İş İletişiminin Önemi - Tanım, Türleri ve İpuçları

İnsanlar her zaman birbirleriyle iletişim kurar. İletişim olmadan hiçbir şey yapamazdık. Hiçbir tür iletişime ihtiyaç duymayacağınız bir durum düşünmek zordur. Bu faydalı beceri olmadan, insanoğlu olarak bugüne kadar başardığımız birçok şey sadece hayalden ibaret kalırdı.

Şirket sahipleri, çalışanlar ve işverenler, girişimciler ve günlük olarak işlerle uğraşan hemen hemen herkes için özel bir ilgi alanı olması gereken belirli bir iletişim türü vardır – iş iletişimi.

Bu yazıdan neler öğrenmeyi bekleyebilirsiniz? İş iletişimini ve farklı türlerini örneklerle tanımlayacak, iş iletişiminin 3 yoluna değinecek ve iş iletişim becerilerinizi bir profesyonel gibi nasıl ustalaşacağınıza dair faydalı ipuçları ve püf noktaları sunacağız. Daha fazla uzatmadan, hemen başlayalım!

İş iletişimi tam olarak nedir

İş iletişiminin ne olduğunu anlamak için önce “iletişim” terimine odaklanalım.

“İletişim” ne anlama geliyor?

“İletişim” kelimesi genellikle bir başka kişiye konuşmayı, yazmayı veya bilgi göndermeyi ifade eder. İletişim fikrinin tamamı çok karmaşıktır ve birçok yönü üzerine odaklanır, bunların çoğu şunları içerir:

• mesajın hedef kitleye ulaştığından emin olmak
• mesajı alan kişinin anladığından ve gerekirse yanıt verdiğinden emin olmak
• mesajı gönderen olarak, görgü kurallarına uygun, yeterli hassasiyet ve netlikle iletişim kurduğunuzdan emin olmak

CloudTalk ile birden fazla dijital kanalda dahili ve harici iletişimi destekleyin

Ücretsiz kaydolun

İşletmedeki iletişimin rolü

İş iletişimi, belirli bir iş ortamında gerçekleşen her türlü iletişimi kapsar. İş iletişimi, başkalarını etkileme yeteneğinin geliştirilmesine katkıda bulunur, insanların tutum ve görüşlerinde değişiklikler yaratır, motivasyonu artırır ve profesyonel ilişkiler kurar ve sürdürür. 

Birçok akademisyen ve iş sahibi, bunun iş dünyasındaki herkes için en önemli temel beceri olduğu konusunda hemfikirdir. Şu anda çalıştığınız bir şirketle ilk karşılaşmanızı düşünün. Profesyonel iletişim olmadan bu işi alabilir miydiniz?

Hızla ilerleyen küreselleşme ve artan ekip çalışması talebinin olduğu bu zamanlarda, iletişim becerileri büyüklüğü ne olursa olsun her işletmenin başarısı için kesinlikle çok önemlidir. Bu, iş akışlarını düzenlemeye ve çalışanların aşırı yorulmasını önlemeye yardımcı olur; bu da kötü uyku rutinlerine ve zayıf karar verme süreçlerine yol açabilir. Dinlenmiş bir çalışan, üretken bir çalışandır! İşletmeler ayrıca özel iletişim araçları uygulayarak iş birliğini ve müşteri etkileşimlerini geliştirebilirler. G2’nin G2 Grid Raporu’ndan elde edilen bilgilerle desteklenen en iyi müşteri iletişimi yönetimi yazılımı hakkındaki bu kapsamlı kılavuzu, ekiplerin birden fazla iletişim kanalında bağlantıda kalmasına, organize olmasına ve yanıt vermesine yardımcı olan en beğenilen platformları keşfeder.

İş iletişiminin ne olduğunu ve ne kadar önemli olduğunu bildiğimize göre, şimdi farklı türlerini inceleyelim ve bazı örneklerine bakalım:

Örneklerle iş iletişimi türleri

İletişimi iki ana kategoriye ayırdık: dahili ve harici. Her ikisi de ayrıca iki farklı forma ayrılabilir: yukarı doğru ve aşağı doğru. Her birini inceleyelim:

#1 Dahili yukarı doğru

Bu, bir şirkette çalışan bir bireyden, örneğin bir asttan bir yöneticiye doğru organizasyon hiyerarşisinde yukarı doğru herhangi bir bilgi transferi anlamına gelir. Yöneticiler genellikle yönettikleri ekiplerde çalışan kişilerden çeşitli mesajlara ihtiyaç duyarlar. Ekip üyeleri yöneticilerine herhangi bir bilgi sağladığında, bunu dahili yukarı doğru iletişim olarak kabul ederiz.

Örnekler:

• Satış raporları
• Anketler
• Şablonlar 
• Özetler 
• Sistematik formlar
• Geri bildirim formları, şikayetler ve anlaşmazlıklar  

#2 Dahili aşağı doğru

Dahili aşağı doğru iletişim, dahili yukarı doğru iletişimin tersidir ve bir üstün bir veya daha fazla ast ile iletişim kurması durumunda gerçekleşir. Örneğin, yöneticilerin yönettikleri çalışanlara ulaşması. 

Genellikle önemli bilgilerin aktarılması, talimatların verilmesi, insanlar arasında tartışmaların teşvik edilmesi, personelin motive edilmesi ve üretkenliğin artırılması gibi şeyler için kullanılır.

Örnekler:

• Yönetim kurulu üyelerinden yöneticilere gönderilen iş talimatları ve gerekçeleri
• Orta düzeyden alt düzey yönetim çalışanlarına gönderilen formlar
• Prosedürler ve uygulamalar 
• Performans geri bildirim formları
• Yeni çalışanlara oryantasyonlar sırasında sunulan şirketin stratejisi ve temel değerleri hakkındaki sunumlar

#3 Harici yukarı doğru

Harici yukarı doğru iletişim, bir kuruluş içindeki çalışanlar ile hiyerarşide daha üstte yer alan dış paydaşlar arasında gerçekleşir. Dış paydaşlar arasında iş ortakları, hükümet yetkilileri, toplum sakinleri ve harici yöneticiler vb. bulunur.

Örnekler:

• Faturalar
• Yıllık raporlar 
• Satın alma siparişleri 
• Bültenler
• Dergi 

#4 Harici aşağı doğru

Benzer şekilde, harici aşağı doğru iletişim bir şirket ile dış paydaşları arasında gerçekleşir, ancak bu kez iletişimi başlatan şirketteki daha üst düzeydeki taraftır. Harici iletişim genellikle potansiyel müşterileri, ortakları ve tedarikçileri çekmeyi amaçlayan broşür şablonları, e-posta, bültenler ve posterler içerir. Bu aynı zamanda potansiyel müşteri toplamak, müşteri tercihlerini anlamak ve hedeflenen kampanyalar başlatmak için sıklıkla kullanılan pazarlama formlarını da içerir.

Örnekler:

• Ürün eğitimi ve destek iletişimi
• Tanıtım ve pazarlama materyalleri
• Satış ve teslimat kanallarıyla iletişim

#5 Mesajlaşma platformları aracılığıyla CRM otomasyonu

Müşteri iletişimi anlık ve çok kanallı hale geldikçe, WhatsApp gibi mesajlaşma uygulamalarıyla entegre olan CRM’ler bir zorunluluk haline geliyor. Bu araçlar, destek ekiplerinizi bunaltmadan etkileşimleri otomatikleştirmene, potansiyel müşterileri kalifiye etmene ve iletişimi merkezileştirmene olanak tanır. Örneğin Kommo‘yu ele alalım. CRM işlevselliğini yerel WhatsApp entegrasyonu ve yerleşik bir Salesbot ile birleştirerek otomatik yanıtlar gönderebilir, müşterileri satış hunisi boyunca yönlendirebilir ve her etkileşimi tek bir gelen kutusunda tutabilirsin. Bu, zamandan tasarruf sağlar ve hızlı, kişisel deneyimler sunar.

Örnekler:

•  Potansiyel müşteri yeterliliği için WhatsApp sohbet botu
• CRM aracılığıyla sıkça sorulan sorulara otomatik yanıtlar
• WhatsApp, Instagram ve e-posta için merkezi gelen kutusu

Bu sadece zamandan tasarruf sağlamakla kalmaz, aynı zamanda müşterilerinizin ekibinizi bunaltmadan hızlı, kişiselleştirilmiş yanıtlar almasını da sağlar.

İş iletişimi yolları 

İş iletişimi birçok şekilde yapılabilir ve bu makalede bunlardan 3 tanesini inceleyeceğiz:

Sözlü 

Sözlü iletişim temelde başkalarına bilgi göndermek için konuşulan dil biçimindeki her türlü sözlü iletişimdir. Sözlü iletişimde insanlar sadece kelimelerle iletişim kurmaz, aynı zamanda kasıtlı olsun ya da olmasın onlara duygular, hisler, düşünceler ve fikirler de eklerler.

 7-38-55 kuralını hiç duymuş muydunuz? Bu, Albert Mehabrian’ın duyguların iletişimi ile ilgili teorisidir. Bu konsepte göre, anlamın %7’si konuşulan kelimelerle, %38’i ses tonuyla ve %55’i vücut diliyle iletilir. Bir dahaki sefere patronunuzla zam hakkında önemli bir görüşme yaparken bunu hatırlamak isteyebilirsiniz!

Yazılı 

Yazılı iletişim, adından da anlaşılacağı gibi, e-postalar, mektuplar, raporlar, telgraflar, bültenler, kılavuzlar, yazılı duyurular ve daha fazlası gibi yazılı mesajlar biçimindeki her türlü bilgi paylaşımından oluşur. Sözlü iletişimin aksine, yazılı iletişimle duyguları ve hisleri iletmek biraz daha çaba gerektirir. 

Yazılı iletişim kullanırken dikkat edilmesi gerekenler arasında doğru resmiyet seviyesini seçmek, yazım ve dil bilgisi hatalarına dikkat etmek ve alıcı için uygun netliği sağlamak yer alır.

CloudTalk ile dinamik arama senaryolarından, optimize edilmiş iş akışlarından ve çeşitli iletişim kanallarından yararlanın 

Demo rezervasyonu yapın

Uzaktan

Birçok çalışanın COVID-19 pandemisi nedeniyle şu anda deneyimlediği “uzaktan çalışma”ya aşina olabilirsiniz, peki uzaktan iletişime aşina mısınız? Bu, çoğunlukla elektronik araçlar aracılığıyla uzaktan gerçekleşir. Uzaktan iletişim sayesinde, yüz yüze etkileşimler olmadan uzaktan çalışabilirsiniz.

Uzaktan iletişimi mümkün kılan birçok araç bulunmaktadır. Bunlardan bazıları şunlardır:

• Telefon görüşmeleri, örneğin çağrı merkezi çözümleri
• E-postalar
• E-posta biletleme sistemi
• Çevrimiçi sohbetler ve konferanslar
• İşletim sistemleri
• Webinarlar gibi video toplantılar
• Ekran kayıt yazılımı, ekran alıntısı aracı veya GIF oluşturucu gibi görsel iletişim araçları

İş iletişimi becerilerinizi nasıl ustalaştırırsınız – 7 şanslı ipucumuz ve püf noktamız!

İş iletişiminin ne olduğunu, farklı türlerini ve yöntemlerini öğrendiğinize göre, şimdi size bazı sırlarımızı paylaşma zamanı. 

Son bölümde, iş iletişimi becerilerinizi ustalaştırmak için en iyi 7 ipucumuzu ve püf noktamızı vereceğiz. Hadi onları tanıyalım:

Vücut diliniz üzerinde çalışın

Vücut diliniz ve görünüşünüz, iş iletişimleri sırasında nasıl algılandığınızda önemli bir rol oynar. İş ortamında insanlarla etkileşim kurarken kullandığınız dile dikkat edin, görünüşünüze özen gösterin ve uygun kıyafet kurallarına uyduğunuzdan emin olun. Son olarak, bahsettiğimiz 7-38-55 teorisini hatırlayın.

Dikkatlice dinleyin 

Etkili iletişim kurmak için kulaklarınızı açık tutmanız gerekir. İletişim iki yönlü çalışır ve diğer kişinin size ne iletmek istediğini her zaman not almalısınız. Bu aynı zamanda saygı ve bağlılık gösterir. 

“Eğer iletişimin sadece konuşmak olduğunu düşünüyorsanız, dinlememişsinizdir.”  – Ashleigh Brilliant 

Genel iletişim becerilerinizi geliştirin 

Pratik mükemmelleştirir. Bir iş ortamında bazı temel iletişim becerilerinden yoksun olduğunuzu hissediyorsanız, çalışma alanınızın dışında bunları uygulamaya odaklanın. Konuşmalar yapın, arkadaşlarınızla çeşitli konularda sohbet edin, tartışmalara katılın ve podcast dinleyin. Hızlıca harika sonuçlar göreceksiniz!

Farklı iletişim türleri için doğru kanalları kullanın

Bir iş ortamında gerçekleşen çeşitli tartışma ve sohbet türleri için doğru kanalları kullanmak çok önemlidir. Açık yönergeler belirleyin, herkesin bunları bildiğinden ve bunlara uyduğundan emin olun. Bu, hem profesyonelliğe hem de iş dışı konulara ayrılmış alanlarla iyi organize edilmiş bir işyerinin sürdürülmesine katkıda bulunacaktır.

Bu tür kanalları kurmak, müşteri hizmetleriniz için de geçerli olabilir. Örneğin, bir çağrı merkezi aracı aracılığıyla bir müşteri destek hattı işletebilirsiniz. Bugün, çağrı merkezleri müşteriler tarafından hala oldukça değer görmektedir, bu nedenle işletmeniz için iyi bir seçenek olabilir. Aralarından seçim yapabileceğiniz birçok güvenilir araç vardır, ancak piyasadaki en iyi çözümü arıyorsanız CloudTalk tek seçenektir. İnsan-insan etkileşimleri sayesinde müşterilerinize kişiselleştirilmiş bir deneyim sunun ve tüm sorunları hızla çözün.  

İş kelime dağarcığınızı genişletin

Niş bir işte çalışıyorsanız, nişinize özgü kelime dağarcığına ve jargona ihtiyaç duyabilir veya bunlarla tanışabilirsiniz. Sektörünüz hakkında okuyun, filmler izleyin, podcast’ler dinleyin ve iş arkadaşlarınızla sohbet edin. Her şey zaman alır, ancak sonunda oraya varacaksınız. 

Stresi önlemek için toplantılara hazırlanın

Stres büyük bir zihin dondurucu olabilir, bu yüzden iş toplantılarınıza her zaman önceden hazırlandığınızdan emin olun. Özellikle etkili iletişim kurmakta zaten zorlanıyorsanız, anında düşünmek zorunda kalmaktan daha kötü bir şey yoktur. İyi hazırlanarak ve “konuşma zamanı” geldiğinde rahatlayarak bundan kaçının.

Tartışmalara katılın 

Canlı ve hareketli tartışmalara katılmak, beyniniz ve iletişim becerileriniz için harika bir uyarım olacaktır. Diğer insanlarla ne kadar çok etkileşim kurarsanız, o kadar iyi olursunuz. İş iletişimi göründüğü kadar korkutucu değil!

Keşfedilen Tüm İş İletişimi Unsurları!

İşte buradayız! Bilgi ve ufuk açıcı tavsiyelerle dolu.

İş iletişimi, her şirkette önemli bir rol oynar ve başarının temel unsurlarından biri olmalıdır. İş ortamındaki mükemmel iletişim becerileri, kişisel gelişime, iş performansının artan kalitesine ve genel iş memnuniyetine büyük ölçüde katkıda bulunur. 

Bu makalede şunları ele aldık: 

• ‘iş iletişimi’ terimini açıkladık
• çeşitli iletişim türleri ve yöntemlerine örnekler verdik
• iş iletişimi becerilerinizi nasıl geliştireceğinize dair ufuk açıcı ipuçları sunduk

İletişimin her yerde, ancak özellikle profesyonel alanlarda çok önemli olduğunu unutmayın. Çağrı merkezleri ve telefon destek hizmetleriyle ilgili iletişim hakkında daha fazla içerik için bu rehberi ve blogumuzu takip edin.