Dentakay es un líder global en turismo dental que gestiona una operación de ventas de gran volumen en Europa y Oriente Medio. A medida que el equipo crecía de 120 a 165 agentes, su sistema de VoIP existente empezó a fallar: las llamadas se cruzaban, los leads se perdían y las tasas de conversión caían. Gracias al Marcador automático de CloudTalk y a su integración con Zoho CRM, Dentakay multiplicó su volumen de llamadas por 2,5 en solo 8 meses, con un 90% de los agentes adoptando el Marcador automático desde el primer día.
Sobre Dentakay
Dentakay es una empresa líder en el sector del turismo dental, especializada en ofrecer tratamientos odontológicos de alta calidad a clientes internacionales. La compañía es conocida por su compromiso de proporcionar una atención dental asequible y de primer nivel, aprovechando su sólida presencia global.
A medida que la empresa expandía su alcance global, se enfrentaba a retos cada vez mayores para gestionar las interacciones con los clientes y mantener los altos estándares de servicio que se habían convertido en su sello de identidad. Para entender cómo Dentakay abordó estos desafíos, hablamos con Ahmed, un miembro clave del Departamento de Gestión de Datos de la empresa.
El problema
Un software poco escalable que perjudicaba las tasas de conversión
A medida que Dentakay crecía, también lo hacía la complejidad de sus operaciones. El sistema de VoIP que utilizaba la empresa, que antes resultaba suficiente, empezó a flaquear bajo el peso de la creciente demanda.
Teníamos problemas con la calidad de las llamadas y la conectividad, lo que suponía un gran dolor de cabeza para nosotros. A veces las llamadas se cruzaban, lo que significaba que los agentes podían escuchar las conversaciones de los demás. Esto no solo resultaba confuso, sino que también comprometía la privacidad de los clientes.
Estos problemas no eran solo un inconveniente, sino que afectaban directamente al negocio. El equipo de ventas tenía dificultades para gestionar los leads de forma eficaz, lo que se traducía en oportunidades perdidas y una disminución de las tasas de conversión.
Nuestra capacidad para ofrecer un servicio de primer nivel se estaba viendo afectada, y sabíamos que necesitábamos un sistema de comunicación más fiable.
Con planes para ampliar sus operaciones de 120 a casi 165 agentes, quedó claro que Dentakay necesitaba una solución que pudiera respaldar su crecimiento y garantizar unas interacciones fluidas con los clientes.
La evaluación
En busca de un nuevo software de llamadas que respaldara un rápido crecimiento
Decidida a encontrar una solución, Dentakay empezó a evaluar nuevos proveedores de VoIP. La búsqueda fue minuciosa y llevó varios meses, ya que el equipo estaba empeñado en encontrar la opción que mejor se adaptara a sus necesidades.
Buscábamos algo que pudiera dar respuesta a nuestras necesidades específicas, sobre todo en términos de conectividad e integración con el CRM. Dedicamos mucho tiempo a evaluar distintas opciones porque necesitábamos dar con la solución ideal.
Tras evaluar las distintas opciones, CloudTalk destacó como la elección idónea. Su excelente calidad de llamada, su perfecta integración con Zoho CRM y sus funciones avanzadas, como el Marcador automático, la convertían en la solución ideal. CloudTalk no solo respondía a las necesidades actuales de Dentakay, sino que también ofrecía la escalabilidad necesaria para el crecimiento futuro.
La solución
Integración con Zoho, automatización del trabajo y mejora de la eficiencia
Una vez tomada la decisión, Dentakay implementó rápidamente CloudTalk en todas sus operaciones.
El impacto fue inmediato.
El marcador automático ha marcado un antes y un después en la gestión de nuestro volumen de llamadas. Desde que implementamos esta función, cerca del 90% de nuestros agentes la utilizan para automatizar la marcación, lo que ahorra tiempo. El marcador automático facilita la gestión de los leads, tanto nuevos como antiguos. Ha sido crucial para nuestro crecimiento: nuestro volumen de llamadas se ha multiplicado por 2,5 en solo 8 meses.
La integración con Zoho CRM fue otra de las grandes ventajas. Ahora los agentes pueden realizar llamadas directamente desde el CRM y todas las interacciones se registran de forma automática, lo que garantiza que los datos de los clientes estén siempre actualizados y accesibles.
Nuestro CRM es el corazón de nuestras operaciones, y la integración de CloudTalk ha facilitado enormemente que todo se mantenga centralizado.
Esta integración fluida permitió a Dentakay agilizar sus flujos de trabajo y mejorar la eficiencia de manera generalizada.
Resultados
Dentakay amplió rápidamente su equipo y aumentó su tasa de conversión
El cambio a CloudTalk trajo consigo mejoras significativas en las operaciones de Dentakay. La empresa amplió con éxito sus operaciones, aumentando el número de agentes de 120 a casi 165. También experimentaron mejoras inmediatas en la calidad de las llamadas y en la eficiencia general.
Ya no tenemos problemas con llamadas que se cruzan y nuestros agentes pueden gestionar sus leads de manera mucho más eficaz.
Además, las métricas detalladas proporcionaron al equipo de gestión de ventas una visión más profunda de sus operaciones.
En lo que respecta a los informes, CloudTalk nos ha resultado increíblemente útil. En el pasado, nuestro seguimiento de los KPI era muy básico; principalmente nos fijábamos en el número de llamadas realizadas. Ahora hacemos un seguimiento y ofrecemos a nuestros directores de ventas métricas mucho más detalladas, como la duración de las llamadas y el tiempo que se tarda en responder a los leads. Esta información nos ha ayudado mucho a perfeccionar nuestro enfoque.
Una de las mejoras más significativas fue el aumento de la calidad y la eficiencia de su proceso de ventas. El Marcador automático permitió a los agentes gestionar las llamadas con mayor eficacia, incrementando el número de interacciones diarias y mejorando las tasas de conversión. Además, la posibilidad de lanzar campañas multilingües de forma simultánea permitió a Dentakay atender mejor a su variada base de clientes, desde Europa hasta Oriente Medio.
Hemos observado una mejora notable en nuestros procesos de gestión de llamadas. El marcador automático nos ha permitido llegar a más leads en menos tiempo, lo que se ha traducido en un aumento del 150% en el volumen de llamadas. La integración con Zoho CRM significa que siempre trabajamos con los datos más actualizados. Esto ha marcado una gran diferencia en nuestra capacidad para convertir leads en clientes.
Conclusiones
De cara al futuro, Dentakay seguirá utilizando las funciones de CloudTalk para respaldar su crecimiento continuo. También tienen previsto expandirse a nuevos mercados, algo que se verá respaldado por la infraestructura escalable y las capacidades multilingües de CloudTalk.
Asegúrate de que la solución que elijas pueda crecer con tu negocio y satisfacer tus necesidades específicas. CloudTalk ha sido fundamental para nuestro crecimiento, y estamos seguros de que puede hacer lo mismo por cualquiera que busque crecer y expandirse internacionalmente.
