein weiter gefasster Begriff. Er umfasst VoIP, integriert aber auch andere Cloud-Kanäle wie Videokonferenzen, SMS, KI-gestützte Anrufanalysen und Team-Messaging in einer einzigen Plattform (UCaaS).

Vorteile einer cloud-basierten Kommunikationsplattform

Die Cloud-Kommunikation erlebt ein rasantes Wachstum. Prognosen zufolge soll der Markt bis 2032 ein Volumen von 15 Milliarden US-Dollar erreichen, bei einer jährlichen Wachstumsrate (CAGR) von 15,7 % im Zeitraum von 2020 bis 2032. Dieses beachtliche Wachstum unterstreicht den bahnbrechenden Einfluss dieser Technologie auf die Geschäfts- und Kommunikationswelt.

Sehen wir uns die Vorteile im Detail an.

 #1 Kosten senken

Mit cloud-basierten Kommunikationsplattformen können Sie in mehrfacher Hinsicht Geld sparen:

• Hardware: Sie müssen keine physischen Geräte wie Telefone oder Server mehr kaufen oder warten.
• Wartungspersonal: Sie benötigen kein spezialisiertes Personal, um das Cloud-System zu verwalten oder zu aktualisieren.
• Flexiblere Lizenzen: Cloud-Plattformen ermöglichen es in der Regel, Lizenzen über flexible Tarife einfach hinzuzufügen oder zu entfernen. Das ist weitaus kosteneffizienter als die Anschaffung oder Entsorgung physischer Geräte.
• Bürokosten: Da man mit einer guten Internetverbindung von überall aus arbeiten kann, sinken die Bürokosten für Strom, Licht und Telefon. Eigentlich braucht man nicht einmal mehr ein festes Büro.

#2 Einfach skalieren

Cloud-basierte Kommunikationsplattformen machen das Wachstum einfach. Und so:

• Flexibilität: Sie können Ressourcen problemlos anpassen, um mehr Nutzer oder Daten zu verwalten, ohne dass zusätzliche Hardware benötigt wird.
• Globaler Zugriff: Ihr Team kann remote arbeiten, sodass Sie Talente weltweit einstellen können. Diese Plattformen bieten zudem hervorragende Tarife für internationale Anrufe sowie lokale Rufnummern, was Ihre globale Expansion unterstützt.
• Updates und Wartung: Der Anbieter kümmert sich um Updates und die Wartung auf seinen Servern. So nutzen Sie ohne eigenen Aufwand immer die neuesten Funktionen und Sicherheitsverbesserungen.

#3 Zeit sparen

Mit cloud-basierter Kommunikation sparen Sie sowohl Geld als auch Zeit. Das funktioniert so:

• Automatisiertes Telefonieren: Funktionen wie der Power Dialer ermöglichen bis zu 70 Anrufe pro Stunde, da das manuelle Wählen entfällt.
• KI-Unterstützung: Künstliche Intelligenz kann das Mitschreiben und Zusammenfassen übernehmen, sodass sich die Agenten voll auf den Kundenservice und den Verkauf konzentrieren können.
• Tool-Integration: Durch die nahtlose Integration in CRM-Systeme wie HubSpot und Salesforce macht die cloud-basierte Kommunikation die manuelle Dateneingabe überflüssig und stellt sicher, dass Ihre Vertriebs- und Support-Teams bereits vor dem ersten „Hallo“ den vollen Kundenkontext kennen.

#4 Zugriff auf fortschrittliche Funktionen

Cloud-basierte Kommunikationslösungen bieten deutlich mehr Funktionen als herkömmliche Telefonanlagen, wie zum Beispiel:

• Echtzeit-Analysen: Sie erhalten sofortigen Zugriff auf die Anzahl der Anrufe, die durchschnittliche Anrufdauer, das Sprech-Hör-Verhältnis und vieles mehr.
• Kompetenzbasiertes Routing: Anrufe können automatisch an den Agenten weitergeleitet werden, der über die passenden Fähigkeiten und die meiste Erfahrung für das jeweilige Anliegen verfügt.
• Erweiterte Anrufaufzeichnung: Mit diesem Tool können Sie Anrufe einfach aufzeichnen und abrufen – ideal für Qualitätsprüfungen, Schulungen und Compliance. 

#5 Sicherheit und Zuverlässigkeit garantieren

Cloud-basierte Kommunikationsdienste sind sowohl sicher als auch zuverlässig. Und das aus folgenden Gründen:

• Datenschutz: Es werden modernste Verschlüsselungsverfahren eingesetzt, um Ihre Daten bei der Übertragung und Speicherung zu schützen.
• Service-Garantien: Anbieter bieten Service Level Agreements (SLAs) an, die minimale Ausfallzeiten garantieren, sodass Sie sich auch in Notfällen auf das System verlassen können.
• Redundante Systeme: Anbieter verfügen meist über Backup-Systeme und Rechenzentren. Fällt ein Teil aus, übernimmt ein anderer, sodass Ihr Service aktiv bleibt. Diese Mechanismen sind die Grundlage für eine robuste Cloud-Sicherheit, die für den Schutz sensibler Kommunikation und die Aufrechterhaltung des Geschäftsbetriebs entscheidend ist.

Wie nutzen Unternehmen cloud-basierte Kommunikationslösungen?

Angesichts all dieser Vorteile ist es kein Wunder, dass immer mehr Unternehmen auf Cloud-Kommunikationslösungen setzen – sie sind einfach zu wertvoll, um sie zu ignorieren. 

Sehen wir uns einige der wichtigsten Anwendungsfälle an.

#1 Remote-Arbeit

Cloud-Kommunikationsplattformen ermöglichen es remote arbeitenden Mitarbeitern, von überall aus zu arbeiten, wo eine gute Internetverbindung besteht. Über mobile Apps können sie beispielsweise alle Funktionen auf ihren Smartphones oder Tablets nutzen, was das Arbeiten von jedem Ort aus kinderleicht macht.

#2 Kundenservice und Callcenter

Cloud-Kommunikationsplattformen bieten Agenten fortschrittliche Tools, um das Kundenerlebnis zu verbessern. So kann ein interaktives Sprachmenü (IVR) Anrufer automatisch mit dem richtigen Ansprechpartner oder der passenden Abteilung verbinden. In Callcentern können Agenten eingehende und ausgehende Anrufe bearbeiten, Marketingkampagnen verwalten und Umfragen durchführen, ohne an ein physisches Büro gebunden zu sein.

#3 Technischer Remote-Support

Technische Support-Teams können VoIP nutzen, um Kunden oder Mitarbeiter von überall aus zu unterstützen. So lassen sich Probleme schneller und effizienter lösen, ohne dass eine physische Präsenz vor Ort erforderlich ist.

#4 Telemedizin und virtuelle Sprechstunden

Medizinische Fachkräfte können VoIP-Plattformen nutzen, um virtuelle Sprechstunden anzubieten, den Genesungsfortschritt von Patienten zu verfolgen und medizinischen Rat aus der Ferne zu erteilen. Dies erleichtert Menschen in abgelegenen Gebieten oder mit eingeschränkter Mobilität den Zugang zur medizinischen Versorgung und optimiert die Arbeitszeit des medizinischen Personals.

#5 Finanzdienstleistungen

Cloud-basierte Kommunikationsplattformen helfen Finanzdienstleistern, sicher und personalisiert mit ihren Kunden zu interagieren. Das ist besonders in einer Branche wichtig, in der Vertrauen und persönliche Beziehungen zählen. Beispielsweise können Agenten bereits vor dem Gespräch auf Kundendaten und den Anrufverlauf zugreifen, was Zeit spart und eine maßgeschneiderte Beratung ermöglicht.

Wie Sie die richtige cloud-basierte Kommunikationssoftware für Ihr Unternehmen auswählen

Die Wahl des richtigen Cloud-Kommunikationstools für Ihr Unternehmen erfordert einige wichtige Schritte, um sicherzustellen, dass es Ihren aktuellen und zukünftigen Anforderungen entspricht. Hier ist ein einfacher Leitfaden, der Ihnen bei der Entscheidung hilft:

#1 Berücksichtigen Sie Ihre geschäftlichen Anforderungen

Ermitteln Sie zunächst Ihre spezifischen Anforderungen an die Kommunikation. 

Beachten Sie dabei folgende Punkte:

• Kommunikationsarten: Entscheiden Sie, ob Sie Sprachanrufe, Videokonferenzen, Messaging oder Contact-Center-Tools benötigen.
• Nutzeranzahl: Schätzen Sie ab, wie viele Personen Zugriff auf das System benötigen.
• Compliance und Sicherheit: Prüfen Sie, ob Ihre Branche bestimmte behördliche Anforderungen oder Sicherheitsstandards vorschreibt, die die Software erfüllen muss.
• Gerätekompatibilität: Überlegen Sie, auf welchen Geräten Sie die Software nutzen wollen (PC, Smartphone, Tablet) und stellen Sie sicher, dass diese unterstützt werden.

#2 Cloud-Kommunikationsanbieter bewerten

Sobald Sie Ihren Bedarf ermittelt haben, sollten Sie einen Vergleich von Cloud-Service-Anbietern durchführen, um die verschiedenen Angebote auf dem Markt zu prüfen. 

Achten Sie dabei auf diese Kernaspekte:

• Funktionen: Vergleichen Sie die Angebote der verschiedenen Dienstleister mit Ihrer Anforderungsliste.
• Preismodelle: Prüfen Sie die Kostenstrukturen, um sicherzustellen, dass sie in Ihr Budget passen.
• Zuverlässigkeit und Sicherheit: Bewerten Sie die Ausfallsicherheit, die garantierten Betriebszeiten und die Sicherheitsmaßnahmen des Anbieters.
• Integrationsmöglichkeiten: Stellen Sie sicher, dass sich die Lösung nahtlos in andere Tools und Anwendungen integrieren lässt, die Ihr Team bereits nutzt.

#3 Denken Sie an zukünftiges Wachstum

Neben den aktuellen Bedürfnissen sollten Sie auch künftige Anforderungen im Blick haben. 

Da niemand hellsehen kann, empfiehlt es sich, eine cloud-basierte Lösung zu wählen, die flexibel ist und mit Ihrem Unternehmen mitwachsen kann. Entscheiden Sie sich für einen Service mit flexiblen Tarifen, bei dem Sie Lizenzen und Funktionen je nach Bedarf ganz einfach hinzufügen oder entfernen können.

#4 Nutzererfahrung bewerten

Wenn die Plattform intuitiv und einfach zu bedienen ist, können sich Ihre Mitarbeitenden auf ihre Hauptaufgaben konzentrieren, anstatt mit der Technologie zu kämpfen. Das steigert die Produktivität.

Achten Sie bei der Auswahl einer benutzerfreundlichen Cloud-Kommunikationsplattform auf diese Schlüsselfaktoren:

• Benutzerfreundlichkeit: Die Plattform sollte intuitiv und selbst für technisch weniger versierte Personen leicht zu bedienen sein. Lesen Sie Nutzerbewertungen oder nutzen Sie eine kostenlose Testversion, um die Benutzerfreundlichkeit zu prüfen.
• Schulung: Suchen Sie nach Anbietern, die umfassende Schulungsressourcen anbieten. CloudTalk bietet beispielsweise wöchentliche Schulungen und ein Onboarding-Portal an.
• Mobile Erreichbarkeit: Stellen Sie sicher, dass die Plattform auf Smartphones und Tablets mit speziellen Apps einwandfrei funktioniert, die dem Funktionsumfang der Desktop-Version entsprechen. So bleiben Ihre Mitarbeitenden auch unterwegs produktiv.
• Kundenservice: Wählen Sie einen Anbieter mit zuverlässigem Support rund um die Uhr per Telefon, E-Mail und Live-Chat sowie einem hilfreichen Hilfe-Center. Ein guter Support ist entscheidend für eine reibungslose Nutzererfahrung.

#5 Analysieren und optimieren

Analysieren und optimieren Sie die Nutzung einer cloudbasierten Kommunikationsplattform, um sicherzustellen, dass sie reibungslos läuft und Ihre geschäftlichen Anforderungen erfüllt. 

So gehen Sie vor:

• Leistung und Nutzung überwachen: Nutzen Sie Analysetools, um wichtige Kennzahlen wie Betriebszeit, Feature-Nutzung und Systemlast zu überprüfen. Dies hilft Ihnen, Engpässe, Probleme mit der App-Leistung oder Optimierungsbereiche zu identifizieren.
• Nutzerfeedback sammeln und analysieren: Führen Sie Umfragen und Feedback-Gespräche mit Ihren Mitarbeitenden durch, um zu verstehen, wie sie die Plattform nutzen und auf welche Herausforderungen sie stoßen. Nutzen Sie diese Informationen, um Einstellungen anzupassen, nützliche Funktionen hinzuzufügen oder Prozesse zu vereinfachen.

Bringen Sie Ihre globalen und Remote-Teams mit CloudTalk voran

Der Wechsel zu moderner, cloudbasierter Kommunikation ermöglicht es wachsenden KMU, verpasste Anrufe zu vermeiden, Routineaufgaben mit KI zu automatisieren und Vertriebs- sowie Supportaktivitäten weltweit ohne IT-Aufwand zu skalieren.

Es ist jedoch wichtig, die richtige Cloud-Kommunikationssoftware für Ihre geschäftlichen Anforderungen zu wählen.

Unter all den verschiedenen Optionen ist CloudTalk eine effektive Cloud-Kommunikationslösung, die Benutzerfreundlichkeit, Kosteneffizienz, fortschrittliche Funktionen und robuste Analysen vereint. Sie wurde speziell für moderne Unternehmen entwickelt, insbesondere für solche mit globalen oder dezentralen Teams.

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