Dentakay is een wereldwijde marktleider in tandheelkundig toerisme en beheert een grootschalige verkoopafdeling in Europa en het Midden-Oosten. Toen het team groeide van 120 naar 165 agents, liep hun bestaande VoIP-systeem vast: gesprekken liepen door elkaar, leads gingen verloren en conversiepercentages daalden. Dankzij CloudTalk's Power Dialer en Zoho CRM-integratie zag Dentakay het belvolume in slechts 8 maanden met 2,5 keer toenemen, waarbij 90% van de agents de Power Dialer vanaf dag één in gebruik nam.
Over Dentakay
Dentakay is een toonaangevend bedrijf in de tandheelkundige toerismebranche, gespecialiseerd in het aanbieden van hoogwaardige tandheelkundige behandelingen aan internationale cliënten. Het bedrijf staat bekend om zijn inzet om betaalbare en kwalitatieve tandheelkundige zorg te leveren door optimaal gebruik te maken van zijn sterke wereldwijde aanwezigheid.
Toen het bedrijf zijn wereldwijde bereik uitbreidde, kreeg het te maken met steeds grotere uitdagingen bij het beheren van klantinteracties en het handhaven van de hoge servicenormen waar het om bekendstond. Om te begrijpen hoe Dentakay deze uitdagingen heeft aangepakt, spraken we met Ahmed, een belangrijk lid van de data-managementafdeling van het bedrijf.
Het probleem
Niet-schaalbare software schaadde de conversiepercentages
Met de groei van Dentakay nam ook de complexiteit van de operationele processen toe. Het bestaande VoIP-systeem van het bedrijf, dat ooit voldoende was, begon te haperen onder druk van de toenemende vraag.
We hadden problemen met de gesprekkwaliteit en de verbinding, wat voor ons grote pijnpunten waren. Gesprekken liepen soms door elkaar, wat betekende dat agents elkaars gesprekken konden horen. Dit was niet alleen verwarrend, maar bracht ook de privacy van de klant in gevaar.
Deze problemen waren niet alleen onhandig, ze hadden ook direct invloed op de bedrijfsresultaten. Het salesteam had moeite om leads effectief op te volgen, wat leidde tot gemiste kansen en dalende conversiepercentages.
Onze capaciteit om topservice te leveren leed eronder en we wisten dat we een betrouwbaarder communicatiesysteem nodig hadden.
Met plannen om de activiteiten op te schalen van 120 naar bijna 165 agents, werd het duidelijk dat Dentakay een oplossing nodig had die hun groei kon ondersteunen en kon zorgen voor naadloze klantinteracties.
De evaluatie
Op zoek naar nieuwe belfunctionaliteit die snelle groei ondersteunt
Vastberaden om een oplossing te vinden, begon Dentakay met het evalueren van nieuwe VoIP-providers. De zoektocht was grondig en nam enkele maanden in beslag, omdat het team vastbesloten was om de juiste match voor hun behoeften te vinden.
We zochten iets dat kon voldoen aan onze specifieke behoeften, met name op het gebied van verbinding en CRM-integratie. We hebben veel tijd besteed aan het evalueren van verschillende opties, omdat we de perfecte match moesten vinden.
Na het evalueren van de opties kwam CloudTalk als beste uit de bus. De sterke gesprekkwaliteit, naadloze Zoho CRM-integratie en geavanceerde functies zoals de Power Dialer maakten het de ideale oplossing. CloudTalk voldeed niet alleen aan de huidige behoeften van Dentakay, maar bood ook de schaalbaarheid voor toekomstige groei.
De oplossing
Integratie met Zoho automatiseerde processen en verbeterde de efficiëntie
Zodra de beslissing was genomen, implementeerde Dentakay CloudTalk snel binnen hun gehele organisatie.
Het effect was direct merkbaar.
De power dialer is een echte gamechanger geweest voor het beheren van ons belvolume. Sinds we de functie hebben geïmplementeerd, gebruikt ongeveer 90% van onze agents deze om het bellen te automatiseren, wat veel tijd bespaart. De power dialer maakt het afhandelen van zowel nieuwe als oude leads een stuk eenvoudiger. Het is cruciaal geweest voor onze groei: ons belvolume is in slechts 8 maanden met 2,5 keer toegenomen.
De integratie met Zoho CRM was een ander groot voordeel. Agents kunnen nu rechtstreeks vanuit het CRM bellen, waarbij alle interacties automatisch worden geregistreerd. Hierdoor zijn de klantgegevens altijd up-to-date en direct toegankelijk.
Ons CRM vormt het hart van onze activiteiten en de integratie met CloudTalk heeft het eenvoudig gemaakt om alles centraal te houden.
Dankzij deze naadloze integratie kon Dentakay de workflows stroomlijnen en de efficiëntie over de hele linie verbeteren.
De resultaten
Dentakay schaalde het team snel op en verhoogde het conversiepercentage
De overstap naar CloudTalk bracht aanzienlijke verbeteringen in de bedrijfsvoering van Dentakay. Het bedrijf slaagde erin de activiteiten succesvol op te schalen en het aantal agents uit te breiden van 120 naar bijna 165. Ook zagen ze direct verbeteringen in de gesprekkwaliteit en de algehele efficiëntie.
We hebben geen problemen meer met door elkaar lopende gesprekken en onze agents kunnen hun leads veel effectiever beheren.
Bovendien boden de gedetailleerde statistieken het salesteam dieper inzicht in de prestaties.
Op het gebied van rapportages is CloudTalk ongelooflijk nuttig geweest. In het verleden was het bijhouden van onze KPI's vrij basis. We keken voornamelijk naar het aantal gevoerde gesprekken. Nu meten en leveren we veel gedetailleerdere statistieken aan onze salesmanagers, zoals de gespreksduur en de reactietijd op leads. Deze inzichten hebben ons enorm geholpen om onze aanpak te verfijnen.
Een van de belangrijkste verbeteringen was de verhoogde kwaliteit en efficiëntie van het verkoopproces. Dankzij de Power Dialer konden agents gesprekken effectiever afhandelen, waardoor het aantal dagelijkse interacties toenam en de conversiepercentages stegen. Bovendien zorgde de mogelijkheid om gelijktijdig meertalige campagnes te draaien ervoor dat Dentakay hun diverse klantenbestand, van Europa tot het Midden-Oosten, beter kon bedienen.
We hebben een duidelijke verbetering gezien in onze processen voor gespreksafhandeling. De power dialer stelt ons in staat om meer leads te bereiken in minder tijd, wat heeft geresulteerd in een stijging van het belvolume met 150%. Door de integratie met Zoho CRM werken we altijd met de meest actuele gegevens. Dit heeft een enorm verschil gemaakt in ons vermogen om leads om te zetten in klanten.
De belangrijkste conclusie
Met het oog op de toekomst zal Dentakay de functies van CloudTalk blijven gebruiken om hun voortdurende groei te ondersteunen. Ze zijn ook van plan om uit te breiden naar nieuwe markten, wat ondersteund zal worden door de schaalbare infrastructuur en meertalige mogelijkheden van CloudTalk.
Zorg ervoor dat de oplossing die u kiest kan meegroeien met uw bedrijf en voldoet aan uw specifieke behoeften. CloudTalk heeft een cruciale rol gespeeld in onze groei en we zijn er zeker van dat het hetzelfde kan doen voor iedereen die internationaal wil groeien en uitbreiden.
