O que é PBX hospedado? Como funciona, benefícios e muito mais
By Lana Fomenko
| 19. julho 2024 |
PBX
By L. FomenkoLana Fomenko
| 19 jul 2024 |
PBX
    By L. FomenkoLana Fomenko
    | 19 jul 2024
    PBX

    O que é PBX hospedado, como ele funciona e por que sua empresa pode precisar dele?

    O telefone fixo tradicional está se tornando cada vez mais obsoleto, a ponto de alguns países estarem desativando-o completamente. Em resposta, muitas empresas migraram para o PBX hospedado, fazendo com que o tamanho do mercado explodisse para US$ 63 bilhões.

    E ao fazer a mudança para o PBX hospedado, eles estão colhendo alguns benefícios muito bons: Por exemplo, economia de custos, flexibilidade remota e recursos avançados e alimentados por IA.

    Então, está na hora de você seguir o exemplo? Deixe-nos apresentar o caso do PBX hospedado para ajudar você a tomar uma decisão informada.

    Principais conclusões:

    • Um PBX hospedado é um sistema telefônico para gerenciar chamadas, que é hospedado fora das instalações da sua empresa por um provedor terceirizado.
    • Para usar as soluções de PBX hospedado, você precisa de um provedor, uma conexão com a Internet e qualquer dispositivo habilitado para VoIP (telefone, computador desktop, tablet etc.).
    • O PBX hospedado é mais fácil de configurar, mais econômico, mais escalável e mais preparado para o futuro do que uma alternativa tradicional no local.
    • Ao escolher um provedor de PBX hospedado, você deve considerar os recursos, os planos de preços, o suporte e a facilidade com que a solução se integra às suas outras ferramentas de negócios.

    O que é PBX hospedado?

    Uma solução de PBX hospedado oferece uma série de funcionalidades e benefícios, que exploraremos em breve. No entanto, para entender o que é PBX hospedado, você deve primeiro entender o que é PBX.

    O que é um PBX (Private Branch Exchange)?

    Um Private Branch Exchange é um sistema telefônico comercial privado que as empresas usam para conectar e rotear chamadas internas e externas.

    Vários usuários podem ser conectados a uma única linha e encaminhados por meio de seus ramais exclusivos. Isso permite que você faça chamadas internas gratuitas e encaminhe as chamadas recebidas para o lugar certo por meio de um único número de telefone.

    Os sistemas PBX são oferecidos em três variedades principais: PBX tradicional, PBX IP e PBX hospedado.

    • O PBX tradicional é um sistema local que se conecta à rede telefônica pública comutada (PSTN). Eles usam linhas telefônicas físicas e analógicas para transmitir dados de voz.
    • O PBX IP, ou PBX digital, usa VoIP para transmitir chamadas por meio de uma conexão com a Internet. Ele pode ser instalado em seu escritório ou no local de um provedor terceirizado, onde é fornecido como um serviço de PBX IP hospedado.
    • Além disso, há os sistemas telefônicos PBX hospedados, que exploraremos com mais detalhes a seguir.

    O que significa um PBX ser “hospedado”?

    Um PBX hospedado – também conhecido como HPBX – é um sistema telefônico virtual hospedado fora do local por um provedor de serviços terceirizado. Ele utiliza a tecnologia VoIP (Voice over Internet Protocol), que permite que as empresas façam e gerenciem chamadas pela Internet.

    Basicamente, isso significa que o seu sistema telefônico é hospedado fora do local por um provedor de serviços, e não no local físico da sua empresa.

    Como funciona o PBX hospedado
    Fonte: Gradwell

    O provedor hospedado é responsável pela instalação, configuração, gerenciamento e manutenção, reduzindo significativamente os custos comerciais e aumentando a produtividade.

    O que o PBX faz e como ele funciona?

    O trabalho fundamental de um PBX é conectar, rotear e gerenciar chamadas internas e externas. Para cumprir esse dever, um sistema telefônico PBX hospedado depende de três componentes principais: Um provedor de PBX hospedado, uma conexão com a Internet e dispositivos habilitados para VoIP.

    1. Um provedor de PBX hospedado
      Um provedor de PBX hospedado é o serviço que você usa para “hospedar” seu sistema PBX. Em outras palavras, eles armazenam todos os seus equipamentos em seus data centers privados. Eles cuidam dos aspectos técnicos complicados, como configuração, operação e manutenção contínua. Além disso, eles são responsáveis por garantir comunicações de alta qualidade, seguras e confiáveis.
    2. Uma conexão com a Internet
      Para usar os serviços de PBX VoIP hospedado, você precisa de uma conexão de Internet confiável e de alta velocidade com bastante largura de banda. Por quê? Porque se a sua conexão com a Internet não for confiável ou for lenta, isso reduzirá a qualidade das suas chamadas e frustrará seus clientes.

      Felizmente, a conexão com a Internet que você já tem deve ser boa o suficiente. Recomendamos uma velocidade mínima de Internet de 100 kbps por usuário.
    3. Dispositivo habilitado para VoIP
      Um dispositivo habilitado para VoIP é qualquer dispositivo que permita que você faça chamadas pela Internet. Portanto, além dos telefones de mesa e mobile VoIP, você também pode usar seu desktop ou laptop.

    SIP Trunking: Uma alternativa ao PBX hospedado

    Se você estiver usando um sistema PBX tradicional no local, mas não se sentir pronto para fazer a transição completa para a nuvem, poderá recorrer ao entroncamento do Protocolo de Iniciação de Sessão (SIP).

    O entroncamento SIP oferece à sua empresa recursos e benefícios de VoIP, sem a necessidade de reformular todo o PBX local. Isso envolve a substituição de suas linhas telefônicas analógicas existentes por troncos SIP, que são essencialmente linhas telefônicas digitais.

    Os troncos SIP convertem dados de voz (bem como vídeo, e-mail, SMS e outros) em pacotes digitais condensados que são enviados ao seu destino final pela Internet.

    Os provedores de troncos SIP hospedam seus troncos SIP em suas instalações. Mas, ao contrário de um sistema PBX totalmente hospedado na nuvem, você ainda mantém e gerencia seu equipamento PBX existente. Isso geralmente é chamado de sistema PBX híbrido ou PBX hospedado em VoIP.

    A configuração do entroncamento SIP é mais complexa e cara do que a configuração de um sistema PBX totalmente hospedado na nuvem.

    Você precisará configurar os troncos SIP para que funcionem com o PBX existente. Além disso, você precisa definir e configurar endpoints SIP e a passagem pelo firewall. Portanto, o entroncamento SIP é geralmente recomendado para empresas com sistemas telefônicos complexos que desejam facilitar a migração para a nuvem.

    Os benefícios do PBX hospedado

    Quais são os benefícios do PBX hospedado em comparação com seu equivalente tradicional? Vamos discutir.

    É mais fácil de configurar e manter

    Para configurar um sistema telefônico tradicional, você precisa instalar e configurar uma série de equipamentos caros. E, se algo quebrar ou ficar desatualizado, você precisa ter – ou contratar – o conhecimento para upgrade ou atualizá-lo. Isso torna a configuração e a manutenção complicadas.

    Os provedores de PBX hospedado eliminam esse estresse, pois cuidam de toda a instalação, configuração e manutenção para você. Ao contrário de um sistema PBX tradicional, que pode levar semanas para ser configurado, um PBX hospedado pode estar pronto e funcionando em questão de dias.

    Com o CloudTalk, por exemplo, você pode configurar todo o seu sistema telefônico em apenas algumas horas, minimizando o tempo de inatividade e aumentando a produtividade.

    Proporciona economia de custos

    Os custos iniciais normalmente são muito menores se você optar pelo PBX hospedado. Como não é necessária nenhuma infraestrutura no local além dos telefones e roteadores VoIP, você pode aproveitar os benefícios do VoIP com um orçamento apertado.

    Não há necessidade de contratar equipes de TI para configurar e manter seu sistema PBX hospedado. Além disso, seus funcionários podem até usar seus próprios telefones.

    Se você optar por um sistema PBX tradicional, terá que fazer um investimento alto. Os servidores PBX sozinhos podem custar milhares de dólares, e você precisa considerar os custos de instalação, configuração e manutenção de todos os seus equipamentos locais.

    É claro que a economia exata de custos que você está procurando pode variar. Em geral, os serviços de PBX hospedado oferecem pacotes de assinatura em níveis que incluem diferentes recursos. Portanto, o custo da sua solução dependerá das necessidades da sua empresa.

    Por que você não dá uma olhada em nosso guia detalhado sobre preços de sistemas telefônicos comerciais para ter uma ideia melhor de como os planos de preços variam entre os fornecedores?

    Oferece uma gama maior de recursos

    Se quiserem se manter competitivos, os serviços de PBX hospedado precisam oferecer aos clientes experiências de chamadas otimizadas. Portanto, as soluções hospedadas oferecem uma gama de recursos avançados que vão além das funcionalidades básicas de chamadas fornecidas pelo PBX tradicional.

    Veja a solução de chamadas comerciais da CloudTalk. Ele oferece uma seleção de recursos com tecnologia de IA, incluindo resposta interativa de voz (IVR), notificações automáticas de chamadas, transcrição de chamadas e muito mais para atender às necessidades modernas de comunicação empresarial.

    12 recursos que você deve procurar ao escolher seu software de call center

    Mais adequado ao trabalho remoto e híbrido

    Os provedores de PBX hospedado permitem que os funcionários façam download de um software em seu desktop, laptop ou dispositivo mobile. Esse software pode transformar o dispositivo remoto em um sistema telefônico comercial completo com os mesmos recursos dos telefones de mesa VoIP.
    Isso significa que os funcionários podem fazer e atender chamadas de trabalho de qualquer lugar. Você pode até mesmo configurar transferências de chamadas para garantir que as chamadas recebidas sejam sempre encaminhadas para o dispositivo de um funcionário disponível, seja o telefone de mesa ou o mobile.

    Por outro lado, um sistema PBX tradicional praticamente prende os funcionários às suas mesas de escritório. Portanto, esse é um grande benefício da alternativa hospedada se você quiser capacitar o trabalho remoto e híbrido.

    Mais fácil de personalizar e escalar para cima e para baixo

    Os custos ocultos de software e hardware não escalonáveis podem se acumular rapidamente. Como o PBX hospedado não depende de uma infraestrutura física rígida, ele é inerentemente mais escalável e responde bem às necessidades comerciais flutuantes.

    Por exemplo, se você precisar adicionar usuários durante as temporadas de pico, poderá fazer isso sem comprar novos equipamentos caros. E, se a demanda diminuir, você pode reduzir a escala novamente sem se preocupar com custos indiretos.

    Você também pode adicionar novos recursos e definir novas regras sem precisar ser um especialista – ou contratar um.

    Com uma solução como o CloudTalk, você também não precisa se preocupar com treinamentos extensos e demorados para novos agentes. Nossa solução de chamadas comerciais foi projetada com uma interface fácil de usar. Depois que você tiver aumentado a escala, os novos membros da equipe poderão começar a trabalhar rapidamente.

    Mais simples de integrar com sua pilha de tecnologia existente

    Normalmente, os provedores de PBX hospedado oferecem integrações com as ferramentas comerciais mais importantes da sua pilha de tecnologia. Por exemplo, o CloudTalk oferece a você integrações de um clique com seu CRM, software de automação de vendas, ferramentas de business intelligence e muito mais.

    Por que isso é tão vantajoso?

    As integrações simplificam os fluxos de trabalho, centralizando os diferentes aplicativos de negócios em uma única plataforma. Em vez de alternar entre aplicativos, você pode acessar as funcionalidades de que precisa em um único local de fácil acesso.

    Veja a integração do CloudTalk com o HubSpot. Você pode sincronizar o HubSpot CRM para acessar os dados do cliente – dados demográficos, compras anteriores, histórico de comunicação etc. – para todas as chamadas recebidas, diretamente no CloudTalk. Além disso, você pode fazer e receber chamadas diretamente no HubSpot.

    Ajuda você a preparar sua pilha de tecnologia para o futuro

    As redes de telefonia baseadas em infraestrutura de hardware tradicional (como telefones fixos) estão começando a chegar ao fim de sua vida útil. Eles estão em operação há muitos anos, sofrem desgaste considerável e sua manutenção está cada vez mais cara.

    Portanto, os governos de todo o mundo decidiram que não é econômico continuar mantendo essas redes. É por isso que o Reino Unido, por exemplo, está eliminando gradualmente a PSTN com um desligamento completo programado para 2025. Isso faz parte da iniciativa do governo do Reino Unido de fazer a transição completa das linhas telefônicas analógicas para as digitais.

    E eles não são os únicos. A Austrália, a Nova Zelândia e a Dinamarca estão entre os outros países que planejam uma eliminação gradual da PSTN. Portanto, você corre o risco de utilizar tecnologia obsoleta nas comunicações da sua empresa se continuar com o PBX tradicional.

    O PBX hospedado usa a moderna tecnologia VoIP para permitir chamadas baseadas na Internet. Além disso, os provedores atualizam continuamente seus sistemas para oferecer aos usuários os recursos mais recentes e os recursos mais procurados.

    Como resultado, os sistemas PBX hospedados são preparados para o futuro, ajudando você a obter sustentabilidade, competitividade e crescimento a longo prazo.

    PBX no local vs. PBX hospedado

    O PBX local é uma solução cara e rígida, com recursos limitados de chamadas, que não consegue atender às demandas do ambiente empresarial moderno.

    O PBX hospedado é econômico, flexível e rico em recursos avançados que oferecem suporte a comunicações colaborativas e focadas no cliente.

    Aqui está uma comparação lado a lado para ajudar você a ver as diferenças:

    Custos iniciais

    Altos custos iniciais – você precisa comprar equipamentos caros e contratar pessoal para instalar e configurar o sistema.

    Baixo custo inicial – tudo o que você precisa comprar antecipadamente são os dispositivos compatíveis.

    Custos de longo prazo

    A manutenção do PBX local é cara e você tende a pagar altas tarifas de chamadas de longa distância.

    O PBX hospedado não cobra taxas de manutenção – tudo é feito pelo provedor. Tudo o que você paga é uma taxa de assinatura mensal.

    Recursos

    Você só obtém recursos básicos de chamada.

    Você pode aproveitar os recursos avançados de chamada.

    Integrações

    Incrivelmente difícil – muitas vezes impossível – de integrar com seus outros sistemas.

    Você pode integrar sua solução de PBX hospedado a uma ampla gama de ferramentas de negócios.

    Mais adequado para

    Grandes empresas com infraestruturas incrivelmente complexas.

    Pequenas, médias e grandes empresas.

    Escalabilidade

    Difícil de dimensionar sem aumentar seus custos mensais.

    Fácil de aumentar e diminuir a escala sem incorrer em despesas elevadas.

    O que você deve considerar ao escolher um provedor de PBX hospedado

    O que você deve procurar em um host de PBX? Vamos examinar os principais aspectos a serem considerados quando você estiver comparando provedores de PBX hospedado:

    Preste atenção à qualidade da chamada

    Com tanto foco no fornecimento de experiências de chamadas rápidas e convenientes, é fácil que a qualidade da chamada seja deixada de lado.

    No entanto, fizemos algumas pesquisas sobre a importância da qualidade das chamadas para as empresas e descobrimos que 42% dos clientes evitarão ligar para o suporte ao cliente da sua empresa depois de terem problemas com a qualidade do áudio.

    E não são apenas os seus clientes que podem churn, mas também os seus funcionários. Os problemas de qualidade de áudio distraem e frustram os funcionários. Isso prejudica sua concentração e eficiência, dificultando conversas produtivas.

    Na verdade, a má qualidade das chamadas pode estar custando à sua empresa US$ 6.000.000 por ano somente em mão de obra perdida.

    FIXO SIB infográficos custos trabalhistas perdidos

    Escolha um provedor de PBX hospedado que priorize consistentemente a qualidade das chamadas. Os melhores provedores devem ter uma infraestrutura de servidor distribuída globalmente, oferecer monitoramento da qualidade das chamadas ao vivo e tomar medidas para garantir baixa latência e minimizar o tempo de inatividade.

    Certifique-se de que você tenha uma ampla variedade de números de telefone comerciais

    Você não precisa ter uma sede física em um país para estabelecer uma presença local lá. Tudo o que você precisa é de um número de telefone local. Mas o seu provedor de PBX hospedado oferece números locais e gratuitos nos países em que você opera?

    Procure um provedor com uma ampla disponibilidade de números de telefone comerciais. Atualmente, a CloudTalk lidera o mercado com números de telefone disponíveis em mais de 160 países.

    Explore os recursos e as funcionalidades disponíveis

    Antes de começar a comparar os provedores, faça uma lista dos recursos e das funcionalidades de que sua empresa precisa em um sistema PBX hospedado.

    Identifique os recursos essenciais e os que são bons de se ter, para que você possa verificar se os seus favoritos têm os recursos de que você precisa para atender às suas metas de negócios.

    E lembre-se de que a solução com o maior número de recursos não é necessariamente a melhor. Se você estiver pagando mais por um monte de recursos sofisticados que nunca usará, não obterá o melhor retorno sobre o investimento.

    Examine os planos de preços e a relação custo-benefício que eles oferecem

    A maioria dos provedores de PBX hospedado oferece três ou quatro planos de preços para atender a diferentes necessidades e orçamentos. Por exemplo, eles podem ter um PBX para uso em pequenas empresas, um PBX para empresas de médio porte e um PBX para grandes empresas, todos com recursos diferentes.

    Faça algumas compras para encontrar o plano que ofereça a melhor relação custo-benefício.

    Olhe além da taxa de assinatura mensal para determinar o valor a longo prazo. A solução tem recursos que simplificarão as operações e reduzirão os custos? O que você acha dos recursos baseados em IA que melhoram a experiência, a satisfação e a receita do cliente?

    Lembre-se de que você sempre pode fazer upgrade ou downgrade, dependendo das necessidades da sua empresa. Portanto, avalie todos os planos de preços oferecidos pelo provedor escolhido para garantir que ele possa atender às suas necessidades à medida que você cresce.

    Procure integrações com suas ferramentas de negócios existentes

    A maioria dos serviços de PBX hospedado oferece integrações nativas. Mas será que o seu provedor cobre todas as ferramentas essenciais de negócios em sua pilha de tecnologia? Isso é algo que você deve descobrir antes de investir em uma solução.

    Veja seu CRM, por exemplo. É a sua ferramenta mais poderosa para gerenciar dados de clientes, permitindo que você ofereça experiências personalizadas em todo o ciclo de vida do cliente e promova a fidelidade em escala.

    Quase todos os setores de negócios que você possa imaginar precisam de um CRM (o que explica por que o mercado global de CRM vale US$ 65 bilhões). Os provedores de serviços de PBX hospedado sabem disso, e é por isso que os melhores deles geralmente oferecem integrações fáceis com os CRMs mais populares do mercado.

    Fonte: Grand View Research

    Dito isso, alguns provedores só oferecem suporte a integrações com os maiores nomes do mercado, como Salesforce e HubSpot. Se você não quiser trocar seu CRM, procure um provedor que ofereça integrações com o CRM que você já usa. Além do Salesforce e da HubSpot, o CloudTalk oferece suporte a integrações com Zoho CRM, Onpipeline CRM, Copper e muito mais. Além disso, também é fácil usar o Zapier para criar integrações personalizadas.

    Ao estudar o site de um provedor em potencial, procure informações sobre suas integrações nativas e se ele também oferece APIs. Se você falar diretamente com um provedor, não deixe de perguntar com quais ferramentas a solução dele funciona. Ou, melhor ainda, diga a eles quais das suas soluções atuais você não pode dispensar.

    Pense com cuidado na segurança e na confiabilidade

    É um equívoco comum pensar que os sistemas de PBX na nuvem são menos seguros do que as alternativas locais. Na verdade, a mudança para uma solução de PBX hospedada na nuvem pode proteger seus dados contra ameaças melhor do que as soluções locais – desde que você escolha o serviço de PBX correto.

    Os provedores de PBX hospedado de boa reputação têm medidas e protocolos de segurança rígidos incorporados ao núcleo de suas soluções. Verifique se o provedor que você escolheu implementou medidas e práticas de segurança robustas e confiáveis, como:

    • Criptografia de chamadas de ponta a ponta.
    • Gravação segura de chamadas.
    • Autenticação multifatorial.
    • Certificações de segurança e conformidade, como PCI, SOC e STIR/SHAKEN.
    • Patches e atualizações regulares.
    • Testes de penetração e auditoria consistentes.

    Não se esqueça de verificar a confiabilidade dessas medidas de segurança lendo as avaliações verificadas dos clientes.

    Explore a disponibilidade e a qualidade do suporte oferecido

    Cada minuto de tempo de inatividade custa dinheiro para sua empresa. Você quer ter certeza de que, se tiver um problema, poderá contar com seu provedor de hospedagem de PBX para estar disponível e facilmente acessível.

    Portanto, verifique o nível de suporte oferecido pelo seu provedor. Verificar:

    • Disponibilidade: Seu provedor oferece suporte 24 horas por dia, 5 dias por semana ou 24 horas por semana?
    • Canais: Você pode receber suporte por telefone, e-mail e/ou chat ao vivo?
    • Tempos de resposta: Com que rapidez você pode receber suporte do seu provedor? Eles comunicam algum tempo de resposta garantido para o suporte? O tempo médio de resposta do CloudTalk é inferior a um minuto.
    • Recursos de autoatendimento: Há uma ampla seleção de recursos de autoatendimento prontamente acessíveis, como guias de solução de problemas, artigos de instruções e perguntas frequentes?

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    Escolha o PBX hospedado para aumentar a produtividade e reduzir os custos

    Você deseja fazer a transição para a nuvem, mas não quer fazer isso sozinho? Um PBX hospedado na nuvem é a escolha perfeita para empresas que desejam cortar custos e aproveitar todos os benefícios do PBX na nuvem e, ao mesmo tempo, maximizar a produtividade.

    Deixe que seu provedor cuide de tudo, desde a configuração e a instalação até a manutenção e a segurança. Tudo isso enquanto você capacita seus funcionários com flexibilidade de trabalho remoto, comunicação aprimorada e integrações que aumentam a produtividade.

    Então, você acha que está pronto para fazer a mudança para um PBX hospedado? Se for o caso, por que você não entra em contato conosco?

    O que você achou deste artigo?

    Qual é a diferença entre PBX e VoIP?

    PBX significa Private Branch Exchange (Troca de ramal privado) e descreve a rede telefônica usada por uma organização.

    VoIP significa Voice over Internet Protocol e é a tecnologia que permite que você faça chamadas pela Internet. Um PBX tradicional usa linhas telefônicas analógicas, enquanto um PBX hospedado usa VoIP para facilitar as chamadas baseadas na Internet.

    Confira este recurso de comparação entre PBX hospedado e VoIP para saber se você deseja um sistema telefônico comercial hospedado completo ou uma solução mais simples, somente VoIP.

    Como posso saber se devo mudar para um PBX hospedado?

    Se o seu sistema telefônico atual estiver com dificuldades para atender às crescentes demandas ou se os custos de manutenção e upgrade do PBX estiverem consumindo a maior parte do seu orçamento, talvez seja a hora de procurar uma solução de PBX hospedado.

    Da mesma forma, se você estiver com dificuldades para acomodar o trabalho remoto ou se seus sistemas em silos estiverem causando problemas de produtividade, um PBX empresarial hospedado pode ser o caminho a seguir.

    Que equipamentos são necessários para o PBX hospedado?

    Uma conexão com a Internet e dispositivos habilitados para VoIP são tudo o que você precisa se optar por um serviço de VoIP PBX hospedado.