O Que É PBX Cloud, Como Funciona e Por Que Sua Empresa Precisa Dele?

O telefone fixo tradicional está se tornando cada vez mais obsoleto — a ponto de alguns países estarem desativando essa tecnologia completamente. Em resposta, muitas empresas migraram para o PBX cloud, fazendo com que o tamanho desse mercado explodisse para $63 bilhões. 

E ao fazer a transição para o PBX cloud, elas estão colhendo ótimos benefícios: economia de custos, flexibilidade para trabalho remoto e recursos avançados baseados em IA, por exemplo.

Então, será que chegou a hora de você fazer o mesmo? Vamos apresentar os argumentos a favor do PBX cloud para ajudar você a tomar uma decisão informada.

Principais Conclusões:

• Um PBX cloud é um sistema telefônico para gerenciar chamadas que é hospedado fora das instalações da sua empresa por um provedor terceirizado. 
• Para usar soluções de PBX cloud, você precisa de um provedor, uma conexão de internet e qualquer dispositivo habilitado para VoIP (um telefone, computador, tablet, etc.).
• O PBX cloud é mais fácil de configurar, mais econômico, mais escalável e mais preparado para o futuro do que uma alternativa tradicional local (on-premises).
• Ao escolher um provedor de PBX cloud, você deve considerar os recursos, os planos de preços, o suporte e a facilidade de integração da solução com as suas outras ferramentas de negócios. 

O Que É PBX Cloud?

Uma solução de PBX cloud oferece uma série de funcionalidades e benefícios que exploraremos em breve. Primeiro, no entanto, para entender o que é PBX cloud, você precisa compreender o que é um PBX.  

O Que É um PBX (Private Branch Exchange)?

Um PBX (Central Privada de Comutação Telefônica) é um sistema telefônico empresarial privado que as empresas usam para conectar e rotear chamadas internas e externas. 

Vários usuários podem ser conectados a uma única linha e direcionados por meio de seus ramais exclusivos. Isso permite que você faça chamadas internas gratuitas e direcione chamadas recebidas para o lugar certo através de um único número de telefone.

Os sistemas PBX vêm em três variedades principais: PBX tradicional, IP PBX e PBX cloud.

• O PBX Tradicional é um sistema local que se conecta à rede telefônica pública comutada (PSTN). Ele usa linhas telefônicas físicas e analógicas para transmitir dados de voz. 
• O IP PBX, ou PBX digital, usa VoIP para transmitir chamadas através de uma conexão de internet. Ele pode ser instalado no seu escritório ou nas instalações de um provedor parceiro, onde é entregue como um serviço de IP PBX hospedado. 
• E depois há os sistemas de telefone PBX cloud, que exploraremos em mais detalhes abaixo.

O Que Significa um PBX Ser “Hospedado” ou “na Nuvem”?

Um PBX cloud — também conhecido como PBX hospedado — é um sistema de telefone virtual hospedado fora do local por um provedor de serviços terceirizado. Ele utiliza a tecnologia de Voz sobre IP (VoIP), que permite às empresas fazer e gerenciar chamadas pela internet. 

Isso basicamente significa que seu sistema telefônico fica alojado fora da sua empresa por um provedor de serviços, em vez de ficar na localização física do seu negócio.

É semelhante ao conceito de hospedagem de sites, onde, em vez de gerenciar um servidor no seu escritório, você delega essa tarefa a um provedor de hospedagem.

O provedor de hospedagem é responsável pela instalação, configuração, gerenciamento e manutenção, reduzindo significativamente os custos da empresa e aumentando a produtividade.

O Que o PBX Faz e Como Ele Funciona?

A função fundamental de um PBX é conectar, rotear e gerenciar chamadas internas e externas. Para cumprir essa tarefa, um sistema telefônico PBX cloud depende de três componentes principais: um provedor de PBX cloud, uma conexão de internet e dispositivos habilitados para VoIP.

1. Um Provedor de PBX Cloud
   Um provedor de PBX cloud é o serviço que você usa para “hospedar” seu sistema PBX. Em outras palavras, eles armazenam todos os seus equipamentos em seus data centers privados. Eles cuidam da parte técnica e complicada, como configuração, operação e manutenção contínua. E são responsáveis por garantir comunicações seguras, confiáveis e de alta qualidade. 
   
2. Uma Conexão de Internet
   Para usar serviços de PBX VoIP cloud, você precisa de uma conexão de internet confiável e de alta velocidade com bastante largura de banda. Por quê? Porque se sua conexão de internet for instável ou lenta, isso reduzirá a qualidade das suas chamadas e frustrará seus clientes. 
   
   Felizmente, a conexão de internet que você já possui deve ser suficiente. Recomendamos uma velocidade mínima de internet de 100 kbps por usuário.
   
3. Dispositivo Habilitado para VoIP
   Um dispositivo habilitado para VoIP é qualquer aparelho que permite fazer chamadas pela internet. Assim, além de telefones IP de mesa e celulares, você também pode usar seu computador de mesa ou notebook. 

SIP Trunking: Uma Alternativa ao PBX Cloud

Se você está usando um sistema PBX tradicional local, mas não se sente pronto para fazer a transição completa para a nuvem, você pode recorrer ao SIP trunking.

O SIP trunking oferece recursos e benefícios de VoIP para a sua empresa sem a necessidade de reformular todo o seu PBX local. Ele consiste em substituir suas linhas telefônicas analógicas existentes por troncos SIP, que são basicamente linhas telefônicas digitais. 

Os troncos SIP convertem dados de voz (assim como vídeo, e-mail, SMS e mais) em pacotes digitais compactados que são enviados ao seu destino final pela internet. 

Os provedores de SIP trunk hospedam seus troncos SIP em suas próprias instalações. Mas, ao contrário de um sistema PBX totalmente hospedado na nuvem, você ainda mantém e gerencia seus equipamentos de PBX existentes. Isso é frequentemente chamado de sistema PBX híbrido ou PBX hospedado em VoIP.

Configurar o SIP trunking é mais complexo e caro do que configurar um sistema PBX totalmente na nuvem. 

Você precisará configurar seus troncos SIP para funcionar com seu PBX existente. E também precisa configurar os endpoints SIP e a travessia de firewall. Portanto, o SIP trunking é geralmente recomendado para empresas de grande porte com sistemas de telefonia complexos que buscam fazer uma transição gradual em sua estratégia de migração para a nuvem.

Os Benefícios do PBX Cloud

Quais são os benefícios do PBX cloud em comparação com a sua contraparte tradicional? Vamos discutir a seguir.

É Mais Fácil de Configurar e Manter

Para configurar um sistema telefônico tradicional, você precisa instalar e configurar uma série de equipamentos caros. E, se algo quebrar ou ficar desatualizado, você precisa ter — ou contratar — profissionais especializados para consertar ou atualizar. Isso torna a configuração e a manutenção complexas.

Os provedores de PBX cloud eliminam esse estresse lidando com toda a configuração, personalizações e manutenção para você. Ao contrário de um sistema PBX tradicional, que pode levar semanas para ser configurado, um PBX cloud pode estar funcionando em questão de dias. 

Com a CloudTalk, por exemplo, você pode configurar todo o seu sistema telefônico em apenas algumas horas, minimizando o tempo de inatividade e aumentando a produtividade.

Proporciona Economia de Custos

Os custos iniciais costumam ser muito menores se você optar pelo PBX cloud. Sem a necessidade de infraestrutura local, além dos seus telefones VoIP e roteadores, você pode aproveitar os benefícios do VoIP mesmo com um orçamento limitado. 

Não há necessidade de contratar equipes de TI para configurar e manter seu sistema de PBX cloud. E seus funcionários podem até usar seus próprios celulares. 

Se você optar por um sistema PBX tradicional, precisará fazer um investimento pesado. Apenas os servidores PBX podem custar milhares de dólares, sem contar os custos de instalação, configuração e manutenção de todos os equipamentos locais.

Claro, a economia exata de custos vai variar. Os serviços de PBX cloud geralmente oferecem pacotes de assinatura em planos que incluem diferentes recursos. Portanto, o custo da sua solução dependerá das necessidades do seu negócio.

Que tal dar uma olhada no nosso guia detalhado sobre preços de sistemas telefônicos comerciais para entender melhor como os planos variam entre os provedores? 

Oferece uma Gama Maior de Recursos

Para se manterem competitivos, os serviços de PBX cloud precisam oferecer aos seus clientes experiências de chamada otimizadas. Por isso, as soluções na nuvem oferecem uma variedade de recursos poderosos que vão muito além das funcionalidades básicas de chamadas fornecidas pelo PBX tradicional.

Veja a solução de chamadas empresariais da CloudTalk, por exemplo. Ela oferece uma seleção de recursos baseados em IA, incluindo Resposta Audível Interativa (URA), notificações automáticas de chamadas, transcrição de chamadas e muito mais para atender às necessidades de comunicação das empresas modernas. 

 Melhor Adaptado para o Trabalho Remoto e Híbrido

Os provedores de PBX cloud permitem que os funcionários instalem um software em seus computadores, notebooks ou dispositivos móveis em casa. Esse software pode transformar o dispositivo remoto em um sistema telefônico empresarial completo, com os mesmos recursos dos telefones IP de mesa. 
Isso significa que os funcionários podem fazer e atender chamadas de trabalho de qualquer local. Você pode até configurar transferências de chamadas para garantir que as chamadas recebidas sejam sempre direcionadas para o dispositivo de um funcionário disponível, seja ele o telefone de mesa ou o celular.

Por outro lado, um sistema PBX tradicional praticamente prende os funcionários às suas mesas de escritório. Portanto, este é um enorme benefício da alternativa em nuvem se você deseja incentivar o trabalho remoto e híbrido. 

Mais Fácil de Customizar e Escalar

Os custos ocultos de softwares e hardwares não escaláveis podem aumentar rapidamente. Como o PBX cloud não depende de uma infraestrutura física rígida, ele é inerentemente mais escalável e responde muito bem às mudanças nas necessidades de negócios.

Por exemplo, se você precisar adicionar usuários durante as temporadas de pico, poderá fazer isso sem comprar novos equipamentos caros. E, se a demanda diminuir, poderá reduzir a escala novamente sem se preocupar com custos fixos. 

Você também pode adicionar novos recursos e definir novas regras sem precisar ser um especialista — ou contratar um. 

Com uma solução como a CloudTalk, você também não precisa se preocupar com treinamentos longos e demorados para novos agentes. Nossa solução de chamadas empresariais foi projetada com uma interface intuitiva. Depois de expandir sua equipe, os novos membros podem começar rapidamente.  

Mais Simples de Integrar com Suas Ferramentas Atuais

Os provedores de PBX cloud normalmente oferecem integrações com as ferramentas de negócios mais essenciais da sua empresa. Por exemplo, a CloudTalk oferece integrações com um clique com seu CRM, software de automação de vendas, ferramentas de business intelligence e muito mais. 

Por que isso é tão vantajoso? 

As integrações simplificam os fluxos de trabalho ao centralizar suas diferentes aplicações de negócios em uma única plataforma. Em vez de alternar entre aplicativos, você pode acessar as funcionalidades de que precisa em um único lugar de fácil acesso.

Veja a integração da CloudTalk com o HubSpot. Você pode sincronizar o CRM do HubSpot para acessar dados de clientes — dados demográficos, histórico de compras, histórico de comunicações, etc. — em todas as chamadas recebidas, diretamente dentro da CloudTalk. E também pode fazer e receber chamadas diretamente no HubSpot.

Ajuda Você a Preparar Suas Ferramentas para o Futuro

As redes de telefonia baseadas em infraestrutura de hardware tradicional (como linhas fixas) estão começando a chegar ao fim de suas vidas úteis. Elas estão em operação há muitos anos, sofrem com desgaste considerável e se tornaram cada vez mais caras de manter. 

Por isso, governos ao redor do mundo decidiram que não é viável continuar mantendo essas redes. É por isso que o Reino Unido, por exemplo, está desativando gradualmente a rede PSTN com um desligamento completo programado para 2025. Isso faz parte da iniciativa do governo do Reino Unido para fazer a transição completa das linhas telefônicas analógicas para as digitais. 

E eles não são os únicos. Austrália, Nova Zelândia e Dinamarca estão entre os outros países que planejam desativar a PSTN. Portanto, você corre o risco de manter as comunicações do seu negócio em uma tecnologia obsoleta se continuar com o PBX tradicional. 

O PBX cloud usa a tecnologia VoIP moderna para permitir chamadas pela internet. Além disso, os provedores atualizam continuamente seus sistemas para oferecer aos usuários os recursos mais recentes e capacidades sob demanda. 

Como resultado, os sistemas de PBX cloud estão preparados para o futuro, ajudando você a alcançar sustentabilidade, competitividade e crescimento a longo prazo.

PBX Local (On-Premises) vs. PBX Cloud

O PBX local é uma solução cara e rígida, com recursos de chamadas limitados e que tem dificuldades para atender às demandas do ambiente de negócios moderno. 

O PBX cloud é econômico, flexível e repleto de recursos avançados que apoiam comunicações colaborativas e focadas no cliente. 

Aqui está uma comparação lado a lado para ajudar você a ver as diferenças:

O Que Considerar ao Escolher um Provedor de PBX Cloud 

O que você deve buscar em um provedor de PBX? Vamos analisar os pontos fundamentais a serem considerados ao comparar as opções do mercado:

Preste Atenção na Qualidade da Chamada

Com tanto foco em oferecer experiências de chamada rápidas e convenientes, é fácil deixar a qualidade da chamada em segundo plano. 

No entanto, investigamos a importância da qualidade da chamada para as empresas e descobrimos que 42% dos clientes deixam de ligar para o suporte de uma empresa após passarem por problemas de qualidade de áudio. 

E não são apenas os seus clientes que podem ir embora, seus colaboradores também. Problemas de qualidade de áudio distraem e frustram a equipe. Isso destrói a concentração e a eficiência, tornando mais difícil ter conversas produtivas. 

Na verdade, a baixa qualidade das chamadas pode estar custando à sua empresa $6.000.000 por ano apenas em perda de produtividade.

Escolha um provedor de PBX hospedado que priorize constantemente a qualidade das chamadas. Os melhores provedores devem ter uma infraestrutura de servidores distribuída globalmente, oferecer monitoramento de qualidade de chamadas em tempo real e tomar medidas para garantir baixa latência e minimizar o tempo de inatividade. 

Certifique-Se de Ter uma Ampla Escolha de Números de Telefone Comerciais

Você não precisa ter uma sede física em um país para estabelecer uma presença local lá. Tudo o que você precisa é de um número de telefone local. Mas o seu provedor de PBX hospedado oferece números locais e gratuitos nos países em que você opera?

Procure um provedor com ampla disponibilidade de números de telefone comerciais. A CloudTalk lidera atualmente o mercado com números de telefone disponíveis em mais de 160 países.

Explore os Recursos e Funcionalidades Disponíveis

Antes de começar a comparar os provedores, faça uma lista dos recursos e funcionalidades que sua empresa precisa em um sistema de PBX hospedado. 

Identifique os recursos essenciais e os desejáveis para verificar se os seus preferidos têm o que você precisa para atingir as metas de negócios.

E lembre-se: a solução com mais recursos não é necessariamente a melhor. Se você estiver pagando mais por um monte de recursos complexos que nunca usará, não terá o melhor custo-benefício. 

Examine os Planos de Preços e o Custo-Benefício que Eles Oferecem

A maioria dos provedores de PBX hospedado oferece três ou quatro planos de preços para atender a diferentes necessidades e orçamentos. Por exemplo, eles podem ter um PBX para pequenas empresas, um PBX para médias empresas e um PBX para grandes corporações, todos com recursos diferentes. 

Pesquise bastante para encontrar o plano que oferece o melhor custo-benefício. 

Olhe além da taxa de assinatura mensal para determinar o valor a longo prazo. A solução possui recursos que simplificarão as operações e gerarão economia de custos? E quanto aos recursos baseados em IA que melhoram a experiência, a satisfação do cliente e a receita?

Lembre-se de que você sempre pode fazer um upgrade ou downgrade dependendo das necessidades do seu negócio. Portanto, avalie todos os planos de preços oferecidos pelo provedor escolhido para garantir que eles possam atender às suas necessidades à medida que você cresce.

Procure por Integrações com as Suas Ferramentas de Trabalho Atuais

A maioria dos serviços de PBX hospedado oferece integrações nativas. Mas o seu provedor cobre todas as ferramentas de trabalho essenciais no seu ecossistema tecnológico? Isso é algo que você vai querer descobrir antes de investir em uma solução.

Pegue o seu CRM, por exemplo. Ele é a sua ferramenta mais poderosa para gerenciar dados de clientes, permitindo oferecer experiências personalizadas em todo o ciclo de vida do cliente e fidelizar em escala. 

Quase todos os setores de negócios que você puder imaginar precisam de um CRM (o que explica por que o mercado global de CRM vale $65 bilhões). Os provedores de serviços de PBX hospedado sabem disso, e é por isso que os melhores costumam oferecer integrações fáceis com os CRMs mais populares do mercado.

Dito isso, alguns provedores oferecem suporte apenas para integrações com as maiores marcas do mercado, como Salesforce e HubSpot. Se você não quer trocar de CRM, procure um provedor que ofereça integração com o que você já usa. Além do Salesforce e HubSpot, a CloudTalk oferece suporte para integrações com Zoho CRM, Onpipeline CRM, Copper e muito mais — além de ser super fácil usar o Zapier para criar integrações personalizadas.

Ao estudar o site de um potencial provedor, procure informações sobre as integrações nativas e se eles também oferecem APIs. Se falar diretamente com um provedor, não deixe de perguntar com quais ferramentas a solução funciona. Ou, melhor ainda, diga a eles de quais soluções atuais você não pode abrir mão. 

Pense com Cuidado Sobre Segurança e Confiabilidade

Existe um equívoco comum de que os sistemas de PBX em nuvem são menos seguros do que as alternativas locais. Na verdade, migrar para uma solução de PBX hospedada em nuvem pode proteger seus dados contra ameaças melhor do que as soluções locais — desde que você escolha o serviço de PBX certo.

Provedores de PBX hospedado de boa reputação contam com medidas e protocolos rígidos de segurança incorporados no coração de suas soluções. Verifique se o provedor escolhido implementou medidas e práticas de segurança robustas e confiáveis, tais como:

• Criptografia de chamadas de ponta a ponta.
• Gravação de chamadas segura.
• Autenticação multifator.
• Certificações de segurança e conformidade, como PCI, SOC e STIR/SHAKEN.
• Patches e atualizações regulares.
• Testes de intrusão e auditorias constantes.

Não se esqueça de verificar a confiabilidade dessas medidas de segurança lendo avaliações reais de clientes.

Explore a Disponibilidade e a Qualidade do Suporte Oferecido

Cada minuto de inatividade custa dinheiro à sua empresa. Você quer ter a certeza de que, caso surja algum problema, poderá contar com a disponibilidade e o fácil acesso do seu provedor de hospedagem de PBX. 

Portanto, verifique o nível de suporte oferecido pelo seu provedor. Avalie:

• Disponibilidade: O seu provedor oferece suporte 24 horas por dia, 5 ou 7 dias por semana?
• Canais: Você pode receber suporte por telefone, e-mail e/ou chat ao vivo?
• Tempo de resposta: Com que rapidez você recebe suporte do seu provedor? Eles garantem algum tempo limite de resposta para o suporte? O tempo médio de resposta da CloudTalk é inferior a um minuto.
• Recursos de autoatendimento: Existe uma ampla seleção de recursos de autoatendimento de fácil acesso, como guias de solução de problemas, artigos explicativos e perguntas frequentes? 

Escolha o PBX Hospedado para Aumentar a Produtividade e Reduzir Custos

Quer fazer a transição para a nuvem, mas não quer fazer isso sozinho? Um PBX hospedado na nuvem é a escolha perfeita para empresas que desejam reduzir custos e aproveitar todos os benefícios do PBX na nuvem, maximizando a produtividade. 

Deixe que o seu provedor cuide de tudo, desde a configuração e instalação até a manutenção e segurança. Tudo isso enquanto capacita sua equipe com a flexibilidade do trabalho remoto, comunicação aprimorada e integrações que aumentam a produtividade. 

Então, acha que está pronto para fazer a mudança para um PBX hospedado? Se sim, por que não nos liga?