Het belang van zakelijke communicatie – definitie, soorten en tips

Mensen communiceren de hele tijd met elkaar. Zonder communicatie zouden we niets kunnen doen. Het is moeilijk om een situatie te bedenken waarin u geen enkele vorm van communicatie nodig heeft. Zonder deze nuttige vaardigheid zouden veel dingen die we als mens tot nu toe hebben bereikt, slechts dromen zijn.

Er is één specifiek type communicatie dat van bijzonder belang zou moeten zijn voor bedrijfseigenaren, werknemers en werkgevers, ondernemers, en zo ongeveer iedereen die dagelijks met bedrijven te maken heeft – zakelijke communicatie.

Wat kunt u van dit artikel verwachten? We zullen zakelijke communicatie en de verschillende soorten ervan met voorbeelden definiëren, de 3 middelen van zakelijke communicatie behandelen, en u een lijst met nuttige tips en trucs geven over hoe u uw zakelijke communicatievaardigheden als een professional onder de knie krijgt. Laten we, zonder verder oponthoud, er meteen induiken!

Wat is zakelijke communicatie precies

Om te begrijpen wat zakelijke communicatie is, richten we ons eerst op de term ‘communicatie’.

Wat betekent ‘communicatie’?

Het woord communicatie verwijst meestal naar praten, spreken, schrijven of informatie verzenden naar een andere persoon. Het hele idee van communicatie is erg complex en richt zich op verschillende aspecten, waarvan vele omvatten:

• ervoor zorgen dat het bericht de doelgroep heeft bereikt
• ervoor zorgen dat de ontvanger van het bericht het begrijpt en erop reageert, indien nodig
• ervoor zorgen dat u, als afzender van het bericht, met fatsoen en met gepaste precisie en duidelijkheid communiceert

Ondersteun interne en externe communicatie via meerdere digitale kanalen met CloudTalk

Meld u gratis aan

De rol van communicatie in het bedrijfsleven

Zakelijke communicatie omvat elke vorm van communicatie die plaatsvindt binnen een specifieke zakelijke omgeving. Zakelijke communicatie draagt bij aan de ontwikkeling van het vermogen om anderen te beïnvloeden, veranderingen teweeg te brengen in de houdingen en opvattingen van mensen, motivatie te stimuleren, en professionele relaties op te bouwen en te onderhouden. 

Veel wetenschappers en bedrijfseigenaren zijn het erover eens dat het de belangrijkste basisvaardigheid is voor iedereen in de zakenwereld. Denk eens aan uw allereerste kennismaking met een bedrijf waar u momenteel werkt. Zou u deze baan hebben gekregen zonder professionele communicatie?

In deze tijden van snel voortschrijdende globalisering en groeiende vraag naar teamwork zijn communicatievaardigheden absoluut cruciaal voor het succes van elk bedrijf, ongeacht de omvang. Dit helpt workflows te stroomlijnen en overbelasting van werknemers te voorkomen, wat kan leiden tot slechte slaaproutines en slechte besluitvorming. Een uitgeruste werknemer is een productieve werknemer! Bedrijven kunnen ook de samenwerking en klantinteracties verbeteren door speciale communicatietools te implementeren. Deze uitgebreide gids van G2 over de beste software voor klantcommunicatiebeheer, ondersteund door inzichten uit het G2 Grid Report, verkent top-geclassificeerde platforms die teams helpen verbonden, georganiseerd en responsief te blijven via meerdere communicatiekanalen.

Nu we weten wat zakelijke communicatie is en hoe belangrijk het is, zullen we de verschillende soorten ervan verkennen en enkele voorbeelden bekijken:

Soorten zakelijke communicatie met voorbeelden

We hebben communicatie verdeeld in twee hoofdcategorieën: intern en extern. Beide kunnen verder worden onderverdeeld in twee verschillende vormen: opwaarts en neerwaarts. Laten we elk ervan verkennen:

#1 Interne opwaartse communicatie

Dit betekent elke informatieoverdracht van een individu dat in een bedrijf werkt, omhoog in de organisatorische hiërarchie, bijvoorbeeld van een ondergeschikte naar een manager. Managers hebben vaak verschillende soorten berichten nodig van de mensen die in de teams werken die zij beheren. Wanneer teamleden hun managers van enige informatie voorzien, beschouwen we dit als interne opwaartse communicatie.

Voorbeelden:

• Verkooprapporten
• Enquêtes
• Sjablonen 
• Samenvattingen 
• Systematische formulieren
• Feedbackformulieren, klachten en geschillen  

#2 Interne neerwaartse communicatie

Interne neerwaartse communicatie is het tegenovergestelde van interne opwaartse communicatie en vindt plaats wanneer een meerdere communiceert met één of meer ondergeschikten. Bijvoorbeeld managers die contact opnemen met de werknemers die zij aansturen. 

Het wordt meestal gebruikt voor zaken als het overdragen van cruciale informatie, het geven van instructies, het aanmoedigen van discussies tussen mensen, het motiveren van personeel en het verhogen van de productiviteit.

Voorbeelden:

• Werkinstructies en -redenen gestuurd van directeurs naar managers
• Formulieren gestuurd van middenkader naar medewerkers van het lagere management
• Procedures en werkwijzen 
• Prestatiefeedbackformulieren
• Presentaties over de strategie en kernwaarden van een bedrijf, gepresenteerd aan nieuwe medewerkers tijdens introducties

#3 Externe opwaartse communicatie

Externe opwaartse communicatie vindt plaats tussen werknemers binnen een organisatie en externe belanghebbenden buiten de organisatie die hoger in de hiërarchie staan. Externe belanghebbenden zijn onder meer zakenpartners, overheidsfunctionarissen, buurtbewoners en externe beheerders, enz.

Voorbeelden:

• Facturen
• Jaarverslagen 
• Inkooporders 
• Nieuwsbrieven
• Tijdschriften 

#4 Externe neerwaartse communicatie

Op vergelijkbare wijze vindt externe neerwaartse communicatie plaats tussen een bedrijf en zijn externe belanghebbenden, maar dit keer is de hogere partij in het bedrijf degene die de communicatie initieert. Externe communicatie omvat doorgaans brochuresjablonen, e-mail, nieuwsbrieven en posters die allemaal bedoeld zijn om potentiële klanten, partners en leveranciers aan te trekken. Dit omvat ook marketingformulieren, die vaak worden gebruikt om leads te verzamelen, klantvoorkeuren te begrijpen en gerichte campagnes te initiëren.

Voorbeelden:

• Producttraining en ondersteuningscommunicatie
• Promotiemateriaal en marketingliteratuur
• Communicatie met verkoop- en leveringskanalen

#5 CRM-automatisering via berichtenplatforms

Nu klantcommunicatie direct en multichannel wordt, zijn CRM’s die integreren met berichtenapps zoals WhatsApp een must. Deze tools stellen u in staat om interacties te automatiseren, leads te kwalificeren en communicatie te centraliseren zonder uw supportteams te overbelasten. Neem Kommo, bijvoorbeeld. Het combineert CRM-functionaliteit met native WhatsApp-integratie en een ingebouwde Salesbot, zodat u geautomatiseerde antwoorden kunt versturen, klanten door de salesfunnel kunt begeleiden en elke interactie in één inbox kunt bewaren. Dit bespaart tijd en levert snelle, persoonlijke ervaringen op.

Voorbeelden:

•  WhatsApp-chatbot voor leadkwalificatie
• Geautomatiseerde antwoorden op veelgestelde vragen via CRM
• Gecentraliseerde inbox voor WhatsApp, Instagram en e-mail

Dit bespaart niet alleen tijd, maar zorgt er ook voor dat uw klanten snelle, gepersonaliseerde antwoorden ontvangen – zonder uw team te overbelasten.

Middelen voor zakelijke communicatie 

Zakelijke communicatie kan op vele manieren plaatsvinden, en we zullen er 3 van in dit artikel behandelen:

Verbaal 

Verbale communicatie is in feite elke vorm van mondelinge communicatie in de vorm van gesproken taal om informatie naar andere mensen te sturen. Bij verbale communicatie communiceren mensen niet alleen met woorden, maar hechten ze er ook vaak emoties, gevoelens, gedachten en ideeën aan, al dan niet opzettelijk.

Heeft u ooit gehoord van de 7-38-55 regel? Het is de theorie van Albert Mehabrian over de communicatie van emoties. Volgens dit concept wordt 7% van de betekenis gecommuniceerd via gesproken woorden, 38% via de intonatie en 55% via lichaamstaal. Misschien wilt u dit onthouden de volgende keer dat u een belangrijk gesprek met uw baas heeft over een loonsverhoging!

Geschreven 

Geschreven communicatie, zoals de naam al doet vermoeden, omvat alle soorten informatie-uitwisseling in de vorm van geschreven berichten zoals e-mails, brieven, rapporten, telegrammen, bulletins, handleidingen, papieren aankondigingen en meer. In tegenstelling tot verbale communicatie kost het iets meer moeite om emoties en gevoelens over te brengen via geschreven communicatie. 

Zaken waar u op moet letten bij het gebruik van schriftelijke communicatie zijn onder andere het kiezen van de juiste formaliteitsgraad, het bewust zijn van spelling- en grammaticafouten, en de gepaste duidelijkheid voor de ontvanger.

Benut dynamische call-scripting, gestroomlijnde workflows en diverse communicatiekanalen met CloudTalk 

Boek een demo

Op afstand

U bent wellicht bekend met ‘werken op afstand’ dat veel werknemers momenteel ervaren vanwege de COVID-19 pandemie, maar bent u bekend met communicatie op afstand? Dit vindt op afstand plaats, voornamelijk via elektronische hulpmiddelen. Dankzij communicatie op afstand kunt u op afstand werken zonder face-to-face interacties.

Er zijn veel tools beschikbaar die communicatie op afstand mogelijk maken. Enkele hiervan zijn:

• Telefoongesprekken, zoals callcenter-oplossingen
• E-mails
• E-mailticketsysteem
• Online chats en conferenties
• Werkbesturingssystemen
• Videovergaderingen, zoals webinars
• Visuele communicatietools zoals schermopnamesoftware, knipprogramma of GIF-maker

Hoe u uw zakelijke communicatievaardigheden onder de knie krijgt – onze 7 gelukstips en -trucs!

Nu u weet wat zakelijke communicatie is, evenals de verschillende soorten en methoden, is het tijd om enkele van onze geheimen met u te delen. 

In het laatste gedeelte geven we u onze 7 toptips en -trucs om uw zakelijke communicatievaardigheden onder de knie te krijgen. Laten we ze leren kennen:

Werk aan uw lichaamstaal

Uw lichaamstaal, evenals uw verschijning, speelt een belangrijke rol in de manier waarop u wordt waargenomen tijdens zakelijke communicatie. Let op de taal die u gebruikt wanneer u met mensen communiceert in een zakelijke omgeving, zorg goed voor uw uiterlijk en zorg ervoor dat u zich aan de juiste dresscode houdt. Denk ten slotte aan de eerder genoemde 7-38-55 theorie.

Luister aandachtig 

Om effectief te communiceren, moet u goed luisteren. Communicatie werkt twee kanten op, en u moet altijd noteren wat de andere persoon met u wil communiceren. Dit toont ook respect en betrokkenheid. 

“Als u denkt dat communicatie alleen praten is, heeft u niet geluisterd.”  – Ashleigh Brilliant 

Oefen uw algemene communicatievaardigheden 

Oefening baart kunst. Als u het gevoel heeft dat u enkele fundamentele communicatievaardigheden mist in een zakelijke omgeving, focus dan op het oefenen ervan buiten uw werkplek. Houd toespraken, chat met vrienden over verschillende onderwerpen, neem deel aan discussies en luister naar podcasts. U zult snel geweldige resultaten zien!

Gebruik de juiste kanalen voor verschillende soorten communicatie

Het is van groot belang om de juiste kanalen te gebruiken voor verschillende soorten discussies en gesprekken die binnen een zakelijke omgeving plaatsvinden. Stel duidelijke richtlijnen op, zorg ervoor dat iedereen ze kent en houd u eraan. Dit zal bijdragen aan het behoud van een goed georganiseerde werkplek met specifieke ruimtes voor zowel professionaliteit als onderwerpen buiten het werk.

Het opzetten van dergelijke kanalen kan ook van toepassing zijn op uw klantenservice. U zou bijvoorbeeld een klantenservicelijn kunnen exploiteren via een callcenter tool. Vandaag de dag worden callcenters nog steeds zeer gewaardeerd door klanten, dus dit kan een goede optie zijn voor uw bedrijf. Er zijn veel betrouwbare tools om uit te kiezen, maar CloudTalk is de enige keuze als u op zoek bent naar de beste oplossing die er is. Bied uw klanten een gepersonaliseerde ervaring en los problemen snel op dankzij mens-tot-mens interacties.  

Breid uw zakelijke vocabulaire uit

Als u in een nichebedrijf werkt, heeft u mogelijk behoefte aan of raakt u bekend met vocabulaire en jargon dat specifiek is voor uw niche. Lees over uw branche, kijk films, luister naar podcasts en praat met uw collega’s. Alles kost tijd, maar u komt er uiteindelijk wel. 

Bereid u voor op vergaderingen om stress te vermijden

Stress kan een enorme “brain freezer” zijn, dus zorg ervoor dat u zich altijd van tevoren voorbereidt op uw zakelijke vergaderingen. Er is niets erger dan ter plekke te moeten nadenken, vooral als u al moeite heeft met effectief communiceren. Voorkom dit door u goed voor te bereiden en ontspannen te zijn wanneer het tijd is om ‘het woord te voeren’.

Neem deel aan discussies 

Deelname aan levendige discussies zal een geweldige stimulans zijn voor uw hersenen en communicatievaardigheden. Hoe meer u met andere mensen omgaat, hoe beter u erin wordt. Zakelijke communicatie is niet zo eng als het lijkt!

Ontdek alles over zakelijke communicatie!

Daar zijn we dan! Rijker aan kennis en waardevolle adviezen.

Zakelijke communicatie speelt een cruciale rol in elk bedrijf en zou altijd een van de fundamentele succesfactoren moeten zijn. Uitstekende communicatievaardigheden binnen een zakelijke omgeving dragen in grote mate bij aan persoonlijke groei, een hogere kwaliteit van werkprestaties en algehele baantevredenheid. 

In dit artikel hebben we: 

• de term ‘zakelijke communicatie’ uitgelegd
• voorbeelden gegeven van de verschillende soorten en methoden van communicatie
• u voorzien van waardevolle tips om uw zakelijke communicatievaardigheden te verbeteren

Houd er rekening mee dat communicatie overal erg belangrijk is, maar vooral in professionele omgevingen. Volg deze gids en onze blog voor meer inhoud over communicatie, specifiek met betrekking tot callcenters en telefonische ondersteuningsdiensten.