IP-Telefonanlage (IP-PBX): Definition, Funktionsweise & Alternativen

47 % der Unternehmen verabschieden sich von On-Premise-Lösungen, um die Vorteile der Cloud zu nutzen. Für viele ist der Verzicht auf das bewährte Telefonnetz vor Ort jedoch erst einmal einschüchternd.

Mit einer IP-Telefonanlage (IP-PBX) können Sie Ihre Hardware vor Ort behalten und gleichzeitig über das Internet telefonieren. Wenn Sie noch nicht bereit für eine vollständige Cloud-Migration sind, ist dies eine solide Lösung. 

Aber ist es auch die richtige Lösung? Was sind die Vorteile und Grenzen einer IP-Telefonanlage, und sollten Sie stattdessen eine vollständig in der Cloud gehostete VoIP-Telefonlösung in Betracht ziehen?

Lesen Sie weiter, um es herauszufinden.

Wichtige Erkenntnisse:

• Eine IP-Telefonanlage (IP-PBX) ist eine Telefonanlage vor Ort, die mit VoIP-Anruffunktionen erweitert wurde.
• Die wichtigste Technologie hinter IP-Telefonanlagen ist das SIP-Trunking, mit dem Sie Sprache, Video und andere Multimedia-Inhalte über eine Internetverbindung übertragen können.
• Unternehmen entscheiden sich für eine IP-Telefonanlage, weil sie ihre vorhandene Hardware behalten möchten. Zudem ist sie kostengünstig und bedeutet für weniger technikaffine Mitarbeitende kaum Umstellung.
• IP-Telefonanlagen haben jedoch entscheidende Nachteile: Die Wartung ist kompliziert, mobiles Arbeiten ist schwierig und eine einfache Skalierbarkeit ist fast unmöglich.

Was ist eine IP-Telefonanlage (IP-PBX)?

Eine IP-Telefonanlage ist ein geschäftliches Telefonsystem, das das Internetprotokoll (IP) nutzt, um die vorhandene PBX-Infrastruktur und -Hardware vor Ort mit dem Internet zu verbinden. 

Interne und externe Anrufe werden also über eine Internetverbindung anstelle des herkömmlichen Telefonnetzes (PSTN) aufgebaut und abgewickelt. 

Um den Begriff der IP-Telefonanlage zu verdeutlichen, vergleichen wir sie mit zwei anderen Arten von Telefonsystemen: der klassischen Telefonanlage und der cloudbasierten VoIP-Telefonanlage. 

Eine klassische Telefonanlage (PBX):

• Verfügt über eine Telefonie-Infrastruktur und Hardware, die vor Ort untergebracht und verwaltet wird
• Umfasst Geräte, die über physische Kupferkabel mit dem Telefonnetz verbunden sind, wobei alle internen und externen Anrufe über analoge Leitungen laufen. Dies bietet Unternehmen grundlegende Anruffunktionen. 

Eine cloudbasierte Telefonanlage:

• Bietet eine Infrastruktur, die von einem VoIP-Anbieter in entfernten Cloud-Rechenzentren gehostet und gewartet wird. 
• Nutzt wie eine IP-Telefonanlage die IP-Telefonie, damit Benutzer über das Internet telefonieren können.

Man kann sich eine IP-Telefonanlage als Mittelweg zwischen klassischen Telefonanlagen und cloudbasierten VoIP-Systemen vorstellen. Sie verfügt über Hardware, die vor Ort betrieben und verwaltet wird (wie eine klassische Telefonanlage), ist aber mit dem Internet verbunden (wie cloudbasierte gehostete Systeme).

Werfen wir einen genaueren Blick auf die wichtigsten Technologien, die IP-Telefonanlagen unterstützen.

Was ist das „Internetprotokoll“ (IP)?

Das „Internetprotokoll“ bezeichnet eine Reihe von Regeln und Methoden, die die Adressierung und das Routing von Daten über das Internet regeln. Dazu gehören Sprache, Video, Fax, Sofortnachrichten und andere Datenformen.

Was ist eine „Private Branch Exchange“ (PBX)?

PBX steht für Private Branch Exchange und bezeichnet das interne Telefonnetz Ihres Unternehmens. Es übernimmt die Weiterleitung und Vermittlung von internen und externen Anrufen innerhalb Ihres privaten Netzwerks über analoge Leitungen, digitale Leitungen oder VoIP.

Wie funktioniert eine IP-Telefonanlage?

Hinter einer IP-Telefonanlage stehen zwei grundlegende Technologien: VoIP und SIP-Trunking. 

Voice over Internet Protocol (VoIP) ist die Technologie für das Telefonieren über das Internet. Wenn Sie einen Anruf tätigen, werden Ihre analogen Sprachsignale in digitale Daten umgewandelt. Diese Daten werden in winzige Pakete aufgeteilt, die mit den Anrufinformationen versehen sind. 

Von dort aus wird der Anruf über Ihre Internetverbindung an Ihren VoIP-Anbieter gesendet. Ihr Anbieter verwendet VoIP-Codecs, um die Daten für eine optimale Sprachqualität zu komprimieren, und leitet sie dann an den Empfänger weiter. Sobald sie ihr Ziel erreichen, werden die Pakete wieder zusammengesetzt, dekomprimiert und in Audiosignale zurückverwandelt.

All das geschieht unbemerkt im Hintergrund und in Bruchteilen von Sekunden. Sie können sich das einfach so vorstellen, als würde Ihre Stimme in kleine Pakete verpackt, über das Internet verschickt und am anderen Ende wieder zusammengesetzt werden. So kann Ihr Gesprächspartner Sie klar und deutlich verstehen.  

Allerdings können IP-Telefonanlagen von sich aus keine VoIP-Anrufe tätigen. Hier kommt das Session Initiation Protocol (SIP) Trunking ins Spiel.

SIP-Trunking verleiht Telefonanlagen vor Ort VoIP-Anruffähigkeiten. Im Grunde verbindet es Ihre herkömmliche Telefonanlage und IP-Tischtelefone über eine Internetverbindung mit dem öffentlichen Telefonnetz, wobei virtuelle Leitungen – sogenannte SIP-Trunks – verwendet werden. Sie können sich diese wie die digitale Version einer analogen Kupferleitung vorstellen.

Sehen Sie sich dieses Video für eine visuelle Erklärung an:

SIP-Trunks selbst nutzen virtuelle Session Border Controller (SBCs), um diese Verbindung herzustellen. Ein einzelner SIP-Trunk enthält mehrere Kanäle, sodass Sie gleichzeitig VoIP-Anrufe tätigen und empfangen können. 

Sie können auch andere Multimedia-Inhalte wie Sprache, Textnachrichten, Voicemails und Faxe übertragen.

Warum entscheiden sich Unternehmen für eine IP-Telefonanlage?

Da die klassische Telefonanlage ausgedient hat, stehen Unternehmen vor allem zwei Möglichkeiten offen: eine IP-Telefonanlage oder eine in der Cloud gehostete Telefonanlage. Aus diesen Gründen könnte eine IP-Telefonanlage für Sie infrage kommen:

#1 Behalten Sie Ihre vorhandene Hardware

Telefonanlagen vor Ort erfordern eine umfangreiche physische Hardware – IP-PBX-Server, Telefonleitungen, Tischtelefone und mehr. Ein vollständiger Wechsel in die Cloud bedeutet, dass all diese Investitionen im Grunde abgeschrieben werden müssen. 

Mit einer IP-Telefonanlage können Sie Ihre vorhandene Hardware behalten und dennoch von den Vorteilen von VoIP profitieren. Dies ist besonders für große Unternehmen mit einer komplexen, teuren Telefonie-Infrastruktur attraktiv.

#2 Veränderungen minimieren

Der Wechsel von einer klassischen Telefonanlage zu einem vollständig cloudbasierten System ist eine enorme und manchmal einschüchternde Veränderung. 

Es kann zu Widerständen bei Mitarbeitenden kommen, die an das alte System gewöhnt sind. Zudem erfordert das neue System unter Umständen eine steile Lernkurve. Beides kann zu Störungen und Produktivitätsverlusten führen.

IP-Telefonanlagen minimieren diesen Wandel. Die Mitarbeitenden können die gewohnten Systeme und Benutzeroberflächen weiter nutzen und gleichzeitig auf neue Funktionen zugreifen. Das macht sie zur perfekten Zwischenlösung, wenn Sie noch nicht bereit sind, Ihre Teams an eine Cloud-Lösung heranzuführen.

#3 Geringere Kosten

Eine IP-Telefonanlage ist nicht ganz so kosteneffizient wie ein vollwertiges VoIP-basiertes Telefonsystem. Dennoch sind sie dank SIP-Trunking in der Regel günstiger als klassische Telefonanlagen. 

SIP-Trunking ermöglicht VoIP, wodurch Sie von günstigen Tarifen für Fern- und Auslandsgespräche profitieren können. Sie können Ihr Telefonsystem zudem zentralisieren, um kostenlose interne Gespräche zwischen mehreren Standorten zu ermöglichen, was die Betriebskosten erheblich senkt.

Die Grenzen von IP-Telefonanlagen

Eine IP-Telefonanlage für Unternehmen ist zwar besser als eine klassische Telefonanlage, weist im Vergleich zu einer gehosteten VoIP-Lösung jedoch immer noch einige Schwächen auf: 

#1 Wartung der On-Premise-Infrastruktur

Um eine Infrastruktur vor Ort zu warten, benötigen Sie spezielles Fachwissen. Jemand in Ihrem Unternehmen muss Konfigurationen, Integrationen, Updates und eine Vielzahl anderer Aufgaben verwalten. Dafür ist in der Regel ein eigenes Team von Technikern erforderlich, was teuer werden kann. 

Eine On-Premise-Infrastruktur ist zudem anfällig für Single Points of Failure. Wenn an Ihrer zentralen Telefonanlage technische Probleme auftreten, kann dies zu weitreichenden Störungen und Ausfällen Ihrer gesamten Telefonkommunikation führen. 

Bei einer vollständig in der Cloud gehosteten VoIP-Anlage sieht das anders aus. Alles von der Wartung über Upgrades bis hin zu Notfall-Fehlerbehebungen wird im Rahmen Ihres Abonnements vollständig von Ihrem Anbieter übernommen.

Zudem ist Ihre Telefonie-Hardware in redundanten, global verteilten Netzwerken untergebracht. Wenn also etwas schiefgeht, können Sie trotzdem genauso effektiv weiterkommunizieren.

 #2 Mobiles Arbeiten wird kompliziert

Selbst mit IP-Konnektivität sind Telefonanlagen vor Ort einfach nicht für das Homeoffice oder mobiles Arbeiten ausgelegt. 

Das Telefonsystem muss in der Regel immer noch über die Telefonanlagen-Hardware vor Ort genutzt werden. Um mobiles Arbeiten zu ermöglichen, müssten Sie aufwendige Workarounds einrichten (und es gibt keine Garantie, dass diese funktionieren). 

Wenn Sie mobiles Arbeiten ermöglichen möchten, fahren Sie mit einer vollständig cloudbasierten Telefonanlage besser. Diese sind so konzipiert, dass Benutzer von überall und mit jedem Gerät mit Kollegen und Kunden kommunizieren können. 

#3 Ihre Skalierbarkeit ist begrenzt

Systeme vor Ort lassen sich bekanntermaßen nur schwer und unter hohem Kostenaufwand skalieren. 

Wenn Ihr Team wächst, müssen Sie weitere Geräte und Leitungen anschaffen. Das macht IP-Telefonanlagen besonders für kleine und wachsende Unternehmen unpraktisch.

Cloudbasierte Systeme sind von Natur aus skalierbar. Sie können Ihrem Telefonsystem mit minimalem Aufwand neue Benutzer, Standorte und Funktionen hinzufügen, wann immer Sie diese benötigen. Zudem können Sie die Kapazitäten bei Bedarf auch wieder herunterskalieren, ohne Geld für ungenutzte Geräte verschwendet zu haben. 

Nutzen Sie alle Vorteile einer IP-Telefonanlage und mehr mit CloudTalk

Eine IP-Telefonanlage ist eine hilfreiche Übergangslösung für Unternehmen, die noch nicht bereit für den vollständigen Wechsel in die Cloud sind. Wenn Sie jedoch alle Vorteile der Internet-Telefonie ohne die genannten Einschränkungen nutzen möchten, sollten Sie sich für ein VoIP-Telefonsystem entscheiden.

Die VoIP-basierte Telefonielösung von CloudTalk bietet dieselben Vorteile wie eine IP-Telefonanlage – internetbasiertes Telefonieren, Kosteneinsparungen und Flexibilität. Darüber hinaus bietet sie fortschrittliche Kommunikationsfunktionen, die Sie mit einer IP-Telefonanlage einfach nicht erhalten, wie z. B. die automatische Anruftranskription, die Analyse der Kundenzufriedenheit und vieles mehr.

Vor allem aber überwindet ein gehostetes VoIP-System die typischen Einschränkungen von IP-Telefonanlagen. Sie müssen sich nicht um die Wartung kümmern, können jederzeit flexibel up- und downskalieren und Ihre Mitarbeitenden können von überall auf der Welt über ihren PC, Laptop oder Mobilgeräte arbeiten.