Vad är molnväxel (hosted PBX), hur fungerar det och varför behöver ditt företag det?

Den traditionella fasta telefonin håller snabbt på att försvinna – till den grad att vissa länder stänger av den helt. Som svar på detta har många företag strömmat till molnväxlar, vilket har fått marknaden att explodera till 63 miljarder euro. 

Och genom att byta till en molnväxel får de en hel del fina fördelar: bland annat kostnadsbesparingar, flexibilitet på distans och kraftfulla, AI-drivna funktioner.

Så, är det dags för dig att göra detsamma? Låt oss förklara fördelarna med en molnväxel så att du kan ta ett välgrundat beslut.

Viktiga slutsatser:

• En molnväxel (hosted PBX) är ett telefonsystem för att hantera samtal som ligger hos en extern leverantör i stället för på ditt eget kontor. 
• För att använda en molnväxel behöver du en leverantör, en internetanslutning och en VoIP-kompatibel enhet (en telefon, dator, surfplatta etc.).
• En molnväxel är enklare att installera, mer kostnadseffektiv, mer skalbar och mer framtidssäker än ett traditionellt lokalt telefonsystem.
• När du väljer leverantör av molnväxel bör du titta på funktioner, priser, support och hur enkelt systemet kan integreras med dina andra företagsverktyg. 

Vad är en molnväxel (hosted PBX)?

En molnväxel ger en rad funktioner och fördelar som vi snart ska titta närmare på. Men för att förstå vad en molnväxel är måste vi först ha koll på vad en PBX (telefonväxel) faktiskt är.  

Vad är en telefonväxel (PBX)?

En PBX (Private Branch Exchange) är ett privat telefonnät som företag använder för att koppla och styra interna och externa samtal. 

Flera användare kan anslutas till en enskild linje och nås via sina egna anknytningar. Det gör att du kan ringa gratis interna samtal och koppla inkommande samtal till rätt person via ett och samma telefonnummer.

Telefonväxlar finns i tre olika varianter: traditionell PBX, IP-PBX och molnväxel (hosted PBX).

• Traditionell PBX är ett lokalt system (on-premise) som ansluter till det fasta telefonnätet (PSTN). Det använder fysiska, analoga telefonlinjer för att överföra röstdata. 
• IP-PBX, eller digital växel, använder VoIP för att skicka samtal över en internetanslutning. Den kan installeras på ert kontor eller hos en extern leverantör, där den levereras som en molnbaserad IP-växel. 
• Och sedan har vi molnbaserade växelsystem, som vi ska titta närmare på nedan.

Vad innebär det att en växel är ”molnbaserad”?

En molnväxel – även kallad hosted PBX eller HPBX – är ett virtuellt telefonsystem som driftas externt av en tjänsteleverantör. Det använder VoIP-teknik (Voice over Internet Protocol) för att låta företag ringa och hantera samtal över internet. 

Det innebär helt enkelt att ditt telefonsystem ligger hos en leverantör i stället för på en fysisk server på ert eget kontor.

Det fungerar på samma sätt som webbhotell, där du överlåter driften av servern till en leverantör i stället för att ha en stående på kontoret.

Leverantören ansvarar för installation, konfiguration, hantering och underhåll, vilket sänker företagets kostnader och ökar produktiviteten avsevärt.

Vad gör en molnväxel och hur fungerar den?

En molnväxels huvudsakliga uppgift är att koppla, styra och hantera interna och externa samtal. För att göra detta bygger systemet på tre delar: en leverantör av molnväxeln, en internetanslutning och VoIP-kompatibla enheter.

1. En leverantör av molnväxel
   Det här är tjänsten du använder för att drifta ditt växelsystem. De förvarar all utrustning i sina egna datacenter och sköter allt det tekniska som installation, drift och underhåll. De ansvarar också för att se till att er kommunikation är säker, pålitlig och håller hög kvalitet. 
   
2. En internetanslutning
   För att använda en molnbaserad VoIP-växel behöver du en stabil och snabb internetanslutning med tillräcklig bandbredd. Om internet är svajigt eller långsamt påverkar det samtalskvaliteten och skapar irritation hos kunderna. 
   
   Som tur är räcker oftast det internet du redan har. Vi rekommenderar en lägsta hastighet på 100 kbps per användare.
   
3. VoIP-kompatibel enhet
   Detta är alla typer av enheter som du kan ringa med över internet. Förutom fasta IP-telefoner och mobiler kan du även använda din dator eller surfplatta. 

SIP-trunking: ett alternativ till molnväxel

Om du använder en traditionell lokal växel men inte känner dig redo att ta steget fullt ut till molnet, kan du använda SIP-trunking (Session Initiation Protocol).

SIP-trunking ger ditt företag fördelarna med VoIP utan att ni behöver byta ut hela er lokala växel. Det innebär att ni ersätter era analoga telefonlinjer med SIP-trunker, som i princip är digitala telefonlinjer. 

SIP-trunker omvandlar röst (men även video, e-post, SMS med mera) till digitala datapaket som skickas till mottagaren via internet. 

Leverantören av SIP-trunken sköter driften av linjerna på sin sida, men till skillnad från en renodlad molnväxel äger och hanterar ni fortfarande er egen växelutrustning. Detta kallas ofta för en hybridväxel eller en VoIP-ansluten växel.

Att sätta upp SIP-trunking är mer komplicerat och dyrare än att skaffa en helt molnbaserad växel. 

Du måste konfigurera dina SIP-trunker så att de fungerar med din befintliga växel, samt ställa in SIP-slutpunkter och brandväggar. Därför rekommenderas SIP-trunking oftast för större företag med komplexa telesystem som vill ha en mjuk övergång till en molnmigreringsstrategi.

Fördelarna med en molnväxel

Vilka är då fördelarna med en molnväxel jämfört med en traditionell växel? Låt oss titta närmare på det.

Det är enklare att installera och underhålla

För att komma igång med ett traditionellt telefonsystem måste du installera och konfigurera en hel del dyr utrustning. Och om något går sönder eller blir omodernt måste du ha – eller hyra in – teknisk expertis för att fixa det. Det gör både installation och underhåll krångligt.

Med en molnväxel slipper du den stressen eftersom leverantören sköter allt åt dig. Till skillnad från en traditionell växel som kan ta veckor att installera, kan en molnväxel vara igång på bara några dagar. 

Med CloudTalk kan du till exempel sätta upp hela ditt telefonsystem på bara några timmar, vilket minimerar driftstopp och håller produktiviteten uppe.

Det sparar pengar

Startkostnaderna är oftast mycket lägre om du väljer en molnväxel. Eftersom det inte krävs någon lokal utrustning förutom era telefoner och routrar kan ni dra nytta av VoIP även med en stram budget. 

Du slipper anställa IT-tekniker för att installera och sköta systemet, och dina medarbetare kan till och med använda sina egna mobiler. 

Om du väljer en traditionell växel handlar det om en rejäl investering. Bara växelservrarna kan kosta tiotusentals kronor, och till det kommer kostnader för installation, konfiguration och underhåll av all lokal utrustning.

Hur mycket du sparar beror förstås på dina behov. Molnväxlar erbjuds oftast som abonnemang i olika prisklasser med olika funktioner, så kostnaden anpassas efter vad ditt företag behöver.

Ta gärna en titt på vår guide om priser på telefonsystem för företag för att få en bättre bild av hur paketen skiljer sig mellan olika leverantörer. 

Ger tillgång till fler funktioner

För att vara konkurrenskraftiga måste leverantörer av molnväxlar erbjuda bästa möjliga samtalsupplevelse. Därför har molnlösningar en mängd kraftfulla funktioner som går långt utöver de grundläggande samtalsfunktionerna i en traditionell växel.

Ta CloudTalks företagslösning som exempel. Den erbjuder ett urval av AI-funktioner, inklusive knappval (IVR), automatiska samtalsaviseringar, samtalstranskribering och mycket mer för att möta moderna kommunikationsbehov. 

 Bättre anpassat för distans- och hybridarbete

Molnväxlar gör det möjligt för medarbetare att installera en app på sin dator, bärbara dator eller mobil. Den förvandlar deras enhet till ett fullvärdigt företagssystem med exakt samma funktioner som en fast IP-telefon på kontoret. 
Det betyder att medarbetarna kan ringa och ta emot jobbsamtal oavsett var de befinner sig. Du kan även ställa in samtalskoppling så att inkommande samtal alltid styrs till en tillgänglig enhet, oavsett om det är en bordstelefon eller mobil.

Med en traditionell växel är medarbetarna i princip låsta till sina skrivbord på kontoret. Det här är alltså en enorm fördel med molnväxeln om ni vill underlätta distans- och hybridarbete. 

Enklare att anpassa och skala upp eller ned

De dolda kostnaderna för svårskalad mjukvara och hårdvara kan snabbt dra iväg. Eftersom en molnväxel inte bygger på låst fysisk utrustning är den mycket mer flexibel och kan enkelt anpassas efter företagets behov.

Om du till exempel behöver lägga till fler användare under högsäsong kan du göra det direkt utan att köpa dyr utrustning. Och när behovet minskar kan du skala ned igen utan att behöva betala för onödiga fasta kostnader. 

Du kan också lägga till nya funktioner och ändra regler själv, helt utan att behöva vara en IT-expert. 

Med en lösning som CloudTalk slipper du dessutom tidskrävande utbildningar för nyanställda. Vårt system har ett väldigt användarvänligt gränssnitt, vilket gör att dina nya teammedlemmar kommer igång snabbt.  

Enklare att integrera med era andra system

Leverantörer av molnväxlar erbjuder oftast färdiga integrationer med era viktigaste företagsverktyg. Med CloudTalk kan du till exempel integrera ditt CRM, säljverktyg och BI-system med bara ett klick. 

Varför är det så bra? 

Integrationer förenklar arbetsflödet genom att samla era olika verktyg på en och samma plattform. I stället för att hoppa mellan olika appar kan du göra allt du behöver från ett och samma ställe.

Ta till exempel CloudTalks HubSpot-integration. Du kan synka HubSpot CRM för att se kunddata – som kontaktuppgifter, köphistorik och tidigare konversationer – direkt i CloudTalk vid inkommande samtal. Du kan också ringa och ta emot samtal direkt inifrån HubSpot.

Hjälper till att framtidssäkra era verktyg

Telefonnät som bygger på traditionell hårdvara (som fast telefoni) har börjat nå slutet på sin livslängd. De har använts i många år, slits ut och blir allt dyrare att underhålla. 

Många länder har därför bestämt att det inte längre är lönsamt att hålla igång de gamla näten. I Storbritannien fasar man till exempel ut det fasta nätet (PSTN) helt till år 2025. Detta är en del av brittiska regeringens initiativ för att helt gå över från analog till digital telefoni. 

Och de är inte ensamma. Även länder som Australien, Nya Zeeland och Danmark avvecklar det fasta nätet. Det betyder att du riskerar att sitta med föråldrad teknik om du håller fast vid en traditionell växel. 

En molnväxel använder modern VoIP-teknik för att ringa över internet. Dessutom uppdaterar leverantörerna ständigt sina system för att ge användarna de senaste funktionerna. 

Det gör molnväxlar helt framtidssäkra, vilket hjälper er att hålla er konkurrenskraftiga och växa på sikt.

Lokal växel vs. molnväxel

En lokal växel är en dyr och stel lösning med begränsade funktioner som har svårt att möta kraven i dagens moderna arbetsliv. 

En molnväxel är kostnadseffektiv, flexibel och fullproppad med smarta funktioner som underlättar samarbetet och förbättrar kundservicen. 

Här är en direkt jämförelse som visar skillnaderna:

Vad du bör tänka på när du väljer leverantör av molnväxel 

Vad ska du titta efter hos en växelpartner? Här är de viktigaste sakerna att tänka på när du jämför olika leverantörer:

Titta extra noga på samtalskvaliteten

Med så stort fokus på att leverera snabba, smidiga samtalsupplevelser är det lätt hänt att samtalskvaliteten glöms bort. 

Vi undersökte dock hur viktig samtalskvaliteten är för företag och upptäckte att 42 % av kunderna undviker att ringa till ett företags kundtjänst efter att ha upplevt problem med ljudkvaliteten. 

Och det är inte bara kunderna som kan försvinna, utan även dina medarbetare. Problem med ljudkvaliteten distraherar och frustrerar personalen. Det förstör koncentrationen och effektiviteten, vilket gör det svårare att ha produktiva samtal. 

Faktum är att dålig samtalskvalitet kan kosta ditt företag €6 000 000 varje år i enbart förlorad arbetstid.

Välj en leverantör av molnväxel (hosted PBX) som konsekvent prioriterar samtalskvalitet. De bästa leverantörerna bör ha en globalt distribuerad serverinfrastruktur, erbjuda samtalsövervakning i realtid och vidta åtgärder för att garantera låg latens och minimera driftstopp. 

Se till att du har ett brett urval av företagsnummer

Du behöver inte ha ett fysiskt huvudkontor i ett land för att etablera en lokal närvaro där. Allt du behöver är ett lokalt telefonnummer. Men erbjuder din leverantör av molnväxel lokala och avgiftsfria nummer i de länder där ni är verksamma?

Leta efter en leverantör med stor tillgång på företagsnummer. CloudTalk leder för närvarande marknaden med telefonnummer tillgängliga i över 160 länder.

Utforska tillgängliga funktioner och verktyg

Innan du börjar jämföra leverantörer bör du skriva en lista över de funktioner som ditt företag behöver i en molnväxel. 

Identifiera nödvändiga funktioner och extra önskemål så att du kan kontrollera att dina favoriter har de funktioner som krävs för att nå dina affärsmål.

Och kom ihåg att lösningen med flest funktioner inte nödvändigtvis är bäst. Om du betalar mer för en massa avancerade funktioner som du aldrig kommer att använda får du inte ut mest möjliga av dina pengar. 

Granska prisplaner och vad du får för pengarna

De flesta leverantörer av molnväxlar erbjuder tre eller fyra prisplaner för att passa olika behov och budgetar. De kan till exempel ha en växel för småföretag, en för medelstora företag och en för stora företag, alla med olika funktioner. 

Jämför olika alternativ för att hitta den plan som ger mest värde för pengarna. 

Titta bortom den månatliga abonnemangsavgiften för att avgöra det långsiktiga värdet. Har lösningen funktioner som effektiviserar verksamheten och sparar pengar? Hur är det med AI-funktioner som förbättrar kundupplevelsen, nöjdheten och intäkterna?

Kom ihåg att du alltid kan uppgradera eller nedgradera beroende på dina behov. Utvärdera därför alla prisplaner som din valda leverantör erbjuder för att säkerställa att de kan stödja dig när ditt företag växer.

Leta efter integrationer med dina befintliga affärsverktyg

De flesta molnväxlar erbjuder inbyggda integrationer. Men täcker din leverantör alla viktiga affärsverktyg i din teknikstack? Det är något du bör ta reda på innan du investerar i en lösning.

Ta ditt CRM som exempel. Det är ditt mest kraftfulla verktyg för att hantera kunddata, vilket gör att du kan erbjuda personliga upplevelser under hela kundresan och bygga lojalitet i stor skala. 

Nästintill varje bransch du kan tänka dig behöver ett CRM (vilket förklarar varför den globala CRM-marknaden är värd €65 miljarder). Det vet leverantörerna av molnväxlar, och därför erbjuder de bästa av dem vanligtvis enkla integrationer med marknadens mest populära CRM-system.

Med det sagt stöder vissa leverantörer endast integrationer med de största namnen i branschen, som Salesforce och HubSpot. Om du inte vill byta CRM-system bör du leta efter en leverantör som erbjuder integration med det system du redan använder. Förutom Salesforce och HubSpot stöder CloudTalk integrationer med Zoho CRM, Onpipeline CRM, Copper med flera – dessutom är det enkelt att använda Zapier för att skapa egna integrationer.

När du studerar en potentiell leverantörs webbplats bör du leta efter information om deras inbyggda integrationer och om de även erbjuder API:er. Om du pratar direkt med en leverantör ska du se till att fråga vilka verktyg deras lösning fungerar med. Eller ännu hellre, berätta vilka av dina nuvarande system du inte kan vara utan. 

Tänk noga på säkerhet och tillförlitlighet

Det är en vanlig missuppfattning att molnväxlar är mindre säkra än lokala alternativ. Faktum är att ett byte till en molnbaserad växellösning kan skydda dina data mot hot bättre än lokala lösningar – förutsatt att du väljer rätt leverantör.

Etablerade leverantörer av molnväxlar har strikta säkerhetsåtgärder och protokoll inbyggda i kärnan av sina lösningar. Kontrollera att den leverantör du väljer har implementerat robusta och tillförlitliga säkerhetsåtgärder som:

• Totalsträckskryptering (end-to-end) av samtal.
• Säker samtalsinspelning.
• Flerfaktorautentisering.
• Säkerhetscertifieringar och efterlevnad, som PCI, SOC och STIR/SHAKEN.
• Regelbundna korrigeringar och uppdateringar.
• Löpande penetrationstester och revisioner.

Glöm inte att kontrollera hur pålitliga dessa säkerhetsåtgärder är genom att läsa verifierade kundrecensioner.

Undersök vilken support som erbjuds

Varje minut av driftstopp kostar ditt företag pengar. Du vill vara säker på att du kan lita på att din växel-leverantör är tillgänglig och lätt att nå om du skulle stöta på problem. 

Kontrollera därför vilken supportnivå din leverantör erbjuder. Verifiera:

• Tillgänglighet: Erbjuder din leverantör support dygnet runt på vardagar (24/5) eller hela veckan (24/7)?
• Kanaler: Kan du få support via telefon, e-post och/eller livechatt?
• Svarstider: Hur snabbt kan du få hjälp? Garanterar de några specifika svarstider för support? CloudTalks genomsnittliga svarstid är under en minut.
• Självhjälpsresurser: Finns det ett brett urval av lättillgängliga resurser som felsökningsguider, instruktionsartiklar och vanliga frågor? 

Välj molnväxel för att öka produktiviteten och sänka kostnaderna

Vill du gå över till molnet men slippa göra det helt själv? En molnväxel (hosted PBX) är det perfekta valet för företag som vill sänka kostnaderna och utnyttja alla fördelar med molnet samtidigt som produktiviteten maximeras. 

Låt din leverantör sköta allt från konfiguration och installation till underhåll och säkerhet. Samtidigt ger du dina medarbetare flexibiliteten att arbeta på distans, bättre kommunikation och produktivitetshöjande integrationer. 

Så, tror du att du är redo att byta till en molnväxel? Slå oss en signal i så fall!