Wat is een gehoste telefooncentrale, hoe werkt het en waarom heeft uw bedrijf het nodig?

De traditionele vaste telefoonlijn raakt steeds meer in onbruik – in sommige landen zelfs helemaal. Als reactie hierop zijn veel bedrijven overgestapt op gehoste PBX, waardoor de markt is geëxplodeerd tot $ 63 miljard.

En door over te stappen op een gehoste PBX plukken ze de vruchten van een aantal mooie voordelen: Kostenbesparingen, flexibiliteit op afstand en uitgebreide AI-functies, bijvoorbeeld.

Wordt het tijd dat jij dit voorbeeld volgt? Laat ons de argumenten voor gehoste PBX uiteenzetten om je te helpen een weloverwogen beslissing te nemen.

Belangrijkste opmerkingen:

• Een gehoste PBX is een telefoonsysteem voor het beheren van gesprekken, dat buiten je bedrijfspand wordt gehost door een externe provider.
• Om gebruik te maken van hosted PBX-oplossingen heb je een provider, een internetverbinding en een VoIP-apparaat nodig (een telefoon, desktop computer, tablet, etc.).
• Een gehoste PBX is eenvoudiger op te zetten, kostenefficiënter, schaalbaarder en toekomstbestendiger dan een traditioneel, lokaal alternatief.
• Bij het kiezen van een hosted PBX-provider moet je rekening houden met de functies, prijsplannen, ondersteuning en hoe gemakkelijk hun oplossing integreert met je andere bedrijfstools.

Wat is een gehoste telefooncentrale?

Een gehoste PBX-oplossing biedt een scala aan functionaliteiten en voordelen, die we zo meteen zullen bespreken. Maar om te begrijpen wat een gehoste PBX is, moet je eerst begrijpen wat een PBX is.

Wat is een PBX (Private Branch Exchange)?

Een Private Branch Exchange is een privé bedrijfstelefoonsysteem dat bedrijven gebruiken om interne en externe gesprekken door te verbinden en te routeren.

Meerdere gebruikers kunnen worden aangesloten op één lijn en worden doorverbonden via hun unieke extensies. Hierdoor kun je gratis interne gesprekken voeren en inkomende gesprekken naar de juiste plaats routeren via één telefoonnummer.

PBX-systemen zijn er in drie hoofdvariëteiten: Traditionele PBX, IP PBX en gehoste PBX.

• Een traditionele PBX is een systeem op locatie dat verbinding maakt met het openbare telefoonnetwerk (PSTN). Ze gebruiken fysieke, analoge telefoonlijnen om spraakgegevens te verzenden.
• IP PBX, of digitale PBX, gebruikt VoIP om gesprekken te versturen via een internetverbinding. Het kan bij jou op kantoor geïnstalleerd worden of op de locatie van een externe provider, waar het geleverd wordt als een gehoste IP PBX-service.
• En dan zijn er nog de gehoste PBX-telefoonsystemen, waar we hieronder dieper op ingaan.

Wat betekent het voor een PBX om “gehost” te zijn?

Een gehoste telefooncentrale (ook wel HPBX genoemd) is een virtueel telefoonsysteem dat extern wordt gehost door een externe serviceprovider. Het maakt gebruik van Voice over Internet Protocol (VoIP) technologie waarmee bedrijven gesprekken kunnen voeren en beheren via het internet.

Dit betekent in wezen dat je telefoonsysteem op een externe locatie wordt gehuisvest door een serviceprovider, in plaats van op de fysieke locatie van je bedrijf.

De gehoste provider is verantwoordelijk voor installatie, configuratie, beheer en onderhoud, waardoor de bedrijfskosten aanzienlijk dalen en de productiviteit toeneemt.

Wat doet PBX en hoe werkt het?

De fundamentele taak van een PBX is het verbinden, routeren en beheren van interne en externe gesprekken. Om deze taak te vervullen, vertrouwt een gehost PBX-telefoonsysteem op drie primaire componenten: Een gehoste PBX-provider, een internetverbinding en VoIP-geschikte toestellen.

1. Een gehoste telefooncentrale
   Een gehoste PBX-provider is de dienst die je gebruikt om je PBX-systeem te “hosten”. Met andere woorden, ze slaan al je apparatuur op in hun eigen datacenters. Zij zorgen voor de gecompliceerde, technische zaken zoals installatie, bediening en doorlopend onderhoud. En ze zijn verantwoordelijk voor het waarborgen van hoogwaardige, veilige en betrouwbare communicatie.
   
2. Een internetverbinding
   Om gebruik te maken van hosted VoIP PBX diensten heb je een betrouwbare, snelle internetverbinding nodig met veel bandbreedte. Waarom? Want als je internetverbinding onbetrouwbaar of traag is, zal dit de kwaliteit van je gesprekken verlagen en je klanten frustreren.
   
   Gelukkig is de internetverbinding die je al hebt goed genoeg. We raden een minimale internetsnelheid van 100 kbps per gebruiker aan.
   
3. VoIP-apparaat
   Een VoIP-toestel is elk toestel waarmee je via het internet kunt bellen. Naast VoIP bureautelefoons en mobiele telefoons kun je dus ook je desktop of laptop gebruiken.

SIP-koppeling: Een alternatief voor Hosted PBX

Als je een traditionele PBX op locatie gebruikt, maar nog niet klaar bent om volledig over te stappen op de cloud, kun je gebruik maken van SIP-trunking (Session Initiation Protocol).

SIP-trunking biedt uw bedrijf VoIP-mogelijkheden en -voordelen, zonder dat u uw volledige PBX op locatie hoeft te reviseren. Hierbij worden uw bestaande analoge telefoonlijnen vervangen door SIP-trunks, wat in wezen digitale telefoonlijnen zijn.

SIP-trunks zetten spraakgegevens (maar ook video, e-mail, sms en meer) om in gecondenseerde digitale pakketten die via het internet naar hun eindbestemming worden gestuurd.

SIP trunk providers hosten uw SIP trunks op hun locatie. Maar, in tegenstelling tot een volledig cloud-hosted PBX-systeem, behoudt en beheert u nog steeds uw bestaande PBX-apparatuur. Dit wordt vaak een hybride PBX-systeem of een VoIP-hosted PBX genoemd.

Het opzetten van SIP-trunking is complexer en duurder dan het opzetten van een volledig cloud-hosted PBX-systeem.

U moet uw SIP-trunks configureren zodat ze werken met uw bestaande PBX. En je moet SIP-eindpunten en firewall traversal instellen en configureren. Daarom wordt SIP-trunking over het algemeen aanbevolen voor bedrijven met complexe telefoonsystemen die op zoek zijn naar een eenvoudige cloudmigratie.

De voordelen van een gehoste telefooncentrale

Wat zijn de voordelen van een gehoste telefooncentrale in vergelijking met zijn traditionele tegenhanger? Laten we het bespreken.

Gemakkelijker op te zetten en te onderhouden

Om een traditioneel telefoonsysteem op te zetten, moet je een heleboel dure apparatuur installeren en configureren. En als er iets kapot gaat of verouderd raakt, moet je de expertise bezitten – of inhuren – om het te repareren of te upgraden. Dit maakt de installatie en het onderhoud ingewikkeld.

Hosted PBX-providers elimineren die stress door al je instellingen, configuraties en onderhoud voor je te regelen. In tegenstelling tot een traditioneel PBX-systeem, dat weken kan duren om op te zetten, kan een gehoste PBX binnen enkele dagen operationeel zijn.

Met CloudTalk kun je bijvoorbeeld je hele telefoonsysteem in slechts een paar uur instellen, waardoor de downtime tot een minimum wordt beperkt en de productiviteit toeneemt.

Biedt kostenbesparingen

De initiële kosten zijn doorgaans veel lager als je kiest voor een gehoste telefooncentrale. Omdat er geen andere infrastructuur op locatie nodig is dan je VoIP-telefoons en routers, kun je de voordelen van VoIP benutten met een krap budget.

Je hoeft geen IT-teams in te huren om je gehoste PBX-systeem op te zetten en te onderhouden. En je werknemers kunnen zelfs hun eigen telefoon gebruiken.

Als je voor een traditioneel PBX-systeem kiest, kijk je tegen een flinke investering aan. PBX-servers alleen al kunnen duizenden euro’s kosten, en dan moet je ook nog denken aan de kosten van installatie, configuratie en onderhoud voor al je apparatuur op locatie.

Natuurlijk varieert de exacte kostenbesparing waar je naar kijkt. Hosted PBX-diensten bieden meestal gelaagde abonnementspakketten met verschillende functies. De kosten van je oplossing hangen dus af van de behoeften van je bedrijf.

Waarom bekijk je niet onze uitgebreide gids over de prijzen van zakelijke telefoonsystemen om een beter idee te krijgen van hoe de prijsplannen variëren tussen providers?

Biedt een groter aantal functies

Als ze concurrerend willen blijven, moeten gehoste PBX-diensten hun klanten een geoptimaliseerde belervaring bieden. Gehoste oplossingen bieden dus een reeks krachtige functies die verder gaan dan de basisfuncties van een traditionele PBX.

Neem de zakelijke beloplossing van CloudTalk. Het biedt een keur aan AI-functies, waaronder Interactive Voice Response (IVR), automatische gespreksmeldingen, gesprekstranscriptie en nog veel meer om te voldoen aan de moderne communicatiebehoeften van bedrijven.

Beter geschikt voor werken op afstand en hybride werken

Hosted PBX-providers stellen werknemers in staat om software te downloaden op hun desktop, laptop of mobiele apparaat thuis. Deze software kan hun externe toestel omvormen tot een volwaardig zakelijk telefoonsysteem met dezelfde mogelijkheden als VoIP-bureautelefoons.
Dit betekent dat werknemers vanaf elke locatie werkgesprekken kunnen voeren en beantwoorden. Je kunt zelfs doorschakelingen instellen om ervoor te zorgen dat inkomende gesprekken altijd worden doorgeschakeld naar het apparaat van een beschikbare medewerker, of dat nu hun bureautelefoon of mobiele telefoon is.

Aan de andere kant houdt een traditioneel PBX-systeem werknemers aan hun bureau geketend. Dit is dus een enorm voordeel van het gehoste alternatief als je werken op afstand en hybride werken mogelijk wilt maken.

Gemakkelijker aan te passen en op- en af te schalen

De verborgen kosten van niet-schaalbare software en hardware kunnen snel oplopen. Omdat een gehoste PBX niet afhankelijk is van een rigide fysieke infrastructuur, is het inherent beter schaalbaar en reageert het goed op fluctuerende bedrijfsbehoeften.

Als je bijvoorbeeld gebruikers moet toevoegen tijdens piekseizoenen, kun je dat doen zonder dure nieuwe apparatuur aan te schaffen. En als de vraag afneemt, kun je weer terugschalen zonder je zorgen te maken over overheadkosten.

Je kunt ook nieuwe functies toevoegen en nieuwe regels definiëren zonder dat je een expert hoeft te zijn of er een in dienst hoeft te nemen.

Met een oplossing als CloudTalk hoeft u zich ook geen zorgen te maken over uitgebreide, tijdrovende trainingen voor nieuwe contactcenter medewerkers. Onze oplossing voor zakelijk bellen is ontworpen met een gebruiksvriendelijke interface. Als je eenmaal bent opgeschaald, kunnen je nieuwe teamleden snel aan de slag.

Eenvoudiger te Koppelen met je bestaande Tech Stack

Hosted PBX-providers bieden meestal integraties met de meest essentiële zakelijke tools in je technische stack. CloudTalk biedt je bijvoorbeeld één-kliks-integraties met je CRM, verkoopautomatiseringssoftware, business intelligence-tools en nog veel meer.

Waarom is dit zo voordelig?

Koppelingen vereenvoudigen workflows door je verschillende bedrijfsapplicaties op één platform te centraliseren. In plaats van tussen apps te moeten schakelen, heb je toegang tot de functionaliteiten die je nodig hebt op één gemakkelijk toegankelijke plek.

Neem de HubSpot integratie van CloudTalk. Je kunt HubSpot CRM synchroniseren om toegang te krijgen tot klantgegevens-demografie, eerdere aankopen, communicatiegeschiedenis, etc. voor al je inkomende gesprekken, rechtstreeks in CloudTalk. En je kunt rechtstreeks vanuit HubSpot bellen en gebeld worden.

Helpt u uw Tech Stack klaar te maken voor de toekomst

Telefonie netwerken gebaseerd op traditionele hardware infrastructuur (zoals vaste lijnen) beginnen het einde van hun levensduur te bereiken. Ze zijn al vele jaren in gebruik, hebben te lijden onder aanzienlijke slijtage en worden steeds duurder in onderhoud.

Overheden over de hele wereld hebben daarom besloten dat het niet rendabel is om die netwerken te blijven onderhouden. Daarom is het Verenigd Koninkrijk bijvoorbeeld bezig met het uitfaseren van het PSTN, met een volledige uitschakeling gepland voor 2025. Het maakt deel uit van het initiatief van de Britse overheid om volledig over te stappen van analoge naar digitale telefoonlijnen.

En ze zijn niet de enigen. Australië, Nieuw-Zeeland en Denemarken behoren tot de andere landen die plannen hebben om het PSTN uit te faseren. Je loopt dus het risico dat je bedrijfscommunicatie verloopt via verouderde technologie als je vasthoudt aan een traditionele PBX.

Hosted PBX maakt gebruik van moderne VoIP-technologie om bellen via internet mogelijk te maken. Niet alleen dat, maar providers werken hun systemen voortdurend bij om gebruikers te voorzien van de nieuwste functies en de meest gevraagde mogelijkheden.

Het resultaat is dat gehoste PBX-systemen toekomstbestendig zijn en u helpen duurzaamheid, concurrentievermogen en groei op de lange termijn te realiseren.

On-Premise PBX vs. Gehoste PBX

On-premises PBX is een dure, starre oplossing met beperkte belmogelijkheden die moeilijk kan voldoen aan de eisen van de moderne bedrijfsomgeving.

Hosted PBX is kosteneffectief, flexibel en rijk aan geavanceerde functies die samenwerking en klantgerichte communicatie ondersteunen.

Hier is een vergelijking naast elkaar om je de verschillen te laten zien:

Wat te overwegen bij het kiezen van een Hosted PBX-provider

Wat moet je zoeken in een PBX host? Laten we eens kijken naar de belangrijkste dingen waar je rekening mee moet houden als je hosted PBX-providers vergelijkt:

Besteed aandacht aan gesprekskwaliteit

Met zoveel focus op het leveren van snelle, handige belervaringen, is het makkelijk om de gesprekskwaliteit als een bijzaak te beschouwen.

We hebben echter wat onderzoek gedaan naar het belang van gesprekskwaliteit voor bedrijven en ontdekten dat 42% van de klanten de klantenservice van uw bedrijf zal mijden na problemen met de geluidskwaliteit.

En het zijn niet alleen je klanten die kunnen veranderen, het zijn ook je werknemers. Problemen met de geluidskwaliteit leiden werknemers af en frustreren hen. Het verpest hun concentratie en efficiëntie, waardoor ze moeilijker productieve gesprekken kunnen voeren.

Het is zelfs zo dat een slechte gesprekskwaliteit uw bedrijf elk jaar alleen al aan verloren arbeid 6.000.000 dollar kan kosten.

Kies een gehoste PBX-provider die consequent prioriteit geeft aan gesprekskwaliteit. De beste providers hebben een wereldwijd verspreide serverinfrastructuur, bieden live bewaking van de gesprekskwaliteit en nemen maatregelen om een lage latentie te garanderen en downtime tot een minimum te beperken.

Zorg voor een ruime keuze aan zakelijke telefoonnummers

Je hoeft geen fysiek hoofdkantoor in een land te hebben om er lokaal aanwezig te zijn. Je hebt alleen een lokaal telefoonnummer nodig. Maar biedt je hosted PBX-provider lokale en gratis nummers in de landen waar je actief bent?

Zoek naar een provider met een groot aanbod zakelijke telefoonnummers. CloudTalk is momenteel marktleider met telefoonnummers die beschikbaar zijn in meer dan 160 landen.

Ontdek de beschikbare functies en functionaliteiten

Voordat je begint met het vergelijken van providers, moet je een lijst maken van de kenmerken en functionaliteiten die je bedrijf nodig heeft in een gehost PBX-systeem.

Identificeer essentiële functies en nice-to-haves, zodat je kunt controleren of je favorieten de functies hebben die je nodig hebt om je bedrijfsdoelen te bereiken.

En onthoud dat de oplossing met de meeste functies niet noodzakelijkerwijs de beste is. Als je meer betaalt voor een heleboel leuke functies die je nooit zult gebruiken, krijg je niet het meeste waar voor je geld.

Bestudeer prijsplannen en de waarde voor je geld die ze bieden

De meeste aanbieders van gehoste telefooncentrales bieden drie of vier prijsplannen om te voldoen aan verschillende behoeften en budgetten. Ze hebben bijvoorbeeld een PBX voor kleine bedrijven, een PBX voor middelgrote bedrijven en een PBX voor grote ondernemingen, allemaal met verschillende functies.

Doe wat rondkijken om het plan te vinden dat het meeste waar voor je geld biedt.

Kijk verder dan het maandelijkse abonnementsgeld om de waarde op lange termijn te bepalen. Heeft de oplossing functies die de activiteiten stroomlijnen en kosten besparen? Hoe zit het met AI-mogelijkheden die de ervaringen, klantentevredenheid en omzet van klanten verbeteren?

Vergeet niet dat je altijd kunt upgraden of downgraden, afhankelijk van je bedrijfsbehoeften. Evalueer dus alle prijsplannen die worden aangeboden door de provider van je keuze om er zeker van te zijn dat ze je behoeften kunnen ondersteunen terwijl je groeit.

Zoek naar koppelingen met je bestaande bedrijfstools

De meeste gehoste PBX-diensten bieden native koppelingen. Maar dekt uw provider alle essentiële zakelijke tools in uw technologiestapel? Dat is iets wat je wilt weten voordat je in een oplossing investeert.

Neem bijvoorbeeld je CRM. Het is uw krachtigste hulpmiddel voor het beheren van klantgegevens, waarmee u gepersonaliseerde ervaringen kunt bieden gedurende de hele levenscyclus van uw klanten en loyaliteit op grote schaal kunt stimuleren.

Bijna elke bedrijfssector die je maar kunt bedenken heeft een CRM nodig (wat verklaart waarom de wereldwijde CRM-markt 65 miljard dollar waard is). Aanbieders van Hosted PBX-services weten dit, en daarom bieden de beste aanbieders meestal eenvoudige koppelingen met de populairste CRM’s op de markt.

Sommige aanbieders ondersteunen echter alleen integraties met de grootste namen in het spel, zoals Salesforce en HubSpot. Als je geen zin hebt om van CRM te veranderen, ga dan op zoek naar een leverancier die integraties biedt met het CRM dat je al gebruikt. Naast Salesforce en HubSpot ondersteunt CloudTalk integraties met Zoho CRM, Onpipeline CRM, Copper en meer. Bovendien is het ook eenvoudig om Zapier te gebruiken om aangepaste integraties te maken.

Wanneer je de website van een potentiële aanbieder bestudeert, zoek dan naar informatie over hun native integraties en of ze ook API’s aanbieden. Als je rechtstreeks met een leverancier spreekt, vraag dan zeker met welke tools hun oplossing werkt. Of, nog beter, vertel ze zonder welke van je huidige oplossingen je niet kunt.

Denk goed na over beveiliging en betrouwbaarheid

Het is een veel voorkomende misvatting dat cloud PBX-systemen minder veilig zijn dan on-premise alternatieven. Overschakelen naar een cloud-hosted PBX-oplossing kan je gegevens zelfs beter beschermen tegen bedreigingen dan onsite oplossingen – mits je de juiste PBX-dienst kiest.

Gerenommeerde hosted PBX-providers hebben rigide beveiligingsmaatregelen en -protocollen ingebouwd in de kern van hun oplossingen. Controleer of de provider die je kiest robuuste en betrouwbare beveiligingsmaatregelen en -praktijken heeft geïmplementeerd, zoals:

• End-to-end gespreksencryptie.
• Beveiligde gespreksopname.
• Multifactor-authenticatie.
• Beveiligingscertificeringen en compliance, zoals PCI, SOC en STIR/SHAKEN.
• Regelmatige patches en updates.
• Consistente penetratietests en audits.

Vergeet niet de betrouwbaarheid van deze beveiligingsmaatregelen te controleren door geverifieerde klantbeoordelingen te lezen.

Onderzoek de beschikbaarheid en kwaliteit van de geboden ondersteuning

Elke minuut downtime kost uw bedrijf geld. Je wilt er zeker van zijn dat als je een probleem hebt, je erop kunt vertrouwen dat je PBX-hostingprovider beschikbaar en gemakkelijk bereikbaar is.

Controleer dus het ondersteuningsniveau van je provider. Controleren:

• Beschikbaarheid: Biedt je provider 24/5 of 24/7 ondersteuning?
• Kanalen: Kun je ondersteuning krijgen via telefoon, e-mail en/of live chat?
• Reactietijden: Hoe snel kun je ondersteuning krijgen van je provider? Communiceren ze gegarandeerde responstijden voor ondersteuning? De gemiddelde reactietijd van CloudTalk is minder dan een minuut.
• Zelfbedieningshulpmiddelen: Is er een ruime keuze aan gemakkelijk toegankelijke zelfbedieningshulpmiddelen, zoals handleidingen voor het oplossen van problemen, how-to artikelen en veelgestelde vragen?

Kies voor Hosted PBX om productiviteit te verhogen en kosten te verlagen

Wil je overstappen naar de cloud, maar wil je het niet alleen doen? Een cloud-hosted PBX is de perfecte keuze voor bedrijven die kosten willen besparen en alle voordelen van een cloud PBX willen benutten terwijl ze hun productiviteit maximaliseren.

Laat je provider alles regelen, van setup en installatie tot onderhoud en beveiliging. Dit alles terwijl uw werknemers op afstand flexibel kunnen werken, de communicatie wordt verbeterd en de productiviteit wordt verhoogd door koppelingen.

Denk je dat je klaar bent om over te stappen op een gehoste telefooncentrale? Zo ja, waarom bel je ons dan niet?