PBX vs VoIP: quali sono le differenze e quale dovresti usare nel 2026?

Qual è la differenza tra PBX e VoIP?

Il PBX gestisce e instrada le chiamate. Il VoIP trasmette le chiamate tramite internet. La maggior parte dei sistemi PBX aziendali oggi funziona su VoIP.

Questo è il succo della questione, ma se vuoi davvero approfondire, di seguito analizzeremo nel dettaglio la sfida PBX vs VoIP per capire le differenze tra i due e di quale hai bisogno per la tua attività.

Cosa sono il PBX e il VoIP?

Iniziamo spiegando cosa sono effettivamente il PBX e il VoIP. Molte persone si confondono e alcune usano persino i due termini come sinonimi. Tuttavia, si tratta di sistemi distinti e diversi.

PBX (Private Branch Exchange)

• Tipo di rete telefonica privata per uso aziendale. In passato era una linea fissa fisica, oggi in genere funziona su VoIP.
• I PBX tradizionali sono soluzioni on-premise che si basano su hardware e linee telefoniche fisse presso la sede aziendale.
• Questo tipo di rete consente ai dipendenti dell'azienda di comunicare sia internamente (con altri colleghi) che esternamente.
• Oltre a consentire agli utenti di effettuare e ricevere chiamate, una rete PBX offre anche alcune funzioni utili non disponibili sui telefoni tradizionali, come il trasferimento di chiamata o un menu IVR.
• Utilizzando un PBX, un'azienda può installare molti telefoni tutti collegati a un'unica rete.

VoIP (Voice over Internet Protocol)

• Funziona su un principio completamente diverso, ovvero l'inoltro delle chiamate tramite internet.
• Ogni volta che effettui una chiamata, la tua voce viene trasformata e compressa in dati per poi essere inviata al telefono del destinatario.
• Alcuni anni fa, la qualità delle chiamate VoIP era piuttosto bassa, perciò le aziende preferivano il PBX come opzione più affidabile.
• Oggi la qualità delle chiamate vocali non è affatto diversa da quella di una normale chiamata PBX.

Tuttavia, anche se la velocità e la qualità di entrambe le reti sono ormai simili, ci sono ancora molte differenze tra loro. Di seguito evidenziamo i punti di differenza più importanti tra PBX e VoIP, così potrai scegliere l'opzione migliore per le tue esigenze aziendali.

Qual è la differenza tra VoIP e PBX: una panoramica

Prima di iniziare a valutare se scegliere il PBX o il VoIP, è fondamentale comprendere le due opzioni e in cosa si differenziano. 

Le principali differenze tra VoIP e PBX sono:

PBX vs. VoIP: le principali differenze nel dettaglio

Capire le differenze tecnologiche alla base di PBX e VoIP è importante. Tuttavia, ciò che probabilmente ti interessa di più sono le differenze pratiche tra la scelta del VoIP o del PBX per la tua azienda: 

#1 Costi di configurazione iniziale

La differenza principale tra PBX e VoIP per quanto riguarda l'installazione e la configurazione è il costo. 

Configurare un sistema telefonico PBX per la tua azienda è piuttosto complicato e costoso, perché:

• Devi pagare in anticipo per l'alimentatore del sistema, i router, i telefoni compatibili, le cuffie e altro hardware.
• Anche i costi di installazione e configurazione dell'intera infrastruttura (ad esempio, l'installazione di linee fisse fisiche) sono elevati.

Sommando tutto, il costo complessivo può raggiungere rapidamente migliaia di euro, perciò solo le aziende più grandi con molti dipendenti possono permettersi le reti PBX.

L'adozione e l'implementazione di una soluzione VoIP, invece, è molto più economica. Se hai già una connessione internet, non c'è bisogno di configurare un sistema completamente nuovo. Devi solo investire in:

• Un router in grado di gestire chiamate VoIP di alta qualità
• Telefoni compatibili con la tecnologia IP (anche se smartphone, portatili, PC e tablet funzionano altrettanto bene)
• Software

Non serve neanche assumere un tecnico per installare un sistema VoIP. In molti casi, basta semplicemente scaricare il software e le app sui dispositivi scelti. 

#2 Costi mensili

Un altro aspetto da tenere a mente nella scelta tra PBX e VoIP sono i costi mensili di gestione e manutenzione di ciascun sistema. 

Con il PBX, questo dipende dalla tua configurazione. In genere, devi sommare le bollette telefoniche, la manutenzione del sistema e gli eventuali altri costi generati da problemi tecnici (come la necessità di sostituire o aggiornare le apparecchiature). Dovrai anche pagare le licenze del software e dei telefoni.

Il VoIP, invece, è solitamente un servizio in abbonamento. Il tuo costo mensile dipenderà dallo strumento di chiamata e dal piano che utilizzi. I costi del sistema telefonico aziendale VoIP tendono ad aggirarsi tra €25 e €180 per utente, al mese, e i provider offrono spesso pacchetti a livelli. Ad esempio, su CloudTalk offriamo quattro modelli di prezzo, da un piano Starter che costa appena €25 per utente, al mese, fino a un piano su misura per le grandi imprese.

#3 Qualità delle chiamate

Con il PBX, la qualità delle chiamate dipende principalmente dall'hardware, compresi i router e i modelli di telefono. Se il sistema è configurato correttamente e i modelli di telefono sono di alta qualità, lo saranno anche le chiamate.

Con il VoIP, la situazione è un po' più complessa, poiché le cause di una qualità audio scadente possono essere diverse. Una delle ragioni più comuni è una connessione internet lenta o instabile. Se il router non è configurato correttamente, ciò potrebbe causare ritardi e interruzioni della chiamata al punto da rendere il VoIP inutilizzabile. Anche le cuffie dei tuoi dipendenti o il software di chiamata potrebbero influire sulla qualità delle chiamate. 
Tuttavia, con l'infrastruttura giusta e il corretto provider VoIP, la qualità delle chiamate può essere pari o superiore a quella dei sistemi PBX tradizionali. CloudTalk, ad esempio, garantisce un'elevata qualità delle chiamate grazie a un'infrastruttura di server distribuita a livello globale. Ciò significa un jitter medio di soli 17.8 millisecondi e una latenza media di soli 23 ms.

#4 Scalabilità e facilità di aggiornamento

Aggiornare o scalare un sistema VoIP non è affatto un problema. All'occorrenza, puoi passare facilmente a un piano VoIP di valore superiore, ordinare più telefoni o aggiungere nuovi utenti. 

Se in azienda hai bisogno di un altro numero di telefono (anche internazionale), puoi aggiungerne uno in pochi minuti e utilizzarlo subito. 

Se stai pensando di sostituire il tuo attuale router o telefono con modelli più recenti, non è un problema. Puoi persino utilizzare lo stesso piano VoIP in uffici diversi! Inoltre, puoi rimuovere i numeri di telefono o passare a un piano inferiore con la stessa facilità. 

Il VoIP offre anche diverse funzionalità che non sono disponibili per i telefoni PBX o che sono molto costose da aggiungere. Puoi persino chiedere al tuo provider VoIP di aggiungere funzionalità personalizzate necessarie per la tua azienda.

Al contrario, scalare un sistema PBX può essere problematico, per non dire costoso. Se ti trasferisci in un nuovo ufficio, devi ricostruire l'infrastruttura PBX da zero. Persino un'operazione apparentemente semplice come l'aggiunta di altri utenti al PBX rappresenta una sfida. Potrebbe emergere la necessità di nuove linee che richiedono un modulo diverso, e tale modulo richiede molta più capacità. 

Per tutte queste cose, avrai bisogno di un tecnico esperto. E una volta che hai già pagato per il nuovo hardware o firmato un contratto di licenza a lungo termine, tornare alle impostazioni precedenti è praticamente impossibile. Lo stesso vale per l'aggiunta di nuove funzionalità. Può essere costoso e difficile da realizzare, in quanto avrai bisogno di un tecnico IT qualificato.

#5 Flessibilità

La mancanza di flessibilità dei telefoni PBX è un altro elemento che può causare problemi. 

I telefoni PBX sono solitamente proprietari, il che significa che sono legati a un determinato sistema o fornitore. Vuoi passare a un modello di telefono o a un fornitore diverso? Potrebbe capitare di dover sostituire l'intero set di apparecchiature, poiché i tuoi modelli attuali non saranno compatibili.

Qui sorge un altro problema evidente, soprattutto ora che il lavoro remoto e ibrido è sempre più diffuso. I telefoni PBX possono essere utilizzati solo all'interno del tuo ufficio e solo con modelli di telefono compatibili. Ciò significa che le chiamate da remoto sono fuori discussione. 

Quando si parla di sistemi VoIP, hai a disposizione molte più opzioni:

• Puoi utilizzare qualsiasi telefono, purché il tuo provider offra un'app mobile.
• Puoi usarli ovunque sia presente una connessione internet stabile.
• I tuoi agenti possono gestire le chiamate direttamente da un'applicazione per computer.

Quindi, che siano bloccati nel traffico o che lavorino da casa, gli agenti possono rispondere alle chiamate allo stesso modo come se fossero in ufficio.

#6 Affidabilità e sicurezza

Se installato e mantenuto correttamente, un sistema PBX è affidabile e sicuro. Poiché si basano su una rete tradizionale PSTN (Public Switched Telephone Network) piuttosto che su una connessione internet, non vi è alcun rischio di attacchi hacker. 

Le reti PSTN, tuttavia, possono subire interruzioni a causa di condizioni meteorologiche estreme o altri eventi che possono danneggiare la rete più ampia. Ad esempio, se un veicolo si scontra con un palo del telefono e lo fa cadere, la tua azienda potrebbe perdere la linea telefonica finché non viene riparata. 

I sistemi basati su VoIP, invece, dipendono da internet. Ciò significa che se la tua azienda perde completamente la connessione internet, potrebbe perdere anche la capacità di effettuare e ricevere chiamate.

Tuttavia, le soluzioni di chiamata basate su software funzionano su una vasta gamma di dispositivi. Quindi, anche nel peggiore dei casi, il tuo personale potrebbe comunque accedere al sistema dal proprio cellulare o da una sede diversa.

Con il giusto provider, le soluzioni VoIP sono anche straordinariamente sicure. CloudTalk, ad esempio, applica rigidi standard di sicurezza per fornire una protezione end-to-end dei tuoi dati e di quelli dei tuoi clienti.

Scegliere tra PBX e VoIP: i pro e i contro

Vuoi scegliere il sistema di comunicazione per la tua azienda? Se hai bisogno di un ulteriore aiuto, ecco un riepilogo dei pro e contro di PBX e VoIP:

Pro e contro del PBX tradizionale

Pro:

• Se la tua azienda dispone già di un sistema PBX tradizionale, mantenerlo significa non sprecare quanto investito in hardware e infrastruttura.
• A volte puoi avere un maggiore controllo sulla personalizzazione o sull'adattamento del sistema, poiché è interamente tuo. Tuttavia, per farlo occorrono tempo e risorse significativi.
• L'uso di hardware familiare, come i telefoni fissi, può risultare più comodo per alcuni lavoratori.

Contro:

• Il PBX tradizionale si basa sulla rete PSTN e in molti Paesi la PSTN è in fase di dismissione. Ciò significa che il tuo sistema telefonico non sarà a prova di futuro.
• I costi sono in genere molto più elevati. Devi pagare di più per l'installazione e sei responsabile anche dei costi di manutenzione continua.
• Le funzionalità sono solitamente molto più limitate. È anche molto più difficile, se non impossibile, integrare un sistema PBX tradizionale con CRM e altri strumenti aziendali basati su software.

Pro e contro del VoIP

Pro:

• Le soluzioni basate su VoIP sono in genere veloci e facili da installare e configurare. Una volta che i tuoi team hanno scaricato il software, possono spesso iniziare a lavorare in pochi minuti.
• Le soluzioni sono tariffate su base di abbonamento mensile. Ciò significa che la spesa è costante, prevedibile e spesso inferiore a quella di un'alternativa basata su linea fissa.
• La gamma di funzioni disponibili è molto più ampia, con funzioni avanzate basate sull'intelligenza artificiale offerte dai migliori provider. Inoltre, spesso è semplicissimo integrare il sistema telefonico con i CRM e altri strumenti.

Contro:

• Se la connessione internet è debole o instabile, il jitter e la latenza possono influire sulle chiamate effettuate tramite VoIP.
• Alcuni provider VoIP includono costi nascosti nelle loro tariffe o rendono disponibili le funzioni utili solo nei piani più costosi. Scegliendo il provider giusto, tuttavia, puoi evitare questo problema.
• In quanto soluzione basata su internet, il VoIP può essere vulnerabile agli attacchi informatici. Tuttavia, le soluzioni migliori sono protette da rigorose misure di sicurezza.

PBX vs VoIP: scopri le differenze e scegli la soluzione migliore per te

Il 24% delle aziende utilizza ancora i servizi telefonici tradizionali, mentre il 36% degli acquirenti di software preferisce soluzioni Voice over Internet Protocol (VoIP). Il confronto tra PBX e VoIP è quindi un dibattito cruciale per la comunicazione aziendale.

Sia il PBX che il VoIP presentano vantaggi e svantaggi. 

Il PBX è familiare, sicuro e può offrire un’elevata qualità delle chiamate. Tuttavia, sia la configurazione iniziale che la manutenzione continua del sistema sono costose. Inoltre, la rete su cui si basano i sistemi PBX tradizionali (la PSTN) viene sempre più dismessa in tutto il mondo. 

Le soluzioni VoIP, d’altra parte, sono molto flessibili e scalabili, e i costi di installazione e gestione sono molto più bassi rispetto alle linee tradizionali. Le prestazioni del VoIP dipendono molto dalla qualità della connessione internet, ma oggi la maggior parte delle aziende dispone di una connessione forte.

Hai già un sistema PBX tradizionale? Cloudtalk può aiutarti a passare dall’ormai superata configurazione PBX al VoIP, offrendoti tutti i vantaggi della nuova tecnologia.