PBX Ne Anlama Geliyor? Özel Santraller İçin Eksiksiz Rehberiniz

PBX, popüler ve büyüyen bir sektördür. Future Market Insights, toplam PBX pazar büyüklüğünün 2033 yılına kadar US$ 104,627.0 milyona ulaşabileceğini tahmin etmektedir. Peki, bu kadar yaygın olmasının nedeni ne ve doğru PBX çözümü işinize nasıl yardımcı olabilir? Modern bağlamda PBX’in gerçek anlamını anlamak için, eski donanımların ötesine bakmalı ve uzak ekiplerinizi nasıl bağladığına ve yüksek hacimli çağrı yönlendirmesini nasıl yönettiğine odaklanmalısınız.

Temel Çıkarımlar:

• PBX, işletmeler için bir tür özel telefon ağı olan Private Branch Exchange’in kısaltmasıdır. 
• Hem bulut tabanlı hem de yerleşik modern PBX sistemleri otomatiktir, ancak bulut PBX alternatife göre çok daha esnektir.
• Bulut PBX’in diğer avantajları arasında ölçeklenebilirliği, daha geniş özellik yelpazesi ve mevcut yazılımınızla entegrasyon kolaylığı yer alır.

PBX Nedir?

İşletme telefonculuğunda yeniyseniz, PBX, çalışanların birbirleriyle güvenli bir şekilde iletişim kurarken harici hatları paylaşmalarına olanak tanıyan özel bir dahili ağ olan Private Branch Exchange‘in kısaltmasıdır. Bunlar, şirketler tarafından gelen ve giden telefon çağrılarını yönetmek için kullanılır. Hem çalışanlar arasındaki dahili iletişim hem de müşterilerle harici iletişim sağlanır.

Günümüzde, PBX tanımı tipik olarak sanal ve bulut tabanlı, tesis dışı barındırılan telefon sistemlerini içerecek şekilde genişlemiştir. Bu, işletmelerin yerinde donanıma ihtiyaç duymadan iletişim özelliklerine erişebileceği anlamına gelir.

PBX ve PABX: Farkı Nedir?

Private Branch Exchange (PBX) ve Private Automatic Branch Exchange (PABX) birbirinden çok farklı değildir. Her ikisi de şirketler içinde gelen ve giden telefon çağrılarını yönetmek için kullanılan telefon sistemleridir. Temel fark, otomasyon derecesidir. Geleneksel PBX tanımı fiziksel, yerinde bir telefon santrali kutusuna atıfta bulunurken, günümüzün çözümleri neredeyse tamamen dijitaldir ve hizmet olarak yazılım (SaaS) olarak çalışır.

Geleneksel olarak, PBX sistemleri gelen çağrıları kuruluş içindeki doğru dahili numaralara manuel olarak bağlamak için bir insan operatör gerektirirdi. Ancak PABX sistemleri otomatiktir ve bu amaçla bir insan operatöre ihtiyaç duymaz.

Günümüzde, PBX ve PABX terimleri sıklıkla aynı anlamda kullanılmaktadır. Bunun nedeni, tüm modern PBX sistemlerinin otomatik olmasıdır.

PBX ve VoIP: Farkı Nedir

Barındırılan PBX ve VoIP (İnternet Üzerinden Ses Protokolü) de sıklıkla birbirinin yerine kullanılan iki terimdir, ancak aynı anlama gelmezler. 

Geleneksel olarak, PBX belirli bir yerleşik telefon sistemi türüydü. Son yıllarda, PBX sistemleri genellikle yazılım tabanlı hale gelmiş, altyapıları tesis dışında barındırılmıştır. Bu nedenle, başka bir yerde barındırılırlar. 

VoIP ise internet üzerinden sesli iletişimi gönderme ve alma için daha geniş bir teknolojidir. VoIP ve PBX birlikte kullanılır—VoIP, modern PBX çözümlerinin internet telefonculuğu için kullandığı teknolojidir.

PBX Nasıl Çalışır?

PBX sistemleri donanım, yazılım ve bağlantı yöntemlerinin birleşimiyle çalışır. Tam olarak nelerin dahil olduğu sistemin türüne bağlıdır; geleneksel yerleşik kurulumlar çok daha karmaşık bir altyapıya ihtiyaç duyar.  

Yerleşik donanım şunları içerebilir: 

• Çağrı yönlendirmeyi ve diğer işlevleri yönetmek için bir kontrol birimi. 
• Trunk hatları: PBX’i genel telefon ağına bağlayan harici telefon hatları. 
• Dahili numaralar: Şirket içindeki PBX sistemine bağlanan dahili telefon hatları. 
• Personel tarafından kullanılan özel el telefonları. 

Ses sinyallerinin bakır teller aracılığıyla iletildiği eski nesil PBX sistemleri için analog bağlantılar da gereklidir. IP PBX kurulumları gibi daha modern PBX sistemleri bunun yerine dijital bağlantıları kullanabilir. Örneğin, Oturum Başlatma Protokolü (SIP).

Son olarak, VoIP teknolojisini kullanan bulut PBX sistemleri vardır, böylece internet üzerinden veri paketleri kullanarak çağrı yapabilirsiniz. Bu tür çözümler için bir işletmenin ihtiyacı olan tek şey bir internet bağlantısı, sağlayıcınızın yazılımı ve bunu kullanacağı bir cihazdır.  

PBX Türleri: Yerleşik vs. Bulut PBX Telefon Sistemi

Yerleşik PBX, bulut PBX telefon sistemlerinden birkaç temel açıdan farklıdır: 

Altyapının Konumu

İlk olarak, birinciler kullanıcının bulunduğu yerde kurulan ve bakımı yapılan fiziksel donanım sistemlerinden oluşur. Bulut PBX sistemleri ise internet bağlantısıyla çalışır ve üçüncü taraf bir sağlayıcı tarafından tesis dışında barındırılır.

Bakım Sorumluluğu

Yerleşik PBX ile kullanıcılar sistemlerin bakımından, yükseltmelerle ilgilenmekten ve sorun gidermekten sorumludur. Bu, sistemi yönetmek için özel bir BT personeline ve ek kaynaklara ihtiyacınız olabileceği anlamına gelir. 

Bulut PBX ile sistem bakımı, gereken tüm yükseltmeler ve sorun giderme işlemlerinden üçüncü taraf sağlayıcı sorumludur.

Peşin ve Devam Eden Maliyetler

Son olarak, maliyetler söz konusu olduğunda, yerleşik PBX sistemleri için ilk kurulum masrafları genellikle bulut PBX’ten daha yüksek olabilir. Donanım satın almanız ve kurmanız gerekir ve ayrıca devam eden bakımı da göz önünde bulundurmanız gerekir.

Bulut PBX sistemleri için ise, sistemi ne kadar kullandığınıza bağlı olarak aylık bir abonelik ücreti ödersiniz. 

Özetle:

Bulutta Barındırılan Bir PBX’in Faydaları

Peki, bulutta barındırılan bir PBX sisteminin başlıca faydaları nelerdir? Bulut tabanlı bir PBX telefon sistemine yükselterek, satış ve destek ekipleriniz gelişmiş çağrı kuyruklarına, CRM entegrasyonlarına ve akıllı yönlendirmeye, yerinde donanım bakımı yükü olmadan erişim sağlar.

#1 Hızlı ve Kolay Kurulum

Barındırılan PBX sistemleri hızlı ve kolay kurulur. Genellikle, tek yapmanız gereken çevrimiçi bir hizmete kaydolmak ve ardından bir web portalı aracılığıyla yapılandırma adımlarını tamamlamaktır.

Bulut PBX ayrıca genellikle kullanıcı dostu arayüzler, yerleştirme portalları ve tüm süreç boyunca size rehberlik edecek belgeler sunar. Bu, işletmenizin telefon sistemini kurmasını ve çalıştırmasını kolaylaştırır. Ve genellikle harici bir uzmana ihtiyaç duymayacağınız anlamına gelir.

#2 Peşin ve Uzun Vadeli Maliyetleri Azaltın

Bulut PBX ile altyapı hizmet sağlayıcısı tarafından barındırılır. Bu, fiziksel donanıma önemli bir peşin yatırım yapılmayacağı anlamına gelir.

Ayrıca, yerleşik PBX ile genellikle ilişkili kurulum, ayar ve bakım maliyetlerinden de kurtulabilirsiniz. Genellikle ödemeniz gereken tek şey aylık abonelik ücretinizdir. 

Bir bulut sistemine sahip olmak, fiziksel bir ofisi sürdürmekle ilişkili maliyetleri de azaltır. Ofis kirası ve faturaları ödemek veya işe gidip gelmek zorunda kalmazsanız, ilgili herkes için para tasarrufu sağlayabilirsiniz.

#3 Nerede Olursanız Olun Tek Bir Sistem Kullanın

Bulut PBX sistemleri, modern işletmelerin çalışma şekliyle çok daha uyumludur. Birden fazla yere yayılmış şirketler, tüm ofislerini tek bir telefon sistemiyle kolayca bağlayabilir. Nerede olursanız olun ve iş arkadaşlarınız nerede olursa olsun çağrı yapabilir ve alabilirsiniz. 

Ve tabii ki, birçok bulut PBX sağlayıcısı artık mobil uygulamalar da sunuyor. Bunlar, akıllı telefonunuz aracılığıyla çağrı yapmanıza, sesli mesajları kontrol etmenize ve diğer özelliklere erişmenize olanak tanır. 

Ve son olarak, bir ofisin beklenmedik bir şekilde kapanması durumunda, bulut tabanlı bir PBX sistemi iş iletişimini koruyacaktır. Çağrılar devam edebilir ve cep telefonlarına veya diğer ofislere yeniden yönlendirilebilir.

#4 Uzaktan Çalışmayı Tanıtın

Yukarıda bahsedilen esneklik, uzaktan çalışmayı da kapsar.  Uzaktan çalışmak isterseniz, ofisteki meslektaşlarınızla aynı telefon sistemine tam erişimden yararlanmaya devam edebilirsiniz. 

MyHeritage, örneğin, seçtikleri PBX’i uyguladıktan sonraki üç ay içinde aylık çağrı hacmini %49 artırırken, uzaktan çalışmaya da olanak sağladı.

Farklı yerlerden uzaktan çalışan geniş bir temsilci ekibimiz (158) var. CloudTalk, herhangi bir karmaşık kurulum veya montaj gerektirmeden, her yerden kolayca oturum açıp çağrı yapmalarına olanak tanır.

Elay Sasson — MyHeritage Çağrı Merkezi Satış Müdürü

MyHeritage, CloudTalk ile neler başardı?

• %49 Aylık çağrı hacminde artış
• %6 Toplam giden çağrılarda artış
• %21 Cevapsız çağrılarda azalma

Ve tüm bunlar iş birliği ve ekip çalışmasından ödün vermeden. Yüksek kaliteli çağrılar, anlık mesajlaşma ve daha fazlasıyla, nerede olursanız olun verimli bir şekilde çalışmaya devam edebilirsiniz.

#5 Diğer Araçlarınızla Entegre Edin

İş araçlarınızla entegrasyonlar da bulut PBX çözümleriyle bir seçenektir. Örneğin, çağrı çözümünüzü CRM yazılımınızla bağlamak, çağrılar sırasında müşteri bilgilerine erişmenizi sağlar. Bu, tutarlılık ve zaman tasarrufu açısından çok faydalıdır. 

Çağrılarınızdan ve diğer etkileşimlerden elde edilen bilgiler CRM’nize otomatik olarak kaydedilebilir. Bu, iletişim kayıtlarını tutmanıza ve daha kişiselleştirilmiş deneyimler sunarak müşteri hizmetlerini iyileştirmenize yardımcı olur. Leadspicker, CloudTalk’ı kullanarak ve Pipedrive ile entegre ederek satış döngüsü süresinde %92 gibi şaşırtıcı bir azalma elde etti.

CloudTalk ile elde ettiğimiz sonuçlardan son derece memnunuz. Uluslararası çağrı yetenekleri, uygun fiyatlandırma ve Pipedrive ile entegrasyon kolaylığı bizi etkiledi.

Vlastimil Vodička – Leadspicker CEO’su

Dahası, takvimler gibi verimlilik araçlarıyla entegre olarak, çağrıları planlamak ve hatırlatıcılar ayarlamak daha kolay hale gelir, böylece kimse önemli bir toplantıyı kaçırmaz.

#6 Talebe Göre Ölçeklendirin

Bulut PBX çözümlerinin bir diğer büyük avantajı, kullanıcıları, özellikleri ve ihtiyacınız olan diğer kaynakları eklemenin ne kadar kolay olduğudur. Talep dalgalanmalarına bağlı olarak bunları yukarı ve aşağı ölçeklendirmek son derece basittir. 

Bu, halihazırda yaptığınız yatırımları boşa harcamadan ve yepyeni sistemler kurmak zorunda kalmadan iletişim araçlarınızı ayarlama esnekliği sağlar. 

Bu çeviklik, işletmenizin ve pazarın değişikliklerine yerleşik sistemlere kıyasla daha uygun maliyetli bir şekilde adapte olmanızı sağlar. 

#7 Daha Geniş Bir Özellik Yelpazesinin Tadını Çıkarın

Bulut PBX sistemleri, geleneksel alternatiflerden daha geniş bir özellik yelpazesi sunar.

Bu özelliklerden bazıları şunlardır:

• Etkileşimli Sesli Yanıt (IVR): Arayanlarla etkileşim kurmak, bilgi toplamak ve çağrıları doğru yöne göndermek için otomatik bir çağrı yönlendirme özelliğini kullanın.
• Çağrı Akışı Tasarımcısı: Çağrı akışlarını ve yönlendirmeyi özelleştirin.
• Çağrı Kayıt ve Transkripsiyonları: Kalite güvencesi, eğitim veya uyumluluk amacıyla çağrıları kaydedin ve müşteri davranışları hakkında içgörüler toplayın.
• Çağrı Aktarımları: Ekip üyeleri veya departmanlar arasında çağrıları sorunsuz bir şekilde aktarın.
• Sesli Mesaj: Cevapsız çağrıları yakalayın.
• Yerleşik Analitik: Ayrıntılı çağrı analitiğine ve raporlama araçlarına erişin.
• Yapay Zeka Destekli Özellikler: Çağrı verilerini analiz etmek ve veri odaklı öneriler sunmak için yapay zeka içgörüleri edinin.

Buluttaki Bir PBX Telefon Sisteminin En İyi Özelliklerine Derinlemesine Bir Rehber

Bulut PBX telefon sistemlerinin dikkat etmeniz gereken en iyi özelliklerine biraz daha derinlemesine bakalım:

#1 Etkileşimli Sesli Yanıt

IVR, arayanlarla etkileşimleri otomatikleştirir. Çağrıları gerekli departmana yönlendirir veya sıkça sorulan sorular için önceden kaydedilmiş mesajlar aracılığıyla bir self-servis seçeneği sunar.

Arayanlar, önceden kaydedilmiş bir mesajla karşılanır ve ardından seçim yapabilecekleri bir seçenek listesi sunulur. IVR sistemi, arayanın yanıtlarını çağrıyı doğru yere yönlendirmek, onlara bilgi vermek veya daha fazla ayrıntı toplamak için kullanabilir.

IVR, otomasyon aracılığıyla müşteri hizmetlerini iyileştirmeye, çağrı karşılama süreçlerini basitleştirmeye ve iş yükünü azaltmaya yardımcı olur.

#2 Çağrı akışı tasarımcısı

Bir çağrı akışı tasarımcısı, şirketlerin gelen çağrıların PBX sistemi içinde izleyeceği genel yolu tasarlamasına olanak tanır. Bu, menüler, çağrı yönlendirme süreçleri ve sesli posta ayarları gibi öğeleri içerebilir.

Bu özelliği, PBX sisteminizi özel ihtiyaçlarınıza göre kurmak ve değiştirmek için kullanabilirsiniz. Örneğin, kişiselleştirilmiş karşılama mesajları oluşturabilir veya gelişmiş çağrı yönetimi özelliklerini dahil edebilirsiniz.

#3 Çağrı kaydı ve transkripsiyonlar

Çağrı kaydı ile kalite güvencesi, eğitim veya uyumluluk için konuşmaları yakalayabilir ve kaydedebilirsiniz. Transkripsiyonlar, konuşmayı yazılı metne dönüştürerek çağrıları görmenizi ve analiz etmenizi kolaylaştırır.

Her ikisi de müşteri etkileşimlerini takip etmek, temsilcilerinizin performansını kontrol etmek ve iletişimi nasıl geliştirebileceğinize dair fikir edinmek için faydalıdır.

#4 Çağrı aktarımları

Bir PBX sisteminde, çağrı aktarımları temel bir özelliktir, ancak farklı şekillerde gerçekleştirilebilir. Bunlar, çağrının alıcıyla önce konuşulmadan aktarıldığı “kör aktarımları” içerir. 

Ayrıca, ilk temsilcinin aktarımdan önce ikinci temsilciyle konuştuğu “sıcak aktarımlar” da vardır. Müşterinin kim olduğunu ve sorunun ne olduğunu söylerler. Bu, ikinci temsilcinin konuşmalara sorunsuz bir şekilde devam etmesine yardımcı olur ve müşterinin kendini tekrarlamasını önler.

#5 Sesli posta

Sesli posta, kimsenin çağrıyı yanıtlayamadığı durumlarda arayanların mesaj bırakmasına olanak tanır. Sesli posta ayarları, kişiselleştirilmiş karşılama mesajları ve sesli postadan e-postaya bildirimler gibi araçlarla iş ihtiyaçlarınıza göre özelleştirilebilir.

Bu, önemli çağrıların kaçırılmamasını ve kuruluş içinde iletişimin sorunsuz olmasını sağlamak açısından hayati bir özelliktir.

#6 Dahili analitik

Dahili analitik, çağrı etkinliği ve performans metrikleri hakkında değerli bilgiler sunar. Çağrı hacmi ve süresi, çağrı sonuçları ve yoğun çağrı saatleri gibi unsurları belirleyebilirsiniz. 

Bu, iletişim sistemlerinizi en iyi müşteri hizmeti için optimize etmenize, daha fazla verimlilik için çağrı karşılama iş akışlarını kolaylaştırmanıza ve genel iletişiminizi geliştirmenize yardımcı olur.

#7 Yapay zeka destekli analizler

En iyi PBX sistemleri, işiniz ve müşterileriniz hakkında önemli bilgiler edinmenize yardımcı olabilecek yapay zeka destekli özellikler de sunar. Bunlar şunları içerebilir: 

• Duygu analizi: Yapay zeka, duygu analizi kullanarak bir çağrı sırasında ton değişikliklerini algılayarak müşterilerinizin ruh halini gerçek zamanlı olarak anlamanıza yardımcı olabilir.
• Konu çıkarma: Satış konuşmanızı veya müşteri desteğinizi ince ayarlamak için telefon görüşmelerinden ilgili konuları ayıklamak için yapay zekayı kullanabilirsiniz.
• Konuşma/dinleme oranı: Yapay zeka, konuşma/dinleme oranını takip etmenize yardımcı olabilir, bu da konuşmaların dinamiklerini değerlendirebileceğiniz anlamına gelir.

PBX yazılımı seçerken başka neleri göz önünde bulundurmalısınız?

Farklı PBX sağlayıcıları arasında karar vermeye çalışırken, aşağıdakileri de göz önünde bulundurmalısınız:

İşletmeniz için yüksek çağrı kalitesini garanti edin

Yüksek çağrı kalitesi, iyi iletişim için hayati öneme sahiptir. Gecikmeyi, titreşimi ve düşen çağrıları en aza indirmek için güvenilir bir ağ istersiniz. Güçlü bir ağ, şirketinizin iletişimleri için tutarlı çağrı kalitesi sunabilir.

Ayrıca, yüksek kaliteli çağrıları desteklediğinden emin olmak için PBX sisteminizin bant genişliği gereksinimlerine de bakmalısınız. İnternet bağlantınız, ses trafiğini gecikme veya kesinti olmadan kaldırabilmelidir.

Üst düzey desteğe erişin

Sağlayıcınızın harika bir ürünün yanı sıra mükemmel müşteri hizmeti sunduğundan emin olmak istersiniz. Bir iş yürütmek, iletişimdeki herhangi bir aksaklığın işinizi önemli ölçüde etkileme şansına sahip olmaması için kesintisiz teknik desteğe erişim gerektirir. 

Kendinize şunları sorun:

• Temsilcileri çağrılarınızı ne kadar hızlı alır ve sorularınızı yanıtlar? 
• 7/24 destek sunuyorlar mı? 
• Bilgi düzeyleri nedir?

CloudTalk ile destek günün 24 saati mevcuttur. Ortalama yanıt süremiz bir dakikadan azdır.

Çağrılarınızı ve verilerinizi endüstri standardı güvenlikle koruyun

Müşterilerinizin verilerinin uçtan uca korunması, herhangi bir PBX çözümü için hayati öneme sahiptir. Çağrı merkezi temsilcileri genellikle hassas ve özel bilgilerle çalıştığından, onları bilgisayar korsanlarından korumak için kapsamlı güvenlik sistemlerine ihtiyaç duyarlar. 

Uçtan uca şifreleme, veri düzenlemelerine uyumluluk, güvenli çağrı kaydı ve 7/24 destek arayın. Ayrıca, çok faktörlü kimlik doğrulama gibi özellikler ekleyerek oturum açma süreçlerinin güvenli olduğundan emin olmak istersiniz. Son olarak, düzenli yazılım güncellemeleri ve yama yönetimi maksimum koruma için hayati öneme sahiptir.

Doğru PBX ile iş iletişimlerini kolaylaştırın

Doğru PBX, iş ihtiyaçlarınıza en uygun özellikleri sunan olacaktır. İster küçük bir ekip ister çok uluslu bir şirket için bir sistem isteyin, size uygun bir PBX sistemi bulabilirsiniz. 

İletişime geçin.

Ücretsiz deneyin

Daha fazla bilgi edinin