Come funziona PBX? La definizione
di un sistema telefonico PBX

Cercare nuove soluzioni commerciali per la tua azienda potrebbe non essere così facile. Ci sono molte idee, ed è difficile decidere quale sia la più adatta per la tua azienda e per le esigenze dei tuoi clienti.

È fondamentale scegliere con attenzione quando si tratta di servizio clienti. Bisogna fornire la massima qualità del servizio e una ricerca adeguata è più che necessaria.

Una soluzione che potrebbe far salire il tuo servizio clienti a un livello superiore è il sistema telefonico PBX. Come funziona PBX? Come scegliere l’opzione migliore? Quali sono i suoi vantaggi? Più avanti ci siamo occupati di tutti questi argomenti, quindi iniziamo!

Cos’è il PBX?

PBX sta per Private Branch Exchange. È un sistema telefonico privato utilizzato dalle aziende. Tutti gli utenti PBX possono comunicare sia dentro che fuori il proprio team mediante l’uso di canali diversi, ad esempio, Voice over Internet Protocol (VoIP). Grazie a questo sistema, gli utenti possono raggiungerne un altro gratuitamente. Il vantaggio più significativo di PBX è il numero di dispositivi – PBX offre maggiori opportunità rispetto a un classico PSTN. PBX offre anche funzioni come la registrazione delle chiamate e l’IVR. Migliora sensibilmente la cooperazione tra gli operatori e li aiuta a fornire un servizio clienti migliore.

Oggi, la maggior parte dei sistemi PBX sono digitali, e utilizzano internet per consentire la comunicazione vocale e video. La più antica tipologia di PBX è la versione analogica. Questo tipo di sistema è in circolazione da molti anni e si connette al PSTN con un Plain Old Telephone Service (POTS). Un sistema PBX connette cavi in rame a telefoni e fax per gestire le chiamate tra di essi. Il PBX smista le chiamate in entrata, in modo tale che vengano trasferite tra i telefoni utilizzando il sistema.

Ma torniamo al presente. Per la maggior parte delle aziende, il PBX analogico è diventato obsoleto, quindi cosa usano ora? Ci sono alcune soluzioni: il cloud, l’on-premise e altre. Ti diremo di più a riguardo più avanti.

Come funziona PBX?

Durante le chiamate in entrata con la tua azienda, i tuoi clienti riceveranno un’accoglienza professionale insieme a una lista di opzioni dalla quale poter scegliere. Saranno in grado di raggiungere l’operatore competente o il reparto tramite un elenco del menù, digitando l’estensione o il nome dell’operatore in questione.

Il sistema connetterà all’istante i chiamanti con l’operatore competente o il reparto selezionando l’opzione corretta. Anche i membri dello staff che si trovano in una succursale, nella sede centrale o fuori per lavoro possono essere trasferiti per rispondere ai chiamanti.

Un PBX può variare in termini di complessità, quindi possono essere usate attrezzature diverse. In un PBX tradizionale solitamente vengono usate linee telefoniche di rame. Nel caso di VoIP, potrebbe essere ospitato dall’impresa o potrebbe essere anche un sistema PBX basato su cloud.

Un IP PBX usa segnali telefonici digitali per effettuare chiamate. Grazie alla comodità offerta dall’uso di cavi Ethernet al posto di linee tradizionali per connettere i telefoni, non è richiesto nessun ricablaggio.

I sistemi PBX possono gestire chiamate in entrata e in uscita e incorporare funzionalità per gestire automaticamente le prime. Queste funzioni potrebbero includere l‘IVR e le integrazioni a sistemi CRM, il che rappresenta un aiuto enorme per la gestione delle informazioni del cliente. Inoltre, PBX offre sistemi di dialer predittivo e monitoraggio delle chiamate. La buona notizia è che CloudTalk soddisfa tutte le esigenze. Se vuoi saperne di più, visita la pagina delle funzioni ed esplora la nostra offerta.

On-premise vs. Cloud PBX

Ora che sai come funziona PBX, è il momento di discutere delle tue opzioni. I due sistemi più diffusi sono on-premise e Cloud PBX. Ecco le loro principali differenze, inclusi i pro e i contro di entrambi.

Sistemi telefonici PBX on-premise

Questa soluzione comporta l’installazione di un hardware in loco nel tuo ufficio. Puoi acquistare l’hardware del sistema telefonico, l’attrezzatura del server, la rete, e se hai bisogno di fare degli aggiornamenti o correzioni, lascia fare al tuo team informatico.

I principali vantaggi di un sistema PBX on-premise:

• Consente al tuo staff informatico di avere il controllo sul sistema e di attuare qualsiasi modifica si desideri.
• I costi sono inferiori a lungo termine, e grazie al SIP trunking, possono essere ulteriormente ridotti.
• Possedendo la rete e i sistemi server hai più controllo e la capacità di stabilire il livello di sicurezza di cui hai bisogno.
• Anche se la tua connessione internet si interrompe, le chiamate rimangono accessibili.

Sembra tutto perfetto, ma allora quali sono i contro?

• IL PBX on-premise richiede uno staff informatico, quindi se non ne possiedi uno o se disponi di poche risorse, non sarà un’ottima idea.
• Si tratta di una spesa unica ma importante.
• I costi di manutenzione sono potenzialmente più elevati.
• Se gestisci un team a distanza, quest’opzione è praticamente impossibile.

Questa soluzione è più adatta alle grosse aziende che già dispongono di un team informatico ben sviluppato e di un budget molto più ampio.

Sistemi telefonici Cloud PBX

Entro la fine del 2022, si prevede che il mercato contact center basato su cloud raggiunga i 93 miliardi di dollari, quindi sta chiaramente acquistando popolarità. Perché vale la pena investire in tale soluzione? In seguito potrai trovare i principali vantaggi del sistema telefonico PBX.

• I principali costi dell’attrezzatura di questa soluzione consistono nei telefoni desktop.
• Configurare la soluzione richiede poco tempo.
• I sistemi basati su cloud sono altamente scalabili.
• La maggior parte dei provider offre piani ricchi di funzionalità.
• Il provider si occupa di qualsiasi aggiornamento e modifica, in modo tale che tu non debba preoccupartene.
• È più facile e più veloce da attuare se gestisci team a distanza.

Ora concentriamoci sui contro di un sistema telefonico basato su cloud. Cosa considerare prima di scegliere questa soluzione?

• Hai un controllo minore sul sistema, che è per lo più nelle mani del provider.
• Tutti i dati vengono ospitati sul server del provider, quindi i problemi di sicurezza potrebbero causare delle preoccupazioni.
• Una scarsa qualità o assenza di una connessione internet potrebbe comportare un servizio intermittente.
• I canoni mensili potrebbero essere più elevati rispetto ad altre soluzioni.

Le aziende alla ricerca di soluzioni affidabili per i propri affari potrebbero trovare nei sistemi PBX basati su cloud una buona opzione. È un’ottima soluzione per quelle organizzazioni che non possiedono un reparto informatico che si occupi della gestione del software, e che vogliono implementare il sistema e usarlo così com’è senza ulteriori preoccupazioni. La condizione è quella di avere una connessione internet stabile.

Questa soluzione è ideale per le aziende di ogni forma e dimensione. Ha un effetto gradevole sulle finanze e sul personale, il che la rende ideale per muovere i primi passi.

I vantaggi di usare sistemi telefonici PBX per le piccole imprese

I sistemi telefonici PBX hanno senza dubbio molti vantaggi. Se gestisci una piccola impresa, puoi trarre profitto in molti modi da questa soluzione, e ci sono diverse tipologie di sistemi PBX da cui scegliere, così che potrai trovare facilmente la tua combinazione perfetta.

È chiaro che uno dei principali vantaggi di un sistema PBX sia la capacità di ridurre i costi. Fornisce una comunicazione automatizzata in modo tale che i tuoi operatori possano gestire più chiamate dei clienti facendoti risparmiare tempo e denaro. I tuoi operatori saranno in grado di migliorare l’efficienza del servizio senza dover creare e coprire ulteriori posti di lavoro. Ciò equivale anche a un maggior livello di servizio fornito, e di conseguenza influenza positivamente la soddisfazione dei clienti. E lo sai come si dice, basta solo un cliente soddisfatto per portarne altri di nuovi.

Un altro grande vantaggio di implementare un sistema PBX è il miglioramento della gestione delle chiamate. In pratica, i tuoi operatori saranno in grado di avere una panoramica completa di ogni chiamante ancor prima di dire “salve”. Inoltre, tali soluzioni permettono ai clienti di raggiungere immediatamente l’operatore adeguato, senza dover passare tra vari reparti o assistenti. Dal punto di vista del datore, tali sistemi ti consentono di monitorare la prestazione dei tuoi operatori e seguire le statistiche delle chiamate. Fornisce un quadro più ampio di come funziona il reparto di servizio clienti.

Parlando di comunicazione, un sistema telefonico PBX migliora la comunicazione interna. Tieni presente che questo sistema non solo connette i tuoi clienti agli operatori, ma anche gli operatori tra di loro. Così, i tuoi operatori saranno in grado di impostare il proprio stato di disponibilità, comunicare rapidamente l’un l’altro, e passarsi senza difficoltà un chiamante a vicenda. Il sistema consente anche di caricare le informazioni dei clienti a operatori specifici, ad esempio, quando ci si prende una pausa. Questa è una funzione molto utile che consente alle aziende di evitare rallentamenti.

Il prossimo vantaggio del PBX è la scalabilità. Alcuni tipi sono più semplici da scalare rispetto ad altri, ma il procedimento generale è relativamente lineare. Un sistema PBX ti consente di beneficiare della leva operativa e aiuta la tua azienda a crescere.

Un sistema telefonico PBX ha una grande capacità, il che significa che può gestire tutte chiamate che faranno i i tuoi clienti. Non ci sono limiti, ma a volte la qualità della tua connessione potrebbe causare qualche ostacolo lungo il cammino. Naturalmente, il sistema non sostituisce un operatore quando è necessaria una conversazione, ma a volte grazie all’IVR, non sarà necessario averne una. Rispondendo alle domande e spostandosi attraverso il menù, il sistema, se ben costruito, sarà in grado di fornire al cliente le risposte che cerca.

E per alcuni, il vantaggio più grande consiste nelle integrazioni per conto di terzi. Puoi connettere i sistemi PBX con la maggior parte dei CRM e le app che usi quotidianamente, come provider di e-commerce o helpdesk, rendendo tutto il meccanismo ben oliato. Ad esempio, CloudTalk offre integrazioni con Salesforce, Zendesk Sell, HubSpot, LiveAgent, Magento, Shopify, e molti altri.

Conclusioni

Attraverso l’automazione, i sistemi PBX migliorano molti processi, che incrementano la qualità e la velocità del servizio che gli operatori possono fornire. Un sistema telefonico PBX svolge un ruolo fondamentale nelle responsabilità quotidiane degli operatori e rende la comunicazione interna più semplice e scorrevole. Non importa in quale settore operi, un ulteriore aiuto è sempre apprezzato. Qualsiasi cosa pur di rendere felici i tuoi clienti!

Inoltre, i sistemi PBX supportano il monitoraggio della prestazione dell’intero team di servizio clienti. Molti provider dispongono di funzioni come la registrazione delle chiamate, o le note di chiamata per migliorare il lavoro degli operatori e offrire una qualità di servizio ancora più alta. Dai un’occhiata a CloudTalk e osserva come un sistema PBX possa migliorare il tuo servizio clienti!