Voicemail beherrschen: Ihr ultimativer Leitfaden zum Verständnis und zur Nutzung von Voicemail

Sind Sie es leid, wichtige Details von wichtigen Anrufen zu verpassen? Voicemail hält jede wichtige Nachricht fest und garantiert, dass Sie informiert bleiben und die Kontrolle behalten, egal was Sie verpassen.

Lesen Sie weiter, um zu erfahren, was Voicemail genau ist und wie Sie sie zu Ihrem Vorteil nutzen können.

Das Wichtigste in Kürze:

• Voicemail speichert verpasste Anrufe als Aufzeichnungen für eine spätere Beantwortung und gewährleistet so eine kontinuierliche Kommunikation und eine effiziente Verwaltung von Anfragen.
• Wichtigste Funktionen: Sie können Ansagen für verschiedene Anrufer personalisieren, gleichzeitige Nachrichten empfangen, Sofortbenachrichtigungen erhalten und Nachrichten senden, weiterleiten und speichern.
• Die kontinuierliche Kommunikation mit Ihren wichtigsten Ansprechpartnern verbessert Ihre betriebliche Effizienz und Ihre Kommunikationsstrategie. Außerdem wird dadurch die Kundenzufriedenheit erhöht.

Was ist Voicemail?

Seit der Einführung der Voicemail in den späten 1970er Jahren hat sie Telefonsysteme leistungsfähiger und flexibler gemacht, da Gespräche und Informationen zwischen den Gesprächspartnern ausgetauscht werden können, auch wenn beide nicht anwesend sind.

Voicemail ist ein elektronisches System, das über das Telefon gesendete Sprachnachrichten aufzeichnet und speichert. Wenn Sie einen Anruf erhalten und ihn nicht entgegennehmen können, weil Sie nicht an Ihrem Arbeitsplatz sind oder sich in einer Besprechung befinden, hört der Anrufer eine Aufnahme, die ihn auffordert, eine Nachricht zu hinterlassen.

Später können Sie die Nachricht abhören, indem Sie einen bestimmten Code auf Ihrem Telefon eingeben. Im Gegensatz zu einem Anrufbeantworter kann Voicemail mehrere Telefonleitungen verwalten und bietet erweiterte Funktionen wie Voicemail an E-Mail, Fernzugriff sowie Weiterleitung und gemeinsame Nutzung von Nachrichten.

Wie funktioniert Voicemail?

Wenn Sie eine Sprachnachricht abhören möchten, die ein Anrufer hinterlassen hat, können Sie diese über verschiedene Geräte abrufen, z. B. über Ihr Telefon oder Ihren Computer. Moderne Voicemail-Systeme benachrichtigen Sie, sobald eine neue Nachricht vorliegt.

5 Arten von Voicemail

Es gibt verschiedene Arten von Voicemail-Technologien, die jeweils einem bestimmten Zweck dienen, von der Erfassung einfacher Nachrichten bis hin zu komplexen Lösungen für die Geschäftskommunikation. Dank dieser Flexibilität kann sich Voicemail an Ihre Bedürfnisse und den technologischen Fortschritt anpassen.

• 1. Basic Voicemail

Dieser von den Telefongesellschaften angebotene Standarddienst ermöglicht es Anrufern, Audionachrichten zu hinterlassen, wenn ein Anruf nicht angenommen wird. Er ist ideal, wenn Sie eine einfache Lösung für die Erfassung verpasster Anrufe ohne zusätzliche Funktionen benötigen.

• 2. Visuelle Voicemail

So können Sie eine Liste der Nachrichten auf Ihrem Gerät sehen und auswählen, welche Sie abhören oder löschen möchten, ohne sich in ein Voicemail-System einzuwählen. Diese Variante eignet sich für Smartphone-Nutzer, die ihre Voicemail lieber über eine grafische Oberfläche verwalten.

• 3. VoIP Voicemail

Sie können die Voice over Internet Protocol (VoIP)-Technologie nutzen, um Voicemail-Nachrichten digital zu empfangen und zu speichern. Das System verfügt oft über erweiterte Funktionen wie Power Dialer, hilfreiche Skripte, Sofortbenachrichtigungen oder Nachrichtentranskriptionen.

• 4. Cloud-basierte Voicemail

Dieser in der Cloud gehostete Dienst bietet Ihnen fortschrittliche Funktionen wie den Fernzugriff von jedem mit dem Internet verbundenen Gerät oder Voicemail-to-Email. Eine Cloud-basierte Voicemail ist die beste Wahl für Sie, wenn Sie Flexibilität benötigen, mehrere Geräte verwenden und sich in andere Cloud-Dienste integrieren möchten.

• 5. Unified Messaging Voicemail

Es integriert Voicemail mit anderen Kommunikationsformen wie E-Mail, Fax und Textnachrichten in einer einzigen Oberfläche und ist oft Teil einer größeren Unified Communications-Strategie. Es könnte ideal für Sie sein, wenn Sie die Kommunikation rationalisieren und den Arbeitsablauf verbessern möchten, indem Sie Nachrichten aus verschiedenen Kanälen zusammenführen.

Die Vorteile der Verwendung von Voicemail

Voicemail überbrückt die Lücke zwischen Erreichbarkeit und der Notwendigkeit einer sofortigen Antwort und ermöglicht es Ihnen, mit Ihren Kunden, Geschäftspartnern und Teammitgliedern in ständiger Verbindung zu bleiben. Voicemail bietet viel mehr als nur Bequemlichkeit. Es bringt Leben in Ihre Abläufe durch verbesserte Effizienz, steigert die Kundenzufriedenheit und hebt Ihre Kommunikationsstrategie auf ein neues Niveau.

Erhalten Sie 24/7 Erreichbarkeit

Die Voicemail sorgt dafür, dass Ihr Unternehmen jederzeit erreichbar ist, auch für Kunden, die aus einer anderen Zeitzone anrufen. Das ist besonders nützlich, wenn Sie häufig keine Anrufe entgegennehmen können.

Eliminieren Sie Warteschleifenanrufe

Die meisten Menschen empfinden das Warten in der Warteschleife als frustrierende Erfahrung. Mit Voicemail können Ihre Kunden ihre Probleme schnell mitteilen. Die Wartezeit wird minimiert und das Gesamterlebnis wird verbessert.

Erfüllen Sie die Kundenwünsche

Viele Kunden ziehen es vor, eine Voicemail zu hinterlassen, um sicherzustellen, dass sie zurückgerufen werden, wenn es ihnen am besten passt. Voicemail bietet Ihren Kunden die Möglichkeit, ihre Anliegen kurz und bündig vorzutragen, ohne unterbrochen zu werden.

Niedrigere Arbeitskosten

Voicemail bietet eine wirtschaftliche Lösung für die Verwaltung der Kommunikation, da kein zusätzliches Personal für die Verwaltung von Anrufen nach Geschäftsschluss benötigt wird. Sie ist kosteneffizient und gewährleistet dennoch ein hohes Maß an Kundenzufriedenheit.

Verbessern Sie die Effizienz mit Call Screening

Mit Voicemail können Sie eingehende Anrufe filtern. Dann erhalten dringende Anrufe sofortige Aufmerksamkeit, während weniger kritische Angelegenheiten auf die Voicemail geleitet werden können, um später bearbeitet zu werden. Ein solches System verbessert das Zeitmanagement erheblich.

Archivieren Sie Ihre Sprachnachrichten

Sie können Voicemails archivieren, um eine umfassende Aufzeichnung Ihrer Kommunikation zu erstellen. Diese Vorgehensweise hilft Ihnen bei der Einhaltung von Vorschriften und ist eine wertvolle Ressource für Schulungs- und Referenzzwecke. Es stellt sicher, dass wichtige Details erhalten bleiben und zugänglich sind, wenn Sie sie brauchen.

Steigern Sie die Kundenzufriedenheit

Wenn jeder Anruf per Voicemail quittiert wird, haben Ihre Kunden die Gewissheit, dass ihre Anliegen wichtig sind und bearbeitet werden. Das gibt ihnen das Gefühl, dass sie geschätzt und gehört werden. Es verbessert auch ihr Gesamterlebnis und stärkt ihr Vertrauen in Ihren Service.

8 Wichtige Funktionen von Voicemail

In general, voicemail is mainly used for incoming calls. However, modern technologies such as the Power Dialer also make it possible to use voicemail in outbound call centers, e.g. to provide customers or business partners with new or important information without calling them directly. 

Je nach Anbieter kann Ihre Voicemail-Lösung mit hilfreichen Funktionen ausgestattet sein.

1. Personalisieren Sie die Ansagen für verschiedene Anrufer

Tailor your voicemail greetings based on who’s calling and create a more personalized experience for callers. You can also customize voicemail greetings to any situation, whether for business hours, holidays, or special events. Use various greetings for different times of the day or days of the week, ensuring your voicemail system responds appropriately to callers at any time.

So können Sie z. B. personalisierte Urlaubsgrüße verwenden, um das Erlebnis für den Anrufer angenehmer zu gestalten.

2. Gleichzeitiger Empfang von Voicemail-Nachrichten mehrerer Anrufer

Mit dieser Funktion können Sie ein hohes Anrufaufkommen effizient verwalten. Das System nimmt Voicemail-Nachrichten von mehreren Anrufern gleichzeitig an, so dass niemand übergangen wird.

3. Benachrichtigungen erhalten

Bleiben Sie jederzeit über neue Sprachnachrichten informiert – mit sofortigen Benachrichtigungen auf Ihrem Mobiltelefon. Stellen Sie sicher, dass Sie die wichtigsten Nachrichten sofort bearbeiten können.

4. Senden Sie Sprachnachrichten an mehrere Empfänger auf einmal

Mit dieser Funktion können Sie Informationen schnell und einfach verbreiten, indem Sie eine einzige Sprachnachricht an eine Gruppe von Personen senden. Das spart Zeit und gewährleistet eine konsistente Kommunikation.

5. Voicemail-Nachrichten weiterleiten

Mit dieser Funktion können Sie wichtige Nachrichten mit Kollegen oder Geschäftspartnern teilen, indem Sie Sprachnachrichten direkt an deren Mailboxen weiterleiten. Sie können den weitergeleiteten Sprachnachrichten auch eine persönliche Note verleihen, indem Sie eine personalisierte Sprachansage einfügen.

6. Verschieben, Sichern und Speichern von Sprachnachrichten

Sie können Sprachnachrichten auf Speichergeräte wie Festplatten, aber auch in die Cloud verschieben und dort speichern. Um wichtige Nachrichten aufzubewahren, können Sie erweiterte Speicheroptionen nutzen, die Ihnen den Zugriff auf die Nachrichten für einen längeren Zeitraum nach deren Erhalt ermöglichen.

7. Voicemail in E-Mail umwandeln

This feature turns voicemails into emails and sends them to your inbox. You can read and manage messages easily without listening to audio recordings.

8. Text Transkription

AI-driven Call Transcription converts your calls into text, logs what your agents or customers say, and automatically exports it to your CRM or other tools for easy access.

9. Verwenden Sie Voicemail Drop

You can pre-record a message and place it directly into a voicemail box without the phone ringing. This is great for sales and marketing to deliver messages without disturbing the recipient. Voicemail Drop is also a feature in call center dialers for outbound calls.

Wenn ein KI-Autodialer beispielsweise von einer Liste von Interessenten oder Kunden anruft und auf eine Voicemail stößt, wird er automatisch die aufgezeichnete Nachricht hinterlassen und zur nächsten Nummer weitergehen.

Wie Sie Ihre Voicemail einrichten

Die Einrichtung Ihrer Voicemail umfasst ein paar einfache Schritte, die je nach Dienstanbieter oder Gerät leicht variieren können.

#1 Finden Sie die Voicemail-Einstellungen

• Rufen Sie die Telefon-App auf Ihrem Gerät auf.
• Suchen Sie nach einer Voicemail-Registerkarte oder einer Einstellungsoption, die oft durch ein Voicemail-Symbol oder im Menü der Anrufeinstellungen angezeigt wird.

#2 Richten Sie Ihre Voicemail ein

• Wählen Sie die Option zum Einrichten oder Abrufen Ihrer Voicemail. Dazu müssen Sie möglicherweise Ihre Voicemail-Nummer wählen, indem Sie die Taste „1“ oder eine andere festgelegte Taste auf der Tastatur Ihres Telefons gedrückt halten.
• Folgen Sie den automatischen Aufforderungen, um Ihre Voicemail einzurichten. Dazu müssen Sie in der Regel ein Passwort oder eine PIN für Sicherheitszwecke eingeben.

#3 Grüße aufnehmen

• Sie werden wahrscheinlich aufgefordert, eine persönliche Begrüßung aufzunehmen. Dies ist die Nachricht, die Anrufer hören, wenn sie Ihre Voicemail erreichen.
• Folgen Sie den Anweisungen, um Ihre Ansage aufzunehmen. In der Regel können Sie wählen, ob Sie eine vom System bereitgestellte Standardansage verwenden oder eine persönliche Nachricht aufnehmen möchten.

#4 Einstellungen anpassen

• Je nach Anbieter müssen Sie möglicherweise weitere Einstellungen vornehmen, z. B. die Anzahl der Klingelzeichen, bevor ein Anruf an die Mailbox geht, oder die Benachrichtigungseinstellungen.
• Konfigurieren Sie diese Einstellungen nach Wunsch, um Ihre Voicemail zu personalisieren.

#5 Speichern und Beenden

• Speichern Sie Ihre Änderungen, sobald Sie Ihre Begrüßung festgelegt und Ihre Einstellungen angepasst haben.
• Beenden Sie den Einrichtungsvorgang. Ihre Voicemail sollte jetzt bereit sein, Nachrichten zu empfangen.

#6 Testen Sie es aus

• Es ist eine gute Idee, Ihre Nummer von einem anderen Telefon aus anzurufen, um sicherzustellen, dass Ihre Voicemail wie erwartet funktioniert und dass Ihre Ansage so klingt, wie Sie es sich vorgestellt haben.

Best Practices für Voicemail-Nachrichten

Es gibt kein Patentrezept für eine wirkungsvolle Begrüßung, aber wenn Sie sich an bestimmte Grundsätze halten, können Sie Ihren Anrufern zeigen, dass Sie ihre Zeit zu schätzen wissen.

#1 Geben Sie Ihren Firmennamen an

Erwähnen Sie sofort den Namen Ihres Unternehmens. Das mag offensichtlich erscheinen, aber es ist ein wichtiges Zeichen von Professionalität.

Beispiel: „Hallo, Sie haben CloudTalk erreicht. Dies ist (Ihr Name)... „

#2 Erwähnen Sie die Geschäftszeiten

Geben Sie Ihre Geschäftszeiten im Voraus an. Andernfalls könnten Ihre Kunden vergeblich warten und möglicherweise verärgert sein.

Beispiel: „Unsere Geschäftszeiten sind von 9.00 bis 17.00 Uhr mitteleuropäischer Zeit.“

#3 Schlagen Sie klare nächste Schritte vor

Stellen Sie sicher, dass Sie die nächsten Schritte deutlich erklären. Wenn Kunden wissen, dass niemand ihren Anruf sofort entgegennehmen kann, können sie eine Voicemail hinterlassen oder später zurückrufen. Je nach Unternehmen können Sie auch Optionen wie ein Telefonmenü, Direktleitungen zu den Voicemails verschiedener Mitarbeiter oder eine Anrufweiterleitung anbieten. Mit einer fortschrittlichen Call Center-Software sollte es ein Leichtes sein, ein Telefonmenü und eine Anrufweiterleitung einzurichten.

Beispiel: „Wenn Sie wegen einer bestehenden Bestellung anrufen, drücken Sie bitte die 1. Wenn Sie Hilfe bei einer neuen Bestellung wünschen, drücken Sie bitte die 2.

#4 Geben Sie andere Kontaktmethoden an

Selbst wenn zu einem bestimmten Zeitpunkt niemand anwesend ist, um den Anruf entgegenzunehmen, gibt es vielleicht andere Möglichkeiten, mit Ihrem Unternehmen in Kontakt zu treten oder zusätzliche Informationen über Ihr Angebot zu erhalten. Wenn das der Fall ist, sollten Sie in Ihren Ansagen auch andere Kontaktmöglichkeiten erwähnen. Sie können die Anrufer zum Beispiel auf Ihre Webseite, Ihre E-Mail oder Ihre Profile in den sozialen Medien „weiterleiten“.

Beispiel: „Es tut uns leid, aber unsere Agenten sind im Moment im Live-Chat nicht erreichbar. Bitte senden Sie uns eine E-Mail an help @ cloudtalk.io.“

#5 Halten Sie es einfach

Verschwenden Sie nicht die Zeit Ihres Kunden, halten Sie Ihre Nachricht einfach und kurz. Wenn die Aufnahme vage und langatmig ist, wird er höchstwahrscheinlich das Interesse und die Geduld verlieren. Sie könnten es sogar aufgeben, Sie erneut zu kontaktieren. Eine professionelle Voicemail-Ansage sollte idealerweise 20-25 Sekunden dauern, genug Zeit, um Ihre Kunden mit den wichtigsten Informationen zu versorgen.

#6 Halten Sie Ihre Aufzeichnungen auf dem neuesten Stand

Angenommen, Ihre Geschäftszeiten ändern sich aufgrund von Feiertagen oder Notfällen. In diesem Fall sollten Sie Ihre Voicemail-Ansagen rechtzeitig aktualisieren, um die Situation zu klären und Verwirrung zu vermeiden. Erwähnen Sie das Problem im Voraus und geben Sie, wenn möglich, an, wann Sie wieder im Geschäft sind.

#7 Geben Sie Ihren Anrufern das Gefühl, geschätzt zu werden

Ihre Kunden wenden sich aus wichtigen Gründen an Sie; ihre Zeit und ihre Bedürfnisse sind für Ihr Unternehmen wertvoll. Personalisieren Sie Ihre Nachrichten, um zu zeigen, dass Sie sich wirklich um sie kümmern und ihre Anliegen ernst nehmen. Selbst wenn Sie nicht in der Lage sind, direkt zu antworten, ermutigen Sie Ihre Kunden, sich auf andere Weise mit Ihnen in Verbindung zu setzen, z.B. indem Sie eine Voicemail hinterlassen oder zu einem günstigeren Zeitpunkt zurückrufen. Vermeiden Sie es, den Kunden zu frustrieren oder seine Zeit zu verschwenden, denn der erste Eindruck ist entscheidend, und Sie haben oft nur eine Chance, einen positiven Eindruck zu hinterlassen.

Fazit

Voicemail ist eine Brücke, die eine kontinuierliche Kommunikation zwischen Ihnen und Ihren Anrufern sicherstellt, selbst wenn eine direkte Interaktion unmöglich ist. Wenn Sie Voicemail verstehen und effektiv nutzen, ist gewährleistet, dass jede wichtige Nachricht ankommt und bearbeitet wird. Sie verbessern aber auch Ihr professionelles Image, indem Sie Kunden und Partnern eine zuverlässige und sichere Möglichkeit bieten, Sie zu kontaktieren.