IP-PBX: wat het is, hoe het werkt & wat de alternatieven zijn

47% van de bedrijven stapt over van lokale oplossingen naar de voordelen van de cloud. Voor velen is het echter spannend om hun vertrouwde lokale telefooncentrale los te laten.

Met een IP-PBX behoudt u uw lokale hardware, terwijl u toch via internet kunt bellen. Als u nog niet klaar bent voor een volledige overstap naar de cloud, is dit een uitstekende tussenoplossing. 

Maar is het ook de juiste oplossing? Wat zijn de voordelen en beperkingen van een IP-PBX, en kunt u beter kiezen voor een volledig in de cloud gehoste VoIP-oplossing?

Lees snel verder om het te ontdekken.

Belangrijkste inzichten:

• Een IP-PBX is een lokale telefooncentrale die is uitgerust met VoIP-functionaliteiten om via internet te bellen.
• De belangrijkste technologie achter IP-PBX is SIP-trunking, waarmee u spraak, video en andere multimedia via een internetverbinding kunt verzenden.
• Bedrijven kiezen vaak voor een IP-PBX omdat ze hun bestaande hardware willen behouden. Bovendien is het voordelig en vergt het weinig aanpassing van minder technisch onderlegde medewerkers.
• Een IP-PBX heeft een aantal flinke nadelen: het onderhoud is complex, hybride of extern werken is lastig en eenvoudig opschalen is vrijwel onmogelijk.

Wat is een IP-PBX?

Een IP-PBX is een zakelijke telefooncentrale die gebruikmaakt van het internetprotocol (IP) om een fysieke, lokale PBX-infrastructuur en hardware te verbinden met het internet. 

Hierdoor worden interne en externe oproepen tot stand gebracht en afgehandeld via een internetverbinding in plaats van via het traditionele openbare telefoonnetwerk (PSTN). 

Om het begrip IP-PBX wat duidelijker te maken, vergelijken we het met twee andere soorten telefoonsystemen: de traditionele PBX en de PBX op basis van VoIP. 

Een traditionele PBX-telefooncentrale:

• Heeft de telefonie-infrastructuur en hardware lokaal op kantoor staan en beheert deze zelf
• Maakt gebruik van apparatuur die via fysieke koperen kabels met het PSTN is verbonden, waarbij alle interne en externe gesprekken via analoge lijnen verlopen. Dit biedt bedrijven enkel de basisfuncties voor bellen. 

Een cloud-based PBX-oplossing:

• Maakt gebruik van een infrastructuur die wordt gehost en onderhouden door een VoIP-provider in externe cloud-datacenters. 
• Gebruikt, net als een IP-PBX, IP-telefonie om gebruikers via internet te laten bellen en gebeld te worden.

U kunt een IP-PBX zien als een tussenstap tussen een traditionele PBX en een VoIP-systeem in de cloud. De hardware staat nog steeds op locatie en wordt daar beheerd (zoals bij een traditionele PBX), maar is wel verbonden met het internet (zoals bij een cloud-gebaseerd VoIP-systeem).

Laten we de belangrijkste technologieën achter een IP-PBX eens van dichterbij bekijken.

Wat is het „internetprotocol“?

Het „internetprotocol“ (IP) is een set regels en standaarden die bepalen hoe gegevens over het internet worden geadresseerd en verzonden. Dit geldt voor spraak, video, fax, chatberichten en andere data.

Wat is een „Private Branch Exchange (PBX)“?

PBX staat voor Private Branch Exchange, oftewel uw interne bedrijfsnetwerk voor telefonie. Het regelt het routeren en schakelen van interne en externe oproepen binnen uw eigen netwerk via analoge lijnen, digitale lijnen of VoIP.

Hoe werkt een IP-PBX precies?

Er liggen twee basistechnologieën ten grondslag aan een IP-PBX: VoIP en SIP-trunking. 

Voice over Internet Protocol (VoIP) is de technologie waarmee u via internet kunt bellen. Wanneer u belt, worden uw analoge spraaksignalen omgezet in digitale gegevens. Deze gegevens worden opgedeeld in kleine pakketjes die worden voorzien van informatie over de oproep. 

Vervolgens wordt de oproep via uw internetverbinding naar uw VoIP-provider verzonden. Uw provider gebruikt VoIP-codecs om de gegevens te comprimeren voor een optimale geluidskwaliteit en stuurt ze door naar de ontvanger. Bij aankomst worden de pakketjes weer samengevoegd, gedecomprimeerd en omgezet in hoorbare audio.

Dit hele proces gebeurt volledig achter de schermen en in een fractie van een seconde. U kunt het vergelijken met uw stem die in kleine pakketjes wordt verpakt, via het internet wordt verzonden en aan de andere kant weer in elkaar wordt gezet. Hierdoor kan uw gesprekspartner u luid en duidelijk horen.  

Lokale IP-PBX-systemen kunnen echter niet standaard VoIP-gesprekken voeren. Daar is Session Initiation Protocol (SIP) trunking voor nodig.

SIP-trunking voegt VoIP-functionaliteit toe aan lokale PBX-systemen. Het verbindt uw bestaande PBX-centrale en IP-toestellen via een internetverbinding met het traditionele telefoonnetwerk (PSTN), met behulp van virtuele lijnen die we SIP-trunks noemen. Zie het als de digitale versie van een traditionele koperen telefoonlijn.

Bekijk deze video voor een visuele uitleg:

SIP-trunks maken gebruik van virtuele Session Border Controllers (SBC's) om deze verbinding tot stand te brengen. Eén enkele SIP-trunk bevat meerdere kanalen, zodat u meerdere VoIP-gesprekken tegelijk kunt voeren en ontvangen. 

Daarnaast kunt u ook andere soorten multimedia versturen, zoals spraak, sms-berichten, voicemails en faxen.

Waarom kiezen bedrijven voor een IP-PBX?

Nu de traditionele PBX in rap tempo veroudert, hebben bedrijven twee smaken: een IP-PBX of een PBX in de cloud. Dit zijn de belangrijkste redenen om voor een IP-PBX te kiezen:

#1 Behoud uw bestaande hardware

Lokale PBX-systemen vereisen flink wat fysieke hardware, zoals IP-PBX-servers, telefoonlijnen, bureautoestellen en meer. Een volledige overstap naar de cloud betekent dat deze investeringen in één klap moeten worden afgeschreven. 

Met een IP-PBX behoudt u uw huidige hardware, maar profiteert u wel van de voordelen van VoIP. Dit is met name interessant voor grotere bedrijven met een complexe en kostbare PBX-infrastructuur.

#2 Minimaliseer de impact van veranderingen

De overstap van een traditionele PBX naar een volledig cloud-gebaseerd systeem is een ingrijpende verandering die soms op weerstand stuit. 

Medewerkers die gewend zijn aan het oude systeem kunnen moeite hebben met de omschakeling, of de nieuwe software vergt veel training. In beide gevallen kan dit ten koste gaan van de productiviteit.

Een IP-PBX minimaliseert deze impact. Medewerkers blijven werken met de apparaten en interfaces die ze al kennen, terwijl ze direct toegang krijgen tot nieuwe functies. Dit maakt het een ideale tussenoplossing als u uw teams nog niet direct wilt overzetten naar de cloud.

#3 Verlaag de kosten

Hoewel een IP-PBX niet zo kostenefficiënt is als een volledig VoIP-systeem in de cloud, is het dankzij SIP-trunking doorgaans wel een stuk voordeliger dan een traditionele PBX. 

SIP-trunking maakt VoIP mogelijk, waardoor u profiteert van lagere tarieven voor interlokale en internationale gesprekken. Bovendien kunt u uw telefoonsysteem centraliseren om gratis intern te bellen tussen verschillende vestigingen, wat de operationele kosten aanzienlijk verlaagt.

De nadelen van een IP-PBX

Een IP-PBX voor zakelijk gebruik is een hele verbetering ten opzichte van een traditionele PBX, maar kent nog steeds de nodige nadelen vergeleken met een in de cloud gehoste VoIP-oplossing: 

#1 Onderhoud van lokale infrastructuur

Voor het onderhoud van een lokale infrastructuur heeft u specifieke expertise nodig. Iemand binnen uw organisatie moet de configuraties, integraties, updates en tal van andere taken beheren. Dit vereist vaak een eigen IT-team, wat behoorlijk in de papieren kan lopen. 

Bovendien is een lokale infrastructuur kwetsbaar voor storingen op één enkel punt. Als uw centrale PBX uitvalt, ligt uw volledige telefonie direct plat. 

Bij een VoIP-systeem in de cloud is dit heel anders geregeld. Alles van onderhoud tot updates en spoedreparaties wordt volledig door uw provider verzorgd en is inbegrepen in uw abonnement.

Daarnaast is uw telefoniehardware ondergebracht in redundant uitgevoerde, wereldwijd verspreide netwerken. Mocht er ergens iets misgaan, dan blijft uw telefooncentrale gewoon bereikbaar.

 #2 Thuiswerken wordt ingewikkeld

Zelfs met een internetverbinding zijn lokale PBX-systemen simpelweg niet ontworpen voor thuiswerken of werken op afstand. 

Het telefoonsysteem is meestal nog steeds gekoppeld aan de fysieke PBX-hardware op kantoor. Om extern werken mogelijk te maken, moet u met ingewikkelde omwegen werken, zonder dat u de garantie heeft dat het soepel functioneert. 

Als u uw medewerkers flexibel wilt laten werken, kunt u beter kiezen voor een cloud-telefoonsysteem. Dit is speciaal ontworpen om vanaf elke locatie en op elk apparaat te communiceren met collega's en klanten. 

#3 Beperkte schaalbaarheid

Lokale systemen zijn berucht om hun moeilijke en kostbare schaalbaarheid. 

Als uw team groeit, moet u direct extra apparatuur en lijnen aanschaffen. Dit maakt een IP-PBX-systeem voor groeiende mkb-bedrijven een vrij starre oplossing.

Cloud-systemen zijn daarentegen onbeperkt schaalbaar. U voegt in een handomdraai nieuwe gebruikers, locaties en functies toe wanneer u dat wilt. En krimpt uw bedrijf in? Dan schaalt u net zo makkelijk weer af, zonder dat u met ongebruikte hardware blijft zitten. 

Ervaar alle voordelen van IP-PBX en meer met CloudTalk

Een IP-PBX is een prima tussenoplossing voor bedrijven die nog niet volledig klaar zijn voor de cloud. Maar als u wilt profiteren van alle voordelen van internettelefonie zonder de nadelen, kies dan direct voor een cloud-gebaseerd VoIP-systeem.

De VoIP-oplossing van CloudTalk biedt dezelfde voordelen als een IP-PBX, zoals bellen via internet, kostenbesparing en flexibiliteit. Daarnaast krijgt u toegang tot geavanceerde communicatiefuncties die een IP-PBX niet kan bieden, zoals automatische gesprekstranscriptie, sentimentanalyse van klanten en nog veel meer.

Bovendien lost een gehost VoIP-systeem alle beperkingen van een IP-PBX op. U heeft geen omkijken naar het onderhoud, schaalt flexibel op en af wanneer dat nodig is, en uw team werkt net zo makkelijk via pc, laptop of smartphone, waar ook ter wereld.