Dentakay to globalny lider w dziedzinie turystyki dentystycznej, obsługujący procesy sprzedażowe o wysokim wolumenie w Europie i na Bliskim Wschodzie. Gdy zespół powiększył się ze 120 do 165 agentów, ich dotychczasowy system VoIP zaczął niewydolnie działać — połączenia nakładały się na siebie, leady uciekały, a współczynniki konwersji spadały. Dzięki Power Dialerowi od CloudTalk i integracji z Zoho CRM, Dentakay zwiększył liczbę połączeń 2,5-krotnie w zaledwie 8 miesięcy, a aż 90% agentów wdrożyło Power Dialer już od pierwszego dnia.
O firmie Dentakay
Dentakay to wiodąca firma w branży turystyki dentystycznej, specjalizująca się w oferowaniu wysokiej jakości leczenia stomatologicznego dla klientów międzynarodowych. Firma jest znana z zaangażowania w dostarczanie przystępnej cenowo, a zarazem najwyższej klasy opieki dentystycznej, wykorzystując swoją silną globalną obecność.
W miarę jak firma rozszerzała swój globalny zasięg, stawiała czoła coraz większym wyzwaniom w zarządzaniu interakcjami z klientami i utrzymaniu wysokich standardów obsługi, które stały się jej wizytówką. Aby dowiedzieć się, jak Dentakay poradził sobie z tymi wyzwaniami, rozmawialiśmy z Ahmedem, kluczowym członkiem Działu Zarządzania Danymi w firmie.
Problem
Nieskalowalne oprogramowanie szkodziło współczynnikom konwersji
Wraz z rozwojem Dentakay, rosła też złożoność operacji firmy. Dotychczasowy system VoIP, który kiedyś był wystarczający, zaczął zawodzić pod ciężarem rosnących wymagań.
Mieliśmy problemy z jakością połączeń i łącznością, co było dla nas dużym utrapieniem. Połączenia czasami nakładały się na siebie, co oznaczało, że agenci słyszeli nawzajem swoje rozmowy. Było to nie tylko dezorientujące, ale też naruszało prywatność klientów.
Te problemy były nie tylko uciążliwe; bezpośrednio uderzały w biznes. Zespół sprzedaży zmagał się z efektywnym zarządzaniem leadami, co skutkowało utraconymi szansami i spadkiem współczynników konwersji.
Cierpiała na tym nasza zdolność do świadczenia usług na najwyższym poziomie i wiedzieliśmy, że potrzebujemy bardziej niezawodnego systemu komunikacji.
Planując zwiększenie skali operacji ze 120 do blisko 165 agentów, stało się jasne, że Dentakay potrzebuje rozwiązania, które wesprze ten wzrost i zapewni bezproblemowe interakcje z klientami.
Ewaluacja
Poszukiwanie nowego oprogramowania do dzwonienia, które wspiera szybki wzrost
Zdeterminowani, by znaleźć rozwiązanie, przedstawiciele Dentakay zaczęli oceniać nowych dostawców VoIP. Poszukiwania były dokładne i trwały kilka miesięcy, ponieważ zespół dążył do znalezienia idealnego dopasowania do swoich potrzeb.
Szukaliśmy czegoś, co odpowie na nasze konkretne potrzeby, szczególnie w zakresie łączności i integracji z CRM. Poświęciliśmy sporo czasu na ocenę różnych opcji, ponieważ musieliśmy znaleźć odpowiednie rozwiązanie.
Po przeanalizowaniu dostępnych opcji, CloudTalk okazał się bezkonkurencyjnym wyborem. Wysoka jakość połączeń, bezproblemowa integracja z Zoho CRM oraz zaawansowane funkcje, takie jak Power Dialer, uczyniły go idealnym rozwiązaniem. CloudTalk nie tylko spełnił obecne potrzeby Dentakay, ale zaoferował również skalowalność na potrzeby przyszłego rozwoju.
Rozwiązanie
Integracja z Zoho zautomatyzowała pracę i poprawiła wydajność
Gdy decyzja została podjęta, Dentakay szybko wdrożył CloudTalk w swoich operacjach.
Efekt był natychmiastowy.
Power dialer okazał się przełomem w zarządzaniu liczbą połączeń. Odkąd wdrożyliśmy tę funkcję, około 90% naszych agentów używa jej do automatyzacji wybierania numerów, co oszczędza czas. Power dialer ułatwia obsługę zarówno nowych, jak i starych leadów. Miał on kluczowe znaczenie dla naszego rozwoju — nasza liczba połączeń wzrosła 2,5-krotnie w zaledwie 8 miesięcy.
Integracja z Zoho CRM była kolejną ogromną korzyścią. Agenci mogą teraz wykonywać połączenia bezpośrednio z poziomu CRM, a wszystkie interakcje są automatycznie rejestrowane, dzięki czemu dane klientów są zawsze aktualne i łatwo dostępne.
Nasz CRM to serce naszych operacji, a integracja z CloudTalk ułatwiła nam centralizację wszystkiego.
Ta bezproblemowa integracja pozwoliła Dentakay usprawnić przepływy pracy i poprawić ogólną wydajność.
Wyniki
Dentakay szybko powiększył zespół i zwiększył współczynnik konwersji
Przejście na CloudTalk przyniosło znaczną poprawę w działalności Dentakay. Firma z powodzeniem przeskalowała swoje działania, zwiększając liczbę agentów ze 120 do blisko 165. Odnotowano również natychmiastową poprawę jakości połączeń i ogólnej wydajności.
Nie mamy już problemów z nakładającymi się połączeniami, a nasi agenci mogą skuteczniej zarządzać swoimi leadami.
Co więcej, szczegółowe wskaźniki zapewniły zespołowi zarządzającemu sprzedażą głębszy wgląd w ich działania.
W kwestii raportowania CloudTalk okazał się niezwykle pomocny. W przeszłości nasze śledzenie KPI było dość proste. Patrzyliśmy głównie na liczbę wykonanych połączeń. Teraz śledzimy i dostarczamy naszym kierownikom sprzedaży znacznie bardziej szczegółowe dane — takie jak czas trwania połączeń i czas reakcji na leady. Te informacje naprawdę pomogły nam dopracować nasze podejście.
Jedną z najbardziej znaczących popraw była wyższa jakość i wydajność procesu sprzedaży. Power Dialer pozwolił agentom na skuteczniejszą obsługę połączeń, zwiększając liczbę codziennych interakcji i poprawiając współczynniki konwersji. Dodatkowo, możliwość jednoczesnego prowadzenia kampanii wielojęzycznych sprawiła, że Dentakay mógł lepiej obsługiwać swoją zróżnicowaną bazę klientów, od Europy po Bliski Wschód.
Zauważyliśmy wyraźną poprawę w procesach obsługi połączeń. Power dialer pozwolił nam dotrzeć do większej liczby leadów w krótszym czasie, co przełożyło się na 150-procentowy wzrost liczby połączeń. Integracja z Zoho CRM sprawia, że zawsze pracujemy na najświeższych danych. To zrobiło ogromną różnicę w naszej zdolności do konwertowania leadów na klientów.
Podsumowanie
Patrząc w przyszłość, Dentakay będzie nadal korzystać z funkcji CloudTalk, aby wspierać swój dalszy rozwój. Planuje również wejście na nowe rynki, w czym pomoże skalowalna infrastruktura CloudTalk i funkcje wielojęzyczne.
Upewnij się, że wybrane rozwiązanie może rosnąć wraz z Twoją firmą i spełniać Twoje specyficzne potrzeby. CloudTalk odegrał kluczową rolę w naszym rozwoju i jesteśmy pewni, że może zrobić to samo dla każdego, kto chce rosnąć i rozwijać się na arenie międzynarodowej.
