13 Vorteile und 7 Nachteile von VoIP: Ihr Leitfaden für 2024

Wussten Sie, dass mittlerweile mehr als 40 % aller Unternehmen die VoIP-Technologie (Voice over Internet Protocol) für ihren Kommunikationsbedarf nutzen? Die Technologie erleichtert und vereinfacht die moderne Unternehmenskommunikation, hat allerdings nicht nur Vorteile. Welche Nachteile VoIP mit sich bringen kann und welche Vorzüge es für Sie haben kann, erfahren Sie hier.

Die Nutzung des Internets für Sprachanrufe senkt nicht nur die Kosten, sondern bietet zusätzlich auch vielseitige Funktionen wie Rufweiterleitung oder automatische Wahlwiederholung, die Ihrem Unternehmen zu Gute kommen können. 

Wir haben hier einen umfassenden Leitfaden zusammengestellt, der die Vor- und Nachteile von VoIP-Telefonsystemen bewertet.

Key takeaways

• VoIP verwandelt Ihr internetfähiges Gerät in einen umfassenden Kommunikations-Knotenpunkt, der es Ihnen ermöglicht, von überall aus zu telefonieren und all Ihre Kommunikationsanforderungen – von Sprache bis E-Mail – an einem Ort zu verwalten.
• VoIP reduziert vor allem Kosten, hat aber auch andere Vorteile, z.B. Skalierbarkeit und Integration mit wichtigen Geschäftsanwendungen wie Salesforce oder Pipedrive.
• Die Nachteile von VoIP bestehen vor allem in der Abhängigkeit vom Internet und einer stabilen Stromversorgung.

Was ist VoIP?  

Mit Hilfe von VoIP können Sie jederzeit und von überall aus telefonieren. Alles, was Sie dazu brauchen, ist eine zuverlässige Internetverbindung und ein internetfähiges smartes Telefon mit einem Lautsprecher und Mikrofon. 

Wenn Sie eine normale Telefonnummer über Ihr VoIP-System anrufen, verwandelt die Technologie Ihre Stimme in digitale Signale, die über das Internet übertragen werden. Das Signal wird wieder in ein normales Telefonsignal umgewandelt, bevor es den Empfänger erreicht. 

Aber VoIP kann noch viel mehr als ein Telefonsignal übertragen. Es hat sich zu einem voll funktionsfähigen, einheitlichen Kommunikationszentrum entwickelt, das alle Formen der Kommunikation einschließlich Sprachanrufe, Voicemail oder tiefgreifende Analysen abwickeln kann. Bekannte Anwendungen wie Viber, Skype, FaceTime, Facebook Messenger und WhatsApp nutzen die VoIP-Technologie, um Anrufe über ihre Plattform zu ermöglichen.

Keine Lust zu lesen? Dann schauen Sie sich unser Video (auf Englisch!) an, in dem Sie alles über VoIP erfahren:

Vorteile von VoIP

Reduzierung der Telekommunikationskosten

Unabhängig davon, ob es sich bei Ihrem Betrieb um ein großes oder kleines Unternehmen handelt, müssen Sie jede Möglichkeit zur Kosteneinsparung in Betracht ziehen. VoIP nutzt Ihren bestehenden Internetdienst und kann die monatlichen Telefonkosten um bis zu 50 % senken. Sehen wir uns im Folgenden an, welchen direkten und indirekten Einsparungen Ihnen VoIP bringt.

Unmittelbare Kosteneinsparungen

#1 Reduzierte Kosten für die Telefonanlage

Eine firmeneigene Nebenstellenanlage (PBX) vor Ort umfasst umfangreiche physische Hardware, mit der mehrere Festnetztelefone innerhalb eines Unternehmens verbunden sind. Die Einrichtung einer solchen Telefonanlage ist normalerweise mit hohen Anfangsinvestitionen verbunden. Je nach gewählten Funktionen kann das zwischen 500 bis 2.000 Euro pro Benutzer betragen. 

Mit einem VoIP-Telefonsystem hingegen können Sie diese kostspieligen Hardwareanforderungen vermeiden, indem Sie Ihre vorhandene Breitbandverbindung nutzen. 
Wenn Sie allerdings aufrüsten möchten, ohne Ihre derzeitige Bürohardware ausrangieren zu müssen, kann die Implementierung eines Session Initiated Protocol (SIP) ein kluger Schachzug sein. Mit SIP-Trunking können Sie rasch von einer veralteten Festnetz-Nebenstellenanlage (PBX) zu einem smarten und cloudbasierten Telefonsystem wechseln. Es schafft eine digitale Brücke für Sprachdienste, und senkt damit die Kosten und vereinfacht die Verwaltung.

#2 Eliminierung von Leitungsgebühren

VoIP-Systeme rationalisieren Ihre Büroinfrastruktur, indem sie die Übertragung von Sprache und Daten über denselben Kanal ermöglichen, so dass keine zusätzliche Verkabelung erforderlich ist. In IT- und Telekommunikationskreisen als Vollduplex-Kommunikation bekannt, ermöglicht diese Fähigkeit das gleichzeitige Senden und Empfangen von Daten, wobei nur ein Ethernet-Kabel für die Verbindung benötigt wird. Diese Integration reduziert nicht nur das Kabelgewirr, sondern spart auch die Kosten für die Änderung der elektrischen Verkabelung in Ihrem Gebäude. 

Darüber hinaus erhöht die Power-over-Ethernet (PoE)-Technologie die Flexibilität im Büro, da sie die Abhängigkeit von herkömmlicher Stromversorgung verringert und es Ihnen ermöglicht, Mitarbeiter und Hardware ohne umfangreiche Neuverkabelung flexibler zu positionieren. Wenn Sie lieber ganz auf Kabel verzichten möchte, können Sie auch über Computer- und Smartphones-Apps auf die VoIP-Dienste zugreifen.

#3 Geringere Gesprächskosten

Durch den Einsatz von VoIP können Sie die Kosten für Ihr Telefonsystem erheblich senken, vor allem aufgrund der niedrigeren Gebühren für die Datenübertragung. In den letzten Jahren ist die Internetgeschwindigkeit stark gestiegen, während die Datenkosten gesunken sind, was hochwertige VoIP-Anrufe auch für kleine Unternehmen erschwinglich macht. 

Außerdem berechnen VoIP-Systeme in der Regel die gleichen Tarife für Orts- und Auslandsgespräche, so dass Unternehmen ihre globale Reichweite ausbauen können, ohne hohe Fern- oder Roaming-Gebühren bezahlen zu müssen. Dieses Preismodell ist besonders dann von Vorteil, wenn Sie häufig mit internationalen Kunden oder Lieferanten kommunizieren. 
Übrigens zeigen Statistiken, dass gerade kleine Unternehmen ihre Telefonrechnungen um bis zu 60 % senken und bei internationalen Gesprächen bis zu 90 % einsparen können, wenn sie zu VoIP wechseln.

#4 Wiederkehrende Ausgaben

VoIP-Dienste senken die wiederkehrenden Ausgaben wie Reparaturen, Wartungsgebühren und Steuern beträchtlich, da diese Kosten in erschwinglichen Abonnementplänen zusammengefasst werden. Diese Bündelung der Ausgaben zu einem einzigen, überschaubaren Betrag macht VoIP zu einer attraktiven Alternative, insbesondere für wachsende Start-ups und kleine bis mittlere Unternehmen (KMU).

Indirekte Kosteneinsparungen

Indirekte Einsparungen durch VoIP sind zwar nicht so leicht zu messen, aber sie sind für Ihr Unternehmen genauso wichtig. Hier sind einige der wichtigsten Bereiche, in denen VoIP langfristige finanzielle Auswirkungen haben kann:

#5 Einsparungen bei der Telearbeit

Die VoIP-Technologie ermöglicht es Ihren Mitarbeitern, sich von überall aus nahtlos mit dem Telefonsystem Ihres Unternehmens zu verbinden. Diese Konnektivität wird durch eine Reihe fortschrittlicher Funktionen wie automatische Vermittlung, Anklopfen oder Konferenzgespräche unterstützt – Möglichkeiten, die herkömmliche Telefone in der Regel nicht bieten.  
So haben Studien, darunter eine aktuelle von Global Workplace Analytics, ergeben, dass Unternehmen jährlich etwa 11.000 Dollar pro Person einsparen können, wenn sie ihren Mitarbeitern ermöglichen, 50 % der Zeit von zu Hause aus zu arbeiten.

#6 Mehr Flexibilität mit Softphones

Mit Softphones können Sie Anrufe direkt von einem Computer oder einem mobilen Gerät aus tätigen und sind somit nicht mehr an eine herkömmliche Büroeinrichtung gebunden. Das bedeutet, Sie können Kundenanrufe bearbeiten, an Telefonkonferenzen teilnehmen und auf Voicemail und Anrufweiterleitung zugreifen, egal wo Sie sind. Ob Sie nun von zu Hause aus, in einem Hotel oder in einem Cafe arbeiten, Ihre Kommunikation bleibt unterbrechungsfrei und reaktionsschnell. 

#7 Portable Telefonnummer

Eine VoIP-Nummer ist vollständig portabel, d. h. Sie können dieselbe Nummer unabhängig von Ihrem Standort beibehalten oder wenn sich die Adresse Ihres Unternehmens ändert. Das ist ideal für Vielreisende und Unternehmen in der Übergangsphase, auch weil Anrufe automatisch an Kollegen weitergeleitet werden können, wenn Sie selbst nicht erreichbar sind.

#8 Hervorragende Klangqualität

VoIP bietet eine kristallklare Audioqualität, vorausgesetzt, Sie verfügen über eine schnelle und stabile Internetverbindung. Das ist unverzichtbar für professionelle Kommunikation, bei der es auf Klarheit ankommt.

#9 Erweitern Sie Ihre Kommunikations-Tools

Durch die Integration von Sprachanrufen, Videochats und Messaging in einer einzigen Plattform verbessern Sie nicht nur die Zusammenarbeit im Team, sondern machen auch Kundenbesprechungen weltweit produktiver und effektiver. Mit VoIP können Sie während eines Anrufs Bilder, Videos und Dokumente versenden. Nutzen Sie diese vielseitigen Funktionen, um Ihre Kommunikationsprozesse zu optimieren und alle Beteiligten stets optimal einzubinden.

#10 Mühelose Skalierung

Passen Sie Ihr Telefonsystem an das Unternehmenswachstum oder an saisonbedingte Veränderungen an, ohne komplexe Einstellungen vornehmen zu müssen. VoIP-Systeme sind hochgradig skalierbar und unterstützen groß angelegte, qualitativ hochwertige Telefonkonferenzen sowie die Möglichkeit, Benutzer nach Bedarf hinzuzufügen oder zu entfernen.

#11 Funktionen auf Ihre Bedürfnisse abstimmen

Sie können erweiterte Funktionen wie Voicemail-zu-E-Mail-Transkription, Analytics und Call Flow Designer anpassen, um Ihren Kundenservice und die Produktivität zu verbessern. Dies ist besonders nützlich für Kundensupportzentren und Dienstleistungsanbieter.

#12 Integration mit wichtigen Geschäftsanwendungen

Verknüpfen Sie VoIP mit Systemen wie CRM und Business Tools wie Pipedrive, Salesforce oder HubSpot, um den Informationsfluss zu optimieren und die Reaktionszeiten zu verbessern. Durch die Verknüpfung von VoIP mit diesen Systemen können Sie Anrufe automatisch protokollieren, Kontakte synchronisieren und sicherstellen, dass wertvolle Kommunikationsdaten erfasst werden und leicht zugänglich sind. Diese Integration ist für Vertriebsteams und Serviceabteilungen von unschätzbarem Wert, da sie sofortigen Zugriff auf Kundeninteraktionen und -historien bietet und so eine personalisierte Kommunikation und schnelle Problemlösung ermöglicht

#13 Kontinuierliche Kommunikation sicherstellen

In Notfällen oder bei unerwarteten Ausfällen ist die Aufrechterhaltung einer unterbrechungsfreien Kommunikation entscheidend. Mit einem VoIP-System können Sie Ihre Kommunikationsdienste schnell auf alternative Geräte oder Standorte umleiten und so sicherstellen, dass Ihr Geschäftsbetrieb nahtlos weiterläuft. Diese Fähigkeit ist besonders in katastrophengefährdeten Gebieten oder bei Krisenmanagement-Szenarien von entscheidender Bedeutung, da die Fähigkeit, in Verbindung zu bleiben, über die Stabilität Ihres Unternehmens entscheiden kann. Die VoIP-Technologie ermöglicht diese Flexibilität, indem sie es erlaubt, Anrufe auf Mobiltelefonen oder Laptops zu empfangen oder sogar vorübergehend an andere Büros umzuleiten.

Nachteile von VoIP

#1 Abhängigkeit von der Internetverbindung

VoIP ist vollständig von einer Internetverbindung abhängig. Wenn Ihr Internetdienst unter einer zu geringen Bandbreite oder häufigen Unterbrechungen leidet, können die Qualität und Zuverlässigkeit Ihrer Anrufe beeinträchtigt werden. In Spitzenzeiten kann Ihr Internet beispielsweise aufgrund des hohen Verkehrsaufkommens langsamer werden, was direkt zu schlechter Sprachqualität oder unterbrochenen Anrufen führt.

#2 Stromausfälle

VoIP-Systeme funktionieren während eines Stromausfalls nicht, es sei denn, es gibt eine Reservestromquelle, z. B. einen Generator oder eine unterbrechungsfreie Stromversorgung (UPS – Uninterruptible Power Supply). Dies kann vor allem in Regionen, in denen es häufig zu Stromausfällen kommt, die Geschäftsabläufe beeinträchtigen, die auf ständige Kommunikation angewiesen sind.

#3 Stromausfälle

VoIP-Systeme funktionieren während eines Stromausfalls nicht, es sei denn, es gibt eine Reservestromquelle, z. B. einen Generator oder eine unterbrechungsfreie Stromversorgung (UPS – Uninterruptible Power Supply). Dies kann vor allem in Regionen, in denen es häufig zu Stromausfällen kommt, die Geschäftsabläufe beeinträchtigen, die auf ständige Kommunikation angewiesen sind.

#4 Latenz und Jitter

Unter Latenz versteht man die Verzögerung bei der Verarbeitung von Daten über ein Netzwerk, während Jitter die Schwankungen der Ankunftszeit von Daten bezeichnet. Dies kann dazu führen, dass Anrufe echoartig oder unterbrochen klingen. Durch Verzögerungen oder eine schlechte Gesprächsqualität kann es zu Missverständnissen oder verpassten Möglichkeiten kommen.

#4 Einschränkung bei Notrufen

VoIP-Dienste stellen manchmal keine direkte Verbindung zu Notdienstnetzen her und übermitteln die Standortdaten nicht korrekt. Diese Einschränkung kann kritisch werden, wenn beispielsweise jemand versucht, während einer Krise von einem VoIP-Telefon aus an einem nicht registrierten Ort den Notdienst anzurufen, wodurch sich die Reaktion des Notdienstes möglicherweise verzögert.

#5 Schwachstellen in der Sicherheit

Da VoIP Sprachdaten über das Internet überträgt, ist es anfällig für Cyber-Bedrohungen. Hacker könnten VoIP-Anrufe abfangen oder Malware einsetzen, um Daten zu stehlen. Unternehmen, die mit vertraulichen Informationen arbeiten, sind besonders gefährdet, wenn ihr VoIP-System nicht ausreichend gesichert ist.

#6 Kosten für Hardware und Einrichtung

VoIP ist auf lange Sicht kosteneffizient, aber die Ersteinrichtung kann den Kauf von IP-Telefonen, Routern oder zusätzlicher Netzwerkhardware erfordern, was nicht immer billig ist. Für kleine Unternehmen können die anfänglichen Kosten zu hoch erscheinen, wobei sie nicht bedenken, dass diese im Laufe der Zeit durch niedrigere Betriebskosten ausgeglichen werden.

#7 Komplexität bei Konfiguration und Wartung

Die Einrichtung und Wartung eines VoIP-Systems kann komplex sein und erfordert technisches Fachwissen. Für eine optimale Qualität und die Behebung von auftretenden Problemen ist die Konfiguration von Netzwerkeinstellungen notwendig. Dafür müssen Sie eventuell einen spezialisierten IT-Techniker einstellen, der sich um die Verwaltung und Wartung der VoIP-Infrastruktur kümmert. Das erhöht die Betriebskosten.

Wechseln Sie mit CloudTalk zu VoIP

Diese Tabelle zeigt Ihnen die Vor- und Nachteile von VoIP auf einen Blick:

Vorteile von VoIP

• Reduzierte Kosten für die Telefonanlage
• Eliminierung von Leitungsgebühren
• Geringere Gesprächskosten
• Wiederkehrende Ausgaben
• Einsparungen bei der Telearbeit
• Mehr Flexibilität mit Softphones
• Portable Telefonnummer
• Hervorragende Klangqualität
• Erweitern Sie Ihre Kommunikations-Tools
• Mühelose Skalierung
• Funktionen auf Ihre Bedürfnisse abstimmen
• Integration mit wichtigen Geschäftsanwendungen
• Kontinuierliche Kommunikation sicherstellen

Nachteile von VoIP

• Abhängigkeit von der Internetverbindung
• Stromausfälle
• Latenz und Jitter
• Einschränkung bei Notrufen
• Schwachstellen in der Sicherheit
• Kosten für Hardware und Einrichtung
• Komplexität bei Konfiguration und Wartung

Die Tabelle zeigt deutlich, welche Vorteile der Umstieg auf ein VoIP-System hat. Wir hier bei CloudTalk können Ihnen bei der Umstellung von einem herkömmlichen Telefonsystem auf eine einheitliche digitale Kommunikationslösung helfen, wie wir es schon bei vielen anderen Kunden getan haben. 

Johan Contreras, Support-Ingenieur bei RPS Processing Service, sagte:

Es ist der beste VoIP-Anrufdienst, auf den jedes Unternehmen zählen kann, die Anrufe sind von sehr guter Qualität, die Dienste sind sehr stabil und der POST-Sale-Service ist der beste, es sind Leute, die immer für jede Anfrage oder jedes Anliegen bereit sind.