VoIP-System einrichten: In 7 einfachen Schritten zum garantierten Erfolg

Der Wechsel zu VoIP senkt Ihre durchschnittlichen Telefonkosten um bis zu 50% pro Monat. Sie müssen das VoIP-System jedoch korrekt einrichten, um von diesen beeindruckenden Einsparungen zu profitieren.

Eine ordnungsgemäße VoIP-Einrichtung sorgt für zuverlässige, hochwertige Sprach- und Videoanrufe. Eine sorgfältige Planung und Installation kann Probleme wie schlechte Tonqualität und Verbindungsprobleme verhindern.

Wichtige Erkenntnisse:

• VoIP-Telefonanlagen bieten zahlreiche Vorteile wie Kostenersparnis, Skalierbarkeit und plattformübergreifende Kommunikation, was sie ideal für Remote- und Hybridarbeit macht.
• Stellen Sie vor der Einrichtung einer VoIP-Telefonanlage sicher, dass Sie die grundlegenden Anforderungen erfüllen, wie z. B. ausreichende Bandbreite und ein Netzwerk mit geringer Latenz.
• Befolgen Sie einige wesentliche Schritte, um Ihren Übergang zu VoIP so reibungslos wie möglich zu gestalten. Analysieren Sie beispielsweise Ihre geschäftlichen Anforderungen, wählen Sie einen zuverlässigen Anbieter und prüfen Sie die Netzwerkstabilität.

Warum ein VoIP-System einrichten?

Die VoIP-Technologie ermöglicht Sprachanrufe über eine Internetverbindung anstelle herkömmlicher Telefonnetze. Sie können damit Anrufe von verschiedenen Geräten wie Computern, Smartphones oder speziellen VoIP-Telefonen tätigen. 

Ein VoIP-System bietet mehrere Vorteile:

• Geld sparen: VoIP ist oft günstiger als herkömmliche Telefonsysteme, insbesondere bei Fern- oder Auslandsgesprächen. Tatsächlich können die Kosten um bis zu 50% pro Monat gesenkt werden.

• Skalieren Sie Ihr Unternehmen: VoIP-Systeme sind hochgradig anpassungsfähig, da Sie Telefonleitungen je nach Bedarf hinzufügen oder entfernen können.

• Verbessern Sie die plattformübergreifende Kommunikation: VoIP lässt sich mit anderen Systemen wie CRM und SMS integrieren, was die Effizienz steigert.

Von überall aus arbeiten: Benutzer können Anrufe über eine Internetverbindung tätigen und empfangen, indem sie Softphones auf dem Computer oder mobile Apps auf dem Smartphone nutzen. Dies ist ideal für Remote- und Hybrid-Teams.

Grundlegende Anforderungen für die VoIP-Einrichtung

Bevor Sie das VoIP-System implementieren, sollten Sie sicherstellen, dass Sie diese Voraussetzungen erfüllen:

#1 Für ausreichend Bandbreite sorgen

Die benötigte Bandbreite hängt von der Anzahl der gleichzeitigen Anrufe und Ihrer Internetqualität ab. Ohne ausreichende Bandbreite kommt es zu Problemen wie Verbindungsabbrüchen oder schlechter Tonqualität. Eine Verbesserung Ihrer Internetverbindung kann diese Probleme beheben.

CloudTalk benötigt beispielsweise bis zu 100 kbps pro Anruf. Es wird empfohlen, dass jede Person über eine Download- und Upload-Geschwindigkeit von mindestens 1 Mbps verfügt, idealerweise 5 Mbps. Nutzen Sie unser VoIP-Planungstool, um Ihren gesamten Bandbreitenbedarf basierend auf der Anzahl der gleichzeitigen Anrufe Ihres Teams zu berechnen, bevor Sie etwas einrichten.

#2 Wählen Sie ein Netzwerk mit geringer Latenz

Latenz bedeutet, dass der Ton mit einer Verzögerung beim Hörer ankommt. Daher hört man Sie später, als Sie sprechen. Ein Netzwerk mit geringer Latenz minimiert diese Verzögerung und sorgt für reibungslose Gespräche. 

Hinweis: Die Latenz sollte 150 Millisekunden oder weniger betragen, um unangenehme Pausen und Unterbrechungen zu vermeiden.

#3 Priorisieren Sie VoIP-Traffic gegenüber anderen Daten

VoIP stellt sicher, dass Ihr System genügend Internetressourcen für reibungslose Anrufe bereitstellt, selbst wenn andere Apps Bandbreite beanspruchen. Durch die Konfiguration von Quality of Service (QoS)-Einstellungen priorisieren Sie Datenpakete für Audio- oder Videoanrufe, was reibungslose und unterbrechungsfreie Telefonate auch bei hoher Netzwerkauslastung garantiert.

#4 Sicherheitsmaßnahmen anwenden

Die VoIP-Kommunikation birgt Sicherheitsrisiken wie Phishing und Malware. Zum Schutz Ihrer Daten können Sie einen zuverlässigen VoIP-Anbieter wählen, der Sicherheit an erste Stelle setzt und Maßnahmen wie Datenverschlüsselung implementiert.

7 Schritte zur Einrichtung eines VoIP-Systems

Die Einrichtung eines VoIP-Systems ist dank benutzerfreundlicher Oberflächen und vereinfachter Installationsprozesse in der Regel unkompliziert. Dennoch haben wir eine 7-Schritte-Anleitung vorbereitet, um den Übergang noch reibungsloser zu gestalten:

#1 Analysieren Sie Ihre geschäftlichen Anforderungen 

Jedes Unternehmen ist einzigartig und hat seine eigenen Anforderungen. Und Ihr VoIP-System muss diese erfüllen, nicht umgekehrt. Bevor Sie sich also für ein System entscheiden, sollten Sie folgende Aspekte berücksichtigen:

• Anzahl der Benutzer: Definieren Sie, wie viele Mitarbeiter Zugriff benötigen.

• Arbeitsmodell: Wenn Ihr Team aus Remote-, Hybrid- oder an mehreren Standorten arbeitenden Mitgliedern besteht, sollten Sie eine cloudbasierte Lösung anstreben.

• Anrufvolumen: Schätzen Sie die Anzahl der gleichzeitigen Anrufe, um die erforderliche Bandbreite und Kapazität zu verstehen.

• Skalierbarkeit: Es ist wichtig, dass das VoIP-System mit den aktuellen und zukünftigen Anforderungen Ihres Unternehmens wachsen kann. Die Entscheidung für eine skalierbare VoIP-Lösung ermöglicht die nahtlose Integration neuer Funktionen bei Unternehmenswachstum und reduziert den Bedarf an kostspieligen Upgrades. 

#2 Wählen Sie Ihren VoIP-Anbieter 

Sobald Sie Ihre Anforderungen kennen, ist es an der Zeit, die am besten geeignete VoIP-Software auszuwählen. Berücksichtigen Sie diese Aspekte, um eine kluge Entscheidung zu treffen:

• Zuverlässigkeit: Suchen Sie nach Anbietern mit einer nachgewiesenen Erfolgsbilanz in Bezug auf Betriebszeit und hoher Kundenzufriedenheit. Sie können Bewertungsportale wie G2 oder Capterra prüfen.
• Funktionen: Bewerten Sie die Palette der angebotenen Funktionen wie Power Dialer, Call Flow Designer, aussagekräftige Analysen oder ein Echtzeit-Dashboard. 
• Kompatibilität: Stellen Sie sicher, dass die Dienste des Anbieters mit Ihrer bestehenden Infrastruktur wie CRM-Systemen oder Geräten kompatibel sind.
• Kundensupport:  Priorisieren Sie einen 24/7-Kundensupport, um sicherzustellen, dass der Anbieter jederzeit für Sie da ist. Sie können technische Probleme beheben, Fragen beantworten oder jederzeit bei der Einrichtung helfen. 

#3 Netzwerk- und Internetverbindung prüfen

Vor der Einrichtung eines VoIP-Systems ist es wichtig, sicherzustellen, dass Ihre Internetverbindung schnell und stabil ist, um klare, qualitativ hochwertige Anrufe zu ermöglichen. 

Befolgen Sie diese Best Practices, um die Funktionsweise Ihres Netzwerks und Ihrer Internetverbindung zu überprüfen:

• Führen Sie kurze Tests durch, um die Qualität zu prüfen.

• Überwachen Sie Ihren Paketverlust mit Tools wie SolarWinds VoIP and Network Quality Manager. Stellen Sie sicher, dass Ihr Paketverlust unter 1% liegt, um eine gute Sprachqualität beizubehalten.
• Halten Sie die Jitter-Werte bei 30 ms oder weniger, um eine gleichbleibende Audioqualität zu gewährleisten.

#4 Die richtige VoIP-Hardware auswählen

VoIP-Systeme helfen, Hardwarekosten zu sparen. Dennoch ist die Investition in eine gute Ausrüstung für eine klare Kommunikation und ein positives Kundenerlebnis wichtig. Hier sind einige kosteneffiziente Tipps:

• Wählen Sie das richtige VoIP-Telefon: Entscheiden Sie sich bei intensiver oder ganztägiger Telefonnutzung für hochwertige oder mehrzeilige Telefone, stellen Sie die Kompatibilität mit Ihrem VoIP-Dienst sicher und ziehen Sie vorkonfigurierte Optionen für eine einfachere Einrichtung in Betracht.
• Optimieren Sie Ihren Laptop für VoIP: Es werden mindestens 4 GB RAM empfohlen, ideal für eine reibungslose Leistung sind jedoch 8 GB oder mehr. Stellen Sie außerdem sicher, dass das Betriebssystem mit der von Ihnen geplanten VoIP-Software kompatibel ist. Die meiste VoIP-Software unterstützt Windows, macOS und Linux.
• Investieren Sie in hochwertige Kopfhörer: Kopfhörer mit aktiver Geräuschunterdrückung (ANC) können die Audioqualität verbessern und Hintergrundgeräusche bei VoIP-Anrufen reduzieren. Solche Kopfhörer liegen preislich zwischen €80 und €500.
• Kaufen Sie einen VoIP-Adapter: Wenn Sie Ihre alten Tischtelefone weiterverwenden möchten, können Sie dies mit einem analogen Telefonadapter (ATA) tun, sodass Sie keine neuen Telefone kaufen müssen.

#5 Eine VoIP-Telefonnummer anfordern

Sobald Sie sich für einen Anbieter entschieden haben, ist es an der Zeit, eine VoIP-Nummer zu beantragen. Eine VoIP-Telefonnummer ist eine echte Telefonnummer, die einem bestimmten Benutzer zugeordnet ist, und nicht einer bestimmten Telefonleitung wie bei herkömmlichen Telefonnummern.

Aber wie bekommt man eine?

In der Regel hilft Ihnen ein Customer Success Manager (CSM) bei der Einrichtung Ihrer VoIP-Nummer.

Sie können aus verschiedenen VoIP-Nummerntypen wählen:

• Internationale Rufnummern: Wenn Ihr Unternehmen in mehreren Ländern tätig ist, können Sie für jedes Land eine eigene Rufnummer einrichten. Lokale Rufnummern verringern die Wahrscheinlichkeit, dass Kunden oder Leads Ihre Anrufe abweisen.

• Gebührenfreie Rufnummern: Mit dieser Art von virtueller Rufnummer können Ihre Kunden Sie kostenlos anrufen oder die Gebühren zwischen Ihnen und dem Anrufer aufteilen.
• Lokale Rufnummern: Diese haben eine Ziffernstruktur, die an ein bestimmtes geografisches Gebiet gebunden ist, sodass Sie noch gezielter wichtige Regionen oder Städte wie London und Madrid ansprechen können. Eine Nummer für Madrid wäre beispielsweise +34 (91) 123 4567, während sie für London +44 (020) 123-4567 lauten würde.

#6 Installieren Sie Ihre VoIP-Telefonanlage

Der Prozess zur Einrichtung eines VoIP-Systems hängt vom Anbieter und der gewählten VoIP-Art ab. Es gibt drei Hauptarten, die Sie kennen sollten:

• Lokale Telefonanlage (On-Premises PBX): Diese befindet sich in den Geschäftsräumen und erfordert Investitionen in Hardware und technisches Fachwissen.
• Gerätebasiertes VoIP: Diese Art von VoIP wird direkt auf Geräten wie Computern und Smartphones installiert, was sie ideal für kleine Unternehmen oder Remote-Mitarbeiter macht.
• Cloudbasierte Telefonanlage (Cloud PBX): Diese werden in der Cloud gehostet, sodass Sie nur eine Software auf Ihrem Gerät installieren müssen. Sie sind kostengünstiger als gerätebasiertes VoIP, da keine zusätzliche Hardware benötigt wird und die Wartungskosten geringer sind, was den Bedarf an internem IT-Personal verringert.

Da eine cloudbasierte VoIP-Telefonanlage keine Hardware erfordert, ist auch die Einrichtung einfacher. Benutzer können alles über eine einfache Online-Oberfläche verwalten.

Die Einrichtung Ihres VoIP-Systems mit CloudTalk ist denkbar einfach. Sie müssen nur diese Schritte befolgen:

• Erstellen Sie ein Konto bei CloudTalk.
• Laden Sie die App auf Ihren Laptop oder Ihr Smartphone herunter.
• Aktivieren Sie die kostenlose Testversion für Tage.
• Konfigurieren Sie das Anrufmanagement nach Ihren Wünschen (z. B. Rufumleitung).
• Richten Sie Nummern für ein- und ausgehende Anrufe ein.
• Wählen Sie Ihre VoIP-Nummer aus.

#7 Schulen Sie Ihr Team im Umgang mit VoIP 

Wenn Ihre Mitarbeiter wissen, wie sie die VoIP-Telefonanlage bedienen, werden sie deren Vorteile optimal nutzen und produktiver arbeiten. 

Befolgen Sie diese Tipps für eine erfolgreiche Schulung:

• Planen Sie interaktive Schulungen: Organisieren Sie Trainingseinheiten, bei denen die Mitarbeiter sich unter Anleitung mit dem neuen System vertraut machen können. 
• Fokus auf Kernfunktionen: Passen Sie die Schulung auf die wesentlichen Funktionen an, die Ihr Team täglich nutzt, wie z. B. Mailbox-Einstellungen oder Weiterleitungen.
• Sicherheits-Best-Practices betonen: Erklären Sie, warum Sicherheit wichtig ist, und vermitteln Sie Best Practices wie die Erstellung sicherer Passwörter. Zeigen Sie Ihren Agenten auch typische Probleme und deren Behebung auf.
• Fortlaufenden Support anbieten: Ermutigen Sie Ihr Team, Feedback zu geben, und nutzen Sie diese Informationen, um Ihre Schulungsmaterialien kontinuierlich zu verbessern und zu aktualisieren.
• Abteilungsspezifische Schulungen durchführen: Passen Sie die Schulungen an die spezifischen Bedürfnisse der einzelnen Teams an, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter praxisrelevante Unterstützung für ihre Aufgaben erhalten.

Der einfachste Weg zur Einrichtung eines VoIP-Systems

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Einrichtung eines VoIP-Systems viele Vorteile bietet, darunter Kostenersparnis, Skalierbarkeit und Flexibilität bei der Remote-Arbeit.

Indem Sie sicherstellen, dass Ihr neues VoIP-System die grundlegenden Anforderungen erfüllt, und die oben genannten Schritte befolgen, können Sie und Ihr Team einen nahtlosen Übergang schaffen und die Effizienz maximieren.

Die VoIP-Einrichtung mit CloudTalk ist denkbar einfach. Starten Sie noch heute und erleben Sie die Einfachheit und Effizienz selbst.