Sistema telefonico VOIP aziendale:
Tutto quello che c’è da sapere

Il sistema telefonico VoIP aziendale è una soluzione potente che sfrutta Internet (invece di una connessione fissa) per effettuare e ricevere chiamate. Potrebbe sembrare poco, ma in realtà può portare molti vantaggi alla tua azienda. Ecco tutto quello che c’è da sapere su un sistema telefonico VoIP aziendale.

Non c’è dubbio che i sistemi telefonici aziendali siano cambiati nel corso degli anni. Al giorno d’oggi, non solo facilitano la comunicazione tra i dipendenti, ma sono anche lo strumento principale per molti team di assistenza clienti e vendite. Ma con l’aumento della loro popolarità, aumentano anche le aspettative degli utenti.

Di conseguenza, i sistemi telefonici aziendali di oggi devono avere molto in serbo. Fornire un supporto omnichannel ai call center, permettere al team di comunicare facilmente, offrire funzionalità avanzate e integrarsi con altri strumenti: sono solo alcuni esempi di ciò che ci si aspetta da loro. Fortunatamente, le moderne soluzioni VOIP sono pienamente in grado di soddisfare queste aspettative.

Che cos’è il VoIP?

Il Voice over Internet Protocol (VoIP) trasforma i segnali telefonici analogici in segnali digitali, per poterli inviare su una rete IP. Ciò significa che non hai più bisogno di una compagnia telefonica locale: se disponi di una connessione Internet stabile, puoi utilizzarla per effettuare e ricevere chiamate. Alcuni lo usano come aggiunta al loro servizio telefonico “tradizionale”, soprattutto perché i fornitori di servizi VoIP di solito offrono tariffe più basse rispetto alle compagnie telefoniche. Ma non è l’unica ragione, soprattutto per le aziende.

Il VoIP aziendale mira a sostituire i sistemi telefonici aziendali di cui le organizzazioni si avvalgono per connettere i propri dipendenti internamente tra loro ed esternamente con i propri clienti e partner. Offre una serie di funzioni che possono essere utili a qualsiasi azienda (come RVI, chiamate in conferenza o segreteria telefonica). Inoltre, i dipendenti che lavorano in remoto possono accedere facilmente al sistema VoIP aziendale da qualsiasi luogo e dispositivo, facilitando così la comunicazione all’interno del team.

Per funzionare correttamente, però, un sistema VoIP ha bisogno di un modo per instradare le chiamate tra gli utenti e all’esterno dell’organizzazione. In un sistema telefonico basato sul cloud, ciò è possibile grazie a un centralino privato virtuale (PBX). Un PBX funziona come una stazione di commutazione per i sistemi telefonici: di solito è costituito da alcune filiali, che commutano le connessioni da e verso di esse ogni volta che è necessario. Non è necessario gestire da soli un grande centralino: i provider dedicati si occuperanno dell’instradamento delle chiamate, permettendoti di condividere il loro centralino con altri clienti in cambio di un canone mensile. Queste funzionalità sono fondamentali se si dispone di un team di vendita e assistenza di grandi dimensioni e se si elaborano molte chiamate su base giornaliera.

Here, you can watch our brief video guide on VoIP technology:

Cos’altro si può ottenere da un sistema telefonico VoIP aziendale?

Oltre a facilitare le chiamate e a ridurre i costi, un sistema telefonico VoIP basato su cloud può portare alla tua azienda molti vantaggi. Le funzionalità più comuni che dovresti esaminare sono sicuramente:

Accodamento delle chiamate: è possibile smistare tutte le chiamate in arrivo in code, in base a regole predefinite e alla disponibilità degli operatori.
Registrazione delle chiamate: tutte le chiamate vengono registrate automaticamente e si può accedervi ovunque e in qualsiasi momento,
Saluti e musica personalizzati: puoi personalizzare facilmente la prima cosa che i tuoi interlocutori sentono quando ti contattano e incoraggiarli a lasciare un messaggio vocale che potrai ascoltare anche in seguito (a proposito: ecco come puoi creare un messaggio vocale perfetto dopo l’orario di lavoro),
Estensioni – disporre di numeri ed estensioni personalizzate consente ai chiamanti di raggiungere chiunque nella tua azienda e ti permette di indirizzare senza problemi una chiamata a un altro agente, se necessario,
Callback – la possibilità di ricontattare automaticamente i clienti ogni volta che si perde una chiamata può aiutarvi a ridurre il tasso di abbandono delle chiamate e ad aumentare la soddisfazione dei clienti,
Integrazioni: sarai in grado di integrare il tuo sistema telefonico con un CRM, soluzioni di e-commerce o strumenti di helpdesk per mantenere tutti i dati rilevanti in un unico posto e servire meglio i tuoi chiamanti,
Cronologia dei contatti: una panoramica completa di tutte le interazioni con i clienti sarà sempre a portata di mano, comprese le chiamate, gli ordini, le chat o le note precedenti, senza doverle cercare in più sistemi,
Dashboard in tempo reale: consente di monitorare le attività del call center in tempo reale, indipendentemente dalle dimensioni del team,
Conference call– la possibilità di programmare conference call può migliorare il flusso di informazioni all’interno del team e con i clienti o i partner commerciali.

Queste sono solo alcune delle caratteristiche che si possono trovare in un potente sistema telefonico VoIP. In realtà, sono i principali elementi di differenziazione tra i sistemi telefonici VoIP e quelli tradizionali, e non c’è da stupirsi, visti i vantaggi che offrono. Infatti, i sistemi telefonici basati su cloud possono facilmente supportare gli sforzi dei team di vendita e di assistenza clienti.

CloudTalk è un esempio perfetto di questa soluzione. Non solo ti permette di effettuare e ricevere chiamate, ma anche di sfruttare gli insight sui tuoi agenti e sulle tue chiamate, siano esse inbound o unbound. È inoltre possibile integrarlo con molti strumenti già in uso, tra cui il software CRM, lo strumento di helpdesk o la live chat, per supportare il call center.