Čo je to hosted PBX, ako funguje a prečo ju vaša firma môže potrebovať?

Tradičné pevné linky postupne zanikajú – až do takej miery, že niektoré krajiny ich úplne odpájajú. Mnohé firmy preto prešli na hosted PBX, čo spôsobilo nárast trhu na neuveriteľných 63 miliárd €. 

A vďaka prechodu na hosted PBX získavajú skvelé výhody: napríklad úsporu nákladov, flexibilitu pri práci na diaľku a pokročilé funkcie poháňané umelou inteligenciou.

Nastal teda čas, aby ste ich nasledovali? Dovoľte nám predstaviť vám výhody hosted PBX, ktoré vám pomôžu urobiť informované rozhodnutie.

Kľúčové body:

• Hosted PBX je telefónny systém na správu hovorov, ktorý mimo vašich firemných priestorov prevádzkuje poskytovateľ tretej strany. 
• Na používanie hosted PBX riešení potrebujete poskytovateľa, internetové pripojenie a akékoľvek zariadenie s podporou VoIP (telefón, počítač, tablet atď.).
• Hosted PBX sa nastavuje jednoduchšie, je nákladovo efektívnejšia, škálovateľnejšia a pripravená na budúcnosť viac než tradičná lokálna alternatíva (on-premises).
• Pri výbere poskytovateľa hosted PBX by ste mali zvážiť funkcie, cenníky, podporu a to, ako jednoducho sa riešenie integruje s vašimi ostatnými firemnými nástrojmi. 

Čo je to Hosted PBX?

Hosted PBX riešenie prináša celý rad funkcií a výhod, ktoré si o chvíľu priblížime. Najprv však musíte pochopiť, čo vlastne samotná PBX znamená.  

Čo je to pobočková ústredňa (PBX)?

Pobočková telefónna ústredňa (Private Branch Exchange) je súkromný firemný telefónny systém, ktorý spoločnosti používajú na prepájanie a smerovanie interných a externých hovorov. 

K jednej linke môže byť pripojených viacero používateľov a hovory sa smerujú cez ich jedinečné klapky. To vám umožňuje uskutočňovať bezplatné interné hovory a smerovať prichádzajúce hovory na správne miesto prostredníctvom jediného telefónneho čísla.

Systémy PBX sa delia na tri hlavné typy: tradičná PBX, IP PBX a hosted PBX.

• Tradičná PBX je lokálny (on-premises) systém, ktorý sa pripája k verejnej telefónnej sieti (PSTN). Na prenos hlasových dát využíva fyzické analógové telefónne linky. 
• IP PBX (digitálna PBX) využíva na prenos hovorov internetové pripojenie VoIP. Môže byť nainštalovaná priamo vo vašej kancelárii alebo u poskytovateľa tretej strany, kde sa dodáva ako služba hosted IP PBX. 
• A potom sú tu hosted PBX telefónne systémy, ktoré si podrobnejšie rozoberieme nižšie.

Čo to znamená, keď je PBX „hosted“ (hostovaná)?

Hosted PBX – niekedy označovaná aj ako HPBX – je virtuálny telefónny systém, ktorý je hostovaný mimo vašej firmy poskytovateľom služieb tretej strany. Využíva technológiu Voice over Internet Protocol (VoIP), ktorá firmám umožňuje uskutočňovať a spravovať hovory cez internet. 

To v podstate znamená, že váš telefónny systém sa nenachádza vo fyzických priestoroch vašej firmy, ale u poskytovateľa služieb.

Funguje to na podobnom princípe ako webhosting, kde namiesto správy servera vo vlastnej kancelárii delegujete túto úlohu na poskytovateľa hostingu.

Poskytovateľ hosted PBX zodpovedá za inštaláciu, konfiguráciu, správu a údržbu, čo výrazne znižuje firemné náklady a zvyšuje produktivitu.

Čo robí PBX a ako funguje?

Základnou úlohou ústredne PBX je spájať, smerovať a spravovať interné aj externé hovory. Na splnenie tejto úlohy sa hosted PBX telefónny systém spolieha na tri hlavné komponenty: poskytovateľa hosted PBX, internetové pripojenie a zariadenia s podporou VoIP.

1. Poskytovateľ Hosted PBX
   Služba, ktorú využívate na „hostovanie“ vášho PBX systému. Inými slovami, všetko vybavenie ukladajú vo svojich súkromných dátových centrách. Starajú sa o zložité technické záležitosti, ako je nastavenie, prevádzka a nepretržitá údržba, a zodpovedajú za zabezpečenie vysokokvalitnej a spoľahlivej komunikácie. 
   
2. Internetové pripojenie
   Na používanie hosted VoIP PBX služieb potrebujete spoľahlivé a rýchle internetové pripojenie s dostatočnou šírkou pásma. Ak je pripojenie nestabilné alebo pomalé, zníži sa kvalita hovorov, čo bude frustrovať vašich zákazníkov. 
   
   Vaše súčasné pripojenie by však malo stačiť. Odporúčame minimálnu rýchlosť internetu 100 kbps na jedného používateľa.
   
3. Zariadenie s podporou VoIP
   Akékoľvek zariadenie, ktoré umožňuje telefonovať cez internet. Okrem stolových VoIP telefónov a mobilov tak môžete používať aj svoj počítač či notebook. 

SIP Trunking: Alternatíva k Hosted PBX

Ak používate tradičnú lokálnu PBX ústredňu, ale necítite sa pripravení na úplný prechod do cloudu, riešením pre vás môže byť SIP trunking.

SIP trunking prináša vašej firme možnosti a výhody VoIP bez nutnosti kompletnej výmeny vašej lokálnej ústredne. Funguje tak, že vaše existujúce analógové telefónne linky nahradí SIP trunkami, čo sú v podstate digitálne telefónne linky. 

SIP trunky premieňajú hlasové dáta (ako aj video, e-maily, SMS a ďalšie) na komprimované digitálne pakety, ktoré sa odosielajú do cieľa cez internet. 

Poskytovatelia SIP trunkov hostujú tieto prepojenia vo svojich priestoroch. Na rozdiel od plne cloudovej ústredne si však stále ponechávate a spravujete svoje vlastné PBX zariadenia. Tento model sa často označuje ako hybridný PBX systém alebo VoIP-hosted PBX.

Nastavenie SIP trunkingu je zložitejšie a nákladnejšie ako spustenie plne cloudového PBX systému. 

Budete musieť nakonfigurovať svoje SIP trunky tak, aby spolupracovali s vašou existujúcou ústredňou, a nastaviť koncové body SIP či prechod cez firewall. SIP trunking sa preto vo všeobecnosti odporúča veľkým podnikom s komplexnými telefónnymi systémami, ktoré chcú postupne prejsť na stratégiu migrácie do cloudu.

Výhody Hosted PBX

Aké sú výhody hosted PBX v porovnaní s tradičným riešením? Poďme si ich rozobrať.

Jednoduchšie nastavenie a údržba

Pri tradičnom telefónnom systéme musíte nainštalovať a nakonfigurovať množstvo drahého vybavenia. Ak sa niečo pokazí alebo zastará, potrebujete vlastných či externých odborníkov na opravu alebo upgrade. To komplikuje inštaláciu aj údržbu.

Poskytovatelia hosted PBX vás tohto stresu zbavia – celé nastavenie, konfiguráciu aj údržbu vyriešia za vás. Zatiaľ čo sprevádzkovanie tradičnej ústredne môže trvať týždne, hosted PBX môže fungovať už za niekoľko dní. 

S CloudTalkom si napríklad môžete nastaviť celý telefónny systém už za pár hodín, čím minimalizujete prestoje a zvýšite produktivitu.

Prináša úsporu nákladov

Počiatočné náklady sú pri hosted PBX zvyčajne oveľa nižšie. Keďže okrem VoIP telefónov a routerov nepotrebujete žiadnu lokálnu infraštruktúru, výhody VoIP môžete využívať aj s obmedzeným rozpočtom. 

Nemusíte najímať IT tímy na inštaláciu a údržbu systému a vaši zamestnanci môžu dokonca používať svoje vlastné zariadenia. 

Ak sa rozhodnete pre tradičnú PBX, čaká vás obrovská investícia. Samotné PBX servery môžu stáť tisíce eur, k tomu treba pripočítať náklady na inštaláciu, konfiguráciu a údržbu všetkého lokálneho vybavenia.

Presná úspora sa samozrejme líši. Služby hosted PBX zvyčajne ponúkajú odstupňované balíčky predplatného s rôznymi funkciami. Cena riešenia tak bude závisieť od potrieb vašej firmy.

Pozrite si nášho podrobného sprievodcu cenami firemných telefónnych systémov, aby ste získali lepšiu predstavu o tom, ako sa ponuky líšia. 

Ponúka širšiu škálu funkcií

Ak si chcú poskytovatelia hosted PBX udržať konkurencieschopnosť, musia zákazníkom ponúkať optimálny zážitok z volania. Cloudové riešenia preto prinášajú množstvo výkonných funkcií, ktoré presahujú základné možnosti tradičnej PBX.

Príkladom je firemné riešenie CloudTalk. Ponúka výber funkcií poháňaných AI vrátane interaktívnej hlasovej odozvy (IVR), automatických upozornení na hovory, prepisu hovorov a mnoho ďalšieho pre moderné firemné potreby. 

 Lepšie riešenie pre prácu na diaľku a hybridný režim

Poskytovatelia hosted PBX umožňujú zamestnancom stiahnuť si softvér do počítača, notebooku alebo mobilu. Tento softvér premení ich súkromné zariadenie na plnohodnotný firemný telefónny systém s rovnakými funkciami, aké majú stolové VoIP telefóny. 
To znamená, že zamestnanci môžu vybavovať pracovné hovory odkiaľkoľvek. Môžete dokonca nastaviť presmerovanie hovorov, aby sa prichádzajúce hovory vždy dostali k voľnému kolegovi – či už na stolový telefón, alebo na mobil.

Naopak, tradičná PBX viaže zamestnancov k ich stolom v kancelárii. Prechod na hosted alternatívu je preto obrovským plusom, ak chcete podporiť prácu na diaľku a hybridný model. 

Jednoduchšie prispôsobenie a škálovanie

Skryté náklady na neškálovateľný softvér a hardvér môžu rýchlo narásť. Keďže hosted PBX nestojí na nepružnej fyzickej infraštruktúre, je prirodzene škálovateľná a rýchlo reaguje na meniace sa potreby vašej firmy.

Ak napríklad potrebujete počas sezónnych špičiek pridať používateľov, zvládnete to bez nákupu drahého vybavenia. A keď dopyt klesne, môžete kapacitu znížiť bez obáv z fixných nákladov. 

Nové funkcie a pravidlá môžete pridávať aj bez toho, aby ste museli byť IT expertom alebo si nejakého najímať. 

S riešením ako CloudTalk sa navyše nemusíte obávať zdĺhavého a náročného zaškoľovania nových agentov. Náš systém má intuitívne rozhranie, takže noví členovia tímu môžu začať pracovať takmer okamžite.  

Jednoduchšia integrácia s vaším softvérom

Poskytovatelia hosted PBX spravidla ponúkajú integrácie s najdôležitejšími firemnými nástrojmi. CloudTalk vám napríklad umožňuje prepojenie na jedno kliknutie s vaším CRM, softvérom na automatizáciu predaja, nástrojmi business intelligence a ďalšími aplikáciami. 

Prečo je to také výhodné? 

Integrácie zjednodušujú prácu tým, že spájajú rôzne firemné aplikácie do jednej platformy. Namiesto neustáleho prepínania medzi oknami máte všetky potrebné funkcie na jednom prehľadnom mieste.

Vezmime si napríklad integráciu CloudTalku s HubSpotom. Môžete synchronizovať HubSpot CRM a získať prístup k údajom o zákazníkoch (demografické údaje, predchádzajúce nákupy, história komunikácie atď.) priamo v CloudTalku pri každom prichádzajúcom hovore. A hovory môžete uskutočňovať aj prijímať priamo v prostredí HubSpotu.

Pomáha vám pripraviť sa na budúcnosť

Telefónne siete postavené na tradičnej hardvérovej infraštruktúre (ako pevné linky) postupne dosahujú koniec svojej životnosti. Fungujú už dlhé roky, podliehajú opotrebovaniu a ich údržba je čoraz nákladnejšia. 

Vlády po celom svete preto rozhodujú, že udržiavanie týchto sietí už nie je rentabilné. Napríklad v Spojenom kráľovstve sa plánuje postupné vyraďovanie siete PSTN s úplným vypnutím naplánovaným na rok 2025. Ide o súčasť iniciatívy britskej vlády zameranej na kompletný prechod z analógových na digitálne linky. 

A nie sú jediní. Austrália, Nový Zéland a Dánsko patria k ďalším krajinám, ktoré plánujú odstavenie PSTN. Ak teda zostanete pri tradičnej PBX, riskujete, že vaša firemná komunikácia pobeží na zastaranej technológii. 

Hosted PBX využíva modernú technológiu VoIP na telefonovanie cez internet. Poskytovatelia navyše neustále aktualizujú svoje systémy, aby vám priniesli najnovšie funkcie a žiadané možnosti. 

Vďaka tomu sú hosted PBX systémy odolné voči starnutiu a pomôžu vám dosiahnuť dlhodobú udržateľnosť, konkurencieschopnosť a rast.

Lokálna PBX (On-Premises) vs. Hosted PBX

Lokálna PBX je drahé, nepružné riešenie s obmedzenými funkciami, ktoré len ťažko spĺňa nároky moderného biznis prostredia. 

Hosted PBX je nákladovo efektívna, flexibilná a plná pokročilých funkcií, ktoré podporujú tímovú prácu a prozákaznícky prístup. 

Tu je priame porovnanie, ktoré vám pomôže vidieť rozdiely:

Čo zvážiť pri výbere poskytovateľa Hosted PBX 

Čo by ste mali hľadať u poskytovateľa PBX? Prejdime si kľúčové veci, ktoré treba brať do úvahy pri porovnávaní ponuky:

Zamerajte sa na kvalitu hovorov

Keď sa tak veľa pozornosti venuje poskytovaniu rýchleho a pohodlného telefonovania, kvalita hovorov môže ľahko ustúpiť do úzadia. 

Pozreli sme sa však bližšie na to, aká dôležitá je kvalita hovorov pre firmy, a zistili sme, že 42 % zákazníkov sa po skúsenostiach s nekvalitným zvukom radšej vyhne telefonovaniu na zákaznícku podporu vašej spoločnosti. 

A nie sú to len vaši zákazníci, ktorí môžu odísť, ale aj vaši zamestnanci. Problémy s kvalitou zvuku zamestnancov vyrušujú a frustrujú. Narušujú ich sústredenie a efektivitu, čo im sťažuje vedenie produktívnych rozhovorov. 

Zlá kvalita hovorov môže v skutočnosti stáť vašu spoločnosť €6,000,000 ročne len na strate produktivity práce.

Vyberte si poskytovateľa hostovanej PBX, ktorý neustále uprednostňuje kvalitu hovorov. Najlepší poskytovatelia by mali mať globálne distribuovanú serverovú infraštruktúru, ponúkať monitorovanie kvality hovorov v reálnom čase a podnikat kroky na zaručenie nízkej latencie a minimalizáciu prestojov. 

Uistite sa, že máte široký výber firemných telefónnych čísel

Nemusíte mať fyzické sídlo v danej krajine, aby ste tam mali lokálne zastúpenie. Všetko, čo potrebujete, je lokálne telefónne číslo. Ponúka však váš poskytovateľ hostovanej PBX lokálne a bezplatné čísla v krajinách, v ktorých pôsobíte?

Hľadajte poskytovateľa so širokou dostupnosťou firemných telefónnych čísel. CloudTalk v súčasnosti vedie na trhu s telefónnymi číslami dostupnými vo viac ako 160 krajinách.

Preskúmajte dostupné funkcie a možnosti

Predtým, ako začnete porovnávať poskytovateľov, spíšte si zoznam funkcií a možností, ktoré vaša firma v systéme hostovanej PBX potrebuje. 

Určite si kľúčové funkcie a tie, ktoré by bolo dobré mať, aby ste si mohli overiť, či vaši favoriti majú funkcie potrebné na dosiahnutie vašich obchodných cieľov.

A pamätajte, že riešenie s najväčším počtom funkcií nemusí byť nevyhnutne to najlepšie. Ak platíte viac za množstvo luxusných funkcií, ktoré nikdy nevyužijete, nedostanete za svoje peniaze maximum. 

Preštudujte si cenníky a hodnotu, ktorú za svoje peniaze získate

Väčšina poskytovateľov hostovanej PBX ponúka tri alebo štyri cenové plány, ktoré vyhovujú rôznym potrebám a rozpočtom. Môžu mať napríklad PBX pre malé firmy, PBX pre stredne veľké spoločnosti a PBX pre veľké podniky, pričom každý plán obsahuje iné funkcie. 

Urobte si prieskum trhu a nájdite plán, ktorý ponúka najlepší pomer ceny a výkonu. 

Pri určovaní dlhodobej hodnoty sa pozerajte nielen na mesačný poplatok za predplatné. Má riešenie funkcie, ktoré zefektívnia prevádzku a prinesú úsporu nákladov? A čo funkcie poháňané umelou inteligenciou, ktoré zlepšujú zákaznícku skúsenosť, spokojnosť a zvyšujú výnosy?

Nezabúdajte, že v závislosti od potrieb vášho podnikania môžete prejsť na vyšší alebo nižší plán. Vyhodnoťte preto všetky cenové plány ponúkané vybraným poskytovateľom, aby ste mali istotu, že dokáže podporiť vaše potreby aj počas rastu.

Hľadajte integrácie s vašimi existujúcimi firemnými nástrojmi

Väčšina služieb hostovanej PBX ponúka natívne integrácie. Pokrýva však váš poskytovateľ všetky dôležité obchodné nástroje vo vašom technologickom balíku? To je vec, ktorú si budete chcieť zistiť ešte pred investíciou do riešenia.

Vezmite si napríklad CRM. Je to váš najsilnejší nástroj na správu zákazníckych dát, ktorý vám umožňuje poskytovať personalizované zážitky počas celého životného cyklu zákazníka a budovať si jeho lojalitu vo veľkom meradle. 

Takmer každé odvetvie podnikania potrebuje CRM (čo vysvetľuje, prečo má globálny trh s CRM hodnotu €65 miliárd). Poskytovatelia hostovaných služieb PBX to vedia, a preto tí najlepší z nich zvyčajne ponúkajú jednoduché integrácie s najpopulárnejšími CRM na trhu.

Niektorí poskytovatelia však podporujú integráciu len s najväčšími menami na trhu, ako sú Salesforce a HubSpot. Ak sa vám nechce meniť CRM, hľadajte poskytovateľa, ktorý ponúka integráciu s CRM, ktoré už používate. Okrem Salesforce a HubSpot podporuje CloudTalk integrácie s Zoho CRM, Onpipeline CRM, Copper a ďalšími – navyše je jednoduché použiť Zapier na vytvorenie vlastných integrácií.

Pri prezeraní webových stránok potenciálneho poskytovateľa hľadajte informácie o jeho natívnych integráciách a o tom, či ponúka aj API. Ak hovoríte priamo s poskytovateľom, nezabudnite sa ho opýtať, s ktorými nástrojmi jeho riešenie spolupracuje. Alebo im radšej rovno povedzte, bez ktorých súčasných riešení sa nezaobídete. 

Dôkladne zvážte bezpečnosť a spoľahlivosť

Častým mýtom je, že cloudové systémy PBX sú menej bezpečné ako lokálne alternatívy. Prechod na cloudové riešenie PBX v skutočnosti dokáže ochrániť vaše dáta pred hrozbami lepšie ako lokálne riešenia – za predpokladu, že si vyberiete správnu službu PBX.

Renomovaní poskytovatelia hostovanej PBX majú v jadre svojich riešení zabudované prísne bezpečnostné opatrenia a protokoly. Overte si, či vami vybraný poskytovateľ zaviedol spoľahlivé bezpečnostné opatrenia a postupy, ako napríklad:

• Šifrovanie hovorov na oboch koncoch (end-to-end).
• Bezpečné nahrávanie hovorov.
• Viacfaktorové overovanie.
• Bezpečnostné certifikácie a zhoda s normami, ako sú PCI, SOC a STIR/SHAKEN.
• Pravidelné opravy a aktualizácie.
• Pravidelné penetračné testovanie a auditovanie.

Nezabudnite si overiť spoľahlivosť týchto bezpečnostných opatrení prečítaním overených hodnotení zákazníkov.

Preskúmajte dostupnosť a kvalitu ponúkanej podpory

Každá minúta prestoja stojí vašu firmu peniaze. Chcete mať istotu, že v prípade vzniku problému sa môžete spoľahnúť na dostupnosť a jednoduchú zastihnuteľnosť poskytovateľa hostovanej PBX. 

Overte si preto úroveň podpory, ktorú poskytovateľ ponúka. Skontrolujte:

• Dostupnosť: Ponúka váš poskytovateľ podporu 24/5 alebo 24/7?
• Kanály: Môžete získať podporu prostredníctvom telefónu, e-mailu a/alebo živého chatu?
• Čas odozvy: Ako rýchlo vám dokáže poskytovateľ pomôcť? Uvádza nejaké garantované časy odozvy pre podporu? Priemerný čas odozvy CloudTalku je menej ako jedna minúta.
• Samoobslužné zdroje: Je k dispozícii široký výber ľahko prístupných samoobslužných zdrojov, ako sú návody na riešenie problémov, články s postupmi a často kladené otázky? 

Vyberte si hostovanú PBX na zvýšenie produktivity a zníženie nákladov

Chcete prejsť do cloudu, ale nechcete na to byť sami? Cloudová hostovaná PBX je ideálnou voľbou pre firmy, ktoré chcú znížiť náklady a využívať všetky výhody cloudovej PBX pri maximalizácii produktivity. 

Nechajte svojho poskytovateľa postarať sa o všetko od nastavenia a inštalácie až po údržbu a bezpečnosť. Zároveň poskytnete svojim zamestnancom flexibilitu práce na diaľku, lepšiu komunikáciu a integrácie zvyšujúce produktivitu. 

Myslíte si teda, že ste pripravení na prechod na hostovanú PBX? Ak áno, prečo nám nezavoláte?