Comunicazione basata su cloud spiegata: la tua guida completa
Secondo Forbes, circa il 94% di tutte le aziende a livello globale utilizza attualmente software basato su cloud.
Con sempre più team che lavorano da remoto e aziende che si digitalizzano, non c’è da meravigliarsi se le aziende scelgono soluzioni di comunicazione aziendale basate su cloud. Offrono vantaggi come il risparmio sui costi e la flessibilità di lavorare da qualsiasi luogo, vantaggi difficili da immaginare solo pochi anni fa.
Curioso di sapere cos’è la comunicazione basata su cloud, quali sono i suoi vantaggi e come scegliere il software perfetto? Immergiti nel nostro articolo per saperne di più!
Punti chiave
- La comunicazione basata su cloud consente alle aziende di gestire chiamate, messaggi e riunioni video tramite Internet, anziché affidarsi a linee telefoniche fisiche e apparecchiature da ufficio.
- Alcuni vantaggi dell’utilizzo della comunicazione basata su cloud includono il risparmio sui costi, la flessibilità, la scalabilità e le funzionalità avanzate.
- Per scegliere il giusto software di comunicazione basato su cloud per la tua azienda, valuta le tue esigenze e cerca un fornitore con sicurezza, affidabilità e assistenza clienti solide.
Cos’è una piattaforma di comunicazione basata su cloud?
La comunicazione basata su cloud consente alle aziende di effettuare chiamate, inviare messaggi e tenere videoconferenze da qualsiasi dispositivo, sia esso un computer o un cellulare, utilizzando una connessione Internet.
Invece di utilizzare cavi telefonici e apparecchiature fisiche, la comunicazione basata su cloud utilizza server remoti (spesso definiti
Cos’è una piattaforma di comunicazione cloud?
Una piattaforma di comunicazione cloud è un sistema che consente la collaborazione e la comunicazione in tempo reale per i team, indipendentemente dalla loro posizione. Funziona tramite software ospitato nel cloud, consentendo agli utenti di connettersi e interagire tramite vari metodi come chiamate vocali, videoconferenze e messaggistica istantanea.
Ciò significa che i membri del team possono lavorare insieme senza problemi da qualsiasi computer, smartphone o tablet utilizzando una connessione Internet.
La piattaforma integra molti strumenti di comunicazione in un’unica interfaccia accessibile. In questo modo, è più facile per i team rimanere connessi, condividere informazioni e collaborare senza problemi, sia che lavorino in ufficio o da remoto. Per una comunicazione rapida ed efficiente, soprattutto con clienti o lead, l’integrazione di un assistente SMS basato su AI può ottimizzare ulteriormente la messaggistica e garantire follow-up tempestivi su tutti i dispositivi.
Esempi di comunicazione basata su cloud
Esempi comuni di comunicazione basata su cloud includono sistemi telefonici Voice over IP (VoIP) come CloudTalk, software per videoconferenze come Zoom e app di messaggistica di team come Slack. Invece di operare su server locali, questi strumenti sono ospitati nel cloud, consentendo ai dipendenti di accedervi tramite app desktop o mobile da qualsiasi parte del mondo.
Smetti di pagare per hardware di cui non hai bisogno. Inizia a chiamare da qualsiasi luogo.
Come funziona una piattaforma di comunicazione basata su cloud?
Le piattaforme di comunicazione basate su cloud utilizzano la tecnologia VoIP (Voice over Internet Protocol) per inviare voce, video e dati tramite Internet.
Ecco come funziona:
- Il microfono del tuo dispositivo cattura la tua voce in forma analogica.
- Il software converte questa voce in segnali digitali con l’aiuto dei codec.
- Questi segnali vengono suddivisi in piccoli pacchetti di dati per una trasmissione più semplice.
- I pacchetti viaggiano su Internet verso il dispositivo dell’altra persona.
- Il dispositivo del destinatario ritrasforma i pacchetti in suono.
4 elementi chiave delle soluzioni di comunicazione basate su cloud più comuni
La comunicazione basata su cloud necessita di quattro elementi per funzionare correttamente:
- VoIP (Voice over Internet Protocol): Come abbiamo visto in precedenza, questa tecnologia ti permette di effettuare chiamate, condurre videoconferenze e inviare messaggi tramite Internet.
- UCaaS (Unified Communications as a Service): In parole semplici, è una casa o un ufficio virtuale che ti permette di comunicare e lavorare da un’unica piattaforma. Molte aziende utilizzano anche piattaforme di gestione multi-cloud per supportare questa configurazione.
- Strumenti di comunicazione: Questi strumenti ti permettono di collaborare e comunicare con il tuo team, ovunque tu sia. Ad esempio, strumenti come Slack ti consentono di chattare con i tuoi colleghi come se fossero su WhatsApp, ma in modo professionale.
- Cloud PBX (sistema telefonico virtuale): Questo sistema di telefonia opera tramite Internet, consentendo alle aziende di comunicare senza installare hardware fisico.
Mentre il VoIP (Voice over Internet Protocol) si riferisce specificamente alla tecnologia che trasmette chiamate vocali tramite internet, la comunicazione basata su cloud è un termine più ampio. Essa include il VoIP, ma anche altri canali ospitati nel cloud come videoconferenze, SMS, analisi delle chiamate basate su AI e messaggistica di team unificati in un’unica piattaforma (UCaaS).
Vantaggi di una piattaforma di comunicazione basata su cloud
La comunicazione cloud sta vivendo una crescita esplosiva, con il mercato che dovrebbe raggiungere €15 miliardi entro il 2032 e un tasso di crescita annuale composto (CAGR) del 15,7% dal 2020 al 2032. Questo notevole aumento evidenzia l’impatto trasformativo di questa tecnologia sul mondo degli affari e della comunicazione.
Esploriamo i suoi vantaggi in dettaglio.
#1 Riduci i costi
Le piattaforme di comunicazione basate su cloud ti aiutano a risparmiare denaro in diversi modi:
- Attrezzatura: Non hai più bisogno di acquistare o mantenere apparecchiature fisiche come telefoni o server.
- Personale di manutenzione: Non devi spendere per personale specializzato per gestire o aggiornare il sistema cloud.
- Regolazione dei posti: Le piattaforme cloud ti permettono di aggiungere o rimuovere facilmente posti con piani flessibili, il che è più conveniente rispetto all’aggiunta o rimozione di apparecchiature fisiche.
- Spese d’ufficio: Lavorare da qualsiasi luogo con una buona connessione Internet riduce i costi d’ufficio come elettricità, illuminazione e bollette telefoniche. In realtà, non devi nemmeno averne uno.
#2 Cresci facilmente
Le piattaforme di comunicazione basate su cloud rendono facile l’espansione. Ecco come:
- Flessibilità: Puoi facilmente regolare le risorse per gestire più utenti o dati senza bisogno di attrezzature extra.
- Accesso globale: Il tuo team può lavorare da remoto, permettendoti di assumere talenti da qualsiasi parte del mondo. Queste piattaforme offrono anche ottime tariffe per le chiamate internazionali e numeri locali, aiutandoti ad espanderti a livello globale.
- Aggiornamenti e manutenzione: Il provider si occupa degli aggiornamenti e della manutenzione sui propri server, così hai sempre le ultime funzionalità e miglioramenti di sicurezza senza alcuno sforzo extra.
#3 Risparmia tempo
Con la comunicazione basata su cloud, risparmi sia denaro che tempo. Ecco come:
- Chiamate automatizzate: Funzionalità come Power Dialer ti consentono di effettuare fino a 70 chiamate all’ora, eliminando la composizione manuale.
- Assistenza AI: L’Intelligenza Artificiale può gestire la presa di appunti e i riepiloghi, permettendo agli agenti di concentrarsi sul servizio clienti e sulle vendite.
- Integrazione strumenti: Integrandosi perfettamente con CRM come HubSpot e Salesforce, la comunicazione basata su cloud elimina l’inserimento manuale dei dati e assicura che i tuoi team di vendita e supporto abbiano il contesto completo del cliente prima ancora di dire ciao.
#4 Accedi a funzionalità avanzate
Le soluzioni di comunicazione basate su cloud offrono più funzionalità rispetto ai sistemi telefonici tradizionali, come:
- Analisi in tempo reale: Hai accesso istantaneo al numero di chiamate, alla durata media delle chiamate, ai rapporti di conversazione/ascolto e altro ancora.
- Routing basato sulle competenze: Le chiamate possono essere indirizzate automaticamente all’agente con le competenze e l’esperienza giuste per il lavoro.
- Registrazione avanzata delle chiamate: Questo strumento ti permette di registrare e accedere facilmente alle chiamate per controlli di qualità, formazione e conformità.
#5 Garantisci sicurezza e affidabilità
I servizi di comunicazione basati su cloud sono sia sicuri che affidabili. Ecco come:
- Protezione dei dati: Utilizzano una crittografia avanzata per proteggere i tuoi dati durante la trasmissione e l’archiviazione.
- Garanzie di servizio: Offrono Service Level Agreements (SLA) che garantiscono tempi di inattività minimi in modo che tu possa fare affidamento sul sistema anche durante le emergenze.
- Sistemi ridondanti: I provider spesso dispongono di sistemi di backup e data center, quindi se una parte fallisce, un’altra può subentrare, mantenendo il servizio attivo. Queste capacità sono fondamentali per una robusta sicurezza cloud, che è essenziale per proteggere le comunicazioni sensibili e mantenere la continuità aziendale.
Smetti di leggere i vantaggi e inizia a vederli.
Come utilizzano le aziende le soluzioni di comunicazione basate su cloud?
Dati tutti questi vantaggi, non c’è da meravigliarsi se le aziende si stanno rivolgendo sempre più alle soluzioni di comunicazione cloud: sono semplicemente troppo preziose per essere ignorate.
Esploriamo alcuni dei casi d’uso più rilevanti.
#1 Lavoro remoto
Le piattaforme di comunicazione cloud consentono ai dipendenti da remoto di lavorare da qualsiasi luogo con una buona connessione Internet. Ad esempio, le app mobili permettono ai dipendenti di utilizzare tutte le funzionalità dei loro smartphone o tablet, rendendo facile lavorare da qualsiasi luogo.
#2 Servizio clienti e call center
Le piattaforme di comunicazione cloud forniscono agli agenti strumenti avanzati per migliorare l’esperienza del cliente. Ad esempio, l’Interactive Voice Response (IVR) può connettere automaticamente i clienti all’agente o al dipartimento giusto. Nei call center, gli agenti possono gestire chiamate in entrata e in uscita, gestire campagne di marketing e condurre sondaggi senza essere legati a un ufficio fisico.
#3 Supporto tecnico remoto
I team di supporto tecnico possono utilizzare il VoIP per assistere clienti o dipendenti da qualsiasi luogo. Questo aiuta a risolvere i problemi più rapidamente ed efficientemente senza la necessità di essere fisicamente presenti.
#4 Telemedicina e consulenze virtuali
I professionisti sanitari possono utilizzare le piattaforme VoIP per offrire consultazioni mediche virtuali, monitorare i progressi dei pazienti e fornire consulenza a distanza. Ciò aumenta l’accesso all’assistenza sanitaria per le persone in aree remote o con mobilità limitata e utilizza meglio il tempo dei professionisti medici.
#5 Servizi finanziari
Le piattaforme di comunicazione basate su cloud aiutano i fornitori di servizi finanziari a interagire con i clienti in modo sicuro e personalizzato. Questo è importante in un settore in cui la fiducia e le relazioni contano. Ad esempio, gli agenti possono accedere ai dati del cliente e alla cronologia delle chiamate prima di parlare con un cliente, il che consente di risparmiare tempo e di fornire assistenza più personalizzata.
Come scegliere il giusto software di comunicazione basato su cloud per la tua azienda?
Scegliere lo strumento di comunicazione cloud giusto per la tua azienda comporta alcuni passaggi importanti per assicurarsi che soddisfi le tue esigenze attuali e future. Ecco una semplice guida per aiutarti a decidere:
#1 Considera le tue esigenze aziendali
Inizia identificando le tue specifiche esigenze di comunicazione.
Considera quanto segue:
- Tipi di comunicazione: Decidi se hai bisogno di chiamate vocali, videoconferenze, messaggistica o strumenti per contact center.
- Numero di utenti: Stima quanti utenti avranno bisogno di accedere al sistema.
- Conformità e sicurezza: Verifica se il tuo settore ha requisiti specifici o standard di sicurezza che il software deve soddisfare.
- Compatibilità dispositivi: Considera quali dispositivi utilizzerai con il software (computer, cellulare, tablet) e assicurati che il software li supporti.
#2 Valuta i provider di comunicazione cloud
Una volta identificate le tue esigenze aziendali, è il momento di condurre un confronto tra fornitori di servizi cloud per valutare i diversi provider presenti sul mercato.
Esamina questi punti chiave:
- Funzionalità: Ricerca diversi provider e confronta le loro offerte con la tua lista di controllo.
- Modelli di prezzo: Esamina le strutture dei costi per assicurarti che rientrino nel tuo budget.
- Affidabilità e sicurezza: Valuta l’affidabilità del provider, le garanzie di uptime e le misure di sicurezza.
- Capacità di integrazione: Assicurati che la soluzione possa integrarsi perfettamente con altri strumenti e applicazioni utilizzate dal tuo team.
#3 Pensa alla crescita futura
Oltre a considerare le tue esigenze attuali, dovresti anche anticipare le tue esigenze future.
Dato che non hai una sfera di cristallo, è consigliabile scegliere una soluzione basata su cloud che offra flessibilità e possa crescere con la tua attività. Opta per un servizio con piani tariffari flessibili che ti permettano di aggiungere o rimuovere facilmente posti e funzionalità in base all’evoluzione delle tue esigenze.
#4 Valuta l’esperienza utente
Quando la piattaforma è intuitiva e facile da navigare, i dipendenti possono concentrarsi sui loro compiti principali invece di avere difficoltà con la tecnologia, il che aumenta la produttività.
Quando scegli una piattaforma di comunicazione cloud user-friendly, concentrati su questi fattori chiave:
- Facilità d’uso: La piattaforma dovrebbe essere intuitiva e facile da navigare, anche per gli utenti non esperti di tecnologia. Controlla le recensioni degli utenti o ottieni una prova gratuita per vedere se è user-friendly.
- Formazione: Cerca fornitori che offrano ampie risorse di formazione. Ad esempio, CloudTalk offre sessioni di formazione settimanali e un portale di onboarding.
- Accessibilità mobile: Assicurati che la piattaforma funzioni bene su smartphone e tablet con app dedicate che corrispondano alla funzionalità della versione desktop. Questo aiuta i dipendenti a rimanere produttivi in movimento.
- Assistenza clienti: Scegli un fornitore con un supporto affidabile 24 ore su 24, 7 giorni su 7, tramite telefono, email e live chat, insieme a un utile centro assistenza. Un buon supporto è vitale per un’esperienza utente fluida.
#5 Analizza e ottimizza
Analizza e ottimizza l’utilizzo di una piattaforma di comunicazione basata su cloud per assicurarti che funzioni senza intoppi e soddisfi le tue esigenze aziendali.
Ecco come:
- Monitora prestazioni e utilizzo: Implementa strumenti analitici per esaminare metriche chiave come uptime, utilizzo delle funzionalità e carico del sistema. Questo ti aiuterà a identificare colli di bottiglia, problemi di prestazioni dell’app o aree di miglioramento.
- Raccogli e analizza il feedback degli utenti: Conduci sondaggi e sessioni di feedback con i dipendenti per capire come stanno utilizzando la piattaforma e quali sfide devono affrontare. Usa queste informazioni per regolare le impostazioni, aggiungere funzionalità utili o ottimizzare i processi.
Migliora i tuoi team globali e remoti con CloudTalk
L’aggiornamento alla comunicazione moderna basata su cloud consente alle PMI in crescita di eliminare le chiamate perse, automatizzare i lavori ripetitivi con l’AI e scalare le operazioni di vendita e supporto a livello globale senza mal di testa IT.
Tuttavia, è importante scegliere il software di comunicazione cloud giusto per le tue esigenze aziendali.
Tra tutte le diverse opzioni, CloudTalk è una soluzione di comunicazione cloud efficace che combina facilità d’uso, efficienza dei costi, funzionalità avanzate e analisi robuste. È progettato per le aziende moderne, in particolare quelle con team globali o remoti.
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