Wat is een hosted PBX, hoe werkt het en waarom heeft uw bedrijf het nodig?

De traditionele vaste telefoonlijn wordt steeds vaker overbodig – in die mate dat sommige landen deze zelfs volledig uitschakelen. Als reactie hierop zijn veel bedrijven overgestapt op een hosted PBX, waardoor de markt is geëxplodeerd naar €63 miljard. 

En met de overstap naar een hosted PBX profiteren ze van een aantal fantastische voordelen: denk aan kostenbesparingen, flexibiliteit voor werken op afstand en geavanceerde, door AI ondersteunde functies.

Is het dus tijd dat u dit voorbeeld volgt? We leggen u graag uit wat de voordelen van een hosted PBX zijn, zodat u een weloverwogen beslissing kunt nemen.

Belangrijkste inzichten:

• Een hosted PBX is een telefooncentrale voor het beheren van oproepen die extern wordt beheerd door een externe provider. 
• Om hosted PBX-oplossingen te gebruiken, heeft u een provider, een internetverbinding en een apparaat met VoIP-ondersteuning nodig (een telefoon, desktopcomputer, tablet, enz.).
• Een hosted PBX is eenvoudiger in te richten, kostenefficiënter, schaalbaarder en toekomstbestendiger dan een traditioneel alternatief op locatie.
• Bij het kiezen van een hosted PBX-provider moet u rekening houden met de functies, de tarieven, de ondersteuning en hoe eenvoudig de oplossing integreert met uw andere bedrijfstools. 

Wat is een hosted PBX?

Een hosted PBX-oplossing biedt tal van functionaliteiten en voordelen, die we zo meteen zullen bespreken. Maar om te begrijpen wat een hosted PBX is, moet u eerst weten wat een PBX precies is.  

Wat is een Private Branch Exchange (PBX)?

Een Private Branch Exchange is een private telefooncentrale die bedrijven gebruiken om interne en externe oproepen te verbinden en door te schakelen. 

Meerdere gebruikers kunnen op één lijn worden aangesloten en via hun eigen toestelnummer worden doorverbonden. Hierdoor kunt u gratis intern bellen en inkomende oproepen via één telefoonnummer naar de juiste persoon doorschakelen.

PBX-systemen zijn er in drie varianten: traditionele PBX, IP PBX en hosted PBX.

• Traditionele PBX is een systeem op locatie (on-premises) dat verbinding maakt met het openbare telefoonnetwerk (PSTN). Het maakt gebruik van fysieke, analoge telefoonlijnen om spraakgegevens te verzenden. 
• IP PBX, of een digitale PBX, maakt gebruik van VoIP om oproepen via een internetverbinding te verzenden. Dit kan op uw kantoor worden geïnstalleerd of op de locatie van een externe provider, waar het als een hosted IP PBX-dienst wordt aangeboden. 
• En dan zijn er nog de hosted PBX-telefoonsystemen, die we hieronder uitgebreider zullen bespreken.

Wat betekent het als een PBX "hosted" is?

Een hosted PBX – soms ook wel HPBX genoemd – is een virtueel telefoonsysteem dat extern wordt gehost door een externe serviceprovider. Het maakt gebruik van Voice over Internet Protocol (VoIP)-technologie waarmee bedrijven via internet kunnen bellen en gesprekken kunnen beheren. 

Dit betekent in feite dat uw telefoonsysteem zich op een externe locatie bij een serviceprovider bevindt, in plaats van op de fysieke locatie van uw bedrijf.

Het is vergelijkbaar met het concept van  webhosting, waarbij u een server niet op uw eigen kantoor beheert, maar dit uitbesteedt aan een hostingprovider.

De hosted provider is verantwoordelijk voor de installatie, configuratie, het beheer en het onderhoud, wat de bedrijfskosten aanzienlijk verlaagt en de productiviteit verhoogt.

Wat doet een PBX en hoe werkt het?

De basistaak van een PBX is het verbinden, doorschakelen en beheren van interne en externe oproepen. Om deze taak uit te voeren, vertrouwt een hosted PBX-telefoonsysteem op drie hoofdonderdelen: een hosted PBX-provider, een internetverbinding en VoIP-geschikte apparaten.

1. Een hosted PBX-provider
   Een hosted PBX-provider is de dienst die u gebruikt om uw PBX-systeem te "hosten". Met andere woorden, zij slaan al uw apparatuur op in hun eigen datacenters. Ze zorgen voor de complexe, technische aspecten zoals de installatie, de werking en het doorlopende onderhoud. Daarnaast zijn ze verantwoordelijk voor het garanderen van hoogwaardige, veilige en betrouwbare communicatie. 
   
2. Een internetverbinding
   Om gebruik te maken van hosted VoIP PBX-diensten heeft u een betrouwbare, snelle internetverbinding met voldoende bandbreedte nodig. Als uw internetverbinding namelijk onbetrouwbaar of traag is, gaat dit ten koste van de kwaliteit van uw gesprekken en zorgt dit voor frustratie bij uw klanten. 
   
   Gelukkig is uw huidige internetverbinding waarschijnlijk al voldoende. We raden een minimale internetsnelheid van 100 kbps per gebruiker aan.
   
3. VoIP-geschikt apparaat
   Een VoIP-geschikt apparaat is elk apparaat waarmee u via internet kunt bellen. Naast VoIP-bureautelefoons en mobiele telefoons kunt u dus ook uw computer of laptop gebruiken. 

SIP-trunking: een alternatief voor hosted PBX

Als u een traditionele PBX-centrale op locatie gebruikt, maar nog niet klaar bent om volledig over te stappen naar de cloud, kunt u kiezen voor Session Initiation Protocol (SIP)-trunking.

SIP-trunking biedt uw bedrijf VoIP-functionaliteiten en -voordelen, zonder dat u uw volledige PBX op locatie hoeft te vervangen. Hierbij worden uw bestaande analoge telefoonlijnen vervangen door SIP-trunks, wat in feite digitale telefoonlijnen zijn. 

SIP-trunks zetten spraakgegevens (evenals video, e-mail, sms en meer) om in gecomprimeerde digitale pakketjes die via internet naar hun eindbestemming worden verzonden. 

SIP-trunkproviders hosten uw SIP-trunks op hun locatie. Maar in tegenstelling tot een volledig in de cloud gehost PBX-systeem, behoudt en beheert u nog steeds uw eigen PBX-apparatuur. Dit wordt vaak een hybride PBX-systeem of een VoIP-hosted PBX genoemd.

Het opzetten van SIP-trunking is complexer en duurder dan het opzetten van een volledig in de cloud gehost PBX-systeem. 

U moet uw SIP-trunks configureren om samen te werken met uw bestaande PBX. Daarnaast moet u SIP-eindpunten en firewall-traversal instellen en configureren. Daarom wordt SIP-trunking over het algemeen aanbevolen voor grote ondernemingen met complexe telefoonsystemen die geleidelijk willen overstappen op een cloudmigratiestrategie.

De voordelen van een hosted PBX

Wat zijn de voordelen van een hosted PBX in vergelijking met de traditionele variant? We leggen het uit.

Eenvoudiger in te richten en te onderhouden

Om een traditioneel telefoonsysteem op te zetten, moet u een hoop dure apparatuur installeren en configureren. En als er iets kapotgaat of verouderd raakt, moet u zelf de expertise in huis hebben – of inhuren – om dit te repareren of te upgraden. Dit maakt installatie en onderhoud ingewikkeld.

Hosted PBX-providers nemen die zorg weg door al uw installaties, configuraties en onderhoud voor u uit te voeren. In tegenstelling tot een traditionele PBX-centrale, die weken in beslag kan nemen om op te zetten, kan een hosted PBX binnen een paar dagen operationeel zijn. 

Met CloudTalk kunt u bijvoorbeeld uw volledige telefoonsysteem in slechts een paar uur opzetten, waardoor downtime tot een minimum wordt beperkt en de productiviteit wordt verhoogd.

Zorgt voor kostenbesparingen

De opstartkosten zijn doorgaans veel lager als u kiest voor een hosted PBX. Omdat er behalve uw VoIP-telefoons en routers geen infrastructuur op locatie nodig is, kunt u met een beperkt budget profiteren van de voordelen van VoIP. 

Het is niet nodig om IT-teams in te huren om uw hosted PBX-systeem op te zetten en te onderhouden. Bovendien kunnen uw medewerkers gewoon hun eigen telefoons gebruiken. 

Als u kiest voor een traditionele PBX-centrale, kijkt u aan tegen een flinke investering. Alleen al de PBX-servers kunnen duizenden euro's kosten, en dan moet u ook nog rekening houden met de kosten voor installatie, configuratie en onderhoud van al uw apparatuur op locatie.

Natuurlijk hangt de exacte besparing af van uw situatie. Hosted PBX-diensten bieden meestal verschillende abonnementsvormen met uiteenlopende functies aan. De kosten van uw oplossing zijn dus afhankelijk van de behoeften van uw bedrijf.

Bekijk gerust onze uitgebreide gids over de tarieven van zakelijke telefoonsystemen om een beter beeld te krijgen van de verschillende abonnementen per provider. 

Biedt een breder scala aan functies

Om concurrerend te blijven, moeten hosted PBX-diensten hun klanten een optimale belervaring bieden. Daarom bieden hosted oplossingen een scala aan krachtige functies die verder gaan dan de basisfuncties van een traditionele PBX.

Neem bijvoorbeeld de zakelijke belfunctie van CloudTalk. Deze biedt een selectie van AI-gestuurde functies, waaronder Interactive Voice Response (IVR), automatische oproepmeldingen, gesprekstranscriptie en nog veel meer om te voldoen aan de moderne behoeften op het gebied van zakelijke communicatie. 

 Beter geschikt voor hybride werken en werken op afstand

Met een hosted PBX kunnen medewerkers software downloaden op hun computer, laptop of mobiele apparaat thuis. Deze software kan hun apparaat veranderen in een volwaardig zakelijk telefoonsysteem met dezelfde mogelijkheden als VoIP-bureautelefoons. 
Dit betekent dat medewerkers vanaf elke locatie zakelijke gesprekken kunnen voeren en beantwoorden. U kunt zelfs doorschakelingen instellen om ervoor te zorgen dat inkomende oproepen altijd naar het apparaat van een beschikbare medewerker worden geleid, of dat nu hun bureautelefoon of mobiel is.

Aan de andere kant kluistert een traditioneel PBX-systeem medewerkers vrijwel aan hun bureau op kantoor. Dit is dan ook een enorm voordeel van het hosted alternatief als u flexibel werken wilt stimuleren. 

Eenvoudiger aan te passen en op of af te schalen

De verborgen kosten van niet-schaalbare software en hardware kunnen snel oplopen. Omdat een hosted PBX niet afhankelijk is van fysieke infrastructuur, is deze van nature schaalbaarder en reageert deze flexibel op veranderende bedrijfsbehoeften.

Als u bijvoorbeeld tijdens drukke seizoenen gebruikers wilt toevoegen, kan dat zonder dat u dure nieuwe apparatuur hoeft aan te schaffen. En als de vraag afneemt, kunt u weer afschalen zonder dat u zich zorgen hoeft te maken over vaste kosten. 

U kunt ook nieuwe functies toevoegen en nieuwe regels instellen zonder dat u hiervoor een expert hoeft te zijn – of er een moet inhuren. 

Met een oplossing als CloudTalk hoeft u zich bovendien geen zorgen te maken over langdurige, tijdrovende trainingen voor nieuwe medewerkers. Onze zakelijke telefonie-oplossing is ontworpen met een gebruiksvriendelijke interface. Zodra u heeft opgeschaald, kunnen uw nieuwe teamleden snel aan de slag.  

Eenvoudiger te integreren met uw bestaande software

Hosted PBX-providers bieden doorgaans integraties met de belangrijkste zakelijke tools in uw softwarepakket. CloudTalk biedt u bijvoorbeeld integraties met één klik met uw CRM, sales automation software, business intelligence tools en meer. 

Waarom is dit zo voordelig? 

Integraties vereenvoudigen werkstromen door uw verschillende zakelijke toepassingen op één platform te centraliseren. In plaats van te schakelen tussen apps, heeft u toegang tot de functionaliteiten die u nodig heeft op één overzichtelijke plek.

Neem bijvoorbeeld de HubSpot-integratie van CloudTalk. U kunt uw HubSpot CRM synchroniseren om klantgegevens – zoals demografische gegevens, eerdere aankopen en communicatiegeschiedenis – in te zien voor al uw inkomende oproepen, rechtstreeks binnen CloudTalk. Bovendien kunt u rechtstreeks vanuit HubSpot bellen en gebeld worden.

Helpt u uw systemen toekomstbestendig te maken

Telefonienetwerken die zijn gebaseerd op traditionele hardware-infrastructuur (zoals vaste lijnen) beginnen het einde van hun levensduur te naderen. Ze zijn al vele jaren in gebruik, zijn onderhevig aan aanzienlijke slijtage en zijn steeds duurder geworden om te onderhouden. 

Overheden over de hele wereld hebben daarom besloten dat het niet langer kostenefficiënt is om deze netwerken te blijven onderhouden. Daarom faseren landen zoals het Verenigd Koninkrijk bijvoorbeeld het PSTN-netwerk uit, met een volledige uitschakeling gepland voor 2025. Dit maakt deel uit van het initiatief van de Britse overheid om volledig over te stappen van analoge naar digitale telefoonlijnen. 

En zij zijn niet de enigen. Ook Australië, Nieuw-Zeeland en Denemarken behoren tot de landen die een uitfasering van PSTN plannen. U loopt dus het risico dat uw bedrijfscommunicatie op verouderde technologie draait als u vasthoudt aan een traditionele PBX. 

Een hosted PBX maakt gebruik van moderne VoIP-technologie om bellen via internet mogelijk te maken. Bovendien updaten providers hun systemen voortdurend om gebruikers te voorzien van de nieuwste functies en mogelijkheden. 

Hierdoor zijn hosted PBX-systemen toekomstbestendig, wat u helpt om op de lange termijn duurzaamheid, concurrentiekracht en groei te realiseren.

On-premises PBX vs. hosted PBX

Een on-premises PBX is een dure, starre oplossing met beperkte belfunctionaliteiten die moeite heeft om te voldoen aan de eisen van de moderne zakelijke omgeving. 

Een hosted PBX is kostenefficiënt, flexibel en rijk aan geavanceerde functies die samenwerking en klantgerichte communicatie ondersteunen. 

Hier is een directe vergelijking om u te helpen de verschillen te zien:

Waar u op moet letten bij het kiezen van een hosted PBX-provider 

Waar moet u op letten bij een PBX-host? We lopen de belangrijkste punten door waarmee u rekening moet houden bij het vergelijken van hosted PBX-providers:

Let goed op de gesprekskwaliteit

Wanneer de focus zo sterk ligt op het bieden van snelle en soepele gesprekken, schiet de gesprekskwaliteit er al snel bij in. 

We hebben echter onderzoek gedaan naar het belang van gesprekskwaliteit voor bedrijven en ontdekten dat 42% van de klanten de klantenservice van een bedrijf niet meer belt na een ervaring met slechte audiokwaliteit. 

En niet alleen uw klanten lopen hierdoor weg, uw medewerkers ook. Slechte audiokwaliteit leidt af en zorgt voor frustratie. Het verstoort de concentratie en efficiëntie, waardoor het lastiger is om productieve gesprekken te voeren. 

Slechte gesprekskwaliteit kan uw bedrijf zelfs jaarlijks €6.000.000 kosten aan verloren arbeidstijd alleen al.

Kies voor een hosted PBX-provider die structureel prioriteit geeft aan gesprekskwaliteit. De beste providers beschikken over een wereldwijd verspreide serverinfrastructuur, bieden live monitoring van de gesprekskwaliteit en nemen maatregelen om een lage latentie te garanderen en downtime te minimaliseren. 

Zorg voor een ruime keuze aan zakelijke telefoonnummers

U hoeft geen fysiek hoofdkantoor in een land te hebben om daar lokaal actief te zijn. Een lokaal telefoonnummer is al voldoende. Maar biedt uw hosted PBX-provider wel lokale en gratis nummers in de landen waarin u actief bent?

Zoek naar een provider met een ruime beschikbaarheid van zakelijke telefoonnummers. CloudTalk loopt momenteel voorop in de markt met telefoonnummers in meer dan 160 landen.

Ontdek de beschikbare functies en mogelijkheden

Voordat u providers gaat vergelijken, is het handig om een lijst te maken van de functies en mogelijkheden die uw bedrijf nodig heeft in een hosted PBX-systeem. 

Breng de essentiële functies en de extra's in kaart, zodat u kunt controleren of uw favoriete opties de functies bieden die nodig zijn om uw zakelijke doelen te behalen.

En onthoud: de oplossing met de meeste functies is niet automatisch de beste. Als u extra betaalt voor allerlei geavanceerde functies die u toch nooit gebruikt, haalt u niet het maximale uit uw budget. 

Bekijk de tarieven en de prijs-kwaliteitverhouding

De meeste hosted PBX-providers bieden drie of vier abonnementen aan die passen bij verschillende behoeften en budgetten. Ze hebben bijvoorbeeld een PBX-oplossing voor kleine bedrijven, een voor middelgrote bedrijven en een voor grote ondernemingen, elk met andere functies. 

Vergelijk de opties om het abonnement te vinden dat de beste prijs-kwaliteitverhouding biedt. 

Kijk verder dan de maandelijkse abonnementskosten om de waarde op lange termijn te bepalen. Biedt de oplossing functies die processen stroomlijnen en kosten besparen? En hoe zit het met AI-gestuurde mogelijkheden die de klantervaring, tevredenheid en omzet verhogen?

U kunt uw abonnement altijd upgraden of downgraden op basis van uw bedrijfsbehoeften. Evalueer daarom alle tarieven van de gekozen provider om er zeker van te zijn dat deze uw groei kan ondersteunen.

Kijk naar integraties met uw bestaande software

De meeste hosted PBX-diensten bieden standaard integraties. Maar ondersteunt de provider ook alle essentiële software in uw huidige tech-stack? Dat is iets wat u wilt controleren voordat u in een oplossing investeert.

Neem bijvoorbeeld uw CRM-systeem. Dit is uw belangrijkste tool voor het beheren van klantgegevens, waarmee u persoonlijke ervaringen kunt bieden gedurende de hele klantreis en klantloyaliteit kunt opbouwen. 

Vrijwel elke sector heeft een CRM nodig (wat verklaart waarom de wereldwijde CRM-markt een waarde heeft van €65 miljard). Hosted PBX-providers weten dit, en daarom bieden de beste partijen meestal eenvoudige integraties met de meest populaire CRM-systemen op de markt.

Sommige providers ondersteunen echter alleen integraties met de grootste namen, zoals Salesforce en HubSpot. Als u niet wilt overstappen van CRM, zoek dan naar een provider die integreert met uw huidige systeem. Naast Salesforce en HubSpot ondersteunt CloudTalk integraties met onder andere Zoho CRM, Onpipeline CRM en Copper. Bovendien kunt u eenvoudig Zapier gebruiken om aangepaste integraties te maken.

Let bij het bekijken van de website van een potentiële provider op informatie over hun standaard integraties en of ze ook API's aanbieden. Als u rechtstreeks contact opneemt met een provider, vraag dan met welke tools hun oplossing werkt. Of nog beter: geef direct aan welke van uw huidige systemen onmisbaar zijn voor uw bedrijf. 

Sta stil bij beveiliging en betrouwbaarheid

Er wordt vaak onterecht gedacht dat cloud PBX-systemen minder veilig zijn dan on-premise alternatieven. In werkelijkheid kan de overstap naar een cloud-hosted PBX-oplossing uw gegevens juist beter beschermen tegen dreigingen dan een lokale installatie – mits u de juiste PBX-dienst kiest.

Betrouwbare hosted PBX-providers hebben strenge beveiligingsmaatregelen en protocollen ingebouwd in de kern van hun oplossingen. Controleer of de provider die u kiest beschikt over robuuste beveiligingsmaatregelen zoals:

• End-to-end encryptie van gesprekken.
• Veilige gespreksopname.
• Multifactorauthenticatie (MFA).
• Beveiligingscertificeringen en compliance, zoals PCI, SOC en STIR/SHAKEN.
• Regelmatige patches en updates.
• Periodieke penetratietesten en audits.

Vergeet niet om de betrouwbaarheid van deze beveiligingsmaatregelen te controleren door onafhankelijke klantbeoordelingen te lezen.

Kijk goed naar de beschikbare support en de kwaliteit ervan

Elke minuut downtime kost uw bedrijf geld. U wilt er zeker van zijn dat u bij eventuele problemen snel en eenvoudig terechtkunt bij uw PBX-hostingprovider. 

Controleer daarom het niveau van de support. Let hierbij op:

• Beschikbaarheid: Biedt uw provider 24/5 of 24/7 support?
• Kanalen: Kunt u support krijgen via telefoon, e-mail en/of live chat?
• Responstijden: Hoe snel reageert de support? Worden er gegarandeerde responstijden gecommuniceerd? De gemiddelde responstijd van CloudTalk is minder dan een minuut.
• Self-service bronnen: Is er een uitgebreid aanbod aan documentatie beschikbaar, zoals handleidingen voor probleemoplossing, instructieartikelen en veelgestelde vragen (FAQ's)? 

Kies voor een hosted PBX om de productiviteit te verhogen en kosten te verlagen

Wilt u overstappen naar de cloud, maar liever niet alleen? Een cloud-hosted PBX is de perfecte keuze voor bedrijven die kosten willen besparen en willen profiteren van alle voordelen van een cloud PBX, terwijl ze de productiviteit maximaliseren. 

Laat uw provider alles regelen: van de inrichting en installatie tot het onderhoud en de beveiliging. Ondertussen biedt u uw medewerkers de flexibiliteit om op afstand te werken, betere communicatiemogelijkheden en productiviteitsverhogende integraties. 

Bent u klaar om de overstap te maken naar een hosted PBX? Neem dan contact met ons op.