Avantaje și dezavantaje ale VoIP: Ghidul dvs. pentru 2024
Știați că mai mult de 40% din companii folosesc în prezent software VoIP (Voice over Internet Protocol) pentru nevoile lor de comunicare? Tehnologia facilitează și simplifică comunicațiile de afaceri moderne.
Utilizarea internetului pentru apelurile vocale nu numai că reduce costurile, dar oferă și o gamă largă de funcții. Pe de altă parte, VoIP depinde de un internet stabil și rapid și nu va funcționa în timpul unei pene de curent.
Dacă preferați să consultați imediat tabelul recapitulativ care enumeră avantajele și dezavantajele sistemelor de telefonie VoIP, îl veți găsi la sfârșitul articolului.
Principalele concluzii:
- VoIP transformă dispozitivul dvs. conectat la internet într-un centru de comunicare complet, permițându-vă să efectuați apeluri de oriunde și să vă gestionați toate cerințele de interacțiune – de la voce la e-mail – într-un singur loc.
- Mai presus de toate, VoIP reduce costurile, dar are și alte beneficii, de exemplu scalabilitatea și integrarea cu instrumente de afaceri cheie, cum ar fi Salesforce sau Pipedrive.
- Principalele dezavantaje ale VoIP sunt dependența sa de internet și de o sursă de alimentare stabilă.
Stăpânirea VoIP: un ghid pentru comunicarea inteligentă
VoIP vă permite să efectuați apeluri oricând și de oriunde. Tot ce aveți nevoie este o conexiune fiabilă la internet și un dispozitiv inteligent cu internet, cu difuzor și microfon.
Check out video-ul nostru, care acoperă totul despre VoIP:
Principalele beneficii ale VoIP
Indiferent dacă afacerea dvs. este mare sau mică, trebuie să luați în considerare orice oportunitate de reducere a costurilor. VoIP utilizează serviciul dvs. de internet existent și vă poate reduce cheltuielile telefonice lunare cu până la 50%. Să aruncăm o privire la economiile directe și indirecte pe care vi le poate oferi VoIP.
Economiile de costuri directe ale VoIP
1. Reducerea costurilor PBX
Un centrala telefonică privată (PBX) la fața locului cuprinde un hardware fizic extins la care sunt conectate mai multe telefoane fixe din cadrul unei companii. Configurarea unui astfel de sistem de telefonie implică de obicei o investiție inițială ridicată. În funcție de caracteristicile selectate, aceasta poate varia de la 500 la 2 000 de euro per utilizator.
Sistemele de telefonie VoIP vă permit să evitați aceste cerințe hardware costisitoare prin utilizarea conexiunii dvs. în bandă largă.
Dacă doriți să faceți upgrade fără a fi nevoit să renunțați la hardware-ul de birou actual, implementarea unui protocol SIP (Session Initiated Protocol) poate fi o mișcare inteligentă.
Cu SIP-Trunking, puteți trece rapid de la un sistem de telefonie fixă învechit (PBX) la un sistem de telefonie inteligent și bazat pe cloud. Acesta creează o punte digitală pentru serviciile de voce, reducând costurile și simplificând gestionarea.
2. Eliminarea costurilor de cablare
Sistemele VoIP simplifică configurația biroului dvs. permițând transmiterea vocii și a datelor pe același canal, eliminând nevoia de cabluri suplimentare. Această capacitate vă permite să trimiteți și să primiți date simultan, necesitând un singur cablu Ethernet pentru conectare, nu numai că reduce dezordinea cablurilor suplimentare, dar economisește și costurile legate de modificarea cablurilor electrice ale clădirii dumneavoastră.
În plus, tehnologia Power over Ethernet (PoE) sporește flexibilitatea biroului prin reducerea dependenței de configurațiile convenționale de alimentare, permițându-vă să repoziționați personalul și hardware-ul mai liber, fără a fi nevoie de o cablare extinsă.
Dacă preferați să tăiați complet cablurile, puteți accesa serviciile VoIP și prin intermediul aplicațiilor pentru computer și smartphone.
3. Reducerea cheltuielilor cu apelurile
Prin utilizarea VoIP, puteți reduce considerabil costul sistemului dvs. de telefonie, în principal datorită tarifelor mai mici de transmitere a datelor. În ultimii ani, vitezele internetului au crescut substanțial, în timp ce costurile datelor au scăzut vertiginos, făcând apelurile VoIP de înaltă calitate mai accesibile chiar și pentru întreprinderile mici.
De asemenea, furnizorii VoIP percep, de obicei, aceleași tarife pentru apelurile locale și internaționale. Întreprinderile își pot extinde aria de acoperire globală fără a suporta taxe mari pentru apeluri interurbane sau roaming.
Acest model de tarifare este deosebit de avantajos dacă comunicați frecvent cu clienți sau furnizori internaționali.
Mai mult, statisticile arată că micile companii își pot reduce facturile de telefonie cu până la 60% și pot economisi până la 90% la apelurile internaționale prin trecerea la VoIP.
4. Reducerea taxelor de întreținere
Serviciile VoIP reduc semnificativ cheltuielile recurente, cum ar fi reparațiile, taxele de întreținere și impozitele, prin consolidarea acestor costuri în planuri de abonament accesibile.
Această regrupare a cheltuielilor într-un singur cost ușor de gestionat face din VoIP o opțiune atractivă, în special pentru start-up-urile în creștere și întreprinderile mici și mijlocii (IMM).
Este cel mai bun serviciu de apeluri VoIP pe care orice companie se poate baza, apelurile sunt de foarte bună calitate, serviciile sunt foarte stabile și serviciul POST-vânzare este cel mai bun, sunt oameni care sunt întotdeauna pregătiți pentru orice solicitare sau îngrijorare.
Johan Contreras, inginer suport la RPS Processing Service
Economiile de costuri indirecte ale VoIP
În timp ce economiile indirecte din VoIP sunt mai greu de măsurat, acestea nu sunt mai puțin semnificative pentru rezultatele finale ale afacerii dumneavoastră. Iată câteva dintre domeniile cheie în care VoIP poate avea un impact financiar pe termen lung:
5. Economii din munca la distanță
Tehnologia VoIP le permite angajaților dvs. să se conecteze fără probleme la sistemul de telefonie al companiei dvs. de oriunde. Această conectivitate este susținută de o serie de caracteristici avansate, cum ar fi flexibilitatea sau compatibilitatea cu mai multe dispozitive, pe care telefoanele tradiționale nu le oferă de obicei.
De exemplu, un studiu recent al Global Workplace Analytics a constatat că întreprinderile pot economisi aproximativ 11 000 de dolari pe persoană anual dacă permit personalului să lucreze de acasă 50% din timp.
6. Mai multă flexibilitate
Cu softphone-urile, puteți efectua apeluri direct de pe un computer sau un dispozitiv mobil și nu mai sunteți legat de o configurație tradițională de birou. Acest lucru înseamnă că puteți gestiona apelurile clienților, puteți participa la conferințe telefonice și puteți accesa mesageria vocală din orice locație.
Indiferent dacă lucrați de acasă, dintr-un hotel sau dintr-o cafenea, comunicarea dvs. rămâne neîntreruptă, iar agenții dvs. receptivi.
7. Numărul de telefon portabil
Numerele VoIP sunt complet portabile, permițându-vă să păstrați același număr chiar dacă vă schimbați locația sau adresa de afaceri. Acest lucru este ideal pentru persoanele care călătoresc frecvent în interes de serviciu și pentru întreprinderile în tranziție, care ar putea trece printr-o reorientare strategică sau ar putea face upgrade-uri tehnologice.
8. Bucurați-vă de calitatea sunetului și asigurați calitatea apelurilor
Atunci când se evaluează calitatea apelului, latența și jitterul sunt principalii factori care influențează claritatea unei conversații, asigurându-se că vocile sunt auzite fără distorsiuni. Dacă calitatea apelului se deteriorează, sistemul furnizorului schimbă automat ruta apelului în timp real.
Monitorizarea în timp real asigură direcționarea apelurilor către cele mai bune canale și operatori posibili. Tehnologia VoIP poate oferi un sunet cristalin, cu condiția să existe o conexiune la internet rapidă și stabilă – esențială pentru comunicațiile profesionale în care claritatea contează. Furnizorul dvs. ar trebui să fie un operator înregistrat în mai multe țări, permițând controlul direct asupra diferitelor aspecte ale calității apelurilor.
9. Extindeți-vă instrumentele de comunicare
Prin integrarea apelurilor vocale, a chat-urilor video și a mesageriei într-o singură platformă, nu numai că îmbunătățiți colaborarea în echipă, dar faceți și întâlnirile cu clienții mai productive și mai eficiente la nivel mondial.
Cu VoIP, puteți trimite imagini, clipuri video și documente în timpul unui apel, ceea ce face comunicarea eficientă și fără întreruperi. Utilizați aceste funcții versatile pentru a optimiza procesele de comunicare și pentru a menține implicarea tuturor în orice moment.
10. Creșteți fără efort
Ajustați-vă sistemul de telefonie pentru a face față creșterii afacerii sau schimbărilor sezoniere, fără configurații complexe. Sistemele VoIP sunt foarte scalabile, suportând conferințe telefonice pe scară largă, de înaltă calitate și posibilitatea de a adăuga sau elimina utilizatori în funcție de necesități.
11. Adaptați caracteristicile la nevoile dumneavoastră
Puteți personaliza caracteristici avansate, cum ar fi transcrierea mesageriei vocale în e-mail, Analytics și Call Flow Designer pentru a vă îmbunătăți serviciile pentru clienți și productivitatea. Acest lucru este util în special pentru centrele de asistență pentru clienți și furnizorii de servicii.
12. Integrarea cu principalele aplicații de afaceri
Integrați VoIP cu sisteme precum CRM și instrumente de afaceri precum Pipedrive, Salesforce sau HubSpot pentru a optimiza fluxul de informații și a îmbunătăți timpul de răspuns. Prin conectarea VoIP la aceste sisteme, puteți înregistra automat apelurile, sincroniza contactele și vă puteți asigura că datele valoroase sunt capturate și ușor accesibile.
Această integrare este esențială pentru echipele de vânzări și servicii, oferind acces imediat la istoricul clienților pentru o comunicare personalizată și rezolvarea rapidă a problemelor.
13. Asigurarea continuității comunicării
În fața situațiilor de urgență sau a întreruperilor neașteptate, menținerea unei comunicări neîntrerupte este esențială. Cu un sistem VoIP, puteți redirecționa rapid serviciile dvs. de comunicare către dispozitive sau locații alternative, asigurându-vă că operațiunile dvs. de afaceri continuă fără probleme.
Această capacitate este vitală în special în zonele predispuse la dezastre sau în timpul scenariilor de gestionare a crizelor, unde capacitatea de a rămâne conectat poate determina reziliența afacerii dumneavoastră.
Găsiți pachetul VoIP perfect pentru afacerea dvs.
Dezavantajele Voip
1. Dependența de conectivitatea la internet
VoIP este complet dependent de o conexiune la internet. Dacă serviciul dvs. de internet are o lățime de bandă redusă sau întreruperi frecvente, calitatea și fiabilitatea apelurilor dvs. pot fi afectate.
În perioadele de vârf, de exemplu, internetul dvs. poate încetini din cauza traficului ridicat, ceea ce duce direct la o calitate slabă a vocii sau la întreruperea apelurilor.
2. Întreruperi de curent
Sistemele VoIP nu vor funcționa în timpul unei pene de curent decât dacă există o sursă de alimentare de rezervă, cum ar fi un generator sau o sursă de alimentare neîntreruptibilă (UPS).
Acest lucru poate afecta operațiunile de afaceri care se bazează pe comunicarea constantă, în special în regiunile în care întreruperile de curent sunt frecvente.
3. Latență și Jitter
Latența reprezintă întârzierea în procesarea datelor într-o rețea, în timp ce jitterul se referă la fluctuațiile în timpul de sosire a datelor. Acest lucru poate determina ca apelurile să sune ca un ecou sau să fie întrerupte. De asemenea, poate duce la neînțelegeri sau oportunități ratate din cauza întârzierilor sau a calității slabe a apelurilor.
4. Limitarea apelurilor de urgență
Uneori, serviciile VoIP nu se conectează direct la rețelele serviciilor de urgență sau nu transmit corect datele de localizare.
Această limitare ar putea fi critică dacă, de exemplu, încercați să apelați serviciile de urgență de pe un telefon VoIP în timpul unei crize într-o locație neînregistrată, putând întârzia răspunsul de urgență.
5. Vulnerabilități de securitate
Deoarece VoIP funcționează pe internet, este vulnerabil la amenințările informatice. Hackerii ar putea intercepta apelurile VoIP sau utiliza programe malware pentru a fura date. Întreprinderile care se ocupă cu informații confidențiale sunt expuse unui risc deosebit dacă sistemul lor VoIP nu este securizat în mod adecvat.
6. Hardware și costuri de instalare
VoIP este rentabil pe termen lung, dar configurarea inițială poate necesita achiziționarea de telefoane IP, routere sau hardware de rețea suplimentar, care nu este întotdeauna ieftin. Acest lucru este valabil în special pentru întreprinderile care au nevoie sau doresc să aibă și o infrastructură de telefonie fixă.
Pentru întreprinderile mici, costurile inițiale par uneori prea mari, fără a realiza că aceste costuri vor fi compensate în timp prin costuri de exploatare mai mici.
Faceți trecerea la VoIP cu CloudTalk
Acest articol arată clar cum avantajele depășesc dezavantajele unui sistem VoIP. Aici, la CloudTalk, vă putem ajuta cu tranziția de la un sistem de telefonie tradițional la o soluție de comunicare digitală unificată. La fel cum am făcut deja pentru mulți alți clienți.
Bucurați-vă de comunicații de afaceri nelimitate cu VoIP
Întrebări frecvente
Ce viteză de internet este necesară pentru VoIP?
O viteză minimă de internet de aproximativ 100 Kbps pe dispozitiv este recomandată pentru buna funcționare a VoIP.
Cu toate acestea, dacă efectuați frecvent apeluri simultane sau utilizați aplicații foarte solicitate, este posibil să aveți nevoie de o viteză mai mare.
Verificați la furnizorul dvs. cerințele specifice în funcție de utilizarea dvs.
Cât costă sistemul VoIP?
Costul poate varia semnificativ în funcție de nevoile dumneavoastră.
Serviciile VoIP de bază sunt disponibile de la doar 20 de dolari pe utilizator pe lună.
Cu toate acestea, prețurile pot crește cu funcții suplimentare, cum ar fi rutarea avansată a apelurilor, integrarea cu alte software-uri sau servicii de asistență premium.
Cel mai bine este să definiți caracteristicile de care aveți nevoie înainte de a compara prețurile.
Care sunt diferențele în ceea ce privește fiabilitatea și calitatea apelurilor între furnizorii de servicii VoIP?
Fiabilitatea și calitatea apelurilor pot diferi în funcție de infrastructura furnizorului și de măsurile de redundanță pe care le aplică.
Unii furnizori pot oferi un serviciu mai robust cu mai multe centre de date pentru a asigura o calitate constantă și mai puține întreruperi.
Verificați întotdeauna recenziile clienților sau solicitați perioade de probă pentru a testa direct serviciul.
De ce este VoIP mai bun decât serviciile de telefonie tradiționale?
VoIP oferă mai multă flexibilitate și, de obicei, costuri mai mici în comparație cu serviciile de telefonie tradiționale.
Cu VoIP, puteți să vă integrați instrumentele de comunicare cu alte aplicații de afaceri, să gestionați apelurile de oriunde și să extindeți cu ușurință serviciile pe măsură ce nevoile dvs. se schimbă.
În plus, VoIP oferă o suită de caracteristici pe care telefoanele tradiționale nu le au, cum ar fi Mesagerie vocală către e-mail, numere virtuale sau Power Dialer.