La comunicazione in cloud spiegata semplice: la tua guida completa

Secondo Forbes, circa il 94% delle aziende a livello globale utilizza attualmente software in cloud.

Con sempre più team che lavorano da remoto e aziende che passano al digitale, non sorprende che si scelgano soluzioni di comunicazione aziendale basate sul cloud. Offrono vantaggi come il risparmio sui costi e la flessibilità di lavorare da qualsiasi luogo, benefici difficili da immaginare solo pochi anni fa.

Vuoi sapere cos’è la comunicazione in cloud, quali sono i suoi vantaggi e come scegliere il software perfetto? Leggi il nostro articolo per scoprire di più!

Punti chiave

• La comunicazione in cloud consente alle aziende di gestire chiamate, messaggi e video riunioni su internet, anziché affidarsi a linee telefoniche fisiche e apparecchiature da ufficio. 
• Tra i vantaggi della comunicazione in cloud ci sono il risparmio sui costi, la flessibilità, la scalabilità e funzionalità avanzate.
• Per scegliere il software di comunicazione in cloud più adatto alla tua azienda, valuta le tue esigenze e cerca un fornitore che offra elevata sicurezza, affidabilità e assistenza clienti.

Cos’è una piattaforma di comunicazione in cloud?

La comunicazione in cloud consente alle aziende di effettuare chiamate, inviare messaggi e tenere videoconferenze da qualsiasi dispositivo, sia computer che smartphone, tramite una connessione internet.

Invece di utilizzare cavi telefonici e apparecchiature fisiche, la comunicazione in cloud si affida a server remoti (spesso definiti «il cloud») su internet. A differenza dei tradizionali sistemi PBX on-premise che richiedono hardware costosi e fili di rame fisici, la comunicazione in cloud centralizza il tuo sistema telefonico, video e messaggistica in un’unica piattaforma digitale. Questi server fungono da «cervello» che gestisce le comunicazioni.

Cos’è una piattaforma di comunicazione cloud?

Una piattaforma di comunicazione cloud è un sistema che consente la collaborazione e la comunicazione in tempo reale per i team, indipendentemente dalla loro posizione geografica. Funziona tramite software ospitato sul cloud, consentendo agli utenti di connettersi e interagire attraverso vari canali, come chiamate vocali, videoconferenze e messaggistica istantanea.

Questo significa che i membri del team possono lavorare insieme senza problemi da qualsiasi computer, smartphone o tablet tramite una connessione internet. 

La piattaforma integra molti strumenti di comunicazione in un’unica interfaccia accessibile. In questo modo è più facile per i team rimanere in contatto, condividere informazioni e collaborare in modo fluido, sia in ufficio che da remoto. Per comunicazioni rapide ed efficienti, soprattutto con clienti o lead, l’integrazione di un assistente SMS AI può snellire ulteriormente la messaggistica e garantire follow-up tempestivi su tutti i dispositivi.

Esempi di comunicazione in cloud

Esempi comuni di comunicazione in cloud includono sistemi telefonici Voice over IP (VoIP) come CloudTalk, software di videoconferenza come Zoom e app di messaggistica di team come Slack. Invece di funzionare su server locali, questi strumenti sono ospitati nel cloud, consentendo ai dipendenti di accedervi tramite app desktop o mobili da qualsiasi parte del mondo.

Come funziona una piattaforma di comunicazione in cloud?

Le piattaforme di comunicazione in cloud utilizzano la tecnologia VoIP (Voice over Internet Protocol) per inviare voce, video e dati tramite internet.

Ecco come funziona:

1. Il microfono del tuo dispositivo acquisisce la tua voce in formato analogico.
2. Il software converte questa voce in segnali digitali con l’aiuto di codec.
3. Questi segnali vengono suddivisi in piccoli pacchetti di dati per facilitarne la trasmissione.
4. I pacchetti viaggiano su internet fino al dispositivo dell’altra persona.
5. Il dispositivo del destinatario riconverte i pacchetti in suono.

4 elementi chiave delle comuni soluzioni di comunicazione in cloud

La comunicazione in cloud richiede quattro elementi per funzionare correttamente:

• VoIP (Voice over Internet Protocol): come abbiamo visto, questa tecnologia ti consente di effettuare chiamate, organizzare videoconferenze e inviare messaggi su internet.
• UCaaS (Unified Communications as a Service): in parole semplici, è una casa o un ufficio virtuale che ti consente di comunicare e lavorare da un’unica piattaforma. Molte aziende utilizzano anche piattaforme di gestione multi-cloud per supportare questa configurazione.
• Strumenti di collaborazione: questi strumenti ti consentono di collaborare e comunicare con il tuo team ovunque tu sia. Ad esempio, strumenti come Slack ti permettono di chattare con i colleghi come se fossi su WhatsApp, ma in modo professionale.
• PBX cloud (sistema telefonico virtuale): questo sistema telefonico funziona su internet, consentendo alle aziende di comunicare senza installare hardware fisici.

Mentre il VoIP (Voice over Internet Protocol) si riferisce specificamente alla tecnologia che trasmette le chiamate vocali su internet, la comunicazione in cloud è un termine più ampio. Comprende il VoIP, ma include anche altri canali ospitati nel cloud come videoconferenze, SMS, analisi delle chiamate basata su intelligenza artificiale e messaggistica di team unificati in un’unica piattaforma (UCaaS).

I vantaggi di una piattaforma di comunicazione in cloud

La comunicazione in cloud sta registrando una crescita esplosiva, con un mercato che dovrebbe raggiungere i 15 miliardi di dollari entro il 2032 e un tasso di crescita annuale composto (CAGR) del 15.7% dal 2020 al 2032. Questo straordinario incremento evidenzia l’impatto trasformativo di questa tecnologia nel mondo aziendale e della comunicazione.

Esploriamo i suoi vantaggi nel dettaglio.

 #1 Riduci i costi

Le piattaforme di comunicazione in cloud ti aiutano a risparmiare denaro in diversi modi:

• Apparecchiature: non devi più acquistare o mantenere apparecchiature fisiche come telefoni o server.
• Personale di manutenzione: non devi spendere per personale specializzato per gestire o aggiornare il tuo sistema in cloud.
• Gestione degli utenti: le piattaforme cloud di solito ti consentono di aggiungere o rimuovere utenti facilmente con piani flessibili, il che è molto più conveniente rispetto all’aggiunta o rimozione di apparecchiature fisiche.
• Spese d’ufficio: lavorare ovunque con una buona connessione internet riduce i costi d’ufficio come elettricità, riscaldamento e bollette telefoniche. In realtà, non serve nemmeno avere un ufficio fisico.

#2 Cresci facilmente 

Le piattaforme di comunicazione in cloud rendono facile l’espansione. Ecco come:

• Flessibilità: puoi facilmente adattare le risorse per gestire più utenti o dati senza bisogno di hardware aggiuntivi.
• Accesso globale: il tuo team può lavorare da remoto, consentendoti di assumere talenti ovunque nel mondo. Queste piattaforme offrono anche ottime tariffe per le chiamate internazionali e numeri locali, aiutandoti a espanderti a livello globale.
• Aggiornamenti e manutenzione: il fornitore si occupa degli aggiornamenti e della manutenzione sui propri server, così avrai sempre le ultime funzionalità e miglioramenti della sicurezza senza alcuno sforzo.

#3 Risparmia tempo 

Con la comunicazione in cloud, risparmi tempo e denaro. Ecco come:

• Chiamate automatizzate: funzionalità come il Power Dialer ti consentono di effettuare fino a 70 chiamate all’ora, eliminando la composizione manuale.
• Assistenza AI: l’intelligenza artificiale può gestire la presa di appunti e i riassunti, consentendo agli agenti di concentrarsi sul servizio clienti e sulle vendite.
• Integrazione di strumenti: integrandoli perfettamente con CRM come HubSpot e Salesforce, la comunicazione in cloud elimina l’inserimento manuale dei dati e garantisce che i tuoi team di vendita e assistenza abbiano il quadro completo del cliente prima ancora di dire pronto.

#4 Accedi a funzionalità avanzate 

Le soluzioni di comunicazione in cloud offrono più funzionalità rispetto ai sistemi telefonici tradizionali, come:

• Analitica in tempo reale: ottieni accesso istantaneo al numero di chiamate, alla durata media delle chiamate, ai rapporti conversazione/ascolto e altro ancora.
• Instradamento basato sulle competenze: le chiamate possono essere indirizzate automaticamente all’operatore con le giuste competenze ed esperienza per quel compito.
• Registrazione delle chiamate avanzata: questo strumento ti consente di registrare e accedere facilmente alle chiamate per controlli di qualità, formazione e conformità. 

#5 Garantisci sicurezza e affidabilità 

I servizi di comunicazione in cloud sono sia sicuri che affidabili. Ecco come:

• Protezione dei dati: utilizzano una crittografia avanzata per proteggere i tuoi dati durante la trasmissione e l’archiviazione.
• Garanzie di servizio: offrono accordi sul livello del servizio (SLA) che garantiscono un downtime minimo, così potrai fare affidamento sul sistema anche in caso di emergenza.
• Sistemi ridondanti: i fornitori dispongono spesso di sistemi di backup e data center, quindi se una parte si guasta, un’altra può subentrare, mantenendo il servizio attivo e funzionante. Queste capacità sono fondamentali per una solida sicurezza cloud, essenziale per proteggere le comunicazioni sensibili e mantenere la continuità aziendale.

In che modo le aziende utilizzano le soluzioni di comunicazione in cloud?

Considerando tutti questi vantaggi, non sorprende che le aziende si rivolgano sempre più alle soluzioni di comunicazione in cloud: sono semplicemente troppo preziose per essere ignorate. 

Esploriamo alcuni dei casi d’uso più rilevanti.

#1 Lavoro da remoto

Le piattaforme di comunicazione cloud consentono ai dipendenti da remoto di lavorare ovunque con una buona connessione internet. Ad esempio, le app mobili consentono ai dipendenti di utilizzare tutte le funzionalità dei loro smartphone o tablet, rendendo facile lavorare da qualsiasi luogo.

#2 Servizio clienti e call center

Le piattaforme di comunicazione cloud offrono agli agenti strumenti avanzati per migliorare l’esperienza del cliente. Ad esempio, la risposta vocale interattiva (IVR) può connettere automaticamente i clienti all’operatore o al reparto giusto. Nei call center, gli agenti possono gestire le chiamate in entrata e in uscita, gestire campagne di marketing e condurre sondaggi senza essere legati a un ufficio fisico.

#3 Supporto tecnico da remoto

I team di supporto tecnico possono utilizzare il VoIP per assistere clienti o dipendenti da qualsiasi luogo. Questo aiuta a risolvere i problemi più velocemente e in modo più efficiente, senza bisogno di essere fisicamente presenti.

#4 Telemedicina e visite virtuali

I professionisti sanitari possono utilizzare le piattaforme VoIP per offrire consulenze mediche virtuali, monitorare i progressi dei pazienti e fornire consulenza da remoto. Ciò aumenta l’accesso all’assistenza sanitaria per le persone che vivono in aree remote o con mobilità limitata e ottimizza il tempo del personale medico.

#5 Servizi finanziari

Le piattaforme di comunicazione in cloud aiutano i fornitori di servizi finanziari a interagire con i clienti in modo sicuro e personalizzato. Questo è fondamentale in un settore in cui la fiducia e le relazioni contano. Ad esempio, gli agenti possono accedere ai dati e alla cronologia delle chiamate del cliente prima di parlare con lui, risparmiando tempo e consentendo un’assistenza più personalizzata.

Come scegliere il software di comunicazione in cloud giusto per la tua azienda?

La scelta dello strumento di comunicazione cloud giusto per la tua attività prevede alcuni passaggi importanti per garantire che soddisfi le tue esigenze attuali e future. Ecco una guida semplice per aiutarti a decidere:

#1 Considera le esigenze della tua azienda

Inizia identificando i tuoi requisiti di comunicazione specifici. 

Considera quanto segue:

• Tipi di comunicazione: decidi se hai bisogno di chiamate vocali, videoconferenze, messaggistica o strumenti per contact center.
• Numero di utenti: stima quanti utenti avranno bisogno di accedere al sistema.
• Conformità e sicurezza: verifica se il tuo settore ha requisiti specifici o standard di sicurezza che il software deve soddisfare.
• Compatibilità dei dispositivi: valuta quali dispositivi utilizzerai con il software (computer, smartphone, tablet) e assicurati che il software li supporti.

#2 Valuta i fornitori di comunicazioni in cloud

Una volta identificate le tue esigenze aziendali, è il momento di effettuare un confronto tra i fornitori di servizi cloud per valutare le diverse opzioni sul mercato. 

Analizza questi punti chiave:

• Funzionalità: fai una ricerca sui diversi fornitori e confronta le loro offerte con la tua lista di requisiti.
• Modelli di prezzo: esamina le strutture dei costi per assicurarti che rientrino nel tuo budget.
• Affidabilità e sicurezza: valuta l’affidabilità del fornitore, le garanzie di uptime e le misure di sicurezza.
• Capacità di integrazione: assicurati che la soluzione possa integrarsi perfettamente con gli altri strumenti e applicazioni utilizzati dal tuo team.

#3 Pensa alla crescita futura

Oltre a considerare le tue esigenze attuali, dovresti anche anticipare quelle future. 

Poiché non puoi prevedere il futuro, ti consigliamo di scegliere una soluzione basata sul cloud che offra flessibilità e possa crescere insieme alla tua azienda. Scegli un servizio con piani tariffari flessibili che ti consentano di aggiungere o rimuovere facilmente utenti e funzionalità in base al variare delle tue esigenze.

#4 Valuta l’esperienza utente

Quando la piattaforma è intuitiva e facile da usare, i dipendenti possono concentrarsi sulle loro attività principali invece di lottare con la tecnologia, aumentando così la produttività.

Quando scegli una piattaforma di comunicazione cloud intuitiva, concentrati su questi fattori chiave:

• Facilità d’uso: la piattaforma deve essere intuitiva e facile da navigare, anche per gli utenti meno tecnologici. Controlla le recensioni degli utenti o avvia una prova gratuita per verificare se è davvero semplice da usare.
• Formazione: cerca provider che offrano risorse di formazione complete. CloudTalk, ad esempio, offre sessioni di formazione settimanali e un portale di onboarding.
• Accessibilità da mobile: assicurati che la piattaforma funzioni bene su smartphone e tablet con app dedicate che offrano le stesse funzionalità della versione desktop. Questo aiuta i dipendenti a rimanere produttivi anche in movimento.
• Supporto clienti: scegli un fornitore con un supporto affidabile 24/7 tramite telefono, e-mail e chat live, oltre a un utile centro assistenza. Un buon supporto è fondamentale per un’esperienza utente fluida.

#5 Analizza e ottimizza

Analizza e ottimizza l’uso della piattaforma di comunicazione cloud per assicurarti che funzioni perfettamente e soddisfi le tue esigenze aziendali. 

Ecco come fare:

• Monitora le prestazioni e l’utilizzo: utilizza strumenti di analisi per monitorare metriche chiave come l’uptime, l’uso delle funzionalità e il carico del sistema. Questo ti aiuterà a identificare colli di bottiglia, problemi di prestazioni delle app o aree di miglioramento.
• Raccogli e analizza i feedback degli utenti: conduci sondaggi e sessioni di feedback con i dipendenti per capire come utilizzano la piattaforma e quali difficoltà incontrano. Usa queste informazioni per regolare le impostazioni, aggiungere funzioni utili o snellire i processi.

Fai fare un salto di qualità ai tuoi team globali e da remoto con CloudTalk

Passare a una moderna comunicazione basata sul cloud consente alle PMI in crescita di azzerare le chiamate perse, automatizzare le attività ripetitive con l’IA e scalare le operazioni di vendita e assistenza a livello globale senza problemi di gestione IT.

Tuttavia, è importante scegliere il software di comunicazione cloud più adatto alle tue esigenze aziendali.

Tra le varie opzioni, CloudTalk è una soluzione di comunicazione cloud efficace che unisce facilità d’uso, efficienza dei costi, funzionalità avanzate e analisi approfondite. È progettata per le aziende moderne, in particolare per quelle con team globali o distribuiti.

Scopri come CloudTalk può trasformare la tua strategia di comunicazione: guardalo in azione.