Dôležitosť obchodnej komunikácie – Definícia, typy a tipy

Ľudia medzi sebou neustále komunikujú. Bez komunikácie by sme neboli schopní nič robiť. Je ťažké predstaviť si situáciu, kedy by ste nepotrebovali žiadnu formu komunikácie. Bez tejto užitočnej zručnosti by mnohé z vecí, ktoré sme doteraz ako ľudia dosiahli, zostali len snami.

Existuje jeden špecifický typ komunikácie, ktorý by mal osobitne zaujímať majiteľov spoločností, zamestnancov a zamestnávateľov, podnikateľov a prakticky každého, kto sa denne zaoberá podnikaním – obchodná komunikácia.

Čo sa môžete z tohto článku dozvedieť? Definujeme obchodnú komunikáciu a jej rôzne typy s príkladmi, dotkneme sa 3 spôsobov obchodnej komunikácie a poskytneme vám zoznam užitočných tipov a trikov, ako si osvojiť obchodné komunikačné zručnosti ako profesionál. Bez ďalších okolkov sa do toho pustime!

Čo presne je obchodná komunikácia

Aby sme pochopili, čo je obchodná komunikácia, zamerajme sa najprv na pojem „komunikácia“.

Čo znamená „komunikácia“?

Slovo komunikácia sa zvyčajne vzťahuje na rozprávanie, hovorenie, písanie alebo posielanie informácií inej osobe. Celá myšlienka komunikácie je veľmi komplexná a zameriava sa na rôzne aspekty, z ktorých mnohé zahŕňajú:

• zabezpečenie, že správa sa dostala k cieľovému publiku
• zabezpečenie, že príjemca správy jej rozumie a v prípade potreby na ňu reaguje
• zabezpečenie, že ako odosielateľ správy komunikujete s dobrými mravmi a s primeranou presnosťou a jasnosťou

Podporte internú a externú komunikáciu naprieč viacerými digitálnymi kanálmi s CloudTalkom

Zaregistrujte sa zadarmo

Úloha komunikácie v podnikaní

Obchodná komunikácia zahŕňa každý druh komunikácie, ktorá prebieha v rámci konkrétneho obchodného prostredia. Obchodná komunikácia prispieva k rozvoju schopnosti ovplyvňovať iných, prináša zmeny v postojoch a názoroch ľudí, zvyšuje motiváciu, ako aj vytvára a udržiava profesionálne vzťahy. 

Mnohí odborníci a majitelia firiem sa zhodujú, že ide o najdôležitejšiu základnú zručnosť pre každého vo svete práce. Len si spomeňte na vaše prvé stretnutie so spoločnosťou, v ktorej momentálne pracujete. Dostali by ste túto prácu bez profesionálnej komunikácie?

V dnešnej dobe rýchlo napredujúcej globalizácie a rastúceho dopytu po tímovej práci sú komunikačné zručnosti absolútne kľúčové pre úspech akéhokoľvek podniku, bez ohľadu na jeho veľkosť. To pomáha zefektívniť pracovné postupy a predchádza preťažovaniu zamestnancov, čo by mohlo viesť k zlým spánkovým návykom a zlým rozhodnutiam. Oddýchnutý zamestnanec je produktívny pracovník! Podniky môžu tiež zlepšiť spoluprácu a interakcie so zákazníkmi implementáciou špecializovaných komunikačných nástrojov. Táto komplexná príručka G2 o najlepšom softvéri na správu komunikácie so zákazníkmi, podporená poznatkami zo správy G2 Grid Report, skúma špičkové platformy, ktoré pomáhajú tímom zostať v spojení, organizovanými a reagovať naprieč viacerými komunikačnými kanálmi.

Teraz, keď už vieme, čo je obchodná komunikácia a aká je dôležitá, poďme preskúmať jej rôzne typy a pozrieť sa na niektoré ich príklady:

Typy obchodnej komunikácie s príkladmi

Komunikáciu sme rozdelili do dvoch hlavných kategórií: interná a externá. Obe sa dajú ďalej rozdeliť do dvoch rôznych foriem: vzostupná a zostupná. Pozrime sa na každú z nich:

#1 Interná vzostupná

To znamená akýkoľvek prenos informácií od jednotlivca pracujúceho vo firme smerom nahor v organizačnej hierarchii, napríklad od podriadeného k manažérovi. Manažéri často potrebujú rôzne typy správ od ľudí pracujúcich v tímoch, ktoré riadia. Keď členovia tímu poskytnú svojim manažérom akýkoľvek typ informácií, považujeme to za internú vzostupnú komunikáciu.

Príklady:

• Obchodné správy
• Prieskumy
• Šablóny 
• Zhrnutia 
• Systematické formuláre
• Formuláre spätnej väzby, sťažnosti a spory  

#2 Interná zostupná

Interná zostupná komunikácia je opakom internej vzostupnej komunikácie a nastáva, keď nadriadený komunikuje s jedným alebo viacerými podriadenými. Napríklad, manažéri oslovujú zamestnancov, ktorých riadia. 

Najčastejšie sa používa na prenos kľúčových informácií, poskytovanie pokynov, podnecovaňie diskusií medzi ľuďmi, motiváciu zamestnancov a zvyšovanie produktivity.

Príklady:

• Pracovné pokyny a zdôvodnenia zaslané od riaditeľov manažérom
• Formuláre zaslané od stredného manažmentu zamestnancom nižšieho stupňa
• Postupy a praktiky 
• Formuláre spätnej väzby k výkonu
• Prezentácie o stratégii a základných hodnotách spoločnosti predstavené novým zamestnancom počas orientačných školení

#3 Externá vzostupná

Externá vzostupná komunikácia prebieha medzi zamestnancami v rámci organizácie a externými zainteresovanými stranami mimo nej, ktorí sú umiestnení vyššie v hierarchii. Medzi externých zainteresovaných patria obchodní partneri, vládni úradníci, obyvatelia komunity a externí administrátori atď.

Príklady:

• Faktúry
• Výročné správy 
• Nákupné objednávky 
• Newslettery
• Časopisy 

#4 Externá zostupná

Podobne aj externá zostupná komunikácia prebieha medzi spoločnosťou a jej externými zainteresovanými stranami, tentoraz však komunikáciu začína strana vyššie v hierarchii spoločnosti. Externá komunikácia zvyčajne zahŕňa šablóny brožúr, e-mail, newslettery a plagáty, ktoré sú všetky určené na prilákanie potenciálnych zákazníkov, partnerov a dodávateľov. Patria sem aj marketingové formuláre, ktoré sa často používajú na zhromažďovanie potenciálnych zákazníkov, pochopenie preferencií zákazníkov a iniciovanie cielených kampaní.

Príklady:

• Komunikácia týkajúca sa školení o produktoch a podpory
• Propagačné a marketingové materiály
• Komunikácia s predajnými a doručovacími kanálmi

#5 Automatizácia CRM prostredníctvom správových platforiem

Keďže komunikácia so zákazníkmi je okamžitá a viac kanálová, CRM, ktoré sa integrujú s aplikáciami na zasielanie správ ako WhatsApp, sú nevyhnutné. Tieto nástroje vám umožňujú automatizovať interakcie, kvalifikovať potenciálnych zákazníkov a centralizovať komunikáciu bez preťaženia vašich podporných tímov. Vezmime si napríklad Kommo. Kombinuje funkcionalitu CRM s natívnou integráciou WhatsApp a vstavaným Salesbotom, takže môžete posielať automatické odpovede, viesť zákazníkov cez predajný lievik a udržiavať každú interakciu v jednej schránke. To šetrí čas a poskytuje rýchle, osobné skúsenosti.

Príklady:

•  WhatsApp chatbot pre kvalifikáciu potenciálnych zákazníkov
• Automatické odpovede na časté otázky cez CRM
• Centralizovaná schránka pre WhatsApp, Instagram a e-mail

To nielen šetrí čas, ale tiež zabezpečuje, že vaši zákazníci dostávajú rýchle, personalizované odpovede – bez preťaženia vášho tímu.

Spôsoby obchodnej komunikácie 

Obchodná komunikácia sa môže uskutočňovať mnohými spôsobmi a v tomto článku preskúmame 3 z nich:

Verbálna 

Verbálna komunikácia je v podstate akýkoľvek typ ústnej komunikácie vo forme hovoreného jazyka na odosielanie informácií iným ľuďom. Pri verbálnej komunikácii ľudia nielenže komunikujú slovami, ale často k nim pripájajú aj emócie, pocity, myšlienky a nápady, či už úmyselne alebo nie.

Počuli ste už o pravidle 7-38-55? Ide o teóriu Alberta Mehabriana týkajúcu sa komunikácie emócií. Podľa tohto konceptu sa 7 % významu prenáša hovorenými slovami, 38 % tónom hlasu a 55 % rečou tela. Možno si na to budete chcieť spomenúť nabudúce, keď budete viesť dôležitý rozhovor s vaším šéfom o zvýšení platu!

Písomná 

Písomná komunikácia, ako už názov napovedá, pozostáva zo všetkých typov zdieľania informácií vo forme písomných správ, ako sú e-maily, listy, správy, telegramy, bulletiny, manuály, papierové oznámenia a ďalšie. Na rozdiel od verbálnej komunikácie si písomná komunikácia vyžaduje o niečo viac úsilia na vyjadrenie emócií a pocitov. 

Pri používaní písomnej komunikácie si treba všímať výber správnej úrovne formality, uvedomovanie si pravopisných a gramatických chýb, ako aj primeranú jasnosť pre prijímateľa.

Využite dynamické skriptovanie hovorov, zefektívnené pracovné postupy a rôznorodé komunikačné kanály s CloudTalkom 

Objednajte si demo

Vzdialená

Možno ste oboznámení s „prácou na diaľku“, ktorú v súčasnosti zažíva mnoho zamestnancov kvôli pandémii COVID-19, ale poznáte vzdialenú komunikáciu? Prebieha na diaľku, väčšinou prostredníctvom elektronických nástrojov. Vďaka vzdialenej komunikácii môžete pracovať na diaľku bez osobných interakcií.

Existuje mnoho nástrojov, ktoré umožňujú vzdialenú komunikáciu. Niektoré z nich sú:

• Telefónne hovory, ako napríklad riešenia pre call centrá
• E-maily
• E-mailový tiketovací systém
• Online chaty a konferencie
• Pracovné operačné systémy
• Videokonferencie, ako napríklad webináre
• Nástroje vizuálnej komunikácie, ako napríklad softvér na nahrávanie obrazovky, nástroj na výstrižky alebo tvorca GIFov

Ako si osvojiť obchodné komunikačné zručnosti – našich 7 šťastných tipov a trikov!

Teraz, keď už viete, čo je obchodná komunikácia, ako aj jej rôzne typy a metódy, je čas, aby sme sa s vami podelili o niektoré naše tajomstvá. 

V záverečnej časti vám poskytneme našich 7 najlepších tipov a trikov, ako si osvojiť obchodné komunikačné zručnosti. Poďme sa s nimi zoznámiť:

Popracujte na svojej reči tela

Vaša reč tela, rovnako ako váš vzhľad, hrá významnú úlohu v tom, ako ste vnímaní počas obchodnej komunikácie. Venujte pozornosť jazyku, ktorý používate pri interakcii s ľuďmi v obchodnom prostredí, starajte sa o svoj vzhľad a uistite sa, že dodržiavate vhodný dress code. Nakoniec si spomeňte na vyššie spomenutú teóriu 7-38-55.

Pozorne počúvajte 

Aby ste efektívne komunikovali, musíte mať uši nastražené. Komunikácia funguje obojsmerne a mali by ste si vždy poznamenať, čo vám chce druhá osoba oznámiť. To tiež preukazuje rešpekt a záujem. 

„Ak si myslíte, že komunikácia je len rozprávanie, nepočúvali ste.“  – Ashleigh Brilliant 

Cvičte si všeobecné komunikačné zručnosti 

Cvičenie robí majstra. Ak máte pocit, že vám chýbajú základné komunikačné zručnosti v obchodnom prostredí, zamerajte sa na ich precvičovanie mimo vášho pracovného priestoru. Prednášajte, chatujte s priateľmi o rôznych témach, zapájajte sa do diskusií a počúvajte podcasty. Rýchlo uvidíte skvelé výsledky!

Používajte správne kanály pre rôzne typy komunikácie

Je mimoriadne dôležité používať správne kanály pre rôzne typy diskusií a konverzácií, ktoré prebiehajú v obchodnom prostredí. Stanovte jasné smernice, uistite sa, že ich všetci poznajú a dodržiavajú. To prispeje k udržaniu dobre organizovaného pracoviska s vyhradenými priestormi pre profesionalitu, ako aj pre mimopracovné témy.

Nastavenie takýchto kanálov sa môže vzťahovať aj na váš zákaznícky servis. Mohli by ste napríklad prevádzkovať linku zákazníckej podpory prostredníctvom nástroja call centra. Dnes sú call centrá stále vysoko cenené zákazníkmi, takže to môže byť dobrá voľba pre vaše podnikanie. Existuje mnoho spoľahlivých nástrojov na výber, ale CloudTalk je jedinou voľbou, ak hľadáte to najlepšie riešenie. Ponúknite svojim zákazníkom personalizovaný zážitok a rýchlo vyriešte akékoľvek problémy vďaka interakciám medzi ľuďmi.  

Rozšírte si obchodnú slovnú zásobu

Ak pracujete v špecifickom odvetví, možno budete potrebovať alebo sa zoznámite so slovnou zásobou a žargónom, ktoré sú špecifické pre vaše odvetvie. Čítajte o svojom odvetví, pozerajte filmy, počúvajte podcasty a chatujte so svojimi kolegami. Všetko si vyžaduje čas, ale nakoniec sa tam dostanete. 

Pripravte sa na stretnutia, aby ste predišli stresu

Stres môže byť obrovský blokátor mysle, takže sa vždy uistite, že sa na svoje obchodné stretnutia pripravíte vopred. Nič nie je horšie, ako musieť premýšľať na mieste, najmä ak už máte problémy s efektívnou komunikáciou. Vyhnite sa tomu tým, že sa dobre pripravíte a budete uvoľnení, keď príde čas „hovoriť“.

Zapájajte sa do diskusií 

Zapájanie sa do živých a podnetných diskusií bude skvelou stimuláciou pre váš mozog a komunikačné zručnosti. Čím viac budete komunikovať s inými ľuďmi, tým lepší v tom budete. Obchodná komunikácia nie je taká strašidelná, ako sa zdá!

Objavte všetko o firemnej komunikácii!

Sme tu! Bohatší o vedomosti a cenné rady.

Firemná komunikácia zohráva kľúčovú úlohu v každej spoločnosti a vždy by mala byť jedným zo základných prvkov úspechu. Vynikajúce komunikačné schopnosti v obchodnom prostredí výrazne prispievajú k osobnému rastu, zvýšeniu kvality pracovného výkonu a celkovej spokojnosti s prácou. 

V tomto článku sme: 

• vysvetlili pojem „firemná komunikácia“
• uviedli príklady rôznych typov a metód komunikácie
• poskytli vám užitočné tipy, ako zlepšiť svoje schopnosti firemnej komunikácie

Majte na pamäti, že komunikácia je veľmi dôležitá všade, ale obzvlášť v profesionálnom prostredí. Sledujte tohto sprievodcu a náš blog pre viac obsahu o komunikácii, konkrétne o tej, ktorá sa týka call centier a služieb telefonickej podpory.