Sistema telefonico VoIP aziendale: tutto quello che devi sapere

Il sistema telefonico VoIP aziendale è una soluzione potente che sfrutta internet (anziché una linea fissa) per effettuare e ricevere chiamate. Potrebbe non sembrare granché, ma in realtà può portare molti vantaggi alla tua azienda. Ecco tutto quello che devi sapere sul sistema telefonico VoIP aziendale.

Non c’è dubbio che i sistemi telefonici aziendali siano cambiati nel corso degli anni. Oggi non si limitano a facilitare la comunicazione tra i dipendenti, ma rappresentano lo strumento principale per molti team di vendita e assistenza clienti. Tuttavia, con l'aumento della loro popolarità, crescono anche le aspettative degli utenti. 

Di conseguenza, i sistemi telefonici aziendali di oggi devono semplicemente avere molto da offrire. Offrire un supporto omnicanale ai call center, consentire al team di comunicare facilmente, mettere a disposizione funzionalità avanzate e integrarsi con altri strumenti sono solo alcuni esempi di ciò che ci si aspetta da loro. Fortunatamente, le moderne soluzioni VoIP sono perfettamente in grado di soddisfare queste aspettative.  

Cos'è il VoIP?

Il Voice over Internet Protocol (VoIP) trasforma i segnali telefonici analogici in digitali, in modo da poterli inviare su una rete IP. Ciò significa che non hai più bisogno di una compagnia telefonica locale: se disponi di una connessione internet stabile, puoi usarla per effettuare e ricevere chiamate. Alcuni lo utilizzano in aggiunta al loro servizio telefonico «tradizionale», soprattutto perché i fornitori di servizi VoIP solitamente offrono tariffe inferiori rispetto alle compagnie telefoniche. Ma questo non è l’unico motivo, in particolare per le aziende. 

Il VoIP aziendale mira a sostituire i sistemi telefonici che le organizzazioni sfruttano per collegare i propri dipendenti internamente tra loro ed esternamente con i clienti e partner. Offre una gamma di funzionalità utili a qualsiasi azienda (come IVR, conferenze telefoniche o segreteria telefonica). Inoltre, i dipendenti che lavorano da remoto possono accedere facilmente al sistema VoIP aziendale da qualsiasi luogo e dispositivo, facilitando anche la comunicazione all'interno del team.

Perché un sistema VoIP funzioni correttamente, tuttavia, è necessario un modo per instradare le chiamate tra gli utenti e all'esterno dell'organizzazione. In un sistema telefonico basato sul cloud, questo è possibile grazie a un centralino virtuale (PBX).

Qual è la differenza tra PBX e VoIP? Un PBX funziona come una stazione di commutazione per i sistemi telefonici: di solito è composto da alcune diramazioni, commutando le connessioni da e verso di esse ogni volta che è necessario. Non c’è bisogno di gestire da soli un’ampia infrastruttura PBX: fornitori dedicati si occuperanno dell'instradamento delle tue chiamate, consentendoti di condividere il loro PBX con altri clienti in cambio di un canone mensile. Queste funzionalità sono cruciali se hai un grande team di vendita e assistenza e, quindi, gestisci molte chiamate su base giornaliera. 

Qui puoi guardare la nostra breve video guida sulla tecnologia VoIP:

Cos'altro puoi ottenere da un sistema telefonico VoIP aziendale? 

Oltre a facilitare le chiamate e a ridurre i costi, un sistema telefonico VoIP basato sul cloud può portare molti vantaggi alla tua azienda. Le funzionalità più comuni che dovresti assolutamente cercare sono: 

• Code di chiamata - puoi ordinare tutte le chiamate in arrivo in code, in base a regole predefinite e alla disponibilità degli agenti, 
• Registrazione delle chiamate - registri automaticamente tutte le chiamate e puoi accedervi ovunque e in qualsiasi momento, 
• Messaggi di benvenuto e musica personalizzati - puoi personalizzare facilmente la primissima cosa che i tuoi interlocutori sentono quando ti contattano e incoraggiarli a lasciare un messaggio in segreteria che potrai ascoltare in seguito (a questo proposito: ecco come creare un messaggio di segreteria perfetto fuori orario),
• Interni - avere numeri e interni personalizzati consentirà a chi chiama di raggiungere chiunque nella tua azienda, permettendoti di trasferire facilmente una chiamata a un altro agente se necessario, 
• Richiamata (callback) - la possibilità di ricontattare automaticamente i tuoi clienti ogni volta che hai perso la loro chiamata può aiutarti a ridurre i tassi di abbandono e ad aumentare la soddisfazione dei clienti, 
• Integrazioni - potrai integrare il tuo sistema telefonico con CRM, soluzioni di e-commerce o strumenti di helpdesk per conservare tutti i dati rilevanti in un unico posto e assistere meglio chi ti chiama, 
• Cronologia dei contatti - avrai sempre a portata di mano una panoramica completa di tutte le interazioni con i clienti, comprese chiamate precedenti, ordini, chat o note, senza doverle cercare in più sistemi, 
• Dashboard in tempo reale - ti consente di monitorare le attività del tuo call center in tempo reale, indipendentemente dalle dimensioni del tuo team, 
• Conferenze telefoniche - la possibilità di pianificare conferenze telefoniche può migliorare il flusso di informazioni nel tuo team e con i tuoi clienti o partner commerciali.

Queste sono solo alcune delle funzionalità che puoi trovare in un potente sistema telefonico VoIP.In realtà, sono i principali elementi di differenziazione tra il VoIP e i sistemi telefonici tradizionali, e questo non sorprende, visti i vantaggi che offrono. Di fatto, i sistemi telefonici basati sul cloud possono supportare facilmente gli sforzi dei tuoi team di assistenza clienti e di vendita. 

CloudTalk è un perfetto esempio di tale soluzione. Non ti permette solo di effettuare e ricevere chiamate, ma anche di sfruttare i dati relativi ai tuoi agenti e alle telefonate, sia in entrata che in uscita. Puoi anche integrarlo con molti degli strumenti che già utilizzi - inclusi software CRM, strumenti di helpdesk o live chat, per supportare il tuo contact center.