Die Bedeutung der Geschäftskommunikation – Definition, Arten und Tipps

Menschen kommunizieren ständig miteinander. Ohne Kommunikation wären wir zu nichts fähig. Es ist schwer, sich eine Situation vorzustellen, in der überhaupt keine Kommunikation erforderlich ist. Ohne diese nützliche Fähigkeit wären viele unserer bisherigen menschlichen Errungenschaften nur Träume.

Es gibt eine spezielle Art der Kommunikation, die für Unternehmensinhaber, Angestellte und Arbeitgeber, Unternehmer und so ziemlich jeden, der täglich mit Unternehmen zu tun hat, von besonderem Interesse sein sollte – die Geschäftskommunikation.

Was können Sie von diesem Artikel erwarten? Wir werden die Geschäftskommunikation und ihre verschiedenen Arten mit Beispielen definieren, die 3 Mittel der Geschäftskommunikation erläutern und Ihnen eine Liste nützlicher Tipps und Tricks an die Hand geben, wie Sie Ihre Geschäftskommunikationsfähigkeiten wie ein Profi meistern. Ohne weitere Umschweife tauchen wir direkt ein!

Was genau ist Geschäftskommunikation

Um zu verstehen, was Geschäftskommunikation ist, konzentrieren wir uns zunächst auf den Begriff „Kommunikation“.

Was bedeutet „Kommunikation“?

Das Wort „Kommunikation“ bezieht sich normalerweise auf das Sprechen, Reden, Schreiben oder Senden von Informationen an eine andere Person. Die gesamte Idee der Kommunikation ist sehr komplex und konzentriert sich auf verschiedene Aspekte, von denen viele umfassen:

• Sicherstellen, dass die Nachricht die Zielgruppe erreicht hat
• Sicherstellen, dass der Empfänger der Nachricht sie versteht und bei Bedarf darauf reagiert
• als Absender der Nachricht sicherstellen, dass Sie höflich und mit der entsprechenden Präzision und Klarheit kommunizieren

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Die Rolle der Kommunikation in Unternehmen

Geschäftskommunikation umfasst jede Art von Kommunikation, die innerhalb eines bestimmten Geschäftsumfelds stattfindet. Geschäftskommunikation trägt zur Entwicklung der Fähigkeit bei, andere zu beeinflussen, Veränderungen in den Einstellungen und Ansichten von Menschen herbeizuführen, Motivation zu fördern sowie professionelle Beziehungen aufzubauen und zu pflegen. 

Viele Wissenschaftler und Geschäftsinhaber sind sich einig, dass dies die wichtigste grundlegende Fähigkeit für jeden in der Arbeitswelt ist. Denken Sie nur an Ihre allererste Begegnung mit einem Unternehmen, bei dem Sie derzeit arbeiten. Hätten Sie diesen Job ohne professionelle Kommunikation bekommen?

In Zeiten der schnell fortschreitenden Globalisierung und der wachsenden Nachfrage nach Teamarbeit sind Kommunikationsfähigkeiten absolut entscheidend für den Erfolg jedes Unternehmens, unabhängig von seiner Größe. Dies hilft, Arbeitsabläufe zu optimieren und eine Überlastung der Mitarbeiter zu vermeiden, die zu schlechten Schlafgewohnheiten und schlechter Entscheidungsfindung führen könnte. Ein ausgeruhter Mitarbeiter ist ein produktiver Mitarbeiter! Unternehmen können auch die Zusammenarbeit und Kundeninteraktionen verbessern, indem sie spezielle Kommunikationstools implementieren. Dieser umfassende Leitfaden von G2 zu Software für das Kundenkommunikationsmanagement, gestützt auf Einblicke aus dem G2 Grid Report, untersucht Top-Plattformen, die Teams helfen, über mehrere Kommunikationskanäle hinweg verbunden, organisiert und reaktionsschnell zu bleiben.

Nachdem wir nun wissen, was Geschäftskommunikation ist und wie wichtig sie ist, wollen wir ihre verschiedenen Arten erkunden und uns einige Beispiele ansehen:

Arten der Geschäftskommunikation mit Beispielen

Wir haben die Kommunikation in zwei Hauptkategorien unterteilt: intern und extern. Beide können weiter in zwei verschiedene Formen unterteilt werden: aufwärts und abwärts. Lassen Sie uns jede davon erkunden:

#1 Interne Aufwärtskommunikation

Dies bedeutet jeglichen Informationstransfer von einer Einzelperson, die in einem Unternehmen arbeitet, die Organisationshierarchie hinauf, zum Beispiel von einem Untergebenen an einen Manager. Manager benötigen oft verschiedene Arten von Nachrichten von den Mitarbeitern in den von ihnen geführten Teams. Wenn Teammitglieder ihren Managern Informationen jeglicher Art bereitstellen, betrachten wir dies als interne Aufwärtskommunikation.

Beispiele:

• Verkaufsberichte
• Umfragen
• Vorlagen 
• Zusammenfassungen 
• Systematische Formulare
• Feedback-Formulare, Beschwerden und Streitigkeiten  

#2 Interne Abwärtskommunikation

Interne Abwärtskommunikation ist das Gegenteil der internen Aufwärtskommunikation und findet statt, wenn ein Vorgesetzter mit einem oder mehreren Untergebenen kommuniziert. Zum Beispiel, wenn Manager die von ihnen geführten Mitarbeiter kontaktieren. 

Sie wird am häufigsten verwendet, um wichtige Informationen zu übertragen, Anweisungen zu geben, Diskussionen zwischen Personen zu fördern, Mitarbeiter zu motivieren und die Produktivität zu steigern.

Beispiele:

• Arbeitsanweisungen und Begründungen, die von Direktoren an Manager gesendet werden
• Formulare, die von Mitarbeitern des mittleren an das untere Management gesendet werden
• Verfahren und Praktiken 
• Leistungsfeedback-Formulare
• Präsentationen über die Strategie und Kernwerte eines Unternehmens, die neuen Mitarbeitern während der Einarbeitung präsentiert werden

#3 Externe Aufwärtskommunikation

Externe Aufwärtskommunikation findet zwischen Mitarbeitern innerhalb einer Organisation und externen Stakeholdern statt, die in der Hierarchie höher angesiedelt sind. Externe Stakeholder sind Geschäftspartner, Regierungsbeamte, Anwohner und externe Administratoren usw.

Beispiele:

• Rechnungen
• Jahresberichte 
• Bestellungen 
• Newsletter
• Magazine 

#4 Externe Abwärtskommunikation

Auf ähnliche Weise findet externe Abwärtskommunikation zwischen einem Unternehmen und seinen externen Stakeholdern statt, diesmal jedoch beginnt die höherrangige Partei im Unternehmen die Kommunikation. Externe Kommunikation umfasst typischerweise Broschürenvorlagen, E-Mails, Newsletter und Plakate, die alle darauf abzielen, potenzielle Kunden, Partner und Lieferanten anzuziehen. Dazu gehören auch Marketingformulare, die häufig verwendet werden, um Leads zu sammeln, Kundenpräferenzen zu verstehen und gezielte Kampagnen zu initiieren.

Beispiele:

• Produktschulungs- und Supportkommunikation
• Werbe- und Marketingliteratur
• Kommunikation mit Vertriebs- und Lieferkanälen

#5 CRM-Automatisierung über Messaging-Plattformen

Da die Kundenkommunikation immer sofortiger und über mehrere Kanäle erfolgt, sind CRMs, die sich in Messaging-Apps wie WhatsApp integrieren lassen, ein Muss. Diese Tools ermöglichen es Ihnen, Interaktionen zu automatisieren, Leads zu qualifizieren und die Kommunikation zu zentralisieren, ohne Ihre Support-Teams zu überfordern. Nehmen Sie zum Beispiel Kommo. Es kombiniert CRM-Funktionalität mit nativer WhatsApp-Integration und einem integrierten Salesbot, sodass Sie automatisierte Antworten senden, Kunden durch den Verkaufstrichter führen und jede Interaktion in einem Posteingang behalten können. Dies spart Zeit und liefert schnelle, persönliche Erfahrungen.

Beispiele:

•  WhatsApp-Chatbot zur Lead-Qualifizierung
• Automatisierte Antworten auf FAQs via CRM
• Zentralisierter Posteingang für WhatsApp, Instagram und E-Mail

Dies spart nicht nur Zeit, sondern stellt auch sicher, dass Ihre Kunden schnelle, personalisierte Antworten erhalten – ohne Ihr Team zu überfordern.

Mittel der Geschäftskommunikation 

Geschäftskommunikation kann auf viele Arten erfolgen, und wir werden 3 davon in diesem Artikel näher beleuchten:

Verbal 

Verbale Kommunikation ist im Grunde jede Art von mündlicher Kommunikation in Form gesprochener Sprache, um Informationen an andere Menschen zu senden. In der verbalen Kommunikation kommunizieren Menschen nicht nur mit Worten, sondern fügen diesen oft auch Emotionen, Gefühle, Gedanken und Ideen bei, ob beabsichtigt oder nicht.

Haben Sie schon einmal von der 7-38-55-Regel gehört? Es ist Albert Mehabrians Theorie bezüglich der Kommunikation von Emotionen. Gemäß diesem Konzept werden 7 % der Bedeutung durch gesprochene Worte, 38 % durch den Tonfall und 55 % durch die Körpersprache kommuniziert. Vielleicht möchten Sie sich daran erinnern, wenn Sie das nächste Mal ein wichtiges Gespräch mit Ihrem Chef über eine Gehaltserhöhung führen!

Schriftlich 

Schriftliche Kommunikation, wie der Name schon sagt, umfasst alle Arten des Informationsaustauschs in Form von schriftlichen Nachrichten wie E-Mails, Briefen, Berichten, Telegrammen, Bulletins, Handbüchern, Papierankündigungen und mehr. Im Gegensatz zur verbalen Kommunikation erfordert es etwas mehr Aufwand, Emotionen und Gefühle durch schriftliche Kommunikation zu vermitteln. 

Beim Einsatz schriftlicher Kommunikation sollten Sie auf die Wahl des richtigen Formalitätsgrades, Rechtschreib- und Grammatikfehler sowie die angemessene Klarheit für den Empfänger achten.

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Fernkommunikation

Vielleicht sind Sie mit „Remote-Arbeit“ vertraut, die viele Mitarbeiter aufgrund der COVID-19-Pandemie derzeit erleben, aber sind Sie auch mit Fernkommunikation vertraut? Sie findet aus der Ferne statt, hauptsächlich über elektronische Tools. Dank Fernkommunikation können Sie remote arbeiten, ohne persönliche Interaktionen.

Es gibt viele Tools, die Fernkommunikation ermöglichen. Einige davon sind:

• Telefonanrufe, wie Callcenter-Lösungen
• E-Mails
• E-Mail-Ticketsystem
• Online-Chats und Konferenzen
• Arbeitsbetriebssysteme
• Videokonferenzen, wie z. B. Webinare
• Visuelle Kommunikationstools wie eine Screen-Recording-Software, ein Snipping Tool oder ein GIF-Maker

So meistern Sie Ihre Geschäftskommunikationsfähigkeiten – unsere 7 Glückstipps und Tricks!

Nachdem Sie nun wissen, was Geschäftskommunikation ist, sowie ihre verschiedenen Arten und Methoden kennen, ist es an der Zeit, dass wir Ihnen einige unserer Geheimnisse verraten. 

Im letzten Abschnitt geben wir Ihnen unsere 7 besten Tipps und Tricks, um Ihre Geschäftskommunikationsfähigkeiten zu meistern. Lassen Sie uns sie kennenlernen:

Arbeiten Sie an Ihrer Körpersprache

Ihre Körpersprache und Ihr Auftreten spielen eine wichtige Rolle dabei, wie Sie in der Geschäftskommunikation wahrgenommen werden. Achten Sie auf die Sprache, die Sie verwenden, wenn Sie mit Menschen im geschäftlichen Umfeld interagieren, pflegen Sie Ihr Äußeres und stellen Sie sicher, dass Sie den angemessenen Dresscode einhalten. Denken Sie schließlich an die zuvor erwähnte 7-38-55-Theorie.

Hören Sie aufmerksam zu 

Um effektiv zu kommunizieren, müssen Sie aufmerksam sein. Kommunikation funktioniert in beide Richtungen, und Sie sollten immer notieren, was die andere Person Ihnen mitteilen möchte. Dies zeigt auch Respekt und Engagement. 

„Wenn Sie denken, Kommunikation sei nur Reden, haben Sie nicht zugehört.“  – Ashleigh Brilliant 

Üben Sie Ihre allgemeinen Kommunikationsfähigkeiten 

Übung macht den Meister. Wenn Sie das Gefühl haben, dass Ihnen im geschäftlichen Umfeld grundlegende Kommunikationsfähigkeiten fehlen, konzentrieren Sie sich darauf, diese außerhalb Ihres Arbeitsbereichs zu üben. Halten Sie Reden, unterhalten Sie sich mit Freunden über verschiedene Themen, beteiligen Sie sich an Diskussionen und hören Sie Podcasts. Sie werden schnell großartige Ergebnisse sehen!

Nutzen Sie die richtigen Kanäle für verschiedene Kommunikationsarten

Es ist äußerst wichtig, die richtigen Kanäle für verschiedene Arten von Diskussionen und Gesprächen zu nutzen, die im geschäftlichen Umfeld stattfinden. Legen Sie klare Richtlinien fest, stellen Sie sicher, dass jeder sie kennt und halten Sie sich daran. Dies wird dazu beitragen, einen gut organisierten Arbeitsplatz mit speziellen Bereichen für Professionalität sowie für Themen außerhalb der Arbeit zu erhalten.

Das Einrichten solcher Kanäle könnte auch für Ihren Kundenservice gelten. Sie könnten zum Beispiel eine Kundenhotline über ein Callcenter-Tool betreiben. Auch heute noch werden Callcenter von Kunden hoch geschätzt, daher könnte dies eine gute Option für Ihr Unternehmen sein. Es gibt viele zuverlässige Tools zur Auswahl, aber CloudTalk ist die einzige Wahl, wenn Sie nach der besten Lösung auf dem Markt suchen. Bieten Sie Ihren Kunden ein personalisiertes Erlebnis und lösen Sie Probleme schnell dank Mensch-zu-Mensch-Interaktionen.  

Erweitern Sie Ihren Geschäftswortschatz

Wenn Sie in einem Nischengeschäft tätig sind, müssen Sie möglicherweise Vokabular und Fachjargon erlernen, die spezifisch für Ihre Nische sind, oder sich damit vertraut machen. Lesen Sie über Ihre Branche, schauen Sie Filme, hören Sie Podcasts und unterhalten Sie sich mit Ihren Kollegen. Alles braucht Zeit, aber Sie werden es schließlich schaffen. 

Bereiten Sie sich auf Besprechungen vor, um Stress zu vermeiden

Stress kann das Gehirn blockieren, daher stellen Sie sicher, dass Sie sich immer gut auf Ihre Geschäftstermine vorbereiten. Nichts ist schlimmer, als spontan denken zu müssen, besonders wenn Sie bereits Schwierigkeiten haben, effektiv zu kommunizieren. Vermeiden Sie dies, indem Sie sich gut vorbereiten und entspannt sind, wenn es an der Zeit ist, „das Wort zu ergreifen“.

Beteiligen Sie sich an Diskussionen 

Die Teilnahme an lebhaften Diskussionen wird Ihr Gehirn und Ihre Kommunikationsfähigkeiten hervorragend stimulieren. Je mehr Sie mit anderen Menschen interagieren, desto besser werden Sie darin. Geschäftskommunikation ist nicht so beängstigend, wie es scheint!

Alles zur Unternehmenskommunikation entdeckt!

Da sind wir! Reich an Wissen und aufschlussreichen Ratschlägen.

Unternehmenskommunikation spielt in jedem Unternehmen eine wichtige Rolle und sollte stets eines der grundlegenden Elemente des Erfolgs sein. Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten im Geschäftsumfeld tragen maßgeblich zur persönlichen Entwicklung, einer höheren Arbeitsqualität und zur allgemeinen Arbeitszufriedenheit bei. 

In diesem Artikel haben wir: 

• den Begriff „Unternehmenskommunikation“ erklärt
• Beispiele für die verschiedenen Arten und Methoden der Kommunikation gegeben
• Ihnen aufschlussreiche Tipps zur Verbesserung Ihrer Kommunikationsfähigkeiten im Geschäftsleben gegeben

Denken Sie daran, dass Kommunikation überall sehr wichtig ist, aber besonders in professionellen Bereichen. Folgen Sie diesem Leitfaden und unserem Blog für weitere Inhalte zum Thema Kommunikation, insbesondere zu Callcentern und telefonischen Support-Diensten.