Vorteile und Nachteile von VoIP: Ihr Leitfaden für 2024

Wussten Sie, dass inzwischen mehr als 40% aller Unternehmen VoIP-Software (Voice over Internet Protocol) für ihre Kommunikationsbedürfnisse nutzen? Diese Technologie erleichtert und vereinfacht die moderne Unternehmenskommunikation.

Die Nutzung des Internets für Sprachanrufe senkt nicht nur die Kosten, sondern bietet auch eine breite Palette von Funktionen. Andererseits hängt VoIP von einem stabilen und schnellen Internet ab und funktioniert nicht bei einem Stromausfall.

Wenn Sie lieber gleich die zusammenfassende Tabelle mit den Vor- und Nachteilen von VoIP-Telefonsystemen ansehen möchten, finden Sie diese am Ende des Artikels.

Das Wichtigste in Kürze:

• VoIP verwandelt Ihr internetfähiges Gerät in einen umfassenden Kommunikationsknotenpunkt, der es Ihnen ermöglicht, von überall aus Anrufe zu tätigen und alle Ihre Interaktionsanforderungen – von der Sprache bis zur E-Mail – an einem Ort zu verwalten.
• VoIP senkt vor allem die Kosten, hat aber auch noch andere Vorteile, z.B. Skalierbarkeit und Integration mit wichtigen Geschäftstools wie Salesforce oder Pipedrive.
• Die größten Nachteile von VoIP sind die Abhängigkeit vom Internet und einer stabilen Stromversorgung.

VoIP beherrschen: Ein Leitfaden für intelligente Kommunikation

Mit VoIP können Sie jederzeit und von überall aus telefonieren. Alles, was Sie brauchen, ist eine zuverlässige Internetverbindung und ein internetfähiges Smartgerät mit Lautsprecher und Mikrofon.

Sehen Sie sich unser Video an, das alles über VoIP enthält:

Die wichtigsten Vorteile von VoIP

Ganz gleich, ob Ihr Unternehmen groß oder klein ist, Sie müssen jede Möglichkeit zur Kosteneinsparung in Betracht ziehen. VoIP nutzt Ihren bestehenden Internetdienst und kann Ihre monatlichen Telefonkosten um bis zu 50% senken. Lassen Sie uns einen Blick auf die direkten und indirekten Kosteneinsparungen werfen, die VoIP Ihnen bieten kann.

Direkte Kosteneinsparungen durch VoIP

1. Senkung der PBX-Kosten

Eine Nebenstellenanlage (PBX) vor Ort besteht aus umfangreicher physischer Hardware, an die mehrere Festnetztelefone innerhalb eines Unternehmens angeschlossen sind. Die Einrichtung einer solchen Telefonanlage ist in der Regel mit einer hohen Anfangsinvestition verbunden. Je nach den gewählten Leistungsmerkmalen kann diese zwischen 500 und 2.000 Euro pro Benutzer liegen.

Mit VoIP-Telefonsystemen können Sie diese kostspieligen Hardwareanforderungen vermeiden, indem Sie Ihre Breitbandverbindung nutzen.

Wenn Sie aufrüsten möchten, ohne Ihre aktuelle Bürohardware zu verschrotten, kann die Implementierung eines Session Initiated Protocol (SIP) ein kluger Schachzug sein.

Mit SIP-Trunking können Sie schnell von einer veralteten Festnetz-Nebenstellenanlage (PBX) zu einem intelligenten und cloudbasierten Telefonsystem wechseln. Es schafft eine digitale Brücke für Sprachdienste, reduziert die Kosten und vereinfacht die Verwaltung.

2. Eliminieren Sie Verdrahtungsgebühren

VoIP-Systeme rationalisieren die Einrichtung Ihres Büros, indem sie die Übertragung von Sprache und Daten über denselben Kanal ermöglichen, so dass keine zusätzliche Verkabelung erforderlich ist. Dank dieser Fähigkeit können Sie Daten gleichzeitig senden und empfangen. Sie benötigen nur ein einziges Ethernet-Kabel für die Verbindung, was nicht nur das Durcheinander an zusätzlichen Kabeln reduziert, sondern auch die Kosten für die Änderung der elektrischen Verkabelung Ihres Gebäudes spart.

Darüber hinaus erhöht die Power over Ethernet (PoE)-Technologie die Flexibilität im Büro, da sie die Abhängigkeit von herkömmlichen Stromversorgungssystemen verringert. So können Sie Mitarbeiter und Hardware freier positionieren, ohne dass eine umfangreiche Neuverkabelung erforderlich ist.

Wenn Sie es vorziehen, die Kabel komplett zu kappen, können Sie auch über Computer und Smartphone-Apps auf VoIP-Dienste zugreifen.

3. Reduzieren Sie die Kosten für Anrufe

Durch die Nutzung von VoIP können Sie die Kosten für Ihr Telefonsystem erheblich senken, vor allem aufgrund der niedrigeren Datenübertragungsgebühren. In den letzten Jahren haben sich die Internetgeschwindigkeiten erheblich erhöht, während die Datenkosten drastisch gesunken sind, so dass hochwertige VoIP-Anrufe auch für kleine Unternehmen erschwinglicher geworden sind.

Außerdem berechnen VoIP-Anbieter in der Regel die gleichen Tarife für Orts- und Auslandsgespräche. Unternehmen können ihre globale Reichweite ausbauen, ohne dass hohe Gebühren für Ferngespräche oder Roaming anfallen.

Dieses Preismodell ist besonders vorteilhaft, wenn Sie häufig mit internationalen Kunden oder Lieferanten kommunizieren.

Darüber hinaus zeigen Statistiken, dass kleine Unternehmen ihre Telefonrechnungen um bis zu 60 % senken und bei Auslandsgesprächen bis zu 90 % sparen können, wenn sie auf VoIP umsteigen.

4. Wartungsgebühren senken

VoIP-Dienste reduzieren wiederkehrende Ausgaben wie Reparaturen, Wartungsgebühren und Steuern erheblich, indem sie diese Kosten in erschwinglichen Abonnementplänen zusammenfassen.

Diese Bündelung der Ausgaben zu einem einzigen, überschaubaren Betrag macht VoIP zu einer attraktiven Option, insbesondere für wachsende Startups und kleine bis mittlere Unternehmen (SMBs).

CloudTalk ist der beste VoIP-Telefondienst, auf den jedes Unternehmen zählen kann. Die Anrufe sind von sehr guter Qualität, die Dienste sind sehr stabil und der Kundendienst ist der Beste. Sie sind immer bereit, auf jede Anfrage oder jedes Anliegen zu reagieren.

Johan Contreras, Kundendiensttechniker bei RPS Processing Service

Indirekte Kosteneinsparungen durch VoIP

Indirekte Einsparungen durch VoIP sind zwar schwieriger zu messen, aber sie sind nicht weniger bedeutend für den Gewinn Ihres Unternehmens. Hier sind einige der wichtigsten Bereiche, in denen VoIP langfristige finanzielle Auswirkungen haben kann:

5. Einsparungen durch Fernarbeit

Mit der VoIP-Technologie können sich Ihre Mitarbeiter von überall aus nahtlos mit dem Telefonsystem Ihres Unternehmens verbinden. Diese Konnektivität wird durch eine Reihe fortschrittlicher Funktionen wie Flexibilität oder Multi-Device-Kompatibilität unterstützt, die herkömmliche Telefone in der Regel nicht bieten.

So hat eine aktuelle Studie von Global Workplace Analytics ergeben, dass Unternehmen jährlich etwa 11.000 Dollar pro Person einsparen können, wenn sie ihren Mitarbeitern ermöglichen, 50 % der Zeit von zu Hause aus zu arbeiten.

6. Mehr Flexibilität

Mit Softphones können Sie Anrufe direkt von einem Computer oder einem mobilen Gerät aus tätigen und sind nicht mehr an eine traditionelle Büroeinrichtung gebunden. Das bedeutet, dass Sie von jedem Standort aus Kundenanrufe bearbeiten, an Telefonkonferenzen teilnehmen und auf Ihre Voicemail zugreifen können.

Egal, ob Sie von zu Hause, einem Hotel oder einem Café aus arbeiten, Ihre Kommunikation bleibt ungestört und Ihre Mitarbeiter sind stets ansprechbar.

7. Tragbare Rufnummer

VoIP-Nummern sind vollständig portabel, so dass Sie dieselbe Nummer behalten können, auch wenn Sie Ihren Standort oder Ihre Geschäftsadresse wechseln. Dies ist ideal für häufige Geschäftsreisende und Unternehmen, die sich in einer Übergangsphase befinden, die sich vielleicht strategisch neu ausrichten oder technologische Upgrades durchführen.

8. Genießen Sie die Klangqualität und sichern Sie die Gesprächsqualität

Bei der Beurteilung der Gesprächsqualität sind Latenz und Jitter die wichtigsten Faktoren, die die Klarheit eines Gesprächs beeinflussen und dafür sorgen, dass die Stimmen unverzerrt gehört werden. Wenn sich die Gesprächsqualität verschlechtert, wechselt das System des Anbieters automatisch und in Echtzeit die Gesprächsroute.

Die Live-Überwachung stellt sicher, dass die Anrufe über die bestmöglichen Kanäle und Betreiber geleitet werden. Die VoIP-Technologie kann kristallklare Audiosignale liefern, vorausgesetzt, es besteht eine schnelle und stabile Internetverbindung – eine wichtige Voraussetzung für professionelle Kommunikation, bei der es auf Klarheit ankommt. Ihr Anbieter sollte in mehreren Ländern registriert sein, um eine direkte Kontrolle über verschiedene Aspekte der Gesprächsqualität zu ermöglichen.

9. Erweitern Sie Ihre Kommunikationsmittel

Indem Sie Sprachanrufe, Videochats und Messaging in eine einzige Plattform integrieren, verbessern Sie nicht nur die Zusammenarbeit im Team, sondern machen auch Kundentreffen weltweit produktiver und effektiver.

Mit VoIP können Sie während eines Anrufs Bilder, Videos und Dokumente versenden und so die Kommunikation nahtlos und effizient gestalten. Nutzen Sie diese vielseitigen Funktionen, um Ihre Kommunikationsprozesse zu optimieren und alle Beteiligten jederzeit einzubinden.

10. Skalieren Sie mühelos

Passen Sie Ihr Telefonsystem an das Wachstum Ihres Unternehmens oder an saisonale Veränderungen an, ohne dass Sie komplizierte Einstellungen vornehmen müssen. VoIP-Systeme sind hochgradig skalierbar und unterstützen große, qualitativ hochwertige Telefonkonferenzen sowie die Möglichkeit, Benutzer nach Bedarf hinzuzufügen oder zu entfernen.

11. Passen Sie die Funktionen an Ihre Bedürfnisse an

Sie können erweiterte Funktionen wie Voicemail-zu-E-Mail-Transkription, Analytics und Call Flow Designer anpassen, um Ihren Kundenservice und Ihre Produktivität zu verbessern. Dies ist besonders nützlich für Kundensupportzentren und Dienstleistungsanbieter.

12. Integration mit wichtigen Geschäftsanwendungen

Integrieren Sie VoIP mit Systemen wie CRM und Business-Tools wie Pipedrive, Salesforce oder HubSpot, um den Informationsfluss zu optimieren und die Reaktionszeiten zu verbessern. Durch die Verknüpfung von VoIP mit diesen Systemen können Sie Anrufe automatisch protokollieren, Kontakte synchronisieren und sicherstellen, dass wertvolle Daten erfasst werden und leicht zugänglich sind.

Diese Integration ist für die Vertriebs- und Serviceteams von entscheidender Bedeutung, da sie sofortigen Zugriff auf die Kundenhistorie für eine personalisierte Kommunikation und schnelle Problemlösung bietet.

13. Sicherstellen der Kommunikationskontinuität

In Notfällen oder bei unerwarteten Ausfällen ist die Aufrechterhaltung einer unterbrechungsfreien Kommunikation entscheidend. Mit einem VoIP-System können Sie Ihre Kommunikationsdienste schnell auf alternative Geräte oder Standorte umleiten und so sicherstellen, dass Ihr Geschäftsbetrieb nahtlos weiterläuft.

Diese Fähigkeit ist besonders wichtig in katastrophengefährdeten Gebieten oder bei Krisenmanagement-Szenarien, wo die Fähigkeit, in Verbindung zu bleiben, über die Widerstandsfähigkeit Ihres Unternehmens entscheiden kann.

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Voip-Nachteile

1. Abhängigkeit von der Internetkonnektivität

VoIP ist vollständig abhängig von einer Internetverbindung. Wenn Ihr Internetdienst unter einer geringen Bandbreite oder häufigen Unterbrechungen leidet, kann die Qualität und Zuverlässigkeit Ihrer Anrufe beeinträchtigt werden.

In Spitzenzeiten kann sich Ihr Internet beispielsweise aufgrund des hohen Datenverkehrs verlangsamen, was direkt zu schlechter Sprachqualität oder unterbrochenen Anrufen führt.

2. Stromausfälle

VoIP-Systeme funktionieren während eines Stromausfalls nur dann, wenn es eine Notstromquelle gibt, wie z.B. einen Generator oder eine unterbrechungsfreie Stromversorgung (USV).

Dies kann sich auf Geschäftsabläufe auswirken, die auf ständige Kommunikation angewiesen sind, insbesondere in Regionen, in denen es häufig zu Stromausfällen kommt.

3. Latenz und Jitter

Latenz ist die Verzögerung bei der Verarbeitung von Daten über ein Netzwerk, während sich Jitter auf die Schwankungen bei der Ankunftszeit von Daten bezieht. Dies kann dazu führen, dass Anrufe echoartig klingen oder unterbrochen werden. Es kann auch zu Missverständnissen oder verpassten Gelegenheiten aufgrund von Verzögerungen oder schlechter Anrufqualität führen.

4. Begrenzung der Notrufe

VoIP-Dienste stellen manchmal keine direkte Verbindung zu Notdienstnetzen her oder übertragen Standortdaten nicht korrekt.

Diese Einschränkung könnte kritisch sein, wenn Sie z. B. versuchen, während einer Krise an einem nicht registrierten Ort von einem VoIP-Telefon aus den Notdienst anzurufen, wodurch sich die Reaktion des Notdienstes möglicherweise verzögert.

5. Sicherheitsschwachstellen

Da VoIP über das Internet funktioniert, ist es anfällig für Cyber-Bedrohungen. Hacker könnten VoIP-Anrufe abfangen oder Malware einsetzen, um Daten zu stehlen. Unternehmen, die mit vertraulichen Informationen arbeiten, sind besonders gefährdet, wenn ihr VoIP-System nicht angemessen gesichert ist.

6. Kosten für Hardware und Einrichtung

VoIP ist auf lange Sicht kostengünstig, aber die Ersteinrichtung kann den Kauf von IP-Telefonen, Routern oder zusätzlicher Netzwerkhardware erfordern, was nicht immer billig ist. Dies gilt vor allem für Unternehmen, die auch eine Festnetzinfrastruktur benötigen oder haben möchten.

Für kleine Unternehmen scheinen die Anfangskosten manchmal zu hoch zu sein, ohne zu wissen, dass diese Kosten im Laufe der Zeit durch niedrigere Betriebskosten ausgeglichen werden.

Wechseln Sie zu VoIP mit CloudTalk

Dieser Artikel zeigt deutlich, wie die Vorteile die Nachteile eines VoIP-Systems überwiegen. Hier bei CloudTalk können wir Ihnen beim Übergang von einem herkömmlichen Telefonsystem zu einer einheitlichen digitalen Kommunikationslösung helfen. So wie wir es bereits für viele andere Kunden getan haben.

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