Was ist eine Voicemail? Funktionsweise & Best Practices [aktuelles Jahr]

Voicemail ist nicht neu. Wenn Sie jemals einen Anruf verpasst haben, wissen Sie bereits, wie es funktioniert. Was sich geändert hat, ist, wo Voicemail gespeichert wird, wie sie verwaltet wird und ob sie in der modernen Geschäftskommunikation noch Sinn macht.

Diese Seite überspringt die Geschichtsstunde und konzentriert sich darauf, was Voicemail heute tatsächlich ist – und warum sie noch nicht verschwunden ist.

Was ist Voicemail?

Wenn Sie sich fragen, was genau eine Voicemail ist, so ist es eine digitale Sprachnachricht, die ein Anrufer hinterlässt, wenn die Person, die er erreichen möchte, besetzt, abwesend oder offline ist. Stellen Sie sich das als die moderne, zentralisierte Version eines Anrufbeantworters vor, der für mobile und cloudbasierte Kommunikation entwickelt wurde.

Wenn ein Anruf unbeantwortet bleibt, wird er an die Voicemail umgeleitet. Der Anrufer hört Ihre Begrüßung, hinterlässt eine Nachricht, und Sie werden benachrichtigt — oft mit zusätzlichen Funktionen wie Voicemail-to-Text-Transkription oder Nachrichtenweiterleitung, die die Verwaltung von Nachrichten erleichtern.

Wie funktioniert Voicemail?

Wenn Sie sich fragen, wie Voicemail funktioniert, ist der Prozess unglaublich einfach: Wenn ein eingehender Anruf unbeantwortet bleibt, leitet das System den Anrufer automatisch zu einem virtuellen Postfach um, um eine Audioaufnahme zu hinterlassen.

Wenn Sie eine Sprachnachricht eines Anrufers anhören möchten, können Sie diese über verschiedene Geräte, wie Ihr Telefon oder Ihren Computer, abrufen. Moderne Voicemail-Systeme benachrichtigen Sie, sobald Sie eine neue Nachricht erhalten.

Im Großen und Ganzen folgt Voicemail einem einfachen Ablauf:

1. Anrufinitiierung
   Jemand ruft Ihre Telefonnummer an.
2. Anrufumleitung
   Wenn Sie nicht antworten — weil Sie besetzt, abwesend oder außerhalb der Geschäftszeiten sind —, wird der Anruf an die Voicemail weitergeleitet.
3. Begrüßung
   Der Anrufer hört Ihre aufgezeichnete Begrüßung, in der er gebeten wird, eine Nachricht zu hinterlassen.
4. Aufnahme
   Der Anrufer hinterlässt seine Nachricht nach dem Signalton.
5. Speicherung
   Die Nachricht wird digital in Ihrem Telefonsystem oder beim Dienstanbieter gespeichert.
6. Benachrichtigung
   Sie werden benachrichtigt, dass eine neue Voicemail eingegangen ist, in der Regel per Benachrichtigung, E-Mail oder App-Alarm.
7. Abruf
   Sie können die Nachricht über Ihr Telefon, eine Desktop-App oder direkt aus Ihrem Posteingang anhören.

Wichtige Voicemail-Funktionen und Vorteile

Im Allgemeinen wird Voicemail hauptsächlich für eingehende Anrufe verwendet. Moderne Technologien wie der Power Dialer ermöglichen es jedoch auch, Voicemail in Outbound Call Centern zu nutzen, z. B. um Kunden oder Geschäftspartnern neue oder wichtige Informationen zukommen zu lassen, ohne sie direkt anzurufen. 

Je nach Anbieter kann Ihre Voicemail-Lösung nützliche Funktionen bieten. 

1. Personalisieren Sie Begrüßungen für verschiedene Anrufer

Passen Sie Ihre Voicemail-Begrüßungen an, je nachdem, wer anruft, und schaffen Sie ein personalisierteres Erlebnis für Anrufer. Sie können Ihre eigene Voicemail auch mit einem AI-Voicemail-Begrüßungsgenerator für jede Situation anpassen, sei es für Geschäftszeiten, Feiertage oder besondere Ereignisse. Verwenden Sie verschiedene Begrüßungen für verschiedene Tageszeiten oder Wochentage, um sicherzustellen, dass Ihr Voicemail-System jederzeit angemessen auf Anrufer reagiert.

Zum Beispiel können Sie personalisierte Feiertagsbegrüßungen verwenden, um ein ansprechenderes Erlebnis für Anrufer zu schaffen.

2. Gleichzeitiger Empfang von Voicemail-Nachrichten von mehreren Anrufern

Mit dieser Funktion können Sie hohe Anrufvolumina effizient verwalten. Das System akzeptiert Voicemail-Nachrichten von mehreren Anrufern gleichzeitig und stellt sicher, dass niemand ausgelassen wird.

3. Benachrichtigungen erhalten

Bleiben Sie jederzeit über neue Voicemails informiert mit sofortigen Benachrichtigungen auf Ihrem Mobiltelefon. Stellen Sie sicher, dass Sie die wichtigsten Nachrichten umgehend bearbeiten können.

4. Sprachnachrichten gleichzeitig an mehrere Empfänger senden

Diese Funktion ermöglicht es Ihnen, Informationen schnell und einfach zu verbreiten, indem Sie eine einzige Sprachnachricht an eine Gruppe von Personen senden. Das spart Zeit und gewährleistet eine konsistente Kommunikation.

5. Voicemail-Nachrichten weiterleiten 

Mit dieser Funktion können Sie wichtige Nachrichten mit Kollegen oder Geschäftspartnern teilen, indem Sie Voicemails direkt an deren Postfächer weiterleiten. Es ist auch möglich, weitergeleiteten Voicemails eine persönliche Note zu verleihen oder Kontext hinzuzufügen, indem Sie eine personalisierte Sprachbegrüßung einfügen.

6. Sprachnachrichten verschieben, speichern und ablegen

Sie können Sprachnachrichten auf Speichergeräte wie Festplatten, aber auch in der Cloud verschieben und speichern. Um wichtige Nachrichten zu behalten, können Sie erweiterte Speicheroptionen nutzen, mit denen Sie Nachrichten auch längere Zeit nach dem Empfang abrufen können.

7. Voicemail in E-Mail umwandeln

Diese Funktion wandelt Voicemails in E-Mails um und sendet sie an Ihren Posteingang. Sie können Nachrichten einfach lesen und verwalten, ohne Audioaufnahmen anhören zu müssen.

8. Texttranskription

KI-gestützte Anruf-Transkription wandelt Ihre Anrufe in Text um, protokolliert, was Ihre Agenten oder Kunden sagen, und exportiert es automatisch in Ihr CRM oder in SMS-Marketingplattformen oder andere Tools für einfachen Zugriff.

9. Voicemail Drop nutzen

Sie können eine Nachricht vorab aufnehmen und direkt in eine Voicemail-Box legen, ohne dass das Telefon klingelt. Dies ist ideal für Vertrieb und Marketing, um Nachrichten zu übermitteln, ohne den Empfänger zu stören. Voicemail Drop ist auch eine Funktion in Callcenter-Dialern für ausgehende Anrufe.

Wenn beispielsweise ein KI-Autodialer eine Liste von Interessenten oder Kunden anruft und auf eine Voicemail stößt, hinterlässt er automatisch die vorab aufgenommene Nachricht und fährt mit der nächsten Nummer fort.

5 Arten von Voicemail

Voicemail-Technologie gibt es in verschiedenen Typen, die jeweils einem bestimmten Zweck dienen, vom Erfassen einfacher Nachrichten bis zum Anbieten komplexer Geschäftskommunikationslösungen. Diese Flexibilität ermöglicht es Voicemail, sich an Ihre Bedürfnisse und technologische Fortschritte anzupassen.

• 1. Standard-Voicemail

Dieser Standarddienst von Telefonanbietern ermöglicht es Anrufern, Audionachrichten zu hinterlassen, wann immer ein Anruf nicht beantwortet wird. Er ist perfekt, wenn Sie eine einfache Lösung zur Erfassung verpasster Anrufe ohne zusätzliche Funktionen benötigen.

• 2. Visuelle Voicemail

Dadurch können Sie eine Liste von Nachrichten auf Ihrem Gerät sehen und auswählen, welche Sie anhören oder löschen möchten, ohne sich in ein Voicemail-System einwählen zu müssen. Dieser Typ eignet sich für Smartphone-Nutzer, die Voicemail lieber über eine grafische Oberfläche verwalten.

• 3. VoIP-Voicemail

Sie können die Voice over Internet Protocol (VoIP)-Technologie nutzen, um Voicemail-Nachrichten digital zu empfangen und zu speichern. Das System verfügt oft über erweiterte Funktionen wie Power Dialer, hilfreiche Skripte, Sofortbenachrichtigungen oder Nachrichtentranskriptionen. 

• 4. Cloud-basierte Voicemail

Dieser in der Cloud gehostete Dienst bietet Ihnen erweiterte Funktionen wie Fernzugriff von jedem internetfähigen Gerät oder Voicemail-to-Email. Eine cloud-basierte Voicemail ist die beste Wahl für Sie, wenn Sie Flexibilität benötigen, mehrere Geräte verwenden und sich in andere Cloud-Dienste integrieren möchten.

• 5. Unified Messaging Voicemail

Sie integriert Voicemail mit anderen Kommunikationsformen wie E-Mail, Fax und Textnachrichten in einer einzigen Oberfläche und ist oft Teil einer umfassenderen Unified-Communications-Strategie. Sie könnte ideal für Sie sein, wenn Sie die Kommunikation optimieren und den Workflow durch die Kombination von Nachrichten aus verschiedenen Kanälen verbessern möchten.

Die Vorteile der Voicemail-Nutzung

Voicemail überbrückt die Lücke zwischen Verfügbarkeit und dem Bedarf an sofortiger Reaktion, sodass Sie eine kontinuierliche Verbindung zu Ihren Kunden, Geschäftspartnern und Teammitgliedern aufrechterhalten können. Voicemail bietet viel mehr als nur einfache Bequemlichkeit; sie haucht Ihren Abläufen mit verbesserter Effizienz Leben ein, steigert die Kundenzufriedenheit und hebt Ihre Kommunikationsstrategie auf ein neues Niveau.

24/7-Erreichbarkeit erhalten

Die Voicemail stellt sicher, dass Ihr Unternehmen jederzeit erreichbar ist, auch für Kunden, die aus einer anderen Zeitzone anrufen. Dies ist besonders nützlich, wenn Sie häufig Anrufe nicht entgegennehmen können.

Warteschleifen eliminieren

Die meisten Menschen empfinden Wartezeiten in der Warteschleife als frustrierend. Voicemail ermöglicht es Ihren Kunden, ihre Anliegen schnell zu kommunizieren. Dies minimiert ihre Wartezeit und verbessert das Gesamterlebnis. 

Kundenpräferenzen berücksichtigen

Viele Kunden bevorzugen es, eine Voicemail zu hinterlassen, um sicherzustellen, dass sie einen Rückruf erhalten, wenn es ihnen am besten passt. Voicemail bietet Ihren Kunden eine Möglichkeit, ihre Anliegen prägnant und ohne Unterbrechung darzulegen.

Arbeitskosten senken

Voicemail bietet eine kostengünstige Lösung für die Kommunikationsverwaltung, da kein zusätzliches Personal für die Bearbeitung von Anrufen außerhalb der Geschäftszeiten erforderlich ist. Sie ist kosteneffizient und gewährleistet gleichzeitig eine hohe Kundenzufriedenheit. 

Effizienz durch Anruf-Screening steigern

Voicemail ermöglicht es Ihnen, eingehende Anrufe zu filtern. Dringende Anrufe erhalten dann umgehende Aufmerksamkeit, während weniger kritische Anliegen an die Voicemail weitergeleitet werden können, um später bearbeitet zu werden. Ein solches System verbessert das Zeitmanagement erheblich.

Ihre Voicemails archivieren

Sie können Voicemails archivieren, um eine umfassende Aufzeichnung Ihrer Kommunikation zu erstellen. Diese Praxis hilft bei der Einhaltung von Vorschriften und ist eine wertvolle Ressource für Schulungs- und Referenzzwecke. Sie stellt sicher, dass wichtige Details erhalten bleiben und bei Bedarf zugänglich sind.

Kundenzufriedenheit steigern

Wenn jeder Anruf per Voicemail bestätigt wird, sind Ihre Kunden beruhigt, dass ihre Anliegen wichtig sind und bearbeitet werden. Das gibt ihnen das Gefühl, geschätzt und gehört zu werden. Es verbessert auch ihr Gesamterlebnis und stärkt ihr Vertrauen in Ihren Service.

So richten Sie Ihre Voicemail ein

Wenn Sie genau wissen, wie Sie Voicemail in Ihrem Geschäftstelefonsystem einrichten, stellen Sie sicher, dass Sie niemals einen Lead verlieren, nur weil Ihr Team nicht erreichbar war.

#1 Voicemail-Einstellungen finden

• Öffnen Sie die Telefon-App auf Ihrem Gerät.
• Suchen Sie nach einem Voicemail-Tab oder einer Einstellungsoption, oft durch ein Voicemail-Symbol oder im Anrufeinstellungsmenü gekennzeichnet.

#2 Voicemail einrichten

• Wählen Sie die Option zum Einrichten oder Abrufen Ihrer Voicemail. Dies kann das Wählen Ihrer Voicemail-Nummer beinhalten, oft durch Gedrückthalten der Taste „1“ oder einer anderen dafür vorgesehenen Taste auf dem Tastenfeld Ihres Telefons.
• Befolgen Sie die automatischen Anweisungen, um Ihre Voicemail einzurichten. Dies beinhaltet in der Regel die Erstellung eines Passworts oder einer PIN zu Sicherheitszwecken.
• Sie fragen sich vielleicht: Was ist Voicemail-Nummer-Zugriff? Eine Voicemail-Nummer ist eine dedizierte Telefonnummer oder interne Durchwahl, die von Ihrem Anbieter oder Ihrer VoIP-Plattform bereitgestellt wird und die Sie wählen, um auf Ihre gespeicherten Audionachrichten zuzugreifen.

#3 Begrüßungen aufnehmen

• Sie werden wahrscheinlich aufgefordert, eine persönliche Begrüßung aufzunehmen. Dies ist die Nachricht, die Anrufer hören werden, wenn sie Ihre Voicemail erreichen.
• Befolgen Sie die Anweisungen, um Ihre Begrüßung aufzunehmen. Normalerweise können Sie wählen, ob Sie eine vom System bereitgestellte Standardbegrüßung verwenden oder eine personalisierte Nachricht aufnehmen möchten. Wenn Sie nach Tools suchen, um die Qualität Ihrer Sprachaufnahmen oder Voicemail-Begrüßungen zu verbessern, kann die Erkundung eines digitalen Diktiergeräts dazu beitragen, dass Ihre Nachrichten klar und professionell aufgezeichnet werden.

#4 Einstellungen anpassen

• Je nach Anbieter haben Sie möglicherweise zusätzliche Einstellungen zum Anpassen, wie die Anzahl der Ruftöne, bevor ein Anruf an die Voicemail weitergeleitet wird, oder Benachrichtigungseinstellungen.
• Konfigurieren Sie diese Einstellungen nach Wunsch, um Ihr Voicemail-Erlebnis zu personalisieren.

#5 Speichern und Beenden

• Speichern Sie Ihre Änderungen, nachdem Sie Ihre Begrüßung eingerichtet und Ihre Einstellungen angepasst haben.
• Beenden Sie den Einrichtungsprozess. Ihre Voicemail sollte nun bereit sein, Nachrichten zu empfangen.

#6 Testen Sie es aus

• Es ist ratsam, Ihre Nummer von einem anderen Telefon aus anzurufen, um sicherzustellen, dass Ihre Voicemail wie erwartet funktioniert und Ihre Begrüßung so klingt, wie Sie es sich vorgestellt haben.

Best Practices für Voicemail-Nachrichten

Es gibt nicht die eine beste Methode, effektive Begrüßungen zu erstellen, aber bestimmte Prinzipien zu beachten, kann Ihnen helfen, Anrufern zu zeigen, dass Sie ihre Zeit schätzen.

#1 Nennen Sie Ihren Firmennamen

Nennen Sie sofort den Namen Ihres Unternehmens. Das mag offensichtlich erscheinen, ist aber ein wichtiges Zeichen von Professionalität. 

Beispiel: „Hallo, Sie haben CloudTalk erreicht. Hier ist (Ihr Name) … “

#2 Geschäftszeiten angeben 

Geben Sie Ihre Geschäftszeiten im Voraus an. Andernfalls könnten Ihre Kunden vergeblich warten und sich möglicherweise ärgern.

Beispiel: „Unsere Geschäftszeiten sind von 9 bis 17 Uhr mitteleuropäischer Zeit.“ 

#3 Klare nächste Schritte vorschlagen 

Stellen Sie sicher, dass Sie die nächsten Schritte klar erläutern. Wenn Kunden wissen, dass niemand ihren Anruf im Moment entgegennehmen kann, können sie eine Voicemail hinterlassen oder später zurückrufen. Je nach Ihrem Geschäft könnten Sie auch Optionen wie ein Telefonmenü, direkte Leitungen zu den Voicemails verschiedener Mitarbeiter oder Anrufweiterleitungen anbieten. Mit einer fortschrittlichen Callcenter-Software sollte das Einrichten eines Telefonmenüs und der Anrufweiterleitung einfach sein.

Beispiel: „Wenn Sie wegen einer bestehenden Bestellung anrufen, drücken Sie bitte die 1. Wenn Sie Hilfe bei einer neuen Bestellung benötigen, drücken Sie bitte die 2.“ 

#4 Andere Kontaktmöglichkeiten angeben 

Auch wenn niemand anwesend ist, um den Anruf zu einem bestimmten Zeitpunkt entgegenzunehmen, gibt es möglicherweise andere Wege, mit Ihrem Unternehmen in Kontakt zu treten oder zusätzliche Informationen zu Ihrem Angebot zu erhalten. Wenn das der Fall ist, stellen Sie sicher, dass Sie andere Kontaktmethoden in Ihre Begrüßung aufnehmen. Sie können die Anrufer beispielsweise auf Ihre Website, E-Mail oder Social-Media-Profile „umleiten“.

Beispiel: „Es tut uns leid, aber unsere Agenten sind im Moment im Live-Chat verfügbar. Bitte senden Sie uns eine E-Mail an [email protected].“ 

#5 Einfach halten

Verschwenden Sie nicht die Zeit Ihrer Kunden, halten Sie Ihre Nachricht einfach und kurz. Wenn die Aufnahme vage und lang ist, werden sie höchstwahrscheinlich das Interesse und die Geduld verlieren. Sie könnten sogar aufgeben, Sie erneut zu kontaktieren. Eine professionelle Voicemail-Begrüßung sollte idealerweise 20-25 Sekunden dauern, genug Zeit, um Ihren Kunden die wesentlichen Informationen zu geben.

#6 Ihre Aufnahme aktuell halten 

Angenommen, es gibt Änderungen Ihrer Geschäftszeiten aufgrund von Feiertagen oder Notfällen. In diesem Fall sollten Sie Ihre Voicemail-Begrüßungen rechtzeitig aktualisieren, um die Situation zu klären und Verwirrung zu vermeiden. Erwähnen Sie das Problem im Voraus und geben Sie, wenn möglich, an, wann Sie wieder im Geschäft sind.

#7 Ihren Anrufern Wertschätzung entgegenbringen

Ihre Kunden melden sich aus wichtigen Gründen; ihre Zeit und Bedürfnisse sind für Ihr Unternehmen wertvoll. Personalisieren Sie Ihre Nachrichten, um zu zeigen, dass Sie sich wirklich kümmern und auf ihre Anliegen achten. Selbst wenn Sie nicht direkt antworten können, ermutigen Sie sie, sich auf andere Weise zu verbinden, z. B. indem sie eine Voicemail hinterlassen oder zu einem günstigeren Zeitpunkt zurückrufen. Vermeiden Sie es, ihre Zeit zu frustrieren oder zu verschwenden, denn der erste Eindruck ist entscheidend, und Sie erhalten oft nur eine Chance, einen positiven Eindruck zu hinterlassen.

Fazit

Voicemail ist eine Brücke, die eine kontinuierliche Kommunikation zwischen Ihnen und Ihren Anrufern gewährleistet, auch wenn eine direkte Interaktion unmöglich ist. Das effektive Verstehen und Nutzen von Voicemail garantiert, dass jede wichtige Nachricht empfangen und bearbeitet wird. Darüber hinaus stärken Sie Ihr professionelles Image, indem Sie Kunden und Partnern eine zuverlässigere und sichere Kontaktmöglichkeit bieten.

Bessere Kundenerlebnisse mit individuellen Begrüßungen: Personalisieren Sie jede Voicemail für ein ansprechenderes Anruferlebnis

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