Cos’è il VoIP hosted? Vantaggi, funzionalità e importanza

Le aziende intelligenti stanno passando al VoIP hosted per una comunicazione più semplice ed economica. Gestisce le chiamate in entrata, in uscita e in modalità self-service in un unico posto: niente hardware, nessuna complicazione. Un provider esterno gestisce tutto, così il tuo sistema si adatta alla tua crescita.

Vuoi scoprire come funziona? Vediamolo insieme.

Cos’è il VoIP hosted?

Il VoIP hosted (Voice over Internet Protocol) è un moderno sistema telefonico basato su internet che elimina la necessità di linee fisse tradizionali o di impianti PBX fisici in sede. Al contrario, l’intera infrastruttura tecnica viene gestita off-site da un provider esterno, rendendo l’installazione e la scalabilità semplicissime.

Con il VoIP hosted, hai anche accesso a funzionalità avanzate come:

• Inoltro di chiamata per continuare le conversazioni su diversi dispositivi,
• Segreteria telefonica via email per facilitare il follow-up e tracciare i messaggi,
• Power dialer per aumentare l’efficienza in uscita: il tutto integrato in un’unica piattaforma intuitiva.

Inoltre, il VoIP hosted riduce il costo delle chiamate a lunga distanza ed elimina la necessità di costose infrastrutture fisiche. È una soluzione flessibile e pronta per il futuro che cresce insieme al tuo team.

VoIP hosted vs. on-premise

Scopri chiaramente le differenze fondamentali tra le soluzioni VoIP hosted e on-premise. Decidi quale si adatta meglio alle esigenze della tua azienda.

Come funziona il VoIP hosted

Il VoIP hosted funziona convertendo la tua voce in segnali digitali che viaggiano su internet. Ecco come funziona nel dettaglio:

• Conversione della voce: quando parli in un telefono o in cuffie abilitate al VoIP, il dispositivo converte il suono analogico della tua voce in pacchetti di dati digitali.
• Trasmissione dei dati: questi pacchetti vengono inviati tramite internet a un provider di servizi VoIP. La trasmissione può avvenire tramite una normale connessione internet a banda larga.
• Instradamento delle chiamate: i server hosted del provider VoIP ricevono questi pacchetti digitali e li instradano al sistema telefonico del destinatario. Questo avviene quasi istantaneamente.
• Riconversione: all’estremità ricevente, questi pacchetti digitali vengono riconvertiti in suono.
• Funzionalità integrate: durante questo processo, altre funzionalità come segreteria telefonica, inoltro di chiamata e ID chiamante vengono integrate senza problemi dai server hosted del provider.
  

Per informazioni più dettagliate, leggi qui: Come funziona il VoIP?

L’intera configurazione elimina la necessità di ospitare e gestire il proprio hardware PBX, riducendo le richieste IT e i costi generali, offrendo al contempo scalabilità e flessibilità.

I vantaggi del VoIP hosted per le aziende

Il VoIP hosted offre diversi vantaggi quando vuoi migliorare i tuoi sistemi di comunicazione:

• Risparmia sui costi: non devi pagare per l’acquisto, la manutenzione e l’aggiornamento delle apparecchiature PBX in sede. Inoltre, non devi pagare un extra per le chiamate interurbane e internazionali. La nostra guida ai prezzi dei sistemi telefonici hosted ti dà un’idea dei costi previsti.
• Fai crescere la tua azienda senza sforzo: il VoIP hosted si adatta facilmente alla crescita aziendale o alle variazioni della domanda. Puoi aggiungere nuove linee o funzionalità senza grandi modifiche all’infrastruttura, come l’investimento in ulteriori linee telefoniche o hardware.
• Migliora il lavoro da remoto con soluzioni VoIP flessibili: il VoIP hosted consente ai tuoi dipendenti di accedere al sistema telefonico aziendale da qualsiasi luogo con una connessione internet, ideale per il lavoro a distanza e i team distribuiti.
• Abilita funzionalità avanzate: il VoIP hosted offre una suite di funzioni avanzate come risponditore automatico, segreteria telefonica via email e inoltro di chiamata, spesso non disponibili con i sistemi telefonici tradizionali.
• Semplifica la gestione: essendo gestito da un provider di servizi come CloudTalk, il VoIP hosted riduce il carico di lavoro IT. Puoi gestire le tue impostazioni specifiche tramite un’interfaccia intuitiva.
• Garantisci un servizio costante: i provider di servizi offrono spesso un elevato livello di affidabilità e robustezza nelle loro reti per ridurre al minimo i tempi di inattività e garantire un servizio costante.
• Migliora l’esperienza cliente: puoi ottimizzare funzioni come l’instradamento delle chiamate, le code di chiamata e i messaggi di attesa per migliorare l’esperienza del cliente, rendendo le interazioni più fluide e professionali.

Le migliori funzionalità del VoIP hosted

CloudTalk offre una varietà di funzionalità VoIP hosted che rispondono alle esigenze delle aziende moderne.

Ecco alcune di quelle principali:

• Smart dialer: compone automaticamente i numeri da un elenco predefinito, massimizzando l’efficienza delle campagne di chiamate in uscita. Questo è particolarmente utile quando vuoi aumentare il volume delle tue chiamate.
• Registrazione delle chiamate: registra le chiamate per garantire la qualità, la formazione o la conformità legale. Questa funzione ti assicura di poter rivedere le interazioni e mantenere standard elevati di servizio.
• Risposta vocale interattiva (IVR): guida i chiamanti attraverso un menu fino al dipartimento o all’operatore appropriato, riducendo i tempi di attesa e migliorando la soddisfazione dei clienti.
• Code di chiamata: gestisce le chiamate in arrivo in modo efficiente inserendole in una coda fino a quando non si libera il primo operatore disponibile. Assicura che le chiamate dei clienti ricevano risposta in modo ordinato.
• Segreteria telefonica: puoi rivedere e rispondere ai messaggi in arrivo direttamente tramite l’app, e persino ricevere le trascrizioni della segreteria direttamente nella tua email.
• Scheda cliente in tempo reale: mostra le informazioni sui clienti durante le chiamate, fornendo a te o ai tuoi operatori contesto e storico delle chiamate. Può portare a interazioni più personalizzate ed efficaci.
• Numeri internazionali: fornisce numeri locali per diversi paesi, facilitando la creazione di una presenza locale e il contatto con i clienti a livello globale.
• Statistiche e reportistica: fornisce informazioni dettagliate sui registri delle chiamate, sulle prestazioni degli operatori e sulle interazioni con i clienti, aiutandoti a prendere decisioni informate sulla base di dati reali.

Come configurare un call center VoIP hosted

Configurare un call center VoIP hosted è piuttosto semplice, soprattutto se si segue un chiaro processo passo dopo passo. 

Ecco come fare:

1. Scegli un provider VoIP hosted:

• Valuta i provider: cerca un provider che soddisfi le esigenze della tua azienda in termini di funzionalità, affidabilità, assistenza clienti e prezzo. Per esplorare una gamma di opzioni adatte alla tua attività, consulta la nostra guida completa sulle alternative al VoIP.
• Valuta le funzionalità: assicurati che il provider offra le funzioni VoIP di cui la tua azienda ha bisogno, come inoltro di chiamata, segreteria telefonica via email e chiamate in conferenza.

2. Pianifica il tuo sistema VoIP

• Determina le esigenze: valuta quanti utenti hai, il numero di chiamate simultanee previste e qualsiasi requisito specifico come le chiamate internazionali.
• Seleziona l’attrezzatura: decidi se utilizzare l’hardware esistente (eventualmente con adattatori telefonici analogici ATA) o acquistare nuovi telefoni IP compatibili con il tuo provider.

3. Crea il tuo account e configura le impostazioni

• Crea un account: registrati con il provider che hai scelto e crea il tuo account.
• Configura le impostazioni: usa il portale web del provider per configurare le impostazioni del sistema, gli account utente e le opzioni di instradamento delle chiamate in base al flusso di lavoro aziendale.

4. Installa i dispositivi VoIP

• Configura l’hardware: connetti l’hardware VoIP alla tua rete. Questo potrebbe comportare il collegamento di telefoni IP alla rete o la configurazione di adattatori ATA per i telefoni tradizionali.
• Installa il software: se usi i softphone, dovrai installare il VoIP su computer o dispositivi mobili.

5. Fai dei test e forma il team

• Esegui dei test: effettua chiamate di prova all’interno della tua rete e verso numeri esterni. Controlla che tutto funzioni correttamente. Assicurati che l’audio sia chiaro e che tutte le funzioni siano attive.
• Forma il tuo team: istruisci i tuoi dipendenti su come utilizzare il nuovo sistema VoIP, evidenziando le funzionalità chiave e risolvendo i problemi di base.

Conclusione

Il VoIP hosted può migliorare notevolmente il modo in cui la tua azienda comunica. Offre risparmi sui costi, scalabilità, flessibilità e funzionalità avanzate, segnando una svolta rispetto ai sistemi telefonici tradizionali. 

Adottando questa tecnologia, ottimizzerai le comunicazioni e sosterrai la crescita della tua azienda mentre si adatta alle mutevoli esigenze. Che tu voglia migliorare l’interazione con i clienti o semplificare le comunicazioni interne, il VoIP hosted offre una soluzione potente su misura per il moderno ambiente aziendale.