PBX vs. VoIP: Was sind die Unterschiede und was sollten Sie in 2026 nutzen?

Was ist der Unterschied zwischen PBX und VoIP?

PBX verwaltet und leitet Anrufe weiter. VoIP überträgt Anrufe über das Internet. Die meisten geschäftlichen PBX-Systeme laufen heute über VoIP.

Das ist das Wesentliche auf den Punkt gebracht. Wenn Sie jedoch tiefer einsteigen möchten, werfen wir im Folgenden einen genaueren Blick auf PBX vs. VoIP, um die Unterschiede zwischen den beiden Systemen zu verstehen und herauszufinden, welches Sie für Ihr Unternehmen benötigen.

Was sind PBX und VoIP?

Beginnen wir mit der Erklärung, was PBX und VoIP eigentlich sind. Viele Menschen sind verwirrt und einige verwenden die Begriffe sogar synonym. Es handelt sich jedoch um unterschiedliche und vielfältige Systeme.

PBX (Private Branch Exchange)

• Eine Art privates Telefonnetz für den geschäftlichen Gebrauch. Früher eine feste Festnetzleitung, läuft heute in der Regel über VoIP.
• Traditionelle PBX-Systeme sind On-Premises-Lösungen, die auf Hardware und Festnetzleitungen an Ihrem Unternehmensstandort basieren.
• Diese Art von Netzwerk ermöglicht es Mitarbeitern des Unternehmens, sowohl intern (mit anderen Mitarbeitern) als auch extern zu kommunizieren.
• Neben dem Tätigen und Empfangen von Anrufen bietet ein PBX-Netzwerk auch einige nützliche Funktionen, die auf herkömmlichen Telefonen nicht verfügbar sind, wie z. B. Rufweiterleitungen oder ein IVR-Menü.
• Durch den Einsatz einer PBX kann ein Unternehmen viele Telefone installieren, die alle an ein einziges Netzwerk angeschlossen sind.

VoIP (Voice over Internet Protocol)

• Funktioniert nach einem völlig anderen Prinzip, bei dem Anrufe über das Internet weitergeleitet werden.
• Wann immer Sie einen Anruf tätigen, wird Ihre Stimme in Daten umgewandelt, komprimiert und dann an das Zieltelefon gesendet.
• Vor einigen Jahren war die Qualität von VoIP-Anrufen noch recht unzureichend, weshalb Unternehmen PBX als zuverlässigere Option wählten.
• Heutzutage unterscheidet sich die Qualität von Sprachanrufen nicht mehr von einem herkömmlichen PBX-Anruf.

Auch wenn Geschwindigkeit und Qualität beider Netzwerke mittlerweile ähnlich sein mögen, gibt es immer noch zahlreiche Unterschiede zwischen ihnen. Im Folgenden heben wir die wichtigsten Unterschiede beim Vergleich von PBX vs. VoIP hervor, damit Sie die beste Option für Ihre geschäftlichen Anforderungen wählen können.

Was ist der Unterschied zwischen VoIP und PBX: Ein Überblick

Bevor Sie sich für PBX oder VoIP entscheiden, ist es wichtig, die beiden Optionen und ihre Unterschiede zu verstehen. 

Die wichtigsten Unterschiede zwischen VoIP und PBX sind:

PBX vs. VoIP: Die Hauptunterschiede im Detail

Es ist wichtig, die Unterschiede in der Technologie zu verstehen, die PBX und VoIP zugrunde liegt. Was Sie jedoch wahrscheinlich mehr interessiert, sind die spürbaren Unterschiede bei der Wahl von VoIP oder PBX für Ihr Unternehmen: 

#1 Anschaffungs- und Einrichtungskosten

Der größte Unterschied zwischen PBX und VoIP bei der Installation und Einrichtung sind die Kosten. 

Die Einrichtung eines PBX-Telefonsystems für Ihr Unternehmen ist recht kompliziert und teuer, denn:

• Sie müssen im Voraus für die Stromversorgung des Systems, Router, kompatible Telefongeräte, Headsets und andere Hardware bezahlen.
• Auch die Kosten für die Installation und den Aufbau der gesamten Infrastruktur (z. B. die Verlegung physischer Festnetzleitungen) sind hoch.

Zusammengerechnet können die Gesamtkosten schnell in die Tausende gehen, sodass sich nur größere Unternehmen mit vielen Mitarbeitern PBX-Netzwerke leisten können.

Die Einführung und Implementierung einer VoIP-Lösung ist hingegen wesentlich günstiger. Wenn Sie bereits über eine Internetverbindung verfügen, ist es nicht erforderlich, ein völlig neues System einzurichten. Sie müssen lediglich investieren in:

• Einen Router, der qualitativ hochwertige VoIP-Anrufe verarbeiten kann
• Telefone, die mit der IP-Technologie kompatibel sind (wobei Mobiltelefone, Laptops oder PCs und Tablets ebenso gut funktionieren können)
• Software

Es ist auch nicht nötig, einen Techniker für die Installation eines VoIP-Systems zu beauftragen. In vielen Fällen genügt es, die Software und Apps auf die Geräte Ihrer Wahl herunterzuladen. 

#2 Monatliche Kosten

Ein weiterer Aspekt, den Sie bei der Entscheidung zwischen PBX und VoIP im Auge behalten müssen, sind die monatlichen Kosten für den Betrieb und die Wartung des jeweiligen Systems. 

Bei PBX hängt dies von Ihrem Setup ab. Im Allgemeinen müssen Sie die Telefonrechnungen, die Systemwartung und alle weiteren Kosten, die durch Wartungsprobleme entstehen (z. B. die Notwendigkeit, Geräte zu ersetzen oder zu aktualisieren), zusammenrechnen. Zudem müssen Sie für Software- und Telefonlizenzen bezahlen.

VoIP hingegen ist in der Regel ein Abonnement-Dienst. Ihre monatlichen Kosten hängen davon ab, welches Telefonie-Tool und welchen Tarif Sie nutzen. Die Kosten für ein geschäftliches VoIP-Telefonsystem liegen in der Regel zwischen €25 und €180 pro Benutzer und Monat, wobei die Anbieter oft gestaffelte Pakete anbieten. Bei CloudTalk haben wir beispielsweise vier Preismodelle, von einem Starter-Tarif, der bereits ab €25 pro Benutzer und Monat erhältlich ist, bis hin zu einem maßgeschneiderten Tarif für Großunternehmen.

#3 Sprachqualität

Bei PBX hängt die Sprachqualität im Wesentlichen von der Hardware ab, wozu Router und Telefonmodelle gehören. Wenn das System ordnungsgemäß eingerichtet und die Telefonmodelle hochwertig sind, werden es die Anrufe ebenfalls sein.

Bei VoIP ist die Situation etwas komplizierter, da es verschiedene Ursachen für eine schlechte Tonqualität geben kann. Eine der häufigsten Ursachen ist eine langsame oder instabile Internetverbindung. Wenn der Router nicht richtig konfiguriert ist, kann dies ebenfalls zu Verzögerungen und Störungen bei den Anrufen führen, bis hin zur Unbrauchbarkeit von VoIP. Auch das Headset Ihrer Mitarbeiter oder die Telefonie-Software können die Qualität der Anrufe beeinflussen. 
Mit der richtigen Infrastruktur und dem passenden VoIP-Anbieter kann die Sprachqualität jedoch ebenso gut oder besser sein als bei herkömmlichen PBX-Systemen. CloudTalk sorgt beispielsweise über eine weltweit verteilte Serverinfrastruktur für eine hohe Sprachqualität. Das bedeutet einen durchschnittlichen Jitter von nur 17,8 Millisekunden und eine durchschnittliche Latenz von nur 23 ms.

#4 Skalierbarkeit und einfache Upgrades

Die Erweiterung oder Skalierung eines VoIP-Systems ist absolut kein Problem. Bei Bedarf können Sie ganz einfach in einen höherwertigen VoIP-Tarif wechseln, weitere Telefone bestellen oder neue Benutzer hinzufügen. 

Wenn Sie in Ihrem Unternehmen eine weitere Telefonnummer benötigen (selbst eine internationale), können Sie diese in wenigen Minuten hinzufügen und sofort nutzen. 

Wenn Sie Ihren aktuellen Router oder Ihr Telefon durch neuere Modelle ersetzen möchten, ist das ebenfalls kein Problem. Sie können denselben VoIP-Tarif sogar in verschiedenen Büros nutzen! Genauso einfach können Sie Telefonnummern entfernen oder in einen günstigeren Tarif wechseln. 

VoIP bietet außerdem mehrere Funktionen, die für PBX-Telefone entweder gar nicht verfügbar oder in der Anschaffung sehr teuer sind. Sie können Ihren VoIP-Anbieter sogar bitten, benutzerdefinierte Funktionen hinzuzufügen, die Ihr Unternehmen benötigt.

Unterdessen kann die Skalierung eines PBX-Systems mühsam und obendrein kostspielig sein. Wenn Sie in ein neues Büro umziehen, müssen Sie die PBX-Infrastruktur dort von Grund auf neu aufbauen. Selbst eine scheinbar einfache Aufgabe wie das Hinzufügen weiterer Benutzer zur PBX ist eine Herausforderung. Es kann sich herausstellen, dass Sie zunächst neue Leitungen benötigen, die ein anderes Modul erfordern, und dieses Modul wiederum weitaus mehr Kapazität beansprucht. 

Für all diese Dinge benötigen Sie einen erfahrenen Techniker. Und wenn Sie erst einmal für neue Hardware bezahlt oder einen langfristigen Lizenzvertrag unterzeichnet haben, ist eine Rückkehr zu den vorherigen Einstellungen so gut wie unmöglich. Ähnlich verhält es sich mit dem Hinzufügen neuer Funktionen. Dies kann kostspielig und schwierig umzusetzen sein, da Sie einen sachkundigen IT-Techniker benötigen.

#5 Flexibilität

Die mangelnde Flexibilität von PBX-Telefonen ist ein weiterer Punkt, der Probleme verursachen kann. 

PBX-Telefone sind in der Regel proprietär, was bedeutet, dass sie entweder an ein bestimmtes System oder einen bestimmten Anbieter gebunden sind. Sie möchten zu einem anderen Telefonmodell oder Anbieter wechseln? Es kann sein, dass Sie Ihre gesamte Ausrüstung ersetzen müssen, da Ihre aktuellen Modelle nicht kompatibel sind.

Hier zeigt sich ein weiteres spürbares Problem, insbesondere jetzt, da Remote- und hybrides Arbeiten immer beliebter werden. PBX-Telefone können nur innerhalb Ihres Büros und nur mit kompatiblen Telefonmodellen verwendet werden. Das bedeutet, dass mobiles Telefonieren von unterwegs nicht infrage kommt. 

Wenn es um VoIP-Systeme geht, haben Sie weitaus mehr Möglichkeiten:

• Sie können jedes beliebige Telefon nutzen, sofern Ihr Anbieter eine mobile App anbietet.
• Sie können diese auch überall dort nutzen, wo eine stabile Internetverbindung vorhanden ist.
• Ihre Agenten können Anrufe direkt über eine Computer-App abwickeln.

Ganz gleich, ob sie im Stau stehen oder im Homeoffice arbeiten, Agenten können Anrufe auf dieselbe Weise entgegennehmen, als ob sie im Büro wären.

#6 Zuverlässigkeit und Sicherheit

Bei ordnungsgemäßer Installation und Wartung ist ein PBX-System zuverlässig und sicher. Da sie auf einem herkömmlichen PSTN (Festnetz) und nicht auf einer Internetverbindung basieren, besteht kein Risiko von Hackerangriffen. 

PSTN-Netze können jedoch durch extreme Wetterbedingungen oder andere Ereignisse, die das größere Netz beschädigen, Ausfälle erleiden. Wenn beispielsweise ein Fahrzeug gegen einen Telefonmast prallt und diesen zum Einsturz bringt, verliert Ihr Unternehmen unter Umständen die Telefonleitung, bis sie repariert ist. 

VoIP-basierte Systeme sind unterdessen auf das Internet angewiesen. Das bedeutet, dass Ihr Unternehmen bei einem vollständigen Ausfall der Internetverbindung unter Umständen auch keine Anrufe mehr tätigen und entgegennehmen kann.

Softwarebasierte Telefonielösungen funktionieren jedoch auf einer Vielzahl von Geräten. Selbst im schlimmsten Fall könnten Ihre Mitarbeiter also immer noch über ihre Mobiltelefone oder von einem anderen Standort aus auf das System zugreifen.

Mit dem richtigen Anbieter sind VoIP-Lösungen zudem bemerkenswert sicher. CloudTalk implementiert beispielsweise strenge Sicherheitsstandards, um einen lückenlosen Schutz Ihrer Daten und der Daten Ihrer Kunden zu gewährleisten.

Entscheidung zwischen PBX und VoIP: Vor- und Nachteile

Bereit für die Wahl Ihres geschäftlichen Kommunikationssystems? Falls Sie noch etwas Entscheidungshilfe benötigen, finden Sie hier eine Zusammenfassung der Vor- und Nachteile von PBX und VoIP:

Vor- und Nachteile herkömmlicher PBX

Vorteile:

• Wenn Ihr Unternehmen bereits über ein herkömmliches PBX-System verfügt, bedeutet die Beibehaltung, dass Ihre Investitionen in Hardware und Infrastruktur nicht verloren gehen.
• Manchmal haben Sie eine größere Kontrolle über die Anpassung des Systems, da es sich vollständig in Ihrem Besitz befindet. Dies erfordert jedoch erheblichen Zeit- und Ressourcenaufwand.
• Die Nutzung vertrauter Hardware, wie z. B. Festnetztelefone, kann für manche Mitarbeiter komfortabler sein.

Nachteile:

• Herkömmliche PBX basiert auf dem PSTN, und in vielen Ländern wird das PSTN schrittweise abgeschaltet. Das bedeutet, dass Ihr Telefonsystem nicht zukunftssicher ist.
• Die Kosten sind in der Regel viel höher. Sie müssen mehr für die Installation bezahlen und tragen zudem die laufenden Wartungskosten.
• Der Funktionsumfang ist meist stark eingeschränkt. Zudem ist es wesentlich schwieriger – wenn nicht gar unmöglich –, ein herkömmliches PBX-System in CRMs und andere softwarebasierte Geschäftstools zu integrieren.

Vor- und Nachteile von VoIP

Vorteile:

• VoIP-basierte Lösungen lassen sich in der Regel schnell und einfach installieren und einrichten. Sobald Ihre Teams die Software heruntergeladen haben, können sie oft innerhalb weniger Minuten loslegen.
• Die Abrechnung der Lösungen erfolgt im Rahmen eines monatlichen Abonnements. Das bedeutet, dass Ihre Kosten konsistent, vorhersehbar und oft niedriger sind als bei einer festnetzbasierten Alternative.
• Die Palette der verfügbaren Funktionen ist weitaus größer, wobei die besten Anbieter fortschrittliche, KI-gestützte Funktionen anbieten. Zudem lässt sich Ihr Telefonsystem in der Regel problemlos in Ihre CRMs und andere Tools integrieren.

Nachteile:

• Bei einer schwachen oder unzuverlässigen Internetverbindung können Jitter und Latenz die über VoIP geführten Anrufe beeinträchtigen.
• Einige VoIP-Anbieter verstecken Gebühren in ihren Preisen oder bieten nützliche Funktionen nur in ihren teureren Tarifen an. Wenn Sie jedoch den richtigen Anbieter wählen, können Sie dies vermeiden.
• Als internetbasierte Lösung kann VoIP anfällig für Cyberangriffe sein. Die besten Lösungen sind jedoch durch strenge Sicherheitsmaßnahmen geschützt.

PBX vs. VoIP: Beide verstehen und die beste Lösung für Sie wählen

24 % der Unternehmen nutzen immer noch traditionelle Telefondienste, während 36 % der Software-Käufer Voice over Internet Protocol (VoIP)-Lösungen bevorzugen. Die Debatte „PBX vs. VoIP“ ist daher für die Geschäftskommunikation von entscheidender Bedeutung.

Sowohl PBX als auch VoIP haben ihre Vor- und Nachteile. 

PBX ist vertraut, sicher und kann eine hohe Sprachqualität bieten. Allerdings sind sowohl die Ersteinrichtung als auch die laufende Wartung des Systems kostspielig. Zudem wird das Netz, auf dem traditionelle PBX-Systeme basieren – das PSTN –, weltweit zunehmend abgeschafft. 

VoIP-Lösungen hingegen sind sehr flexibel und skalierbar, und die Kosten für Installation und Betrieb sind weitaus geringer als bei herkömmlichen Leitungen. Die VoIP-Leistung hängt zwar stark von der Qualität der Internetverbindung ab, die meisten modernen Unternehmen verfügen jedoch über eine stabile Verbindung.

Sie nutzen bereits eine herkömmliche Telefonanlage (PBX)? CloudTalk kann Ihnen beim Wechsel von der veralteten PBX-Struktur zu VoIP helfen und Ihnen alle damit verbundenen Vorteile bieten.