Voicemail zu E-Mail: Der ultimative Leitfaden für erfolgreiche Geschäftskommunikation
BTT Comms berichtet, dass 85 % der Personen, die beim ersten Versuch ein Unternehmen nicht erreichen, nicht erneut anrufen werden, und drei Viertel davon sich nicht die Mühe machen, eine Nachricht zu hinterlassen. Wenn Ihnen also jemand eine Voicemail hinterlässt – etwa 20 % der Anrufer –, ist es wahrscheinlich, dass er etwas Wichtiges mit Ihrem Unternehmen zu besprechen hat.
Menschen brauchen im Allgemeinen länger, um auf eine Voicemail zu antworten als auf jede andere Kommunikationsform. Sie können jedoch Ihre Chancen, Verkäufe zu generieren und Kundenbeziehungen zu pflegen, erheblich verbessern, indem Sie umgehend auf Voicemails reagieren. Voicemail zu E-Mail unterstützt Sie bei diesem Vorhaben.
Lassen Sie uns also untersuchen, was Voicemail zu E-Mail für Sie tun kann und wie Sie von dieser Funktion profitieren können.
Wichtigste Erkenntnisse:
- Voicemail zu E-Mail ist ein praktisches Tool, das Abschriften und Aufzeichnungen von Voicemail-Nachrichten automatisch direkt in Ihren E-Mail-Posteingang sendet.
- Die Konfiguration von Voicemail zu E-Mail auf Ihrem VoIP-Dienst ist eine einfache und unkomplizierte Aufgabe, die in 7 Schritten leicht erledigt werden kann.
- Voicemail zu E-Mail bietet viele Vorteile, darunter eine erhöhte Gesamteffizienz, verbesserte Barrierefreiheit und eine optimierte Teamzusammenarbeit.
Was ist Voicemail zu E-Mail?
Voicemail zu E-Mail wandelt Voicemails in E-Mails um. Anstatt jede Nachricht einzeln auf Ihrem Telefon anzuhören, erhalten Sie sofort eine Benachrichtigung in Ihrem E-Mail-Posteingang, sobald Sie eine erhalten. Dies macht die Verwaltung Ihrer Voicemails einfacher und effizienter, insbesondere wenn Sie täglich ein hohes Anrufaufkommen haben.
Wie funktioniert Voicemail zu E-Mail?
Voicemail zu E-Mail ist eine beliebte Funktion bei gehosteten VoIP- und Cloud-Telefonsystemanbietern wie CloudTalk. Es sendet Abschriften und Aufzeichnungen von Voicemail-Nachrichten direkt in Ihren E-Mail-Posteingang, wo sie einfach verwaltet und priorisiert werden können. Die Wahl eines robusten Voicemail-zu-E-Mail-Dienstes als Teil Ihres VoIP-Pakets ermöglicht es Ihnen, Ihre Kommunikation zu zentralisieren und Sprachnachrichten mit der gleichen Durchsuchbarkeit und Priorität wie eine Standard-E-Mail zu behandeln.
Wenn Ihnen jemand eine Voicemail hinterlässt, wandelt das Telefonsystem die Audionachricht in eine digitale Datei um, typischerweise im .mp3- oder .wav-Format. Diese Datei wird dann entweder an eine E-Mail angehängt oder direkt in Ihrem Posteingang mit der Aufzeichnung verknüpft. Eine schnelle DNSSEC-Datensatzprüfung kann Ihnen helfen zu überprüfen, ob Ihre E-Mails vor Spoofing und Phishing geschützt sind.
Sie können diese Nachrichten sortieren, speichern, löschen oder weiterleiten, genau wie jede andere E-Mail. So müssen Sie Ihren Arbeitsablauf nicht unterbrechen oder zwischen verschiedenen Apps und Geräten wechseln, um den Überblick über Ihre Anrufe zu behalten.
Stellen Sie es sich so vor, als hätten Sie einen persönlichen Assistenten, der Ihre Voicemails entgegennimmt, sie aufschreibt oder das Audio speichert und sie dann ordentlich in Ihre E-Mails legt, damit Sie darauf zugreifen können, wann es Ihnen passt.
Voicemail-Benachrichtigungen an Ihren E-Mail-Posteingang senden – So geht’s
Das Einrichten von Voicemail zu E-Mail auf Ihrem VoIP-Dienst ist ein unkomplizierter Prozess. Hier erfahren Sie, wie Sie die Funktion in wenigen einfachen Schritten aktivieren und testen können.
- Melden Sie sich bei Ihrem VoIP-Dienstkonto an
Melden Sie sich zunächst bei Ihrem Konto auf der Plattform Ihres VoIP-Anbieters an. Hier verwalten Sie Einstellungen im Zusammenhang mit Anrufen und Voicemails. - Navigieren Sie zu den Voicemail-Einstellungen
Suchen Sie den Voicemail-Bereich in Ihrem Kontrollpanel. Dieser könnte als „Voicemail-Einstellungen“, „Anrufeinstellungen“ oder Ähnliches bezeichnet sein. - Voicemail zu E-Mail aktivieren
Suchen Sie in den Voicemail-Einstellungen die Option zum Aktivieren von Voicemail zu E-Mail. Dies kann ein Kippschalter oder ein Kontrollkästchen sein. - Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse ein
Sobald Sie die Option zum Weiterleiten von Voicemails an E-Mails gefunden haben, geben Sie Ihre bevorzugte E-Mail-Adresse in das dafür vorgesehene Feld ein. Hierhin werden Ihre Voicemails gesendet. - Formatpräferenzen auswählen
Einige Dienste ermöglichen es Ihnen, zu wählen, wie Sie Ihre Voicemails erhalten, z. B. als Audioanhänge oder Abschriften. Wählen Sie Ihre Präferenz aus. - Speichern Sie Ihre Änderungen
Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Änderungen speichern oder anwenden. Einige Plattformen könnten eine Schaltfläche „Anwenden“ oder „Einstellungen speichern“ haben. - Testen Sie die Funktion
Erwägen Sie, einen Testanruf an Ihre Nummer zu tätigen und eine Voicemail zu hinterlassen, um sicherzustellen, dass alles korrekt eingerichtet ist und Sie die E-Mail-Benachrichtigung erhalten.
Jeder VoIP-Dienst kann leicht unterschiedliche Schritte oder Einstellungsoptionen haben, daher ist es ratsam, das Hilfezentrum oder die Support-Dokumentation Ihres spezifischen Dienstes für genauere Anweisungen zu konsultieren. Die CloudTalk-Anweisungen finden Sie in unserem Hilfebereich.
7 Vorteile des Versendens von Voicemails an E-Mails
Das Umwandeln von Sprachnachrichten in E-Mails bietet zahlreiche Vorteile und verändert die Art und Weise, wie Unternehmen kommunizieren.
Entdecken Sie diese Top-7-Vorteile von Voicemail zu E-Mail:
#1 Organisiert sein und bleiben
Call-Center-Mitarbeiter bearbeiten jede Woche Hunderte von Anrufen, und es kann schwierig sein, den Überblick über die wichtigsten Voicemail-Nachrichten zu behalten.
Mit einem durchsuchbaren Inventar all Ihrer Voicemail-Nachrichten direkt in Ihrem Posteingang können Sie Ihren Workflow besser organisieren, zuerst auf Ihre dringendsten Voicemails antworten und Ihr Geschäft reibungslos am Laufen halten.
#2 Steigerung der Gesamteffizienz
Seien wir ehrlich – sich Stunde für Stunde durch zurückgestellte Voicemail-Aufzeichnungen zu kämpfen, macht keinen Spaß. Was noch schlimmer ist: Es kostet eine Menge wertvolle Arbeitszeit, die besser für fast alles andere genutzt werden könnte.
Schnelle Reaktionszeiten sind entscheidend für die Pflege von Kundenbeziehungen, da Kunden zeitnahe Rückrufe erwarten, insbesondere in Vertriebs- oder Kundensupportrollen. Voicemail zu E-Mail optimiert dies, indem die Notwendigkeit entfällt, ständig ein physisches Telefon zu überprüfen, die Kunden engagiert bleiben und verhindert wird, dass sie Alternativen suchen.
Dieser Ansatz vermeidet die Ineffizienz des Wechsels zwischen Plattformen und vereinfacht Ihren Workflow, insbesondere wenn Sie nicht ständig Ihre Cloud-Telefon-App nutzen.
#3 Rückrufe mit Kontext tätigen
Ein Rückruf, ohne zuvor die Voicemail eines Kunden anzuhören, könnte zu einem unangenehmen Gespräch führen. Wenn Kunden eine Nachricht hinterlassen, erwarten sie, dass Sie wissen, was sie Ihnen bereits in ihrer Nachricht mitgeteilt haben. Die Unkenntnis der Bedürfnisse Ihres Anrufers kann dazu führen, dass sich Ihr Kunde übersehen und frustriert fühlt.
Voicemail zu E-Mail ermöglicht es Ihnen, den Inhalt von Voicemail-Nachrichten in aller Ruhe zu überprüfen.
Haben Sie um 14 Uhr einen Rückruf mit einem wichtigen Kunden geplant?
Überprüfen Sie Ihren Posteingang auf aktuelle Voicemails und informieren Sie sich vor dem Meeting über alle relevanten Informationen. Voicemail zu E-Mail
#4 Ein Anruf-Archiv aufbauen
Ein Archiv von Voicemail-Nachrichten kann ein strategischer Bestandteil der Aufzeichnungen eines jeden Unternehmens sein.
Diese Nachrichten zur Hand zu haben, kann nützlich sein, um wichtige Besprechungen vorzubereiten, wichtige Informationen schnell abzurufen und Schutz vor Haftungsansprüchen bei rechtlichen Problemen mit Kunden zu bieten. Ebenso wichtig ist es, Ihre Kontaktdatenbank für die E-Mail-Kommunikation in einem guten Zustand zu halten. Die regelmäßige Verwendung eines Tools zur E-Mail-Listenvalidierung kann dazu beitragen, dass Sie echte, aktive Empfänger erreichen – wodurch Ihre Kontaktaufnahme effizienter wird und die Absprungraten sinken.
#5 Verbesserte Zugänglichkeit erhalten
Egal wo Sie sich befinden, Sie können Ihre Voicemails anhören oder lesen, solange Sie Zugriff auf Ihre E-Mails haben.
Dies ist besonders vorteilhaft, wenn Sie remote arbeiten oder häufig reisen. Sie bleiben verbunden, ohne direkt auf Ihr Voicemail-System zugreifen zu müssen.
#6 Teamzusammenarbeit optimieren
Stellen Sie sicher, dass Ihr Team auf dem Laufenden bleibt, indem Sie bestimmte Empfänger für die Voicemail-zu-E-Mail-Einstellungen auswählen, sodass Administratoren und wichtige Agenten Nachrichten direkt per E-Mail erhalten, egal ob sie unterwegs oder am Schreibtisch sind. Wenn Sie Voicemail an E-Mail senden, beseitigen Sie effektiv das „Telefonie-Silo“, sodass Agenten wichtige Kunden-Audios mit einem einzigen Klick an die richtige Abteilung weiterleiten können.
#7 Schnelle Suche und Referenz nutzen
Sie können Ihre Voicemails in Ordnern organisieren, Labels zur schnellen Identifizierung anwenden, Suchfilter implementieren und so weiter.
Wenn Sie mit einem hohen Anrufaufkommen zu tun haben, kann es schwierig sein, sich an bestimmte Details einer Voicemail zu erinnern. Aber wenn die Voicemails in Text umgewandelt und an Ihre E-Mail gesendet werden, können Sie schnell nach spezifischen Informationen mittels Schlüsselwörtern suchen. Um dies noch einfacher zu gestalten, können Sie Ihren Workflow mit einem KI-Tool zur Erstellung von E-Mail-Betreffzeilen verbessern. So können Sie Ihre Voicemail-zu-E-Mail-Benachrichtigungen noch effektiver gestalten. Optimierte Betreffzeilen helfen Ihrem Team, die Wichtigkeit der Nachricht sofort zu erkennen, die Sichtbarkeit im Posteingang zu verbessern und sicherzustellen, dass kritische Kundendetails nicht übersehen werden – insbesondere bei der Verwaltung großer Anrufvolumen.
Sie können sich leicht auf frühere Gespräche beziehen, um Details oder Folgemaßnahmen zu finden. Dies ermöglicht es Ihnen, einen personalisierten Service anzubieten oder Aufgaben zu verfolgen.
Entdecken Sie 8 unverzichtbare Contact Center Tools
Fazit
Voicemail zu E-Mail bringt Ihre Voicemail ins digitale Zeitalter direkt in Ihren E-Mail-Posteingang, sodass Sie immer nur einen Klick von Ihren neuesten Nachrichten entfernt sind.
Die Nutzung von Voicemail zu E-Mail stellt sicher, dass Sie informiert, reaktionsschnell und produktiv bleiben, ohne an Ihr Tischtelefon gebunden zu sein. Auf diese Weise sind Sie immer nur eine E-Mail davon entfernt, die Bedürfnisse Ihrer Anrufer effektiv zu erfüllen.
Die Einrichtung ist kinderleicht, und die Vorteile sind sofort spürbar: von der Bereitstellung Ihrer Nachrichten in einem Format, das Sie den ganzen Tag nutzen, bis hin zur einfacheren Weitergabe von Informationen an Kollegen. Mit Voicemail zu E-Mail entscheiden Sie sich für eine effizientere, organisiertere Art, den Überblick über Ihre Anrufe zu behalten.
Frequently Asked Questions
Alles, was Sie über das Produkt und die Abrechnung wissen müssen.
