Dentakay, Avrupa ve Orta Doğu genelinde yüksek hacimli bir satış operasyonunu yöneten, dental turizm alanında küresel bir liderdir. Ekip 120 temsilciden 165 temsilciye çıkarken, mevcut VoIP sistemleri yetersiz kaldı; çağrılar birbiriyle karışıyor, potansiyel müşteriler kaybediliyor ve dönüşüm oranları düşüyordu. CloudTalk'un Power Dialer özelliği ve Zoho CRM entegrasyonu sayesinde Dentakay, çağrı hacmini sadece 8 ayda 2,5 kat artırırken, temsilcilerin %90'ı ilk günden itibaren Power Dialer'ı kullanmaya başladı.
Dentakay hakkında
Dentakay, uluslararası danışanlarına yüksek kaliteli diş tedavileri sunma konusunda uzmanlaşmış, dental turizm sektörünün lider şirketlerinden biridir. Şirket, güçlü küresel varlığından yararlanarak uygun fiyatlı ve birinci sınıf diş bakımı sağlama taahhüdüyle tanınmaktadır.
Şirket küresel erişimini genişlettikçe, müşteri etkileşimlerini yönetmede ve kendisiyle özdeşleşen yüksek hizmet standartlarını korumada artan zorluklarla karşılaştı. Dentakay'in bu zorlukları nasıl aştığını anlamak için şirketin Veri Yönetimi Departmanı'nın kilit üyelerinden Ahmed ile görüştük.
Sorun
Ölçeklenemeyen yazılım dönüşüm oranlarına zarar veriyordu
Dentakay büyüdükçe operasyonlarının karmaşıklığı da arttı. Şirketin o dönemde yeterli olan mevcut VoIP sistemi, artan taleplerin yükü altında aksamaya başladı.
Çağrı kalitesi ve bağlantı sorunları yaşıyorduk, bu da bizim için büyük bir sıkıntıydı. Aramalar bazen birbirine karışıyordu; yani temsilciler birbirlerinin konuşmalarını duyabiliyordu. Bu durum sadece kafa karıştırmakla kalmıyor, aynı zamanda müşteri gizliliğini de ihlal ediyordu.
Bu sorunlar sadece can sıkıcı olmakla kalmıyor, doğrudan işi de etkiliyordu. Satış ekibi potansiyel müşterileri etkili bir şekilde yönetmekte zorlanıyor, bu da kaçırılan fırsatlara ve düşen dönüşüm oranlarına yol açıyordu.
Birinci sınıf hizmet sunma yeteneğimiz zarar görüyordu ve daha güvenilir bir iletişim sistemine ihtiyacımız olduğunu biliyorduk.
Operasyonlarını 120 temsilciden yaklaşık 165 temsilciye çıkarma planları yapan Dentakay için, büyümeyi destekleyecek ve kesintisiz müşteri etkileşimi sağlayacak bir çözüme ihtiyaç duyulduğu netleşti.
Değerlendirme
Hızlı büyümeyi destekleyen yeni bir arama yazılımı arayışı
Bir çözüm bulmaya kararlı olan Dentakay, yeni VoIP sağlayıcılarını değerlendirmeye başladı. Ekip ihtiyaçlarına en uygun çözümü bulmaya odaklandığı için arayış kapsamlı oldu ve birkaç ay sürdü.
Özellikle bağlantı ve CRM entegrasyonu açısından özel ihtiyaçlarımızı karşılayabilecek bir şey arıyorduk. Doğru seçeneği bulmamız gerektiğinden, farklı alternatifleri değerlendirmek için ciddi bir zaman harcadık.
Seçenekler değerlendirildikten sonra CloudTalk en öne çıkan tercih oldu. Güçlü çağrı kalitesi, sorunsuz Zoho CRM entegrasyonu ve Power Dialer gibi gelişmiş özellikleri onu ideal çözüm haline getirdi. CloudTalk, Dentakay'in yalnızca mevcut ihtiyaçlarını karşılamakla kalmadı, aynı zamanda gelecekteki büyüme için ölçeklenebilirlik sundu.
Çözüm
Zoho entegrasyonu ile otomatikleşen iş süreçleri ve artan verimlilik
Karar verildikten sonra Dentakay, CloudTalk'u tüm operasyonlarında hızla uygulamaya koydu.
Etkisi hemen görüldü.
Power dialer, çağrı hacmimizi yönetmede ezber bozan bir özellik oldu. Bu özelliği kullanmaya başladığımızdan beri, temsilcilerimizin yaklaşık %90'ı aramaları otomatikleştirmek için bunu kullanıyor ve zamandan tasarruf ediyor. Power dialer hem yeni hem de eski potansiyel müşterileri yönetmeyi kolaylaştırıyor. Büyümemiz için kritik bir rol oynadı; çağrı hacmimiz sadece 8 ayda 2,5 kat artış gösterdi.
Zoho CRM entegrasyonu da bir diğer önemli fayda sağladı. Temsilciler artık doğrudan CRM üzerinden arama yapabiliyor ve tüm etkileşimler otomatik olarak kaydediliyor; böylece müşteri verileri her zaman güncel ve erişilebilir kalıyor.
CRM'imiz operasyonlarımızın merkezinde yer alıyor ve CloudTalk entegrasyonu her şeyi tek bir yerde toplamayı son derece kolaylaştırdı.
Bu sorunsuz entegrasyon, Dentakay'in iş akışlarını kolaylaştırmasını ve genel verimliliği artırmasını sağladı.
Sonuçlar
Dentakay ekibini hızla büyüttü ve dönüşüm oranını artırdı
CloudTalk'a geçiş, Dentakay'in operasyonlarında önemli iyileşmeler sağladı. Şirket, operasyonlarını başarıyla ölçeklendirerek temsilci sayısını 120'den yaklaşık 165'e çıkardı. Ayrıca çağrı kalitesinde ve genel verimlilikte de anında iyileşmeler görüldü.
Artık birbirine karışan aramalarla ilgili sorun yaşamıyoruz ve temsilcilerimiz potansiyel müşterilerini çok daha etkili bir şekilde yönetebiliyor.
Dahası, ayrıntılı metrikler satış yönetim ekibine operasyonları hakkında daha derin analizler sundu.
Raporlama açısından CloudTalk inanılmaz derecede yardımcı oldu. Geçmişte KPI takibimiz oldukça basitti; temel olarak yapılan arama sayısına bakıyorduk. Şimdiyse satış yöneticilerimize çağrı süresi ve potansiyel müşterilere yanıt verme süresi gibi çok daha detaylı metrikler sunuyor ve bunları takip ediyoruz. Bu analizler yaklaşımımızı hassas bir şekilde ayarlamamıza gerçekten yardımcı oldu.
En önemli iyileşmelerden biri de satış süreçlerinin kalitesinin ve verimliliğinin artması oldu. Power Dialer, temsilcilerin aramaları daha etkili bir şekilde yönetmesini sağlayarak günlük etkileşim sayısını artırdı ve dönüşüm oranlarını yukarı taşıdı. Ek olarak, aynı anda çok dilli kampanyalar yürütebilme olanağı, Dentakay'in Avrupa'dan Orta Doğu'ya kadar uzanan geniş müşteri kitlesine daha iyi hizmet vermesini sağladı.
Çağrı yönetimi süreçlerimizde belirgin bir iyileşme gördük. Power dialer, daha az sürede daha fazla potansiyel müşteriye ulaşmamızı sağlayarak çağrı hacminde %150'lik bir artış sağladı. Zoho CRM entegrasyonu sayesinde ise her zaman en güncel verilerle çalışıyoruz. Bu durum, potansiyel müşterileri gerçek müşterilere dönüştürme becerimizde çok büyük bir fark yarattı.
Özet
Geleceğe bakan Dentakay, sürekli büyümesini desteklemek için CloudTalk'un özelliklerini kullanmaya devam edecek. Ayrıca, CloudTalk'un ölçeklenebilir altyapısı ve çok dilli yetenekleri sayesinde yeni pazarlara açılmayı planlıyorlar.
Seçeceğiniz çözümün işinizle birlikte büyüyebileceğinden ve özel ihtiyaçlarınızı karşılayabileceğinden emin olun. CloudTalk büyümemizde çok önemli bir rol oynadı ve uluslararası alanda büyümek ve genişlemek isteyen herkes için aynı şeyi yapabileceğinden eminiz.
