Ce este un sistem PBX găzduit, cum funcționează și de ce ar putea avea nevoie afacerea dumneavoastră de el?

Linia telefonică tradițională devine rapid istorie – atât de mult încât unele țări o elimină complet. În replică, multe companii au trecut la sisteme PBX găzduite, ceea ce a făcut ca piața să explodeze la 63 de miliarde €. 

Iar prin trecerea la PBX găzduit, acestea se bucură de avantaje considerabile: de exemplu, reduceri de costuri, flexibilitate pentru lucrul de la distanță și funcționalități avansate bazate pe inteligență artificială.

Așadar, este momentul să faceți și dumneavoastră această schimbare? Vă prezentăm argumentele în favoarea PBX-ului găzduit pentru a vă ajuta să luați o decizie informată.

Idei principale:

• Un PBX găzduit este un sistem telefonic pentru gestionarea apelurilor, care este găzduit în afara sediului companiei dumneavoastră de către un furnizor terț. 
• Pentru a folosi soluții PBX găzduite, aveți nevoie de un furnizor, o conexiune la internet și orice dispozitiv compatibil VoIP (un telefon, computer, tabletă etc.).
• PBX-ul găzduit este mai ușor de configurat, mai rentabil, mai scalabil și mai pregătit pentru viitor decât o alternativă tradițională, instalată la sediu.
• Când alegeți un furnizor de PBX găzduit, trebuie să aveți în vedere funcționalitățile, planurile de tarife, asistența și modul în care soluția se integrează cu celelalte instrumente de lucru. 

Ce este un PBX găzduit?

O soluție PBX oferă o gamă largă de funcționalități și avantaje pe care le vom analiza imediat. Mai întâi, însă, pentru a înțelege ce este un PBX găzduit, trebuie să înțelegem ce înseamnă un sistem PBX în sine.  

Ce este o centrală telefonică privată (PBX)?

O centrală telefonică privată (Private Branch Exchange) este un sistem telefonic privat de uz profesional pe care companiile îl folosesc pentru a conecta și direcționa apelurile interne și externe. 

Mai mulți utilizatori pot fi conectați la o singură linie și direcționați prin numere de interior unice. Acest lucru vă permite să efectuați apeluri interne gratuite și să direcționați apelurile primite către departamentul corect printr-un singur număr de telefon.

Sistemele PBX sunt de trei tipuri principale: PBX tradițional, IP PBX și PBX găzduit.

• PBX-ul tradițional este un sistem local (la sediu) care se conectează la rețeaua telefonică publică comutată (PSTN). Acesta utilizează linii telefonice fizice, analogice, pentru a transmite datele vocale. 
• IP PBX, sau PBX-ul digital, utilizează tehnologia VoIP pentru a transmite apelurile printr-o conexiune la internet. Poate fi instalat la biroul dumneavoastră sau în locația unui furnizor terț, caz în care este oferit ca serviciu IP PBX găzduit. 
• Și apoi există sistemele telefonice PBX găzduite, pe care le vom explora mai în detaliu în continuare.

Ce înseamnă că un PBX este „găzduit”?

Un PBX găzduit – cunoscut uneori și sub denumirea de HPBX – este un sistem telefonic virtual găzduit în afara sediului de către un furnizor terț de servicii. Acesta utilizează tehnologia Voice over Internet Protocol (VoIP) care permite companiilor să efectueze și să gestioneze apeluri prin internet. 

Acest lucru înseamnă practic că sistemul dumneavoastră telefonic este găzduit în afara sediului de către un furnizor de servicii, în loc să se afle în locația fizică a companiei dumneavoastră.

Conceptul este similar cu cel de găzduire web, unde în loc să gestionați un server în biroul dumneavoastră, îl delegați unui furnizor de găzduire.

Furnizorul de servicii găzduite este responsabil de instalare, configurare, gestionare și întreținere, reducând considerabil costurile companiei și sporind productivitatea.

Ce face un PBX și cum funcționează?

Rolul fundamental al unui PBX este de a conecta, direcționa și gestiona apelurile interne și externe. Pentru a-și îndeplini acest rol, un sistem telefonic PBX găzduit se bazează pe trei componente principale: un furnizor de PBX găzduit, o conexiune la internet și dispozitive compatibile VoIP.

1. Un furnizor de PBX găzduit
   Un furnizor de PBX găzduit este serviciul pe care îl folosiți pentru a vă „găzdui” sistemul PBX. Cu alte cuvinte, aceștia stochează toate echipamentele în centrele lor de date private. Se ocupă de aspectele tehnice complexe, cum ar fi configurarea, funcționarea și întreținerea continuă. De asemenea, sunt responsabili de asigurarea unor comunicații sigure, de înaltă calitate și fiabile. 
   
2. O conexiune la internet
   Pentru a utiliza servicii VoIP PBX găzduite, aveți nevoie de o conexiune la internet rapidă și stabilă, cu o lățime de bandă suficientă. De ce? Deoarece, dacă aveți o conexiune lentă sau instabilă, calitatea apelurilor va scădea, ceea ce vă va nemulțumi clienții. 
   
   Din fericire, conexiunea la internet pe care o aveți deja ar trebui să fie suficientă. Vă recomandăm o viteză minimă de internet de 100 kbps per utilizator.
   
3. Dispozitiv compatibil VoIP
   Un dispozitiv compatibil VoIP este orice dispozitiv care vă permite să efectuați apeluri prin internet. Astfel, pe lângă telefoanele de birou VoIP și telefoanele mobile, puteți folosi și computerul sau laptopul. 

Trunchierea SIP: o alternativă la PBX-ul găzduit

Dacă folosiți un sistem PBX tradițional la sediu, dar nu vă simțiți pregătit să faceți tranziția completă către cloud, puteți apela la trunchierea SIP (Session Initiation Protocol).

Trunchierea SIP oferă afacerii dumneavoastră funcționalități și avantaje VoIP, fără a fi nevoie să înlocuiți întregul sistem PBX de la sediu. Aceasta presupune înlocuirea liniilor telefonice analogice existente cu trunchiuri SIP, care sunt practic linii telefonice digitale. 

Trunchiurile SIP convertesc datele vocale (precum și video, e-mail, SMS și altele) în pachete digitale comprimate, care sunt trimise la destinație prin internet. 

Furnizorii de SIP trunk își găzduiesc trunchiurile la sediul lor. Însă, spre deosebire de un sistem PBX găzduit în totalitate în cloud, dumneavoastră păstrați și gestionați în continuare echipamentele PBX existente. Acesta este adesea numit sistem PBX hibrid sau PBX găzduit prin VoIP.

Configurarea trunchierii SIP este mai complexă și mai costisitoare decât configurarea unui sistem PBX găzduit în întregime în cloud. 

Va trebui să vă configurați trunchiurile SIP pentru a funcționa cu sistemul PBX existent. De asemenea, trebuie să configurați terminalele SIP și traversarea firewall-ului. Prin urmare, trunchierea SIP este recomandată în general companiilor mari, cu sisteme telefonice complexe, care doresc o tranziție mai lină în cadrul strategiei de migrare în cloud.

Avantajele sistemului PBX găzduit

Care sunt avantajele sistemului PBX găzduit în comparație cu cel tradițional? Să le analizăm în continuare.

Este mai ușor de configurat și de întreținut

Pentru a configura un sistem telefonic tradițional, trebuie să instalați și să configurați o serie de echipamente costisitoare. Iar dacă ceva se defectează sau se învechește, aveți nevoie de expertiză internă sau externă pentru a repara sau actualiza sistemul. Acest lucru face ca instalarea și întreținerea să fie complicate.

Furnizorii de PBX găzduit elimină acest stres, ocupându-se de toate configurările și de întreținere în locul dumneavoastră. Spre deosebire de un sistem PBX tradițional, a cărui configurare poate dura săptămâni, un PBX găzduit poate fi funcțional în doar câteva zile. 

Cu CloudTalk, de exemplu, puteți configura întregul sistem telefonic în doar câteva ore, reducând la minimum perioadele de inactivitate și sporind productivitatea.

Oferă reduceri de costuri

Costurile inițiale sunt, de obicei, mult mai mici dacă optați pentru un PBX găzduit. Fără a fi nevoie de o infrastructură locală, în afară de telefoanele VoIP și routere, puteți beneficia de avantajele VoIP chiar și cu un buget restrâns. 

Nu este nevoie să angajați echipe IT pentru a configura și întreține sistemul PBX găzduit. În plus, angajații pot folosi chiar și propriile dispozitive. 

Dacă alegeți un sistem PBX tradițional, vă așteaptă o investiție substanțială. Numai serverele PBX pot costa mii de euro, la care se adaugă costurile de instalare, configurare și întreținere pentru toate echipamentele de la sediu.

Desigur, economiile exacte de costuri vor varia. Serviciile PBX găzduite oferă de obicei abonamente structurate pe niveluri, care includ funcționalități diferite. Astfel, costul soluției va depinde de nevoile afacerii dumneavoastră.

Vă recomandăm să consultați ghidul nostru detaliat despre prețurile sistemelor telefonice pentru companii pentru a înțelege mai bine cum variază planurile tarifare de la un furnizor la altul. 

Oferă o gamă mai largă de funcționalități

Pentru a rămâne competitive, serviciile PBX găzduite trebuie să le ofere clienților experiențe de apel optimizate. Astfel, soluțiile găzduite pun la dispoziție o gamă de funcționalități puternice, dincolo de opțiunile de bază oferite de un PBX tradițional.

Luați ca exemplu soluția de apelare CloudTalk pentru companii. Aceasta oferă o selecție de funcționalități bazate pe IA, inclusiv răspuns vocal interactiv (IVR), notificări automate de apel, transcrierea apelurilor și multe altele, pentru a răspunde nevoilor moderne de comunicare în afaceri. 

 Mai bine adaptat pentru lucrul la distanță și hibrid

Furnizorii de PBX găzduit le permit angajaților să descarce o aplicație software pe computerul, laptopul sau dispozitivul lor mobil de acasă. Această aplicație poate transforma dispozitivul lor de la distanță într-un sistem telefonic profesional complet, cu aceleași capacități ca ale unui telefon VoIP de birou. 
Aceasta înseamnă că angajații pot efectua și prelua apeluri de serviciu de oriunde. Puteți chiar să configurați transferul de apeluri pentru a vă asigura că apelurile primite sunt întotdeauna direcționate către dispozitivul unui angajat disponibil, fie că este vorba despre telefonul de birou sau cel mobil.

Pe de altă parte, un sistem PBX tradițional practic îi ține pe angajați legați de birou. Prin urmare, acesta este un avantaj uriaș al alternativei găzduite dacă doriți să încurajați lucrul de la distanță și hibrid. 

Mai ușor de personalizat și de scalat

Costurile ascunse ale unui software nescalabil și ale echipamentelor hardware se pot acumula rapid. Deoarece PBX-ul găzduit nu depinde de o infrastructură fizică rigidă, este prin definiție mai scalabil și se adaptează rapid la nevoile fluctuante ale afacerii.

De exemplu, dacă trebuie să adăugați utilizatori în perioadele de vârf, o puteți face fără a cumpăra echipamente noi și scumpe. Iar dacă cererea scade, puteți reduce din nou capacitatea, fără să vă faceți griji pentru costurile fixe. 

De asemenea, puteți adăuga noi funcționalități și defini noi reguli fără a fi nevoie să fiți expert – sau să angajați unul. 

Cu o soluție precum CloudTalk, nu trebuie să vă faceți griji nici pentru instruirea îndelungată și anevoioasă a noilor agenți. Soluția noastră este concepută cu o interfață intuitivă și ușor de utilizat. Odată ce ați făcut extinderea, noii membri ai echipei pot începe lucrul imediat.  

Mai simplu de integrat cu instrumentele pe care le folosiți deja

Furnizorii de PBX găzduit oferă de obicei integrări cu cele mai importante instrumente din fluxul dumneavoastră de lucru. De exemplu, CloudTalk vă oferă integrări printr-un singur clic cu sistemul CRM, software-ul de automatizare a vânzărilor, instrumentele de business intelligence și multe altele. 

De ce este acest lucru atât de avantajos? 

Integrările simplifică fluxurile de lucru prin centralizarea diferitelor aplicații pe o singură platformă. În loc să comutați între aplicații, puteți accesa funcționalitățile de care aveți nevoie într-un singur loc, ușor de accesat.

Luați ca exemplu integrarea CloudTalk cu HubSpot. Puteți sincroniza HubSpot CRM pentru a accesa datele clienților (informații demografice, achiziții anterioare, istoricul comunicării etc.) pentru toate apelurile primite, direct în CloudTalk. De asemenea, puteți efectua și primi apeluri direct din HubSpot.

Vă ajută să vă pregătiți infrastructura pentru viitor

Rețelele de telefonie bazate pe infrastructură hardware tradițională (cum ar fi liniile fixe) încep să își atingă limitele de funcționare. Acestea funcționează de mulți ani, prezintă o uzură considerabilă și au devenit tot mai scumpe de întreținut. 

Prin urmare, guvernele din întreaga lume au decis că nu mai este rentabil să continue întreținerea acestor rețele. De aceea, de exemplu, Marea Britanie elimină treptat PSTN, cu o oprire completă programată pentru 2025. Aceasta face parte din inițiativa guvernului britanic de a face tranziția completă de la liniile telefonice analogice la cele digitale. 

Și nu sunt singurii. Australia, Noua Zeelandă și Danemarca se numără printre celelalte țări care planifică eliminarea treptată a PSTN. Astfel, riscați ca serviciile de comunicații ale companiei dumneavoastră să funcționeze pe o tehnologie învechită dacă rămâneți la PBX-ul tradițional. 

PBX-ul găzduit utilizează tehnologia modernă VoIP pentru a permite apeluri prin internet. În plus, furnizorii își actualizează continuu sistemele pentru a le oferi utilizatorilor cele mai noi funcționalități și opțiuni la mare căutare. 

Prin urmare, sistemele PBX găzduite sunt pregătite pentru viitor, ajutându-vă să obțineți sustenabilitate, competitivitate și creștere pe termen lung.

PBX la sediu vs. PBX găzduit

PBX-ul de la sediu (on-premises) este o soluție costisitoare și rigidă, cu opțiuni de apelare limitate, care face față cu greu cerințelor mediului de afaceri modern. 

PBX-ul găzduit este rentabil, flexibil și plin de funcționalități avansate care susțin o comunicare colaborativă și orientată către client. 

Iată o comparație directă pentru a vă ajuta să vedeți diferențele:

Ce trebuie să aveți în vedere când alegeți un furnizor de PBX găzduit 

Ce ar trebui să căutați la un furnizor de PBX? Să trecem în revistă principalele aspecte de luat în considerare atunci când comparați furnizorii de PBX găzduit:

Acordați atenție calității apelurilor

Cu atât de mult accent pus pe oferirea unor experiențe de apelare rapide și convenabile, este ușor ca calitatea apelurilor să treacă pe plan secund. 

Cu toate acestea, am analizat importanța calității apelurilor pentru companii și am descoperit că 42% dintre clienți nu vor mai apela serviciul de asistență al companiei dvs. după ce se confruntă cu probleme de calitate a sunetului. 

Și nu doar clienții ar putea pleca, ci și angajații. Problemele legate de calitatea sunetului îi distrag și îi frustrează pe aceștia. Le strică concentrarea și eficiența, îngreunându-le purtarea unor conversații productive. 

De fapt, calitatea slabă a apelurilor ar putea costa compania dvs. €6.000.000 în fiecare an doar din pierderea productivității muncii.

Alegeți un furnizor de PBX găzduit care prioritizează constant calitatea apelurilor. Cei mai buni furnizori ar trebui să aibă o infrastructură de servere distribuită la nivel global, să ofere monitorizare live a calității apelurilor și să ia măsuri pentru a garanta o latență redusă și a minimiza timpii de nefuncționare. 

Asigurați-vă că aveți o gamă largă de numere de telefon pentru afaceri

Nu trebuie să aveți un sediu fizic într-o țară pentru a stabili o prezență locală acolo. Tot ce vă trebuie este un număr de telefon local. Însă furnizorul dvs. de PBX găzduit oferă numere locale și gratuite în țările în care activați?

Căutați un furnizor cu o disponibilitate largă de numere de telefon pentru afaceri. CloudTalk este în prezent lider pe piață, cu numere de telefon disponibile în peste 160 de țări.

Explorați caracteristicile și funcționalitățile disponibile

Înainte de a începe să comparați furnizorii, faceți o listă cu funcțiile și funcționalitățile de care afacerea dvs. are nevoie într-un sistem PBX găzduit. 

Identificați funcțiile esențiale și pe cele opționale pentru a putea verifica dacă opțiunile preferate oferă caracteristicile necesare pentru a vă atinge obiectivele de business.

Și nu uitați, soluția cu cele mai multe funcții nu este neapărat cea mai bună. Dacă plătiți mai mult pentru o mulțime de funcții sofisticate pe care nu le veți folosi niciodată, nu veți obține cel mai bun raport calitate-preț. 

Examinați planurile de tarife și raportul calitate-preț pe care îl oferă

Majoritatea furnizorilor de PBX găzduit oferă trei sau patru planuri tarifare pentru a se potrivi diferitelor nevoi și bugete. De exemplu, aceștia pot avea un PBX pentru afaceri mici, un PBX pentru companii mijlocii și un PBX pentru corporații mari, toate cu funcții diferite. 

Comparați ofertele din piață pentru a găsi planul care oferă cel mai bun raport calitate-preț. 

Priviți dincolo de abonamentul lunar pentru a determina valoarea pe termen lung. Soluția are funcții care vor eficientiza operațiunile și vor genera economii de costuri? Ce spuneți de capacitățile bazate pe inteligență artificială care îmbunătățesc experiența clienților, satisfacția și veniturile?

Nu uitați că puteți face oricând upgrade sau downgrade în funcție de nevoile afacerii dvs. Așadar, evaluați toate planurile tarifare oferite de furnizorul ales pentru a vă asigura că vă poate susține nevoile pe măsură ce vă dezvoltați.

Căutați integrări cu instrumentele dvs. de afaceri existente

Majoritatea serviciilor de PBX găzduit oferă integrări native. Însă furnizorul dvs. acoperă toate instrumentele esențiale din suita dvs. tehnologică? Aceasta este o întrebare la care veți dori să aflați răspunsul înainte de a investi într-o soluție.

Luați ca exemplu sistemul dvs. CRM. Este cel mai puternic instrument de gestionare a datelor despre clienți, permițându-vă să oferiți experiențe personalizate pe parcursul întregului ciclu de viață al clienților și să fidelizați publicul la scară largă. 

Aproape orice industrie are nevoie de un CRM (ceea ce explică de ce piața globală de CRM valorează €65 miliarde). Furnizorii de servicii PBX găzduite știu acest lucru, motiv pentru care cei mai buni dintre ei oferă de obicei integrări simple cu cele mai populare CRM-uri de pe piață.

Acestea fiind spuse, unii furnizori oferă integrări doar cu cele mai mari nume din domeniu, cum ar fi Salesforce și HubSpot. Dacă nu doriți să vă schimbați CRM-ul, căutați un furnizor care oferă integrări cu CRM-ul pe care îl folosiți deja. Pe lângă Salesforce și HubSpot, CloudTalk acceptă integrări cu Zoho CRM, Onpipeline CRM, Copper și multe altele — plus că este ușor de utilizat Zapier pentru a crea integrări personalizate.

Când analizați site-ul unui potențial furnizor, căutați informații despre integrările native și dacă oferă și API-uri. Dacă discutați direct cu un furnizor, asigurați-vă că îl întrebați cu ce instrumente funcționează soluția sa. Sau, mai bine, spuneți-i fără care dintre soluțiile dvs. actuale nu puteți funcționa. 

Gândiți-vă bine la securitate și fiabilitate

Există o concepție greșită comună conform căreia sistemele PBX în cloud sunt mai puțin sigure decât alternativele locale (on-premises). În realitate, trecerea la o soluție PBX găzduită în cloud vă poate proteja datele împotriva amenințărilor mai bine decât soluțiile fizice la sediu — cu condiția să alegeți serviciul PBX potrivit.

Furnizorii de PBX găzduit de renume au măsuri și protocoale de securitate stricte integrate direct în soluțiile lor. Verificați dacă furnizorul pe care îl alegeți a implementat măsuri și practici de securitate robuste și de încredere, cum ar fi:

• Criptarea cap-la-cap a apelurilor.
• Înregistrarea securizată a apelurilor.
• Autentificarea cu mai mulți factori.
• Certificări de securitate și conformitate, cum ar fi PCI, SOC și STIR/SHAKEN.
• Patch-uri și actualizări regulate.
• Teste de penetrare și audituri periodice.

Nu uitați să verificați fiabilitatea acestor măsuri de securitate citind recenzii verificate ale clienților.

Explorați disponibilitatea și calitatea asistenței oferite

Fiecare minut de inactivitate costă bani afacerea dvs. Vreți să fiți sigur că, în cazul în care întâmpinați o problemă, vă puteți baza pe furnizorul dvs. de găzduire PBX pentru a fi disponibil și ușor de contactat. 

Așadar, verificați nivelul de asistență oferit de furnizorul dvs. Verificați:

• Disponibilitatea: Furnizorul dvs. oferă asistență 24/5 sau 24/7?
• Canalele: Puteți primi asistență prin telefon, e-mail și/sau chat live?
• Timpii de răspuns: Cât de repede puteți primi asistență de la furnizorul dvs.? Garantează aceștia anumiți timpi de răspuns pentru asistență? Timpul mediu de răspuns al CloudTalk este de sub un minut.
• Resursele de auto-asistență: Există o gamă largă de resurse de auto-asistență ușor accesibile, cum ar fi ghiduri de depanare, articole explicative și întrebări frecvente? 

Alegeți un PBX găzduit pentru a crește productivitatea și a reduce costurile

Doriți să faceți tranziția către cloud, dar nu singur? Un PBX găzduit în cloud este alegerea perfectă pentru companiile care doresc să reducă costurile și să profite de toate beneficiile PBX în cloud, maximizând în același timp productivitatea. 

Lăsați furnizorul dvs. să se ocupe de tot, de la configurare și instalare până la întreținere și securitate. În tot acest timp, oferiți angajaților dvs. flexibilitatea lucrului la distanță, o comunicare îmbunătățită și integrări care sporesc productivitatea. 

Așadar, credeți că sunteți pregătit să faceți trecerea la un PBX găzduit? Dacă da, de ce nu ne contactați telefonic?