Guida al porting del numero VoIP:
Cos’è e come funziona?

In 2024, il VoIP è la tecnologia da utilizzare per ogni call center che si rispetti. Ti dà accesso a tariffe di chiamata incredibilmente convenienti, offre numerose funzioni di automazione e integrazioni avanzate e ti permette di connetterti con milioni di potenziali clienti in tutto il mondo.

Se non lo stai ancora utilizzando, la portabilità del numero VoIP è il modo migliore per iniziare in modo (abbastanza) rapido e semplice senza danneggiare i tuoi rapporti con i clienti esistenti. Continua a leggere per scoprire come puoi godere di tutti i suoi vantaggi.

I punti chiave da cui partire:

• La portabilità del numero VoIP ti permette di trasferire il tuo numero di telefono in un formato VoIP, di mantenere la tua identità, di chiamare a prezzi più convenienti e di accedere a funzioni avanzate.
• Il tempo necessario per effettuare la portabilità del tuo numero VoIP dipende da diversi fattori, tra cui il tipo di numero, le procedure del provider e la tua raccolta di informazioni.
• Per effettuare la portabilità del tuo numero VoIP, devi raccogliere tutte le informazioni sul tuo account, presentare una richiesta formale, compilare una lettera di autorizzazione e collaborare con i provider.

Cos’è la portabilità del numero?

La portabilità del numero è il processo di trasferimento di un numero di telefono da un fornitore di servizi a un altro. Nel caso della portabilità del numero VoIP, ciò può significare passare da un provider VoIP all’altro o integrare un numero esistente in una soluzione Voice over Internet Protocol.

Perché il porting del numero VoIP è importante?

In generale, sia i privati che le aziende effettuano il porting del proprio numero per mantenere il riconoscimento con i clienti esistenti e aumentare le percentuali di risposta, dato che le persone sono meno propense a rispondere alle chiamate provenienti da numeri che non conoscono.

Questo è particolarmente vero per i numeri VoIP, in quanto si tratta di una tecnologia utilizzata principalmente dai call center in uscita che si occupano di contattare i clienti per fissare appuntamenti, fare upselling e cross-selling. In quanto tali, possono effettivamente contribuire a incrementare la generazione di ricavi.

Quanto tempo richiede la portabilità del numero VoIP?

Ci sono diversi fattori che influenzano i tempi di portabilità di un numero di telefono verso il VoIP, tra cui la posizione geografica, i processi di portabilità del provider VoIP, le normative locali e internazionali e altro ancora.

Pertanto, rispondere con precisione alla domanda “Quanto tempo ci vuole per la portabilità del numero?” può essere difficile. Tuttavia, puoi fare un’ipotesi basata sul tipo di numero che vuoi trasferire.

Ad esempio, CloudTalk offre numeri mobili, locali, verdi e internazionali in oltre 160 paesi. Qui di seguito troverai una tabella che illustra i tempi medi di connessione; in alternativa, puoi trovare le informazioni specifiche nel nostro articolo su Requisiti e funzionalità dei numeri di telefono.

Perché dovresti effettuare il porting del tuo numero VoIP?

A differenza della portabilità del numero standard, in cui il riconoscimento del numero e la continuità aziendale sono le principali attrattive, l’utilizzo del VoIP con la portabilità del numero offre diversi altri vantaggi. Queste includono:

• Opportunità di risparmio sui costi:
  VoIP non richiede praticamente alcuna infrastruttura rispetto alle soluzioni tradizionali e offre tariffe di chiamata e SMS esponenzialmente più basse. Il passaggio di un numero di rete fissa al VoIP può far risparmiare tra il 40% e il 90% dei costi.
  
• Raggiungibilità internazionale:
  VoIP ti permette di chiamare non solo a prezzi più bassi ma anche più lontano. Scegliendo il provider giusto, puoi accedere a una varietà di tipi di numeri per i paesi di tutto il mondo e chiamare a un prezzo inferiore del 45%.
  
• Accesso a funzioni aggiuntive:
  VoIP ti permette di amplificare le tue operazioni di chiamata, di migliorare l’esperienza dei clienti in entrata, di automatizzare i flussi di lavoro, ecc. Per saperne di più, dai un’occhiata al nostro elenco di oltre 75 funzionalità basate sull’intelligenza artificiale. e oltre 35 integrazioni per i tuoi strumenti preferiti.
  
• Analisi complete:
  Ottimizza i tuoi processi e massimizza i risultati positivi tracciando metriche, KPI e OKR in tempo reale per i singoli dipendenti, i team, i reparti o l’intero call center. Con il VoIP è così facile.
  
• Sicurezza avanzata:
  VoIP protegge le informazioni sensibili della tua azienda e dei tuoi clienti con una crittografia end-to-end completa. In questo modo potrai facilmente rispettare le normative del settore, tra cui GDPR, MAN e altre ancora.

Come prepararsi alla portabilità del numero VoIP?

Sei pronto a passare il tuo numero di telefono al VoIP? Allora ripensaci. Prima di inoltrare la richiesta di portabilità, devi compiere diversi passi. Ecco tutto ciò che devi fare.

Verifica l’idoneità alla portabilità del numero

Alcuni provider non consentono affatto la portabilità del numero, mentre in alcuni casi potresti essere limitato dagli obblighi contrattuali. Quindi, la prima cosa da fare è assicurarsi di poter trasferire il proprio numero.

Fai il check-in con il tuo attuale provider o visita il suo portale online per scoprire se sei idoneo alla portabilità del numero. Poi, fai lo stesso con il nuovo operatore desiderato e controlla le restrizioni regionali.

Valuta le tue esigenze aziendali

Se ottieni il via libera dal tuo attuale fornitore, puoi iniziare a valutare le altre opzioni presenti sul mercato. Tuttavia, per facilitare il processo di selezione, è meglio considerare prima i tuoi desideri e le tue esigenze aziendali.

Pensa alle funzionalità VoIP che vorresti implementare. Poi, considera il tuo attuale volume di chiamate mensili e se è probabile che aumenti o diminuisca. Infine, valuta l’offerta di numeri se vuoi aggiungerne altri in seguito.

Scegli il giusto fornitore VoIP

Puoi stilare un breve elenco di potenziali fornitori e iniziare a restringere la tua scelta. Se molti di essi corrispondono alle tue esigenze, puoi esaminare le caratteristiche che ti aiutano a decidere.

Consigliamo di esaminare il prezzo complessivola qualità dell’assistenza clienti, le capacità di integrazione e l’affidabilità/tempo di funzionamento della rete. In caso di dubbi, consulta i portali di recensioni dell’azienda (G2, Capterra) e considera le esperienze di altri clienti.

Capire i costi potenziali

Naturalmente, il prezzo del nuovo abbonamento non è l’unica cosa di cui devi tenere conto. La porta per il VoIP può talvolta comportare costi aggiuntivi, che devi considerare prima di impegnarti nel passaggio.

Tra le cose da tenere d’occhio ci sono le spese di portabilità del nuovo provider, le penali di cancellazione del precedente provider e gli eventuali costi aggiuntivi di hardware/impostazione che il nuovo software potrebbe richiedere.

Esamina i requisiti tecnici

A proposito di requisiti tecnici, è sempre bene assicurarsi di poter gestire e supportare il tuo nuovo numero VoIP. Questo include l’esame dei tuoi dispositivi attuali e dell’infrastruttura complessiva.

Valuta la larghezza di banda e la capacità della rete, la compatibilità tra telefono/laptop e microfono/cuffia VoIP e gli eventuali aggiornamenti necessari per sfruttare al meglio il nuovo software.

Come effettuare il porting del tuo numero VoIP?

Hai fatto tutto questo? Perfetto! Ora puoi trasferire un numero VoIP a un telefono cellulare o viceversa. Di seguito troverai informazioni generali su cosa aspettarti.

#1: Raccogliere le informazioni necessarie

Per prima cosa, devi raccogliere tutte le informazioni necessarie per presentare una richiesta formale e avviare il processo di portabilità del numero VoIP. Ricontrolla i dati tra il tuo precedente provider e l’azienda attuale per assicurarti che siano corretti. Informazioni da raccogliere:

• Dettagli del conto corrente
• Indirizzo di servizio
• Nome autorizzato sul conto
• Una fattura di verifica recente

#2: Invia una richiesta di portabilità

Successivamente, contatta il provider VoIP che hai scelto e invia un’e-mail con i dettagli della tua richiesta, includendo tutte le informazioni descritte nella fase precedente. Una volta che il provider avrà accettato la tua richiesta, dovrai:

• Compila una lettera di autorizzazione (LOA).
• Fornisci tutte le informazioni aggiuntive richieste.

#3: Avvisare il tuo attuale fornitore

Una volta che il processo di portabilità è stato avviato con successo, la cosa migliore è contattare il tuo provider attuale per fargli sapere cosa sta succedendo. Questo è importante per due motivi:

• L’invio di una richiesta di port-out snellisce il processo.
• Assicurandoti che il tuo account rimanga aperto fino alla porta, eviterai di perdere il tuo numero.

#4: Configura il tuo account VoIP

Prima che il tuo numero venga trasferito, il nuovo provider VoIP creerà per te un account a cui sarà associato il numero. A questo punto, è bene effettuare il login e configurare tutto, in modo da non doverlo fare in seguito. Assicurati di:

• Imposta i profili utente e le autorizzazioni.
• Personalizza l’instradamento delle chiamate, le regole di inoltro e le impostazioni della segreteria telefonica.
• Integrazione con strumenti aziendali e CRM.

#5: Prova la configurazione VoIP

Una volta effettuato l’accesso, è bene ricontrollare tutto e assicurarsi che la qualità del servizio corrisponda a quanto promesso, in caso di reclami o di risoluzione di problemi. Assicurati di:

• Eseguire test di chiamata interni ed esterni.
• Controlla che non ci siano problemi di qualità delle chiamate.
• Assicurati che tutte le funzioni configurate funzionino come previsto.

#6: Vai in diretta e monitora

Se tutto è andato secondo i piani, dovresti avere il tuo vecchio numero ufficialmente trasferito dal precedente provider e associato al tuo nuovo account VoIP. A questo punto, dovresti:

• Passa ufficialmente al servizio VoIP.
• Controlla attentamente la qualità delle chiamate e le prestazioni del sistema per le prime settimane.
• Sii pronto a modificare le impostazioni e le configurazioni se necessario.

Problemi e soluzioni comuni di portabilità dei numeri VoIP

1. Documentazione incompleta o imprecisa:
   Informazioni mancanti o errate nel modulo di richiesta di portabilità possono causare ritardi e complicazioni nel processo di portabilità.
   
   Soluzione: Ricontrolla tutta la documentazione prima di inviarla per assicurarti che tutti i dettagli siano accurati e completi. Verifica che le informazioni corrispondano ai dati del tuo attuale fornitore per accelerare il processo.
   
2. Ritardi nell’elaborazione dovuti a motivi amministrativi:
   I ritardi amministrativi all’interno dell’organizzazione del fornitore attuale o di quello nuovo possono rallentare il processo di portabilità.
   
   Soluzione: Comunica apertamente con entrambi i fornitori e seguili regolarmente per assicurarti che la richiesta di portabilità proceda senza intoppi.
   
   Descrivi un punto di contatto all’interno della tua organizzazione per coordinarti con i fornitori e affrontare tempestivamente qualsiasi problema amministrativo.
   
3. Problemi tecnici con la configurazione di rete:
   L’incompatibilità tra l’infrastruttura di rete esistente e il sistema del provider VoIP può causare difficoltà tecniche durante il porting.
   
   Soluzione: Esegui un test approfondito della tua configurazione di rete e risolvi eventuali problemi di compatibilità prima di avviare il processo di portabilità.
   
   Lavora a stretto contatto con il team di assistenza tecnica del tuo provider VoIP per risolvere i problemi di configurazione e garantire un’integrazione perfetta con il tuo ambiente di rete.
   
4. Vincoli normativi in alcune regioni:
   I requisiti normativi e le restrizioni imposte dalle autorità locali o dalle agenzie di telecomunicazioni possono complicare il processo di portabilità, soprattutto in scenari internazionali.
   
   Soluzione: Tieniti informato sul panorama normativo della tua regione e consulta esperti legali o specialisti di normative per garantire la conformità con tutte le leggi e i regolamenti applicabili.
   
   Collabora con il tuo provider VoIP per superare gli ostacoli normativi e ottenere le approvazioni o i permessi necessari per il porting transfrontaliero.

Come prepararsi alla portabilità del numero

In generale, il processo di portabilità del numero può essere abbastanza semplice da parte tua, ma puoi fare alcuni accorgimenti per assicurarti che si svolga nel modo più fluido e veloce possibile. Ciò include:

• Assicurati che il tuo numero sia portatile:
  Prima di avviare una richiesta di portabilità con CloudTalk, ti consigliamo di contattare il tuo attuale fornitore di servizi (SP) per informarlo che stai per effettuare la portabilità del numero.
  
  Questo aiuta a garantire la portabilità più veloce e agevole possibile, in quanto il tuo SP sarà in grado di fornirti tutti i dettagli necessari sul tuo numero.
  
• Identificare il carrier o il titolare della linea:
  Spesso il tuo provider di servizi VoIP e il carrier sono due entità diverse e potresti dover fare una richiesta a quest’ultimo per completare la tua richiesta di portabilità. Chiedi al tuo SP informazioni sulla loro procedura per essere sicuro di sapere come procedere.
  
• Ricontrolla il tuo indirizzo di servizio:
  Questo è l’indirizzo che l’operatore attuale ha registrato per il tuo numero. Potrebbe essere diverso dall’indirizzo di fatturazione della tua azienda presso l’SP commerciale.
  
• Identificare l’utente autorizzato:
  La maggior parte dei provider richiede che la LOA sia firmata da un utente specifico collegato all’account in cui è ospitato il numero, come il titolare dell’account principale o l’amministratore.
  
• Scopri il tuo numero di conto:
  Il tuo fornitore potrebbe avere un numero di conto unico per te, che dovrebbe essere riportato sul LOA.
  
• Rintraccia il PIN o il codice di migrazione:
  Alcuni provider richiedono un codice di verifica o un PIN specifico per la portabilità dei numeri. Ad esempio:
  
  
  • I numeri wireless USA hanno solitamente un PIN di 4 cifre.
  • I numeri di cellulare del Regno Unito richiedono un codice PAC.
  • I numeri di cellulare francesi richiedono un codice RIO.
  • I numeri italiani hanno ciascuno un codice di migrazione individuale.
  • I numeri cechi hanno un codice OKU.

Come scegliere il fornitore giusto per il trasferimento del numero VoIP?

Ci sono diverse considerazioni che dovresti tenere in considerazione quando cerchi il tuo prossimo provider VoIP. Queste includono:

1. Tipo di call center:
   Il tipo di software per call center che scegli può variare notevolmente. Oltre alle funzioni e alle integrazioni incluse, il tipo di soluzione influenza anche i tempi di implementazione e i prezzi.
   
   Ad esempio, puoi installare un software basato sul cloud come CloudTalk a soli 25 dollari per utente/mese in un giorno.
   
2. Caso d’uso:
   Diversi fornitori si specializzano in soluzioni basate sulle dimensioni dell’azienda o su casi d’uso specifici. Ad esempio, una soluzione incentrata sul Assistenza ai clienti delle PMI saranno probabilmente più economiche ma con meno funzioni e numeri internazionali.
   
   D’altra parte, un provider che vende principalmente a outbound, call center di dimensioni aziendali, sarà molto più costoso ma offrirà numerose funzionalità, integrazioni, numeri internazionali e un’elevata qualità delle chiamate.
   
3. Utenti e caratteristiche:
   Il numero di agenti da coinvolgere influisce naturalmente sul prezzo della soluzione. Tuttavia, molti provider prevedono un numero minimo/massimo di utenti per i loro piani tariffari, il che può causare problemi nella scelta della soluzione corretta. piano.
   
   Ad esempio, se hai pochi agenti ma hai bisogno di funzioni di alto livello, potresti dover acquistare dei componenti aggiuntivi o più licenze di quelle necessarie. Allo stesso modo, se hai molti agenti ma non hai bisogno di molte funzioni, potresti essere costretto a scegliere un piano più costoso.
   
4. Selezione dei numeri:
   La quantità, il tipo e l’ubicazione geografica dei numeri che un provider VoIP può offrire dipende in larga misura dalle sue connessioni all’interno del settore, compresi i fornitori locali, le autorità di regolamentazione, ecc.
   
   Per questo motivo, è consigliabile non limitarsi ai numeri che si desidera trasferire immediatamente, ma pensare anche al futuro e considerare i propri piani di espansione (numeri internazionali) o eventuali iniziative (numeri verdi).

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Come trasferire il tuo numero a CloudTalk

Sei pronto a passare a CloudTalk? Ecco tutto quello che devi sapere e fare per rendere la transizione il più agevole possibile.

• Assicurati di avere tutto ciò che ti serve:
  Per poter effettuare la portabilità del tuo numero a CloudTalk devi soddisfare diversi requisiti. Questi includono:
  
  
  • Un tipo di numero per un paese supportato dalla nostra copertura nazionale.
    
  • Un account CloudTalk attivo.
    
  • Un conto attivo con il tuo attuale provider.
    
  • I numeri di telefono portati sono pronti e configurati in CloudTalk.
    
• Assicurati che il tuo numero possa essere trasferito:
  Ci sono due situazioni in cui potrebbe essere impossibile trasferire il tuo numero. La prima è che CloudTalk non offre la combinazione specifica di paese/formato che hai richiesto. L’altra è che il tuo fornitore di servizi non consente la portabilità del numero.
  
  In entrambi i casi, puoi acquistare un numero alternativo dalla nostra selezione di oltre 160 numeri di telefono disponibili a livello globale.
  
• Invia tutta la documentazione necessaria:
  Per avviare una richiesta di portabilità per i tuoi numeri di telefono esistenti, inviaci un’e-mail a porting@cloudtalk.io con oggetto “Richiesta di portabilità” e forniscici quanto segue:
  
  
  • I numeri che vuoi trasmettere nel formato internazionale E. 164 (ad esempio, +442012345678).
    
  • Nome del tuo attuale fornitore di servizi per i numeri che vuoi trasferire.
    
  • Nome del titolare della gamma o del vettore sottostante. Può essere diverso da quello del fornitore di servizi, quindi chiedi alla tua attuale società VoIP.
    
  • Nome della persona, dell’azienda o dell’organizzazione a cui è intestato il numero presso il tuo attuale fornitore di servizi.
    
  • Indirizzo completo della persona, dell’azienda o dell’organizzazione a cui è intestato il numero presso il tuo attuale fornitore di servizi. Potrebbe essere diverso dall’indirizzo di fatturazione, quindi assicurati di ricontrollare.
    
  • Una copia dell’ultima bolletta dei numeri che vuoi trasferire.
    
• Compila la Lettera di Autorizzazione:
  Dopo aver effettuato la richiesta di portabilità, il nostro team verificherà se il numero è portatile da parte nostra. In caso affermativo, ti forniremo un modello di LOA (Lettera di Autorizzazione) da compilare e ti chiederemo altri documenti eventualmente necessari.
  
  Ti preghiamo di prestare attenzione nel compilare la LOA per assicurarti che tutte le informazioni fornite siano corrette.
  
• Attendi che CloudTalk si occupi del resto:
  Una volta ricevuta la LOA e tutti i documenti firmati, il processo è il seguente:
  
  
  • CloudTalk e il nostro vettore partner “entrante” presenteranno tutti i documenti all’attuale vettore “uscente”.
    
  • CloudTalk aggiungerà il numero alla tua dashboard in modo che tu possa iniziare a impostare i flussi di chiamate in entrata, gli orari di lavoro, gli agenti e i gruppi di chiamata.
    
  • Quando il vettore perdente accetta la richiesta di portabilità, entrambi i vettori programmeranno la data in cui il numero verrà spostato sulla nostra rete.
    
  • Il numero sarà trasferito all’operatore CloudTalk alla data concordata e diventerà quindi attivo nella tua app.
    
• Inizia a chiamare con il tuo (vecchio) nuovo numero:
  In totale, il processo di configurazione richiederà da 1 a 10 giorni e la migrazione circa 5 giorni. Una volta terminato tutto, potrai accedere al tuo account CloudTalk e ricominciare a chiamare!

Pensieri finali sul porting del numero VoIP

La portabilità del numero VoIP è un modo conveniente per passare al VoIP mantenendo il tuo numero di telefono esistente e la riconoscibilità con i tuoi clienti. Inoltre, ti dà accesso a numerosi vantaggi, tra cui una migliore qualità delle chiamate, funzioni e integrazioni aggiuntive e molto altro ancora.

Dopo aver letto questa guida, sarai pronto a iniziare il tuo viaggio verso l’eccellenza dei call center senza temere errori o ritardi. Assicurati di ricontrollare le informazioni, di comunicare apertamente e di scegliere con intelligenza il fornitore.

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