Vantaggi e svantaggi del VoIP: la tua guida per 2024

Sapevi che oltre il 40% delle aziende utilizza il software VoIP (Voice over Internet Protocol) per le proprie esigenze di comunicazione? Questa tecnologia facilita e semplifica le moderne comunicazioni aziendali.

L’utilizzo di Internet per le chiamate vocali non solo riduce i costi, ma offre anche un’ampia gamma di funzioni. D’altro canto, il VoIP dipende da una rete internet stabile e veloce e non funziona in caso di interruzione di corrente.

Se preferisci consultare subito la tabella riassuntiva che elenca i pro e i contro dei sistemi telefonici VoIP, la troverai alla fine dell’articolo.

I punti chiave da cui partire:

• Il VoIP trasforma il tuo dispositivo abilitato a Internet in un hub di comunicazione completo, consentendoti di effettuare chiamate da qualsiasi luogo e di gestire tutte le tue esigenze di interazione, dalla voce alle e-mail, in un unico posto.
• Soprattutto il VoIP riduce i costi, ma presenta anche altri vantaggi, come la scalabilità e l’integrazione con strumenti aziendali chiave come Salesforce o Pipedrive.
• I principali svantaggi del VoIP sono la dipendenza da internet e da una rete elettrica stabile.

Padroneggiare il VoIP: una guida alla comunicazione intelligente

Il VoIP ti permette di effettuare chiamate in qualsiasi momento e da qualsiasi luogo. Tutto ciò di cui hai bisogno è una connessione internet affidabile e un dispositivo intelligente abilitato a internet con altoparlante e microfono.

Dai un’occhiata al nostro video, che tratta di tutto ciò che riguarda il VoIP:

I principali vantaggi del VoIP

Non importa se la tua azienda è grande o piccola, devi considerare ogni opportunità di risparmio. Il VoIP utilizza il servizio internet esistente e può ridurre le spese telefoniche mensili fino al 50%. Diamo un’occhiata ai risparmi diretti e indiretti che il VoIP può offrirti.

Risparmio diretto sui costi del VoIP

1. Ridurre i costi del centralino

Un centralino privato in sede (PBX) comprende un hardware fisico esteso a cui sono collegati diversi telefoni fissi all’interno di un’azienda. L’installazione di un sistema telefonico di questo tipo comporta solitamente un investimento iniziale elevato. A seconda delle caratteristiche scelte, può variare da 500 a 2.000 euro per utente.

I sistemi telefonici VoIP ti permettono di evitare questi costosi requisiti hardware utilizzando la tua connessione a banda larga.

Se vuoi fare un upgrade senza dover rottamare l’attuale hardware dell’ufficio, l’implementazione di un SIP (Session Initiated Protocol) può essere una mossa intelligente.

Con il SIP-Trunking puoi passare rapidamente da un centralino privato (PBX) obsoleto a un sistema telefonico intelligente e basato sul cloud. Crea un ponte digitale per i servizi vocali, riducendo i costi e semplificando la gestione.

2. Eliminare i costi di cablaggio

I sistemi VoIP semplificano la configurazione del tuo ufficio consentendo la trasmissione di voce e dati sullo stesso canale, eliminando la necessità di cablaggi aggiuntivi. Questa funzionalità ti permette di inviare e ricevere dati simultaneamente e la necessità di un solo cavo Ethernet per la connessione non solo riduce l’ingombro di cavi aggiuntivi, ma permette anche di risparmiare sui costi legati alla modifica dell’impianto elettrico dell’edificio.

Inoltre, la tecnologia Power over Ethernet (PoE) aumenta la flessibilità dell’ufficio riducendo la dipendenza dalle impostazioni di alimentazione tradizionali, consentendoti di riposizionare il personale e l’hardware più liberamente senza dover ricorrere a un cablaggio estensivo.

Se preferisci tagliare completamente i fili, puoi accedere ai servizi VoIP anche tramite applicazioni per computer e smartphone.

3. Ridurre le spese di chiamata

Utilizzando il VoIP, puoi ridurre notevolmente i costi del tuo sistema telefonico, soprattutto grazie alle minori spese di trasmissione dati. Negli ultimi anni, la velocità di internet è aumentata notevolmente, mentre i costi dei dati sono crollati, rendendo le chiamate VoIP di alta qualità più accessibili anche alle piccole imprese.

Inoltre, i provider VoIP applicano in genere le stesse tariffe per le chiamate locali e internazionali. Le aziende possono espandere la loro portata globale senza incorrere in costose tariffe interurbane o di roaming.

Questo modello di prezzo è particolarmente vantaggioso se comunichi spesso con clienti o fornitori internazionali.

Inoltre, le statistiche dimostrano che le piccole imprese possono ridurre le bollette telefoniche fino al 60% e risparmiare fino al 90% sulle chiamate internazionali passando al VoIP.

4. Tagliare le spese di manutenzione

I servizi VoIP riducono in modo significativo le spese ricorrenti come le riparazioni, le spese di manutenzione e le tasse, consolidando questi costi in piani di abbonamento convenienti.

Questo raggruppamento delle spese in un unico costo gestibile rende il VoIP un’opzione interessante, soprattutto per le startup e le piccole e medie imprese (PMI) in crescita.

È il miglior servizio di chiamate VoIP su cui ogni azienda possa contare, le chiamate sono di ottima qualità, i servizi sono molto stabili e il servizio post-vendita è il migliore, sono persone sempre pronte a rispondere a qualsiasi richiesta o preoccupazione.

Johan Contreras, ingegnere di supporto presso RPS Processing Service

Risparmio sui costi indiretti del VoIP

Sebbene i risparmi indiretti derivanti dal VoIP siano più difficili da misurare, non sono meno significativi per il bilancio della tua azienda. Ecco alcune delle aree principali in cui il VoIP può avere un impatto finanziario a lungo termine:

5. Risparmio sul lavoro a distanza

La tecnologia VoIP permette ai tuoi dipendenti di connettersi senza problemi al sistema telefonico della tua azienda da qualsiasi luogo. Questa connettività è supportata da una serie di funzioni avanzate, come la flessibilità o la compatibilità con più dispositivi, che i telefoni tradizionali di solito non offrono.

Ad esempio, un recente studio di Global Workplace Analytics ha rilevato che le aziende possono risparmiare circa 11.000 dollari a persona all’anno consentendo al personale di lavorare da casa per il 50% del tempo.

6. Maggiore flessibilità

Con i softphone puoi effettuare chiamate direttamente da un computer o da un dispositivo mobile e non sei più vincolato alla configurazione tradizionale dell’ufficio. Questo significa che puoi gestire le chiamate dei clienti, partecipare alle conference call e accedere alla segreteria telefonica da qualsiasi luogo.

Che si tratti di lavorare da casa, da un hotel o da un bar, la tua comunicazione rimane ininterrotta e i tuoi agenti reattivi.

7. Numero di telefono portatile

I numeri VoIP sono completamente portatili e ti permettono di mantenere lo stesso numero anche se cambi sede o indirizzo di lavoro. Questo è l’ideale per chi viaggia spesso per lavoro e per le aziende in fase di transizione, che potrebbero subire un riorientamento strategico o effettuare aggiornamenti tecnologici.

8. Qualità del suono e qualità delle chiamate

Quando si valuta la qualità della chiamata, la latenza e il jitter sono i fattori principali che influenzano la chiarezza della conversazione, garantendo che le voci siano ascoltate senza distorsioni. Se la qualità della chiamata si deteriora, il sistema del provider cambia automaticamente il percorso della chiamata in tempo reale.

Il monitoraggio in tempo reale assicura che le chiamate vengano instradate attraverso i migliori canali e operatori possibili. La tecnologia VoIP è in grado di fornire un audio cristallino, a patto che ci sia una connessione internet veloce e stabile, fondamentale per le comunicazioni professionali in cui la chiarezza è importante. Il tuo provider dovrebbe essere un operatore registrato in più paesi, in modo da poter controllare direttamente i vari aspetti della qualità delle chiamate.

9. Ampliare gli strumenti di comunicazione

Integrando le chiamate vocali, le chat video e la messaggistica in un’unica piattaforma, non solo migliorerai la collaborazione tra i team, ma renderai anche le riunioni con i clienti più produttive ed efficaci in tutto il mondo.

Con il VoIP puoi inviare immagini, video e documenti durante una chiamata, rendendo la comunicazione fluida ed efficiente. Utilizza queste versatili funzioni per ottimizzare i tuoi processi di comunicazione e mantenere tutti coinvolti in ogni momento.

10. Scalare senza sforzo

Adatta il tuo sistema telefonico alla crescita dell’azienda o ai cambiamenti stagionali senza bisogno di configurazioni complesse. I sistemi VoIP sono altamente scalabili e supportano teleconferenze di alta qualità su larga scala e la possibilità di aggiungere o rimuovere utenti a seconda delle necessità.

11. Adatta le funzioni alle tue esigenze

Puoi personalizzare funzioni avanzate come la trascrizione dalla casella vocale all’e-mail, le analisi e il Call Flow Designer per migliorare il servizio clienti e la produttività. Questo è particolarmente utile per i centri di assistenza clienti e i fornitori di servizi.

12. Integrazione con le principali applicazioni aziendali

Integra il VoIP con sistemi come il CRM e strumenti aziendali come Pipedrive, Salesforce o HubSpot per ottimizzare il flusso di informazioni e migliorare i tempi di risposta. Collegando il VoIP a questi sistemi, puoi registrare automaticamente le chiamate, sincronizzare i contatti e garantire che i dati preziosi siano acquisiti e facilmente accessibili.

Questa integrazione è fondamentale per i team di vendita e assistenza, in quanto offre un accesso immediato alla cronologia dei clienti per una comunicazione personalizzata e una rapida risoluzione dei problemi.

13. Garantire la continuità della comunicazione

In caso di emergenze o interruzioni inaspettate, mantenere una comunicazione ininterrotta è fondamentale. Con un sistema VoIP, puoi reindirizzare rapidamente i tuoi servizi di comunicazione su dispositivi o sedi alternative, assicurandoti che le operazioni aziendali continuino senza interruzioni.

Questa capacità è particolarmente importante nelle aree a rischio di disastri o durante gli scenari di gestione delle crisi, dove la capacità di rimanere connessi può determinare la resilienza della tua azienda.

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Svantaggi del Voip

1. Dipendenza dalla connettività a Internet

Il VoIP dipende completamente da una connessione internet. Se il tuo servizio internet soffre di scarsa larghezza di banda o di frequenti interruzioni, la qualità e l’affidabilità delle tue chiamate potrebbero risentirne.

Nelle ore di punta, ad esempio, la tua rete internet potrebbe rallentare a causa dell’elevato traffico, il che porta direttamente a una scarsa qualità della voce o a chiamate interrotte.

2. Interruzioni di corrente

I sistemi VoIP non funzionano durante un’interruzione di corrente se non c’è una fonte di alimentazione di riserva, come un generatore o un gruppo di continuità (UPS).

Questo può influire sulle operazioni commerciali che si basano su una comunicazione costante, soprattutto nelle regioni in cui le interruzioni di corrente sono frequenti.

3. Latenza e Jitter

La latenza è il ritardo nell’elaborazione dei dati su una rete, mentre il jitter si riferisce alle fluttuazioni nel tempo di arrivo dei dati. Questo può far sì che le chiamate abbiano un suono simile all’eco o siano interrotte. Può anche causare incomprensioni o opportunità perse a causa dei ritardi o della scarsa qualità delle chiamate.

4. Limitazione delle chiamate di emergenza

I servizi VoIP a volte non si connettono direttamente con le reti dei servizi di emergenza o non trasmettono correttamente i dati di localizzazione.

Questa limitazione potrebbe essere critica se, ad esempio, cerchi di chiamare i servizi di emergenza da un telefono VoIP durante una crisi in un luogo non registrato, ritardando potenzialmente la risposta all’emergenza.

5. Vulnerabilità della sicurezza

Poiché il VoIP opera su Internet, è vulnerabile alle minacce informatiche. Gli hacker potrebbero intercettare le chiamate VoIP o distribuire malware per rubare i dati. Le aziende che trattano informazioni riservate sono particolarmente a rischio se il loro sistema VoIP non è adeguatamente protetto.

6. Costi dell’hardware e dell’installazione

Il VoIP è conveniente nel lungo periodo, ma la configurazione iniziale può richiedere l’acquisto di telefoni IP, router o hardware di rete aggiuntivi, che non sempre sono economici. Questo vale soprattutto per le aziende che hanno bisogno o vogliono avere anche un’infrastruttura di rete fissa.

Per le piccole imprese, i costi iniziali a volte sembrano troppo alti, senza rendersi conto che questi costi saranno compensati da minori costi operativi nel corso del tempo.

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