Vikten av affärskommunikation – definition, typer och tips

Människor kommunicerar med varandra hela tiden. Utan kommunikation skulle vi inte kunna göra någonting. Det är svårt att tänka sig en situation där man inte behöver någon form av kommunikation alls. Utan denna användbara färdighet skulle många av de saker vi hittills åstadkommit som människor bara vara drömmar.

Det finns en specifik typ av kommunikation som borde vara av särskilt intresse för företagsägare, anställda och arbetsgivare, entreprenörer, och i stort sett alla som dagligen har att göra med företag – affärskommunikation.

Vad kan du förvänta dig att lära dig av den här artikeln? Vi kommer att definiera affärskommunikation och dess olika typer med exempel, beröra de 3 sätten för affärskommunikation, och ge dig en lista med användbara tips och tricks om hur du behärskar dina affärskommunikationsfärdigheter som ett proffs. Utan vidare, låt oss dyka rakt in!

Vad är egentligen affärskommunikation

För att förstå vad affärskommunikation är, låt oss först fokusera på termen ‘kommunikation’.

Vad betyder ‘kommunikation’?

Ordet kommunikation syftar oftast på att prata, tala, skriva eller skicka information till en annan person. Hela idén med kommunikation är mycket komplex och fokuserar på olika aspekter, varav många inkluderar:

• säkerställa att meddelandet har nått målgruppen
• säkerställa att mottagaren av meddelandet förstår och svarar på det, om nödvändigt
• säkerställa, som meddelandesändare, att du kommunicerar med gott uppförande och med lämplig precision och tydlighet

Stöd intern och extern kommunikation över flera digitala kanaler med CloudTalk

Registrera dig gratis

Kommunikationens roll i affärsvärlden

Affärskommunikation omfattar all typ av kommunikation som sker inom en specifik affärsmiljö. Affärskommunikation bidrar till utvecklingen av en förmåga att påverka andra, åstadkomma förändringar i människors attityder och åsikter, driva motivation, samt skapa och upprätthålla professionella relationer. 

Många forskare och företagsägare är överens om att det är den viktigaste grundläggande färdigheten för alla i arbetslivet. Tänk bara på ditt allra första möte med ett företag du för närvarande arbetar för. Hade du fått jobbet utan professionell kommunikation?

I dessa tider av snabbt framåtskridande globalisering och växande efterfrågan på lagarbete, är kommunikationsförmåga helt avgörande för framgången hos alla företag, oavsett storlek. Detta hjälper till att effektivisera arbetsflöden och undviker överbelastning av anställda, vilket kan leda till dåliga sömnrutiner och dåligt beslutsfattande. En utvilad medarbetare är en produktiv arbetare! Företag kan också förbättra samarbete och kundinteraktioner genom att implementera dedikerade kommunikationsverktyg. Denna G2:s omfattande guide om bästa programvara för hantering av kundkommunikation, med stöd av insikter från G2 Grid Report, utforskar topprankade plattformar som hjälper team att hålla sig uppkopplade, organiserade och responsiva över flera kommunikationskanaler.

Nu när vi vet vad affärskommunikation är, och hur viktigt det är, låt oss utforska de olika typerna av den och titta på några exempel:

Typer av affärskommunikation med exempel

Vi har delat in kommunikation i två huvudkategorier: intern och extern. Båda kan delas in ytterligare i två olika former: uppåtgående och nedåtgående. Låt oss utforska var och en av dem:

#1 Intern uppåtgående

Detta innebär all informationsöverföring från en individ som arbetar i ett företag uppåt i organisationshierarkin, till exempel från en underordnad till en chef. Chefer behöver ofta olika typer av meddelanden från de personer som arbetar i de team de leder. När teammedlemmar förser sina chefer med någon typ av information, betraktar vi detta som intern uppåtgående kommunikation.

Exempel:

• Försäljningsrapporter
• Undersökningar
• Mallar 
• Sammanfattningar 
• Systematiska formulär
• Feedbackformulär, klagomål och tvister  

#2 Intern nedåtgående

Intern nedåtgående kommunikation är motsatsen till intern uppåtgående kommunikation och inträffar när en överordnad kommunicerar med en eller flera underordnade. Till exempel chefer som kontaktar de anställda de leder. 

Det används oftast för att överföra viktig information, ge instruktioner, uppmuntra diskussioner mellan människor, motivera personal och öka produktiviteten.

Exempel:

• Arbetsinstruktioner och motivering skickade från direktörer till chefer
• Formulär skickade från mellanchefer till lägre anställda
• Procedurer och praxis 
• Prestationsfeedbackformulär
• Presentationer om ett företags strategi och kärnvärden som presenteras för nyanställda under introduktioner

#3 Extern uppåtgående

Extern uppåtgående kommunikation sker mellan anställda inom en organisation och externa intressenter som befinner sig högre upp i hierarkin. Externa intressenter inkluderar affärspartners, regeringstjänstemän, samhällsmedlemmar och externa administratörer, etc.

Exempel:

• Fakturor
• Årsrapporter 
• Inköpsorder 
• Nyhetsbrev
• Tidskrifter 

#4 Extern nedåtgående

På ett liknande sätt sker extern nedåtgående kommunikation mellan ett företag och dess externa intressenter, men den här gången är det parten högre upp i företaget som initierar kommunikationen. Extern kommunikation inkluderar vanligtvis broschyrmallar, e-post, nyhetsbrev och affischer som alla syftar till att locka potentiella kunder, partners och leverantörer. Detta inkluderar också marknadsföringsformulär, som ofta används för att samla in leads, förstå kundpreferenser och initiera riktade kampanjer.

Exempel:

• Produktutbildning och supportkommunikation
• Kampanj- och marknadsföringsmaterial
• Kommunikation med försäljnings- och leveranskanaler

#5 CRM-automation via meddelandeplattformar

I takt med att kundkommunikationen blir omedelbar och flerkanalig är CRM-system som integreras med meddelandeappar som WhatsApp ett måste. Dessa verktyg gör att du kan automatisera interaktioner, kvalificera leads och centralisera kommunikationen utan att överbelasta dina supportteam. Ta Kommo, till exempel. Det kombinerar CRM-funktionalitet med native WhatsApp-integration och en inbyggd Salesbot, så att du kan skicka automatiska svar, guida kunder genom försäljningstratten och hålla varje interaktion i en enda inkorg. Detta sparar tid och levererar snabba, personliga upplevelser.

Exempel:

•  WhatsApp chatbot för leadkvalificering
• Automatiska svar på vanliga frågor via CRM
• Centraliserad inkorg för WhatsApp, Instagram och e-post

Detta sparar inte bara tid utan säkerställer också att dina kunder får snabba, personliga svar – utan att överväldiga ditt team.

Sätt för affärskommunikation 

Affärskommunikation kan göras på många sätt, och vi kommer att utforska 3 av dem i den här artikeln:

Verbal 

Verbal kommunikation är i grunden all typ av muntlig kommunikation i form av talat språk för att skicka information till andra människor. I verbal kommunikation kommunicerar människor inte bara med ord, utan de kopplar också ofta känslor, tankar och idéer till dem, oavsett om det är avsiktligt eller inte.

Har du någonsin hört talas om 7-38-55-regeln? Det är Albert Mehrabians teori om kommunikation av känslor. Enligt detta koncept kommuniceras 7% av meningen genom talade ord, 38% genom tonfall och 55% via kroppsspråk. Du kanske vill komma ihåg det nästa gång du står inför ett viktigt samtal med din chef om en löneförhöjning!

Skriftlig 

Skriftlig kommunikation, som namnet antyder, består av all typ av informationsdelning som sker i form av skriftliga meddelanden som e-post, brev, rapporter, telegram, bulletiner, manualer, pappersmeddelanden och mer. Till skillnad från verbal kommunikation kräver det lite mer ansträngning att kommunicera känslor med skriftlig kommunikation. 

Saker att se upp med när du använder skriftlig kommunikation inkluderar att välja rätt formalitetsnivå, vara medveten om stavfel och grammatikfel, samt lämplig tydlighet för mottagaren.

Dra nytta av dynamiska samtalsmanus, effektiviserade arbetsflöden och olika kommunikationskanaler med CloudTalk 

Boka en demo

Distans

Du kanske är bekant med ‘distansarbete’ som många anställda för närvarande upplever på grund av COVID-19-pandemin, men är du bekant med distanskommunikation? Den sker på avstånd, mestadels via elektroniska verktyg. Tack vare distanskommunikation kan du arbeta på distans utan ansikte-mot-ansikte-interaktioner.

Det finns många verktyg som möjliggör distanskommunikation. Några av dem är:

• Telefonsamtal, som callcenter-lösningar
• E-post
• E-postbaserat ärendehanteringssystem
• Onlinechattar och konferenser
• Arbetsoperativsystem
• Videomöten, som webbinarier
• Visuella kommunikationsverktyg som skärminspelningsprogramvara, klippverktyg eller GIF-skapare

Hur du bemästrar dina affärskommunikationsfärdigheter – våra 7 lyckosamma tips och tricks!

Nu när du vet vad affärskommunikation är, samt de olika typerna och metoderna, är det dags att vi delar med oss av några av våra hemligheter. 

I det sista avsnittet ger vi dig våra 7 bästa tips och tricks för att bemästra dina affärskommunikationsfärdigheter. Låt oss lära känna dem:

Arbeta med ditt kroppsspråk

Ditt kroppsspråk, liksom ditt utseende, spelar en betydande roll i hur du uppfattas under affärskommunikation. Var uppmärksam på språket du använder när du interagerar med människor i en affärsmiljö, ta hand om ditt utseende och se till att du håller dig till lämplig klädkod. Kom slutligen ihåg den tidigare nämnda 7-38-55-teorin.

Lyssna noga 

För att kommunicera effektivt måste du hålla öronen öppna. Kommunikation fungerar åt båda hållen, och du bör alltid notera vad den andra personen vill kommunicera till dig. Detta visar också respekt och engagemang. 

“Om du tror att kommunikation bara handlar om att prata, har du inte lyssnat.”  – Ashleigh Brilliant 

Öva dina allmänna kommunikationsfärdigheter 

Övning ger färdighet. Om du känner att du saknar vissa grundläggande kommunikationsfärdigheter i en affärsmiljö, fokusera på att öva dem utanför din arbetsplats. Håll tal, chatta med vänner om olika ämnen, delta i diskussioner och lyssna på podcasts. Du kommer att se snabba resultat!

Använd rätt kanaler för olika typer av kommunikation

Det är oerhört viktigt att använda rätt kanaler för olika typer av diskussioner och samtal som sker inom en affärsmiljö. Sätt tydliga riktlinjer, se till att alla känner till dem och håll er till dem. Detta kommer att bidra till att upprätthålla en välorganiserad arbetsplats med dedikerade utrymmen för professionalitet såväl som ämnen utanför arbetet.

Att inrätta sådana kanaler kan även gälla din kundtjänst. Du kan till exempel driva en kundsupportlinje via ett callcenterverktyg. Idag värderas callcenter fortfarande högt av kunder, så detta kan vara ett bra alternativ för ditt företag. Det finns många pålitliga verktyg att välja mellan, men CloudTalk är det enda valet om du letar efter den bästa lösningen som finns. Erbjud dina kunder en personlig upplevelse och lös eventuella problem snabbt tack vare mänsklig interaktion.  

Utöka ditt affärsordförråd

Om du arbetar inom en nischad bransch kan du behöva eller bekanta dig med ordförråd och jargong som är specifik för din nisch. Läs om din bransch, titta på filmer, lyssna på podcasts och chatta med dina kollegor. Allt tar tid, men du kommer att komma dit så småningom. 

Förbered dig inför möten för att undvika stress

Stress kan vara en enorm tankeblockerare, så se till att du alltid förbereder dig för dina affärsmöten i förväg. Det finns inget värre än att behöva tänka på stående fot, särskilt om du redan kämpar med att kommunicera effektivt. Undvik detta genom att förbereda dig väl och vara avslappnad när det är dags att ‘prata’.

Delta i diskussioner 

Att engagera sig i livliga diskussioner kommer att vara en stor stimulans för din hjärna och dina kommunikationsfärdigheter. Ju mer du interagerar med andra människor, desto bättre blir du på det. Affärskommunikation är inte så skrämmande som det verkar!

Allt om affärskommunikation upptäckt!

Här är vi! Rikare på kunskap och insiktsfulla råd.

Affärskommunikation spelar en betydande roll i alla företag och bör alltid vara en av de viktigaste grundläggande elementen för framgång. Utmärkta kommunikationsfärdigheter i en affärsmiljö bidrar i hög grad till personlig utveckling, ökad arbetskvalitet och övergripande arbetstillfredsställelse. 

I den här artikeln har vi: 

• förklarat begreppet ”affärskommunikation”
• gett exempel på de olika typerna och metoderna för kommunikation
• försett dig med insiktsfulla tips om hur du kan förbättra dina affärskommunikationsfärdigheter

Kom ihåg att kommunikation är mycket viktigt överallt, men särskilt i professionella sammanhang. Följ den här guiden och vår blogg för mer innehåll om kommunikation, specifikt det som rör callcenter och telefonisupporttjänster.