Cos'è il PBX ospitato, come funziona e perché la tua azienda potrebbe averne bisogno?

La linea fissa tradizionale sta diventando sempre più obsoleta, al punto che alcuni Paesi la stanno disattivando del tutto. Di conseguenza, molte aziende si sono riversate sul PBX ospitato, facendo esplodere le dimensioni del mercato a €63 miliardi. 

E passando al PBX ospitato, stanno ottenendo vantaggi davvero interessanti: risparmio sui costi, flessibilità da remoto e ricche funzionalità basate sull'IA, solo per fare qualche esempio.

Quindi, è arrivato il momento di fare lo stesso? Lascia che ti spieghiamo i vantaggi del PBX ospitato per aiutarti a prendere una decisione informata.

Punti chiave:

• Un PBX ospitato (hosted PBX) è un sistema telefonico per la gestione delle chiamate, ospitato al di fuori della tua sede aziendale da un provider terzo. 
• Per utilizzare soluzioni di PBX ospitato hai bisogno di un provider, di una connessione internet e di un qualsiasi dispositivo abilitato al VoIP (un telefono, un computer desktop, un tablet, ecc.).
• Il PBX ospitato è più facile da configurare, più conveniente, più scalabile e più a prova di futuro rispetto a un'alternativa tradizionale on-premise.
• Quando scegli un provider di PBX ospitato, dovresti considerare le funzionalità, i piani tariffari, l'assistenza e la facilità con cui la soluzione si integra con gli altri tuoi strumenti aziendali. 

Cos'è il PBX ospitato?

Una soluzione PBX ospitata offre una gamma di funzionalità e vantaggi che esploreremo tra un momento. Per prima cosa, però, per capire cos'è un PBX ospitato devi comprendere cos'è un PBX.  

Cos'è un Private Branch Exchange (PBX)?

Un Private Branch Exchange (centralino telefonico privato) è una rete telefonica privata aziendale che le aziende utilizzano per collegare e instradare le chiamate interne ed esterne. 

Più utenti possono essere collegati a una singola linea e instradati tramite i loro interni univoci. Questo ti consente di effettuare chiamate interne gratuite e di instradare le chiamate in arrivo al posto giusto attraverso un unico numero di telefono.

I sistemi PBX sono disponibili in tre varianti principali: PBX tradizionale, IP PBX e PBX ospitato.

• Il PBX tradizionale è un sistema on-premise che si collega alla rete telefonica pubblica commutata (PSTN). Utilizza linee telefoniche fisiche e analogiche per trasmettere i dati vocali. 
• L'IP PBX, o PBX digitale, utilizza il VoIP per trasmettere le chiamate tramite una connessione internet. Può essere installato presso il tuo ufficio o nella sede di un provider terzo, dove viene offerto come servizio IP PBX ospitato. 
• E poi ci sono i sistemi telefonici PBX ospitati, che esploreremo più nel dettaglio qui sotto.

Cosa significa che un PBX è «ospitato»?

Un PBX ospitato (noto anche come HPBX) è un sistema telefonico virtuale ospitato all'esterno da un fornitore di servizi terzo. Utilizza la tecnologia Voice over Internet Protocol (VoIP) che consente alle aziende di effettuare e gestire le chiamate via internet. 

Questo significa essenzialmente che il tuo sistema telefonico si trova presso un fornitore di servizi, anziché nella sede fisica della tua azienda.

È simile al concetto di web hosting: invece di gestire un server nel tuo ufficio, ne deleghi la gestione a un provider di hosting.

Il provider ospitato è responsabile dell'installazione, della configurazione, della gestione e della manutenzione, riducendo significativamente i costi aziendali e aumentando la produttività.

Cosa fa un PBX e come funziona?

Il compito fondamentale di un PBX è collegare, instradare e gestire le chiamate interne ed esterne. Per svolgere questo compito, un sistema telefonico PBX ospitato si affida a tre componenti principali: un provider di PBX ospitato, una connessione internet e dispositivi abilitati al VoIP.

1. Un provider di PBX ospitato
   Un provider di PBX ospitato è il servizio che utilizzi per «ospitare» il tuo sistema PBX. In altre parole, conserva tutte le tue apparecchiature nei suoi data center privati. Si occupa delle parti tecniche più complesse, come la configurazione, il funzionamento e la manutenzione continua. Inoltre, è responsabile di garantire comunicazioni sicure, affidabili e di alta qualità. 
   
2. Una connessione internet
   Per utilizzare i servizi PBX VoIP ospitati, hai bisogno di una connessione internet affidabile e ad alta velocità con molta larghezza di banda. Perché? Perché se la tua connessione internet è instabile o lenta, ridurrà la qualità delle tue chiamate e frustrerà i tuoi clienti. 
   
   Fortunatamente, la connessione internet che già possiedi dovrebbe essere sufficiente. Consigliamo una velocità internet minima di 100 kbps per utente.
   
3. Un dispositivo abilitato al VoIP
   Un dispositivo abilitato al VoIP è un qualsiasi dispositivo che ti consente di effettuare chiamate su internet. Quindi, oltre ai telefoni fissi VoIP e ai telefoni cellulari, puoi utilizzare anche il tuo computer desktop o portatile. 

SIP trunking: un'alternativa al PBX ospitato

Se utilizzi un sistema PBX on-premise tradizionale ma non ti senti pronto a passare completamente al cloud, puoi ricorrere al SIP trunking (Session Initiation Protocol).

Il SIP trunking offre alla tua azienda le funzionalità e i vantaggi del VoIP, senza dover rivoluzionare l'intero PBX on-premise. Consiste nel sostituire le tue linee telefoniche analogiche esistenti con i SIP trunk, che sono essenzialmente linee telefoniche digitali. 

I SIP trunk convertono i dati vocali (così come video, email, SMS e altro) in pacchetti digitali condensati che vengono inviati alla loro destinazione finale tramite internet. 

I provider di SIP trunk ospitano i tuoi trunk presso le loro sedi. Tuttavia, a differenza di un sistema PBX interamente ospitato in cloud, continui a possedere e gestire le tue apparecchiature PBX esistenti. Questo sistema viene spesso definito PBX ibrido o PBX ospitato su VoIP.

La configurazione del SIP trunking è più complessa e costosa rispetto a quella di un sistema PBX completamente ospitato in cloud. 

Dovrai configurare i tuoi SIP trunk per farli funzionare con il tuo PBX esistente. Inoltre, dovrai configurare gli endpoint SIP e il superamento dei firewall. Pertanto, il SIP trunking è generalmente consigliato alle grandi aziende con sistemi telefonici complessi che desiderano avvicinarsi gradualmente a una strategia di migrazione al cloud.

I vantaggi del PBX ospitato

Quali sono i vantaggi del PBX ospitato rispetto alla sua controparte tradizionale? Scopriamolo insieme.

È più facile da configurare e mantenere

Per configurare un sistema telefonico tradizionale, devi installare e configurare una serie di apparecchiature costose. E se qualcosa si rompe o diventa obsoleto, devi possedere (o assumere) le competenze necessarie per ripararlo o aggiornarlo. Questo rende la configurazione e la manutenzione piuttosto complicate.

I provider di PBX ospitato eliminano questo stress gestendo per te tutta la configurazione, l'installazione e la manutenzione. A differenza di un sistema PBX tradizionale, che può richiedere settimane per essere configurato, un PBX ospitato può essere attivo e funzionante in pochi giorni. 

Con CloudTalk, ad esempio, puoi configurare l'intero sistema telefonico in poche ore, riducendo al minimo i tempi di inattività e aumentando la produttività.

Offre un risparmio sui costi

I costi iniziali sono in genere molto più bassi se scegli un PBX ospitato. Senza la necessità di un'infrastruttura in loco, a parte i telefoni VoIP e i router, puoi sfruttare i vantaggi del VoIP anche con un budget limitato. 

Non c'è bisogno di assumere team IT per configurare e mantenere il tuo sistema PBX ospitato. Inoltre, i tuoi dipendenti possono persino utilizzare i propri telefoni. 

Se scegli un sistema PBX tradizionale, ti aspetta un investimento notevole. Solo i server PBX possono costare migliaia di euro, a cui vanno aggiunti i costi di installazione, configurazione e manutenzione di tutte le apparecchiature in loco.

Naturalmente, l'effettivo risparmio sui costi varia da caso a caso. I servizi PBX ospitati offrono in genere pacchetti di abbonamento a livelli che includono diverse funzionalità. Pertanto, il costo della soluzione dipenderà dalle esigenze della tua azienda.

Perché non dai un'occhiata alla nostra guida approfondita sui prezzi dei sistemi telefonici aziendali per farti un'idea più precisa di come variano i piani tariffari tra i diversi provider? 

Offre una gamma più ampia di funzionalità

Se vogliono rimanere competitivi, i servizi di PBX ospitato devono offrire ai propri clienti esperienze di chiamata ottimizzate. Per questo motivo, le soluzioni ospitate offrono una gamma di potenti funzionalità che vanno ben oltre le funzioni di chiamata di base fornite dai PBX tradizionali.

Prendi la soluzione di chiamata aziendale di CloudTalk. Offre una selezione di funzionalità basate sull'IA, tra cui la risposta vocale interattiva (IVR), notifiche automatiche di chiamata, trascrizione delle chiamate e molto altro ancora, per soddisfare le moderne esigenze di comunicazione aziendale. 

 Più adatto al lavoro remoto e ibrido

I provider di PBX ospitato consentono ai dipendenti di scaricare un software sul proprio computer desktop di casa, sul portatile o sul dispositivo mobile. Questo software può trasformare il loro dispositivo remoto in un sistema telefonico aziendale completo, con le stesse funzionalità dei telefoni fissi VoIP. 
Ciò significa che i dipendenti possono effettuare e ricevere chiamate di lavoro da qualsiasi luogo. Puoi anche impostare i trasferimenti di chiamata per garantire che le chiamate in arrivo siano sempre instradate al dispositivo di un dipendente disponibile, sia esso il telefono fisso o il cellulare.

Al contrario, un sistema PBX tradizionale vincola praticamente i dipendenti alle loro scrivanie in ufficio. Quindi, questo è un enorme vantaggio dell'alternativa ospitata se vuoi promuovere il lavoro da remoto e ibrido. 

Più facile da personalizzare e da scalare

I costi nascosti dei software non scalabili e dell'hardware possono accumularsi rapidamente. Poiché il PBX ospitato non si affida a rigide infrastrutture fisiche, è intrinsecamente più scalabile e risponde bene alle fluttuazioni delle esigenze aziendali.

Ad esempio, se hai bisogno di aggiungere utenti durante i periodi di punta, puoi farlo senza acquistare nuove e costose apparecchiature. E se la domanda diminuisce, puoi ridimensionare di nuovo il sistema senza preoccuparti dei costi fissi. 

Puoi anche aggiungere nuove funzionalità e definire nuove regole senza dover essere un esperto o assumerne uno. 

Inoltre, con una soluzione come CloudTalk, non devi preoccuparti di una formazione lunga e complessa per i nuovi agenti. La nostra soluzione di chiamata aziendale è progettata con un'interfaccia intuitiva. Una volta effettuato l'upgrade, i nuovi membri del team possono iniziare rapidamente.  

Più semplice da integrare con i tuoi strumenti esistenti

I provider di PBX ospitato offrono solitamente integrazioni con gli strumenti aziendali più importanti del tuo stack tecnologico. Ad esempio, CloudTalk ti offre integrazioni con un solo clic con il tuo CRM, software di automazione delle vendite, strumenti di business intelligence e altro ancora. 

Perché questo è così vantaggioso? 

Le integrazioni semplificano i flussi di lavoro centralizzando le diverse applicazioni aziendali su un'unica piattaforma. Invece di passare da un'app all'altra, puoi accedere alle funzionalità di cui hai bisogno in un unico posto facilmente accessibile.

Prendi l'integrazione di CloudTalk con HubSpot. Puoi sincronizzare il CRM di HubSpot per accedere ai dati dei clienti (dati demografici, acquisti passati, cronologia delle comunicazioni, ecc.) per tutte le chiamate in arrivo, direttamente all'interno di CloudTalk. E puoi effettuare e ricevere chiamate direttamente all'interno di HubSpot.

Ti aiuta a rendere il tuo stack tecnologico a prova di futuro

Le reti telefoniche basate su infrastrutture hardware tradizionali (come le linee fisse) stanno iniziando a raggiungere la fine del loro ciclo di vita utile. Sono in funzione da molti anni, subiscono una notevole usura e sono diventate sempre più costose da mantenere. 

I governi di tutto il mondo hanno quindi deciso che non è conveniente continuare a mantenere queste reti. Ecco perché il Regno Unito, ad esempio, sta eliminando gradualmente la PSTN con uno spegnimento completo previsto per il 2025. Fa parte dell'iniziativa del governo britannico per la transizione completa dalle linee telefoniche analogiche a quelle digitali. 

E non sono gli unici. Australia, Nuova Estremo e Danimarca sono tra gli altri Paesi che stanno pianificando l'eliminazione graduale della PSTN. Di conseguenza, rischi di gestire le comunicazioni aziendali su una tecnologia obsoleta se rimani fedele al PBX tradizionale. 

Il PBX ospitato utilizza la moderna tecnologia VoIP per consentire le chiamate basate su internet. Non solo, ma i provider aggiornano continuamente i loro sistemi per fornire agli utenti le funzionalità più recenti e richieste. 

Di conseguenza, i sistemi PBX ospitati sono a prova di futuro, aiutandoti a raggiungere sostenibilità, competitività e crescita a lungo termine.

PBX on-premise vs. PBX ospitato

Il PBX on-premise è una soluzione costosa e rigida con funzionalità di chiamata limitate, che fatica a soddisfare le esigenze del moderno ambiente aziendale. 

Il PBX ospitato è conveniente, flessibile e ricco di funzionalità avanzate che supportano comunicazioni collaborative e incentrate sul cliente. 

Ecco un confronto affiancato per aiutarti a capire le differenze:

Cosa considerare quando scegli un provider di PBX ospitato 

Cosa dovresti cercare in un host PBX? Vediamo insieme gli elementi chiave da considerare quando confronti i diversi provider di PBX ospitato:

Fai attenzione alla qualità delle chiamate

Con così tanta attenzione rivolta a offrire esperienze di chiamata rapide e convenienti, è facile che la qualità delle chiamate passi in secondo piano. 

Tuttavia, abbiamo approfondito l'importanza della qualità delle chiamate per le aziende e abbiamo scoperto che il 42% dei clienti eviterà di chiamare l'assistenza della tua azienda dopo aver riscontrato problemi di qualità audio. 

E non sono solo i tuoi clienti a rischiare di andarsene, ma anche i tuoi dipendenti. I problemi di qualità audio distraggono e frustrano il personale. Ne rovinano la concentrazione e l'efficienza, rendendo più difficile avere conversazioni produttive. 

In effetti, la scarsa qualità delle chiamate potrebbe costare alla tua azienda ben €6.000.000 all'anno solo in termini di produttività persa.

Scegli un fornitore di PBX in hosting che dia costantemente priorità alla qualità delle chiamate. I migliori fornitori dovrebbero avere un'infrastruttura di server distribuita a livello globale, offrire il monitoraggio in tempo reale della qualità delle chiamate e adottare misure per garantire una bassa latenza e ridurre al minimo i tempi di inattività. 

Assicurati di avere un'ampia scelta di numeri di telefono aziendali

Non devi per forza avere una sede fisica in un paese per stabilire una presenza locale. Tutto ciò di cui hai bisogno è un numero di telefono locale. Ma il tuo fornitore di PBX in hosting offre numeri locali e verdi nei paesi in cui operi?

Cerca un fornitore con un'ampia disponibilità di numeri di telefono aziendali. CloudTalk è attualmente leader di mercato con numeri di telefono disponibili in oltre 160 paesi.

Esplora le funzionalità e le opzioni disponibili

Prima di iniziare a confrontare i fornitori, scrivi un elenco delle funzionalità e delle opzioni di cui la tua azienda ha bisogno in un sistema PBX in hosting. 

Identifica le funzionalità essenziali e quelle utili ma non indispensabili, così potrai verificare se i tuoi fornitori preferiti offrono ciò di cui hai bisogno per raggiungere i tuoi obiettivi aziendali.

E ricorda, la soluzione con più funzionalità non è necessariamente la migliore. Se paghi di più per una serie di opzioni sofisticate che non userai mai, non otterrai il massimo dal tuo investimento. 

Esamina i piani tariffari e il loro rapporto qualità-prezzo

La maggior parte dei fornitori di PBX in hosting offre tre o quattro piani tariffari per soddisfare esigenze e budget diversi. Ad esempio, potrebbero avere un PBX per piccole imprese, uno per medie imprese e uno per grandi aziende, tutti con funzionalità diverse. 

Fai qualche ricerca per trovare il piano che offre il miglior rapporto qualità-prezzo. 

Guarda oltre il canone mensile d'abbonamento per determinare il valore a lungo termine. La soluzione offre funzionalità in grado di ottimizzare le operazioni e generare risparmi sui costi? E che dire delle funzionalità basate sull'IA che migliorano l'esperienza, la soddisfazione e i ricavi dei clienti?

Ricorda che puoi sempre effettuare un upgrade o un downgrade a seconda delle tue esigenze aziendali. Valuta quindi tutti i piani tariffari proposti dal fornitore scelto per assicurarti che possa supportare la tua crescita.

Cerca integrazioni con i tuoi strumenti aziendali esistenti

La maggior parte dei servizi PBX in hosting offre integrazioni native. Ma il tuo fornitore copre tutti gli strumenti aziendali essenziali del tuo stack tecnologico? Questo è un aspetto che vorrai verificare prima di investire in una soluzione.

Prendi il tuo CRM, ad esempio. È lo strumento più potente per gestire i dati dei clienti, consentendoti di offrire esperienze personalizzate lungo tutto il loro ciclo di vita e di fidelizzarli su larga scala. 

Quasi tutti i settori commerciali hanno bisogno di un CRM (il che spiega perché il mercato globale dei CRM vale €65 miliardi). I fornitori di servizi PBX in hosting lo sanno bene ed è per questo che i migliori offrono solitamente integrazioni semplici con i CRM più diffusi sul mercato.

Tuttavia, alcuni fornitori supportano solo le integrazioni con i nomi più noti del settore, come Salesforce e HubSpot. Se non vuoi cambiare il tuo CRM, cerca un fornitore che offra integrazioni con quello che già usi. Oltre a Salesforce e HubSpot, CloudTalk supporta integrazioni con Zoho CRM, Onpipeline CRM, Copper e altri ancora, e in più è facilissimo usare Zapier per creare integrazioni personalizzate.

Quando esamini il sito web di un potenziale fornitore, cerca informazioni sulle sue integrazioni native e sull'eventuale disponibilità di API. Se parli direttamente con un fornitore, assicurati di chiedergli con quali strumenti funziona la sua soluzione. O, meglio ancora, digli quali delle tue soluzioni attuali sono per te indispensabili. 

Pensa attentamente alla sicurezza e all'affidabilità

È un errore comune pensare che i sistemi PBX in cloud siano meno sicuri delle alternative on-premise. In realtà, il passaggio a una soluzione PBX ospitata in cloud può proteggere i tuoi dati dalle minacce meglio delle soluzioni in loco, a patto di scegliere il giusto servizio PBX.

I fornitori di PBX in hosting più affidabili integrano rigide misure e protocolli di sicurezza nel cuore delle loro soluzioni. Verifica che il fornitore scelto abbia implementato misure e pratiche di sicurezza robuste e affidabili, come:

• Crittografia delle chiamate end-to-end.
• Registrazione delle chiamate sicura.
• Autenticazione a più fattori.
• Certificazioni di sicurezza e conformità, come PCI, SOC e STIR/SHAKEN.
• Patch e aggiornamenti regolari.
• Penetration test e controlli periodici.

Non dimenticare di verificare l'affidabilità di queste misure di sicurezza leggendo le recensioni verificate dei clienti.

Esplora la disponibilità e la qualità del supporto offerto

Ogni minuto di inattività costa denaro alla tua azienda. Devi avere la certezza che, in caso di problemi, potrai contare su un fornitore di hosting PBX disponibile e facilmente raggiungibile. 

Quindi, verifica il livello di assistenza offerto dal tuo fornitore. Controlla:

• Disponibilità: il tuo fornitore offre assistenza 24/5 o 24/7?
• Canali: puoi ricevere assistenza tramite telefono, e-mail e/o chat dal vivo?
• Tempi di risposta: in quanto tempo ricevi assistenza dal tuo fornitore? Comunicano tempi di risposta garantiti? Il tempo medio di risposta di CloudTalk è inferiore a un minuto.
• Risorse self-service: è presente un'ampia selezione di risorse self-service facilmente accessibili, come guide alla risoluzione dei problemi, articoli informativi e FAQ? 

Scegli un PBX in hosting per aumentare la produttività e ridurre i costi

Vuoi passare al cloud ma non vuoi farlo da solo? Un PBX ospitato in cloud è la scelta perfetta per le aziende che vogliono tagliare i costi e sfruttare tutti i vantaggi del PBX in cloud, massimizzando al contempo la produttività. 

Lascia che sia il tuo fornitore a gestire tutto, dalla configurazione e installazione fino alla manutenzione e alla sicurezza. Nel frattempo, potrai offrire ai tuoi dipendenti la flessibilità del lavoro a distanza, una comunicazione migliorata e integrazioni che aumentano la produttività. 

Allora, pensi di essere pronto a passare a un PBX in hosting? Se sì, perché non ci fai una chiamata?